Importancia de las RRPP en el siglo XXI
Relaciones públicas en la empresa
Instituto IACC
09 de diciembre de 2019
Desarrollo
Indique por qué es importante incluir en un plan una serie de acciones de
RR. PP. dirigidas a sus públicos estratégicos.
De acuerdo al gran desafío que se tiene hoy en día, respecto de las comunicaciones
a raíz del inminente efecto de la globalización, en un entorno en donde se ven
afectadas las empresas y las organizaciones, a través de las demandas de los
públicos o grupos de interés, la ardua competencia económica, las nuevas políticas
sociales y económicas de los gobiernos, así como también, la innovación y la
creciente industria tecnológica, debemos reconocer que hoy en día solo existe una
disciplina que se entiende es capaz de administrar la comunicación, además de
analizar los mensajes que se intercambian dentro de una organización y en su
entorno, sea éste interno o externo, y las estrategias a realizar, en el cómo actuar y
comunicar, así como el manejo de las diversas situaciones y circunstancias a las
que se ven enfrentadas las empresas y organizaciones en todo ámbito, y que por
cierto impactan a la comunicación. Siendo la profesión de las relaciones públicas,
las que se encargan en definitiva de la comunicación planificada y persuasiva,
destinada a influir sobre los públicos y que impulsan el desarrollo de las
comunicaciones implementando una serie de acciones de comunicación, con un
objetivo que es claro y bien definido, que es la de informar, gestionar, administrar y
diseñar la comunicación entre las organizaciones y sus públicos o grupos de interés,
y que para comunicar de manera estratégica y efectiva, hay que tener un plan de
comunicación, que si bien es cierto, es la necesidad imperiosa de toda organización
para el logro de objetivos, y que este se encuentre determinado para entenderse
con sus públicos, y que, de manera muy particular el plan de comunicación es el
que resume la estrategia de gestión y la manera de comunicar, por lo que podemos
señalar, que ésta debe existir en toda organización, al igual que un plan de
comunicación de crisis, los cuales son documentos relevantes que debe tener toda
empresa u organización, y que de esta manera los procesos de comunicación
quedarán organizados, tanto para los públicos externos como los internos.
Plan de comunicación: El plan de comunicación es un documento que recoge las
políticas, estrategias, recursos, objetivos y acciones de comunicación, tanto
internas como externas, que se propone realizar una organización. Contar con uno
ayuda a organizar los procesos de comunicación y guía el trabajo comunicativo.
Plan de comunicación de crisis: El plan de crisis es un documento de
trabajo elaborado por el departamento de comunicación de forma metódica, clara y
exacta, en el cual se recoge la estrategia de gestión y las posibles crisis que pueden
afectar a una empresa u organización en particular, y la manera de comunicarla.
Acciones en la elaboración de un plan de comunicación implica los siguientes pasos:
Diagnóstico y contexto: Diagnóstico sobre la cultura de comunicación de la
organización, situación actual en lo interno.
Definir objetivos: Específicos, medibles, alcanzables, relevantes y
delimitados en el tiempo.
Públicos: Públicos objetivo, dentro y fuera de la organización.
Definir el mensaje: El mensaje debe ser coherente con los valores y
objetivos de la organización, estructurarse, plantearse adecuadamente según
el público al que va dirigido, ser claro y preciso.
Definir recursos: Presupuesto, tiempo y recurso humano, disponible a
invertir para lograr los objetivos.
Plan de acción y cronograma: Creación de contenidos, eventos,
reuniones, conferencias de prensa, visitas a los medios, campañas de
comunicación en medios sociales.
Selección de medios y/o canales: Offline: Radio, televisión, prensa
escrita, revistas y otros impresos; Online: Redes sociales, internet, intranet,
e mails, blogs, etc.
Análisis de resultados: Medición de acciones y los resultados esperados
(PR value y Alcance).
Señale qué habría hecho usted para mejorar la imagen de Toyota en los
públicos. Explique por qué desde el punto de vista de las relaciones
públicas y la comunicación.
Fundamente su respuesta de acuerdo a los contenidos de la semana.
Si, bien es cierto son muchos los factores que tenemos que tener en cuenta para
prevenir y enfrentar una situación de crisis, y un corto plazo y tiempo para actuar
cuando la situación ya ha estallado, pero es importante conocer cuándo y cómo se
produce la crisis, y el tipo de crisis que enfrentamos, por lo que debemos estar
predispuestos, ya que al percibirse un caso de crisis, claramente la imagen
institucional se verá mermada o afectada ante la grave situación, (según caso
Toyota), por lo que es importante actuar y redefinir en las 48 horas siguientes el
plan o estrategia de comunicación vigente, con acciones comunicativas asertivas,
tanto a nivel interno, como externo.
El objetivo del plan sería el de aminorar los efectos que puede llegar a producir la
crisis en la imagen de la organización, a través de una serie de medidas, con
acciones a llevar a cabo antes, durante y después de la situación de conflicto o de
crisis. El plan de comunicación o documento debe recoger cada uno de los aspectos
en la que se verá afectada la imagen de la empresa a través de la crisis, ya que,
por su tipo de actividad (automotriz), claramente se verá afectada la organización
económicamente y su reputación, por lo que hay que analizar el recurso humano y
los recursos económicos con los que se cuenta, además de prever y contar con las
respuestas y acciones según el escenario.
Definir el objetivo que hay que lograr.
Elaborar el o los mensajes que se tendrán que emitir.
Definir las audiencias y los canales de comunicación.
Preparar un plan de acción y actuación contando con, la máxima información
de la empresa, identificando los aspectos positivos de esta, y analizando los
aspectos menores que puedan ser de interés ante la situación acontecida.
Además, es relevante, y no menos apropiado el proponerle a la organización para
mejorar la imagen ante los públicos, aduciendo el siguiente enunciado: “Como no
hay mal que por bien no venga, saca provecho de la crisis”. Ante la
eventualidad sería apropiado aplicar una nueva estrategia de comunicación para
establecer y mantener la preferencia del público objetivo, como por ejemplo la
creación, renovación, o en este caso la Reingeniería de la Imagen Corporativa,
ya que, al proyectarse una buena imagen, un tanto deteriorada o afectada, el
público en general, y así también el grupo objetivo tendrán un mayor conocimiento
de la compañía, en donde se logra crear una opinión positiva y de valoración
positiva de la compañía, así como de sus productos y servicios que esta ofrece,
dando a conocer esta nueva imagen a los medios de comunicación, ya que ellos son
parte importante en la credibilidad de la información que nosotros les
proporcionamos, generando al final la confianza y preferencia del usuario, público o
cliente.
Para que una empresa adopte el concepto de reingeniería, tiene que ser capaz de
deshacerse de las reglas y políticas convencionales que aplicaba con anterioridad y
estar abierta a los cambios por medio de los cuales sus negocios puedan llegar a
ser más productivos y más confiables.
Cabe señalar que la reingeniería es comenzar de cero, es un cambio drástico,
aunque tiene la capacidad de ordenar a la empresa y la de sus procesos, en donde
se requiere que los procesos fundamentales del negocio sean observados desde una
perspectiva de transformación, así como también el de sus funciones como base
fundamental el de abocarse a la satisfacción del cliente, y a los públicos de su
interés.
Bibliografía
IACC (2012). Proyecciones de las RR. PP. Contemporáneas. Semana 5.
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