2.7 Distribución de Inventarios por Valor: Sistema ABC
Análisis ABC de un solo criterio
Según (Narashimhan, McLeavy, Billington, 1996) el hecho de mantener el
inventario representa mantener dinero o flujo de caja de la empresa
represado en almacenes de la misma, por lo cual se deben tener estrictos
controles e identificar en cuales productos es más rentable mantener un
stock elevado o un stock bajo, para lo cual en análisis ABC es una gran
ayuda, ya que ayuda a determinar, mediante la clasificación, los productos
de mayor impacto a menor impacto económico para la empresa. Cuando
existen límites de recursos, el paso lógico es tratar de utilizar los recursos
disponibles para controlar el inventario de la mejor manera posible. En otras
palabras, centrarse en los artículos más importantes del inventario, ya que
todos los productos ni todos los clientes tienen la misma importancia
En el siglo XIX, Villefredo Pareto, en un estudio sobre la distribución de la
riqueza en Milán, encontró que el 20% de las personas controlaba el 80% de
la riqueza. Esta lógica de los pocos que tienen mucho y los muchos que
tienen poco han sido aplicada a muchas situaciones y se denomina el
principio de Pareto. Esto es cierto en la vida diaria, pues la mayoría de las
decisiones tiene relativamente poca importancia, pero unas pocas le dan
forma al futuro y también es cierto en los sistemas de inventario, ya que la
menor cantidad de productos tienen el impacto económico-financiero más
importantes para las empresas.
De allí, que todo sistema de inventario debe especificar el momento en
que se coloca un pedido y la cantidad de unidades que se deben ordenar,
según su clasificación. La mayoría de situaciones de control del inventario
involucran tantos artículos que es muy poco práctico simular y darle un
tratamiento integral a cada uno. Para resolver este problema, el esquema de
clasificación ABC divide los artículos del inventario en tres grupos distintos:
- A: Alto impacto en volumen de dinero.
- B: Medio impacto en volumen de dinero.
- C: Bajo impacto en volumen de dinero.
El análisis ABC de un solo criterio consiste en separar los artículos de
inventario en tres grupos de acuerdo con su uso anual de volumen de costo.
El análisis ABC ayuda a enfocar la atención de la gerencia en lo que es
verdaderamente importante. La desventaja de clasificar los artículos en
categorías A, B y C con base en un criterio único puede dejar de lado otros
criterios relevantes.
Según (Casañas, 2005), para realizar una clasificación A, B, C se deben
seguir los siguientes pasos:
1. Tabular los artículos en inventario en orden descendente del uso anual del
dinero por artículo.
El uso anual del dinero:
USO = C * N
C: Costo unitario por el número anual
N: Unidades usadas
2. Evaluar la actividad acumulada, comenzando por el principio de la lista y
acumulando las actividades por artículo hacia abajo.
3. Clasificando de maneras descendiente se calcula:
- El porcentaje acumulado de artículos basado en el número total de
artículos.
- El porcentaje acumulado del uso del dinero basado en el uso total anual.
4. Graficar la curva ABC del porcentaje acumulado del uso del dinero, como
una función del porcentaje acumulado de artículos (ver Gráfico 2).
Gráfico 2. Curva ABC. Tomado de « Sistemas de Inventario y Técnicas para
la Determinación de Tamaños de Lotes de Producción» por Casañas, 2001.
Si bien la clasificación ABC determina los repuestos que tienen mayor
impacto en la empresa según su precio y uso, un factor adicional que se
debe tomar en cuenta es a la hora de diseñar un sistema de gestión de
inventarios, es la criticidad de los materiales, el impacto que produce el
material sobre el producto final de la empresa.
2.8 Parámetros Generales de Planificación
Existen parámetros en el registro maestro de materiales, que pueden ser
determinados en relación con cada material, independientemente de la
planificación de necesidades y del cálculo del tamaño del lote, los
parámetros más destacados según (Escudero, 2003):
Clase de abastecimiento
La clase de abastecimiento es propuesta por el sistema de manera
automática, dependiendo del tipo de material. Sin embargo, es posible
sobrescribir el valor propuesto. Un material puede ser de fabricación propia,
de abastecimiento externo, o una mezcla de ambas clases de
abastecimiento. Si ambas clases de abastecimiento son posibles para un
material, pero sólo desea especificar una de ellas, deberá introducir el
indicador apropiado.
- Grupo de planificación de necesidades: agrupa materiales desde el
punto de vista de la planificación para asignar datos de control
especiales en la ejecución de la planificación. El grupo de planificación
de necesidades queda definido en el Customizing, donde se le
asignan los datos de control.
- Clase de abastecimiento especial: La introducción de una clase de
abastecimiento especial hace posible especificar, de una manera más
exacta, la clase de aprovisionamiento de "fabricación propia" o "
abastecimiento externo".
- Planificador de necesidades: En este campo, deberá introducir una
clave para un planificador de necesidades único o un grupo de
planificadores de necesidades, responsables de la planificación de un
material.
- Grupo de compras: En este campo, deberá introducir una clave para
un encargado de compras o un grupo de encargados de compras,
responsables de la compra del material.
- Indicador ABC: Mediante el indicador ABC, podrá clasificar el material
según su valor de consumo. Este indicador se utiliza en Controlling de
Logística con fines analíticos. También puede ser automáticamente
especificado por el sistema.
- Calendario de planificación PP: Mediante el calendario de planificación
PP, podrá definir períodos de tiempo flexibles con el fin de agrupar
necesidades y para determinar las fechas de aprovisionamiento. Para
ello, deberá seleccionar el cálculo del tamaño del lote y el tamaño de
lotes por período, de acuerdo con el calendario de planificación PP, y
asimismo especificar un calendario de planificación PP. Las
cantidades de necesidades se agrupan por lotes, según el período
determinado en el calendario de planificación PP. Desde el calendario
de planificación PP se copia la fecha de abastecimiento.
- Verificación de disponibilidad: Con este indicador, se determina si los
pedidos de cliente constituyen necesidades individuales o colectivas
en la planificación de necesidades, y cómo el sistema llevará a cabo la
verificación de disponibilidad. Este indicador también sirve para
controlar:
- Tiempo global de reabastecimiento: Es el tiempo necesario para la
completa fabricación y abastecimiento de un producto terminado o de
un conjunto. Éste es un valor estimado utilizado en la verificación de
disponibilidad.
- Status del material: Al asignar un status de material desde el punto de
vista de la gestión de materiales y la planificación de la producción, se
determinan las actividades de la empresa para las que se emplea un
material. Si en relación a una transacción concreta no se facilita un
material determinado, se deberá especificar la aparición de un
mensaje de error o un aviso con este status.
- Planificación de necesidades mixta: Este indicador se emplea para
proporcionar el material a clases de planificación especiales.
- Perfil de cobertura- Stock de Seguridad El perfil de cobertura
determina los parámetros utilizados en el cálculo del stock de
seguridad dinámico. El stock de seguridad dinámico se puede utilizar
para planificar un stock de seguridad adicional en base a las
necesidades medias diarias y disponibles para planificación. El stock
de seguridad generalmente se recomienda que se establezca como el
mismo tiempo global de abastecimiento del producto, es decir;
StockSeguridad = 2 x Tiempo de reabastecimiento
2.9 Planificación de Compras en función a Parámetros e Inventarios
La planificación de las compras y la programación del abastecimiento se
realizan en coordinación con los objetivos, estrategias y planes financieros
de la empresa.
Se debe tener como en consideración, según (Escudero, 2003):
- Presupuestos de Ventas y Compras.
- Requerimientos de Materias Primas.
- Stock de Seguridad y Almacén.
Según lo anterior, el proceso de compras consta de:
- Planificación de las compras.
- Análisis de las necesidades.
- Solicitud de ofertas y presupuesto.
- Evaluación de las ofertas recibidas.
- Selección del proveedor
- Negociación de las condiciones
- Solicitud del pedido.
- Seguimiento del pedido y los acuerdos.
2.10 Sistema de Planificación de Recursos Empresariales ERP
Según (Narashimhan, McLeavy, Billington, 1996), los Sistemas de
Planificación de Recursos Empresariales (ERP) son Sistemas de Información
Gerenciales que integran y manejan muchas de las prácticas derivadas de la
Planificación de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la
Planificación de Requerimientos de Material (MRP) y Programa Maestro de
Producción (MPS). Los sistemas ERP típicamente manejan la producción,
logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad, y el software
ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como
ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad
de administración y la administración de recursos humanos.
En la actualidad el sistema ERP más utilizado en las grandes empresas
es el denominado SAP.
2.11 Diagrama Causa-Efecto
Este diagrama es una herramienta efectiva para estudiar los procesos y
situaciones, pues es ampliamente utilizado para identificar las posibles
causas de un problema especifico. La naturaleza grafica del diagrama
permite organizar grandes cantidades de información sobre el problema y
determinar exactamente las posibles causas.
El diagrama Causa - Efecto es una forma gráfica de exhibir gran
información de causas en un espacio compacto. El uso del diagrama ayuda a
pasar de opiniones a teorías comprobables. (Ver Gráfico 3)
Gráfico 3. Diagrama de Causa – Efecto. Tomado de
«http://www.eduteka.org/DiagramaCausaEfecto.php».
Este lo utilizaremos para identificar cuáles pueden ser las causas de los
problemas de los inventarios según los parámetros del sistema de
planificación.
2.12 Sistema SAP
Es un sistema integral que utilizan las organizaciones, el cual controla
gestión financiera, costos, tesorería, sistema de proyectos, gestión de
personal, mantenimiento, gestión de calidad, planificación de producto,
gestión de material, comercial, etc. El significado de SAP, es Sistema,
Aplicaciones y Productos en procesamiento de datos.
2.13 Sistema de Planificación “Manugistics”
Un software de soporte para la toma de decisiones en las tareas de
planificación en la Cadena de Suministros que permite optimizar la
distribución del producto terminado, garantizando el nivel de Servicio y
adicionalmente la Visualización y el manejo de los Inventarios.
Se utiliza para determinar cuánto producto se necesita para satisfacer la
necesidad de los clientes.
Éste software no es un sistema desarrollado o propio de Avon Cosmetics,
es un sistema de Planificación que se encuentra en el mercado y muchas
empresas compran sus licencias para la ejecución de la planificación con él,
algunas empresas en Venezuela que utilizan éste sistema son: Shick de
Venezuela, Everady de Venezuela, Avon Cosmetic
