¿QUÉ ES EL A3 REPORT?
El Informe A3 es una herramienta de gestión clave que forma parte del
sistema de producción de Toyota TPS. Con esta herramienta, el equipo es
capaz de tomar decisiones y resolver diversos problemas en el sistema de
procesos, organización y producción ya que plasma la situación actual de la
empresa.
Este informe se recoge en una hoja tamaño A3 y su uso permite desarrollar
e implantar dentro de la organización la cultura y filosofía de mejora
continua Lean.
Su estructura es muy simple, y se forma mediante los siguientes apartados:
1- Definición del problema:
· Describir el contexto estratégico y operacional para comprender el
problema.
· Describir el motivo para la elección del problema.
· Seleccionar el indicador específico que se debe mejorar.
2- Situación actual:
· Analizar el proceso actual.
· Mapear el proceso actual.
· Medir la magnitud del problema.
3- Análisis de las causas:
· Analizar los problemas y causas mediante el método de los 5 Por Qué.
· Generar diagrama causa/efecto.
· Seleccionar los problemas principales
4- Situación objetivo:
· Establecer objetivos específicos de mejora alineados con la estrategia
operativa de la empresa.
5- Plan de Acción:
· Involucrar a las personas afectadas y recoger sus ideas.
· Generación de consenso sobre las mejores soluciones.
· Desarrollo de medidas aplicables.
· Documentación de condición de destino.
· Estimación de resultados a nivel cuantitativo
6 – Seguimiento:
· Plan de acción que contenga las contramedidas detalladas, los
responsables, previsión de resultados y fecha de inicio y fin.
· Selección de indicadores de evaluación del proceso de mejora.
7- Resultados:
· Llevar a cabo el plan de acciones diseñado.
· Medición de resultados.
· relación de resultados obtenidos con los objetivos propuestos
· En caso, de obtener resultados no esperados, aplicar las contramedidas
estipuladas.
A3 Report: Herramienta Lean Manufacturing de
Resolución de Problemas
Herramientas del Lean Manufacturing, A3 Report es una herramienta de resolución de
problemas, fundamentada en el Ciclo de Deming (PDCA). Facilita enormemente el
aprendizaje organizativo y cataliza la implantación de acciones de mejora. Para hacer esto,
el informe A3, además de facilitar la solución del problema, debe ser utilizado como una
herramienta para maximizar aprendizaje y cooperación dentro de la organización.
Obliga al equipo de trabajo a analizar y sintetizar la problemática en una sola hoja de
tamaño A3. El espacio limitado a la hora de exponer un problema permite a todos los
interesados ver el problema bajo la misma perspectiva, así como centrarse en lo importante
y evitar largas presentaciones que consumen mucho tiempo y no suelen llevar a ninguna
solución. Además, la representación visual de los datos e información facilita la
comunicación entre todos los involucrados. Es sorprendente lo mucho que se puede
comunicar en una sola página una vez que nos ponemos a pensar en ello y se elimina toda
la información innecesaria (desperdicio).
Si bien no existe un formato firmemente establecido para el informe A3, suele contener las
siguientes secciones:
1. Antecedentes: breve sección que clarifica el problema y agrega contexto.
2. Situación actual: muestra una visión general del proceso y cuantifica la dimensión
del problema.
3. Objetivos de mejora: establece los objetivos concretos de mejora que deberán estar
alineados con la estrategia operativa de la compañía.
4. Análisis de las causas: este paso es el más importante. Si la causa no está
claramente indicada, podrás resolver el problema equivocado o no resolverlo
correctamente. Se genera el diagrama causa efecto y el análisis detallado de los problemas
y sus causas empleando la técnica de los 5 Por qué.
5. Acciones de mejora: Sólo cuando las causas del problema estén bien definidas se
debe iniciar la búsqueda de soluciones. Para grandes proyectos, las contramedidas podrían
tener planes de acción asociados con ellos. Se genera un consenso involucrando a las
personas afectadas sobre cuáles son las mejores soluciones de todas las posibles medidas a
aplicar. Diseña las medidas específicas a aplicar. Estimar los resultados deseados a nivel
cuantitativo.
6. Plan de acción: Hay que desarrollar el plan de acción con las acciones muy
detalladas, determinando responsables únicos, que se espera obtener con cada medida y la
fecha prevista de inicio y fin.
7. Seguimiento de resultados: Determinación de los Indicadores adecuados para la
verificar que las medidas adoptadas tienen un efecto positivo y se acercan a los objetivos
inicialmente planteadas. Paso clave como siempre en la mejora continua, controlar los
indicadores de seguimiento para poder evaluar y corregir. Desarrolla el plan de acción tal
cual se ha diseñado. En la fecha especificada en el plan de seguimiento, medir y
documentar los resultados de la ejecución. Si los resultados obtenidos difieren de los
esperados investigar por qué y aplicar las contramedidas y nuevas acciones que permitan
obtener los resultados previstos.
Hay siete elementos detrás de la mentalidad de la herramienta:
1. Proceso de pensamiento lógico basado en la disciplina PDCA y orientado a la causa
raíz.
2. Objetividad
3. Conseguir resultados utilizando procesos excelentes
4. Síntesis, destilación y visualización
5. Alineación con todos los interesados
6. Coherencia dentro y consistencia a través de la organización
7. Una visión global de la acción
Aunque los informes A3 deben seguir una plantilla básica, el formato y la redacción son
flexibles. Los autores del informe A3 pueden ajustar esta herramienta de presentación de
cómo resolver problemas para adaptarse a sus necesidades.
El A3 report nos permite separar y destacar lo esencial, para la identificación y resolución
de problemas ya que presenta de un modo muy esquemático todos los datos relevantes de
un problema, actúa como una herramienta de comunicación estandarizada. Los lectores
pueden seguir el guión gráfico y, sin mucho esfuerzo desperdiciado, conocer los
antecedentes y el estado del proyecto.
Algunas advertencias para realizarlo eficazmente:
El Informe A3 debe empezar a aprovecharse desde su inicio, ya que cada apartado
es la base de los siguientes.
No caer en la tentación de reducir el tamaño de letra o gráficos para encajar más
información. Si no hay espacio suficiente, analizar qué es verdaderamente importante y
dejar sólo lo imprescindible.
Los primeros pasos son fundamentales. Es vital tener claro cuál es el problema.
El proceso debe observarse personalmente y contar con la colaboración de todos los
implicados en él. El análisis puede llevar tiempo y esfuerzo a realizarse en equipo.
No se debe definir la situación objetivo sin contar con el análisis de las causas,
como tampoco se deben definir acciones sin contar con la situación objetivo.
En resumen, el informe A3 es una herramienta dentro de un modelo de Gestión Lean
Manufacturing, muy flexible y breve, que ha demostrado ser una herramienta clave hacia la
eficiencia organizativa, la eficacia, la mejora y la resolución de problemas dentro de un
modelo de Mejora Continua.
FUENTES:
https://www.progressalean.com/a3-report-herramienta-lean-manufacturing-de-resolucion-
de-problemas/
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®
BLOG , METODOLOGÍA
8D, Método para la resolución de problemas
PUBLICADO EL 22 ENERO, 2015 POR PROGRESSA LEAN
22
Ene
Las 8D son una metodología para la resolución de problemas, que mediante la constitución
de un equipo “competente” y siguiendo un proceso de análisis y toma de decisiones
estructuradas en 8 pasos, permite resolver los problemas, focalizándose en los hechos
(objetividad) y no en las opiniones (subjetividad).
Se denomina 8D porque son 8 disciplinas las que el equipo debe poner en práctica si quiere
resolver con éxito los problemas.
Veamos a continuación cada una de estas disciplinas:
Disciplina 1: Construir el equipo
Se trata de constituir un grupo de personas, no muy grande, que aglutine las habilidades
técnicas, la experiencia y la autoridad necesaria como para poder gestionar la resolución de
los problemas y la implementación de soluciones.
A la hora de constituir el equipo nos tenemos que asegurar que las personas seleccionadas
pueden disponer del tiempo necesario para asistir a las sesiones de trabajo así como que se
muestran receptivas en la dirección de trabajar tras un objetivo común.
Disciplina 2: Describir el problema
Para poder arreglar algo previamente tenemos que saber lo que no funciona, esto es
evidente. De este modo, cuanto más clara y concisa sea la descripción del problema que se
está presentando, mayores serán las posibilidades de resolverlo.
La técnica de las 5w+2h, la estratificación mediante Pareto o el uso de los diagramas de
flujo se constituyen en excelentes aliados para conseguirlo.
Disciplina 3: Implementar una solución correctiva provisional
Como la implantación de una solución definitiva puede no ser inmediata, la idea es
“parchear” el problema con una solución provisional que evite que los problemas vayan a
más y permita ganar tiempo.
Pero no debemos quedarnos solo en la acción provisional. Debemos acompañar esta acción
con un seguimiento sobre su efectividad para de este modo asegurarnos que las cosas no
empeoran.
Disciplina 4: Identificar la causa raíz
Generalmente cuando se presenta un problema rápidamente se nos presentan en la cabeza
muchas posibles causas. Pero lo cierto es que solo unas pocas de ellas son las verdaderas
culpables del problema. La clave por tanto está en descubrir cuál o cuales son esas causas.
La técnica de los 5 porqués o el diagrama de causa-efecto (Ishikawa) nos serán de mucha
utilidad.
Disciplina 5: Determinar las acciones correctivas definitivas
Identificada la causa raíz del problema, o causas, se deben de formular las soluciones
permanentes a las mismas, para ello se suelen utilizar las siguientes técnicas:
• Brainstorming
• Técnicas asociadas a la Selección y Priorización, como la del Impacto QCDP o la del
Análisis NPR (Severidad, Probabilidad, Detección).
El resultado final de esta etapa debe ser la elaboración de un plan de acción en el que se
detalle para cada solución lo que se debe hacer, quien lo debe de hacer y en qué plazo lo
debe de hacer.
Disciplina 6: Implementar una solución permanente
En este punto se trata de ejecutar el anterior plan de acción para implementar las diferentes
acciones correctivas permanentes. Por otro lado también se debe hacer un seguimiento
sobre la eficacia de estas soluciones y de este modo asegurarnos de que no vuelven a
aparecer fallos similares.
Disciplina 7: Evitar que el problema se repita
Hay que prevenir que la “crisis” vuelva a aparecer de nuevo. Por ello suele ser
recomendable actualizar todo lo relacionado con el proceso: procedimientos de control,
manuales de entrenamiento, especificaciones, comunicación…
Disciplina 8: Celebrar el éxito
La idea de que el equipo ha sido quien ha logrado los resultados en ningún momento debe
olvidarse. Es por esto por lo que es recomendable encontrar fórmulas de reconocimiento a
dicho trabajo, como por ejemplo comunicar el éxito obtenido al resto de la organización y
reconocer el esfuerzo.
Esta Herramienta, junto con otras Herramientas Lean Manufacturing y Talleres de Mejora
Continua son las que desde Progressa Lean se desarrollan una vez tenemos implantado las
Bases de la Mejora Continua (Estructura Organizativa Lean), para así conseguir la
eliminación del desperdicio, la mejora de la productividad y por tanto la consecución de
ahorros.
