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Sistema de información
Rosanna Silva Fernández silvarosanna@[Link]
1. Resumen
2. Sistema de Información
3. Funciones de un Sistema de Información
4. Clasificación de los Sistemas de Información
5. Ciclo de Vida de un Sistema de Información
6. Lista de Referencias
Resumen
Sistema de Información. Funciones de un Sistema de Información. Clasificación de los Sistemas de
Información. Ciclo de Vida de un Sistema de Información. Lista de Referencias. Reseña Biográfica de la
Autora. Cómo citar este Artículo.
Sistema de Información
Por una definición de sistemas de información no es tarea fácil, más aún cuando las diferentes
definiciones que se dan en la literatura se caracterizan por confundir los términos “Datos e Información”,
por omitir elementos esenciales, y por asociar la frase “Sistema de Información” a los términos
“Computador” y/o “Gerencia” Algunas de las definiciones más conocidas y aceptadas son las siguientes:
Telchroew (1976), “Un sistema de información es una colección de personas, procedimientos y
equipos diseñado, construido, operado y mantenido para colecciones, registros, procesar, almacenar,
recuperar y mostrar información” (p657).
Davis (1974), “Un sistema de información… Es un sistema hombre/ maquina integrado que provee
información para el apoyo de las funciones de operación, gerencia y toma de decisiones en una
organización”. A esta definición es conveniente agregar lo siguiente “El concepto de
sistema/hombre/máquina implica que algunas tareas la realiza mejor el hombre, mientras que otra las
hace mejor la maquina… un sistema integrado esta basado en el concepto de que haber integración de
datos y procesamiento. La integración de datos es ejecutada por la base de datos mientras que el
procesamiento integrado es ejecutado por un plan general del sistema” (p51)
Senn (1978), “Un sistema de información es (basado en el computador) que procesa datos, en
forma tal que pueden ser utilizados por quien los recibe para fines de toma de decisiones”. Es definido
como un medio organizado de proporcionar información pasada, presente y futura (proyecciones)
relacionadas con las operaciones internas y conocimiento externo de la organización” (p363) (p628).
Burch y Strater (1974), “Un sistema de información se define como sigue: Un ensamblaje formal y
sistemático de componentes que ejecutan operaciones de procesamiento de datos para: a) satisfacer los
requerimientos, procesamientos de datos legales y transaccionales; b) proporcionar información a la
gerencia para el apoyo de las actividades de planificación, control y toma de decisiones; c) proporcionar
una variedad de reportes, que sean requeridos por entes externos. (p71)
En resumen, el enfoque de estos autores evidencia la importancia que tienen los sistemas de
información en las organizaciones, ya que proporcionan información a los administradores en apoyo de
las actividades de planeación, control y toma de decisiones, por medio de una gran variedad de informes
o reportes de la gestión que se procesa en una organización.
Funciones de un Sistema de Información
Los sistemas de información difieren en sus tipos de entradas y salidas, en el tipo de procesamientos y
en su estructura. Estos elementos están determinados por el propósito u objetivos del sistema, el cual es
establecido a su vez, por la organización, en todos ellos podemos encontrar un conjunto de funciones
que, según Senn, son las siguientes:
1- Procesamiento de Transacciones: La cual consiste en capturar o recolectar, clasificar,
ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones, que tienen lugar
durante la realización de actividades en la organización.
2- Definición de Archivos: Consiste en almacenar los datos capturados por el procesamiento de
transacciones, de acuerdo a una estructura u organización de almacenamiento adecuado (base de
datos o archivo) un método que facilite su almacenamiento, actualización y acceso, y un
dispositivo apropiado de almacenamiento (disco, cintas, diskettes, y otros).
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3- Mantenimiento de Archivos: Los archivos o bases de datos del sistema deben mantener
actualizados. Las operaciones básicas de mantenimiento son la inserción, la modificación y la
eliminación de datos en los medios de almacenamiento.
4- Generación de Reportes: La realización de esta función es esencial para el sistema de
información, ella se encarga de producir la información requerida y trasmitirla a los puntos o
centros de información que la soliciten. Esta transmisión de información se puede efectuar
mediante el movimiento físico de los elementos de almacenamiento (papel, cintas magnéticas,
diskettes, y otros) o mediante la comunicación de señales eléctricas digitales o analógicas a
dispositivos receptores (terminales, convertidores, estaciones remotas u otro computador). Los
reportes que genera el sistema de información se clasifican en:
a) Reportes de Errores: Proporcionan información sobre los errores que ocurren y se
detectan durante el procesamiento de transacciones.
b) Reportes de Actividades: Proporcionan información sobre las actividades elementos de
la organización. No están orientados a la toma de decisiones. Por ejemplo. Listados de
empleados, listados de inventarios de piezas, y otros.
c) Reportes Regulares: Están orientados a la toma de decisiones. Se preparan a intervalos
definidos de tiempo y en un formato fijo, por lo que se pueden generar automáticamente.
d) Reporte de Excepción: Útiles para controlar situaciones anormales pues señalar la
ocurrencia de condiciones “fuera de limite”.Tienen un formato predefinido y se pueden
generar automáticamente bajo solicitud o cuando ocurra la condición anormal.
e) Reportes no Planeados: Requeridos eventualmente para la toma de decisiones. Se
generan cuando se solicitan y pueden tener un formato predefinido.
f) Reportes Especiales: Requeridos generalmente una sola vez con fines de analizar
situaciones o resolver problemas involucran el uso de modelos que respondan a
interrogantes del tipo “que ocurre si…” No tienen formato predefinido y pueden o no
generarse automáticamente. Los dos primeros reportes son producidos por los
subsistemas de procesamiento de transacciones, mientras que los restantes los producen
los subsistemas de procesamientos de información.
5- Procesamientos de Consultas: Parte de la información requerida por los usuarios responde a
interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son generalmente cortas por lo que no requiere un
formato complejo como el de los reportes. Estas interrogantes reciben el nombre de consultas
interactivas y constituyen un medio directo de comunicación hombre-maquina. Esta función es
generalmente ejecutada por los subsistemas de administración de datos, que facilita el acceso a los
datos y de procesamiento de información. La mayoría de Sistemas de Manejo de Bases de Datos que
existen, poseen una herramienta que facilita la realización de esta función, denominada lenguaje de
consultas o de interrogación o lenguajes para el diálogo hombre-máquina.
6- Mantenimiento de la Integridad de los Datos: Los datos mantenidos por el sistema de
información deben ser confiables y veraces por lo que una de sus funciones debe garantizar la
integridad de tales datos y protegerlos contra accesos indebidos o no autorizados y contra
modificaciones mal intencionadas.
Clasificación de los Sistemas de Información
Una organización generalmente posee más de un tipo de sistemas de información, cada uno de ellos
tiene sus propias características y cada uno juega un rol fundamental en el logro de la satisfacción de
necesidades de información de dicha organización.
La mayoría de estos sistemas están interrelaciones, no necesariamente integrados, bien en forma
directa en respuesta a los requerimientos de sus diseños, o en forma indirecta debido a la comunicación
formal o informal de información entre ellos.
Varios Autores: Burch & Strater, Davis, Philippakis & Kazmier y Lucas, aceptan la existencia de dos
tipos de sistemas de información en cualquier organización:
1. Sistema de Información Formal: Basados en un conjunto de normas, estándares y procesamientos
que permiten que la información se genere y llegue a quien la necesita en el momento deseado. La
información formal puede ser producida por el computador.
2. Sistema de Información Informal: Están basados en la comunicación no formalizada ni predefinida
entre las personas de la organización. Este tipo de sistema no tiene estructuras y no sigue normas o
procesamientos establecidos porque su información puede ser bastante imprecisa, irregular e incierta,
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imposibilitándose así el procesamiento automático. Por su parte Alexander, clasifica los sistemas de
información de una organización, en base a su naturaleza y objetivos, de la siguiente manera:
- Sistemas de Comunicación: Transmiten información entre diferentes subsistemas de una
organización. Estos subsistemas pueden ser personas de la organización o equipos
electrónicos (computadores, terminales, impresoras, teles, entre otros). La información
producida como salida por uno o varios de estos subsistemas puede ser utilizada como datos
de entrada por otros de ellos, por lo que la interfase entre dos subsistemas es el mensaje que
se trasmite. Se establece se este modo toda una red de comunicación de información entre los
diferentes subsistemas de la organización. El objetivo de esta red es impartir conocimiento,
pensamientos, ideas, percepciones, propiedades, órdenes y datos organizados entre los
subsistemas que lo componen.
- Sistemas de Información Informal: Es una red no estructurada de comunicación informal
entre personas dentro o en el ambiente de la organización. Este tipo de sistemas surge del
contacto entre las personas orientadas a satisfacer sus necesidades de información relativas
al trabajo o hacia el deseo de todo individuo de conocer lo que ocurre en el ambiente
(rumores, chismes, entre otros). No tiene un objetivo definido, aunque puede ser utilizado
como medio muy eficiente, pero poco confiable, de transmisión y divulgación de información
útil a la organización.
- Sistemas de Información Organizacional: Formados por los flujos o canales de
información que transmiten mensajes entre los diferentes niveles de planificación, pasando
por los de control, hasta los operacionales. El sentido de la comunicación puede ser de arriba
hacia abajo o viceversa. Los mensajes trasmitidos están relacionados con los objetivos,
metas, planes políticas, procedimientos, normas, estándares, directivas e instrucciones u
órdenes para ejecutar las tareas de la organización (sentido de arriba hacia abajo). Así como
con los resultados, rendimiento, alcance, productividad, entre otros. Originados al ejecutar la
tareas (sentido de abajo hacia arriba).
Por consiguiente, el objetivo de este tipo sistema de información es trasmitir las directivas
organizacionales desde los niveles gerenciales hacia los operativos y proveer la información
de realimentación necesaria para controlar la organización. La comunicación en este tipo de
sistemas es de tipo verbal o escrita por lo que la automatización de información
organizacional es difícil y quizás necesaria.
- Sistemas de Información Operativos: Son definidos como sistemas de información que
recogen, mantienen y procesan los datos ocasionados por la realización de operaciones básicas
en el de preparar y mantener los registros de datos originados por las operaciones elementales
(rutinarias) de la organización. Ejemplo de ello son los sistemas de nóminas de pago, los
sistemas de contabilidad, los sistemas de adquisición de datos y los sistemas de reservación de
pasajes. El carácter rutinario de las operaciones de una organización hace que este tipo de
sistema pueda ser fácilmente automatizado. De hecho una gran mayoría de sistemas de
información que existe, en la actualidad, corresponden a este tipo.
- Sistemas de Información Gerencial: Es un tipo de sistema que proporciona la información
necesaria para que gerentes o directivos puedan ejecutar los procesos de toma de decisiones
y solución de problemas en una organización. El objetivo de este tipo de sistemas es
proporcionar a los gerentes información confiable a tiempo y completa, relacionada con el
rendimiento y estado de la organización.
Muy a menudo, los datos de entrada de este sistema son producidos por el sistema de
información operario, el cual, a su vez puede ser subconjunto del sistema de información
gerencial.
Las salidas del sistema están constituidas fundamentalmente por 2 tipos de reporte:
1-Reporte de Actividad, necesarios para determinar el rendimiento de las actividades que
toman lugar en la organización durante un cierto periodo de tiempo (Ej. Reporte de Ejecución
Presupuestaria, Reporte de Ventas, Estados de Ganancia y Pérdidas, entre otros).
2- Reporte de Estado, utilizados para determinar las condiciones de los diferentes
subsistemas o elementos de la organización en un momento dado de tiempo (Ej. Balance
General, Listado de Inventario, Listado de Empleados, Estadísticas, entre otros).
- Sistemas de Apoyo para la Toma de Decisiones: Es un tipo muy especial de sistema de
información caracterizado por procesar datos para realizar automáticamente parte o el proceso
de toma de decisiones e indicar la acción que se debe tomar para mantener a la organización
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dentro de condiciones normales de funcionamiento. En el área gerencial su objetivo es ayudar
al gerente en el proceso de toma de decisiones permitiéndole evaluar, mediante el uso de
modelos automatizados de decisión, control, simulación, entre otras diferentes alternativas.
- Sistemas de Procesamiento de Datos: El procesamiento de datos es parte fundamental e
implicar de la mayoría de sistemas de información discutidos anteriormente. Sin embargo,
existe un tipo de sistema de información cuyo objetivo exclusivo es transformar datos en
información fácil de entender y utilizar la información producida puede ser utilizada por el
usuario, con algun fin especifico, en la realización de sus tareas o actividades. Este tipo de
sistemas recibe el nombre de sistema de procesamiento de datos. Algunos de los más
conocidos son los sistemas de análisis de datos estadísticos (SAS, SPSS, y otros), y los
procesadores de texto o palabras (WORDSTAR, RUN OFF, EASYWRITER, entre otros).
Ciclo de Vida de un Sistema de Información
Un sistema de información al igual que los seres vivientes muestra un proceso de nacimiento y
muerte bien definido.
Figura 2
Ciclo de Vida de un Sistema de Información
Fuente: Roberstshaw, Mecca y Rerick (1978), p.18.
Un sistema de información tiene un origen (nacimiento), generalmente ocasionado por necesidades,
a partir del cual se emprende su desarrollo que va desde la definición, del proyecto hasta la puesta en
operación (Crecimiento) seguidamente se inicia su operación u mantenimiento por un período mayor a los
demás durante el cual alcanza el máximo rendimiento posible (maduración). Luego, factores tales como la
dinámica de la organización, los avances tecnológicos y las presiones externas o internas vuelven obsoleto
e ineficaz al sistema (decaimiento), lo cual origina su paralización (muerte). En este último período se toma
la decisión de renovar el sistema. Lo que origina un nuevo ciclo de vida, o desecharlo por completo, lo cual
marca su fin definitivo.
Los periodos relevantes del ciclo de vida de un sistema de información se pueden agrupar en las
etapas siguientes:
- Surgimiento de necesidades.
- Desarrollo.
- Operación y Mantenimiento.
- Disposición (Renovación o Extinción).
En etapas, a su vez, se dividen en fases, las fases en actividades y las actividades en tareas, estas
dos últimas producen la evaluación del sistema. Nuestro mayor interés en este trabajo la constituye la etapa
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de desarrollo, aunque no por ello se dejan de lado las demás etapas. La etapa de desarrollo está constituida
por las siguientes fases:
- Definición del Proyecto.
- Análisis de Contexto
- Definición de Requerimientos.
- Construcción del Sistema.
- Implantación del Sistema.
Definición de Proyecto: En esta fase se determinan las necesidades básicas que motivan el desarrollo
de un nuevo sistema de información, se define el problema en términos generales, se establecen los
objetivos básicos del sistema, se elabora el estudio de factibilidad, y se realiza la planificación global del
desarrollo del sistema.
Análisis del Contexto: Esta fase consiste en recolectar toda la documentación existente que esté
relacionada con el ambiente dentro del cual va a operar el sistema y con el actual sistema de información
(si existe). El contexto o sistema ampliado, esto es, el sistema al cual pertenece o va a pertenecer el
sistema de información, debe ser analizado en términos de su ambiente, objetivos, estructuras y
procesos, de igual modo debe procederse con el actual sistema de información, a fin de determinar sus
problemas.
Definición de Requerimientos. Consiste en establecer junto con los usuarios una descripción detallada
de los objetivos del nuevo sistema, su ambiente y sus funciones. Se especifican los requerimientos del
sistema, sus restricciones y sus atributos.
Diseño del Sistema: Esta fase lleva a diseñar diferentes alternativas especificando para cada una de
ellas la interacción hombre-máquina, el costo de desarrollo y los recursos que requiere. Se evalúa cada
alternativa mediante un análisis costo-beneficio y se selecciona una de ellas. Se procede luego al diseño
de las entradas, salidas, datos, programas, procedimientos y el plan de pruebas del sistema.
Construcción del Sistema: Una vez diseñado el sistema, se procede a su construcción o realización,
esto es la codificación y depuración de los programas diseñados, la creación e inicialización de los (s)
bases (s) de datos, y el desarrollo de los procedimientos manuales que utilizará el sistema de
información.
Pruebas del Sistema: Esta es la fase que consume mayor tiempo y consiste en probar adecuadamente
tanto los programas, como los procedimientos y los archivos o bases de datos. Cada uno de estos
componentes, luego se procede a la prueba de integración de estos componentes y finalmente se
prueba el sistema de información como un todo, tanto en ambiente simulado como en un real. Este
último constituye la prueba de aceptación del sistema.
Implantación del Sistema: Esta fase constituye la última de la etapa e desarrollo del sistema de
información. En ella se adiestra a los usuarios del sistema, se realiza la conversión del sistema actual (si
existe) al nuevo sistema recientemente desarrollado, se realizan las entonaciones necesarias, es decir,
la puesta o punto del sistema y finalmente se evalúa el sistema de información. Al finalizar esta fase el
sistema de información inicia una nueva etapa que hemos denominado etapa de operación y
mantenimiento.
En conjunto de fases descritas constituye lo que denominaremos Ciclo de Desarrollo. Este ciclo es
un proceso secuencial-iterativo, pues se inicia con la definición del proyecto y finaliza con la implantación del
sistema, pero puede reiniciarse o devolverse a una fase ya ejecutada, por ejemplo, durante la fase de
construcción del sistema es posible que surjan nuevos requerimientos, con las consiguientes modificaciones
de diseño y construcción para luego continuar con las fase de pruebas e implantación del sistema.
El ciclo de vida propuesto se caracteriza por estar segmentado o dividido en eventos relevantes
(etapas y fases) que son fáciles de medir revisar y documentar, facilitando en este modo la formulación de
una metodología que guiará al Grupo de Desarrollo en el proceso de elaboración de un sistema de
información.
Lista de Referencias
- Chiavenato, I. (1999). Introducción a la Teoría de la Administración (5ª Edición). Colombia: Mc Graw
Hill.
- Koontz. (1999). Administración. Colombia: Mc Graw Hill.
- Mercado: Administración aplicada. Teoría y Práctica. 1ª parte. Limusa.
- Robbins (1999). Las Organizaciones de Hoy. Colombia: Mc Graw Hill.
- Rue y Biars: Administración. Teoría y Aplicaciones. Representaciones y Servicios de Ingeniería S.A.
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- Stoner y Otros. (1999). Administración (6ª Edición). México: Mc Graw Hill.
- Universidad Nacional Abierta (UNA). Administración. Venezuela.
Reseña Biográfica de la Autora:
ROSANNA DEL VALLE SILVA FERNANDEZ, silvarosanna@[Link], venezolana, nacida en San Felipe
– Estado Yaracuy. Maestrante en Educación Abierta y a Distancia (UNA), Especialista en Gerencia
Educacional (UPEL – IMPM), Practitioner en Programación Neurolinguística (Instituto Español de
Programación Neurolinguística), con Diplomados en Gerencia Social, Gerencia Pública, Tecnología de la
Información y Comunicación (ANUV – UNITEC), Capacitación Docente (UNEFA - UNA), Licenciada en
Administración de Empresas Mención: Gerencia (UFT) y Técnico Superior Universitario en Administración
Mención: Gerencia de Empresas (IUTY). Desde el año 2005, labora en la UNEFA Núcleo Yaracuy como
Profesor Instructor a Dedicación Exclusiva. Es investigadora de las líneas: Gerencia Educacional –
Tecnología de la información y Comunicación, adscritas al Núcleo de Investigación Educativa “Orangel Loyo
Colmenarez” de la UPEL – IMPM, Núcleo Yaracuy. Tutora de Trabajos de Grado. Ponente y asistente
permanente a eventos nacionales e internacionales en el área educativa y gerencial. Facilitadora de cursos
de extensión universitaria en el área de evaluación, planificación educativa, metodología de la investigación,
estrategias de aprendizaje; así como también en el ámbito gerencial y organizacional (Coaching, PNL,
Inteligencia emocional, cooperativismo, liderazgo, formulación de proyectos, entre otros). Es integrante de la
Red Docente Kipus para América Latina y el Caribe (UNESCO), la Red Nacional Docente de Informática y
Telemática (RENADIT).
Cómo citar este Artículo:
Silva, R. (2009). Sistema de Información. [Documento en Línea] Disponible:
http:://[Link]í[Link] [Consulta (Mes) del (Año)].
Rosanna Silva Fernández
silvarosanna@[Link]
Venezuela 2009
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