ESTUDIO

ORGANIZACIONAL

1
 UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS I

DOCENTE:

Ing. Mary Yesennya Saltos Chacan

ESTUDIO ORGANIZACIONAL
CURSO: AE5-3 GRUPO: N° 1

INTEGRANTES:

• Cagua Begay Jordy Alexander

• Cuaspa Colimba Elsa Maribel
• Jiménez Chandi Zoila Anabell
• Lema Logacho Valeria Cristina
• Pinargote Dueñas Génesis Isolina

SEMESTRE:

Junio 2020 - septiembre 2020

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 Índice

Índice ................................................................................................................................................ 3
Índice de matrices............................................................................................................................. 7
Tabla de ilustraciones ....................................................................................................................... 8
1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 9
UNIDAD 1: DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL ................................................................... 11
Metodología ................................................................................................................................ 11
3.1 Historia ................................................................................................................................. 11
3.2 Localización.......................................................................................................................... 12
3.3 Giro del negocio ................................................................................................................... 12
3.4 Contribución al sector estratégico ........................................................................................ 12
3.4 Tipo de compañía ................................................................................................................. 13
3.5 Tipo de diagnóstico .............................................................................................................. 13
3.5.1 En qué tipo de organizaciones se hace diseños organizacionales .................................. 13
3.6 Filosofía organizacional........................................................................................................ 13
3.6.1 Misión ............................................................................................................................ 13
3.6.2 Visión ............................................................................................................................. 14
3.6.3 Principios ....................................................................................................................... 14
3.6.4 PRODUCTOS ................................................................................................................ 15
3.6.5 Vías de comunicación .................................................................................................... 15
1. FODA ...................................................................................................................................... 16
4.1 Matriz de impacto interno..................................................................................................... 17
4.2 Matriz de impacto externo .................................................................................................... 18
4.3 Matriz de aprovechabilidad .................................................................................................. 19
4.4 Matriz de vulnerabilidad ....................................................................................................... 20
5 DIMENSIONES .......................................................................................................................... 21
5.1 ESTRUCTURALES: ............................................................................................................ 21
5.1.1 Formalización ................................................................................................................ 21
5.1.2 Especialización............................................................................................................... 23

3
 5.1.3 Jerarquía de autoridad. ................................................................................................... 25
5.1.4 Centralización ................................................................................................................ 25
5.1.5 Profesionalismo.............................................................................................................. 25
5.2 CONTEXTUALES:.............................................................................................................. 26
5.2.1 Tamaño: ......................................................................................................................... 26
Recursos: ................................................................................................................................. 27
Maquinaria y equipo: .............................................................................................................. 27
Ámbito de actuación. .............................................................................................................. 27
5.2.2 Tecnología organizacional. ............................................................................................ 28
5.2.3 Entorno ........................................................................................................................... 28
5.3 RELACIÓN ESTRATEGIA Y SU ESTRUCTURA. .......................................................... 29
6. MARCO ESTRATÉGICO ......................................................................................................... 29
7. Controles organizacionales ..................................................................................................... 31
8. Análisis Organizacional Múltiple............................................................................................... 32
8.1 Análisis Multietapa ............................................................................................................... 32
8.1.1 Etapa 1: Planeación ........................................................................................................ 32
8.1.2 Etapa 2 Organización ..................................................................................................... 32
8.1.3 Etapa 3: Dirección.......................................................................................................... 32
8.1.4 Etapa 4 Control: ............................................................................................................. 33
9. Matriz de Fortalecimiento InstitucionalMatriz 11: Matriz de fortalecimiento institucional
................................................................................................................................................. 34
Anexos ............................................................................................................................................ 39
UNIDAD II: Metodología para el Estudio Organizacional de la empresa INALPROCES-KIWA
S.A .................................................................................................................................................. 41
10.1.1 Etapa 1: Visión del estudio .......................................................................................... 41
10.1.2 Aproximación de conceptos ...................................................................................... 41
10.1.3 Evolución de una idea:............................................................................................... 42
10.1.4 Percepción ................................................................................................................... 42
10.1.5 Depuración.................................................................................................................. 42
10.1.6 Consolidación ............................................................................................................. 43

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10.2 Etapa 2: Planeación .......................................................................................................... 44
10.2.1 Determinación del factor de estudio ......................................................................... 44
10.2.2 Fuentes de estudio ...................................................................................................... 44
10.3 Definición del objetivo del estudio ..................................................................................... 49
10.3.1 Objetivo general .............................................................................................................. 49
10.3.2 Objetivos específicos ....................................................................................................... 49
10.4 Investigación preliminar ..................................................................................................... 49
10.4.1 Lineamientos de investigación ..................................................................................... 49
10.4.2 Contenido de la investigación ...................................................................................... 50
10.5 Preparación del proyecto de estudio ................................................................................... 51
10.6 Programa de trabajo ............................................................................................................ 52
10.7 Prediagnóstico .................................................................................................................... 54
10.8 Autorización para realizar el estudio .................................................................................. 55
10.9 Integración del equipo de estudio ....................................................................................... 57
10.9.1 Análisis del proyecto.................................................................................................... 57
10.10 Capacitación de personal .................................................................................................. 58
10.11 Etapa 3: Recopilación de datos...................................................................................... 59
10.11.1 Técnica de recopilación de datos ............................................................................ 59
10.11.2 Supervisión del trabajo .............................................................................................. 60
10.11.3 Integración de datos ................................................................................................... 62
10.13 Etapa 4: Análisis de datos .............................................................................................. 63
10.13.1 Naturaleza y propósito del análisis ......................................................................... 63
10.13.2 Procedimiento de análisis ........................................................................................ 63
10.13.3 Técnicas e instrumentos de análisis ........................................................................... 64
10.13.4 Preparación del diagnóstico ....................................................................................... 68
10.14 Etapa 5: Formulación de recomendaciones ............................................................. 70
10.14.1 Informe ................................................................................................................ 70
10.15 Presentación de resultados del estudio ............................................................................. 78
10.16 Etapa 6: Implementación ............................................................................................... 79

5
 10.16.1 Preparación del programa. ..................................................................................... 79
10.17 Etapa 7: Evaluación........................................................................................................ 80
10.17.1 Seguimiento de las acciones..................................................................................... 80
10.17.2 Medición de resultados ............................................................................................ 81
........................................................................................................................................................ 82
11.1 Antecedentes de INALPROCES-KIWA ............................................................................ 83
11.2 Diseño de la estructura........................................................................................................ 84
11.2.1 División del trabajo: ..................................................................................................... 85
11.2.2 Centralización: ............................................................................................................. 85
11.2.3 Formalización: ............................................................................................................. 85
11.3 Tabla de cruce de la estructura ........................................................................................... 86
11.4 Ajustes (propuestas) ........................................................................................................... 89
11.5 Representación gráfica del organigrama actualizado INALPROCES KIWA .................... 90
11.6 Conclusiones ....................................................................................................................... 91
11.7 Anexos ................................................................................................................................ 91
11.7.1 Instructivo .................................................................................................................... 91
11.7.2 Matrices. ...................................................................................................................... 91
11.7.3 Documentos adicionales .............................................................................................. 92
Gestión documental INALPROCES KIWA .................................................................................. 94
Fases de la gestión documental ...................................................................................................... 94
ORIGEN DE LOS DOCUMENTOS ......................................................................................... 94
Tipos de archivos-documentos y clasificación ........................................................................... 99
Colaboración entre usuarios ..................................................................................................... 101
Categorización y estructuración ............................................................................................... 103
Flujo de trabajo documental ......................................................................................................... 107
Anexos .......................................................................................................................................... 109
11.8 Bibliografía ....................................................................................................................... 113
Acosta, M. (s.f.). KIWALIFE. Obtenido de KIWALIFE:
https://www.kiwalife.com/responsabilidad-social ....................................................................... 114

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Índice de matrices

TABLA 1 PRODUCTOS ............................................................................................................... 15

TABLA 2 VÍAS DE COMUNICACIÓN ...................................................................................... 15
Tabla 3 FODA ................................................................................................................................ 16
Tabla 4 MATRIZ DE IMPACTO INTERNO ................................................................................ 17
Tabla 5 MATRIZ DE IMPACTO EXTERNO ............................................................................. 18
Tabla 6 MATRIZ DE APROVECHABILIDAD ........................................................................... 19
Tabla 7 MATRIZ DE VULNERABILIDAD ................................................................................. 20
Tabla 8 MATRIZ DE IMPACTOS ................................................................................................ 24
Tabla 9 MATRIZ DE JEARQUIA DE AUTORIDAD.................................................................. 25
Tabla 10 MATRIZ DE TAMAÑO DE LA EMPRESA ................................................................ 26
Tabla 11 MATRIZ DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ................................................... 29
Tabla 12 MATRIZ DE CONTROLES ORGANIZACIONALES ................................................. 31
Tabla 13 MATRIZ DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL ............................................. 34
Tabla 14 MATRIZ DE FUENTES INTERNAS ............................................................................ 46
Tabla 15 MATRIZ DE NORMATIVAS ....................................................................................... 47
Tabla 16 MATRIZ DE COMPETIDORES.................................................................................... 48
Tabla 17 MATRIZ DE PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE ESTUDIO .............................. 51
Tabla 18 MATRIZ DE PROGRAMA DE TRABAJO .................................................................. 52
Tabla 19 PREDIAGNÓSTICO ...................................................................................................... 54
Tabla 20 MATRIZ DE INTEGRACIÓN DEL EQUIPO DE ESTUDIO ...................................... 57
Tabla 21 MATRIZ DE ANALISIS DEL PROYECTO ................................................................. 57
Tabla 22 MATRIZ DE CARGA HORARIA ................................................................................. 58
Tabla 23 MATRIZ DE TÉCNICA DE INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL ............................. 59
Tabla 24 MATRIZ DE PROCEDIMIENTO DE ANALISIS ........................................................ 64
Tabla 25 MATRIZ DE ANALISIS DE ESTRUCTURAS ............................................................ 65
Tabla 26 MATRIZ DE CAUSA Y EFECTO................................................................................. 66
Tabla 27 MATRIZ DE RESULTADOS DE CAUSA Y EFECTO ............................................... 67
Tabla 28 MATRIZ DEL PREDIAGNÓSTICO ............................................................................. 68
Tabla 29 MATRIZ DE PROPUESTA DE MEJORA .................................................................... 73
Tabla 30 CODIFICACIÓN DE LAS ESTRRATEGIAS ............................................................... 76
Tabla 31 MATRIZ DE INDICADORES ....................................................................................... 76
TABLA 32 MATRIZ DE ACCIONES PROGRAMADAS .......................................................... 80
TABLA 33 MATRIZ DE ACCIONES NO PROGRAMADAS.................................................... 81
Tabla 34 MATRIZ DE CRUCE DE ESTRUCTURAS ................................................................. 86

7
Tabla de ilustraciones

Ilustración 1 ORGANIGRAMA .................................................................................................... 23

ILUSTRACIÓN 2: PAÍSES DONDE EXPORTAN PRODUCTOS KIWA ................................. 28
Ilustración 3 DIAGRAMA DE GANTT PROGRAMA DE TRABAJO ....................................... 53
Ilustración 4 FORMULARIO ST-1 ............................................................................................... 60
Ilustración 5 HOJA DE VERIFICACIÓN ..................................................................................... 61
Ilustración 6 FORMATO DE SUPERVISIÓN DE TRABAJO ..................................................... 61
ILUSTRACIÓN 7: RELACIÓN CAUSA- EFECTO. ................................................................... 65
ILUSTRACIÓN 8: MAPA DE PROCESOS DEL BALANCED SCORECARD ........................ 77
ILUSTRACIÓN 9: MATRIZ DEL BALANCED SCORECARD. ............................................... 78
ILUSTRACIÓN 10: DIAGRAMA DE RED.: Diagrama de red. ................................................. 79
ILUSTRACIÓN 11 DIAGRAMA DE GANTT TRABAJO DE IMPLEMENTACIÓN .............. 80
Ilustración 12 Propuesta de Organigrama ...................................................................................... 90

8
 1. INTRODUCCIÓN

El diagnóstico organizacional, se define como el análisis que se hace para evaluar la situación
de la empresa, problemas, potencialidades y rutas contingentes de desarrollo. Así mismo ha ido
adquiriendo cada vez mayor importancia, en la medida que se ha profesionalizado el área y que se
ha difundido como una disciplina profesional a la que concurren especialistas de diversa
procedencia y formación. Por ello se realiza un estudio especializado en INALPROCES KIWA
evaluando la situación estratégica actual, sus debilidades reflejadas en sus problemas; así como,
sus potencialidades, alcance, crecimiento y generando así una visión panorámica.

Por otro lado, conocer y aplicar el marco metodológico para el correcto diseño e implementación
de un estudio organizacional es fundamental por ello se desarrolla un marco general de referencia
que permite identificar algunos factores, aplicando técnicas conforme a la siguiente división: visión
del estudio, planeación del estudio, recopilación de datos, análisis de datos, formulación de
recomendaciones, implementación y evaluación.

La estructura de una empresa se representa mediante el organigrama generando una interrelación

de jerarquía y órganos que la componen en términos concretos y accesibles contando con una base
de información uniforme, que permita relacionar los recursos existentes.

En INALPROCES KIWA se genera y procesa documentos y archivos para comunicar y

almacenar información. La gestión documental de los archivos en papel y de los electrónicos es
clave para para racionalizar el trabajo, debido al gran volumen de información que existe en toda
organización se deben definir los mecanismos necesarios para su rápida y sencilla localización, la
importancia que se le otorgue a la gestión documental repercute directamente en la fluidez y
precisión con la que se puede hacer frente prácticamente a todos los asuntos relacionados con el
desarrollo de proyectos, de procesos, de funciones, instalación y operación de sistemas y la
definición de procedimientos relacionados con una prestación de servicios/venta de productos
eficaces.

9
 DIAGNÓSTICO
ORGANIZACIONAL
10
 UNIDAD 1: DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

El diagnóstico “como un proceso analítico que permite conocer la situación real de la

organización en un momento dado para descubrir problemas y áreas de oportunidad, con el fin de
corregir los primeros y aprovechar las segundas” (Fierro, 2006). Esto hace referencia a que una
empresa necesita hacer un diagnóstico para saber el estado actual de la empresa y poder tomar
medidas correctivas al mismo.
La presente investigación tiene como objetivo el diagnóstico de los factores críticos de la
empresa Kiwa, enfocándose en la estructura organizacional y su relevante relación con las
estrategias que se ha aplicado en la organización para la toma de decisiones, a favor del
crecimiento, logrando así identificar las dimensiones y el marco estratégico.

El siguiente diagnóstico organizacional se va a realizar mediante investigaciones, documentos

académicos, blogs, tesis, entre otros. Con el fin de poder realizar una radiografía actual de la
empresa, la que nos ayudará a visualizar los problemas que se presentan en diferentes áreas de la
empresa y poder proponer diferentes soluciones; para que la empresa se pueda manejar de forma
rápida y sencilla solucionando problemas actuales de la empresa.

Metodología
La elaboración del presente capitulo contó con una parte teórica y práctica, se realiza mediante
investigaciones, documentos académicos, blogs, tesis, libros y acompañamiento del docente.

3.1 Historia
INALPROCES S.A., es una compañía privada fundada en el 2004, radicada en Quito, dedicada
a la producción y comercialización de frituras de productos no tradicionales dirigidas al mercado
gourmet en Europa, Asia y América a través de la marca Kiwa. La compañía ofrece al mercado
exportación de frituras, papas nativas, remolacha, camote, yuca, zanahoria blanca y maqueño.
INALPROCES S.A trabaja bajo cuatro principios fundamentales: calidad, innovación, visión
global y responsabilidad social empresarial. Las actividades comerciales de INALPROCES S.A.
se han desarrollado de manera significativa y muestran una tendencia sostenida de crecimiento, sin
embargo, dicho crecimiento en ventas no ha sido acompañado del desarrollo de los procesos
productivos de la Compañía, generando operaciones ineficientes. (Díaz, 2013)

11
 3.2 Localización
Ilustración 1 localización de INALPROCES S.A KIWA

Fuente: Kiwa

INALPROCES S.A está localizada en la provincia de Pichincha, parroquia Calderón,

lotización San Camilo, Calle Santa Mónica 38 y San Alfonso.

3.3 Giro del negocio

Procesamiento industrial de toda clase de alimentos para consumo humano, así como importar,
exportar, comprar, vender maquinaria para elaborar o procesar alimentos en general, dar servicio
de asesoría técnica sobre máquinas y/o equipos representados, instalar plantas industriales y
procesadoras de alimentos, comprar o vender inmuebles para tales efectos, prestar servicios de
maquila en el procesamiento de alimentos, representar comercialmente productos alimenticios y
no alimenticios importados. (Superintendencia de compañías, valores y seguros, 2020)

3.4 Contribución al sector estratégico

La empresa INALPROCES S.A KIWA es una de las empresas manufactureras más
reconocida a nivel internacional, y aporta con el 12,5% al sector industrial en el Ecuador. Este dato
aporta al trabajo de investigación, para que se pueda analizar qué aspectos no le permite aportar
con un porcentaje más alto al sector al que pertenece.

12
 3.4 Tipo de compañía
La empresa INALPROCES S.A-Kiwa está constituida en la ciudad de Quito, bajo el nombre
INALPROCES S.A, la cual tiene como objeto social la fabricación de alimentos perecibles a base
de frutas, legumbres y hortalizas. Trabaja como compañía anónima, según el Art. 143 de la Ley de
Compañías y se encontrará sujetas todas las reglas de las sociedades o compañías que realizan
actividades mercantiles anónimas.

3.5 Tipo de diagnóstico

El tipo de diagnóstico que se va a utilizar en la respectiva investigación frente al estudio de
la empresa Kiwa será el diagnostico organizacional, ya que por este método permite conocer la
situación real de la empresa, permitiendo identificar los problemas que conlleva la misma.

3.5.1 En qué tipo de organizaciones se hace diseños organizacionales

Según (Universidad Interamerica para el Desarrollo) “El diseño organizacional refleja la
estructura, es decir, representa el formato de los elementos que componen la organización. En la
práctica, cada organización tiene su propio diseño, su forma de integrar y de asignar los recursos
para operar con eficiencia y eficacia”. En consecuencia, el diseño de la organización viene a ser el
ADN, por lo tanto, en Kiwa si se aplica el diseño organizacional como es el de estructura funcional
ya que la forma de integrar y asignar los recursos es única.

De acuerdo con la filosofía organizacional que se investigó en INALPROCES S.A-Kiwa se

encontraron los siguientes elementos que se detallan a continuación:

3.6 Filosofía organizacional

3.6.1 Misión
“Trabajamos con pasión para generar emociones positivas en nuestros clientes, colaboradores e
inversionistas a través de marcas, productos y servicios superiores, contribuyendo al desarrollo
social y económico de nuestro entorno”.

Análisis: Se observa que la empresa tiene una labor fuerte y que valora mucho la integración de
los colaboradores e inversionistas para un trabajo en conjunto para que puedas juntos ir cumpliendo
metas.

13
 3.6.2 Visión
“Para el año 2018 nos convertiremos en una empresa grande con rentabilidad financiera y social,
mediante la diversificación de nuestro negocio y el incremento en 5 veces del valor de las ventas
2013”. “Consolidaremos un equipo ganador de gente apasionada, proactiva, empoderada y en
continuo desarrollo”.

Análisis: Se pudo observar que la visión si tiene muchos puntos positivos y que ya cumplió la
meta establecida, ahora le toca actualizar la visión hasta otro periodo de tiempo y buscar nuevas
metas.

3.6.3 Principios
Calidad: Es satisfacer e idealmente superar las expectativas del cliente procurando la excelencia
en la ejecución de los procesos, promocionales y productos, generando un ambiente de confianza
y coherencia.

Innovación: Es transformar ideas y oportunidades en soluciones que aporten beneficios que

representen ser competitivos tanto dentro como fuera de la empresa.

Visión global: “Nuestras raíces están en el Ecuador, pero tenemos la vista puesta en el mundo,
por lo tanto, procuramos, entendemos, respetamos y nos adaptamos a la diversidad de culturas,
experiencias y exigencias”.

Amistad: “Es el camino para conseguir lo que nos proponemos, rodeándonos de gente con
energía positiva y buscando relaciones sanas y de mutuo beneficio con nuestro entorno, basadas en
el respeto, empatía y confianza”.

Análisis: La empresa busca una manera muy creativa de crear sus principios y valores, a través
de siglas de la marca que exportan, pero si debieran tener más principios y valores que ayuden a la
que las distribuidoras o clientes observen los principios y valores que necesita una persona para
estar dentro de la empresa.

14
 3.6.4 PRODUCTOS
TABLA 1 PRODUCTOS

Producto Descripción Presentaciones

Mezcla de frituras de papas 50 g
“Snack” mix
Variedades pucashungo y
De papas nativas 130 g
Yanashungo
70 g
Mezcla de frituras de maqueño, remolacha, 200 g
“Snack” mix de vegetales chifles zanahoria blanca, yuca camote.
25 g
Fritura de maqueño
85 g - 250g
“Snack” de zanahoria blanca Fritura de zanahoria blanca 55 y 145 g
“snack” de remolacha Fritura de remolacha 50g
Fuente: Adaptado de “Diagnóstico del proceso de producción en Inalproces S.A Elaborador por: Grupo 1 (LAE5-3)

Análisis: Kiwa dispone de una amplia cartera de productos y esto ayuda mucho a la empresa,
porque tiene de diferentes materiales primarios y le da un sabor y textura que sea atractivo al
consumidor y sus presentaciones son de acuerdo con la necesidad de cada cliente.

3.6.5 Vías de comunicación

TABLA 2 VÍAS DE COMUNICACIÓN

Documento Origen Destino Via de comunicación

E-MAIL
Estados financieros Jefe Financiero Gerente General
Aprobaciones bancarias Jefe Financiero Gerente General TELEFÓNICO
Cheques de pago Gerente General Jefe Financiero OFICIO
Documentación personal Gerente Jefe adquisiciones E-MAIL
Convenio corporativo Gerente General Archivo E-MAIL
Informes de peticiones del
Jefe de adquisiciones Gerente General ESCRITO
servicio
Informes de calidad del
Jefe de adquisiciones Gerente General ESCRITO
servicio
Facturas de venta Caja Financiero E-MAIL
Notas de créditos Asesoría de Ventas Financiero E-MAIL
Contrato de compras Jefe de adquisiciones Financiero ESCRITO
Memorándum Jefe de adquisiciones Archivo ESCRITO
Notas de crédito Asesor de Ventas Contabilidad E-MAIL
Contrato de ventas Asesor de ventas Jefe de ventas ESCRITO
Cheques de cobro Chofer Cobranza ESCRITO
Estatuto de la empresa Gerente General Archivo VERBAL
Acta de junta Gerente General Jefe adquisiciones ESCRITO
Recibos caja chica Caja Jefe financiero ESCRITO
Fuente: Adaptado de “Diagnóstico del proceso de producción en Inalproces S.A Elaborador por: Grupo 1 (LAE5-3)

15
 Análisis: En la matriz anterior se puede comprobar que los documentos son de carácter formal
ya que utilizan evidencia para comunicarse entre los miembros de la organización esto indica que
la empresa tiene establecidas las políticas para comunicarse aunque no se hace uso de otros
documentos para el control como inventarios, informes de otras áreas aparte de la de
abastecimiento, reportes diarios, tampoco se están involucrando a todas la áreas en el uso de la
documentación por lo que pueden haber fallas en la comunicación.

En base a la información que posee INALPROCES S.A se pudo identificar tantos sus puntos
fuertes y débiles que se detallan a continuación, teniendo como objetivo observar de una mejor
manera (FODA) las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de una manera más clara.

1. FODA

Tabla 3 FODA

FORTALEZAS DEBILIDADES
• Adquisición de materia prima a bajo costo. • Escasa publicidad de los productos en los
• Cuenta con una responsabilidad medios de comunicación y pocos
corporativa y un personal muy dedicado. seguidores en las redes sociales.
• Los productos son fabricados con • Falta de maquinaria y equipo, para la
ingredientes totalmente orgánicos por ello elaboración de los productos.
se impulsa el consumo de productos • Poca accesibilidad de los productos en los
nativos ecuatorianos. supermercados y tiendas de barrios en el
• Producto innovador. Ecuador.
• Producción y elaboración de productos • Stocks limitados de materia prima para la
con materia prima de gran calidad. producción.
• Cuenta con el apoyo de la CORPEI y con • Deficiente estructura organizacional.
Certificados que aseguran la calidad de los • Existe distorsión en la filosofía
productos y el tratamiento de los insumos. organizacional.
• Amplio conocimiento al mercado en el que • Desconocimiento de la marca en Ecuador.
se están desarrollando. • Insuficiente cantidad de proveedores.
• Fácil distribución de los productos a nivel • Bajos ingresos.
internacional.
• AMENAZAS • OPORTUNIDADES
• Competencia de empresas con mayor • Reconocimiento y experiencia en el
posición en el mercado y muy reconocidas mercado internacional ya que se trabaja con
a nivel mundial. materia prima internacional, y única.
• Competencia de productos sustitutos • Buena ubicación de la empresa lo que
posicionados en los consumidores permite la fácil distribución de los
internacionales. productos.
• Existen gran cantidad de cambios
regulatorios en el país.

16
 • La población consume menos legumbres, • Convenios internacionales (Francia, EE.
hortalizas y otros tubérculos. UU, China, etc.) y apoyo de la empresa Pro-
• Algunos países a los que se desea llegar Ecuador.
con el producto prefieren siempre el • Contar con accionistas internacionales y
producto local. con amplia demanda de los productos.
• Debido a la pandemia del COVID-19 las • Alto consumo de productos con bajo gluten
exportaciones han disminuido, afectando debido a la a percepción de las personas con
la economía de la empresa. estos alimentos.
• Falta de apoyo económico del Estado a las • Existen un alto porcentaje de diabetes en
pequeñas y medianas empresas, diferentes países.
impidiendo su desarrollo y el • Los proveedores cuentan con una amplia
cumplimiento de sus objetivos. experiencia en la producción de papas.
• El producto al no ser reconocido Se cuenta con un clima apto para la
nacionalmente, los ecuatorianos optan por elaboración del producto.
consumir snacks menos saludables.
Elaborador por: Grupo 1 (LAE5-3)
En base al FODA se desarrollaron las siguientes matrices para poder identificar a tope los
problemas que está atravesando la organización.

4.1 Matriz de impacto interno

Tabla 4 MATRIZ DE IMPACTO INTERNO

Elaborador por: Grupo 1 (LAE5-3)

Análisis: La empresa Kiwa son expertos en la elaboración de productos saludables, ya que
cuentan con productos de gran calidad y la adquisición de la materia prima es adquirida a bajos
17
costos, gran cantidad de personas del exterior consumen este producto porque la empresa cuenta
con certificados que aseguran la calidad del producto y con el apoyo de la CORPEI. Por otra parte,
la empresa debería hacerse conocer en su propio país, distribuyendo a pequeños negocios y no solo
en grandes locales, también evitar los stocks de materia prima que impide la elaboración del
producto, realizando nuevos convenios con pequeños agricultores que nos provean de materia
prima.
4.2 Matriz de impacto externo
Tabla 5 MATRIZ DE IMPACTO EXTERNO

Elaborador por: Grupo 1 (LAE5-3)

Análisis: De acuerdo con los valores ponderados en la matriz de impacto externo, se evidencia
que la principal amenaza que presenta la empresa Kiwa es que, el producto al no ser reconocido
nacionalmente, los ecuatorianos optan por consumir snacks menos saludables, y para ello se
presenta la debilidad con mayor ponderación la cual es los escases de publicidad del producto en
los medios de comunicación y por ende tiene pocos seguidores.

18
 4.3 Matriz de aprovechabilidad
Tabla 6 MATRIZ DE APROVECHABILIDAD

Elaborador por: Grupo 1 (LAE5-3)

Análisis: Como las fortalezas principales se tiene a la diferenciación del producto al ser
totalmente orgánico, tener certificados que aseguran la calidad del producto y el apoyo de la
CORPEI hacen que se puedan aprovechar las oportunidades como son el reconocimiento
internacional y los convenios entre varios países (Francia, EE.UU., China, etc.) que ayudara a la
expansión en estos mercados y a más reconocimiento de la marca.

19
 4.4 Matriz de vulnerabilidad
Tabla 7 MATRIZ DE VULNERABILIDAD

Elaborador por: Grupo 1 (LAE5-3)

Análisis: La matriz nos muestra que hay una estabilidad en la organización, y al ser un producto
que llega a sectores internacionales, el ser un producto innovador ha ayudado a la empresa a tener
oportunidades gigantes y que pueda rodearse de diferentes convenios internacionales, a su vez tiene
unas amenazas poco significativas ya que en el Ecuador no tiene la costumbre de consumir frituras
hecho de vegetales, y se centra más en la comida chatarra. Esta fritura aparte de ser saludable es
un snack que no está dirigido a personas de mediana y baja economía.

20
5 DIMENSIONES

5.1 ESTRUCTURALES:

5.1.1 Formalización

5.1.1.1 Objetivos

♦ “Innovación es uno de los objetivos, la empresa implementa un sistema de

producción que permitirá mejorar la calidad de sus productos” (Acosta, s.f.).
♦ “El objetivo de INALPROCES S.A es elaborar dos nuevos productos cada año.”
(Acosta, s.f.).
♦ “El objetivo de INALPROCES es ampliar su capacidad y variedad de producción,
con el propósito de seguir contribuyendo con el crecimiento agroindustrial a través
de sus proveedores agrícolas.” (Acosta, s.f.).
♦ “Desarrollar una herramienta para facilitar la cosecha de papa, esta sea menos
laboriosa para los agricultores mientras mantienen su suministro de papa andina
nativa de alta calidad y el compromiso de conservar la biodiversidad.” (Acosta, s.f.).
♦ “Apoyar a las empresas inclusivas que están cortando intermediarios, y luego dividir
con sus proveedores de bajos ingresos lo que el intermediario normalmente habría
tomado, generando así mayores ingresos para ambas partes.” (Acosta, s.f.).

5.1.1.2 Políticas

Estamos comprometidos con la Inocuidad, Legalidad, Autenticidad y Calidad de nuestros

productos, así como con la Seguridad Industrial, Salud Ocupacional, Prevención de: actos ilícitos,
corrupción y soborno. Además, nos comprometemos con el cuidado al Medio Ambiente en todas
las actividades realizadas, cumpliendo con todos los requisitos legales, promoviendo siempre el
Mejoramiento Continuo.

INALPROCES S.A garantiza el bienestar de su personal y demás partes interesadas, mediante

un Sistema de Gestión, diseñado para asegurar los pilares fundamentales de la calidad de nuestros
productos, la integridad legal en destino y la implantación de planes dirigidos hacia la reducción
y mitigación de accidentes laborales, enfermedades ocupacionales e impactos ambientales; la

21
provisión de los recursos económicos, tecnológicos y de talento humano requeridos para el
desempeño del Sistema de Gestión Integral.

5.1.1.3 Procedimientos

Métodos: A mediados del 2010 el trabajo conjunto del Centro Internacional de la Papa (CIP) e
INALPROCES nace la idea de comercializar papas nativas de colores en el Ecuador. Con la
participación del Instituto Nacional Autónomo de Investigaciones Agropecuarias (INIAP) y la
fundación Minga para la acción rural y la cooperación (MARCO), se identificaron dos variedades
de papas nativas adecuadas para ser producidas por agricultores del CONPAPA: Yana Shungo
(corazón negro en español) y Puca Shungo (corazón rojo) (Yumisaca et al... 2009). Ambas
instituciones implementaron el Enfoque Participativo de Cadenas Productivas en dos ocasiones
generando de esta manera un ambiente propicio para este negocio, a través de la producción de
publicaciones y la organización de eventos para dar a conocer a las papas nativas. (Jorge Luis
Alonso, 2014)

5.1.1.4 Programas

“Programa de recuperación de papas andinas nativas de los Andes Ecuatorianos en el año 2010”
(Uribe, 2017)

→ Nos hemos asociado con el programa Extreme para estudiantes de posgrado en la

Universidad de Stanford nos ayudarán durante 2017 a reducir los costos de nuestros chips
de remolacha más vendidos y a desarrollar una herramienta para ayudar a los agricultores
de papas nativas. (Acosta, s.f.)
→ Programa Direct Trade es una conexión ética, responsable y social entre los agricultores y
las empresas manufactureras sin intermediarios, de forma tal que el valor creado se
comparte entre las dos partes por igual. Por lo tanto, ambas partes trabajan en una relación
simbiótica, generando trabajo y esfuerzo para maximizar el valor de la materia prima y los
productos terminados, y se vuelven dependientes del éxito de cada uno. (Uribe, 2017)
→ El Proyecto Non-GMO es un esfuerzo de colaboración entre consumidores, minoristas e
industria. El sello de verificación de Non-GMO indica que el producto se ha producido de

22
 acuerdo con las mejores prácticas basadas en el consenso para evitar los organismos
genéticamente modificados en las materias primas. Los "organismos genéticamente
modificados", son plantas o animales creados a través de las técnicas de empalme de genes
de la Biotecnología o la Genética. (Acosta, s.f.)

5.1.2 Especialización.

Forma y grado en que se subdivide el trabajo. En la medida que sea alta, el personal se
concentrará en tareas específicas; cuando es baja, los integrantes de la organización desempeñarán
más tareas.

Ilustración 1 ORGANIGRAMA

: Organigrama de la empresa KiwaLife

Fuente: Repositorio Institucional de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE

Elaborador por: Grupo 1 (LAE5-3)

Análisis: La empresa KIWA maneja un organigrama general-vertical con tiempo y la

experiencia ha podido desarrollar una división de trabajo de forma industrial descentralizada con
23
profesionales especializados en cada una de sus funciones, porque así permite que los
colaboradores puedan ser capacitados con facilidad y puedan tener un aumento de eficiencia en la
producción cumpliendo con los objetivos de la empresa. Según (Díaz Burgos, 2016) ”... se puede
distinguir que el tipo de organigrama usado es vertical-general según el ámbito, funcional por su
contenido y vertical por su presentación”. De acuerdo con el planteamiento del autor, se observa
que el organigrama presentado por la empresa está realmente muy bien estructurado por funciones,
las mismas se encuentran especificadas y también se encuentra de manera vertical, ya que cada
área tiene una autoridad.

Tabla 8 MATRIZ DE IMPACTOS

EXISTE
FACTOR SI NO IMPACTO
La empresa INALPROCES S.A si tiene una misión bien
Misión X
detallada, no detalla el giro de negocio.
Visión X Tiene una visión que ya se debió cumplir, y es muy inspiradora.

Objetivos X Tiene objetivos claros.

Principios X Falta detallar más principios.

Valores X Falta incorporar más valores ya que solo tiene uno.

Políticas X Si tiene buenas políticas y se está cumpliendo objetivos.
Fuente: Repositorio Institucional de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE Elaborador por: Grupo 1 (LAE5-3)

Análisis: Tras realizar el respectivo análisis de la empresa Kiwa se pudo evidenciar que posee
una visión y misión enfocadas a corto plazo, sus objetivos y políticas son claras y precisas que
permiten comprender la orientación de la organización, también los principios y valores se
encuentran de manera poco detallados.

24
 5.1.3 Jerarquía de autoridad.
Tabla 9 MATRIZ DE JEARQUIA DE AUTORIDAD

Nivel Responsables
Gerente general
Alto
Subgerente general
Gerente de Operaciones
Gerente de Calidad
Intermedio Gerente de Ventas y Mercado

Gerente Administrativo Financiero

Jefe de Abastecimiento
Jefe Agrícola

Jefe de Mantenimiento

Jefe de Producción
Operativo Asistente de Investigación y Desarrollo

Jefe de ventas Ecuador y Latinoamérica

Jefe de ventas Europa, Asia y Norteamérica

Diseñador Gráfico
Contador General
Fuente: Repositorio Institucional de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE Elaborador por: Grupo 1 (LAE5-3)

Análisis: La empresa INALPROCES S. A. cuenta con un gerente y un subgerente, los dos están
al mando de la empresa, junto con sus diferentes departamentos o (áreas) realizan un buen trabajo
hasta ahora, ya que han logrado llevarla al éxito.

5.1.4 Centralización
Gerente General: Acosta Tamayo Francisco Martín. El señor Acosta ha cumplido
correctamente con las funciones de Gerente General, manteniéndose así desde el año 2010 como
autoridad máxima de la empresa.

5.1.5 Profesionalismo
Los colaboradores para poder ser parten de la organización tienen que cumplir diferentes
aspectos entre ellos una educación de tercer nivel, además tener experiencia al menos de dos años
en el sector industrial para la fácil adaptación en la organización, y si son para puestos de la alta

25
gerencia se debe tener un conocimiento amplio en BPM y manejo de Microsoft (Power Point,
Excel, Word), que tenga metas y nuevas ideas para la innovación y mejoramiento del producto.
(Linkedin, 2019)

5.1.5.1 Indicadores de recursos humanos e indicadores de relación del personal

con las áreas
Ecuación 1 INDICADOR DE EFICIENCIA

Cálculo Kg producto frito/hh trabajadas

Ecuación 2 INDICADOR DE EFICIENCIA

Cálculo (Kg. Producidos/Kg. Programados) x100

Ecuación 3 INDICADOR DE EFICICACIA

Tiempo de capacitación y entrenamiento promedio= Capacitación y desarrollo/ mejoramiento de

la productividad.

5.2 CONTEXTUALES:
5.2.1 Tamaño:
INALPROCES-KIWA cuenta con 41 empleados.
Tabla 10 MATRIZ DE TAMAÑO DE LA EMPRESA

Área Cargo N° de personas

Directorio Directores 3

Gerencia general Gerente General 1

Subgerencia general Subgerente general 1

Gerente de Operaciones 1

Jefe de Abastecimiento 1

Jefe agrícola 1
OPERACIONES
Jefe de Mantenimiento 1

26
 Jefe de Producción 1

Técnicos agrícolas 3

Chofer 1

Operarios 14

Gerente de Calidad 1

Calidad Asistente de Control de Calidad 2

Asistente de Investigación y Desarrollo 1

Gerente de Ventas y Mercadeo 1
Jefe de Ventas Ecuador y Latinoamérica 1
Jefe de Ventas Europa, Asia y Norteamérica 1
Ventas y mercadeo
Diseñador gráfico 1
Gerente administrativo - financiero 1
Contador general 1
Administración y finanzas Asistentes contables 2
Mensajero 1
Fuente: Repositorio Institucional de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE Elaborador por: Grupo 1 (LAE5-3)

Análisis: La empresa INALPROCES S.A tiene pocos trabajadores, pero que son necesarios en
cada área, esta permite que no haya una confusión de tareas, y el trabajo sea más específico, desde
el 2017 se cambió de sucursal se ha visto la necesidad de aumentar la cantidad de empleados para
la mejor eficiencia de su labor en cada departamento.

Recursos:

Maquinaria y equipo: Básculas, freidoras, balanzas, mesas de selección, peladoras,

empacadoras, cocinas, codificadora, rebanadoras, banda transportadora.

Ámbito de actuación.

Kiwa desarrolla sus actividades de fabricación de sus productos a nivel local en la provincia de
Pichincha mientras que para las actividades de comercialización se ha extendido a todo el país a
través de cadenas de supermercados y a varios países con las exportaciones. También trabaja
rescatando productos nativos de las regiones andinas del Ecuador y Perú al igual que genera trabajo

27
a pequeños agricultores, su precio es asequible para todos aquellos que quieran disfrutar de un
producto saludable y rico en nutrientes. El volumen de producción exportaciones es de entre 1 y 3
toneladas por cada contenedor.

5.2.2 Tecnología organizacional.

La organización busca actualizar el medio tecnológico para no perder el sabor del producto entre
esos:

• Diseño de sistemas de producción manual.

• Diseño y estructuración de la planta de producción.
• Monitoreo remoto de la línea de producción.
• Sistemas de inventario automatizados.
• Sistemas de producción
• Programas de contabilidad y administración (Brainlylat, 2018)

5.2.3 Entorno
INALPROCES S.A- Kiwa cuenta con un entorno muy amplio: La embajada de EE. UU, la
empresa CORPEI, Pro Ecuador, Stanfort, El Proyecto Non-GMO, El sello CSA, Direct Trade, La
OU (Unión Ortodoxa) Kosher, USAID (Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo
Internacional), GIZ (Organización Alemana de Desarrollo) y BID. Los Principales Clientes:
Sysco, Groco Foods, Planet Foods, Agidra, GED y la principal competencia es Terra que se dedica
a la fabricación de productos similares a los de Kiwa. (Díaz Burgos, 2016). Kiwa cuenta con un su
distribuidor productor AGROPAPA: Arcadio Chico, Rafael Medina, Sonia Maldonado, Nelly,
Santacruz.
ILUSTRACIÓN 2: PAÍSES DONDE EXPORTAN PRODUCTOS KIWA

28
 5.3 RELACIÓN ESTRATEGIA Y SU ESTRUCTURA.
6. MARCO ESTRATÉGICO

Tabla 11 MATRIZ DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Variables
Perspectiva de Óptica fundamental La empresa cuenta con cinco accionistas a la fecha y 41 empleados.
infraestructura Cuenta con un capital suscrito de 2’000.000
Es una empresa industrial.
Se enfoca a la producción y comercialización de snacks, con productos totalmente naturales,
como la papa nativa, yuca, zanahoria blanca y maqueños.
Cuentan con una página oficial de la empresa, que incluye una tienda on- line.
Capacidades distintivas Realizaron un convenio con un pequeño grupo de agricultores que se encargan de proveerles
la materia prima para la producción de los snacks.
Poseen certificados que avalan la calidad del producto.

Orientación a funciones, Observando la estructura organizacional, la empresa se orienta a funciones para delegar
procesos o su responsabilidades y también se enfoca en el mejoramiento de los procesos de producción, al
combinación incrementar la producción y minimizar los gastos que desfavorecen a la misma.

Cultura Valores que la sustentan Se manejan mediante la cultura de clan porque buscan el bienestar para la empresa y el
Organizacional crecimiento en los pequeños agricultores.

Dimensión cultural La empresa se enfoca a la realización personal o atribución, ya que han logrado que sus
distribuidores y personal de la empresa tengan un amplio conocimiento y experiencia en
varios ámbitos.
Contexto social Utiliza una cultura de alto contexto al mantener una buena relación con sus proveedores y
colaboradores.

29
Liderazgo Dimensiones Al enfocar su trabajo de producción en tareas específicas, la ayuda a pequeños agricultores,
de cobertura enfocarse en las estrategias. Se deduce que tienen una dimensión de micro nivel.

Tipo Nos enfocamos en un tipo de relación Formal, ya que en el momento de adquirir la empresa
se posicionó como gerente y al mismo tiempo se reconoció como líder.

Enfoque Es un líder carismático porque se enfoca en los valores de la organización, estratégico porque
el siempre busca la manera de cumplir con los objetivos para el crecimiento de la empresa y
de apoyo, ya que siempre trata de ayudar a sus empleados.
Perspectiva de Nivel de aplicación Su enfoque es global, ya que sus estrategias se dirigen hacia lo internacional.
estrategia Ambiente La empresa aplica una estrategia internacional debido a que la producción se desarrolla en la
matriz y se comercializan productos diferenciados como son los chips de vegetales orgánicos
tanto nacional como internacionalmente
Modo de ingreso Ya que los productos de Kiwa fueron acogidos en diferentes países lo más adecuado fue
implementar la estrategia de exportación.

Alternativas de acción Kiwa aplica una estrategia de diferenciación por lo que ofrece snacks saludables, un producto
de buena calidad único en el mercado, eso es lo que lo hace diferente de las demás empresas.

Integración de personal Al contratar personal nacional, se deduce que es una estrategia policéntrica
Manejo del conocimiento Conocimiento social, porque se encarga de realizar convenios con pequeños agricultores de
diferentes partes del país y conocimiento cultural, porque aprovecha la diversidad climática
del país y la diversidad cultural de sus clientes a nivel mundial.
Economías Utilizaron una estrategia de alcance reduciendo el costo al no usar intermediarios entre los
agricultores y la empresa.
Independientes Es una acción voluntaria porque han creado programas de comercio justo, capacitaciones,
inversión y desarrollo a favor de la comunidad
Estrategias Cooperativas Contratación y coalición.
Elaborador por: Grupo 1 (LAE5-3)

30
 7. Controles organizacionales
Tabla 12 MATRIZ DE CONTROLES ORGANIZACIONALES

Indicadores de eficiencia:
• Indicador rendimiento de materia prima en pelado: (Kg materia prima pelada / Kg materia
prima recibida) x 100
• Indicador rendimiento total de materia prima: (Kg producto frito / Kg materia prima recibida)
x 100
Controles • Indicador porcentaje de producción de producto de primera: (Kg producto frito de primera/
Controles estratégicos Kg de producto frito) x 100
organizacionales • Indicador de desperdicio: (Kg de desperdicio/ Kg de materia prima recibida) x 100
• Indicador productividad de mano de obra en selección: Kg de producto frito/ hh trabajadas.
• Indicador eficiencia de mano de obra en selección: (hh trabajadas / hh programadas) x 100.
Indicadores de eficacia:
• Indicador cumplimiento del plan de producción: (Kg producidos / Kg programados) x 100.
Controles Indicador de rentabilidad: Margen neto: Utilidad/Ingresos x 100
financieros
Elaborador por: Grupo 1 (LAE5-3)

31
8. Análisis Organizacional Múltiple

8.1 Análisis Multietapa

8.1.1 Etapa 1: Planeación
Procesos:

• Planificación estratégica • Administración de talento Humano.

• Ventas • Administración de sistemas y
• Abastecimiento tecnología.
• Producción • Gestión ambiental y seguridad
• Logística y distribución industrial.
• Mercadeo • Gestión de calidad.
• Investigación y desarrollo • Gestión de Seguridad BASC.
• Administración financiera • Mantenimiento (Kiwa, 2008)

8.1.2 Etapa 2 Organización

8.1.2.1 Cambio Organizacional:
Mejorar el proceso de producción, con el fin de incrementar la productividad y disminuir los
desperdicios de materia prima.

Estudios Administrativos: Existe buena relación entre gerente y empleados.

Instrumentos técnicos de apoyo: “La exportación de sus productos a diferentes países,

promoviendo la asociatividad a nivel de pequeños y medianos productores, como medio de
vinculación entre la industria y la producción primaria” (Díaz Burgos, 2016)

8.1.3 Etapa 3: Dirección

Comunicación: tipo Formal, ya que se establece de acuerdo con la estructura organizacional.

Motivación: Algunos de los empleados con el pasar del tiempo han escalado posiciones y han
accedido a formar parte del grupo de accionistas por lo que es esta una motivación constante al
personal de poder formar parte de los directivos de la empresa.

32
 Grupos y equipos de trabajo: “… un equipo muy fuerte, personas con energía positiva que
incluye fantásticos distribuidores en todo el mundo y están trabajando con organizaciones de
desarrollo para ayudar a los pequeños agricultores” (Kiwa, 2008).

Manejo del estrés, el conflicto y la crisis: “… buscan relaciones saludables entre todos los
empleados, y en su entorno mantienen un ambiente en donde se refleja amistad y amabilidad”
(Kiwa, 2008).

Toma de decisiones: En la toma de decisiones participan tanto el gerente general con apoyo
del subgerente general.

Creatividad e innovación: “Transforma ideas en soluciones y oportunidades. Lanzan al

mercado al menos 2 productos cada año y obtiene premios de innovación como los que ha recibido
en programas de comida como Anuga y SIAL” (Kiwa, 2008).

8.1.4 Etapa 4 Control:

• “Seguimiento constante de los procesos,
• Se basa en el control de calidad y;
• Aplicación de las 7HB (herramientas básicas)” (Díaz Burgos, 2016).

33
9. Matriz de Fortalecimiento InstitucionalMatriz 1: Matriz de fortalecimiento institucional
Tabla 13 MATRIZ DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

Procesos y áreas Objetivo específico Resultados Acciones Nivel de Período

para fortalecer esperados ejecución ejecución

PRODUCCI PLANIFICACIÓN Establecer horarios fijos en En el proceso de Supervisar a cada uno de D. 2020 -
ÓN Y el área de producción, para producción se llegará los empleados con el Producción 2021
PROGRAMACIÓ un mejor rendimiento por a lograr la eficiencia cumplimiento de los
N DE LA parte de la mano de obra. y eficacia de la mano horarios.
PRODUCCIÓN de obra, obteniendo
ELABORACIÓN Capacitar al personal en el menos desperdicios Realizar evaluaciones al D. 2020-
DE “SNACKS” área de producción por en la elaboración y personal, identificar el Producción 2021
periodos de tiempo y con entrega de los rango de conocimiento que
prácticas, para tener una productos de acuerdo tienen y así reducir el
mejor satisfacción al cliente con el plazo de porcentaje de fallas en los
y sea nuestro valor tiempo establecido y productos.
agregado. proporcionando el
CONTROL DE Verificar que se encuentre ahorro de costos en Establecer la cantidad de D. 2020-
PRODUCCIÓN la suficiente cantidad de la empresa. materia prima que se va a Producción 2021
materia prima que se producir y vigilar que se lo
necesita al momento de la realice como está planeado.
producción.
MERCADE ESTUDIO DE Integrar indicadores aptos Con la finalidad de Buscar indicadores en base D. 2020-
O CLIENTES Y para conocer por parte de satisfacer al cliente y a las encuestas y Administrat 2022
MERCADOS los clientes la demanda conociendo las sugerencias, Aplicar los ivo
insatisfecha y todas las necesidades y indicadores que sustenten la
necesidades que el mercado requerimientos, se ha insatisfacción de los
posee. implementado, la clientes, Cambiar o
publicidad online, la aumentar más indicadores.

34
DESARROL.LO Identificar el sector al que obtención de Designar a un grupo de D. Ventas 2020-
DE va dirigido el plan de productos elaborados empleados la realización y Mercadeo 2021
ESTRATEGIAS Y mercadeo, mediante el con gran calidad, los del plan de mercado y
PLANES DE análisis de la competencia mejores precios en el comunicarlo al resto de la
MERCADEO aprendiendo de sus mercado y una organización.
estrategias haciendo uso de mayor demanda de
publicidad online. este, logrando el
ADMINISTRACI Realizar un informe posicionamiento de Capacitar a los empleados D. Calidad 2020-
ÓN DE detallando de la cantidad de la marca y el sobre un mejor manejo y 2021
PRODUCTOS materia prima que se usó, reconocimiento en uso de la materia prima.
para evitar desperdicios al todo el mundo.
momento de elaborar el
producto.
DESARROLLO Diseñar un plan de precios Buscar un método de D. 2021-
DE en donde se pueda hacer un costeo que favorezca a la Financiero 2022
ESTRATEGIAS análisis con el fin de empresa y al cliente.
DE PRECIOS reducir costos y gastos y
generar un mejor precio al
mercado.
PLANIFICACIÓN Incrementar mecanismos de Buscar intermediarios para D. de 2020-
Y MANEJO DE ayuda para la distribución distribuir los productos al Ventas y 2021
CANALES DE del producto, como la mercado nacional e Mercadeo
VENTAS utilización de internacional.
intermediarios.
PUBLICIDAD Y Generar publicaciones Crear un grupo de trabajo D. de 2020-
PROMOCIÓN constantes que estén que se encarguen de Ventas y 2022
integradas con promociones realizar la publicidad y que Mercadeo
y que la marca sea más siempre estén innovando
conocida. las presentaciones y
promocionando la marca.

35
 PLANIFIC DESARROLLO Establecer análisis A partir del proceso Monitorear utilizando D. 2020-
ACIÓN DE PLAN continuos de la empresa de planificación indicadores de eficiencia y Administrat 2025
ESTRATÉ ESTRATÉGICO revisando sus factores estratégica la eficacia para luego redactar ivo
GICA DE NEGOCIO críticos, integrando estructura está un informe en donde se
estrategias mediante la enfocada en el tomen decisiones de
revisión y mejora de la desarrollo de mejora.
estructura organizacional. estrategias,
DESARROLLO Realizar un documento consiguiendo el Elaborar un listado de D. 2020-
DE PLANES donde se detalle los cumplimiento de los objetivos que sean Administrat 2021
OPERATIVOS objetivos a cumplirse por objetivos planteados medibles, verificables y ivo
parte de la empresa, en un y un elevado alcanzables.
tiempo determinado. crecimiento
ADMINISTRACI Crear nuevos programas y organizacional, Contratar asesores y D. 2020-
ÓN DE proyectos en los que estén generando la personas interesadas en la Administrat 2021
PROGRAMAS Y integrados participantes ya satisfacción del organización los cuales ivo
PROYECTOS sean internos y externos de cliente, así mismo se aporten con nuevas ideas
la organización con la ha implementado un para aplicar los programas
finalidad de obtener un sistema de monitoreo y proyectos.
crecimiento organizacional. para poder controlar
DESARROLLO Realizar planes programas al personal Revisar los estados D. 2020-
DE PLANES DE y proyectos para generar facilitando el financieros que tiene la Administrat 2021
INVERSIÓN Y más financiamiento en la desarrollo de este e empresa, determinar el ivo
CAPITALIZACIÓ empresa. incrementar la presupuesto y elaborar
N rentabilidad de la proyectos de inversión.
organización.
Análisis: Después de realizar la evaluación e identificar algunos elementos, el personal y la dirección de la organización deben
actualizar o mejorar su planificación estratégica y las acciones concretas que son necesarias para mejorar cada área organizativa. Este
análisis se identificó no solo los errores sino las fuerzas que pueden inhibir o respaldar el cambio propuesto e idear una estrategia para
abordar dichos errores. El personal y la dirección de la organización deben concentrarse en desarrollar un plan de acción factible y
propuesta que pueda implementarse en un período de tiempo específico, tomando en cuenta todos los factores internos. Antes de

36
emprender una mejora, la acción propuesta debe ser verificada en función de los estatutos internos de la organización, así como también
de las leyes naciones y normativas, así podemos seguir a la visión del estudio.

37
 En relación con el diagnostico que se realizó en la empresa Inalproces-Kiwa se identificó que
existen algunas problemáticas en las áreas que la conforman:
PONDERACIÓN DE ÁREAS

OPERACIONES (ABASTECIMIENTO Y PRODUCCIÓN) 2

• Poca accesibilidad de los productos en los supermercados y tiendas de barrios en el

Ecuador.
• Stocks limitados de materia prima para la producción.
CALIDAD 0

VENTAS Y MERCADEO 3

• Poca accesibilidad de los productos en los supermercados y tiendas de barrios en el

Ecuador.
• Desconocimiento de la marca en Ecuador.
• Escasa publicidad de los productos en los medios de comunicación y pocos seguidores en
las redes sociales.
• Bajos ingresos.
ADMINISTRATIVA FINANCIERA 4

• Insuficiente cantidad de proveedores.

• Existe distorsión en la filosofía organizacional.
• Desconocimiento de la marca en Ecuador.
Finalmente, se debe de realizar una metodología para el estudio organizacional y poder
identificar el problema que posee Kiwa y al final buscar la solución pertinente.

38
Anexos

39
 METODOLOGÍA
ORGANIZACIONAL

40
 UNIDAD II: Metodología para el Estudio Organizacional de la empresa

INALPROCES-KIWA S.A

10.1.1 Etapa 1: Visión del estudio

Los autores desean realizar el presente estudio, basado en el diagnóstico elaborado se pudo
identificar que KIWA posee ventas bajas y eso se da por diferentes causas como: Una filosofía
organización desactualizada por falta de compromiso de la alta gerencia, debido a que no se
refleja la importancia en el cumplimiento de objetivos y conlleva a la falta de integración del
personal en los procesos administrativos. No existe supervisión en el proceso de elaboración
por la falta de conocimientos o experiencia, la falta de mantenimiento en la maquinaria,
operarios sin capacitación formal, el personal cumple tareas no designadas y la existencia de
tiempos muertos en el horario laboral, generando así desperdicios en la producción. Existe
desconocimiento de la marca en el Ecuador porque el producto se enfoca exclusivamente a
mercados internacionales, en cambio la distribución a nivel nacional es limitada en los
supermercados, se orienta a personas con un nivel de economía alto, y da como resultado un
precio es muy elevado y no se han destinado los suficientes recursos para difundir la marca.
Falta de estandarización de la materia prima donde existe la carencia de creación de normas y
procedimientos porque no hay reuniones formales que puedan ayudar a la creación de normas,
ocasionando operaciones ineficientes al momento de procesar la materia prima y en el
rendimiento de los empleados, y debido a la pandemia del Covid-19 se han disminuido las
exportaciones del producto, el país tuvo una desaceleración en los mercados internacionales y
al no existir demanda del producto, afecta el crecimiento de la organización.

10.1.2 Aproximación de conceptos

1. Se necesita encontrar el inconveniente que existe por la falta de actualización de la

filosofía organizacional, esta se puede dar por el desinterés de las autoridades que solo
se enfocan en la producción o por la falta de integración de la alta gerencia.
2. Se requiere conocer las causas de la falta de supervisión en los procesos puesto que no
cuenta con un personal capacitado y la cantidad suficiente de personas para ser
designada como supervisor debido a la falta de presupuesto para contratar a
profesionales.

41
 3. Se espera detectar cuales son las causas de que en Ecuador exista desconocimiento de
la marca KIWA, pueda que esto se dé porque el consumidor ecuatoriano no se preocupa
por cuidar la salud y opta por consumir productos que afectan a la misma, otra
perspectiva puede ser que los ecuatorianos no valoran la calidad sino la cantidad.
4. Saber por qué no existe un grupo de personas que se encarguen de la estandarización de
la materia prima, esto puede ser por falta de personal capacitado, o podría darse por la
falta de interés de la alta gerencia.
5. Se necesita saber a profundidad cuales son las consecuencias que ocasiona las bajas
ventas y como se verían afectadas por la pandemia del Covid-19 en KIWA, ya que
muchas empresas están cerrando sus puertas debido a tal situación, también las
exportaciones se han disminuido, además, puede ocurrir que haya despido del personal
por la falta de presupuesto.
10.1.3 Evolución de una idea:

10.1.4 Percepción

Concepción: INALPROCES S.A - KIWA cuenta con una filosofía organizacional

desactualizada, no existe supervisión en el proceso de producción, desconocimiento de la marca
a nivel nacional, falta de estandarización de la materia prima y la pandemia del Covid-19 ha
afectado a las exportaciones, conllevando a tener bajas ventas.

Examen preliminar: La ausencia de capacitaciones por la falta de presupuesto, interés e

integración de la alta gerencia son las causas que originan el problema.

Formulación de preguntas:

¿Debido a qué factores se dan las bajas ventas en INALPROCES-KIWA? ¿Por qué no existe
una actualización de la filosofía organizacional?, ¿Qué desventaja ocasiona la falta de
estandarización a la hora de la elaboración del producto?, ¿Por qué se da el desconocimiento de
la marca KIWA en Ecuador?, ¿Porque no existe una función de supervisión en el proceso de
producción?, ¿De qué forma ha afectado la pandemia del COVID -19 a la empresa KIWA?

10.1.5 Depuración

42
 Organización: Filosofía organizacional desactualizada, desconocimiento de la marca a
nivel nacional, no existe supervisión en el proceso de producción, falta de estandarización de
la materia prima y la pandemia del Covid-19 ha afectado a las exportaciones.

Extrapolación: Debido a la falta de presupuesto, el desinterés y la desintegración de la alta

gerencia, ocasiona ineficiencia en el personal por la falta de capacitación, siendo las causas que
originan el problema.

Retroalimentación: La filosofía organizacional desactualizada se da por el desinterés y la

desintegración de la alta gerencia, el desconocimiento de la marca a nivel nacional no existe
supervisión en el proceso de producción, esto ocasiona ineficiencia en el personal, falta de
estandarización de la materia prima y la pandemia del Covid-19 ha afectado a las exportaciones
generan que no exista presupuesto, conllevando a tener bajas ventas.

10.1.6 Consolidación

Estructuración: La filosofía organizacional se encuentra desactualizada se desconoce la

marca KIWA a nivel nacional por lo que no existe supervisión en el proceso de producción
ocasionando diversificación en la materia prima y la afectación de la pandemia del Covid-19
en las exportaciones provocando así las bajas ventas en la organización.

Registro: El problema central INALPROCES S.A-KIWA son las bajas ventas que posee,
esto se da por la filosofía organizacional desactualizada, también existe el desconocimiento del
producto a nivel nacional por la falta de presupuesto, interés e integración de la alta gerencia
que ocasiona una ausencia de supervisión En el proceso de producción generando desperdicios
de la materia prima. La pandemia de COVID-19 las exportaciones han sido disminuidas y no
genera ingresos.

Exposición: Planificar una reunión con los principales representantes de INALPROCES

S.A - KIWA para exponer los beneficios que obtendrá la empresa si se implementase este
estudio organizacional, se procederá a conocer con mayor claridad los problemas y las causas
que lo originan, de esta forma se identificará con mayor precisión a qué área o proceso de la
empresa prestarle más atención.

Se lo realizará mediante la creación y aplicación de normas de estandarización en el proceso

de elaboración del producto generando un valor agregado que sea percibido por el consumidor.

43
 Lanzar promociones de productos en los supermercados, cambiando el empaque de la
presentación, patrocinar eventos y participar en nuevas ferias de alimentación ecuatorianas,
teniendo un ascenso de ventas a nivel nacional e internacional.

Incentivar al personal reconociendo su esfuerzo mediante ascensos laborales y

bonificaciones.

Utilizar el apoyo del gobierno, crear alianzas estratégicas o solicitar permisos para que las
exportaciones no se detengan y se pueda evitar que la empresa siga perdiendo ventas.

Mejorar la imagen corporativa, dándole una visión y misión más real y alcanzable y lograr
que los objetivos generen motivación a los empleados.

Por otro lado, si no se logra realizar este estudio, la empresa se estancaría sin oportunidades
de crecimiento por lo que no obtendrá más clientes y con ello no podrá hacer frente al entorno
competitivo actual provocando que la organización quede en bancarrota y en el peor de los
casos se desintegre.

10.2 Etapa 2: Planeación

10.2.1 Determinación del factor de estudio

10.2.1.1 Naturaleza
El presente trabajo constituye un estudio organizacional acerca de la situación que ocurre en
INALPROCES S.A - KIWA, internacionalmente es considerada como una empresa de
alimentos saludables con la marca reconocida como Kiwa. Por esta razón, las características
propias de la investigación realizada permiten obtener resultados óptimos acerca del estado
actual de la empresa.

10.2.1.2 Alcance
Se estudiarán las áreas que influyen directamente en el problema de INALPROCES S.A-
KIWA las cuales son: área administrativa-financiera, área de operaciones y ventas/mercadeo.
Para realizar el análisis pertinente se buscarán soluciones a cada área.

10.2.2 Fuentes de estudio

44
10.2.2.1 Fuentes internas
La siguiente matriz a ayuda a encontrar y agrupar las áreas, documentos, etc. Con el fin de
identificar los elementos internos que deben estudiarse para que la organización pueda cumplir
con su cometido.

45
 Tabla 14 MATRIZ DE FUENTES INTERNAS

Matriz 2: Fuentes internas

Áreas afectadas Otras unidades Nivel Tipos de Unidades de Comisiones, Recursos de

administrativas documentos mejoramiento comités equipos y información
administrativo grupos de trabajo
Administrativa- Órgano de Planificación Auditoría externa. Comités de Internet, página
financiera gobierno: estratégica. accionistas. web de las
El acta de SUPERCIAS.
constitución.
Medio: Informe gerencial.
Balances.
Manual Contable.
Presupuesto anual.
Ventas y mercadeo Diseño gráfico Medio Reportes de ventas Asesoría técnica de Grupo Tienda online de
Informes mensuales ventas y marketing. KIWA.
y anuales (balances
generales).
Operaciones Bodega Operativo Manual de procesos. Capacitadores Equipos de talento Sitio web: tesis.
(abastecimiento y Hoja de costos. especializados en humano.
producción) Kardex producción y recursos
humanos.
Elaborado por: Grupo N°1 AE5-3

Análisis: De acuerdo con la información interna de INALPROCES S.A-KIWA, se concluye que cada área afectada cuenta con documentos de
suma importancia tomados de diversas fuentes institucionales, que servirán para dar una solución a la organización.

46
 10.2.2.2Fuentes externas

10.2.2.2.1 Normativas
La empresa INALPROCES S.A-KIWA debe estar regida por uno o más entes para un
correcto funcionamiento, por lo cual se tienen:

Tabla 15 MATRIZ DE NORMATIVAS

Organismos Instituciones oficiales

Normas ISO: 9001 Superintendencia de compañías valores y seguros.

SRI.
Código de comercio.

Normas INEN Servicio Nacional de Aduanas del Ecuador.

ARCSA.
Elaborado por: Grupo N°1 AE5-3

10.2.2.2.2 Competidores
En este punto se describen las empresas que compiten directamente con INALPROCES S.A-
KIWA por lo que sus experiencias constituyen un factor decisivo para lograr resultados,
comparando la información relevante de ambas organizaciones.

47
 Tabla 16 MATRIZ DE COMPETIDORES

Competidores Ventajas Competitivas Reportes de ventas Comparación con

INALPROCES S.A-KIWA
PEPSICO Es reconocida a nivel nacional con variedad de productos a 2017: $55.517.549,30 2017: $ 1.560.910,03
un bajo precio. 2018: $61.870.226,80 2018: $ 4.133.822,79

INALECSA Es una empresa que cuenta con más de 40 años en el mercado 2017: $48.571.546,17 2017: $ 1.560.910,03
ecuatoriano, tiene una variedad del producto. 2018: $48.716.575,85 2018: $ 4.133.822,79
CARLI Carli snacks Cía. Ltda., cuenta con mucha experiencia en el 2017: $ 18.290.186,82 2017: $ 1.560.910,03
mercado y una gran variedad del producto a un bajo precio. 2018: $ 19.155.374,90 2018: $ 4.133.822,79

BANCHISFOOD Se constituye en uno de los más importantes dentro de la 2017: $ 1.861.865,49 2017: $ 1.560.910,03
S.A. Cadena de Valor, cuenta con líneas de producción completas 2018: $ 1.647.917,13 2018: $ 4.133.822,79
y posee variedad de productos a un precio muy cómodo.
Elaborado por: Grupo 1 (LAE5-3)

Análisis: La experiencia que tienen las empresas conlleva a posicionarse de mejor manera en el sector industrial ecuatoriano,
generando gran diferencia en los reportes de venta, esto nos ayuda a comprender que en el departamento de mercadeo y ventas se tiene
una falencia que no permite que se pueda generar más ingresos.

48
 10.3 Definición del objetivo del estudio
10.3.1 Objetivo general
Incrementar el nivel de ingresos de INALPROCES S.A-KIWA mediante la implementación de
un plan de ventas y contratación de asesores de mercadeo, aprovechando los factores positivos
interno como la materia prima, recursos tecnológicos y factores externos como contar con el apoyo
de la CORPEI y tener una relación directa con los proveedores sin intermediarios que posee la
organización, con el fin de mejorar el posicionamiento de la marca y atraer nuevos clientes.

10.3.2 Objetivos específicos

• Proyectar metas mensuales alcanzando una participación en el mercado de un 5% hasta
2021 a través del análisis de fuentes de investigación interna y encuestas de satisfacción al
cliente.
• Implementar estrategias de mercadeo digital.
• Reducir precios, a través de la estandarización de procesos y aplicando un modelo de
costeo.

10.4 Investigación preliminar

Mediante el análisis realizado del origen y la literatura legal de INALPROCES S.A. - KIWA
se encuentra que, la organización fue creada por Martin Acosta, quien actualmente es el gerente
de la empresa, además en el transcurso de los años se ha realizado algunas reformas, como el
aumento de accionistas, ya que inicialmente se contaba con dos y un capital suscrito de $ 800,00
y a la actualidad lo conforman cinco personas y un capital de $1’000.000,00. Del tal modo, el
estudio organizacional que se está aplicando a INALPROCES S.A, se evidencia que el problema
y las causas se encuentran en las áreas administrativa-financiera, operaciones, ventas y mercadeo.

10.4.1 Lineamientos de investigación

De acuerdo con las áreas, recursos y factores que inciden de manera directa en la problemática
de INALPROCES S.A - KIWA se deben establecer mejoras que se adapten a la situación
financiera de la empresa, utilizando habilidades como: alta capacidad de observación,
adaptabilidad a todas las situaciones, pensamiento crítico, capacidad resolutiva, capacidad de
trabajar en equipo bajo presión y capacidad de asociación. Se trabajará también con recursos

49
humanos, tecnológicos y recursos técnicos los cuales son necesarios para el estudio y
cumplimiento de objetivos.

10.4.2 Contenido de la investigación

De acuerdo a la información que posee INALPROCES S.A - KIWA se rige de las leyes de la
SUPERCIAS y el SRI (Servicio de Rentas Internas) las cuales la controlan, también se encuentra
el código de comercio que regulan las relaciones mercantiles de la empresa, además se encuentra
el SENAE que rigen las exportaciones que realiza Kiwa y finalmente se encuentra la Agencia
Nacional de regulación, control y vigilancia sanitaria, la cual regula y controla la calidad,
seguridad, eficiencia e inocuidad de los productos.

Información sobre el campo de trabajo

El tipo de organigrama que la empresa INALPROCES S.A -KIWA maneja es Vertical-General

donde cada función se encuentra asignada a cada área para que los respectivos trabajadores puedan
cumplir con las tareas, contando con técnicas administrativas, además se han realizado estudios
por la universidad de Stanford, documentos académicos y cuenta con una página web, todo esto
permite obtener información detallada.

Información de otras organizaciones de este o diferente giro.

INALPROCES S.A - KIWA cuenta con competidores a nivel internacional como es Terra, que
lleva en el mercado más de 20 años de creación. Mientras que en el nivel nacional se encuentran
los competidores como: PepsiCo, Inalecsa, Carli, BanchisFood S.A, entre otros.

50
 10.5 Preparación del proyecto de estudio
Tabla 17 MATRIZ DE PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE ESTUDIO

Elementos Descripción
Naturaleza del El presente trabajo constituye un estudio organizacional acerca de la situación que ocurre en INALPROCES S.A - KIWA,
estudio internacionalmente es considerada como una empresa de alimentos saludables con la marca reconocida como Kiwa. Por esta
razón, las características propias de la investigación realizada permiten obtener resultados óptimos acerca del estado actual de
la empresa.
Alcance Se estudia las áreas que influyen directamente en el problema de INALPROCES S.A-KIWA las cuales son: área
administrativa-financiera, área de ventas y mercadeo, y finalmente el área de operaciones. Para realizar el análisis pertinente
se buscarán soluciones a cada área.
Justificación Se pretende llevar a cabo estudio organizacional en la empresa INALPROCES SA-KIWA, que se dedica a la refinación y
comercialización de alimentos, y comprender las razones de la desaceleración de las ventas nacionales e internacionales. Por
lo tanto, esto se refleja en el balance general proporcionado por la empresa, que detalla los bajos ingresos obtenidos.
Antecedentes
INALPROCES S.A-KIWA, desde el año 2010 se dedica especialmente a la venta de productos alimenticios a nivel
internacional porque no ha tenido acogida a nivel nacional, según se observa en la SUPERCIAS en los últimos años se estima
que alrededor del 25% de los ingresos se han reducido generando pérdidas, afectan áreas específicas de la empresa como:
administrativa-financiera, operaciones, ventas y mercadeo, las cuales requieren de mayor atención, por otra parte al tomar
medidas correctivas se puede elevar el nivel de ventas y exportaciones.
Objetivos Objetivo General: Obtener un amplio conocimiento de los factores involucrados en las ventas bajas mediante el uso de
técnicas administrativas, que permitan a los gerentes y directivos de la organización tomar decisiones oportunas para la
satisfacción de clientes, alcanzando ventajas financieras.
Objetivos específicos
• Utilizar el análisis de estructuras, diagrama de relaciones y diagrama de causa y efecto.
• Recopilar información verídica de las áreas afectadas.
• Realizar observaciones e investigaciones de los requerimientos y necesidades de los clientes buscando su satisfacción
aumentando el número de clientes y así incrementando la rentabilidad.
Estrategia • Desarrollando técnicas administrativas que generen información en las áreas afectadas.
• Implementando encuestas de satisfacción al cliente.
• Entrevistando al personal de las áreas afectadas.

51
 Acciones El estudio organizacional se iniciará con la recopilación de datos de diferentes fuentes, analizar los documentos internos y
externos mediante el uso de diferentes técnicas administrativas, para exponer a través de informes ante los gerentes y
coordinadores, las causas y soluciones encontradas a los problemas detectados.
Recursos Se usarán los recursos tecnológicos, humanos y tecnológicos.
Costo Se le pagará al equipo 924$ a los analistas, 1.198 $ al líder del proyecto, 1.500 $ al coordinador del proyecto. El costo total
seria 5.470$
Resultados El estudio organizacional se lo hace con el fin de recopilar datos para identificar los factores involucrados en las bajas
ventas de INALPROCES S.A - KIWA e implementar soluciones en las áreas afectadas, mediante el uso de técnicas
administrativas para que la empresa aumente su nivel de ventas.
Información Se aplicará la técnica de análisis documental.
Análisis: De acuerdo con los elementos que se presentan en la preparación del proyecto de estudio, se ha realizado una investigación
profunda de la empresa INALPROCES-KIWA que nos ayuda a conocer las áreas afectadas dentro de la organización, permitiéndonos
hallar soluciones factibles para la misma, mediante el uso de recursos que tiene la empresa, con el fin de obtener resultados positivos.

10.6 Programa de trabajo

Se identifican todos los componentes del programa de trabajo que tiene INALPROCES S.A-KIWA, detallando la información que
posee de manera concisa y veraz.
Tabla 18 MATRIZ DE PROGRAMA DE TRABAJO
Componentes Descripción
Identificación Estudio Organizacional.
Responsable Grupo I y gerentes de las áreas administrativo financiera, mercadeo y ventas, operativa.
Área Administrativa Financiera, Mercadeo y ventas, Operativa.
Fases Fase 1: Diagnóstico.
Fase 2: Planificación.
Fase 3: Ejecución del estudio.
Fase 4: Retroalimentación.
Fase 5: Resultados.
Calendario De junio a agosto 2020.
Reportes de avance Reportes dirigidos al coordinador del proyecto cada semana.
Periodicidad Semanal.
Elaborado por: Grupo 1 (LAE5-3)

52
 Ilustración 3 DIAGRAMA DE GANTT PROGRAMA DE TRABAJO

Es un instrumento para coordinar, implementar y hacer progresar la estrategia de la organizació.Concreta las líneas generales contenidas dentro de un plan que
Programa de trabajo está conformado por un conjunto de programas. El programa hace posible el plan mediante un conjunto de acciones orientadas a alcanzar metas y objetivos.
Actividades
Meses Junio Julio Agosto
Semanas 1 2 3 4 1 2 3 4 1
Estudio de la empresa
Recopilación de datos
Análisis de datos
Identificación del problema
Definición del problema
Determinar la visión del problema
Fijar los objetivos y estrategias del estudio
Definir principios de trabajo
Designar responsabilidades
Establecer cronogramas
Establecer estimación de costos y recursos
Identificar las técnicas a usarse
Aplicar las técnicas administrativas.
Conocer las causas del problema.
Realizar investigaciones y observaciones de las causas.
Usar recursos establecidos.
Implementar estrategias.
Identificar posibles soluciones.
Establecer indicadores de desempeño
Comparar y evaluar el desempeño con el indicador.
Detectar errores.
Aplicar acciones correctivas de las causas.
Elaborar informe.
Presentación de resultados.

Fase 1:
Diagnóstico
Fase 2:
Planificación

Fase 3: Ejecución
del estudio
Fase 4:
Retroalimentaci
ón
Fase 5:
Resultados

Elaborado por: Grupo 1 (LAE5-3)

53
 10.7 Prediagnóstico
Para analizar los problemas que conlleva la empresa INALPROCES-KIWA se realiza un prediagnóstico que ayuda a conocer de mejor manera
la organización, generando información base para el diagnóstico posterior.

Tabla 19 PREDIAGNÓSTICO

Pre-diagnóstico
Marco de actuación La empresa INALPROCES-KIWA, fue creada el 15 de enero del 2010.
Cambios en la Aumento de capital el 23 de junio del año 2014 de $800.000 a $1´000.000 y cambio de domicilio de la empresa el 6 de enero de
composición 2017 del cantón Quito al cantón Rumiñahui, además se han realizado cinco transferencias de acciones en los años 2011, 2016 y
jurídica 2020 contando con un accionista extranjero.
Contexto Naturaleza Empresa Industrial, Sociedad anónima.

Dimensión Mediana empresa.

Sector de actividad Elaboración de productos alimenticios.

Giro industrial Fabricación de alimentos perecibles a base de frutas, legumbres, tofu (cuajada de soya) hortalizas peladas,
cortadas y finalmente empaquetadas para su distribución.
Competencias La variedad de snacks que se laboran a base de productos especiales como la papa nativa, zanahoria blanca, camote, entre otros,
centrales diferenciándolos de los demás por ser saludables y tener un sabor único.
Enfoque de trabajo La empresa se orienta a funciones por lo que se delega responsabilidades y se enfoca al mejoramiento a los procesos de
producción, y minimizar los gastos.

Vínculo con el Se tiene una relación transparente y de diálogo con las partes interesadas, es esencial responder a los desafíos y oportunidades que
medio presenta INALPROCES- KIWA, pues surgen del desarrollo de actividades de los grupos de interés que tiene la empresa hacia los
clientes internos y externos.

54
 Desempeño INALPROCES-KIWA es una marca global de chips de vegetales Premium, ha logrado internacionalizar el producto y ha conseguido
obtener varios certificados con el apoyo de varias organizaciones, sin embargo, se han presentado obstáculos para cumplir con el
objetivo de la empresa por lo que presenta bajas ventas ocasionando pocos ingresos, debido a: la falta de estandarización de la
materia prima, la marca Kiwa no es conocida a nivel nacional, por falta de publicidad, cuenta con una filosofía organizacional
desactualizada, la falta de supervisión en el proceso de producción y actualmente la pandemia del Covid-19 que impide la
exportación del producto.
Elaborado por: Grupo 1 (LAE5-3)

10.8 Autorización para realizar el estudio

La solicitud de autorización del estudio se la hizo con el fin de recopilar datos importantes que posteriormente nos serán de utilidad para seguir
realizando nuestro proyecto de investigación.

Quito, 12 de Julio de 2020

Ing. Viviana Viteri

Coordinadora Comercial de INALPROCES S.A.

Presente.

De nuestras consideraciones.

Por medio del presente, le hacemos llegar un atento y cordial saludo, a la vez desearle éxitos en el cargo que desempeña, el motivo de la presente
es para solicitarle de la manera más comedida nos brinde información detallada de la empresa, y a su vez la aprobación para un proyecto de
investigación: estudio organizacional de INALPROCES S.A- KIWA.

55
 Dicho proyecto será llevado a cabo durante el mes de julio a octubre del año en curso, por los estudiantes de quinto semestre de la Facultad de
Ciencias Administrativas, Carrera Administración de Empresas de la Universidad Central del Ecuador, contando con la asesoría de la Ingeniera
Mary Yesennya Saltos Chacán, docente de la materia de Organización y Sistemas l.

La información que requeriremos para la implementación del proyecto es: El plan estratégico, plan táctico, plan operativo, balances generales
del último año, manual de procesos, lista de proveedores, lista de empleados, situación actual de la empresa ante la pandemia del Covid-19.

Seguros de contar con su favorable atención, nos despedimos no sin antes expresarle nuestros más sinceros agradecimientos.

Atentamente:

_________________________ __________________________________

Génesis Isolina Pinargote Dueñas Mary Yesennya Saltos Chacán

Coordinadora Docente

56
 10.9 Integración del equipo de estudio
La finalidad de designar y agrupar al equipo es para que las acciones se encaminen a un solo
propósito y por ende no se generen desviaciones, también se necesita contar con personas con
los conocimientos y experiencias necesarios para su conformación.

Tabla 20 MATRIZ DE INTEGRACIÓN DEL EQUIPO DE ESTUDIO

CARGO NOMBRE
Coordinador de Proyecto Génesis Pinargote💡
Líder de proyecto Maribel Cuaspa 🏆
Analista de proyecto Valeria Lema 📊
Analista de proyecto Jordy Cagua📊
Analista de proyecto Zoila Jiménez📊
Elaborado: Grupo 1 (LAE5-3)

10.9.1 Análisis del proyecto

A continuación, se detallarán los componentes que integran el estudio organizacional de la
empresa.

Tabla 21 MATRIZ DE ANALISIS DEL PROYECTO

Componentes Desarrollo
Naturaleza de la El estudio será descriptivo, ya que se busca conocer la situación de la
organización empresa INALPROCES S.A - KIWA, así mismo se caracteriza el
objeto de estudio, ya que permiten obtener resultados óptimos acerca de
las falencias que ocurren en la empresa y determinar las causas que lo
originan.

Número de unidades
administrativas que Cuenta con 5 niveles jerárquicos y 23 unidades administrativas
componen la estructura
orgánica
INALPROCES S.A- KIWA es una empresa industrial de sociedad
anónima dedicada a la producción y comercialización de snacks, la
cual se encuentra controlada y regulada por 7 organismos e
instituciones de control: Normas ISO: 9001, Superintendencia de
compañías valores y seguro, SRI, Código de comercio, Normas INEN,
Servicio Nacional de Aduanas del Ecuador, ARCSA.
Número de empleados 41 colaboradores.
Nivel técnico del Profesional, tecnológico.
personal
Nivel de desarrollo Se cuenta con un nivel tecnológico básico.
tecnológico
• Kalidad (Calidad): Cumple e idealmente excede las expectativas del
cliente creando una atmósfera de confianza y consistencia.
Cultura organizacional • Innovación: Transforma ideas en soluciones y oportunidades.
prevaleciente • World View (Visión Global): Comprender, respetar y adaptarse a
nuestros mercados.

57
 • Amistad: Es la forma de lograr nuestros objetivos, rodeado de
personas con energía positiva y buscando relaciones saludables con
todos los interesados.
Estilo de liderazgo que Se enfoca en un tipo de liderazgo formal, ya que en el momento de
impera en la adquirir la empresa Martin Acosta se posicionó como gerente y al
organización mismo tiempo se lo reconoció como líder.

Elaborado: Grupo 1 (LAE5-3)

Análisis: La empresa posee un tipo de liderazgo formal, el sistema tecnológico es básico

para una empresa industrial, por lo cual es un factor que influye en los problemas que conlleva
la organización.

10.10 Capacitación de personal

Objetivo: Contratar asesores especializados, para que capaciten al personal de las diferentes
áreas afectadas de la empresa obteniendo conocimientos amplios y actitudes positivas con el
fin de disminuir las fallas que tiene INALPROCES KIWA, mejorando el desempeño en la
organización aumentando el nivel de ventas.

Unidades administrativas involucradas: administrativa-financiera, ventas y mercadeo,

operaciones.

Documentos de soporte: Planificación estratégica, acta de constitución, informe gerencial,

balances, manual contable, presupuesto anual, reportes de ventas, informes mensuales y
anuales (balances generales), manual de procesos, hoja de costos, Kardex.

Inventario estimado de información por captar: Plan estratégico, balances generales del
último año, manual de procesos, lista de proveedores, situación actual de la empresa ante la
pandemia del Covid-19.

Distribución de cargas de trabajo:

Tabla 22 MATRIZ DE CARGA HORARIA

Tiempos Actividades Responsables

• Estudio de la empresa.
• Identificación del problema. Todo el equipo de
2 semanas • Definición del problema. trabajo.
• Determinar la visión del problema.
• Fijar los objetivos y estrategias del
estudio. Todo el equipo de
1 semanas y tres • Establecer estimación de costos y trabajo
días recursos.

58
 • Establecer cronograma.
• Designar responsabilidades.
• Definir principios de trabajo.
• Identificar y aplicar. técnicas
administrativas.
• Recopilar y analizar datos.
Todo el equipo.
• Indagar, seleccionar e implementar
3 semanas y 2 días
estrategias.
• Establecer indicadores de desempeño.
• Elaboración y aprobación del informe.
2 semanas Todo el equipo.
• Presentar resultados alcanzados.
Elaborado: Grupo 1 (LAE5-3)

Forma de reportar avances: Mediante reportes e informes semanales.

Manera de supervisar las acciones: Se utilizan medios de comunicación digitales,

videollamadas por Teams y reuniones semanales por otros medios de comunicación
(WhatsApp, facebook y zoom).

Responsable de coordinar este esfuerzo: Génesis Pinargote.

Líder o líderes de proyecto designados: Maribel Cuaspa.

Análisis: El equipo que va a llevar a cabo la investigación necesita una capacitación sobre
el estudio a realizar, las acciones que deben realizar y cómo deben llevar a cabo su trabajo, con
quién hablar y como llegar al personal que brinda la información necesaria.

10.11 Etapa 3: Recopilación de datos

10.11.1 Técnica de recopilación de datos

De acuerdo con la información que posee IINALPROCES-KIWA el grupo de trabajo pudo

determinar que para aplicar la técnica de la investigación documental se necesita recopilar
información utilizando sistemas de información tecnológicos, debido a que no se puede
recolectar datos necesarios de manera presencial y por ello se opta de otros medios.

Tabla 23 MATRIZ DE TÉCNICA DE INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL

Nombre de la técnica Clasificación Documentos

NORMATIVA Acta constitutiva.
Acta de aumento de capital variable.
Organigrama.

59
 ADMINISTRATIVA Nómina de los principales clientes,
proveedores y accionistas de
INALPROCES S.A-Kiwa.
Investigación Perfil de puesto.
documental Contratos del personal.
FINANCIERA Balance general.
Presupuesto anual.
Estados financieros.
VENTAS Y Reportes de ventas.
MERCADEO Balances mensuales.
OPERATIVO Manual de procesos.
Hojas de costos.
Kardex.
Elaborado: Grupo 1 (LAE5-3)

Análisis: El grupo ha considerado aplicar la técnica de investigación documental dado que

se describen las áreas de la organización con los documentos obtenidos, permitiendo generar
información adecuada para el análisis de un estudio organizacional real en INALPROCES-
KIWA.

10.11.2 Supervisión del trabajo

Ilustración 4 FORMULARIO ST-1

Elaborado: Grupo 1 (LAE5-3)

60
 Ilustración 5 HOJA DE VERIFICACIÓN

Elaborado: Grupo 1 (LAE5-3)

Ilustración 6 FORMATO DE SUPERVISIÓN DE TRABAJO

Elaborado: Grupo 1 (LAE5-3)

Mediante el objetivo que se desea alcanzar se requerirá que la información obtenida de
INALPROCES S.A -Kiwa tenga calidad y veracidad, por lo cual se programan reuniones
semanales por medio de videollamadas durante la aplicación del estudio. Este conllevo a:

• Adaptarse al proyecto de estudio.

• Realizar reuniones para reportar avances de datos con
anticipación.
• Despejar dudas de una forma veraz y oportuna.
• Escuchar sugerencias y aplicar las que son relevantes.
• Concretar y evidenciar los avances del proyecto.

61
 10.11.3 Integración de datos
Para tener un resguardo seguro de los datos de la investigación de INALPROCES S.A -
Kiwa se los guardara en documentos de Microsoft, en la memoria del computador y OneDrive
para su posterior presentación.

10.11.3.1 Clasificación de la información

10.11.3.2 Antecedentes:
INALPROCES S.A., es una compañía privada fundada en el 2004, radicada en Quito,
dedicada a la producción y comercialización de frituras de productos no tradicionales dirigidas
al mercado gourmet en Europa, Asia y América a través de la marca Kiwa. La Compañía ofrece
al mercado de exportación frituras de papas nativas, remolacha, camote, yuca, zanahoria blanca
y maqueño. La empresa trabaja bajo cuatro principios fundamentales: calidad, innovación,
visión global y responsabilidad social empresarial. De acuerdo al 2019 se encontró como
problema general que existen bajas ventas las cuales se dan debido a que se localiza una
filosofía organizacional desactualizada por falta de compromiso de la alta gerencia, no existe
supervisión en el proceso de producción generando desperdicios en la elaboración del
producto; además el desconocimiento de la marca a nivel nacional se da porque el producto es
distribuido únicamente en supermercados y en zonas gourmet, así mismo la falta de
estandarización de la materia prima se produce por la inexistencia de un grupo de personas
asignadas para la creación de normas y la pandemia del Covid-19 ocasiona que se hayan
disminuido las exportaciones del producto.

10.12Situación actual:
En la actualidad INALPROCES-KIWA cuenta con algunos factores que inciden
negativamente, respecto al problema general el cual es las bajas ventas que se produce por la
pandemia del Covid-19 se está creando un sistema online para que sus ventas se recuperen,
gracias a este sistema y la marca se ha podido conocer un poco más en Ecuador, la empresa al
estar establecida en el sector industrial doce años en el mercado ecuatoriano, tiene una filosofía
institucional desactualizada lo que conlleva a no poder cumplir eficazmente los objetivos y que
la organización se encuentre desorientada, no existe un grupo de personas asignadas a la
creación de normas lo que, provoca que no haya estandarización de la materia prima, el
problema del desperdicio en el proceso de producción se origina por la falta de supervisión
dada por la inexistencia de personal que se encargue de esa área.

62
 10.12.1.3 Objetivos:
• Implementar capacitaciones a las áreas afectadas.
• Obtener apoyo de organizaciones que promuevan la productividad.
• Integrar normas de estandarización en el área de producción.
• Implementar publicidad digital.

10.12.1.4 Estrategias:
• Realizando una entrevista para tener mejor detalle de las áreas afectadas.
• Analizando el proceso de contratación y el plan de capacitación con el que opera la
organización.
• Realizando campañas publicitarias para hacer conocer el producto, de acuerdo con los
recursos que posee la empresa.
10.13 Etapa 4: Análisis de datos

Una vez recopilados y registrados los datos, se somete a un proceso de análisis para
fundamentar y ponderar las causas que requieren más atención, de acuerdo al problema
planteado dentro de INALPROCES S.A-KIWA.

10.13.1 Naturaleza y propósito del análisis

El presente trabajo constituye un estudio organizacional acerca de la situación que ocurre

en INALPROCES S.A - KIWA, internacionalmente es considerada como una empresa de
alimentos saludables con la marca reconocida como Kiwa. Por esta razón, las características
propias de la investigación realizada permiten obtener resultados óptimos acerca del estado
actual de la empresa.

Ante la problemática que se enfrenta INALPROCES S.A-KIWA, se han detallado las causas
que provocan el dilema de las bajas ventas, se investiga a las diferentes áreas involucradas
administrativa-financiera, operaciones y mercadeo-ventas con el propósito de recolectar
información verídica y actualizada para formular estrategias y realizar la respectiva
implementación de las mismas en la organización.

10.13.2 Procedimiento de análisis

63
 Se seleccionó la técnica de recolección de datos llamada investigación documental, en
donde el equipo de estudio recolectó y enlistó la información de la empresa INALPROCES
S.A-KIWA, para realizar una solicitud a la coordinadora comercial Viviana Viteri para
confirmar si los datos obtenidos son reales.

Mediante el análisis y preparación del proyecto de la empresa INALPROCES S.A-Kiwa se

encuentra que existen tres áreas que tienen problemáticas, al igual que en los niveles
jerárquicos, por lo tanto, se evidencia que cada una de las áreas en conjunto con el personal
encargado no realiza correctamente sus actividades en el procedimiento de elaboración de los
snacks; por esos motivos no se puede alcanzar la calidad del producto y el aumento de las
ventas decrece.

Tabla 24 MATRIZ DE PROCEDIMIENTO DE ANALISIS

¿Qué Se realiza un estudio de las áreas afectadas en donde se obtuvo datos cualitativos y
trabajo se cuantitativos respecto al problema ya identificado lo cual es las bajas ventas en la
hace? organización dado por las fallas que existen en la producción y administración.
¿Cómo se Mediante la utilización de una investigación documental que sirve para la obtención
hace? de información referente a las bajas ventas las cuales se dan debido a que se localiza
una filosofía organizacional desactualizada, no existe supervisión en el proceso de
producción; además el desconocimiento de la marca a nivel nacional, así mismo la
falta de estandarización de la materia prima y la pandemia del Covid-19 ocasiona que
se hayan disminuido las exportaciones del producto.
¿Cuándo se La investigación se realiza desde junio del 2020
hace?
¿Quién lo Lo realizan las personas miembros del presente grupo juntamente con la coordinadora
hace? comercial quien gentilmente concede la información requerida y resuelve las
inquietudes presentadas.
¿Para qué Para determinar la capacidad de los factores internos y externos que posee la
se hace? organización, con el fin de evaluar fortalezas, debilidades y definir correctamente la
filosofía organizacional para mejorar el manejo de las etapas de ventas, operación y
mantenimiento.
¿Con qué Se utiliza documentos internos de la empresa, internet, equipos tecnológicos como
se hace? celulares y computadoras.
Elaborado: Grupo 1 (LAE5-3)

10.13.3 Técnicas e instrumentos de análisis

Diagnóstico: Con base al análisis de la documentación disponible de INALPROCES, el
diagnóstico quedó integrado por la selección de las técnicas siguientes:

: • Análisis de estructuras. • Diagrama de relaciones. • Matriz causa y efecto

64
 10.13.3.1 Análisis de estructuras
El grupo de trabajo definió las siguientes variables de acuerdo con el contexto interno y
externo de la empresa Kiwa las cuales son:

Tabla 25 MATRIZ DE ANALISIS DE ESTRUCTURAS

Estructura Variables Descripción

Estructura La empresa no cuenta con un manejo de control de costos como se
financiera pudo ver en los balances por lo que las técnicas que se utilizan para
disminuir los costos de producción no son lo suficientemente
efectiva. No existen metas trazadas para los próximos años por lo
que existen las desviaciones de desperdicios de la materia prima y
INTERNAS conllevando a que las ventas tengan que disminuir ya que al
momento de entregar los productos existen retrasos.
Estructura La empresa no cuenta con maquinarias modernas lo que hace que
física la producción sea deficiente. Se mantienen actualizados ya que
utiliza la tecnología lo cual permite impulsar los productos y atraer
clientes de forma rápida.
Estructura Se busca que los colaboradores estén capacitándose
humana constantemente y que el ambiente de trabajo sea cómodo y
adecuado para que con ello trabajen por el éxito de Kiwa.
Atención en Los competidores que posee tienen productos que son más
EXTERNA el mercado demandados por el precio que cuentan. Las estrategias que se
aplican se basan más en la calidad de los productos y no sobre la
competencia.
Elaborado: Grupo 1 (LAE5-3)

10.13.3.2 Diagrama de relaciones

En la siguiente ilustración se muestra de manera general los problemas de la organización y
relacionado ampliamente con el problema central.

ILUSTRACIÓN 7: RELACIÓN CAUSA- EFECTO.

Elaborado: Grupo 1 (LAE5-3)

Análisis: El diagrama de causa y efecto identifica la relación que tiene el problema general
el cual es las bajas ventas, con el fin de determinar las causas más relevantes que inciden en el

65
problema, entre estas está la falta de estandarización de materia prima, desactualización de la
filosofía organizacional y desconocimiento de la marca Kiwa.

Matriz causa y efecto

La siguiente matriz tiene como objetivo ir por cada elemento cuestionando si causa a los
otros, uno a uno. Si lo causa, coloca 1, de lo contrario, se coloca 0. Esto permite abordar con
mayor facilidad la conexión de los elementos entre sí, que si solo se hiciera en el pizarrón;
además ya con esto tengo la suma de causas y efectos hecha y los problemas están
representados con p1, p2, y así.

Tabla 26 MATRIZ DE CAUSA Y EFECTO

Fuerza
Problemas p1 p2 p3 p4 p5 p6 p7 p8 p9 p10 p11 p12 de
causa
Desactualización
p1 de la filosofía 0 1 1 0 0 1 0 0 1 0 0 1
organizacional 5
p2 Mala comunicación 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 1
interna 3
p3 Poca organización 0 1 0 1 0 1 0 1 1 1 0 1
interna 6
p4 Falta de publicidad 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1
Desconocimiento
p5 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0
de la marca 2
Objetivos mal
p6 1 0 1 1 1 0 1 0 1 0 1 1
planteados 8
No existe planes
p7 1 1 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0
contingencia 4
p8 COVID-19 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1
No existe
p9 0 1 1 0 0 1 0 0 0 1 0 0
estandarización 4
Falta de
p10 0 0 1 0 0 1 0 0 1 0 1 1
capacitación 5
Desperdicio de
p11 0 1 1 0 0 0 0 0 1 1 0 1
materia prima 5
p12 Falta de motivación 1 1 1 0 0 0 1 0 1 1 1 0 7
Fuerza de efecto 3 5 8 3 2 6 3 1 6 5 3 6 51
Elaborado: Grupo 1 (LAE5-3)

Análisis: esta matriz cuantitativa ayuda a encontrar la fuerza de efectos que tienen diferentes
causas del problema general que son las ventas bajas, además se visualiza que INALPROCES
S.A-KIWA maneja 51 de 144 puntos por lo que se deduce que la empresa está manejándose

66
empíricamente y necesita de apoyo externo para solucionarlos, de tal manera se recomienda
que busquen un asesor externo que ayude con la parte de publicidad y planes de contingencia.

Matriz de resultados del diagrama de causa y efecto

La matriz planteada se basa en reconocer que efecto tiene cada causa del problema general,
es decir si en el total entre causas y efectos tiene menos de 5 el efecto es leve, es decir, que no
se debe poner mucha atención, pero si va más de 5 es un efecto principal, puesto que se tiene
que dar mayor importancia a tal causa, y si tiene más de 10 en adelante pues es un efecto clave,
ahí se encuentra el motivo más grande por el que sucede tal problemática de las bajas ventas
en INALPROCES S.A-KIWA.

Tabla 27 MATRIZ DE RESULTADOS DE CAUSA Y EFECTO

Problemas Causa/efecto/total Tipo

Desactualización de la filosofía organizacional 5/2/7 es un efecto principal
Mala comunicación interna 3/2/5 es un efecto principal
Poca organización interna 5/5/10 elemento clave
Falta de publicidad 1/5/6 es un efecto principal
Desconocimiento de la marca 1/2/3 es un efecto leve
Objetivos mal planteados 8/3/11 elemento clave
No existe planes contingencia 0/3/3 es un efecto leve
COVID-19 1/0/1 es un efecto leve
No existe estandarización 1/5/6 es un efecto principal
Falta de capacitación 3/3/6 es un efecto principal
Desperdicio de materia prima 0/4/4 es un efecto leve
Falta de motivación 7/4/11 elemento clave
Elaborado: Grupo 1 (LAE5-3)

Análisis: En la matriz se puede visualizar que la organización necesita de una mejora en los
objetivos ya que no están enfocados al cumplimiento que requiere la empresa, de igual manera
reconocer cuales son las causas relevantes que se alinean con el tipo de efecto considerando así
la mala comunicación interna y la falta de motivación los cuales tienen mayor incidencia,
además deben ser los primeros en analizar y con diferentes estrategias se tome decisiones
oportunas.

67
 10.13.4 Preparación del diagnóstico
A continuación, se presentan algunos factores importantes que inciden en la empresa, actuando como detonantes y generando una mejora
continua en la empresa.

Tabla 28 MATRIZ DEL PREDIAGNÓSTICO

Situación actual de la • INALPROCES S.A., es una compañía privada creada el 15 de enero del 2010, respecto a los cambios que se han
organización realizado se presenta un aumento de capital el 23 de junio del año 2014 de $800.000 a $1´000.000 y cambio de
domicilio de la empresa el 6 de enero de 2017 del cantón Quito al cantón Rumiñahui, además se han realizado cinco
transferencias de acciones en los años 2011, 2016 y 2020 contando con un accionista extranjero, también se ha
realizado aumento de personal en la organización cambiando su organigrama y cuenta con cuatro procesos relevantes.
• Tiene una filosofía institucional desactualizada lo que conlleva a no poder cumplir eficazmente los objetivos y que la
organización se encuentre desorientada.
Medios para generar • Factores activos: empleados, propietarios, bancos, etc.;
bienes, capital y • Factores pasivos: materias primas, tecnología, conocimiento, contratos, etc.; organización, coordinación y orden entre
conocimiento todos los factores y las áreas.
Mecanismos de • Los mecanismos de coordinación tanto a nivel estratégico y táctico requieren una estandarización, adoctrinamiento en
coordinación valores.
• La empresa no posee un mecanismo a nivel operativo ya que el proceso de producción tiene fallas por parte de la mano
de obra.
Plataforma de tecnología INALPROCES S.A-KIWA tiene una plataforma tecnológica que permite extraer rápidamente información, cuenta con JUSE-
StatWorks e INIAP quienes ayudan a navegar a través de todo el proceso de desarrollo de negocio.
Estilo de liderazgo Carismático, que se relaciona con los valores de la empresa, así también de apoyo porque ayuda a sus empleados y finalmente
estratégico, ya que, dirige e inspira para llegar a muchos mercados internacionales.
• La empresa aplica una estrategia internacional debido a que la producción se desarrolla en la matriz y se comercializan
productos diferenciados como son los chips de vegetales orgánicos tanto nacional como internacionalmente.
Estrategias de • Ya que los productos de Kiwa fueron acogidos en diferentes países lo más adecuado fue implementar la estrategia de
funcionamiento exportación.
• Kiwa aplica una estrategia de diferenciación por lo que ofrece snacks saludables, un producto de buena calidad único
en el mercado, eso es lo que lo hace diferente de las demás empresas.

68
 • Conocimiento social, porque se encarga de realizar convenios con pequeños agricultores de diferentes partes del país
y conocimiento cultural, porque aprovecha la diversidad climática del país y la diversidad cultural de sus clientes a
nivel mundial.
• Utilizaron una estrategia de alcance reduciendo el costo al no usar intermediarios entre los agricultores y la empresa.
Valores • Kalidad (Calidad): Cumple e idealmente excede las expectativas del cliente creando una atmósfera de confianza y
consistencia.
• Innovación: Transforma ideas en soluciones y oportunidades.
• World View (Visión Global): Comprender, respetar y adaptarse a nuestros mercados.
• Amistad: Es la forma de lograr nuestros objetivos, rodeado de personas con energía positiva y buscando relaciones
saludables con todos los interesados.
Rentabilidad La rentabilidad que ha alcanzado INALPROCES S.A - KIWA es una larga historia, comenzó con ingresos de $ 100.777,00 y
con ayuda de Pro Ecuador la organización logra participar en 6 ferias alimenticias cada año en 4 continentes invirtiendo $8800
en cada feria generando así utilidades, en los últimos años desde 2016 hasta 2019 teniendo un rendimiento sobre el capital de
un 86%, al igual que decidieron ampliar su volumen de exportación aprovechando el crecimiento de los segmentos atendidos
en los mercados internacionales pasando a aumentar su rentabilidad en 4.133
Ingreso 2010 $76.914,88, 2013 $1.013.645,01, 2014 $969.790,40, 2015 $1293.517, 97 2016 $1.684.534,42, 2017
$1.560.910,03, 2018 $4.133.822,79, 2019 $3.405.935,91.
Alternativas de acción • Realizando capacitaciones y evaluaciones al personal para identificar el rango de conocimiento que tienen y reducir el
porcentaje de fallas en la elaboración de los productos.
• Estableciendo la cantidad de materia prima que se va a producir y vigilar que se lo realice como está planeado.
• Buscando un método de costeo que favorezca la organización y permita que los costos reduzcan.
• Replanteando estrategias para que sean reconocidas y comprendidas por todos los colaboradores.
Elaborado: Grupo 1 (LAE5-3)

69
10.14Etapa 5: Formulación de recomendaciones

La empresa INALPROCES S.A-KIWA en base al problema de las bajas ventas representa

las siguientes recomendaciones:

o Desarrollar canales publicitarios del producto a través de promociones en medios de

comunicación y redes sociales.

o Mejorar la imagen corporativa de la marca, mediante la reestructuración del logotipo.

o Hacer una alianza estratégica con NATURES HEARTS para la innovación de

productos.
o Capacitar al personal de las unidades administrativas para mejorar el desempeño de los
empleados que integran la organización.

10.14.1Informe

10.14.1.1 Introducción
Debido a las bajas ventas que presenta la empresa INALPROCES S.A -KIWA se realiza el
actual estudio, para ello se recolecta información con el uso de herramientas: análisis de
estructuras, diagrama de relaciones, matriz causa-efecto, llegando a tener resultados como la
necesidad de implantar capacitaciones, con el fin de integrar a todo el personal de las diferentes
áreas afectadas, las cuales son administrativa-financiera, de operaciones, ventas-mercadeo y
con el apoyo de recursos tecnológicos y financieros para ejecutar seguimientos de
evaluación/control en la organización.

Análisis de la estructura organizacional

INALPROCES S.A-KIWA es una compañía privada fundada en el 2004 que se ubicaba en

Quito, que fue adquirida por Martin Acosta a quien le surgió la idea de crear una empresa con
la intención de marcar la diferencia para la gente de Ecuador, este proyecto empezó el 15 de
mayo de 2008, con cinco empleados y maquinaria básica para producir chips de plátano. (Kiwa,
2008).

En diciembre de 2009 lanzó el primer paquete con la marca Kiwa, se dedica a la producción
y comercialización de frituras de productos no tradicionales dirigidas al mercado gourmet en

70
Europa, Asia y América a través de la marca Kiwa, la empresa INALPROCES-KIWA, fue
legalmente constituida el 15 de enero del 2010 (Kiwa, 2008).

En cuanto a los cambios y los aspectos importantes que presenta la empresa se tienen:

• Aumento de capital el 23 de junio del año 2014 de $800.000 a $1´000.000

• Cambio de domicilio de la empresa el 6 de enero de 2017 del cantón Quito al cantón
Rumiñahui.
• Se han realizado cinco transferencias de acciones en los años 2011, 2016 y 2020
contando con un accionista extranjero.
• La empresa comenzó a exportar plátano y con el tiempo diversificó su cartera de
producto (Kiwa, 2008).

10.14.1.3 Análisis de competitividad

• INALPROCES S.A-KIWA con la ayuda de Pro-Ecuador ha logrado participar en ferias
alimenticias, gracias a ello consiguieron ser altamente reconocidos en diferentes países
del mundo como Noruega, Arabia Saudita, Estados Unidos, Canadá, Uruguay,
Eslovenia y S -e otros más. Logrando con nuevos clientes y mercados para proveer los
snacks (Kiwa, 2008).
• INALPROCES S.A-KIWA cuenta con diferentes certificados de calidad, así como
HACCP, productos orgánicos, Iso guide, Cedial Sprue Association, Direct Trade,
Kosher, La mesa redonda sobre aceite de Palma Sostenible, tales certificados generan
un valor agregado, puesto que le permiten tener competitividad frente a otras
organizaciones, y puede aumentar su productividad, dando como resultado la
integración en nuevos mercados y en diferentes sectores estratégicos donde se reconoce
que el producto va a tener una tendencia alta de consumo.

10.14.1.4 Diagnóstico de la situación actual

En base al estudio organizacional que se aplica en INALPROCES-KIWA, se determina las
causas que provocan la realización de este estudio y se encuentran factores que inciden en las
bajas ventas, entre ellos están los factores económicos, el bajo control o supervisión qué tiene
la empresa a sus subordinados, la falta de asignación de recursos, la poca aplicación de
estandarización en el proceso de producción y sobre todo la incertidumbre que no permite
tomar nuevas decisiones. Tomando en cuenta todas las causas que generan que KIWA tenga

71
bajos ingresos, se considera mejorar la publicidad, reasignar recursos, crear planes de
contingencia y de acción para los procesos de producción y ventas, buscar asesoría externa y
generar más ingresos, también proporcionar motivación a los empleados y estos a su vez
laboren de una manera más eficiente y eficaz.

72
 10.14.1.5 Propuesta para el mejoramiento de la organización

Tabla 29 MATRIZ DE PROPUESTA DE MEJORA

Alternativas de acción Ventajas Desventajas Implicación de Resultados
cambios
Mejorar la imagen ☺ Captar nuevos clientes.  Se necesitará más  La empresa podrá La empresa
corporativa de la marca, ☺ Fidelización de clientes. inversión en publicidad. obtener mayor aumentara los
mediante la ☺ Diferenciación.  No se lograrán los reconocimiento clientes.
reestructuración del ☺ Vincularse con la filosofía vínculos con los aumentando los
logotipo. organizacional. clientes. clientes.
 No se diferenciará de la
competencia.
Desarrollar canales
publicitarios del ☺ Reconocimiento de la marca.  Perdida de ventas  La empresa se La empresa
producto a través de ☺ Se construye una imagen.  La competencia se posicionará en el aumentara las ventas.
promociones en medios ☺ Aumento de clientes. posicionará mejor en el mercado.
de comunicación y redes ☺ Credibilidad. mercado.
sociales.

Hacer una alianza ☺ Compartir tecnología y  Competencia directa  Se ganará

estratégica con experiencia. entre empresas. conocimientos y se La empresa se podrá
NATURES HEARTS ☺ Acceder a nuevos mercados.  No aprender de las podrán desarrollar desarrollar en
para la innovación de ☺ Mayor capacidad de inversión. ventajas de la más planes de Ecuador y a nivel
productos. ☺ Reducir costos publicitarios competencia. mejora. internacional.
☺ Variedad de producto.  No abrirse campo a
nuevos segmentos de
clientes.
Capacitar al personal de ☺ Mejorar los conocimientos  La relación entre  El personal se No se necesitará de
las unidades ☺ Da motivación. empleados se deteriora. motivará y tendrá supervisores ya que
administrativas para ☺ Mejora la relación con los  Disminuye la mayor desempeño. el personal trabajará
mejorar el desempeño trabajadores. motivación de los de forma efectiva.
de los empleados que empleados.

73
integran la ☺ Los trabajadores comprenden y  Los trabajadores
organización. adoptan las políticas. necesitaran de más
supervisión.
 Pueden existir
accidentes de trabajo.
Elaborado por: Grupo N°1 AE5-3

10.14.1.6 Estrategia de implementación

→ Desarrollando técnicas administrativas diagrama de relaciones, diagrama de causa efecto, análisis de la estructura, que generen
información de las áreas afectadas.
→ Creando manuales de procedimientos para que sean entregados en las áreas afectadas conllevando a un mejoramiento eficiente y evitar
desperdicios en la producción.
→ Implementando capacitaciones al personal mediante la contratación de profesionales expertos.
→ Generando planes de mercadeo y ventas con el fin de enfocarse en el cliente externo e interno.
→ Adoptando un sistema de costeos para poder reducir los precios.
→ Implementando normas de estandarización en los procesos.
→ Usando los servicios de publicidad Facebook Ads y Google Ads.
→ Implementando encuestas de satisfacción al cliente para mejorar el producto.
→ Participando en eventos culturales y sociales con el fin de posicionar la marca y aumentar el número de clientes.

74
Matriz 3: Estrategias del problema.

CAUSAS RELEVANTES DEL PROBLEMA ESTRATEGIAS

Covid-19 Creando un plan de contingencia para emergencias sanitarias.
Desactualización de la filosofía organizacional Estructurando la filosofía organizacional para un óptimo funcionamiento.
Planificando reuniones de la alta gerencia con el fin de actualizar la filosofía.
Desconocimiento de la marca. Implementando un plan de mercadeo y ventas.
Falta de estandarización en el proceso de Implementando herramientas como Word Project y Selenium para automatizar los procesos
producción productivos.
Falta de supervisión Reestructurando el liderazgo para conseguir una mejor organización de INALPROCES S.A-KIWA.
Capacitando al personal de las áreas de producción y ventas.
Elaborado por: Grupo N°1 AE5-3

75
 10.14.1.7 Seguimiento, control y evaluación

Tabla 30 CODIFICACIÓN DE LAS ESTRRATEGIAS

Estrategias Codificación
Desarrollando técnicas administrativas, diagrama de relaciones, diagrama de causa
efecto, análisis de la estructura, que generen información de las áreas afectadas. EKIWA-001
Entrevistando al personal de las áreas afectadas. EKIWA-002
Realizando campañas publicitarias para hacer conocer el producto, de acuerdo con los EKIWA-003
recursos que posee la empresa.
Creando manuales de procedimientos para que sean entregados en las áreas afectadas, EKIWA-004
conllevando a un mejoramiento eficiente y evitar desperdicios en la producción.
Implementando capacitaciones al personal mediante la contratación de profesionales EKIWA-005
expertos.
Generando planes de mercadeo y ventas que se enfoque en el cliente externo e interno. EKIWA-006
Implementando normas de estandarización en los procesos. EKIWA-007
Adoptando un sistema de costeos para poder reducir los precios. EKIWA-008
Implementando encuestas de satisfacción al cliente para mejorar el producto. EKIWA-009

Participando en eventos culturales y sociales con el fin de posicionar la marca y aumentar EKIWA-010
el número de clientes.
Creando un plan de contingencia para emergencias sanitarias. EKIWA-011
Planificando reuniones de la alta gerencia con el fin de actualizar la filosofía. EKIWA-012
Reestructurando el liderazgo para conseguir una mejor organización de INALPROCES EKIWA-013
S.A - KIWA.
Elaborado por: Grupo N°1 AE5-3
En base a las estrategias que se han desarrollado en este capítulo se plantean los siguientes
indicadores:

Tabla 31 MATRIZ DE INDICADORES

Estrategia Indicador Fórmula Frecuencia

EKI WA- Eficiencia
001 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑡é𝑐𝑛𝑖𝑐𝑎𝑠 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑑𝑎𝑠
( ) Anual
𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑡é𝑐𝑛𝑖𝑐𝑎𝑠

EKIWA- Eficacia Número de entrevistas

002 ( ) Semestral
total de áreas afectadas

EKIWA- Eficacia 𝑛ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑐𝑜𝑛𝑠𝑒𝑔𝑢𝑖𝑑𝑜𝑠

003 ( ) Mensual
números de clientes planificados
EKIWA- Desempeño
004 Tiempo empleado de aplicación
( )
𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜 Anual

76
EKIWA- Eficiencia números de empleados capacitados
005 ( ) ∗ 100 Trimestral
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑒𝑚𝑝𝑙𝑒𝑎𝑑𝑜𝑠
EKIWA- Eficiencia
𝑅𝑒𝑐𝑢𝑟𝑠𝑜𝑠 𝑢𝑡𝑖𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑜𝑠
( ) ∗ 100 Anual
006 𝑅𝑒𝑐𝑢𝑟𝑠𝑜𝑠 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑠

EKIWA- Desempeño
007 % 𝑑𝑒𝑠𝑝𝑒𝑟𝑑𝑖𝑐𝑖𝑜𝑠 𝑒𝑛𝑐𝑜𝑛𝑡𝑟𝑎𝑑𝑜𝑠
( )
% 𝑑𝑒𝑠𝑝𝑒𝑟𝑑𝑖𝑐𝑖𝑜𝑠 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑠 Semestral

EKIWA- Efectividad 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑟𝑒𝑎𝑙

008 ( )
𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜 Anual

EKIWA- Eficiencia 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑒𝑛𝑐𝑢𝑒𝑠𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑠𝑖𝑡𝑖𝑣𝑎𝑠

009 ( ) Trimestral
𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑒𝑛𝑐𝑢𝑒𝑠𝑡𝑎𝑠 𝑜𝑏𝑡𝑒𝑛𝑖𝑑𝑎𝑠

EKIWA- Eficiencia
010 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 𝑎𝑠𝑖𝑠𝑡𝑖𝑑𝑜𝑠
( ) ∗ 100
𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑠 Anual

EKIWA- Desempeño
011 𝑅𝑒𝑐𝑢𝑟𝑠𝑜𝑠 𝑢𝑡𝑖𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑜𝑠
( ) Anual
𝑅𝑒𝑐𝑢𝑟𝑠𝑜𝑠 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑠

EKIWA- Cumplimiento
012 𝐴𝑠𝑖𝑠𝑡𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙
( ) Quinquenal
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑙 𝑐𝑜𝑛𝑣𝑜𝑐𝑎𝑑𝑜

EKIWA- 𝑃𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑙 𝑞𝑢𝑒 𝑎𝑐𝑒𝑝𝑡𝑒 𝑒𝑙 𝑙𝑖𝑑𝑒𝑟𝑎𝑧𝑔𝑜

013 Eficiencia ( ) ∗ 100
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑙 Trimestral

Elaborado por: Grupo N°1 AE5-3

Balanced Scorecard
ILUSTRACIÓN 8: MAPA DE PROCESOS DEL BALANCED SCORECARD

Elaborado por: Grupo N°1 AE5-3

77
ILUSTRACIÓN 9: MATRIZ DEL BALANCED SCORECARD.
BALANCED SCORE CARD
Perspectiva objetivo Indicador Formula Responsable Base Meta Valor actual Semaforizacion Desempeño Iniciativas
Nº de ventas respecto a sus objetivos
Aumentar la ventas en un 15% Comparación y consecución marcados para un período de tiempo Mercadeo y ventas 45% 85% 65% Precaucion 73% Plan de ventas
determinado.
Ejecución del presupuesto
Financiera Aumentar los ingresos Rentabilidad de ventas [(Ventas – Costes) / Ventas] x 100 Mercadeo y ventas 40% 75% 55% Precaucion 68%
asignado
# de mediciones/ sistema de costeo # DE
Implementar el sistema de costeo Eficiencia Administrativa 40% 75% 50% Precaucion 63% Plan de control de costos
ERRORES/ # DE RESULTADOS FAVORABLES
# personas que han realizado alguna
Mejorar la publicidad de la marca Tasa de conversión acción en nuestra página de todas las que Mercadeo y ventas 25% 75% 15% Critico 23% Plan estrategico de marketing
lo han visitado*100
(Precio medio productos competencia
Índice de variación de precios respecto
Disminuir el precio del producto trimestre/Precio medio productos Administrativa 30% 50% 45% Optimo 75% Programa de costeo
a la competencia
Cliente empresa trimestre) *100
((puntuación parametro pregunta/numero
Puntuación media en la pregunta de Administrativa,
Aplicar encuestas de satisfacción de preguntas)/5*numero de 25% 60% 0% Critico 17% Encuestas de satisfaccion
"gustar" de la encuesta. mercadeo y ventas
preguntas)*100
(crecimiento plazas de
Aumentar los puntos de venta en un 25% Crecimiento en plazas de mercado Administrativa 30% 55% 10% Precaucion 35% Plan de comercializacion
mercado/crecimiento planificado)*100
(tiempo real/tiempo
disminuir un 5% de desperdicios en la Eficacia Global de procesos disponible)*(producción real/capacidad Hoja de costos y hoja de control
Operaciones 10% 25% 40% Optimo 70%
elaboración del producto Productivos productiva)*((cantidad total- de la produccion
desperdicios)/cantidad total)
(materia prima total - materia prima
Mejorar la supervisión de la elaboración del Error en la previsión de la materia
desperdiciada)/total de materia prima operaciones 40% 50% 0% Precaucion 40% Normas de estandarización
producto prima
utilizada
Proceso Interno Tiempo de espera informacion periodo
Disponer de sistemas informaticos anterior- tiempo de espera informacion
Tiempo de espera Administrativa 30% 75% 45% Precaucion 55% Plan estratégico de TIC
modernos periodo actual/Tiempo de espera
infromacion periodo anterior *100
Mejorar la aplicación de las técnicas % de gasto en la empresa respecto a la Plan de seguimiento evaluación
Eficacia Administrativa 60% 85% 50% Precaucion 61%
administrativas aplicación de tecnicas adminsitrativas y mejora de proceso
#de nuevos clientes/Total de clientes 360
Asistir a ferias para promocionar el producto Incremento de clientes Calidad 60% 90% 75% Precaucion 82% Plan de marketing
dias del año/# de ferias asistidas
Mejorar capacidades y conocimientos del # de objetivos alcanzados / Total de Programas de capacitaciones al
Efectividad laboral Administrativa 60% 85% 70% Precaucion 81%
aprendizaje y personal objetivos planteados personal
desarrollo Plan de actividad social y pro-
Mejorar el ambiente laboral Ambiente laboral # de conflictos/30 días Administrativa 50% 75% 60% Optimo 77%
ambiental

Elaborado por: Grupo N°1 AE5-3

10.14.1.8Apéndices o anexos

Planificación estratégica, El acta de constitución, Informe gerencial, Reportes de ventas,

Informes mensuales y anuales (balances generales), Manual de procesos, Hoja de costos, Kardex,
DIAGRAMA DE GNATT, Acta de aumento de capital variable, organigrama, nómina de los
principales clientes-proveedores-accionistas de Inalproces, diagrama de relaciones, diagrama de
causa y efecto.

10.15 Presentación de resultados del estudio

Una vez finalizado el estudio se preparó un informe que será presentado a los siguientes
miembros para la respectiva ratificación/aprobación: Gerente general, junta de accionistas,
gerentes de las áreas como operaciones, de calidad, ventas y mercadeo, administrativo financiero
y jefes de los departamentos como de abastecimiento, agrícola, de mantenimiento, de producción,
control de calidad, investigación y desarrollo, ventas Ecuador y Latinoamérica, ventas Europa,
Asia y Norteamérica, diseñador gráfico, contador general.

78
10.16 Etapa 6: Implementación

10.16.1 Preparación del programa.

ILUSTRACIÓN 10: DIAGRAMA DE RED.: Diagrama de red.

Elaborado por: Grupo N°1 AE5-3

10.16.1.1 Métodos de implementación

Se pondrá en práctica el método instantáneo debido a que en INALPROCES S.A -KIWA se
genera el problema de las bajas ventas y no cuenta con presupuesto suficiente. Ya que este método
posee características como: económico, además es captado por todo el personal sin ninguna
dificultad

Matriz 4Métodos de implementación.

Tipo de estudio. Estudio organizacional y descriptivo.

Alcance. Se estudia las áreas que influyen directamente en el problema de
INALPROCES S.A-KIWA las cuales son: área administrativa-financiera,
área de ventas y mercadeo, y finalmente el área de operaciones.
Recursos asignados. Recursos tecnológicos, humanos y financieros.
Desarrollo tecnológico Se cuenta con un nivel tecnológico básico.
de la organización.
Nivel técnico del Profesional, tecnológico.
personal.
Respaldo de los niveles Respaldo de la junta de accionistas, gerente general, gerentes de las áreas y
de decisión. jefes departamentales de las áreas afectadas.
Elaborado por: Grupo N°1 AE5-3
De acuerdo con la integración de recursos, se evidencia el diagrama de Gantt el cuál involucra
todas las actividades, recursos y el tiempo que se llevaran a cabo la implementación de las
soluciones aplicadas en Inalproces-Kiwa.

79
 10.16.1.2 PROGRAMA DE TRABAJO.
ILUSTRACIÓN 11 DIAGRAMA DE GANTT TRABAJO DE IMPLEMENTACIÓN

Elaborado por: Grupo N°1 AE5-3

10.16.1.3 Acciones de Apoyo

Para integrar a todo el equipo e interrelacionarnos con las áreas afectadas del problema que se
presenta en el estudio organizacional se realizarán charlas, reuniones y juntas con el fin de mejorar
la relación entre empleados y obtener los resultados esperados.

10.17 Etapa 7: Evaluación

10.17.1 Seguimiento de las acciones

TABLA 32 MATRIZ DE ACCIONES PROGRAMADAS

ACCIONES RESULTADOS
PROGRAMADAS
Responsable(s) El equipo cumple con los pasos dados para la correcta investigación.
Productos Cumplimiento de objetivos referente a la disminución de las bajas ventas
de la organización.
Aspectos organizacionales Capacitaciones al personal en las áreas afectadas.
Periodo de realización Las capacitaciones se las realiza cada trimestre.
Porcentaje de realización 50% de avance con lo programado.
Costo Tiene un costo de $12650.
Apoyo y soporte utilizados Apoyo definido en recursos humanos, financieros y tecnológicos.
Porcentaje de eficiencia 75% de aprovechamiento de los recursos.
Porcentaje de eficacia 60% de los objetivos se alcanzaron.
Interacción con el entorno 70% de mejoramiento en la relación con el personal.
Elaborado por: Grupo N°1 AE5-3
Después de haber culminado la etapa de la implementación se requiere analizar cómo ha sido
su desarrollo en las áreas de la organización con el fin de comprobar si se han cumplido realmente

80
los objetivos planteados y de no ser así aplicar las respectivas correcciones para que todos los
esfuerzos estén encaminados a solucionar la problemática principal de las bajas ventas.

TABLA 33 MATRIZ DE ACCIONES NO PROGRAMADAS

Desviaciones: Oposición de la aplicación, edad de los empleados

Causas Algunos empleados se oponen en recibir capacitaciones.
Consecuencias No se obtiene los resultados esperados por lo que es inútil gastar
tanto.
Alternativas de solución Hablar con los jefes de áreas para que la capacitación sea obligatoria.
planteadas Dar incentivos/bonificaciones a los colaboradores.
Alternativas de solución Adquisición de conocimientos y experiencia en base a medidas de
aplicadas las áreas afectadas.
Acciones correctivas La capacitación será obligatoria.
Elaborado por: Grupo N°1 AE5-3
10.17.2 Medición de resultados

En base al proyecto implantado en INALPROCES-KIWA se ha realizado un estudio

organizacional para solucionar el problema que se presenta en cuanto a las bajas ventas, analizando
cada uno de los factores que influyen, para ello el equipo de trabajo señala recomendaciones y
estrategias que se deben aplicar en la empresa, buscando la mejora de la organización, ya que se
encontraba desorientada específicamente en tres áreas, la administrativa financiera, operaciones,
mercadeo y ventas, conllevando a integrar capacitadores para mejorar el desempeño del personal
y que tengan una mejor distribución en sus funciones, enfocándose en mejorar los procesos de
producción, así con respecto al proyecto realizado se concluye que se ha cumplido en un 50% de
lo planificado con lo programado, con el apoyo de recursos tecnológicos y financieros, obteniendo
como resultado alcanzar los objetivos propuestos como un aumento en las ventas, generar utilidad
y posicionamiento constantes en el mercado.

81
 ACTUALIZACIÓN
DEL
ORGANIGRAMA
INALPROCES-KIWA

82
UNIDAD 3: ACTUALIZACIÓN DEL ORGANIGRAMA INALPROCES-KIWA

Las organizaciones son entidades complejas con características únicas y con un solo propósito
que es cumplir sus objetivos, además las empresas necesitan de un marco de actuación, en el que
se detalle las pautas generales, para que los integrantes de una organización tomen un solo rumbo,
por ello se desarrolla la estructura de la empresa donde se especifica variables con sus elementos
como la especialización, división del trabajo, cadena de mando, centralización y formalización.

En este documento se realiza el diagnóstico del organigrama que maneja la organización para
proponer un nuevo diseño de este tomando en cuenta diferentes matrices con el fin de conocer que
unidades administrativas requieren ser modificadas y eliminadas así estará actualizado y se podrá
obtener un mejor funcionamiento, más competitividad, mayor claridad, compresión y compromiso
del personal mejorando el posicionamiento de la empresa.

11.1 Antecedentes de INALPROCES-KIWA

INALPROCES S.A., es una compañía privada fundada en el 2004, radicada en Quito, dedicada
a la producción y comercialización de frituras de productos no tradicionales dirigidas al mercado
gourmet en Europa, Asia y América a través de la marca Kiwa. La compañía busca ser reconocida
a nivel nacional e internacional. Ofrece al mercado de exportación frituras de papas nativas,
remolacha, camote, yuca, zanahoria blanca y maqueño, trabaja bajo cuatro principios
fundamentales: calidad, innovación, visión global y responsabilidad social empresarial.

INALPROCES-KIWA presenta
un organigrama que ha ido cambiando
con el tiempo, en el 2014 el organigrama
contaba con 19 unidades administrativas
ubicadas en 4 niveles como gerencia
general, dirección de área,
departamento, oficina, no estaba
alineado con la misión debido a que no
se toma en cuenta a colaboradores e

83
inversionistas de la empresa y las unidades administrativas están nombradas por puestos.

El organigrama vigente elaborado en

el año 2016 cuenta con 23 unidades
administrativas ubicadas en 5 niveles como,
dirección general, gerencia general, dirección
de área, departamento, oficina, se alinea a la
misión, sin embargo, en los últimos años no
se han hecho modificaciones y se observa
fallas al momento de nombrar las unidades
administrativas donde esta detallado en base
a las personas encargadas del área, también existe una ausencia del departamento de recursos
humanos, por lo que necesita ser actualizado para mejorar el desempeño organizacional de la
empresa.

La clasificación del organigrama actual de INALPROCES S.A-KIWA es micro administrativo

porque solo se trata de una organización, es general por el contenido de la información de las áreas
hasta cierto nivel jerárquico, también es integral porque representa a todas las unidades
administrativas y es vertical porque presenta las unidades ramificadas de arriba hacia abajo.

11.2 Diseño de la estructura

Después de realizar el instructivo con la información correspondiente de INALPROCES S.A-
KIWA, se desarrollan matrices con un estudio cuantitativo de variables y elementos,
encontrándose fallas altas que requieren ser modificadas en el organigrama como:

En cuanto a la especialización:

 La empresa no cuenta con personal que posea experiencia suficiente.

 INALPROCES S.A-Kiwa no ofrece capacitaciones periódicas a los empleados.
 La organización no cuenta con un alto grado de especialización.
 No existe división del trabajo en la empresa.
La cadena de mando:

84
  La empresa INALPROCES-KIWA presenta un porcentaje bajo de eficiencia a en
la cadena de mando.

11.2.1 División del trabajo:

 Algunos cargos no se encuentran concatenados con sus departamentos.

11.2.2 Centralización:
 Se visualiza gran falta de comunicación y autoridad en la empresa.

11.2.3 Formalización:
 La empresa cuenta con un bajo porcentaje de formalización entre operarios y altos
mandos.

85
 11.3 Tabla de cruce de la estructura
Se realiza la siguiente matriz de aspectos positivos donde se detalla lo positivo que tiene se identificó en base al instructivo que se
aplicó de acuerdo con el organigrama, por lo cual si se mantiene tal unidad administrativa/área/cargo se plantea una recomendación.

Tabla 34 MATRIZ DE CRUCE DE ESTRUCTURAS

Propuestas de Mantenimiento y Recomendaciones INALPROCES-KIWA S.A

VARIABLE DE ESPECIALIZACIÓN

NIVEL JERARQUICO OPERATIVO EN LOS DEPARTAMENTOS JEFES DE CARGO

POSITIVO (LO QUE SE MANTIENE) RECOMENDACIÓN

El principal elemento que debe mejorarse para un buen
Al analizar la estructura organizacional se observa que la desempeño de la organización es la experiencia del empleador, ya
empresa INALPROCES-KIWA presenta un 61% de que a mayor experiencia menos errores en la producción, se
cumplimiento de especialización ya que se maneja de una forma requiere un nivel alto de capacitación para que los colaboradores
eficiente, en su mayoría los empleados que trabajan en la obtengan mayor conocimiento de sus funciones logrando
empresa cuentan con un alto nivel de profesionalismo. resultados eficaces, además, se debe considerar el grado de
especialización para que cada empleado realice su tarea específica
evitando la multifuncionalidad.
VARIABLE DE DIVISIÓN DEL TRABAJO

NIVEL JERARQUICO TÁCTICO GERENTES DE LOS DEPARTAMENTOS

POSITIVO (LO QUE SE MANTIENE) RECOMENDACIÓN

En INALPROCES-KIWA se presenta un 72% en la matriz
general de ponderación de efectividad siendo el promedio de los Para poder llegar a un porcentaje más elevado respecto a la
elementos que intervienen la división del trabajo, las cuales son división del trabajo se debe implementar un departamento de
agrupación de actividades, tamaño de la organización y recursos humanos para la correcta distribución de tareas con
jerarquización, por lo que se observa altos porcentaje, por lo personal especializado.
tanto, se concluye que tiene un buen manejo en las actividades

86
que se desarrollan, además se interrelaciona cada unidad
administrativa con los objetivos de la empresa
VARIABLE DE CADENA DE MANDO

NIVEL JERARQUICO ESTRATEGICO Y TÁCTICO, GERENTES Y JEFES DE LOS DEPARTAMENTOS

POSITIVO (LO QUE SE MANTIENE) RECOMENDACIÓN

Esta variable en la empresa no posee un porcentaje significativo, La empresa debe mejorar la relación de coordinación entre
es decir que la cadena de mando es deficiente en subordinados y empleadores a través de la implementación de
INALPROVES-KIWA estrategia de liderazgo, manteniendo compromiso con una
comunicación más eficaz, evitando inconvenientes en el tramo de
control, unidad de mando y coordinación de unidades, ya que
deben estar interrelacionadas correctamente.

VARIABLE DE CENTRALIZACIÓN

NIVEL JERARQUICO ESTRATÉGICO, GERENTES

POSITIVO (LO QUE SE MANTIENE) RECOMENDACIÓN

Existe un 80% de efectividad en la centralización lo que se No permite una actuación significativa de los niveles medios y
puede concluir que la mayoría de las decisiones que se toma en operativos, además existe un grado de autoridad alto lo que
la organización lo hacen los niveles estratégicos, como el conlleva a una centralización elevada en la empresa Kiwa
directivo y la dirección general. provocando desmotivaciones a los empleados.

VARIABLE DE FORMALIZACIÓN

NIVEL JERARQUICO ESTRATÉGICO, GERENTES

POSITIVO (LO QUE SE MANTIENE) RECOMENDACIÓN

La empresa maneja una comunicación formal ya que existen En la matriz general realizada respecto a la formalización, el
documentos que sirve de evidencia evitando problemas legales y elemento de gestión documental requiere de más prioridad, ya que
tener mayor confianza y credibilidad por parte de los clientes, se encuentra con un porcentaje relativamente bajo, con esto
proveedores y personas interesadas. afectando a la empresa de forma interna y externa.

Elaborado por: Grupo 1

87
 Análisis: En la matriz se pudo determinar que las variables en cada unidad administrativa y nivel jerárquico cumplen con ciertas
características, como el alto nivel de profesionalismo y el buen manejo en las actividades que se desarrollan, por lo que se mantienen y
se plantean recomendaciones con el fin de mejorar el desempeño de la organización.

88
 11.4 Ajustes (propuestas)
2. Aspectos negativos

En base a las variables y al organigrama que posee INALPROCES-KIWA existen unidades

administrativas con aspectos negativos por lo que se deben eliminar, cambiar o mover para reducir
los gastos, para ello se efectúa la siguiente tabla, con el fin de mejorar el desempeño de los
empleados de la organización.

Unidades administrativas para mover/cambiar/ eliminar

El departamento que se reflejaba en el organigrama como jefe agrícola se elimina porque no cumple con
todas las funciones, conllevando a crear tiempos muertos, además la ineficiencia de este no beneficiaba
a la empresa y por tal razón solo generaba gastos tanto en salario y viáticos.
El cargo que se reflejaba en el organigrama como técnico agrícola se trasladó al departamento de calidad
ya que cumplen con las mismas funciones dentro de la organización eliminándose por ello el jefe agrícola
ya que no es tan relevante en este departamento.
Se decide unir los departamentos de ventas Ecuador, Latinoamérica y el departamento de Ventas Europa
Asia, puesto que existe duplicidad de funciones reflejado en la matriz de especialización, por ello no es
necesario tener dos departamentos con las mismas funciones a cumplir en la organización.
Se implementa una nueva asesoría interna de planificación estratégica porque el gerente cumple diversas
funciones y no tiene tiempo suficiente para considerar como relevante a la planificación estratégica, ya
que no se encuentra actualizada.
Se incorpora el cargo de auditoría interna en el departamento administrativo financiero por el exceso de
desperdicio y reducir los gastos de la empresa.
Se implemento el departamento de Recursos Humanos ya que es necesario y sirve para las
capacitaciones, y contratación del personal.
Tomando en cuenta el presupuesto de INALPROCES KIWA se cambia el nombre del departamento de
diseñador gráfico por departamento de marketing logrando mejorar sus funciones creando estrategias y
haciendo que la empresa se posicione con la publicidad digital y empresarial, ya que en el diagnóstico
organizacional se evidencia que cuenta con poca publicidad.

89
 11.5 Representación gráfica del organigrama actualizado INALPROCES KIWA
Ilustración 12 Propuesta de Organigrama

Elaborado por: Grupo 1

90
 11.6 Conclusiones
INALPROCES S.A KIWA mantiene una estructura organizacional parcialmente alineada a la
especialización, cadena de mando, centralización y a la formalización, manejando una
comunicación formal poco adecuada, por lo que repercute un mal entorno laboral, conllevando a
tener problemas en la elaboración del producto, además se requiere incrementar capacitaciones y
aumentar la experiencia en los empleados, entre otras consideraciones. No obstante, la empresa
mantiene una sobreasignación de cargos, ante esto el organigrama que se propone para la empresa
se fundamenta principalmente en una distribución de trabajo, tomando en cuenta el presupuesto
que mantiene INALPROCES S.A-KIWA, se establecen combinaciones entre distintos cargos,
evitando la duplicidad de funciones. La organización se maneja con un sistema combinado entre
mecanicista y orgánico, con aspectos más mecanicistas. Por otro lado, la empresa cuenta con la
centralización siendo más uniforme la toma de decisiones y formalización, dando mayor
confiabilidad a los clientes, de acuerdo con las recomendaciones aplicadas al nuevo organigrama
permite tener mayor eficiencia, eficacia y rentabilidad, mejorando así el desempeño de los
trabajadores de la empresa INALPROCES S. A-KIWA.

11.7 Anexos
11.7.1 Instructivo
El instructivo es una guía que sirve para determinar que partes están mal en la empresa objeto
de estudio y con ello se elaboran las recomendaciones y mejoras que requiere cambiar en la imagen
de la empresa por tanto se desarrolla el organigrama mediante los resultados sacados del instructivo
en el cual se aplicó matrices cuantitativas y cualitativas.

Instructivo teórico para elaboración de organigrama- Unidad II-AE5-3

Grupo 1-instructivo aplicado a la empresa Inalproces-Kiwa SA

11.7.2 Matrices.
Para una mejor compresión del instructivo de acuerdo con las matrices que se aplicaron a la
empresa Inalproces-Kiwa en el siguiente vínculo se puede entender con más claridad de donde
fueron sacados los resultados y del procedimiento que se llevó a cabo.

Grupo 1-matrices aplicadas empresa Inalproces-Kiwa

91
 11.7.3 Documentos adicionales
Para conocer a profundidad la empresa el grupo de trabajo desarrolló un diagnostico
organizacional y se tomó algunas partes para la creación del nuevo organigrama, por consiguiente,
este estudio se alinea a la metodología organizacional aplicada a la empresa objeto de estudio en
cuanto a las actividades desarrolladas en clases de organización y sistemas de la unidad I y II.

Diagnóstico organizacional a la empresa Inalproces-Kiwa-Grupo 1

Metodologías organizacionales de Inalproces-Kiwa- Grupo 1
Solicitud al gerente de INALPORCES-KIWA para actualizar el organigrama

92
 GESTIÓN
DOCUMENTAL

93
 UNIDAD 4: Gestión documental INALPROCES KIWA

Cada una de las organizaciones y la forma de manejar documentos son distintas porque cada
empresa tiene su modelo personalizado de llevar documentos y nunca se utilizará el mismo tipo
de gestión documental o un modelo para todas las empresas.
En este documento se aporta con los conocimientos impartidos en clase sobre el diseño e
implementación de gestión documental para una organización. Se muestran todos los
aspectos más importantes para la creación, recepción, organización, almacenamiento,
conservación, acceso y difusión de la documentación; para esto se va a utilizar diferentes matrices
donde ayude con información relevante de la gestión documental de la empresa y otros aspectos.
La necesidad de una gestión documental en empresas suele surgir cuando se alcanza un punto
crítico en el almacenamiento y producción, y aparece la necesidad de recuperar y reutilizar
documentos. La producción y archivado incontrolado de documentos obligará a grandes esfuerzos
futuros para localizar dicha documentación. Si un documento no es fácilmente localizable, es como
si no existiese. Lo que se traduce en una potencial pérdida de información y, sobre todo, de
productividad.
OBJETIVO:
• Coordinar las actividades específicas controlando la creación, la recepción, la ubicación, el
acceso y la preservación de los documentos.
• Custodiar la documentación que se genera de un modo eficaz facilitando su recuperación
para posteriores revisiones.
Fases de la gestión documental

Primera fase:
ORIGEN DE LOS DOCUMENTOS
Trazabilidad documental:
Se ha recopilado información de la documentación que existe en INALPROCES-KIWA en sus
diferentes unidades administrativas. A continuación, se especifica en el punto (A) los
documentos que posee INALPORCES KIWA actualmente y en el punto (B) los

94
documentos propuestos y con la nueva estructura del organigrama creado, relacionando así a las
unidades administrativas con los documentos que se deben implementar.
A) Gestión Documental Vigente

B) Propuesta Gestión documental.

En esta matriz se evidencia el manejo de documentos que se recomienda a la organización, con
la estructura propuesta, los cambios definidos en la unidad 3:
VIA DE
DOCUME UNIDADES
ORIGEN DESTINO COMUNICA
NTO ADMINISTRATIVAS
CIÓN
Departamento Financiero
Estados Departamento Financie E-MAIL
Gerencia general Gerencia General
financieros ro
Dirección General
Aprobacion
Departamento Financie Departamento Financiero TELEFÓNICO
es Gerencia general
ro Gerencia General
bancarias
Departamento Gerencia general
Cheques Gerencia General OFICIO
Financiero Departamento Financiero
Currículos Gerencia General
del Gerencia General Área de operaciones Área de Recursos Humanos E-MAIL
personal Área de Operaciones

95
 Convenio
Gerencia General y
corporativo Gerencia General Dirección General E-MAIL
Dirección General
Informes
de Área de Operaciones
Área de operaciones Gerencia General ESCRITO
peticiones Gerencia General
del servicio
Informes
Área de Calidad y
de calidad Área de calidad Gerencia General ESCRITO
Gerencia general
del servicio
Departamento
de Contabilidad
Área Administrativo
Facturas de Departamento de Departamento
Financiero E-MAIL
venta Contabilidad Financiero
Departamento Financiero
Departamento de
Contabilidad
Área de Ventas
Área Administrativo
Notas de Departamento Financiero
Área de Ventas E-MAIL
créditos Financiero Departamento Financiero
Departamento de
Contabilidad
Área de Operaciones Área Ad
Contrato ministrativo Financiero
Departamento Financi
de Área de operaciones Departamento Financiero ESCRITO
ero
compras Departamento de
Contabilidad
Memoránd Área de Operaciones y
Área de operaciones Gerencia General ESCRITO
um Gerencia general
Área de Ventas Área Adminis
trativo financiero
Notas de Departamento de Cont Departamento de
Área de Ventas E-MAIL
crédito abilidad Contabilidad
Departamento de
Contabilidad
Área de Ventas Departamento
Contrato Departamento de de ventas
Área de Ventas ESCRITO
de ventas ventas Departamento de
Contabilidad
Departamento de contabilidad
Cheques de Departamento de Departamento financie Área Administrativo
ESCRITO
cobro contabilidad ro financiero
Departamento Financiero
Estatuto de Gerencia general
Gerencia General Dirección VERBAL
la empresa Dirección
Acta de Dirección, Gerente General y
Gerencia General Dirección ESCRITO
junta Subgerencia.

96
 Recibos Departamento de Departamento
Administrativo Financiero ESCRITO
caja chica Contabilidad Financiero
Contratos d
e Departamento Área de Recursos Humanos
Área de Recursos
prestación de reclutamiento y Departamento de
Humanos ESCRITO
de servicios selección reclutamiento y selección
de capacita
ción
Gerencia General
Pólizas de
Gerencia General Directorio Directorio E-MAIL
seguro
Departamento de Marketing
Departamento
publicidad Gerencia General Gerencia General E-MAIL
de Marketing
Seguridad Área de Recursos Gerencia General Área de Recursos Humanos
E-MAIL
social Humanos Gerencia General
Plan Gerencia general
Gerencia general Área de Operaciones ESCRITO
operativo Área de Operaciones
Informes
Área de Recursos Área de Recursos Humanos ESCRITO E E-
de Gerencia General
Humanos Gerencia General MAIL
evaluación
Área Administrativo
Proyectos y
Área Administrativo Fi Financiero
presupuest Gerencia General ESCRITO
nanciero Gerencia General
os
Escrituras Gerencia General
Gerencia General Directorio ESCRITO
poderes Directorio
Fichas de Área de Recursos Humanos
Área de Recursos
clientes Gerencia general Gerencia general ESCRITO
Humanos
potenciales
Departamento de
Mantenimi
Departamento mantenimiento
ento Área de Operaciones ESCRITO
de mantenimiento Área de Operaciones
técnico
Documentos para implementarse
Departamento de
Departamento de Contabilidad
Hoja de
Contabilidad Gerencia General ESCRITO
costos
Gerencia General

Departamento de Control de
Hoja de Calidad
Departamento
control de Área de Calidad Área de Calidad ESCRITO
de Control de Calidad
calidad

Entrada y Departamento Departamento de producción,

Área de Operaciones ESCRITO
salida de de Producción área de operaciones.

97
 productos
elaborados
Área de Recursos
Gerencia general Área de recursos humanos,
Circulares Humanos E-MAIL
gerencia general.
Departamento
Orden de Departamento de Departamento de contabilidad,
de Contabilidad ESCRITO
producción Producción departamento de producción.
Hojas de Gerente general, directorio,
Gerente general Área de Operaciones ESCRITO
ruta área de operaciones.
Directorio, Gerencia general,
Patentes Directorio Gerencia General ESCRITO
área de operaciones.
Gerente general, área de
Manuales Gerente general Área de operaciones ESCRITO
operaciones, Directorio.
Resolucion
Gerente general Directorio Gerente general, Directorio. VERBAL
es
Área de mercadeo y ventas,
departamento
Registros Área de mercadeo y Departamento de fina ESCRITO E E-
de producción, área administr
de pedidos ventas nzas MAIL
ativo-financiero,
departamento de finanzas.
Carteras de Área Área de mercadeo y ventas,
Gerencia General ESCRITO
clientes De mercadeo y ventas gerencia general.
Departamento de marketing,
Cuadernos Departamento gerencia general,
Gerencia General ESCRITO
de ferias de marketing departamento de ventas y
mercadeo.
Registros Área de recursos humanos,
Área de
de Gerencia General gerencia general, Área de ESCRITO
recursos humanos
empleados operaciones.
Área de operaciones,
Registro de Departamento Financi
Área de operaciones departamento financiero, área ESCRITO
pedidos ero
de ventas y mercadeo.
Área de recursos
Calendario Área de recursos
Área de operaciones humanos, área de ESCRITO
laboral humanos
operaciones, Gerente general.
Plan de
Producción Departamento de Área de Operaciones
Área de Operaciones ESCRITO
Producción Área de Operaciones

Elaborado por: Grupo 1

De acuerdo con el punto A y B se puede comprobar que los documentos son de carácter formal,
ya que existe evidencia para comunicarse entre los miembros de la organización, esto indica que
la empresa tiene establecidas las políticas de comunicación interna, aun así no se hace uso de otros
98
documentos como inventarios, formularios, reportes diarios e informes, tampoco se están
involucrando a todas las áreas en el uso de la documentación por lo que puede haber fallas como
la deficiente planificación, omisión de partes importantes y pérdida de información, para mejorar
la gestión documental se han propuesto algunos documentos reflejados en el punto (B) que
ayudan a controlar las actividades que se realizan en INALPROCES KIWA.

Tipos de archivos-documentos y clasificación

A continuación, se clasifican los documentos que posee INALPROCES KIWA de acuerdo con
el tipo de archivo siendo perpetuo, histórico o temporal, se identifican si son físicos o digitales y
finalmente se describe el tipo de documento en base a la información recopilada en los trabajos
anteriores.
C) Clasificación de archivos y documentos vigentes en INALPROCES KIWA
Clasificación: Físico-
Documentos Tipo de documento
Digital
ARCHIVO PERPETUO
Estados financieros Físico Documento
Cheques Físico Documento
Currículos del personal Digital Documento
Facturas de venta Digital Documento
Organigrama. Físico y digital Documento
Balance general. Físico Formato
Estados financieros Físico Registro
Presupuesto anual Físico Registro
Manual de procesos Digital Documento
ARCHIVO HISTÓRICO
Normas ISO: 9001 Digital Documento
Normas INEN Digital Documento
Código de comercio. digital Documento
Informes de calidad del
físico Registro
servicio
Nota de crédito físico Documento
Acta de aumento de capital
físico Documento
variable.
El acta de constitución. físico Documento
Informe gerencial. físico Registro
Manual Contable. digital Formato
Balances. físico Formato
Aprobaciones bancarias físico Documento
Reportes de ventas físico Registro

99
 Informes mensuales y anuales
(balances generales)
ARCHIVO TEMPORAL
Convenio corporativo Documento
Informes de peticiones del
físico Registro
servicio
Nómina de los principales
clientes, proveedores y
físico Registro
accionistas de INALPROCES
S.A-Kiwa.
Perfil de puesto. físico Documento
Contratos del personal. físico Documento
Facturas de compras Físico Documento
Recibo de caja chica Físico Documento
Planificación estratégica Digital Documento
Memorándums Físico Documentos
Facturas de ventas Físico Documentos
Hoja de costos. Físico Formato
Kardex Físico Formato

D) Clasificación de archivos y documentos vigentes en INALPROCES KIWA

Documentos Tipo de archivo Tipo de documento

ARCHIVO PERPETUO
Contratos Físico y digital Documento
Pólizas de seguro Físico y digital Documento
publicidad Físico y digital Documento
Seguridad social digital Documento
Hoja de costos Físico y digital Formato
Hoja de control de calidad Físico Formato
Plan de Producción Físico Documento
ARCHIVO HISTÓRICO
Plan operativo Digital Documento
Informes de evaluación Físico Registros
Proyectos y presupuestos Físico y digital Documento
Escrituras poderes Digital y físico Documento
Patentes Digital y físico Documento
Manuales Físico Documento
ARCHIVO TEMPORAL
Fichas de clientes potenciales Físico y digital Registro
Mantenimiento técnico Físico y digital Formato
Entrada y salida de productos
Digital Registro
elaborados
Circulares Físico Documento
Orden de producción Digital Registro
Hojas de ruta Físico Registro

100
 Resoluciones Físico Documento
Registros de pedidos Digital Registro
Carteras de clientes Digital Registro
Cuadernos de ferias Digital Documento
Registros de empleados Digital y Físico Registro
Registro de pedidos Digital Registro
Calendario laboral Digital y físico Formato

En el punto C y D se refleja la ordenación de la documentación vigente y se analiza

la propuesta realizada en el punto B en INALPROCES-KIWA, desde su clasificación hasta la
tipología de documentos, con el fin de mantener un orden y la fácil localización de información
dentro de la empresa, así mismo protegerlos de su pérdida.
Colaboración entre usuarios
En la siguiente matriz se determina la cantidad de colaboradores que tienen injerencia en los
procesos de la gestión documental, se detalle los interventores de la supervisión y el respectivo
reporte que se da en INALPROCES KIWA.
Departamento/Ár
Cargo # PERSONA Supervisa Reporta
ea
Dirección 3 Gerente general Dirección
Subgerente y Área
Directores
Gerencia General 2 Planificación Gerencia general
estratégica
Gerente de
Operaciones, de
Calidad, Mercado y
Área Subgerencia Área subgerencia
1 Ventas, Recursos Gerente General
general general
Humanos,
Administrativo -
Financiero
Departamento de
Área de operaciones 1 Abastecimiento, Subgerente
Mantenimiento
Departamento de
1 Oficina de Bodega Área de operaciones
abastecimiento
Departamento de Área operaci
1 Área de operaciones
mantenimiento ones
Oficina
Departamento de produc
1 de Operarios y Área de Operaciones
ción
Chofer
Departamento de
Oficina de Bodega 1
abastecimiento

101
Oficina de Operarios Departamento de
12
producción
Departamento de
Oficina de Chofer 1
producción

Departamento de
control de calidad y
Gerente general y
Área de calidad 1 Asistente de
subgerente
investigación y
desarrollo

Departamento de control Área calidad

2 Técnico agrícola Área de calidad
de calidad
Departamento de
investigación y 1 Área de calidad
desarrollo
Departamento de
Técnico agrícola 1
investigación y desarrollo
Departamento de
ventas Ecuador y
Latinoamérica,
Europa, Asia y
Área de ventas y Gerente general y
1 Norteamérica
mercadeo subgerente
Departamento de
marketing
Programación y
desarrollo
Departamento de Área ventas y
Departamento de ventas ventas Ecuador y mercadeo
Ecuador Latinoamérica, Área de Ventas y
1
y Latinoamérica, Europa, Europa, Asia y mercadeo
Asia y Norteamérica Norteamérica

Departamento Programación y
1 Área de ventas y mercadeo
de Marketing desarrollo
Programación y Departamento de
1
desarrollo marketing
Departamento de
Finanzas
Área administrativo- Gerente general y
1 Departamento de
financiero subgerente
contabilidad Área administrati
vo- financiero
Departamento Área Administrativo- finan
1 Auditor interno
de Finanzas ciero
Departamento de Asistente contable y Área administrativo-
1
Contabilidad mensajería  financiero

102
 Departamento de
Auditoría interna 1
Contabilidad
Departamento
Asistentes contables 2
de Contabilidad
Departamento de
Mensajero 1
Contabilidad

Categorización y estructuración
En la siguiente matriz se puede evidenciar los procesos que contiene la gestión documental y las
actividades que presenta dentro de cada proceso para una clara y detallada información, esta
información nos permite realizar diagramas de flujo para una mejor visualización de los procesos.
Proceso de gestión documental
SUBPROCESO RESPONSABLES ACTIVIDADES RESULTADOS O
SALIDA
Gerencia General 1.- Identificar los
documentos en las
diferentes áreas de la
organización.
Área o departamento 2.- Clasificar la tipología de
documentos:
documentos, formato, registro
Área o departamento 2.1- Si son documentos se pasa
al punto 3
Área o departamento 2.1.1- Si no son, se pasa al tipo
de documento registro.
Área o departamento 2.2- Si son registros se pasa al
siguiente punto 4
Área o departamento 2.2.1- Si no son, se pasa al tipo
Creación de de documento formato. Creación de
documentos Área o departamento 2.3.- Si son formatos se pasa al documentos
siguiente punto 5.
Área o departamento 2.3.1- Si no son, se pasa al
punto 3 o 4.
Área o departamento 3.- distribuir en la carpeta
de documentación.
Área o departamento 4.- distribuir en la
carpeta registro.
Área o departamento 5.- distribuir en la carpeta
formatos.
Área o departamento 6.- Clasificar los documentos en
los archivos digitales y físicos.
Área o departamento
6.1.1.- Si son archivos digitales
se pasa al siguiente punto 7.

103
 Área o departamento 6.1.2.- Si no son, se pasa al
archivo físico
Área o departamento 6.2.- Si son archivos físicos se
pasa al siguiente punto 8.
Área o departamento 6.2.1- Si no son, finaliza la
actividad.
Área o departamento 7.-distribuir documentos
digitales en el archivo
pertinente.
Área o departamento 8.- distribuir
documentos físicos en el
archivo pertinente.
Área o departamento 1.Receptar de documentación
Departamento o área. 2.Verificar los datos de
documentación
Departamento o área 2.1 Si está el documento claro
pasa (3)
Recepción de Recepción de
Departamento o área. 2.2 No está el documento claro
documentos externos documentos externos
y sencillo
Departamento o área. 3. Registrar de documentos
Área o departamento 4.Clasificar de documentos
Área o departamento 5.dirigir al proceso de
distribución de documentos
Área o departamento 1.Solicitar documento interno
Área o departamento 2.Recibir solicitud
Área o departamento 2.1si se tiene el documento pasa
3
Área o departamento 2.2no, Se realiza un informe al
departamento con lo solicitado
(vuelve 1)
Área o departamento 3.Imprimir y enviar informe
Área o departamento 4.Revisar el informe solicitado
Recepción de (1)
documentos internos Área o departamento 4.1 Si es la información Recepción de
Distribución de los requerida pasa (5) documentos internos
documentos externos Área o departamento 4.2 No es la información Documentación externa
receptados requerida pasa (1)
Área o departamento 5.Registrar la recepción de
documentos
Área o departamento 6.Archivar y conservar los
documentos en la base de datos
Área o departamento 1.Recibir documentación
Área o departamento 2.Clasificar los tipos de
documento
Área o departamento 2.1 Indexación de
documentos (3)

104
 Área o departamento 2.1 no es necesario se elimina el
documento
Mensajería 3 organizar documentos en
archivos digitales y físicos
Área o departamento 4. Realizar un registro de los
document
Área o departamento
5.Presentar el registro a los
altos mandos cuando sea solicit
Mensajería 1.Receptar la documentación
física o digital
Mensajería 2.verificar si el documento es
interna o externa
Mensajería 2.1 Si, es interna pasa al punto
(3)
Mensajería 2.2 no, pasa a otro al proceso de
Distribución de los distribución externa
documentos internos Departamento o área 3. distribuir al Informe de recepción
receptados departamento correspondiente
Departamento o área 4. Receptar el departamento
Departamento o área 4.1 Si recepta el departamento
indicado pasa (5)
Departamento o área 4.2 No, vuelve al punto (3)
Departamento o área 5. aprobar con firmas de
recepción de documentos
Mensajería 6.registrar la entrega y
verificación
Departamento o área 1.definir el medio de
distribución
Departamento o área 2.realizar el documento a
enviar
Departamento o área 3.verificar el documento
Departamento o área 3.1si el documento está bien
Distribución de
realizado se envía por el Una plantilla de entrega
documentos enviados
medio (pasa punto 4)
Departamento o área 3.2no esta correctamente el
documento (vuelve al punto 2)
Departamento o área 4.Se aprueba a través de un
sello o firma
Mensajería 5.enviar el documento

Proceso de producción:
PROCESO RESPONSABLES ACTIVIDADES RESULTADOS
/SALIDAS
Ventas y mercadeo 1.- Entregar orden de producción

105
 Calidad 2.- Validar cumplimiento legal en
etiquetas
Calidad 2.1- Si las etiquetas cumplen con
especificaciones legales, pasar al punto 6
2.2- No cumple con especificaciones
Calidad legales, pasar al punto 3
3. Establecer correcciones a etiquetas.
Calidad
4. Devolver orden de producción para
Calidad correcciones.
Abastecimiento 6.- Revisar inventario y disponibilidad de
materiales.
Abastecimiento 6.1.- Si cuenta con todos los materiales
necesarios para la orden de
producción en inventario, continuar con
el paso 8.
Abastecimiento 6.2.- Si no cuenta con todos los
materiales para la orden de producción en
inventario seguir el paso 7.
Producción
Abastecimiento 7.- Dirigirse al departamento de
abastecimiento.
Abastecimiento 8.- Entrega de orden a producción.
Producción 9.- Definir fecha de producción del
pedido. Producto
Producción 10.- Incluir la orden en el plan de elaborado
producción.
Producción 11.- Confirmar la fecha de
disponibilidad para despacho.
Ventas y mercadeo 12.- Pasar por la oficina
de programación y desarrollo.
Producción 13.- Elaboración de snacks.
Elaborado por: Grupo 1

106
Flujo de trabajo documental

A continuación, se presenta el flujograma de los procesos mencionados en el punto (4).

I.I. Flujodiagramación del proceso de gestión documental
Creación de documentos Recepción de documentos internos Recepción de documentos externos Distribución de los documentos externos receptados Distribución de los documentos internos receptados Creación de documentos

Gerencia General Área o departamento Área o Departamento Área o Departamento Área o departamento Mensajería Área o departamento Mensajeria Área o departamento

Iniciar
Iniciar Iniciar Iniciar
Iniciar
Iniciar
Receptar de
documentación Recibir Receptar la Definir el
Solicitar
Identificar los a
documentación documentación medio de
documento física o digital
documentos en distribución
las diferentes
interno
Clasificar los
áreas de la Verificar los
organización. Clasificar la tipo de Verificar si el Realizar el
datos de documento
tipología de documento es documento a
Recibir documentación
documentos: interna o externa enviar
documentos, solicitud Distribuir al
formato, registro departamento Pasar al
¿Es necesario
Eliminar correspondiente ¿es interna? No
proceso de Verificar el
Realizarun ¿está el No está el el No
documento? documentos distribución
documento
informe al documento No documento Organizar a externa
¿está el No departamento claro? claro y sencillo documentos en
¿son Pasar al tipo de documento archivos Receptar el
documentos No con lo Si
¿está bien
documento registro. claro?
solicitado Si digitales y departamento
elaborado el No a
? físicos documento
Si
Si Registrar de ¿es el Si
Imprimir y documentos departament a
Pasar al tipo de enviar o indicado? Aprobar a
Distribuir en la No documento Realizar un
¿Son informe través de un
formato. registro de los
carpeta de registros? sello o firma
Clasificar de documentos Aprobar con
documentación.
Revisar el documentos firmas de
Presentar el recepción de
¿son
No
informe
sI formatos? Dirigir al p. registro a los documentos Enviar el
solicitado
de altos mandos b documento
Si distribución cuando sea
¿es la de solicitado Registrar la
Distribuir en la Distribuir en la informaci entrega y
documentos
carpeta carpeta ón a verificación Fin
formatos. Fin
registro requerida Terminar
? Fin
Clasificar los
documentos en los
archivos digitales y
físicos. Registrar la
recepción de
documentos
¿son Pasar al
No
archivos? archivo físico
Archivar y
Si conservar los
¿son Fin documentos en
Distribuir No
archivos la base de datos
documentos digitales
fisicos?
en el archivo
pertinente.
Si Terminar

Distribuir
documentos físicos en
el archivo pertinente.

Elaborado por: Grupo 1

107
 II.I Flujodiagramación del proceso sustantivo (producción)
PROCESO DE PRODUCCIÓN
Documentos, Mercadeo y Ventas Calidad Abastecimiento Producción
informes, registros

In iciar

Entregar
orden de
producción

Validar
cumplimiento l
egal en
etiquetas

¿las etiquetas
Establecer
cumplen con
No correcciones
especificaciones
a etiquetas a
legales?

Devolver orden
de producción a
corregir.

Si

Revisar
inventario y
disponibilidad de
materiales.

¿Existen Dirigirse al
materiales para la No
dpto.
orden de abastecimiento.
producción?

Si

Entrega de
orden a
producción.

Definir fecha de
producción del
pedido.

Incluir la orden
en el plan de
producción.

Confirmar fecha
de disponibilidad
para despacho.

Pasar por la oficina

de programación y
desarrollo.

Elaboración de
snacks.

Fin
Fase

Elaborado por: Grupo 1

108
Conclusión:
Finalmente, en INALPROCES KIWA se genera y procesa documentos y archivos para
comunicar y almacenar información. La gestión documental de los archivos físicos y digitales es
clave para homogenizar y racionalizar el trabajo, debido al gran volumen de información que existe
en toda organización se deben definir los mecanismos necesarios para una rápida y sencilla
localización, la importancia que se le otorgue a la gestión documental repercute directamente en la
fluidez y precisión con la que se puede hacer frente prácticamente a todos los asuntos relacionados
con el desarrollo de proyectos, de procesos, de funciones, instalación y operación de sistemas y la
definición de procedimientos relacionados con una prestación de servicios/venta de productos
eficaces.
Recomendación:
La propuesta del grupo de trabajo es que la empresa implemente una gestión digital por lo que tiene
las ventajas ya que no se ahorran costos, se mejoran los procesos y existe una mayor productividad.
Anexos

Mapa de procesos KIWA

Documentos generales de Kiwa

109
110
CONCLUSIÓN GENERAL

De acuerdo con el diagnostico organizacional realizado en la empresa INALPROCES S.A -

Kiwa solventado con información brindada por la organización además de páginas de internet
confiables se identifica que existen problemáticas en las áreas que conforman la misma, detalladas
a continuación:
En el área de operaciones que se encuentra involucrado el departamento de abastecimiento y
producción, hay poca accesibilidad a los productos en los supermercados y tiendas de barrios en
Ecuador y existe stocks limitados de materia prima para la producción.
En el área de ventas-mercadeo existen bajos ingresos, se desconoce la marca Kiwa a nivel
nacional, hay escasez de publicidad de los productos en los medios de comunicación y pocos
seguidores en las redes sociales.
En el área administrativa financiera, existe insuficiente cantidad de proveedores y se encuentra
desactualizada la filosofía organizacional.
Para conocer a profundidad el problema que conlleva la organización se realiza una metodología
para el estudio organizacional. En dicho estudio se recopila información importante, la cual está
apoyada por herramientas administrativas como análisis de estructuras, diagrama de relaciones, y
diagrama causa-efecto que ayudan a solucionar el problema mediante la formulación de propuestas
y estrategias, las cuales se miden de acuerdo a indicadores de eficiencia y eficacia conllevando a
tener un mejoramiento en el desempeño de la organización.

INALPROCES S.A KIWA mantiene una estructura organizacional parcialmente alineada a la

especialización, cadena de mando, centralización y a la formalización, manejando una
comunicación formal poco adecuada, por lo que repercute en su problema, la empresa mantiene
una sobreasignación de cargos. La organización se maneja con un sistema combinado entre
mecanicista y orgánico, con aspectos más mecanicistas. Por otro lado, la empresa cuenta con la
centralización siendo más uniforme la toma de decisiones y formalización, dando mayor
confiabilidad a los clientes, de acuerdo con las recomendaciones aplicadas al nuevo organigrama
permite tener mayor eficiencia, eficacia y rentabilidad, mejorando así el desempeño de los
trabajadores de la empresa INALPROCES S. A-KIWA.

111
 Finalmente, en INALPROCES KIWA se genera y procesa documentos y archivos para
almacenar y comunicar la información. La gestión documental de los archivos ya sea físicos y
digitales es clave para homogenizar y racionalizar el trabajo, para ello se necesita conocer el origen
y destino de los documentos detectando tiempo muertos que podrán ser mejorados, además se
propuso documentos de gran importancia clasificándolos en archivos perpetuos, históricos o
temporales, la importancia que se le otorgue a la gestión documental repercute directamente en la
fluidez y precisión con la que se puede hacer frente prácticamente a todos los asuntos relacionados
con el desarrollo de proyectos, de procesos, de funciones, instalación y operación de sistemas y la
definición de procedimientos relacionados con una prestación de servicios/venta de productos de
calidad.
RECOMENDACIÓN GENERAL

Se recomienda aprovechar los puntos fuertes, las oportunidades y fortalezas que tiene la
empresa, de igual manera poner atención a las amenazas y debilidades que se presentar hasta el
momento.

Mediante los resultados obtenidos de acuerdo a los problemas encontrados en el estudio

organizacional, se recomienda a la organización, implementar las estrategias propuestas o tomar
en cuenta las más relevantes, puesto que ayudan a mejorar el desempeño de la organización.

INALPROCES KIWA debe considerar la actualización respectiva del organigrama en cuanto a

los cambios que se den y generalizarlos con los colaboradores.

Se recomienda la creación de un sistema de gestión documental con el fin de llevar la

documentación organizada propuesta.

112
 11.8 Bibliografía
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115