REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL BOLIVARIANA
UNEFA NÚCLEO-LARA
YuHiu hardware C. A.
Estudiantes:
Crismar Crespo C.I: 27.193.002
Estefani Orellana C.I: 26.846.912
Karen Jiménez C.I: 25.638170
Mariangel Falcón C.I: 26.797.380
Manuel Zambrano C.I: 28.150.444
Meyinson Castillo C.I: 25.143.890
Sección: 04S-2613-D1
Prof. Luisa Colon
BARQUISIMETO; MARZO 2020
INTRODUCCIÓN
A través del presente proyecto se propuso, el objetivo general, la propuesta de
diseño de un sistema de información para el seguimiento de ventas y el control de los
empleados dentro de la empresa que produce hardware para sistemas computacionales.
Este diseño será utilizado, por la Empresa YuHiu C. A., esto como parte de su
estrategia competitiva, para un mejor manejo y logro de los objetivos para su gestión
comercial.
Considerando que para brindar una solución a la problemática actual de seguimiento
a las ventas de la empresa requiere de un sistema de información y partiendo del hecho de
que los sistemas de información están cambiando la forman en que operan las
organizaciones actuales, se planteó una investigación de tipo exploratoria (documental y de
campo) basada en “exploración, e incursión” dentro de la propia empresa (YuHiu Hardware
C. A.) que nos permitieran identificar los aspectos informáticos utilizados como parte de su
gestión comercial y como factor para optimizar su éxito.
Para el desarrollo de este trabajo, se tuvo de gran importancia el poder explorar en
las distintas áreas del conocimiento, la estructuración y evaluación de la información se
construyó sobre la base de la información relativa a la administración comercial de las
empresas y la información obtenida de la empresa en estudio.
De esta manera a por medio de este proyecto planteamos la implementación de
nuevas tecnologías a través de un sistema de información, del cual pueda satisfacer las
necesidades de la empresa y a su vez resuelva la problemática que esta presenta.
BREVE DESCRIPCIÓN
YuHiu Hardware C. A., es una empresa que diseña y produce hardware, y los
distintos componentes para sistemas computacionales, nuestra empresa busca brindar
comodidad, creatividad e innovación, con nuestros productos. Con más de 10 años
laborando a nivel nacional e internacional.
Objetivo
Producir componentes hardware, novedosos y de alta tecnología, que puedan ser
utilizados para diversos sistemas operativos.
Misión
La misión de “YuHiu Hardware C. A.” es producir productos y componente
computacionales, hardware, que brinden a nuestros clientes la comodidad y fácil uso de las
nuevas tecnologías, nuestros productos pueden ser utilizados por niños, jóvenes, adultos y
ancianos, pues les brinda seguridad, confianza y las herramientas necesarias para el buen
uso de los mismo.
Visión
Que nuestros productos tecnológicos puedan ser usados en cualquier área o campo
laboral, y esta marca pueda ser reconocida a nivel mundial, siendo pioneros en la
innovación y nueva tecnologías dentro del mercado.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Actualmente las empresas, sin importar en cual sector industrial en el cual
participen, deben de tener una estrategia competitiva que le permita sacar provecho de la
informática. Durante años, la función de la informática dentro de las empresas fue
considerada por la alta gerencia como una herramienta para apoyar las funciones
operativas. Hoy en día, los sistemas de información son vistos como áreas de oportunidades
para lograr ventajas en el terreno de los negocios, ya que pueden presentar un diferencial o
valor agregado con respecto a los competidores.
De esta manera, el contar con un sistema que permita diariamente evaluar el nivel
de ventas de la empresa, de manera que se pueda efectuar las acciones correctivas para
lograr el cumplimiento de las metas propuestas, e impacto en las otras áreas
administrativas, es una herramienta que incide en los resultados de las empresas.
Específicamente, este trabajo se enfocó en la empresa en estudio en este caso YuHiu
Hardware C. A., que durante estos últimos años sus ventas, han tenido un aumento gradual
de un 68%, además del alcance de su expansión de ventas a otros países del mundo, lo que
amerita acreditar a esta empresa como exitosa, pero en cuanto a la evaluación del proceso
de evolución, requiere como otras empresas del sector informático y tecnológico, de un
sistema que le permita tener un mejor control de sus ventas. Por tanto, es relevante el uso
de la informática como factor que pudiera optimizar su éxito.
Sobre la base de lo anteriormente presentado, y partiendo del hecho de que los
sistemas de información están cambiando la forman en la que operan las organizaciones
actuales. Es por esto que se planteó la ejecución del presente trabajo cuyo objetivo se
orienta a analizar la problemática actual de la empresa, y proponer como solución el diseño
de un sistema de control y seguimiento de ventas, que permita un mejor manejo y logro de
los objetivos de la gestión comercial dentro de YuHiu Hardware C. A.
Para poder determinar el problema que se presenta dentro de la empresa y a su vez
entender las necesidades del usuario, es de suma importancia poder presentar el análisis del
estudio de campo realizado, el cual podemos extraer lo siguiente:
Dentro de la empresa existe un proceso de control de ventas, pero no es eficiente en
la labor de seguimiento y control de ventas, ya que este proceso no está automatizado, no es
actualizado adecuadamente, lo que da como resultado que no se disponga de información
oportuna y certera.
La empresa en consenso considera que el proceso de control y seguimiento de
ventas es susceptible de mejoras, entre las cuales destaca su automatización en un sistema
de información que consolide y permita mantener actualizada la información requerida.
De esta manera, la mejora del proceso de control y seguimiento de ventas, impactara
en distintos ámbitos de la empresa de forma positiva, por ejemplo: para un mejor manejo de
control de la gestión que se traduce en una empresa más eficiente, segura y confiable. Los
diferentes departamentos manejaran la misma información y al mismo tiempo. Esto
permitirá un a integración entre ellos y mejorara la comunicación. De igual forma se les
podrá brindar una mejor atención a los clientes.
El problema principal, luego del estudio exhaustivo a través de la investigación de
campo, es el siguiente:
La gerencia comercial necesita conocer de manera actualizada y oportuna la
información detallada del acumulado de ventas del mes, para compararlo con su plan de
ventas y poder tomar acciones correctivas. Se requiere entonces conocer los detalles de
ventas por cliente y por producto.
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
Factibilidad Económica: Se considera que la solución requiere de un presupuesto
reducido si se considera que no hay que adquirir hardware y que su costo está definido
entonces por el desarrollo del software y entrenamiento respectivo.
Por lo cual, se requiere una impresora que pueda generar o emitir los reportes que
requiere la empresa.
Por otro lado se requiere el pago de los expertos y técnicos necesarios para la
implementación de este sistema.
En el estudio de la Factibilidad Económica, determinamos el presupuesto de costos
de los recursos técnicos, humanos y materiales tanto para el desarrollo como para la
implantación del Sistema.
Además, nos ayudara a realizar el análisis costo-beneficio de nuestro sistema, el
mismo que nos permitirá determinar si es factible a desarrollar económicamente el
proyecto.
A continuación se describe los costos del recurso necesario para el desarrollo de
nuestro Sistema de Información:
Recursos Humanos
Nº Cargo Costo Costo Total
Individual
1 Ing. Sistema 150$ 250$
(Líder del
Proyecto)
2 Analista/Diseñado 120$ 220$
r
1 Ingeniero del 100$ 200$
Software
1 Programador 110$ 180$
Total 850$
Recursos Tecnológicos
Hardware
Cantidad Descripción Costo/Hora Total
2 140 horas 0,05$ 7$
Computadora
1 Impresora Hp 270 $
Multifuncional
Software
Cantidad Descripción Costo/Hora Costo Total
1 Licencia 325$
Microsoft
Office
Total 602$
Recursos Materiales
Cantidad Descripción Costo Total
1 Resma de 5$ 5$
Papel A4
2 Tinta para 80$ 80$
sistema de
tinta continua
40 Transporte a 15$ 15$
la empresa
20 Viáticos 1$ 20$
Total 120$
Flujo de Pago
Recursos Costos
Recursos Humanos 850$
Recursos Tecnológicos 602$
Recursos Materiales 120$
Imprevistos (10%) 157.2$
Total 1729.2$
Costo de Operación
Descripción Costo Total
Suministros y Gastos 350$
Diseñador Gráfico 200$
Total 550$
Beneficios:
Los beneficios que serán obtenidos en nuestro proyecto los hemos clasificado en dos tipos
que son:
Beneficios Tangibles:
· Información actualizada y agilizada
· Generación de reportes
Beneficios Intangibles:
· Buen servicio
· Buena imagen de la institución
· Satisfacción de los clientes
· Control adecuado de la Información
Con estos beneficios especificados, hemos estimado que el total de los beneficios
que la empresa obtendrá por el funcionamientos del sistema serán de aproximadamente
2500 $ por cada año de funcionamiento del software.
Factibilidad Técnica: Se debe aprovechar la tecnología existente dentro de la
empresa y así la tecnología necesaria solo se integre a la ya existente. El personal ya se
encuentra familiarizado con la tecnología existente en la organización, y la misma es de
amplio uso y confiabilidad reconocida en el mercado.
Se puede decir, que se cuenta con los recursos necesarios para la implementación
del sistema, además esto traerá una gran mejora dentro de la empresa y sus métodos de
registro de información.
De igual forma, la empresa cuenta con computadoras que a su vez poseen los
softwares necesarios para el soporte del sistema a implementar. Por otra parte se necesitara
una impresora que pueda generar o emitir los reportes requeridos por la empresa.
Debido a tratarse de un sistema pequeño, pero sumamente importante, sus costos
son bajos y la necesidad de equipos potentes es innecesaria, motivo por el cual un equipo
pequeño y una impresora común funcionarían adecuadamente con el sistema.
En la empresa YuHiu Hardware C.A. se cuenta con estos requisitos, por lo que no
habría necesidad de adquirirlos. En cuanto nuestros conocimientos son suficientes para el
desarrollo y cumplimiento del software. Se debe de concluir indicando si es factible o no
desarrollar técnicamente el proyecto.
Para una mejor explicación de lo que se ha descrito anteriormente, se muestra la
siguiente tabla, detallando las características tanto de Hardware como de Software que se
necesitan para el desarrollo y funcionamiento del sistema:
RECURSOS TÉ CNICOS PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO
Tipo de Nombre del Descripción Cantidad
recurso recurso
Recursos Experto en el área Analistas 2
de Desarrollo Diseñador de Base de Datos y Programador 1
Humanos Diseñador 1
Hardware PC (Clon) Computador 1
Pentium IV 2.0 GHz,
1024 Mb de RAM
120 Gb disco duro
Impresora HP Deskjet F4400 series multifunción 1
Multifunción
Software SQL Server 2008 Manejador de base de dato 1
Visual Studio .NET Herramienta para el desarrollo de la 1
2008 aplicación
Windows XP Sistema operativo 2
Profesional
Microsoft Office Herramienta para aplicación de ofimática 1
Microsoft Project Gestión del proyecto 1
Herramienta Case Herramienta Case para el análisis. 1
Studio
Adobe Photoshop Herramienta de diseño grafico 1
Conclusión: La empresa a trabajar posee la tecnología requerida para el
desarrollo del sistema, por lo que no existirá problema alguno en este aspecto.
Factibilidad Operativa: Los requerimientos de operación son sencillos y pero
requieren de distintos personal capacitado para el desarrollo de este proyecto.
Se requiere de un ingeniero informático, que será el jefe de proyecto, también se
necesita un ingeniero de software que será el encargado del análisis del sistema, de igual
forma, necesitamos un programador (ingeniero en sistema) y alguien encargado del soporte
técnico y mantenimiento del sistema (puede ser un técnico informático o ingeniero en
sistema).
Se ha visto mediante la matriz de estudio de problemas/oportunidades que las
dificultades que se van a remediar mediante el sistema son de gran prioridad y urgencia,
debido a que los procesos son realizados diariamente y de manera no equitativa.
Por este motivo, la creación de un sistema que automatice dicho problema será una de las
mejores soluciones, además se ha obtenido la información necesaria mediante la
investigación realizada, con lo que se creara un sistema que llene todas las expectativas y
necesidades.
En cuanto a información, control y su eficacia se tiene como objetivo trabajar mutuamente
con los socios, secretaria y el gerente, para que ellos vayan describiendo cuáles serán los
requerimientos en el sistema y de esta manera desarrollar un sistema en donde se tendrá la
completa satisfacción de los que lo van a utilizar.
Además, gracias a su plan de trabajo tiene gran aceptación entre los que lo van a
utilizar por parte de la directiva y el resto de socios que piensan que el sistema es ideal para
sus metas y que el problema será superado.
Toda lo resumido anteriormente se lo redactó a partir de las preguntas que fueron
realizadas:
Preguntas:
¿Está conforme toda la empresa con las soluciones que se van a obtener mediante el
sistema?
Si, ya que solucionara dos grandes problemas dentro de la empresa, además el resto
de socios podrán tener a mano información anticipada de sus rutas.
¿Qué es lo que más le llama la atención del presente sistema?
Bueno en primer lugar les felicito por haber tenido iniciativa en desarrollar su
proyecto en nuestra empresa debido a que las soluciones que este sistema va a cubrir son
aquellas en la cuales sentíamos la necesidad de corregir, por lo que será de mucha ayuda
para nosotros, contando con mi aprobación para su ejecución.
¿Usted como persona encargada de manejar estos procesos de manera directa cree que el
sistema que estamos planteando le es de gran ayuda?
Sí, porque me ahorraría tiempo a la hora de realizar los procesos, y de esta manera
estaría disponible para realizar otras tareas, además los resultados serían más exactos.
¿En qué le beneficia el presente sistema?
El principal beneficio que me otorga es tener acceso a información que antes no se
podía, como conocer el recorrido de mi unidad con un mes de anticipación.
LEVANTAMIENTO DE INFORMACION
La empresa YuHiu Hardware C. A. Desea crear una solución que le permita sacar el
máximo provecho de la informática, esto para mejorar el control y el seguimientos de las
ventas, para un mejor gestión comercial. Para esto necesitamos crear y diseñar un programa
eficiente que nos ayude realizar una gestión más productiva que para ello se cumple cuatro
pasos importantes; control de procesos de ventas, planificación de ventas, contratación de
talentos y capacitación del equipo.
Para determinar cuál de esto pasos no se estaban cumpliendo correctamente se planifico
varias estrategias. La primera fue hacer un inventario de equipos para saber las necesidades
para así mejorar las habilidades de los profesionales, teniendo en cuanta la disponibilidad
de los recursos ya existente en la empresa. La segunda estrategia que se realizó es una
encuesta a los empleados de la empresa para ver donde ocurría una deficiencia, para así
realizar la contratación nuevos talentos en áreas si eran urgente, en caso de que fueran
necesarios. La tercera e última estrategia fue hacer un seguimiento para saber cuál de todos
los productos que produce la empresa tenía máximas ventas y cual estaban decayendo, para
así llegar a la conclusión y determinar el problema
• Se necesita crear un programa que lleve el control de las ventas realizadas y el control
productos existentes, porque existe una deficiencia en el área de control.
• Crear varios grupos de marketing que se encarguen de las tendencias e innovación nuevos
productos, en las planificaciones de ventas y como sacar el máximo provecho a las redes
para así hacer una mejora en el mercadeo para producir más ventas. Ya que en los últimos
año la empresa ha sufrido una decadencia en el área de marketing.
Ciclo de desarrollo de un Sistema de Control de Ventas
Fase Actividades Observacione
s
Investigación Levantamiento de Nuestro
Información levantamiento de
de
información
Sistemas descrito en el
presente proyecto
Requerimientos de Interfaz
de Usuario.
Requerimientos de
Entrada
- Registrar datos de
Análisis de Clientes
- Registrar datos de
Sistemas
Productos
Requerimientos de
salida
- Emitir Reporte de
Clientes por Zona
- Emitir Reporte de
Productos por
debajo del Stock
mínimo.
Requerimientos de
Procesamiento.
- Calcular totales
vendidos por mes.
- Calcular Comisiones
de Vendedores.
Requerimientos de
Almacenamiento.
Actualización y recuperación
rápida de las tablas
Productos, Clientes, etc.
Requerimientos de Control.
- Claves de Acceso
- Privilegios de
Usuarios.
- Validaciones.
- Mensajes de errores
en el ingreso de
datos.
- Diseño de interfaz
Diseño
de Usuario.
- Diseño de Datos.
- Diseño de Procesos.
- Implementación del
Sistema.
- Documentación:
Manual del sistema,
Implementación Usuario, Instalación.
/ - Pruebas.
Implantación - Entrenamiento.
- Migración de Datos.
- Cálculo de Costos.
-Adaptación a nuevos
Mantenimiento Requerimientos.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
