GRUPOS DE PROCESOS PARA
LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS
¿Cuáles son los grupos de procesos para la dirección
de proyectos?
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DE ASTURIAS
Andrés Rafael Baldiris Muñoz
Grupos de procesos para la dirección de proyectos
¿Cuáles son los grupos de procesos para la dirección de proyectos?
Para hablar de los grupos de procesos se debe tener claro qué son los procesos para
la dirección de proyectos.
Los procesos para la dirección de proyectos son un conjunto de acciones y actividades
interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente
especificado de resultados.
Ahora sí bien se puede hablar sobre los grupos de procesos:
Estos son los que se describen en el PMBOK (Project Management Body of
Knowledge) el cual establece un criterio de buenas prácticas relacionadas con la
gestión, administración y dirección de proyectos, y en él se describen 5 grupos de
procesos (Procesos de Inicio, procesos de planificación, procesos de ejecución,
procesos de monitoreo y control, y procesos de cierre).
1. PROCESO DE INICIO: El grupo de procesos de inicio del proyecto define y
autoriza una fase del Proyecto, o define y autoriza el Proyecto en su globalidad.
En este proceso, el alcance inicial del proyecto se presenta y se define. Esta
etapa también incluye el establecimiento de las fases del proyecto, la
organización de equipos, la adquisición de los permisos necesarios y el
establecimiento de órdenes de trabajo iniciales. El gerente del proyecto será
responsable de identificar el riesgo, los recursos necesarios, las dependencias,
los objetivos, los plazos y los alcances, y los resultados.
2. PROCESO DE PLANIFICACIÓN: Este grupo de procesos definen y refinan los
objetivos y preparan el plan de gestión del proyecto con la mejor alternativa de
acción para lograr los objetivos y el alcance que el proyecto o fase de este,
deben realizar.
Gran parte de lo que se logra en este proceso es tomar las ideas más amplias
establecidas dentro de la etapa inicial y desarrollarlas con mayor detalle. Las
siguientes áreas se consideran al hacer un plan:
Definir el alcance del proyecto con mayor detalle.
Selección de equipos y líderes de equipo.
Establecer planes para maximizar el flujo de trabajo en todas las áreas del
proyecto.
Desarrollar un cronograma del proyecto.
Dar al proyecto la infraestructura necesaria para lograr los objetivos dentro del
plazo definido y las limitaciones presupuestarias.
Establecer un plan de comunicación para los miembros del equipo del proyecto
y las partes interesadas.
3. PROCESO DE EJECUCIÓN: Este grupo de procesos definen llevar a cabo lo
desarrollado en el plan para la dirección del proyecto, pues se implementan los
cambios aprobados (acciones correctivas, acciones preventivas, reparación de
defectos) y se revisa de manera periódica el impacto de los cambios sobre el
proyecto, y se realizan las actividades para cumplir con los objetivos del
proyecto. Entre las actividades que se realizan para dirigir y gestionar el trabajo
del proyecto se encuentran:
Desarrollar los entregables.
Proporcionar, capacitar y dirigir a los miembros del equipo.
Obtener, gestionar y utilizar los recursos, incluidos materiales,
herramientas, equipos e instalaciones.
Implementar los métodos y estándares planificados.
Gestionar la comunicación.
Generar datos de desempeño del trabajo, tales como costo,
cronograma, avance técnico y de calidad y estado, con el fin de facilitar
la realización de las previsiones.
Emitir solicitudes de cambio e implementar los cambios aprobados al
alcance.
Gestionar los riesgos e implementar las actividades de respuesta a los
mismos.
Gestionar vendedores y proveedores.
Gestionar los interesados y su participación.
Documentar las lecciones aprendidas.
La etapa de ejecución también es un lugar donde se gasta la mayor parte
del presupuesto, así como donde los interesados pueden involucrarse y
realizar cambios o solicitudes.
4. PROCESO DE MONITOREO Y CONTROL: Monitorear y controlar el trabajo
del proyecto es el proceso para dar seguimiento, revisar e informar del avance
del proyecto respecto a los objetivos de desempeño definidos, es decir,
observar lo que está ocurriendo.
Este grupo de procesos depende en gran medida de la capacidad del gerente
del proyecto para identificar y resolver problemas a medida que surgen,
manteniendo el proyecto en marcha y evitando que se detenga.
Durante esta etapa, es importante tener una comprensión bien desarrollada de
la evaluación y gestión de riesgos.
5. PROCESO DE CIERRE: Una vez que se completan las tareas individuales del
proyecto, las fases de ejecución y monitoreo y control finalizan oficialmente, y
el proyecto ingresa al grupo de procesos conocido como Cierre.
Este grupo de procesos verifica que los procesos definidos se han completado
dentro de todos los grupos a fin de cerrar el proyecto o fase, según
corresponda, y establece formalmente que el proyecto de este ha finalizado. El
beneficio clave de este grupo es que las fases, proyectos y contratos se cierran
adecuadamente.
Si bien existe un único proceso en este grupo, las organizaciones pueden tener
sus propios procesos asociados al cierre de proyectos, fases o contratos.
CONCLUSIONES
Durante el desarrollo de un proyecto se deberá gestionar los esfuerzos y
desarrollo de los procesos y actividades que se lleven a cabo en los 5 grupos
de procesos, y a medida que la gestión de proyectos continúa creciendo como
una posición deseable para las empresas, es importante que los gerentes de
proyectos, estén familiarizados con la práctica de estos 5 grupos, ya que al
saber cómo iniciar, planificar, ejecutar, monitorear y cerrar un proyecto de
manera efectiva, ayudará y será de gran valor para la empresa.
