Introducción.

Se define base de datos como un grupo objetos, utilidades, herramientas, procesos, etc. que sirven para
administrar y analizar información sobre un tema o asunto. Una base de datos puede estar formada por
uno o más archivos y cada uno de los archivos puede tener una tarea o función especifica.

Con algunas diferencias, las distintas bases de datos que existen en el mercado informàtico contienen o
agrupan archivos y utilidades que sirven para guardar datos(tablas), seleccionar datos (consultas),
presentar datos (informes) y gestionar datos (formularios)

En este manual estudiaremos la base de datos Microsoft ACCESS. Con Microsoft ACCESS se puede
administrar toda la información desde un único archivo. Dentro de cada archivo ACCESS se pueden
crear los elementos necesarios para la administración, Tablas que contienen datos, Consultas para
recuperar información puntual guardada en las tablas, Formularios para gestionar datos de las tabla y
Informes para mostrar datos en el formato deseado.

Introducción. 1
Introducción.
Base de datos Access.

 Crear una base de datos.

Una vez haya entrado dentro la aplicación, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo donde podrá
escoger entre diferentes opciones. No utilizaremos ninguna, pulse sobre el botón Cancelar.

Cree la base de datos Prueba.

1. Active opción de la barra de menús Archivo/ Nueva. Se despliega el cuadro de

diálogo, Nueva. Observe las pestañas General y Base de datos. La primera sirve
para crear una base de datos en blanco, la segunda activa un asistente que crea la base
de datos por usted. Deje seleccionado el icono Base de datos de ficha General y
haga clic sobre botón Aceptar.

2. Se despliega un cuadro de diálogo Archivo nueva base de datos para que dé un

nombre a la base de datos que desea crear. En apartado Nombre de archivo, teclee
Prueba. Anteriormente se indicará donde se quiere crear este archivo (en disco A: o
bien en una carpeta del disco duro)

3. Pulsar en Crear

4. Se desplegará la ventana para la gestión de la base de datos,

Introducción. 2
Introducción.

Tabla: La tabla es donde la aplicación Access guarda los datos. Cada tabla distribuye la
información en filas (registros) y columnas (campos).

Consulta : La consulta sirve para mostrar y hacer operaciones con los datos contenidos en
una o más tablas (o en otra consulta).

Formulario: Se utiliza para gestionar (añadir, modificar, borrar) los datos de una tabla.
Un formulario permite gestionar el contenido de los campos con un diseño más cuidado y
agradable que si se hace directamente sobre una tabla.

Informe : Sirve para presentar datos de una tabla o de una consulta en diferentes
formatos.

 Cerrar una base de datos.

.Active opción de la barra de menús Archivo/ Cerrar.

 Opciones del menú Herramientas.

En este menú se encuentran diferentes opciones y utilidades, vea a continuación para que sirve cada
una de ellas. Las irà utilizando a medida que vaya avanzando en el manual.

Utilidades de la base de datos/ Convertir Base de datos: Convierte bases de

datos con formatos de versiones anteriores a la actual.

Utilidades de la base de datos/ Compactar y reparar Base de datos :

Comprime la información de una base de datos y elimina elementos descartados para
optimizar espacio en el disco y aumentar la velocidad en la gestión.
Reparar: Por diferentes causas (un corte de corriente por ejemplo) es posible que la
información contenida en una base de datos quede dañada. Con esta opción, pueden
recuperarse ( a veces sólo parcialmente) los datos.

Introducción. 3
Introducción.
Seguridad/ Cifrar y descifrar Bases de datos : La información de una base de
datos Access puede ser leída por otras aplicaciones (Excel, Word, otras bases de datos).
Codificando una base de datos conseguirá que la información que guarda sea sólo legible
desde Microsoft Access.

Seguridad/ Cuentas de usuario y de grupo. Sirve para definir usuarios y grupos

de usuarios que utilizarán la aplicación. Si se definen usuarios y grupos, cada vez que se
active la aplicación, Access requerirá identificación antes de dar acceso a la gestión de las
bases de datos. Si se definen usuarios y grupos de usuarios, se los puede asignar
contraseñas.

IMPORTANTE.

En todos los ejercicios que vaya realizando ACCESS pedirá un nombre para cada
elemento que se crea (tablas, consultas, formularios e informes), deje el nombre que
sugiere Access, a menos que, en el ejercicio se le indique el nombre que debe poner.

Introducción. 4
Introducción.
Consultas.
Una consulta sirve para generar o devolver información a partir de una o más tablas (una o más
consultas, tablas y consultas). Iniciaremos este tema con consultas muy simples que mostrarán
información de una tabla. Cuando vayamos avanzando verá que, mediante consultas, es posible
gestionar la información de una tabla, esto es, añadir registros, modificarlos y borrarlos. En este
mismo capitulo nos detendremos a estudiar un tema crucial en la gestion de las bases de datos,
las relaciones entre tablas.

Cuando guarde las consultas de los ejemplos puede dejar el nombre que sugiere
ACCESS, a menos que, se le indique qual debe poner. Para los ejemplos y los
ejercicios continuaremos utilizanto la base de datos Biblio.

 Crear una consulta.

1. En la ventana Base de Datos, seleccione la ficha Consultas.

2. Haga Clic sobre el botón Nuevo. En el cuadro que aparece seleccione opción Vista diseño y
pulse sobre Aceptar.

3. Aparece la lista de tablas de la base de datos, seleccione Tabla Libros, haga clic sobre botón
Agregar, y clic sobre botón Cerrar.

La ventana que tiene ahora es similar a la de filtrado de tablas. Siga los pasos del siguiente
ejemplo para crear la primera consulta.

Ejemplo. Consulta que muestre los campos Código Libro, Título y Año de la tabla
Libros.

1. Seleccione de la tabla el campo que quiera que aparezca en la consulta, y arrástrelo

hasta el apartado Campo en la sección inferior de la ventana. Cada campo en una
columna diferente.

2. Active opción de la barra de menús Consulta/ Ejecutar o bien haga clic sobre el botón
.

Introducción. 5
Introducción.

Per volver a la pantalla de diseño de la consulta, active la opción de la barra de menús

Ver/ Vista Diseño o bien pulse sobre el botón .

 Haga una consulta que muestre los campos Año, Título y Edición.

Retirar un campo de la consulta.

Tiene que estar en modo Diseño de consulta.

1. Seleccione la columna donde hay el campo que desea eliminar. Por ejemplo Código Libro.

2. Active opción Edición/ Eliminar Columnas.

También puede seleccionar la columna a eliminar haciendo clic en el rectángulo gris que aparece en
la parte superior de cada columna (haga clic cuando aparezca un cursor en forma de flecha
apuntando hacia abajo, cuando haga clic tiene que seleccionarse toda la columna), y luego pulse la
tecla SUPR.

 Consultas Ordenadas.
Como puede suponer, esta consulta devolverá los datos ordenados por el campo o los campos
indicados.

Ejemplo. Consulta que muestra los datos ordenados por año. Utilice los campos Título,
Año y Edición.

1. Sitúe el cursor sobre apartado Orden en la columna que muestra el campo Años.

2. Haga un clic sobre el botón de lista desplegable que aparece a la derecha y seleccione
opción Ascendente.

3. Ejecute la consulta.

Para desactivar la ordenación.

1. Sitúe el cursor sobre apartado Orden, de la columna Años.

2. Haga un clic sobre el botón de lista desplegable que aparece a la derecha y seleccione opción
(Sin ordenar).

 Haga una consulta, con los mismos campos del ejemplo anterior, ordenada
por Título.

Introducción. 6
Introducción.
Ejemplo. Consulta que muestre los datos ordenados por Año, y los grupos de cada año
ordenados por Código Libro en orden descendente.

1. Sitúe el cursor dentro apartar Orden, de la columna Años.

2. Haga un clic sobre el botón de lista desplegable que aparece a la derecha y seleccione
opción Ascendente.

3. Sitúe el cursor dentro apartado Orden, de columna Código Libro

4. Haga un clic sobre el botón de lista desplegable que aparece a la derecha y seleccione
opción Descendente.

5. Ejecute la consulta.

Es importante el orden de las columnas a la hora de hacer una ordenación por dos o más
campos, la columna que hace de campo principal de ordenación ha de estar antes que el
resto de columnas por las cuales también quiera ordenar. En este caso la columna Año
debe estar antes que la columna Código Libro.

 Haga una consulta que muestre los registros ordenados por Edición
Descendente y por Título, Ascendente.

 Consultas con filtros.

El funcionamiento es similar al filtro avanzado que utilizamos con las tablas, es decir, la
consulta devolverá los datos que cumplan la condicón o condiciones establecidas en el Criterio.

Ejemplo. Consulta que muestra los libros con 4 ediciones. Utilice los campos Título y
Edición.

1. Sitúe el cursor dentro de apartado Criterios de la columna Edición.

2. Teclee la Edición a consultar, en este caso 4.

3. Ejecute consulta.

Para eliminar el filtrado, sólo hace falta borrar la condición del apartado Criterio.

 Haga una consulta que muestre los libros publicados el año 1990. Utilice los
campos Título, Edición y Año.

 Consulta que muestre los libros com más de 3 ediciones. Recuerde, en

critérios debe poner >3.

 Consulta que muestre los libros cuyo Precio de compra sea menor que
4.000.

Introducción. 7
Introducción.
Ejemplo. Consulta que muestre los libros publicados en 1992 o 1994. Además saldrá
ordenada por Título. Utilice los campos Título, Año y Edición.

1. Sitúe el cursor dentro apartado Criterios de la columna Año.

2. Teclee el Año a consultar 1992.

3. Sitúe el cursor dentro apartado O: de la columna Año,

4. Teclee el Año a consultar 1994.

5. Sitúe el cursor sobre apartado Orden de columna Título y seleccione Ascendente.

6. Ejecute la consulta.

 Haga una consulta que muestre los libros con 2 o 4 Ediciones ordenados por
el campo Fecha Adquisición. La consulta debe mostrar los campos Título,
Año, Edición y Fecha Adquisición.

Ejemplo. Consulta que muestra los libros publicados entre los años 1985 y 1990. Utilice
los campos Título, Año y Fecha Adquisición.

1. Sitúe el cursor dentro apartado criterios de la columna Año,

2. Teclee >=1985 Y <= 1990.

3. Ejecute la consulta.

 Haga una consulta que muestre los libros que hayan tenido entre 3 y 6
ediciones. La consulta se tiene que mostrar ordenada por Título. Utilice los
mismos campos que en el ejemplo anterior.

Ejemplo. Consulta que muestra los libros con más de 3 ediciones publicados después del
año 1992. Muestre los campos Título, Año, Edición y Fecha Adquisición.

1. Sitúe el cursor dentro la columna Edición.

2. Teclee >3 en apartado criterios.

3. Sitúe el cursor dentro la columna Año.

4. Teclee > 1990.

5. Ejecute la consulta.

 Haga una consulta que muestre los libro publicados entre 1992 y 1994 con
más de 3 ediciones. Utilice los mismos campos que en el ejemplo anterior.

 Haga una consulta que muestre los libros cuyo Precio de Compra esté entre
las 1.500 y 2.000 pts.

Introducción. 8
Introducción.
Ejemplo. Consulta que muestra los libros cuyo título comience por "D". Muestre los
campos Título, Año, Edición y Fecha Adquisición.

1. Sitúe el cursor dentro la columna Título.

2. Teclee Como D* en apartado criterios.

5. Ejecute la consulta.

El * que sigue a D, significa que a partir de aquí no importan los caracteres que aparezcan.
Observe que si sólo pone D, estará indicando Libros cuyo título sea D.

 Consultas con parámetros.

Imagine que desea mostrar los Títulos de la tabla Libros publicados en el Año 1992. Simplemente
necesita crear una consulta con el campo Año y luego poner en Criterios el valor 1992. Supongamos
que ahora desea mostrar los libros publicados en 1994. Con lo aprendido hasta ahora, tiene dos
opciones, o bien crear una nueva consulta, idéntica a la anterior, pero poniendo en Criterios 1994 en
lugar de 1992, o bien modificar la consulta anterior cambiando 1992 por 1994. Ambas soluciones no
parecen demasiado adecuadas, sobre todo por comodidad, observe que en la primera tiene que crear
una nueva consulta (y para cada año tendría que crear una consulta) y en la segunda tiene que abrir
la consulta en modo diseño y cambiar el valor de Criterios cada vez que necesite mostrar un año en
concreto. Hay una tercera opción que en estos casos es la más adecuada, utilizar parámetros.
Utilizando parámetros en los criterios, conseguiremos que cada vez que se ejecute una consulta, se
pregunte el valor que se quiere establecer para el filtrado. En el caso del Año, podemos hacer una
consulta que pregunte el valor para el criterio del campo Año antes de ejecutarse, con ello habremos
construido una consulta que nos servirá para mostrar los libros publicados en cualquier Año.

Ejemplo. Consulta con parámetros que realiza un filtrado sobre el campo Año. Utilice
los campos Título y Año.

1. Sitúe el cursor sobre apartado Criterio de columna Año.

2. Teclee [Año]. El poner [Año] es arbitrario, también se hubiera podido poner

[Zanahoria]. Observe que el parámetro va encerrado entre corchetes.

3. Active opción de la barra de menús Consultas/ Parámetros, aparece el siguiente

cuadro.

Introducción. 9
Introducción.
4. En Columna Parámetro, ponga Año, (si ha preferido zanahoria, entonces ponga
zanahoria), en apartado tipo de datos, ponga Entero (Habitualmente és el mismo tipo
de datos que el establecido para el campo en la tabla).

5. Pulse sobre Aceptar.

6. Ejecute la consulta. Observe que aparece un cuadro como el siguiente, pidiendo el

valor para el Año. Sólo tiene que poner el año a consultar y pulsar sobre el botón
Aceptar.

 Haga una consulta con parámetros que permita mostrar los libros de
cualquier Edición. Utilice los campos Título y Edición.

Las consultas con parámetros, también permiten utilizar signos y operadores

relacionales.

Ejemplo. Consulta que muestra los libros publicados entre dos años. Utilice los campos
Título y Años

1. Sitúe el cursor dentro la columna años y teclee. >=[Año Inicial] Y <= [Año Final].

2. Active opción Consulta/ Parámetros y ponga los parámetros Año Inicial, tipo Entero
y Año final, Tipo Entero.

3. Ejecute la consulta.

 Haga una consulta con parámetros que muestre los libros que tienen entre N
y M ediciones (N y M son valores numéricos). Utilice los campos Título y
Edición.

 Haga una consulta con parámetros que muestre los Títulos publicados
después de un año determinado con más de N Ediciones. Utilice los campos
Título, Año y Edición.

 Consulta que muestre los libros que tienen el precio compra igual o mayor
que N y menor o igual que M (N y M son valores numéricos). Utilice los
campos Título y Precio Venta.

Introducción. 10
Introducción.
Relaciones entre Tablas.

Hasta ahora solamente hemos trabajado con la tabla Libros. Pero las bases de datos acostumbran a
tener más de una tabla, consecuentemente, la mayoria de operaciones, consultas, informes, etc.
constan de datos distribuidos en diferentes tablas. Cuando se trabaja con bases de datos es tan
importante el saber utilizar sus herramientas, opciones, etc. para la administración de datos, como la
adecuada definición de las tablas donde se guardaran estos datos. Una buena planificación y
definición de las tablas, permitirá que todos los procesos posteriores sean más fáciles y lógicos de
implementar. Vea el caso siguiente,

En la base de datos Biblio, construyó la tabla Libros con la estructura de campos siguiente que
permitía guardar datos acerca de cada libro.

Nombre de Campo Tipos de datos Tamaño del Campo

Código Libro Texto 5

Título Texto 30
Edición Numérico Simple
Código Editorial Texto 5
Año Numérico Simple
Fecha Adquisición Fecha/Hora
Precio Compra Numérico Simple
Cantidad Alquiler Numérico Entero
Precio venta Numérico Simple
Cantidad Venta Numérico Entero

Ahora, queremos saber también cual es el autor de cada libro, y además, su nacionalidad y el genero
literario que cultiva. Podria modificar la tabla Libros para añadir estos tres campos, Nombre Autor,
Nacionalidad y Género Literario. Esta seria una mala solución, abra la tabla libros y verá porqué.
En la tabla libros tiene, entre otros, estos cuatro títulos, “El señor de los anillos”, “Cuentos
inclonclusos”, “El Silmarilion” y “El Hobbit”, los cuatro son de J.R. Tolkien, de nacionalidad
Inglesa y que cultiva el género Aventuras, si incluye los campos Nombre Autor, Nacionalidad y
Género literario en la tabla Libros puede observar que, para este caso, repetirá los valores de los
nuevos campos cuatro veces, y esta repetición de datos le sucederá para todos los títulos de un
mismo autor. Observe como quedaria la tabla Libros, si optásemos por incluir los tres nuevos
campos,

Código Título Edición Año Valor Autor Nacionalidad Género

Libro
00001 El Señor de los Anillos 4 1993 7000 J.R. Tolkien Inglesa Aventuras
00016 Cuentos Inconclusos 4 1991 3500 J.R. Tolkien Inglesa Aventuras
00020 El Silmarilion 3 1991 2400 J.R. Tolkien Inglesa Aventuras
00026 El Hobbit 4 1992 3500 J.R. Tolkien Inglesa Aventuras

Y esto no es todo, imagine que más adelante desee guardar las fechas de nacimiento y defunción del
autor, si opta por la solución anterior, no le quedará otro remedio que añadir dos campos más y
recorrer de nuevo toda la tabla entrando los valores correspondientes en cada registro, para el caso
del ejemplo, tendria que buscar los cuatro títulos de J.R. Tolkien y en cada uno de ellos apuntar las
fechas correspondientes.

Introducción. 11
Introducción.
La solución adecuada para estos casos es crear una nueva tabla, Autores, donde se guarde para cada
autor un único registro con sus campos correspondientes, y luego relacionar las dos tablas Libros y
Autores. Observe que en la base de datos Biblio tiene la tabla Autores, ábrala y verá que en ella
aparecen los datos correspondientes a cada autor. Observe que esta tabla tiene como clave el campo
Código Autor.

Ahora que ya disponemos de las tablas Libros y Autores, sólo nos queda relacionarlas de modo que
para cada Título de la tabla Libros le corresponda su Autor en la tabla Autores. Esto es para lo que
sirven las relaciones, para hacer que cuando en una tabla se trabaje con un determinado registro, en
otra se trabaje con el registro o registros adecuados.

Veamos a continuación como se crea una relación entre dos tablas.

Dos tablas se relacionan siempre a través de un campo, es decir debe existir en ambas tablas un
campo por el cual se establecerá la relación de manera que, el valor de este campo en una tabla se
corresponde con el registro o registros del mismo valor en un campo de la otra tabla. Los campos
por los que se relacionen dos tablas dependen, obviamente, del contenido de las tablas. En nuestro
ejemplo, Libros y Autores se relacionaran por el campo Código Autor. El campo Código Autor no
existe en la tabla Libros por lo que procederemos a crearlo.

1. Seleccione la tabla Libros de la Base de datos Biblio.

2. Pulse sobre el botón Diseño.

3. Se ha abierto la tabla en modo diseño, situese en la primera fila libre de la columna

Nombre de Campo y añada el campo Código Autor, será de tipo texto, con tamaño 5.
Indexe este campo permitiendo valores repetidos.

4. Abra la tabla Libros y añada los sigüientes valores en el campo Código Autor. DEJE LOS
CINCO ULTIMOS REGISTROS SIN VALOR.

Código Título Código Autor

Libro
00001 El Señor de los Anillos 00004
00002 Viaje al Centro de la Tierra 00009
00003 El Cazador 00005
00004 El licenciado Vidriera 00002
00005 El Rey Lear 00001
00006 Hukelberry Finn 00007
00007 Mecanoscrit de segon Origen 00003
00008 El clan del oso cavernario 00010
00009 De la Tierra a la Luna 00009
00010 Marco Bruto 00008
00011 La Guarda Cuidadosa 00002
00012 Tom Sawyer 00007
00013 El valle de los caballos 00010
00014 Los Sueños 00008
00015 Mackbet 00001
00016 Cuentos Inconclusos 00004
00017 Veinte Mil Leguas Viaje Subm. 00009
00018 Los Cazadores de Mamuts 00010
00019 Romeo y Julieta 00001
00020 El Silmarilion 00004
00021 La isla Misteriosa 00009
00022 El Retablo de las Maravillas 00002
00023 El Buscón 00008
00024 Hamlet 00001
00025 Don Quijote de la Mancha 00002
00026 El Hobbit 00004

Introducción. 12
Introducción.

Observará que en el campo Código Autor se repiten valores. Por ejemplo, para todos los libros de
J.R. Tolkien se repite el código 00004, pero estará de acuerdo con nosotros que esto es mucho más
corto que repetir los campos Nombre Autor, Nacionalidad y Género. Además, si ahora queremos
añadir los campos Fecha de nacimiento y Fecha de defunción, solo tendremos que modificar la
tabla Autores y llenar estos campos sólo una vez por autor.

La elección del campo Código Autor es en este caso la más acertada. Casi siempre las tablas se
relacionan por un campo Código o Identificador. Es mejor utilizar campos cortos (con poco
contenido) que campos extensos. Imagine que el lugar del campo Código Autor, hubiésemos
escogido el campo Nombre, hubiese funcionado igual, pero observe que el campo Nombre tiene un
tamaño de 30 caracteres, por solo 5 del campo Código Autor, lo que daria 25 caracteres de más por
registro, multiplique este 25 por el número de registros de la tabla y verá la cantidad de bytes que se
ahorra. Además, las relaciones con campos de poco tamaño és siempre más rápida y efectiva.

Relacionar dos tablas.

1. Active la opción del menú Herramientas/ Relaciones.

2. Se activa la ventana Relaciones. Active la opción del menú Relaciones/ Mostrar tablas o
bien pulse sobre el botón para que se muestre una lista con las tablas de la base de datos.

3. Seleccione las tablas que quiera relacionar. Para cada tabla, seleccionela de la lista y pulse
sobre el botón Agregar. En nuestro ejemplo seleccione las tablas Libros y Autores.

4. Pulse el botón Cerrar para desactivar la lista Mostrar Tabla.

5. Seleccione el campo de la primera tabla y, sin dejar el botón principal del ratón, arrastre hacia
el campo de la otra tabla con el cual se establece la relación. En nuestro ejemplo, seleccione el
campo Código Autor de la tabla Autores y arrastre hacia el campo Código Autor de la tabla
Libros. Cuando suelte el botón del ratón, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo para que
especifique el tipo de relación.

Observe el Recuadro Tipo de Relación: “Uno a Varios”, significa que los campos que se utilizan
para establecer la relación, en la tabla principal ese campo tiene valores únicos y en la que se
relaciona no es necesario. En nuestro caso significa que en la tabla Autores, el campo Código
Autor tiene valores únicos (recuerde que es el campo clave), mientras que en la tabla Libros el
campo Código Autor no tiene esta restricción (diferentes libros pueden ser de un mismo autor).

Introducción. 13
Introducción.
Tipo de Relación puede tener estos otros valores,

Uno a Uno: es cuando las dos tablas se relacionan por un campo que es clave en ambas.

Indeterminado: cuando ambas tablas se relacionan mediante un campo que no es clave en

ninguna de las dos.

Externo: cuando las dos tablas son vinculadas. Vinculada significa que la tabla no está en la
base de datos en la que se crea la relación sino en otra. Al final del manual se tratan las tablas
vinculadas.

Cuando se crea una relación, podemos escoger las siguientes opciones.

Casilla Exigir Integridad Referencial. Si activa esta casilla ACCESS comprobará que los
valores que ponga en el campo relacionado de la tabla relacionada, existan en el campo
relacionado de la principal, de lo contrario no dejará insertar el valor. En nuestro caso significa
que, cuando inserte un valor en el campo Código Autor de la tabla Libros, este debe existir en
la tabla Autores, de lo contrario ACCESS le mostrará un mensaje de error y no dejará proseguir
hasta que se entre un valor correcto o se anule la acción.

Casilla Actualizar en cascada los campos relacionados. Significa que modificar el valor del
campo relacionado en cualquier registro de la tabla principal, conlleva una modificación
automática de todos los registros relacionados de la otra tabla. Por ejemplo, si cambiamos el
valor 00001 del campo Código Autor de la tabla Autores por el 00100, todos los registros de la
tabla Libros que tengan el valor 00001 en el campo Código Autor seran actualizados
automáticamente al valor 00100.

Casilla Eliminar en cascada los registros relacionados. Significa que cuando elimine un
registro de la tabla principal, todos los registros relacionados de la otra tabla también seran
eliminados. Por ejemplo, si borra el registro con Código Autor 00001 de la tabla Autores,
automáticamente se borraran todos los registros de la tabla Libros con el valor 00001 en el
campo Código Autor.

 Para la relación entre Autores y Libros, deje activadas las tres casillas.

Vea a continuación la estructura de cada una de las tablas de la base de datos Libros.

Tabla Libros. Utilizamos esta tabla para apuntar los libros.

Nombre de Campo Tipos de datos Tamaño del Campo

Código Libro Texto 5

Título Texto 30
Edición Numérico Simple
Código Editorial Texto 5
Año Numérico Simple
Fecha Adquisición Fecha/Hora
Precio Compra Numérico Simple
Cantidad Alquiler Numérico Entero
Precio venta Numérico Simple
Cantidad Venta Numérico Entero
Código Autor Texto 5

Introducción. 14
Introducción.
Tabla Autores. En esta tabla se apuntan los autores de los Títulos de tabla Libros.

Nombre Tipos de Tamaño Observaciones

de Campo datos del Campo
Código Autor Texto 5 Campo Clave.
Nombre Texto 30
Nacionalidad Texto 15
Género Texto 15

Tabla Editorial. Sirve para apuntar las diferentes Editoriales que han publicado los Titulos de la
tabla Libros.

Nombre Tipos de Tamaño Observaciones

de Campo datos del Campo
Código Editorial Texto 5 Campo Clave.
Editorial Texto 20
Dirección Texto 25
Ciudad Texto 20

Tabla Socios. En esta tabla se apuntan los datos de los socios.

Nombre Tipos de Tamaño Observaciones

de Campo datos del Campo
Código Socio Texto 5 Campo Clave.
Nombre Texto 25
Apellidos Texto 25
Dirección Texto 25
Teléfono Texto 11
Ciudad Texto 15
Ocupación Texto 30
Fecha Nacimiento Fecha
Cuenta Corriente Texto 20
Edat Numérico Entero
Baja Sí/No Si el socio está de baja o no.

Tabla Alquileres. Sirve para apuntar los alquileres de los libros. Para cada libro que se alquila se
genera un registro donde se apunta el Código del Libro que se alquila, el Código del socio que lo
alquila, la Fecha de Alquiler del libro, los Dias por los cuales se alquila y la Fecha real de
devolución del libro.

Nombre Tipos de Tamaño Observaciones

de Campo datos del Campo
Código Socio Texto 5 Indexado con duplicados.
Código Libro Texto 5 Indexado con duplicados.
Fecha Alquiler Fecha
Dias Entero
Fecha Devolución Fecha

Introducción. 15
Introducción.
Tabla Pago de [Link] tabla sirve para apuntar las cuotas mensuales que deben abonar los
socios.

Nombre Tipos de Tamaño Observaciones

de Campo datos del Campo
Código Socio Texto 5 Indexado con Duplicados.
Fecha Fecha/Hora Apunta la fecha de pago.
Quota Numérico Simple Apuntar la cuota que se paga.
Pagada Sí/No Si se ha abonado la cuota o
no.

El resto de las tablas se describiran en el tema de Formularios.

 Relacione las tablas de la forma siguiente.

Autores y Libros por el campo Código Autor. Active las casillas Exigir Integridad referencial,
Actualizar en cascada los campos relacionados y Borrar en cascada los campos
relacionados.

Editorial y Libros por el campo Código Editorial. Active las casillas Exigir Integridad
referencial, Actualizar en cascada los campos relacionados y Borrar en cascada los campos
relacionados.

Alquileres y Libros por el campo Código Libro. Active las casillas Exigir Integridad
referencial, Actualizar en cascada los campos relacionados y Borrar en cascada los campos
relacionados.

Alquileres y Socios por el campo Código Socio. Active las casillas Exigir Integridad
referencial, Actualizar en cascada los campos relacionados.

Pago de Cuotas y Socios por el campo Código Socio. Active las casillas Exigir Integridad
referencial, Actualizar en cascada los campos relacionados.

 Observe el campo Ciudad de las tablas Editorial y Socios, ¿No le pareceria más adecuado
que se hubiese creado una tabla con Ciudades y luego establecer las correspondientes
relaciones ?. Lo haremos más adelante con una utilidad de Access.

Introducción. 16
Introducción.

Utilizar la ficha Búsqueda de la pantalla Diseño de las Tablas.

Esta ficha se utiliza para canviar el control de entrada de un campo de una tabla. El control de
entrada para los campos es por defecto un cuadro de texto, con esta ficha podrá elegir si quiere
utilizar el cuadro de texto, un cuadro lista o un cuadro combinado. Si utiliza una lista o un cuadro
combinado podrá escoger el origen de los datos para el campo. Por ejemplo, seria interesante que al
entrar datos para el campo Código Autor en la tabla Libros se desplegara una lista que mostrase los
registros de la tabla Autores y así poder escoger uno. Es lo que hará en el siguiente ejemplo.

Ejemplo. Canviar el control del campo Código Autor de la tabla Libros. Utilizar una
Cuadro Combinado que muestre los campos Código Autor y Nombre de la tabla Autores
de manera que, al seleccionar uno de la lista, se entren automáticamente los valores para
el campo Código Autor en tabla Libros.

1. Seleccione la tabla Libros y ábrala en mode Diseño.

2. Seleccione el campo Código Autor.

3. En apartado Propiedades de Campo, seleccione la ficha Búsqueda.

4. Despliegue la lista y seleccione elemento Cuadro Combinado. Aparece una lista de

elementos que debe rellenar de la manera siguiente.

Tipo de origen de la fila. Puede escoger entre

Tabla/Consulta: los elementos de la lista seran registros que provienen de una tabla o
una consulta.
Lista de valores: Los elementos de la lista seran elementos que entrará el usuario.
Lista de campos: Los elementos seran los campos de una tabla o una consulta.

Seleccione Tabla/Consulta.

Origen de la Fila. En el caso que en opción Tipo de Origen de la fila haya escogido
Tabla Consulta o Lista de campos, aquí tiene que especificar la tabla o consulta de donde
provienen los datos, en el caso que haya escogido Lista de valores tendrá que teclear los
valores de la lista, cada valor separado por un punto y coma.

En nuestro caso seleccione de la lista la tabla Autores.

Columna dependiente. Elija la columna de la que se recogen los valores para el campo
cuando se haga clic en un elemento de la lista.

Deje 1. (que corresponde a código Autor).

Número de Columnas. Elija la cantidad de columnas que quiera mostrar en la lista.

Ponga 2. (Código Autor y Nombre, las dos primeras).

 Repasemos los valores puestos hasta ahora. Hemos escogido que los elementos de la lista
del cuadro combinado sean los registros de la tabla Autores (Origen de la fila), en dicha
lista se mostraran los campos Código Autor y Nombre (hemos puesto 2 en número de
columnas, observe que los dos primeros campos de la tabla Autores són Código Autor y
Nombre) y hemos indicado que el valor que se debe guardar en el campo Código Autor de
la tabla Libros sea el valor de la primera columna de la lista que muestra el campo
combinado (en Columna dependiente hemos puesto 1).

Introducción. 17
Introducción.
Encabezados de columna. Si queremos o no mostrar Títulos de las columnas. En nuestro
caso, si indicamos que sí, el primer elemento que muestre la lista para cada columna
seran respectivalente Código Autor y Nombre (los nombres de los campos de la tabla
Autores). Si utiliza la opción Lista de valores y pone Sí en este apartado, el primer
elemento de la lista será el título y no se podrá seleccionar.

Ancho de Columnas. Sirve para especificar el ancho de cada columna de la lista. Utilice
un punto y coma para separar el ancho de cada columna. Escriba cm al final para asegurar
que la unidad de medida son centímetros.

En nuestro caso ponga 2cm;5Cm

Filas en Lista. Especifique el número de filas que debe mostrar la lista. En el caso que
hayan más apareceran las barras de desplazamiento para que pueda acceder a ellas.

Deje 8.

Ancho de Lista. Especifique la anchura total de la lista, normalmente és la suma del

ancho de cada columna.

En nuestro caso ponga 7 (2+5).

Limitar a la Lista. Si pone Sí, significa que en el campo solo se permitirán valores de la
lista.

Póngalo a Sí.

 Active la tabla Libros y entre los cinco registros que habian quedado pendientes, observe
como funciona el cuadro combinado, repase los valores que hemos especificado en el
modo diseño para entender perfectamente el funcionamiento del control.

Ejemplo. Utilizar una consulta como Origen de fila en un control de cuadro combinado
para el campo de una tabla. Utilizaremos un cuadro combinado, que muestre las
editoriales, para entrar un valor en el campo Código Editorial de la tabla Libros.

1. Cree una consulta con los campos Editorial y Código Editorial de la tabla Editoriales.
Póngalos en este orden y guarde la consulta con el nombre Lista Editoriales.

2. Abra en modo diseño la tabla Libros.

3. Seleccione el campo Código Editorial, active la ficha Búsqueda en apartado

Propiedades de campo, seleccione Cuadro combinado y rellene los controles con
los valores siguientes.

Mostrar Control: Cuadro Combinado.

Tipo de Origen de la fila: Tabla/Consulta.
Origen de la Fila: Lista Editoriales.
Columna Dependiente: 2.
Número de Columnas: 2.
Encabezados de Columna: No.
Ancho de Columnas : 5cm;2Cm.
Filas en Lista: 8.
Ancho de Lista: 7cm.
Limitar a la Lista: Sí.

Introducción. 18
Introducción.

 Abra la tabla Libros y observe que en el campo Código Editorial se muestra el nombre de la
Editorial, esto es debido a que la primera columna de la consulta Lista Editoriales es la
Editorial. Tenga en cuenta que aunque se muestre el nombre de la editorial el valor que se
guarda realmente en el campo es el Código de la Editorial (la columna dependiente es 2).

Ejemplo. Utilizar una lista definida por el usuario para entrar valores en un campo.
Crearemos una lista para el campo Género de la tabla Autores.

1. Abra la tabla Autores en modo Diseño.

2. Selecione el campo Género y active la ficha Búsqueda del apartado Propiedades de

Campo. Rellénela con los valores siguientes.

Mostrar Control: Cuadro Combinado.

Tipo de Origen de la fila: Lista de Valores.
Origen de la Fila: Nobela *;Poesia;Teatro;Aventuras;Ensayo
Columna Dependiente: 1.
Número de Columnas: 1.
Encabezados de Columna: No.
Ancho de Columnas : 3cm.
Filas en Lista: 8.
Ancho de Lista: 3cm.
Limitar a la Lista: Sí.
*
Novela es con V, pero póngalo con B para un ejercicio que hará más tarde.

 Observe que los elementos que debe mostrar la lista se especifican en Origen de la fila, cada
elemento va separado por un punto y coma. Recuerde que si pone a Sí el Encabezado de
columnas, el primer elemento será el título y no se podrá seleccionar.

 Si desea mostrar más de una columna en los cuadros combinados construidos con listas de
valores, solo tiene que especificar la cantidad en número de columnas. Tenga en cuenta que
los valores de la lista van rellenando las columnas antes de comenzar con la fila siguiente.
Por ejemplo, si especifica dos columnas, el primer elemento aparecerá en la primera fila
primera columna, el segundo en la primera fila segunda columna, el tercero en la segunda
fila primera columna, el cuarto en la segunda fila segunda columna y así sucesivamente.

Introducción. 19
Introducción.

 Consultas Utilizando más de una Tabla.

Como el título indica son consultas que muestran información contenida en dos o más tablas. El
proceso es sencillo, sólo tiene que incluir en la consulta las tablas que contienen los campos que
desee mostrar, ahora bien, para que la información que muestre la consulta tenga sentido, sea
correcta, las tablas tienen que estar convenientemente relacionadas.

Ejemplo. Consulta que muestre el Título de los libros con su correspondiente Autor.
Necesitará las tablas Libros y Autores.

1. En ficha Consultas, pulse sobre el botón Nuevo.

2. En ventana Nueva Consulta, seleccione opción Vista Diseño y pulse sobre Aceptar.

3. Seleccione la tabla Autores y pulse sobre el botón Agregar. Seleccione la tabla Libros
y pulse sobre el botón Agregar. Finalmente pulse sobre el botón Cerrar. Observe que
las dos tablas aparecen relacionadas por el campo Código Autor, esto es porque
anteriormente estableció la relación entre ambas.

4. Seleccione el campo Título de la tabla Libros y arrástrelo hacia la primera columna.

Seleccione el campo Nombre de la tabla Autores y arrástrelo hacia la segunda
columna.

5. Ejecute la consulta. Observe que para cada Título se muestra su correspondiente

Autor.

Vea a continuación que sucederia si las tablas Libros y Autores no estuvieran relacionadas.

1. Abra la consulta anterior en modo Diseño.

2. Borre la relación entre ambas tablas. Solo tiene que seleccionar, haciendo un clic, la
Línea que une el campo Código Autor de las tablas, (la línea se hace un poco más
ancha al seleccionarla) y pulse sobre la tecla SUPR.

3. Ejecute la consulta. Observe que para cada Título se muestran todos los autores.

Vuelva a relacionar las tablas por el campo Código Autor en la misma consulta.

 Haga una consulta que muestre los Títulos de los libros con su
correspondiente Autor ordenada por Título. Guarde esta consulta con el
nombre Títulos Autor y a continuación ciérrela.

 Haga una consulta nueva que muestre los Autores con nacionalidad inglesa
con los Títulos de sus correspondientes libros.

 Modifique la consulta anterior de manera que sea el usuario el que entre la

nacionalidad del autor que quiere consultar.

Introducción. 20
Introducción.

Añadir una tabla a una consulta.

Ejemplo. Añadir a la consulta Titulos Autor la tabla Editorial.

1. Abra la consulta en modo Diseño. Para este ejemplo, abra la consulta Títulos
Autor.

2. Active opción Consulta/ Mostrar Tabla o haga un clic sobre el botón .

3. Seleccione la tabla o tablas a añadir y pulse sobre el botón Agregar. Seleccione para
este ejemplo la tabla Editorial.

4. Cierre la consulta.

 Haga una consulta que muestre los datos de los campos Título, Nombre
Autor, Código Editorial y Editorial. Guarde esta consulta con el nombre
AUTOR_EDITORIAL. Cierre esta consulta.

 Haga una consulta que muestre los libros editados por la editorial Katmandú.

 Haga una consulta con parámetros que muestre los libros de una
determinada editorial.

 Haga una consulta que muestre los campos Título, Nombre del autor y
Editorial de los libros que tienen más de 5 ediciones.

 Haga una consulta de los títulos que se han publicado en Barcelona a partir
de 1990.

 Haga una consulta con parámetros para consultar los libros que se han
publicado de un autor en una determinada ciudad.

Retirar una tabla de la consulta.

Ejemplo. Retirar de la Títulos Autor consulta la tabla Editorial.

1. Abra la consulta en modo Diseño. Para este ejemplo, abra la consulta Títulos
Autor.

2. Seleccione la tabla a eliminar haciendo un simple clic sobre ella. Selecctione la tabla
Editorial.

3. Active opción Consulta/ Quitar Tabla. O bien pulse la tecla Supr.

Introducción. 21
Introducción.

 Abra en modo diseño la consulta Títulos Autor, retire la tabla Autores.

 Añada a la consulta las tabla Alquileres y Socios.

 Haga una consulta que muestre todos los alquileres, la consulta ha de incluir
los campos Título, Nombre del socio, Apellidos del socio, Ciudad y Fecha de
Alquiler. Guarde la consulta con el nombre LIBROS_ALQUILADOS, recuerde
utilizar la opción Archivo/ Guardar como sino la consulta se guardará con el
nombre Títulos Autor.

 Ejecute la consulta anterior, pero haga que los datos salgan ordenados por
el campo Apellidos.

 Sobre la consulta anterior, incluya un parámetro que permita ver los libros
que han cogido los socios de una determinada ciudad. Guarde la consulta
con el nombre Alquileres_Ciudad, recuerde utiliar la opción Archivo/
Guardar como.

 Consultas de Totales.

Las consultas de totales sirven para resumir i/o totalizar información. Con este tipo de consultas se
puede saber, por ejemplo, la cantidad de veces que ha sido alquilado un libro, cual és el valor total
de los libros, cual es el valor de los libros adquiridos de cada editorial, la cantidad de libros
alquilados en una población, etc.

Ejemplo. Mostrar la cantidad total de libros que se pueden alquilar.

1. Cree una nueva consulta incluyendo la tabla Libros.

2. Ponga en la primera columna el campo Cantidad Alquiler.

3. Active opción Ver/ Totales o bien haga un clic sobre el botón .

4. Sitúe el cursor en apartado Total de la columna Cantidad Alquiler.

5. De la lista desplegable, seleccione Suma.

6. Ejecute la consulta.

Haga las siguientes consultas siguiendo los pasos anteriores, sólo tendrá que cambiar la función
Suma por la que corresponda.

 Consulta que muestre el precio de compra medio de los libros. Función

PROMEDIO con el campo Precio Compra.

 Consulta que muestre el precio de compra más alto. Función MAX.

 Consulta que muestre el precio de venta más barato. Función MIN.

Introducción. 22
Introducción.

Ejemplo. Consulta que muestra los libros que se han alquilado.

1. Prepare una consulta con los campos Código libro de tabla Alquileres y Título de tabla
Libros. Ordene la consulta por el campo Título.

Ejecute la consulta, comprobará que aparecen títulos repetidos, esto es debido a que
cada libro aparece el número de veces que ha sido alquilado. Ahora haremos que los
títulos sólo se muestren una vez.

2. Active opción Ver/ Totales.

3. Ejecute la consulta. Observe que cada libro aparece una sola vez.

Ejemplo. Consulta que muestra el total de días que ha estado alquilado cada libro .

1. Añada a la consulta anterior el campo Días de tabla Alquileres.

2. Seleccione apartado Total del campo Días.

3. Despliegue la lista y seleccione Suma.

4. Ejecute la consulta.

 Haga una consulta que muestre la cantidad de veces que se ha alquilado un

libro. Siga los pasos del ejemplo anterior, pero en paso 3, seleccione
CUENTA.

Utilizar criterios en las consultas de totales.

Para utilizar un criterio en las consultas de totales, solo tiene que poner el valor que desea filtrar en
apartado Criterios de la columna correspondiente y luego, en esta misma columna, seleccionar la
opción Dónde en apartado Totales. Vea el ejemplo siguiente.

Ejemplo. Consulta que muestre el Título de los libros alquilados en Barcelona.

1. Prepare una consulta con las tablas Alquileres, Libros y Socios.

2. Añada a las columnas de la consulta los campos Días de tabla Alquileres, Título de la
tabla Libros y Ciudad de la tabla Socios.

3. Active la opción Ver/ Totales.

4. Agrupe por Titulos y Sume Días.

5. Vaya a apartado Criterios de columna Ciudad y teclee “Barcelona”.

6. Vaya a apartado Totales de la columna Ciudad, despliegue la lista y seleccione

elemento Dónde.

7. Ejecute la consulta.

Introducción. 23
Introducción.

 Haga una consulta que muestre todos los socios que han cogido algún libro,
no se tiene que mostrar repeticiones de registros.

 Haga una consulta que muestre el número de días que los socios han tenido
alquilado algún libro.

 Haga una consulta que muestre cuantos libros ha alquilado cada socio.
Utilice función Cuenta.

 Haga una consulta que muestre la cantidad de libros por editorial. La

consulta tiene mostrar el nombre de la editorial. Utilice función Cuenta.

 Haga una consulta que muestre la cantidad de libros por autor.

 Haga una consulta que muestre la cantidad de libros por autor, pero solo de
los de nacionalidad inglesa

 Haga una consulta que muestre la cantidad de libros por autor, pero que solo
muestre los de una determinada nacionalidad que se tendrá que entrar como
parámetro.

Introducción. 24
Introducción.

 Consultas con campos calculados.

En muchas ocasiones se puede utilizar la información contenida en los campos de una consulta para
construir expresiones que muestren nuevas columnas de información. Suponga, por ejemplo, que
desee saber cuantos dias han transcurrido desde el dia de alquiler y el dia de devolución de un libro,
esta información no está en ninguna tabla. Podemos, sin embargo, construir una consulta y añadir un
campo calculado que haga la operación de restar el dia de alquiler (campo Fecha alquiler de tabla
Alquileres) y el dia de devolución (campo Fecha devolución de tabla Alquileres). Vea el ejemplo
siguiente.

Ejemplo. Consulta que muestra cuantos días han transcurrido desde la fecha de alquiler
hasta la fecha de devolución de cada alquiler.

Prepare una consulta con la tabla Alquileres, ponga de momento el campo Código Socio.

1. Sitúe el cursor sobre una columna vacía. La que está al lado de la que contiene Código
Socio.

2. Utilizaremos el generador de expresiones para construir la fórmula.

2.1 Haga clic con el botón de la derecha sobre la columna seleccionada.

2.2 Del menú que se despliega, seleccione opción Generar. Se activa el Generador
De Expresiones.
2.2 Seleccione la carpeta Tablas. Haga un doble clic para que muestre las tablas.
2.3 Seleccione carpeta Alquileres. En la ventana del centro derecha aparecen los
campos.
2.4 Construir la expresión.

2.4.1 Seleccione campo Fecha Devolución y haga clic sobre botón Pegar.
2.4.2 Haga clic sobre el signo menos.
2.4.3 Seleccione campo Fecha Alquiler y haga clic sobre el botón Pegar.
2.4.4 Haga clic sobre Aceptar.

3. Ejecute la consulta.

Ejemplo. Consulta que muestra la diferencia entre los días que un socio ha tenido el
libro, y los días por los que lo había alquilado.

1. En la consulta anterior, añada una columna con el campo días.

2. Guarde esta consulta con el nombre DIAS ALQUILER. Este paso es necesario para que
para el nuevo campo calculado se pueda seleccionar la columna [Expr1].

3. Con el generador de expresiones, sobre una nova columna, ponga la expresión

siguiente [Expr1] - [Días]

4. Ejecute la consulta.

Introducción. 25
Introducción.

 Propiedades de una consulta.

Se utilizan las propiedades para modificar el aspecto de la consulta. Por ejemplo, en la última
consulta, la cabecera de los campos calculados es respectivamente Expr1 y Expr2. Con las
propiedades cambiaremos estas cabeceras.

1. Seleccione la columna donde se realiza el cálculo de los días que se ha tenido un libro
(Expr1).

2. Haga un clic con el botón secundario, se despliega un menú de contexto.

3. Seleccione opción Propiedades. Aparece el siguiente cuadro.

4. En apartado Título, ponga “Días con el libro”, cierre la ventana.

5. Ejecute la consulta.

 Haga que aparezca la cabecera “Días de más” sobre la columna Expr2.

 Haga una consulta que muestre el total de venta de cada libro. Tiene que
construir una columna calculada que multiplique los campos Precio Venta
por Cantidad Venta. Incluya además el campo Título.

 Haga una consulta que muestre el total compra de cada libro. Tiene que
construir una columna que sume los campos Cantidad Alquiler y Cantidad
Venta, luego construya una columna que multiplique el valor de la columna
anterior por el campo Precio Compra. Guarde la consulta con el nombre
Total Compra Libros. Incluya además los código Código Editorial y Título.

Importante. Antes de construir la segunda columna calculada, guarde la consulta, de

lo contrario no podrá utilizar la primera columna ya que esta no se integra en la
consulta hasta que se guarde.

 En la consulta Total Compra Libros. Ponga a la columna que suma los

campos Cantidad Alquiler y Cantidad Venta el nombre Cantidad. Ponga a la
columna que multiplica la Cantidad por el Precio Compra el nombre Total
Compra, haga que esta columna se muestre en formato Estándar con cero
decimales.

Introducción. 26
Introducción.
Pruebe hacer la siguiente consulta.

Consulta que muestre el total de compra de libros por cada editorial . Lo primero que se
nos puede ocurrir es activar la consulta Total Compra Libros en modo diseño y agrupar por el
campo Código Editorial ( Hágalo).

1. Abra en modo diseño la consulta Total Compra Libros.

2. Active opción Archivo/ Guardar como y guarde esta consulta con el nombre Prueba.

3. Elimine de la consulta la columna Título.

4. Active opción Ver/ Totales.

5. En columna Código Editorial, apartado Total ponga Agrupar por. En apartado Total
de las columnas Cantidad y Total Compra ponga Suma.

6. Ejecute la consulta.

7. Y Access le dice que esto no se puede hacer.

8. Cierre la consulta, puede borrarña si quiere.

Determinadas consultas son a veces demasiado complejas para que Access pueda ejecutarlas
directamente, entonces no hay más remedio que hacer consultas de consultas. Vamos a intentarlo
con el ejemplo anterior, ejecute los pasos siguientes.

1. Construya una nueva consulta en la que debe incluir la tabla Editorial y la consulta
Total Compra Libros.

2. Relacione la tabla y la consulta por el campo Código Editorial (puede ser que
aparezcan relacionadas).

3. Incluya las columnas siguientes. Campo Editorial de tabla Editorial y campos Expr1 y
Expr2 de la consulta Total Compra Libros (recuerde que Expr1 y Expr2 son
respectivamente la cantidad de libros y el precio total de los libros).

4. Active la opción Ver/ Totales.

5. Agrupe por la columna Editorial y Sume las columnas Expr1 y Expr2.

6. Ejecute la consulta.

7. Guarde la consulta con el nombre Total Compra por Editorial.

Observe que ahora si ha funcionada. En muchas ocasiones se encontrará con circusntáncias

similares o más complejas que la que acabamos de contemplar. Tenga siempre en cuenta que se
puede hacer una consulta a partir de otra consulta hasta cierto nivel de complejidad. En estos
procesos el factor habilidad del diseñador es más importante que el de la versatilidad de Access.
Esta habilidad solo se adquiere con la experiencia por lo que solo podemos aconsejarle que pruebe,
pruebe y pruebe las combinaciones que se le ocurran.

Introducción. 27
Introducción.

Dar nombre a las columnas calculadas.

Abra la última consulta creada Total Compra por Editorial en modo diseño, observe los campos
Expr1 y Expr2 de consulta Total Compra Libros, estará de acuerdo con nosotros que son poco o
nada descriptivos sobre la información que muestran. A continuación va a canviar los nombres de
esas columnas, no confunda esta acción con la de poner Título a las columnas mediante
Propiedades. Como paso previo al ejemplo que hará a continuación, cierre la consulte Total
Compra por Editorial y luego bórrela, recuerde que solo tiene que pulsar la tecla SUPR con la
consulta seleccionda.

1. Abra la consulta Total Compra Libros en modo diseño.

2. Seleccione la columna Expr1: , borre Expr1 y escriba en su lugar Cantidad Libros, la

columna tiene que quedar de la forma siguiente,

Cantidad Libros: [Libros]![Cantidad Alquiler]+[Libros]![Cantidad Venta]

Guarde la consulta.

3. Repita el paso 2 y cambie Expr2 por Total Compra. Atención, en esta expresión debe
sustituir [Expr1] por [Cantidad Libros], la expresión debe quedar de la forma
siguiente,

Total Libros: [Cantidad Libros]*[Libros]![Precio Compra]

4. Ejecute la consulta, guárdela y ciérrela.

5. Repita los pasos del ejemplo anterior para volver a construir la consulta Total Compra
por Editorial, observe que los nombres de los campos de la consulta Total Compra
Libros son Cantidad Libros y Total Compra en lugar de Expr1 y Expr2.

Acostúmbrese a sustituir los ambiguos Expr que pone Access cuando se construye una columna
calculada por nombres más descriptivos.

Utilizar funciones para construir campos calculados.

ACCESS lleva incorporadas diferentes funciones que le ayudaran a construir campos calculados,
estas funciones sirven para manipular texto, fechas, etc. Vea los ejemplos siguientes.

Ejemplo. Consulta que muestra el mes en el que se ha alquilado cada libro. Tendrá que
construir una columna utilizando la función MES(Fecha), esta función devuelve el mes
de la expresión Fecha encerrada entre los parentesis. En nuestro caso, debe poner
Mes(Fecha Alquiler), Fecha Alquiler es el campo de la tabla Alquileres donde se guarda
el dia que se alquiló el libro.

1. Prepare una consulta con la tabla Alquileres.

2. Seleccione los campos Código Libro y Fecha Alquiler de la tabla Alquileres

3. Vaya a otra columna y active el generador de expresiones (recuerde que para activarlo
tiene que hacer un clic con el botón secundario sobre apartado Campo y seleccionar
Generar). Ya dentro del generador de expresiones.

Introducción. 28
Introducción.
3.1 Haga doble clic sobre la carpeta Funciones, de las subcarpetas seleccione
Funciones incorporadas, observe como en la segunda columna aparece una lista
de categorias de funciones.

3.2 Seleccione de la segunda columna el elemento Fecha/ Hora, observe como en la

tercera columna aparece una lista de funciones, todas ellas sirven para manipular
fechas.

3.3 Seleccione de la tercera lista el elemento Mes y pulse sobre el botón Pegar, en el
cuadro de texto superior aparece Mes(“Número”).

3.4 Seleccione “Número”, de la expresión Fecha, solo tiene que hacer un clic, la
palabra tiene que quedar seleccionada.

A continuación va a seleccionar el campo Fecha del cual quiere extraer el mes.

3.5 En la primera lista, haga doble clic sobre elemento Tablas. De la lista que se
despliega, seleccione la tabla Alquileres. Observe que en la columna del centro
aparecen los campos de la tabla.

3.6 Seleccione el campo Fecha de Alquiler, pulse sobre el botón Pegar. Le quedará la
expresión siguiente.

Mes([Alquileres]![Fecha Alquiler])

3.7 Pulse sobre el botón Aceptar para volver a modo Diseño.

4. Cambie Expr1: por Mes: en la columna. La expresión debe quedar.

Mes:Mes([Alquileres]![Fecha Alquiler])

5. Ejecute la consulta.

Guarde la consulta anterior con el nombre Alquileres Mensuales.

Ejemplo. Consulta que muestra la cantidad de libros alquilados cada mes.

1. Abra la consulta Alquileres Mensuales en modo edición.

2. Elimine la columna Fecha Alquiler.

3. Active opción Ver/ Totales, en apartado Total de Columna Código Libro, seleccione
Cuenta. En la columna Mes, en apartado Total, ponga Agrupado por.

4. Ejecute la consulta.

Guarde la consulta con el nombre Total Alquileres Mensuales (recuerde utilizar la

opción Archivo/ Guardar como).

Introducción. 29
Introducción.
Consulta utilizando la función condicional Silnm.

Esta función, permite escoger el resultado o la operación ha realizar en una columna calculada,
en función del contenido de otra columna. La expresión general para la función es,

SiInm(Condición; operación si cierto; operación si falso)

Ejemplo. Columna que calcula el resultado de multiplicar la diferencia de días por 50 si

esta diferencia es positiva, si es negativa o cero ha de mostrar el mensaje “Sin cargos”.

1. Abra la consulta Dias Alquiler, seleccione una nueva columna.

2. Active el Generador de expresiones.

3. Teclee la siguiente Expresión o construyala con el generador de expresiones

SiInm([Expr2] > 0; [Expr2] * 50; “Sin Cargos”)

Si resultado de columna Expr2 es mayor que 0, entonces, multiplica resultado de

columna Expr2 * 50, sino, poner el mensaje “Sin Cargos”.

4. Ejecute la consulta.

 Guarde esta consulta con el nombre RECARGOS.

 Consulta que muestre el título del libro y el mes en el cual se ha alquilado.

En la columna donde quiera que aparezca el mes, tiene que utilizar la
función MES(Campo Fecha Alquiler). Active opción Ver/ Totales de manera
que si un libro se ha alquilado en más de una ocasión durante un mes,
solamente aparezca una vez. Los dos campos deben tener el valor Agrupar
por en la fila Total.

 En la consulta anterior, para ver la cantidad de días que ha estado cada libro
en alquiler durante un mes, inserte el campo Días con la función Suma.
Guarde la consulta con el nombre LIBROS_MES.

 Incluya un parámetro en la consulta Alquileres Mensuales que permita

escoger el mes sobre el que se ha de mostrar los libros. Guarde la consulta.

Introducción. 30
Introducción.

 Consultas utilizando el asistente para consultas sencillas.

El asistente para consultas sencillas permite hacer rápidamente consultas de selección o resúmenes.
Al seleccionar esta opción y, como habrá supuesto por el nombre, se activa un asistente que va
pidiendo diferentes datos y parámetros para configurar la consulta. Seguidamente verá un ejemplo
de como se utiliza este asistente, tenga en cuenta que los pasos no son siempre los mismos, depende
de los campos (y el tipo de datos de estos campos) que se seleccionan de la tabla o consulta.

Ejemplo. Consulta que muestra el total de días que ha estado alquilado cada libro.

1. En la ventana Base de datos, seleccione la ficha Consultas.

2. Pulse sobre el botón Nuevo.

3. En la ventana Nueva Consulta seleccione de la lista el elemento Asistente para

consultas sencillas y pulse sobre Aceptar, se despliega la ventana siguiente.

4. En lista desplegable Tabla/ Consultas, seleccione Tabla Alquileres.

5. Seleccione en lista Campos disponibles los campos Código libro y Días.

6. Una vez seleccionados los campos, pulse sobre el botón Siguiente. Se despliega la
ventana siguiente.

Introducción. 31
Introducción.

7. Seleccione botón de radio Resumen y pulse sobre el botón Opciones de Resumen. El

botón de radio Detalle haría una consulta mostrando los valores de los campos
seleccionados (consulta de selección simple).

8. En la ventana Opciones de resumen, cuadro Que valores de resumen desea

calcular, seleccione casilla de selección Suma y pulse sobre el botón Aceptar. En
este apartado siempre se mostrarán todos los campos numéricos escogidos para la
consulta, en nuestro caso sólo muestra Días.

9. Vuelve a estar en la ventana Asistente para consultas simples. Pulse sobre el botón
Siguiente. Aparecerá una ventana para que ponga el nombre de la consulta, deje el
que sugiere Access y pulse sobre Terminar.

 Observe que la consulta muestra una lista de todos los libros con los días
que ha estado alquilado cada uno de ellos. Como ejercicio haga que en lugar
de mostrarse el código del libro se muestre el nombre, sólo hace falta abrir
en modo diseño la consulta acabada de crear, añadir la tabla libros (opción
Consulta/ Mostrar Tabla), borrar el campo código y poner su lugar el campo
Título de la tabla libros.

Introducción. 32
Introducción.

 Consultas de referencias cruzadas.

Una consulta de referencias cruzadas muestra resúmenes de datos en formato cartesiano. Muestra
sumas, promedios, etc. agrupados sobre valores que se muestran en una fila superior y una o
varias columnas a la izquierda. Haremos una consulta de este tipo par ver cuantos socios de una
determinada profesión por ciudad, utilizaremos la tabla Socios.

1. Active la ficha Consultas en la ventana de la base de datos.

2. Pulse sobre botón Nuevo y seleccione elemento Asistente para Consultas de

referencias cruzadas. Pulse sobre el botón Aceptar, aparece el siguiente cuadro de
diálogo.

3. Seleccione la tabla Socios y pulse sobre el botón Siguiente.

6. Aparece una ventana para elegir los campos que quiere situar en la columna izquierda.
Seleccione el campo Ciudad. y haga clic sobre el botón . Pulse sobre botón
Siguiente.

7. Aparece un cuadro similar al anterior donde tendrá que indicar que campo quiere en la
fila (Título de columnas). Seleccione el campo Ocupación y pulse botón Siguiente.

8. Ahora el asistente pide que operación tiene que realizar en la zona media. Escoja el
campo Código Socio de la lista Campos y operación Cuenta de la lista Funciones.
Pulse sobre botón Siguiente.

9. El asistente pide el nombre para la consulta, cámbielo si quiere y pulse Terminar.

La tabla que aparece muestra cuantos individuos de una ciudad se dedican a cada
profesión.

Introducción. 33
Introducción.
Ejemplo. Mostrar la edad media de los socios por ciudad y ocupación.

Siga los pasos anteriores, en paso 8 seleccione Edad en lista Campos y Promedio en la
lista Funciones.

 Haga una consulta de referencias cruzadas, a partir de la tabla Autores, que

cuente el género literario por nacionalidad del autor.

 Haga una consulta de referencias cruzadas que muestre los libros que tiene
un autor por editorial. Tiene que utilizar la tabla Libros.

Ejemplo. Observe que en la última consulta, se confrontan código autor con código
editorial. Ahora repetiremos la misma consulta, pero en lugar de que aparezcan los
códigos, aparecerá el nombre del autor y el nombre de la editorial. Fíjese, que no
tenemos ninguna tabla que tenga estos dos datos, la consulta de referencias cruzadas se
hará a partir de un otra consulta en la cual se hayan incluido estos campos.

1. Haga una consulta Nueva.

2. En la ventana Nueva Consulta, seleccione Asistente para Consultas de referencias

cruzadas.

3. Cuando aparezca el cuadro para la selección de la tabla, en apartado Ver, seleccione

botón de radio Consultas.

4. Seleccione la consulta Autor_Editorial.

5. Para la columna, seleccione Nombre.

6. Para la fila (Título para Columnas), seleccione Editorial.

7. Para Número de la zona media, seleccione Título y función Cuenta.

8. Ejecute la consulta.

 Haga una consulta de referencias cruzadas que muestre cuantas veces se

ha alquilado cada libro en una ciudad. Tiene que basarse en la consulta
LIBROS_ALQUILADOS.

En fila, ponga el campo Título.

En columna ponga el campo Ciudad.
En Número de la zona media, seleccione Nombre (O Apellido) y
función cuenta.

Introducción. 34
Introducción.

 Sobre la consulta LIBROS_ALQUILADOS, haga una consulta de referencias

cruzadas igual que la anterior, pero que indique el número de días que ha
estado alquilado cada libro. Previamente tendrá que modificar la consulta
LIBROS_ALQUILADOS para incluir el campo días. En el Número de zona
media, escoja campo días y función SUMA.

 Sobre la consulta LIBROS_MES, haga una consulta de referencias cruzadas

que indique la cantidad de días que ha estado alquilado cada libro en un
mes. En columna, ponga el campo Título, en fila ponga el campo Expr1
(Recuerde que es el Mes) , en Número de zona media ponga el campo días
y la función Suma.

 Consultas de localización de valores repetidos.

Este tipos de consultas permite localizar valores repetidos dentro un campo de una tabla o de
una consulta. Habitualmente se utilizan para contar cuantas veces se repite un mismo valor
dentro de un determinado campo. Son como las consultas de totales en las que se agrupa por
un campo y se utiliza la función Cuenta en otro. Tenga en cuenta que los valores que
aparecen una sola vez no aparecen en este tipo de consultas, sólo aparecen los valores
repetidos.

Ejemplo. Consulta que sirve para contar los libros de cada editorial en la tabla Libros.

1. En la ficha Consultas, pulse sobre el botón Nuevo.

2. En la lista de la ventana Nueva consulta, seleccione elemento Asistente para

consultas de Buscar duplicados y pulse sobre el botón Aceptar.

3. Aparece la lista para que escoja la tabla o la consulta sobre la cual se buscarán
duplicados. Escoja la tabla Libros y pulse sobre el botón Siguiente.

4. Ahora el asistente pide sobre que campo tiene que buscar valores duplicados,
seleccione el campo Código Editorial y pulse el botón Siguiente.

5. El asistente pregunta si quiere ver información adicional de algún otro campo. No

seleccione ninguno, pulse el botón Siguiente.

6. El asistente pide el nombre para la consulta, cámbielo si quiere y pulse sobre el botón
Terminar.

 Cree la misma consulta del ejemplo, pero haga que en lugar del código
editorial, aparezca el nombre. Primer tiene que crear una consulta de
selección que incluya los campos Código Editorial de la tabla Libros y
Nombre Editorial de la tabla Editoriales.

 Haga una consulta de buscar valores repetidos que muestre el número de

veces que ha sido alquilado un libro.

 Repita la consulta anterior pero que en lugar del código del libro, se muestre
el Título del libro. Construya la nueva consulta a partir de la consulta

Introducción. 35
Introducción.
Libros_Alquilados. Observe que los libros que sólo se han alquilado una vez
no aparecen.

Introducción. 36
Introducción.

 Haga que la consulta anterior muestre el campo Editorial. Tendrá que

modificar la consulta Libros_Alquilados incluyendo en ella el campo Editorial.

 Haga una consulta que muestre la cantidad de libros alquilados por ciudad,
utilice la consulta de selección Libros_Alquilados.

 Consultas de Buscar No Coincidentes.

Este tipo de consulta sirve para buscar datos de una tabla que no estén en otra. Más
concretamente valores del campo de una tabla que no estén en un campo de otra tabla. Vea
el ejemplo siguiente que sirve para mostrar los libros que aun no han sido alquilados.

Ejemplo. Consulta que muestre los libros que todavía no ha alquilado nadie.

1. En la ficha Consultas, pulse sobre el botón Nuevo.

2. En la lista de la ventana Nueva consulta, seleccione elemento Asistente para

consultas de Buscar no-coincidentes y pulse sobre el botón Aceptar.

3. El asistente pide que se le indique, de que tabla se quieren ver los valores en la
consulta. Seleccionar tabla Libros.

4. Ahora, tiene que indicar con que tabla quiere establecer la relación, esto es en que tabla
se tendrán que buscar los valores que no coincidan. Seleccione la tabla Alquileres.

5. Finalmente, tiene que indicar por que campo se establecerá la relación, seleccione el
campo Código Libro de las dos tablas y pulse sobre el botón . Pulse sobre botón
Siguiente.

6. El asistente pide que campos quiere ver en la consulta. Seleccione el campo Título y
pulse el botón Siguiente.

7. Pulse sobre botón Terminar.

 Haga una consulta que muestre el nombre y los apellidos de los socios que
todavía no han alquilado ningún libro. (El resultado de esta consulta es
vacío)

 Haga una consulta que muestre los libros que no han sido alquilados en
cada mes. Tiene que construir una consulta del tipo Buscar no coincidentes
que confronte los campos Código Libro de tabla Libros y Código Libro de
consulta Alquileres_Mensuales. Muestre el campo Título. Observe que al
ejecutar esta consulta se le pide el valor para el campo mes, recuerde que
en la consulta Alquileres_Mensuales había incluido un parámetro para que
se pudiera escoger el mes.

Introducción. 37
Introducción.
Finalmente, estudiaremos una serie de consultas, que quizás su ubicación lógica era después
de las de selección, ya que son muy parecidas. Hemos creído conveniente ponerlas aquí por
que son consultas que modifican valores de los campos de una tabla, crean nuevas o bien
borran datos, por tanto, como tendría que intuir, son consultas muy útiles para el
mantenimiento o gestión de los registros guardados en las tablas.

 Consultas de creación de tablas.

Este tipo de consultas sirven para crear una tabla a partir de registros contenidos en otra.
Habitualmente se utilizan filtrados de modo que la tabla que se genera contenga un subconjunto de
registros de la tabla o consulta original.

Ejemplo. Consulta que crea una tabla que contiene los libros de la editorial Katmandú.

1. En ventana Base de datos, seleccione la ficha Consultas.

2. Pulse sobre el botón Nuevo.

3. Seleccione opción Vista diseño y pulse sobre Aceptar.

4. En cuadro de diálogo Mostrar Tabla, seleccione la tabla Libros y pulse sobre el botón
Agregar. Una vez incluida la tabla en la consulta, pulse sobre el botón Cerrar.

5. Seleccione opción de la barra de menús Consulta/ Consulta de Creación de Tabla. O

bien haga clic sobre el botón (sobre la parte de la flecha) y de la lista que se
despliega seleccione elemento Consulta de Creación de tabla. Se activa el siguiente
cuadro de diálogo.

6. En lista desplegable Nombre de la Tabla, tiene que poner el nombre de la tabla que
guardará los registros que se obtendrán a partir de la consulta. Ponga el nombre
Libros_Katmandú y luego pulse sobre el botón Aceptar.

7. En este paso tiene que seleccionar los campos que quiere que se copien en la tabla que
se creará. Selecciónelos todos.

7.1 Seleccione el campo Código Libro.

7.2 Con la tecla Mayúsculas pulsada, seleccione el último campo. Han de quedar
todos los campos seleccionados.

7.3 Haga clic sobre cualquier campo de la tabla y arrastre hacia a la primera
columna, apartado Campo. Observe como se copian todos los campos.

Introducción. 38
Introducción.
8. Seleccione apartado Criterios de la columna Código Editorial y teclee 00002, el
código de la editorial Katmandú.

 Antes de ejecutar estas consultas es conveniente activar opción Ver/ Vista Hoja de datos para ver
los registros que se copiarán en la nueva tabla. Una vez comprobados los datos que se pasaran,
active opción Ver / Vista Diseño o pulse sobre el botón

9. Ejecute la consulta activando Consulta/ Ejecutar o pulsando el botón . Access

muestra un cuadro donde se informa sobre el número de registros que se copiarán en la
nova tabla. Pulse sobre Si.

Cierre la consulta, y una vez en la ventana Base de datos Biblio, seleccione la ficha Tablas y
abra la tabla Libros_Katmandú para comprobar que se ha creado correctamente la nueva tabla.

Ejemplo. Consulta que cree una tabla donde se añadan los libros de una determinada
Editorial.

Tiene que seguir los mismos pasos que en la consulta Anterior, pero en paso 8, en lugar de poner
un código editorial, ponga el parámetro [Editorial], recuerde activar a Consulta/ parámetros y
poner en columna Parámetro Editorial y en columna Tipo de datos texto.

Ejecute la consulta, observe como ahora se pide el código editorial.

Ejemplo. Crear una consulta que muestre los libros alquilados por un socio. El código
socio se tiene que entrar como parámetro, la tabla que se cree ha de contener los campos
Apellidos y Nombre del Socio, Título del libro, Fecha Alquiler y Fecha Retorno.

1. Seleccione para esta consulta las tablas Libros, Alquileres y Socios.

2. Seleccione opción Consulta/ Creación de Tabla. Ponga a la tabla el nombre Libros

Socio.

3. Ponga sobre las columnas los campos Código Socio, Nombre y Apellidos de la tabla
Socios, el campo Título de la tabla Libros y los campos Fecha Alquiler y Fecha Retorno
de la tabla Alquileres.

5. Quite la marca de la casilla Mostrar en la columna correspondiente a Socio, para que

esta no se copie en la nueva tabla.

4. Ponga el parámetro [Socio] en la columna socio, apartado Criterios. Recuerde ponerlo

también en la Tabla Parámetros de consulta (Consulta/ Parámetros).

Recuerde activar opción Ver/ Hoja de datos para previsualizar los registros que se
añadirán en la tabla que se creará.

5. Ejecute la consulta.

Introducción. 39
Introducción.

 Haga una consulta que sirva para crear una tabla con todos los socios de
una determinada población (la población se entra como parámetro), la
consulta ha de tener todos los campos de la tabla Socios.

 Haga una consulta que sirva para guardar todos los alquileres de los libros
de una determinada editorial, la editorial se ha de entrar como parámetro y la
tabla de salida ha de contener los campos Nombre editorial de tabla
Editoriales, Título de tabla Libros y Fecha Alquiler y Fecha Retorno de la
tabla Alquileres.

 Haga una consulta que sirva para guardar en una nueva tabla todos los
alquileres que se haya hecho en un mes determinado. El mes se tiene que
entrar como parámetro, recuerde que tendrá que utilizar el generador de
expresiones para construir una columna que muestre el mes del campo
fecha alquiler. Los campos que tiene que incluir la tabla que se cree son
Título de tabla Libros, Nombre y Apellidos de la tabla Socios, Fecha Alquiler
y Fecha Retorno de la tabla Alquileres.

 Consultas de actualización.
Este tipo de consultas sirven principalmente para modificar los valores de un determinado campo
de una tabla. Resultan muy útiles en actualizaciones y modificaciones de grupos de registros.

Ejemplo. Cambiar en la tabla Autores el género Nobela por Novela.

1. Cree con el modo Vista Diseño una consulta nueva con la Tabla Autores.

2. Seleccione opción de la barra de menús Consulta/ Consulta de Actualización, o bien

pulse sobre el botón y seleccione elemento Consulta de Actualización.

3. En apartado Campo de la primera columna, ponga el campo Género.

4. En apartado Actualizar a: teclee Novela.

5. En apartado Criterios, teclee Nobela. Observe que, en este caso, si no pusiera criterios
se cambiara en todos los registros el valor del campo género por Novela.

Ahora puede activar opción Ver/ Vista Hoja de datos para previsualizar los registros a
los que se les cambiará el valor. Para ejecutar esta consulta, recuerde que antes tiene que
volver a Ver/ Vista Diseño.

6. Ejecute la consulta. Observe como Access muestra un cuadro donde dice el número de
registros que se actualizarán, pulse sobre el botón Si para ejecutar la acción.

Cierre la consulta y abra la tabla Autores para comprobar como se han realizado las
modificaciones especificadas en la consulta.

Introducción. 40
Introducción.

Ejemplo. Utilizar una consulta de actualización para incrementar los precios de los libros
un 3%.

1. Haga una nueva consulta donde tiene que incluir la tabla Libros.

2. Active opción Consulta/ Consulta de actualización.

3. En apartado Campo, ponga el campo Precio Venta.

4. En apartado Actualizar, tiene que poner Precio Venta+Precio Ventar*3%. Utilice el

generador de expresiones.

4.1 Haga clic con el botón secundario sobre la casilla Actualizar A: y seleccione
del menú de contexto que se despliega la opción Generar.

4.2 Ya en la ventana Generador de expresiones haga doble clic sobre la carpeta

Tablas para desplegarla.

4.3 Seleccione de la carpeta Tablas, ahora desplegada, el elemento Libros.

4.4 Seleccione el campo Precio Venta y pulse sobre el botón Pegar.

4.5 Haga clic sobre el botón + o bien púlselo desde teclado.

4.6 Vuelva a seleccionar campo Valor y pulse sobre botón Pegar.

4.7 Teclee al final de la expresión * (3/100). La expresión tiene que quedar de la

forma siguiente.

[Libros]![Valor]+[Libros]![Valor]*(3/100)

4.8 Pulse sobre Aceptar para volver a la ventana de la consulta.

5. Ejecute la consulta.

Abra la tabla Libros para comprobar como se han actualizado los datos del campo
valor.

 Haga una consulta de actualización que cambie en la tabla Socios, todos los
habitantes de Albacete por Alicante.

 Haga una consulta de actualización que cambie en la tabla Alquileres los

valores del campo Fecha Devolución por el valor Fecha Alquiler + Días,
puede utilizar el generador de expresiones.

Introducción. 41
Introducción.

 Consultas de añadir registros.

Este tipo de consultas sirven para añadir registros provenientes de otra tabla sobre la tabla
activa.

Ejemplo. Añadir los registros de la tabla Libros_Nuevos a la Tabla Libros.

1. Cree una consulta con opción Vista diseño seleccionando la tabla Libros_Nuevos.

2. Seleccione opción de la barra de menús Consulta/ Datos anexados o haga clic sobre el

botón y de la lista que se despliega, seleccione elemento Datos anexados. Se

activa el siguiente cuadro de diálogo.

3. En lista desplegable Nombre de la tabla, tiene que seleccionar la tabla donde se han
de añadir los registros, seleccione tabla Libros y pulse sobre Aceptar.

4. Seleccione los campos de la tabla, cuyos valores se tienen que añadir a la tabla
seleccionada en paso anterior. En este caso selecciónelos todos.

Active opción Ver/ Vista Hoja de datos para previsualizar los registros que se añadirán.

5. Ejecute la consulta.

Abra la tabla libros para comprobar que se han añadido los nuevos registros.

Ejemplo. Añadir a la tabla alquileres los registros de la tabla Alquileres_Nuevos, pero

sólo los registros de los socios de Barcelona.

1. Haga una consulta que incluya las tablas Alquileres_Nuevos y Socios.

2. Seleccione opción Consulta/ Consulta de Datos Anexados y escoja en la lista

Nombre de la Tabla, la tabla Alquileres.

3. Seleccione todos los campos de la tabla Alquileres_Nuevos y póngalos en las columnas.

4. Seleccione el campo Ciudad de la Tabla Socios.

5. En apartado Criterios de la columna Ciudad, ponga Barcelona.

Ejecute Ver/ Vista Hoja de datos para comprobar que se añadirán los registros correctos
(sólo socios de Barcelona).

Introducción. 42
Introducción.

6. Ejecute la consulta.

Abra la tabla Alquileres para comprobar que se han añadido los registros.

 Consultas de eliminación.
Como el propio nombre indica, son consultas que sirven para eliminar registros de una tabla.

Ejemplo. Eliminar de la tabla Libros, todos los registros con el código de autor 00011.

1. Haga una consulta con opción Vista diseño, agregue la tabla Libros.

2. Seleccione opción Consulta/ Consulta de Eliminación o pulse sobre botón y de

la lista que se despliega seleccione elemento Consulta de Eliminación.

3. Ponga en la primera columna apartado Campo el campo Código Autor.

4. Ponga en la primera columna apartado Criterios el valor 00011.

Active opción Ver/ Vista Hoja de datos para comprobar los registros que se borrarán.

5. Ejecute la consulta.

Abra la tabla Libros para comprobar que registros se han borrado.

Ejemplo. Eliminar de la tabla Alquileres, los registros correspondientes a Mayo.

1. Haga una nueva consulta con la tabla Alquileres.

2. Seleccione opción Consultas/ Consulta de Eliminación.

3 Ponga en Campo de la primera columna el campo Fecha Alquiler.

4. Ponga en apartado Criterios de la primera columna Como "*/05/*"

Active opción Ver/ Vista Hoja de datos para comprobar que registros se borrarán.

[Link] la consulta.

Abra la tabla alquileres para comprobar que se han borrado los registros.

Introducción. 43
Introducción.
Procesos que requieren más de una consulta.

Con este apartado acabamos con el extenso tema de las consultas. Estudiaremos un caso de
cierta complejidad que necesita la intervención conjunta de más de una consulta. Todos los
procesos giran en torno a la gestión del pago de las cuotas mensuales,

Generar los registros de las cuotas.

Observe que en la base de datos biblio tiene la tabla Pago de Cuotas con la siguiente estructura

Nombre Tipos de Tamaño Observaciones

de Campo Datos del Campo
Código Socio Texto 5 Indexado con repeticiones.
Fecha Fecha/Hora Apunta la fecha de pago.
Cuota Numérico Simple Apuntar la cuota que se paga.
Pagada Sí/No Si se ha abonado la cuota o
no.

Cada registro de la tabla guarda la cuota que debe pagar un socio cada mes, de este modo, al final
del año en esta tabla se habrán generado 180 registros (15 socios multiplicado por 12 meses).

Lo que haremos a continuación será crear una consulta de datos anexados que genere un registro en
la tabla Pago de Cuotas por cada cliente de la tabla Socios.

1. Construya una nueva consulta, incluya la tabla Socios.

2. En la pantalla de diseño de la consulta, active opción Consulta/ Consulta de datos

anexados.

3. Cuando se le pregunte por el nombre de la tabla a Anexar, seleccione la tabla Pago

de Cuotas.

4. Relle la primera columna de la manera siguiente. Campo: Código Socio, Anexar a:

Código Socio.

5. Guarde la consulta con el nombre Generar Cuotas.

6. Ejecute la consulta y comprobará que se añaden quince registros a la tabla Pago de

cuotas, uno por cada socio, no se preocupe por el valor del resto de los campos, los
rellenaremos más adelante.

La consulta que acaba de crear soluciona fácilmente la generación de las cuotas, pero tiene un
problema, genera las cuotas sin ningun control, observe que cada vez que ejecuta la consulta se
generan nuevos registros, puede por ejemplo ejecutar la consulta 20 veces y cada vez se generaran
15 nuevos registros correspondientes a tantas cuotas. A continuación solucionaremos este problema
de manera, que sólo se generen 15 cuotas por mes. Evidentemente la solución será poner un criterio
a la consulta Generar Cuotas de forma que genere los registros sólo si la fecha actual (la fecha en la
que se ejecuta la consulta) es superior en 30 dias a la fecha en la que se generaron por última vez los
registros. Observe que necesitará apuntar en algun lugar la fecha en la que se genereron por última
vez las cuotas, la solución que proponemos es apuntar esta fecha en la tabla Socios, así cada socio
tendrá registrada la fecha en la cual se le generó la última cuota. Este campo no existe en la tabla
socios por lo que procederemos a crearlo.

Introducción. 44
Introducción.

1. Abra la tabla Socios en modo diseño.

2. Incluya al final el campo Fecha última cuota, será de tipo Fecha/ Hora con formato
de Fecha corta.

3. Guarde la tabla.

Abra la tabla Socios y ponga en el campo Fecha última cuota de todos los registros
la fecha 01/01/97.

A continuación creará una consulta de actualización para poner valor al campo Fecha última
cuota. La fecha que pondremos será la actual, es decir la que tenga el ordenador en el momento de
ejecutar la consulta. Incluiremos en esta consulta un criterio de forma que solo se actualicen los
registros cuya Fecha última cuota sea superior en treinta dias a la actual.

1. Cree una nueva consulta y agrege la tabla Socios.

2. Active opción Consulta/ Consulta de actualización.

3. Rellene la primera columna con los valares siguientes. Campo: Fecha última cuota,
Actualizar a: Fecha(), Criterios: < Fecha() - 30 (Esto significa que Fecha última
cuota debe ser menor que la fecha actual menos 30 dias).

4. Guarde la consulta con el nombre Actualizar Fecha Cuotas.

5. Ejecute la consulta.

Abra la tabla Socios para comprobar que el campo Fecha última cuota tiene el valor de la fecha
actual.

A continuación va a modificar la consulta Generar Cuotas de forma que solo se generen cuotas
cuando la fecha actual sea superior a la Fecha de la última cuota en 30 dias. Antes de continuar,
abra la tabla Pago de Cuotas y borre todos los registros, para hacerlo rápido, una vez abierta la tabla
active opción Edición/ Seleccionar todos los registros y luego Edición/ Eliminar registro. Ahora
tiene que abrir la tabla Socios y en el campo Fecha última cuota ponga la fecha 1 de Enero del año
en curso (si estamos en enero ponga fecha 1 de diciembre del último año).

1. Abra en modo diseño la consulta Generar Cuotas.

2. Vaya a la segunda columna y rellénela de la forma siguiente. Campo: Fecha última

cuota, Criterios: < Fecha() - 30.

Finalmente acabaremos dando valores a los campos Fecha y Cuota de la tabla Pago
de Cuotas.

3. Vaya a la tercera columna y rellénela de la forma siguiente. Campo: 2000, Anexar a:

Cuota.

4. Vaya a la cuarta columna y rellénela de la forma siguiente. Campo: Fecha(), Anexar

a: Fecha.

5. Guarde la consulta.

6. Ejecute la consulta.

Observe que se han generado los quice registros en la tabla Pago de cuotas. Ahora ejecute la
consulta Actualizar Fecha Cuotas para registrar la fecha de la última actualización. Vuelva a
ejecutar la consulta Generar Cuotas y observe que no se genera ningún nuevo registro.

Introducción. 45
Introducción.

Para el proceso de generación de cuotas debe ejecutar en este orden.

1. Consulta de datos anexados Generar Cuotas que genera los registros, sólo para
aquellos socios por los que se generó la cuota hace un mes o más.

2. Consulta de actualización Actualizar fecha Cuotas, para apuntar la última fecha en la

que se han generado las cuotas.

 Para terminar, muestre su habilidad modificando la consulta Generar Cuotas,

de manera que cuando genere nuevos registros para la tabla Pago de
Cuotas, la cuota sea 1.500 si el socio es menor de 18 años y 2.000 si no lo
es.

Introducción. 46
Introducción.
Formularios.

Los formularios sirven para diferentes propósitos, a continuación verá como se utilizan para
gestionar registros de una tabla o consulta. Cuando se prepara un formulario para trabajar
con registros, cada campo del registro se asocia a un control del formulario, el control más
común es el cuadro de texto, son también habituales las listas y los cuadros combinados.

Verá también como utilizar un formulario para realizar gráficos. Finalmente aprenderá a
construir los llamados formularios de conmutación, estos sirven para controlar y administrar
la ejecución de los componentes de una base de datos agilizando la utilización de los
mismos; por ejemplo, se puede crear un formulario e incluir en él diferentes botones que
sirvan para ejecutar consulta, informes, etc.

A continuación se explica como se construye un formulario para la gestión de una tabla.

Aunque se pueden construir “a mano” totalmente, lo más habitual por comodidad y rápidez,
es construir estos formularios utilizando los diferentes asistentes que Access incluye para
este propósito, luego se pueden modificar para darles la presentación que más le guste o
convenga.

Guarde los formularios de los ejemplos y ejercicios con el nombre que sugiera
Access, a menos que se le indique cual debe poner.

 Formulario con el asistente Automático.

Este asistente construye paso a paso un formulario, es especialmente útil en la confección de
formularios para la gestión de tablas. Siga el ejemplo siguiente y observe la información que le va
pidiendo el asistente a cada paso.

Ejemplo. Utilizando el asistente para formularios, cree un formulario para gestionar los
registros de la tabla Autores.

1. Seleccione la ficha formularios.

2. Pulse sobre el botón Nuevo, aparece el cuadro de diálogo,

Introducción. 47
Introducción.
3. Seleccione elemento Asistente para formularios y en lista desplegable Elija la
tabla o consulta de donde provienen los datos del objeto, seleccione la tabla
Autores.

4. Pulse sobre el botón Aceptar para iniciar el asistente. Aparece la pantalla siguiente
para que escoja los campos que han de aparecer en el formulario, selecciónelos todos
y pulse sobre el botón Siguiente.

5. Aparece una ventana para que escoja como quiere distribuir los registros en el
formulario, escoja opción En columnas y pulse sobre el botón Siguiente.

6. Aparece la pantalla siguiente para que escoja un estilo para el formulario. El estilo
definirá los fondos, la forma y diseño de los cuadros de texto para los campos, etc. En
este caso seleccione estilo Estándar y pulse sobre el botón Siguiente.

Introducción. 48
Introducción.
7. Ahora el asistente pedirá un nombre para el formulario, deje el que sugiere Access y
pulse sobre Terminar para ver como queda el formulario.

 Para modificar algún dato, sitúese sobre el campo correspondiente y cambie el valor.

 Para añadir un registro, Active opción de barra de menús Registros/ Entrada de datos,
o pulse sobre el botón .

 Para eliminar todo un registro, Active opción de barra de menús, Edición/ Seleccionar
Registro y Edición/ Eliminar, también puede activar directamente la opción Edición/
Eliminar Registro.

 Formulario de columna simple.

Con este asistente se crean formularios con los campos distribuidos en una columna
(como en el ejemplo anterior, pero observe que en el paso 5 podia escoger la distribución
de los campos).

Ejemplo. Cree un formulario para gestionar la tabla Editorial. Utilice el asistente para
formularios de columna simple.

1. Seleccione la ficha Formularios y pulse sobre botón Nuevo.

2. En ventana Nuevo Formulario, seleccione opción Autoformulario: columnas y en

lista desplegable Elija la tabla o consulta de donde provienen los datos del objeto,
seleccione la tabla Editorial.

3. Pulse sobre el botón Aceptar y espere hasta que Access haya generado el formulario.

Guarde el formulario con el nombre Editorial.

Introducción. 49
Introducción.

Dar formato a un formulario.

Tiene que abrir el formulario en modo diseño, recuerde si está en modo ejecución active la
opción de barra de menús Ver/ Diseño de formularios o haga clic sobre botón . Si tiene el
formulario cerrado, lo ha de seleccionar y después pulsar sobre el botón Diseño.

Modificará el formulario creado en el primer ejemplo (Autores), ábralo en modo Diseño.

Ejemplo. Insertar un título en el formulario.

1. Sitúe el cursor entre los apartados Encabezado del formulario y Detalle, cuando
aparezca un cursor con doble flecha haga clic con el botón principal y arrastre hacia
abajo para crear sitio para el título.

2. Seleccione de la caja de herramientas el botón Etiqueta . En caso que no tenga

visible la caja de herramientas active opción Ver/ Cuadro de Herramientas o bien
haga un clic sobre el botón .

3. Desplace el cursor hacia el apartado Encabezado del formulario, observe como el

cursor adopta forma de cruz con una A mayúscula cuando entre en esta zona. Haga
clic con el botón principal y arrastre hasta que se haya formado un cuadro donde
deberá escribir el texto.

4. Teclee dentro del cuadro de etiqueta acabado de crear, el texto “Formulario de

Autores”.

Ejemplo. Cambiar el formato del título.

1. Seleccione el título, haciendo un clic sobre el área que ocupa.

2. Haga un clic con el botón de la derecha y se desplegará un menú de contexto.

3. Active la opción Propiedades.

4. Seleccione la ficha Formato.

Introducción. 50
Introducción.

5. Busque la propiedad Nombre de la fuente,

5.1 Seleccione el campo, aparece un botón de lista desplegable.

5.2 Haga un clic sobre el botón lista desplegable
5.3 Seleccione la fuente Times New Roman.

6. Cierre el cuadro de Propiedades.

Puede cambiar la fuente utilizando la lista desplegable Fuente de la barra de formatos,

recuerde seleccionar antes el título. La barra de formato es la misma que la que vió en los
informes.

Para los siguientes ejercicios se le indican que apartados ha de modificar si utiliza la ficha
Formato del menú Propiedades. Recuerde que puede utilizar la barra de formatos.

 Cambie el tamaño de la fuente a 18 puntos, Propiedad Tamaño de la

Fuente.

 Cambie el estilo de fondo a Normal, Propiedad Estilo de Fondo.

 Cambie el color de fondo a Azul claro, Propiedad Color de fondo.

 Cambie el Color de texto a Azul oscuro, Propiedad Color de texto.

 Dele al título el efecto de relieve, Propiedad Efectos Especiales/ Elevado.

 Alargue, si es necesario, el cuadro del título y póngale alineación centrada.

Ejemplo. Poner todos los campos de edición con fondo de color amarillo claro y con
texto de azul oscuro. Lo haremos con todos los campos a la vez. Recuerde, para
seleccionar todos los campos,

1. Haga un clic sobre un campo para seleccionarlo.

2. Con la tecla Mayúsculas (SHIFT) pulsada, seleccione el resto de los campos.

3. Haga clic sobre la parte de la flecha del botón , y de la paleta que se despliega
seleccione el color amarillo.

4. Para cambiar el color del texto, repita el mismo proceso con el botón .

Ejemplo. Centrar las etiquetas de los campos.

1. Seleccione todas las etiquetas de campo (Haga un clic sobre la parte del texto, no
sobre el blanco de edición).

2 . Pulse sobre el botón .

Introducción. 51
Introducción.
Ejemplo. Poner los bordes de los cuadros de texto (el blanco de edición de los
campos) en color violeta, el ancho de línea a 2 y efecto especial en relieve.

1. Seleccione todos los campos, recuerde mantener la tecla Mayúsculas (SHIFT) pulsada
mientras hace un clic sobre cada campo.

2. Pulse sobre los botones respectivamente para cambiar color de línea,

ancho de línea y efecto.

Ejemplo. Dar a los cuadros de texto el mismo ancho .

1. Seleccione todos los cuadros de texto.

2. Active la opción de la barra de menús Formato/ Tamaño/ Ajustar al más Ancho.

Ejemplo. Aumentar la separación vertical entre los cuadros de texto.

1. Seleccione todos los cuadros de texto.

2. Active la opción de la barra de menús Formato/ Espaciado Vertical/ Aumentar.

Ejemplo. Inserción de una imagen en el formulario . Estos pasos son válidos para incluir en
un formulario datos que provienen de otra aplicación diferente a Access, por ejemplo un texto de
Word, una tabla Excel, una animación, etc.

Para insertar una imagen en un formulario, utilice una de las opciones de la paleta de
herramientas. Si no tiene activa la paleta de herramientas, puede activarla con la opción de la
barra de menús Ver/ Cuadro de Herramientas o haciendo clic sobre el botón .

Antes de insertar la imagen debe haber suficiente espacio en el apartado de la ficha (Encabezada,
Detalle o Pie de formulario) donde la quiera insertar.

1. Seleccione de la paleta de herramientas, el botón Marco del Objeto independiente

. Esta opción, sirve para coger datos generados con otra aplicación.

2. Vaya sobre la ficha y defina el tamaño para el dibujo trazando un recuadro.

3. Cuando deje el botón izquierdo, Access despliega el siguiente cuadro de diálogo.

Introducción. 52
Introducción.
4. Active el botón de radio Crear Nuevo si quiere generar un nuevo archivo, si quiere
cargar un archivo ya hecho seleccione Crear desde Archivo. Lo que haremos a
continuación será un dibujo desde la aplicación Paint, por esto dejaremos activado el
botón de radio Crear Nuevo, si lo que queremos hacer es cargar un dibujo ya
guardado, escogeremos el botón Crear desde Archivo.

5. En lista desplegable Tipo de Objeto, seleccione la aplicación de la cual quiera

insertar el archivo. En nuestro caso, seleccionaremos el elemento Imagen de mapa de
bits y Aceptar, seguramente se desplegará la aplicación MSPaint.

6. En este paso entraría los datos según el tipo de aplicación. Siguiendo el ejemplo,
dibuje un círculo procurando que quede en la parte superior izquierda del área de
dibujo.

7. Una vez entrados los datos, seleccione opción Archivo/ Salir y volver a… para
volver al formulario de Access y cerrar la aplicación.

 Formulario Tabular.
Este tipo de formulario automático muestra un grupo de registros en forma de tabla.

Ejemplo. Crear un formulario Tabular para la tabla Libros. Siga los mismos pasos del
ejemplo de crear un formulario para columna simple, pero en el paso 2 seleccione
Autoformulario: Tabular.

Cambie los formatos siguientes .

Utilice las opciones de la barra de diseño de formulario para cambiar tipos de letras,
alineaciones, etc.

Utilice las diferentes paletas de la barra Formato para cambiar los colores y los efectos.

 Ponga el campo Año con sobrerelieve y color de fondo verde claro.

 Ponga todos los títulos de campo en color Azul y fuente Arial tamaño 12.

 Formulario de hoja de datos.

Corresponde a Autoformulario: Hoja de datos. Es un formulario muy parecido al de
columnas tabulares, su aspecto recuerda al encasillado de cuando se trabaja sobre una
tabla o consulta directamente. Haga uno con la tabla Libros.

Introducción. 53
Introducción.

 Formulario Gráfico.
Puede utilizar este tipo de formulario cuando quiera crear un gráfico que muestre
información sobre valores contenidos en una tabla o devueltos por una consulta.

Ejemplo. Haga un gráfico que muestre la edad media de los socios por ciudad y
ocupación.

1. Cree un Nuevo formulario con la tabla Socios y Asistente para Gráficos. Al pulsar
sobre el botón Aceptar, aparecerá la siguiente ventana para seleccionar los campos
sobre los que se desea hacer el gráfico.

2. Seleccione los campos Ciudad, Ocupación y Edad, haga un clic sobre Siguiente.

Introducción. 54
Introducción.
3. Aparece una ventana para que seleccione el tipo del gráfico, seleccione el tipo
Columnas (el primero) y pulse sobre el botón Siguiente.

4. El asistente muestra la siguiente pantalla para que escoja la distribución de los datos y
que operación quiere realizar con los valores que se representan (Edad en este caso).
Para ver su funcionamiento, ponga en el eje de las X el campo Ocupación, sólo hace
falta seleccionarlo de la lista de la parte derecha y arrastrarlo hacia el recuadro que
hay debajo del eje de las X. Para poner el campo Población en el recuadro que
representa los valores para la leyenda, también debe arrastrar de la lista de la derecha.
Para acabar haga que en lugar de representar la suma de las edades, nos represente la
media,

4.1 Haga doble clic con el botón principal sobre el recuadro SumadeEdat.

4.2 De la lista que se despliega, seleccione elemento Promedio y pulse sobre

Aceptar.

Introducción. 55
Introducción.

5. Ahora, el asistente presenta una ventana para que pueda poner el nombre para el
formulario, deje el nombre que aparece y pulse sobre Terminar.

Dar formato a un gráfico.

Para cambiar el aspecto del gráfico, debe pasar a la ventana de diseño y después utilizar los
menús de contexto, recuerde que para activar un menú de contexto, debe hacer un clic con el
botón secundario sobre el elemento del gráfico que quiera modificar.

1. Pase a la ventana de diseño, active la opción de la barra de menús Ver/ Vista Diseño o
bien haga un clic sobre botón .

2. Active el asistente de gráficos. Haga un doble clic sobre cualquier área de la ventana
del gráfico. Sabrá que está dentro del asistente de gráficos observando el título de la
ventana “MicrosoftGraph-Gráfico en formulario:Formulario”.

 La aplicación que se ha utilizado para construir los gráficos es MicrosoftGraph

Versión 97. Si el ordenador en el que trabaja no tiene disponible esta versión, los
pasos a seguir para hacer cada acción pueden ser diferentes.

Primero aumente el tamaño de la ventana donde aparece el gráfico, recuerde que sólo debe
situar el cursor en alguno de los bordes de la ventana y arrastrar manteniendo el botón principal
pulsado.

Ejemplo. Cambiar el aspecto del título.

1. Haga un clic con el botón de la derecha sobre el título.

2. Del menú de contexto que se despliega, seleccione Formato del título del gráfico.

. En ficha Fuentes, escoja Tamaño 12 y Color Blanco.

. En ficha Tramas, apartado Área seleccione color Azul oscuro. En apartado
Bordes, seleccione casilla Sombreados.

Ejemplo. Cambiar posición y aspecto de la leyenda.

Para cambiar la posición de la leyenda, selecciónela con el botón principal y arrástrela

hasta a la parte superior derecha de la ventana de gráfico.

Para cambiar el aspecto.

1. Haga un clic con el botón secundario sobre cualquier área de la leyenda.

2. Seleccione opción Formato de la leyenda. En ficha Tramas, apartado Área,

seleccione color Gris.

Introducción. 56
Introducción.

Ejemplo. Insertar títulos para los ejes.

1. Haga un clic con el botón secundario sobre cualquier área libre del gráfico.

2. Del menú de contexto, seleccione opción Opciones de gráfico.

3. En ficha Títulos, teclee en apartado Eje de categorías(X) Ocupación y en cuadro de

texto Eje de valores(Y) teclee Edades.

4. Pulse sobre Aceptar.

Ejemplo. Cambiar la orientación del Título del eje Y (Edades) .

1. Seleccionar el título haciendo un clic con el botón secundario.

2. Seleccione opción Formato del título del eje.

3. Vaya a ficha Alineación y en apartado orientación, desplace la línea hasta que esté a
90 grados. Pulse sobre Aceptar.

Ejemplo. Insertar líneas de división para los datos del eje de las X .

1. Haga un clic con el botón secundario sobre cualquier área libre del gráfico.

2. Del menú de contexto que se despliega, seleccione la opción Opciones de gráfico.

3. Seleccione ficha Líneas de división.

4. En apartado Eje de categorías(X) seleccione casilla de selección Líneas de división

principales. Pulse sobre Aceptar.

Ejemplo. Insertar Rótulos parar una serie (Barcelona en el ejemplo).

1. Seleccione cualquier barra de esta serie haciendo un clic con el botón secundario. La
tercera en este caso.

2. Seleccione opción Formato series de datos.

3. Seleccione ficha Rótulos de datos.

4. En apartado Rótulos de datos seleccione botón de radio Mostrar valores.

Ejemplo. Cambiar el aspecto de las barras.

1. Haga un clic con el botón secundario sobre cualquier barra del gráfico.

2. Del menú de contexto, seleccione opción Formato de serie de datos.

3. Haga un clic sobre ficha Opciones.

3.1 En apartado Ancho del Intervalo, en cuadro Ancho del rango, ponga 20.

Introducción. 57
Introducción.
3.2 En apartado Superposición, ponga 50.

4. Pulse sobre Aceptar.

Cerrar aplicación Microsoft Graph y volver al formulario de Access.

Active opción Archivo/ Volver a formulario...

 Para ver el gráfico debe estar en modo Vista de Formulario (recuerde Ver/ Vista de
formulario).

El aspecto del gráfico será, más o menos.

Ejemplo. Cambiar tipo de gráfico.

Recuerde que debe estar dentro la aplicación Microsoft Graph (primero se ha de pasar a
Ver/ Vista diseño y después hacer doble clic sobre el área que ocupa el gráfico).

1. Haga un clic con el botón secundario sobre cualquier área libre del gráfico.

2. Del menú de contexto, seleccione opción Tipo de gráfico.

3. Seleccione de la lista Tipo de gráfico, tipo Barras y de la lista Subtipo de gráfico

Barra agrupada con efectos 3D.

4. Pulse sobre botón Aceptar.

Introducción. 58
Introducción.

Ejemplo. Cambiar la presentación 3-D.

1. Haga un clic con el botón secundario sobre cualquier área libre de la ventana.

2. Del menú de contexto, seleccione opción Vista en 3-D

3. En apartado Elevación, ponga 40. En apartado Giro ponga 40.

El aspecto del gráfico seria similar a,

Muchas de las acciones que ha hecho con los menús de contexto, también se pueden hacer con
la barra de botones estándar de MicrosoftGraph.

Volver al formulario.

Active opción de la barra de menús Archivo/ Salir y volver a formulario: Formulario

(en la ventana Microsotf Graph).

 Haga un formulario de gráfico que muestre el total de días de Alquiler por

población y género literario. Antes, tendrá que construir una consulta con las
tablas Alquileres, Libros, Socios y Autores y seleccionar los campos Ciudad,
Género y Días para las columnas.

Introducción. 59
Introducción.
Ejemplo. Cambiar la numeración del eje Y.

Una vez haya pasado a modo Diseño de formulario y activado Microsoft Graph.

1. Seleccione con el botón secundario el eje Y ( Haga el clic sobre cualquiera de los
valores numéricos).

2. Del menú de contexto, seleccione opción Formato de ejes.

3. Seleccione ficha Escala

3.1 En apartado Unidad Mayor, ponga 15.

3.2 En apartado Unidad Menor, ponga 5.

4. Vaya a ficha Tramas.

4.1 En apartado Marca de graduación secundaria escoja Cruzada.

5. Pulse sobre Aceptar, cierre Microsoft Graph y vuelva a modo Ver/ Vista formulario.

Introducción. 60
Introducción.
 Procesos que requieren más de una tabla.
Para los ejemplos de esta sección y siguientes utilizaremos estas tablas.

Ventas.

Sirve para apuntar las diferentes ventas, cada registro corresponde a una venta.

Nombre Tipos de Tamaño Observaciones

de Campo datos del Campo
Id_venta Autonuméric 5 Campo Clave.
o
Código Socio Texto 5 Indexado con repeticiones.
Fecha Fecha/Hora Corta

Linieas Ventas.

Sirve para apuntar los libros que corresponden a cada venta.

Nombre Tipos de Tamaño Observaciones

de Campo datos del Campo
Id_venta Numérico Entero Largo Indexado con repeticiones.
Código Libro Texto 5 Indexado con repeticiones
Cantidad Numérico Entero
Precio Numérico Simple
Actualizado Stock Sí/No

Observe las tablas Ventas y Líneas Ventas, ambas van ligadas de manera que en Ventas se apunta el
socio al cual se hace la venta y la fecha de esa venta; en la tabla Líneas Venta se apuntan los libros
que corresponden a esa venta. Las dos tablas estaran relacionadas por el campo Id_Venta. Si se está
preguntando por que este proceso de ventas se hace con dos tablas y no con una sola que,
evidentemente, tendría que tener la estructura siguiente,

Nombre Tipos de Tamaño Observaciones

De Campo datos del Campo
Id_venta Autonuméric 5 Campo Clave.
o
Código Socio Texto 5 Indexado con repeticiones.
Fecha Fecha/Hora Corta
Código Libro Texto 5
Cantidad Numérico Entero
Precio Numérico Simple
Actualizado Stock Sí/No

Fíjese en lo que ocurriria cuando a una venta le corresponde más de un libro. Para cada registro
(libro vendido) de la misma venta, se repetirian los valores de los campos Id_Venta, Código Socio y
Fecha. Vea como quedaria, en ambos casos, la venta de los libros con código 00001, 00002 y 00003
para el socio 00005 en fecha 21/07/96.

Caso de una tabla

Id_venta Código Sócio Fecha Código Libro Cantidad Precio Act. Stock
1 00005 21/07/96 00001 2 2.300 No
1 00005 21/07/96 00002 1 2.300 No
1 00005 21/07/96 00003 1 1.800 No

Introducción. 61
Introducción.

Introducción. 62
Introducción.

Caso de dos tablas

Ventas
Id_Venta Código Sócio Fecha
1 00005 21/07/96

Lineas Venta
Id_Venta Código Libro Cantidad Precio Act. Stock
1 00001 2 2.300 No
1 00002 1 2.300 No
1 00003 1 1.800 No

La opción de utilizar dos tablas es mejor, ya que no se repite información (Código Socio y Fecha en
este caso).

 Relacione las tablas Ventas y Líneas Venta por el campo Id_Venta, active la
casilla exigir integridad referencial y activade la opción de borrar en cascada.

 Relacione la tablas Ventas y Socios por el campo Código Socio.

 Relacione las tablas Lineas Ventas y Libros por el campo Código Libro.

Introducción. 63
Introducción.
 Formulario Principal/Subformulario.
Vamos a crear a continuación un formulario que sirva para gestionar las ventas de libros.
Como vimos en el apartado anterior, para gestionar la venta de libros se han construido dos
tablas Ventas y Lineas Venta, es decir, cada venta requiere que se entren datos en las dos
tablas. Consequentemente, el formulario para gestionar las ventas, deberá contener campos
de ambas tablas. Este tipo de formularios en los que se debe incluir más de una tabla se
llaman Principal/Subformulario. En nuestro caso, para cada registro de la tabla principal
(Ventas), le corresponde uno o más registros de la otra tabla (Lineas Ventas). Las tablas que
se incluyen en un formulario Principal/Subformulario deben estar relacionadas.

Ejemplo. Formulario para controlar las ventas de libros. El formulario principal estará
formado por la tabla Ventas y el subformulario por la tabla Líneas Venta.

1. Active la ficha Formulario, pulse sobre el botón Nuevo seleccione Asistente para
formularios, seleccione la tabla Ventas y pulse sobre el botón Aceptar.

2. Pase todos los campos de la lista Campos disponibles hacia la lista Campos
seleccionados (No pulse el botón Siguiente todavía).

3. Despliegue la lista Tablas/Consultas y escoja el elemento Tabla:Lineas Venta.

4. Observe que en la lista Campos disponibles aparecen los campos de la tabla

seleccionada, Lineas Venta en este caso. Páselos todos excepto el campo Id_Venta
hacia lista Campos seleccionados. Pulse sobre el botón Siguiente.

5. Ahora, el asistente pide como se quieren ver los datos, dando opción a seleccionar
cualquiera de las tablas. La tabla que escojamos en este punto será el formulario
principal, la otra será el subformulario. En este caso escoja la tabla Ventas y pulse
sobre Siguiente. Deje seleccionado el botón de radio Formulario con
subformularios.

Introducción. 64
Introducción.
6. El asistente pide que distribución quiere para el subformulario, la tabla Lineas Venta
en este caso, escoja la que quiera y pulse sobre Siguiente.

7. En esta pantalla, seleccione estilo para el formulario y Siguiente.

8. En esta pantalla, escoja los nombres para el formulario y los subformularios y pulse
sobre Terminar.

Access construirá un formulario similar al siguiente.

 Mejorar un Formulario/Subformulario.
No se tiene que ser demasiado perspicaz para observar que gestionar las ventas con el formulario
construido en el apartado anterior será engorroso, además de poco eficaz. Esto, sobretodo, es debido
a que las entradas de socios y libros se hacen a través de su código, y recordar códigos es lento . A
continuación construiremos el mismo formulario subformulario con las siguientes mejoras:

 Se mostrará en un campo del formulario el nombre del Socio.

 Se mostrará en un campo del subformulario el Título del Libro.

 Utilizaremos cuadros combinados para entrar el código del socio y el código del libro de
forma que al desplegarse muestren el Código Socio y Nombre en el caso del Socio y
Código Libro y Título en el caso de los libros.

Mostrar los campos Nombre del Socio y Título del libro.

Observe que si utilizamos las tablas tal como se ha hecho en la sección anterior es imposible
mostrar estos campos por la sencilla razón que no estan en las tablas. Las soluciones para incluir
campos informativos en formularios son diversas, la que le explicaremos es quizás la más sencilla
pero no por ello la menos efectiva. Se trata de utilizar consultas en lugar de tablas.

 Construya una consulta con las tablas Ventas y Socios que incluya los campos Id_Venta,
Código Socio y Fecha de la tabla Ventas, y el campo Nombre de la tabla Socios. Gurade la
consulta con el nombre Ventas Socios.

 Construya una consulta con las tablas Lineas Venta y Libros que incluya los campos
Id_Venta, Código Libro, Cantidad y Precio de la tabla Lineas Venta, y el campo Titulo de

Introducción. 65
Introducción.
la tabla Libros. Ponga las columnas en este orden, Id_venta, Código Libro, Título,
Cantidad, Precio. Guarde la consulta con el nombre Lineas Venta Libros.

 Abra la ventana de relaciones (Herramientas/ Relaciones), incluya las dos consultas

anteriores y relacionelas por el campo Id_Venta.

Construir el formulario.
1. En la ventana de formularios, pulse sobre botón Nuevo. Seleccione Asistente para
formularios, seleccione la consulta Ventas Socio y pulse sobre el botón Aceptar.

2. Pase todos los campos de la lista Campos disponibles hacia la lista Campos
seleccionados (No pulse el botón Siguiente todavía).

3. Despliegue la lista Tablas/Consultas y escoja el elemento Consulta:Lineas Venta

Libros.

4. Observe que en la lista Campos disponibles aparecen los campos de la consulta

seleccionada, Lineas Venta Libros en este caso. Páselos todos excepto el campo Id_Venta
hacia lista Campos seleccionados. Pulse sobre el botón Siguiente.

5. Ahora, el asistente pide como se quieren ver los datos, escoja la consulta Ventas Socio y
pulse sobre Siguiente. Deje seleccionado el botón de radio Formulario con
subformularios.

6. Seleccione distribución Tabular para Lineas Venta Libros y pulse sobre Siguiente.

7. Seleccione estilo para el formulario y Siguiente.

8. Escoja los nombres Ventas Socio y Lineas Venta Libro Subformulario para los formularios
y pulse sobre Terminar.

9. Ejecute el formulario Ventas Socio.

Observe como al entrar datos en el campos Código Socio, automáticamnete se muestra su nombre
en el campo correspondiente (si el código socio entrado existe). Lo mismo ocurre entre Código
Libro y Título.

 Ahora debería entrar tres o cuatro ventas.

CUIDADO. El campo Nombre del formulario corresponde a la tabla Socios, por tanto, si modifica
en este campo algún nombre lo esta canviando realmente en la tabla Socios, lo mismo ocurre con el
campo Título. Para evitar modificaciones o borrados accidentales en estos campos es conveniente
desactivarlos de modo que no se puedan canviar los datos que contienen.

Desactivar el campo Nombre.

1. Abra el formulario Ventas Socio en modo diseño.

2. Seleccione el campo Nombre.

3. Active opción Ver/ Propiedades.

4. Seleccione la ficha Datos.

5. Seleccione el elemento Activado y ponga No.

Introducción. 66
Introducción.
Un campo desactivado se muestra en gris, si desea mostrar el campo en modo normal,
además de desactivarlo, ponga la propiedad Bloqueado a Sí.

6. Ejecute el formulario y observe como no es posible ahora modificar esta campo.

 Abra el formulario Lineas Venta Libro Subformulario en modo diseño y repita

los pasos anteriores para desactivar el campo Título.

Construcción del cuadros combinados.

Incluir un cuadro combinado que muestre los campos Código Socio y Apellidos de manera que al
seleccionar un elemento, se rellene automáticamente el campo Código Socio del formulario.

1. Active el cuadro de Herramientas. Opción Ver/ Cuadro de Herramientas.

2. Active el botón del asistente para controles , de esta forma se activará un asistente que
le pedirá los datos necesarios para construir el control.

3. Seleccione el elemento Cuadro combinado de la barra de Herramientas.

4. Defina sobre el formulario el área que debe ocupar el cuadro, cuando suelte el botón se
activará el asistente.

5. Lo primero que pregunta el asistente es de donde ha de coger los valores que se mostrarán
en el cuadro combinado, deje seleccionado el botón de radio que indica que los datos se
cogen de una tabla o consulta (Quiero que el cuadro de lista encuentre los valores en
una tabla o consulta). Haga un clic sobre Siguiente.

6. Ahora el asistente pregunta de que tabla ha de coger los valores para la lista. Seleccione
Tabla Socios y Siguiente.

7. Ahora tiene que seleccionar los campos que quiere que se muestren en la lista, seleccione
los campos Código Socio y Apellidos. Haga un clic sobre Siguiente.

8. La pantalla que muestra ahora es para seleccionar la anchura de las columnas para cada
campo. Ajústela y Siguiente. Observe la casilla Ocultar la Columna Clave, si aparece
activada desactívela (Normalmente se deja activada, en este caso la desactivamos para que
la lista muestre las dos columnas).

9. El asistente pide de que campo tiene que coger el valor para utilizarlo posteriormente.
Seleccione el campo Código Socio y Siguiente.

10. El asistente pide que tiene que hacer con el valor del campo que se selecciona. Seleccione
botón de radio Almacenar el valor en este campo y en la lista desplegable de la derecha,
seleccione campo Código Socio.

11. Finalmente pide el nombre para el cuadro combinado. Ponga el nombre Lista de Socios y
Terminar.

Ejecute la consulta y observe que cuando se selecciona un socio de la lista, automáticamente se

actualiza el campo Código Socio.

Introducción. 67
Introducción.
Cambiar el control cuadro de texto del campo Código Libro por un control Cuadro
combinado.

Este proceso es similar al de cambiar el control de entrada de un campo de una tabla que se hacia
mediante la ficha Búsqueda en el diseño de una tabla.

 Antes de comenzar, cree una consulta que incluya, en este orden, los campos Título y Código
libro de la tabla Libros, guarde la consulta con el nombre Título Libros.

1. Abra en modo diseño el formulario Lineas Venta Libros Subformulario.

2. Seleccione el campo Código Libro.

3. Pulse el botón secundario del ratón y del menú de contexto que se despliega, seleccione
elemento Cambiar a y luego Cuadro combinado. De esta forma cambiará el control
cuadro de texto por el control cuadro combinado.

4. Con el campo Código Libro seleccionado, active opción Ver/Propiedades y seleccione

ficha Datos.

5. Rellene los campos de la ficha de la forma siguiente.

Tipo de origen de la fila: Tabla/ Consulta.

Origen de la fila: seleccione la consulta Título Libros.
Columna dependiente: 2 (es decir, la segunda columna dela consulta, Código Libro).
Limitar a la lista: Sí (sólo se permiten los valores de la lista).
Expansión automàtica: Sí (de esta forma se autoseleccionan los valores de la primera
columna, vea el apartado La propiedad expansión automática más abajo.).

Canvie a ficha Formato y rellene los campos de la forma siguiente.

Número de columnas: 2 (Número de columnas a mostrar).

Ancho columnas: 5cm;2cm (Anchura de cada columna).
Ancho de lista: 7cm (Anchura total del control).

6. Cierre que cuadro propiedades.

7. Cierre el formulario

La propiedad Expansión Automática.

Ejecute el formulario Ventas Socios, observe como el campo Código Libro es un Cuadro combinado
que muestra los títulos de los libros. Entre en este campo y teclee ‘L’, observe como
automáticamente selecciona la primera entrada que coincide, vaya tecleando caracteres y observe
como cambia el título en función del carácter tecleado. Esta característica de los cuadros
combinados la activó poniendo a Sí la propiedad Expansión Automática. Tenga en cuenta que
aunque el cuadro combinado le muestra el Título, lo que se está guardando realmente en el campo es
el Código del libro, recuerde que la columna dependiente es la 2.

Introducción. 68
Introducción.

Campos calculados en un formulario.

A continuación vamos a añadir un campo en el formulario Lineas Venta Libros Subformulario que
calcule el valor del Precio multiplicado por la cantidad.

1. Abra en modo diseño el formulario Lineas Venta Libros Subformulario.

El campo que añadirá a continuación va a la izquierda (su derecha) del campo Precio, haga
más ancho el formulario si ve que tiene poco espacio.

2. Seleccione de la Caja de Herramientas el elemento Cuadro de Texto y trace el rectángulo

para el nuevo control a la izquierda (su derecha) del campo Precio.

3. Elimine la parte del texto del control (El recuadro que continene TextoN:).

4. Seleccione el campo que ha añadido y active opción Ver/ Propiedades. Rellene los
campos tal como se le indica a continuación.

Seleccione ficha Datos.

Origen del control: despliegue el Generador de expresiones pulsando sobre el botón tres
puntos y construya la siguiente expresión, [Cantidad]*[Precio].
Activado: No.

Seleccione la ficha Otras.

Nombre: Total Línea (Es el nombre por el cual se conoce el control dentro del formulario).

5. Cierre el cuadro propiedades.

6. Cierre el formulario.

7. Ejecute el formulario Ventas Socios y observe como se calcula el total una vez se han
cumplimentado los datos para los campos Cantidad y Precio.

Si lo considera oportuno cambie el tamaño de los controles en ambos formularios.

Ahora incluiremos un campo en el formulario Lineas Venta Libros Subformulario que sume el valor
de los totales de las lineas.

1. Abra el formulario Lineas Venta Libros Subformulario en modo diseño.

2. Amplie el apartado Pié de Página. Recuerde, tiene que hacer clic en la parte inferior (el
puntero de ratón toma la forma de una flecha apuntado hacia abajo) y luego arrastrar hacia
abajo.

3. Añada un control Cuadro de texto en el apartado Pié de Página. Alineelo con el campo
Total Línea creado en el apartado anterior.

4. Seleccione el campo acabado de crear (el campo, NO la etiqueta de campo) y active la

opción Ver/ Propiedades.

Rellene los campos de la forma siguiente,

Seleccione Ficha Datos.

Origen del control: =Suma([Precio]*[Cantidad]).
Activado: No

Introducción. 69
Introducción.
5. Cierre la ventana propiedades.

6. Cierre el formulario.

7. Ejecute el formulario Ventas Socio y observe que el campo acabado de crear muestra la
suma total de las líneas.

Introducción. 70
Introducción.
Informes.

Un informe sirve para mostrar información en formato impreso de tablas o consultas

organizada y/o resumida de una determinada manera.

Aunque se puede montar un informe totalmente a mano, lo más corriente es utilizar los
diferentes asistentes incorporados y luego, modificar el formato o la distribución de los
campos y etiquetas del informe.

Guarde los informes de los ejercicios y ejemplos con el nombre que sugiere Access,
a menos que se le indique cual debe utilizar.

 Informe de columna simple.

Este tipo de informes muestra los datos de una tabla o consulta en formato de ficha individual
donde cada campo o columna ocupan una línea dentro del informe.

Ejemplo. Crear un informe basado en la tabla Autores.

1. Seleccione la ficha informes y pulse sobre el botón Nuevo.

2. En la ventana Nuevo Informe, seleccione elemento Autoinforme: columnas.

3. En la misma ventana Nuevo Informe, en lista desplegable Elija la tabla o la consulta

de donde provienen los datos del objeto, seleccione tabla Autores. Pulse sobre Aceptar.
Access genera un informe que muestra todos los registros en formato de ficha.

 Apartados de un informe.
Pase a modo Diseño para ver los diferentes apartados de los que consta un informe. Para pasar a
modo diseño haga un clic sobre botón . En caso que este botón no aparezca, active opción Ver/
Barras de Herramientas/Personalizar y seleccione la barra Diseño de Informe. También puede
activar la opción de menú Ver/ Vista Diseño

Encabezado de informe. Esta apartado se muestra al principio del informe, y sólo en la

primera página. Habitualmente es el espcio reservado para el título del informe.

Encabezado de página. Esta parte se mostrará al principio de cada página del informe. Aquí
pueden ir el número de página, la fecha, etc. En los informes de tipo tabular (vea este tipo de
informes más adelante) se acostumbran a incorporar los nombres de campo en esta sección.

Detalle. Aquí se insertan los campos de la tabla o consulta que debe mostrar el informe.

Pié de página. Este apartado se muestra al final de cada página del informe. También es un
sitio donde habitualmente se insertan los números de página y la fecha.

Pié de informe. Lo que se inserte en esta sección aparecerá al final del informe, y sólo en la
última página.

Introducción. 71
Introducción.

 Dar Formato a un informe.

Deberá pasar a modo diseño.

Aunque se pueda dar formato desde diferentes opciones, lo más práctico y rápido es utilizar la
barra de Formato. Si no tiene visible esta barra, active la opción de menú Ver/ Barras de
herramientas/ Formato.

Seguramente la barra le aparecerá en la parte superior de la pantalla y no tal como se muestra en

la ilustración anterior. Vea a continuación unos cuantos ejemplos sobre como dar formato a los
diferentes elementos de un informe.

Ejemplo. Ponga el título del informe en fuente Times New Roman, tamaño 20 , color de
fondo azul, color de texto blanco y efecto especial de relieve sombreado.

1. Seleccione el título del informe haciendo un simple clic sobre él.

2. Despliege la lista Fuente de la barra de diseño del informe y seleccione el

elemento Times New Roman.

3. Despliege la lista Tamaño de fuente de la barra de diseño del informe y

seleccione el elemento 20.

4. Haga clic sobre la flecha invertida que aparece a la derecha del botón Color
de fondo o relleno para desplegar la lista de colores. Seleccione un Azul.

5. Haga clic sobre la flecha invertida que aparece a la derecha del botón Color
de fuente o de primer plano para desplegar la lista de colores. Seleccione
color blanco.

6. Haga clic sobre la flecha invertida que aparece a la derecha del botón Efecto
especial para desplegar la lista de opciones. Seleccione elemento sombreado.

Introducción. 72
Introducción.
Selección de elementos múltiple.

Muchas veces aplicará los mismos formatos a diferentes elementos de un informe. En estas
ocasiones es práctico seleccionar los diferentes elementos con el habitual clic del ratón pero,
manteniendo pulsada la tecla Majúsculas (SHIFT), de esta forma conseguirá tener seleccionados
diferentes elementos. Pruebe el siguiente ejercicio.

 Aplique a las etiquetas de campo el siguiente formato. Fondo color verde,

Línea o borde tamaño 1, color azul claro, Efecto especial Sin relieve. Las
etiquetas de campo són los títulos qua acompañan a los campos. Recuerde
seleccionar las etiquetas de campo manteniendo pulsada la tecla SHIFT.

Eliminar un elemento del informe.

Para eliminar un elemento de un informe sólo tiene que seleccionarlo y pulsar la tecla
SUPR.

Ejemplo. Eliminar la fecha del apartado Pié de Página.

1. Seleccione elemento. Tiene que seleccionar el campo donde pone Ahora().

2. Pulse la tecla SUPR.

 Elimine el campo Género.

Insertar un campo en un informe.

Para insertar un campo en un informe siga los pasos siguientes. Como ejemplo insertará el
campo género en el apartado Detalle.

1. Active opción Ver/ Campos. Aparece una lista flotante con los nombres de
los campos de ta tabla o consulta sobre la que se basa el informe.

2. Seleccione el campo a insertar y arrástrelo hasta la posición deseada dentro

del informe. Seleccione el campo Género.

3. Cierre la vetana de la lista de campos.

Insertar un campo especial.

Dentro de un informe puede agregar campos que le indican la fecha, el número de
páginas, etc. Observe el apartado pié de página donde tiene un campo que muestra el
número de página.

Ejemplo. Insertar la fecha en el apartado Encabezado de Página.

1. Aumente el tamaño de la sección Encabezado de página si hace falta. Solo

tiene que situar el puntero de ratón en la zona inferior del encabezado y
arrastrar hacia abajo con el botón principal pulsado.

2. Seleccione de la barra de herramientas el elemento Cuadro de

texto . Si no tiene visible esta barra active opción Ver/ Cuadro de

Introducción. 73
Introducción.
herramientas.

3. Trace un rectángulo para ajustar el tamaño del campo o bién haga un simple
clic donde quiera insertar el campo.

Cambiar el texto de la etiqueta de campo.

4. Haga un clic sobre la etiqueta de campo para seleccionarla y otro clic para
editarla (cuidado, no es un doble clic). Teclee “Fecha:”

5. Seleccione el campo y active opción de menú Ver/ Propiedades, se despliega

un cuadro de diálogo con diferentes opciones y fichas.

6. Seleccione ficha Datos.

7. Haga un clic sobre el botón de tres puntos situado a la derecha del cuadro
Origen del control, se despliega el generador de expresiones.

8. Haga un clic sobre la carpeta Expresiones comunes de la primera lista.

Observe los elementos que aparecen en la segunda lista.

9. Seleccione de la segunda lista el elemento que desee insertar y pulse sobre el

botón Pegar. En este caso, seleccione Fecha actual y pulse sobre Pegar.

10. Cierre el generador de expresiones pulsando sobre Aceptar.

11. Cierre el cuadro Propiedades.

12. Ejecute el informe.

Vea a continuación los diferentes botones de la barra de herramientas. Los irá utilizando a
medida que vaya avanzando en el manual, muchos de ellos los veremos en el tema de
formularios.

 Asistente de informes para etiquetas postales.

Como puede deducir por el título, este tipo de informe, generan formatos de etiquetas
sobre datos de una tabla o una consulta.

Ejemplo. Haga un informe para generar etiquetas de los registros de la tabla Socios.

1. En ventana Base de Datos active la ficha Informe.

2. Pulse sobre botón Nuevo.

3. En la ventana Nuevo informe, seleccione elemento Asistente para Etiquetas.

4. En lista desplegable Elija la tabla o consulta de donde provienen los datos del
objeto, seleccione la tabla Socios y pulse sobre el botón Aceptar. Aparece un cuadro de

Introducción. 74
Introducción.
diálogo para que escoja el tipo de etiqueta, en este caso deje seleccionada la primera y
pulse sobre el botón Siguiente.

5. Se despliega un cuadro de diálogo para que seleccione el tipo de fuente para las
etiquetes. En lista desplegable Fuente, seleccione Times New Roman, en lista
desplegable Tamaño de fuente seleccione 10. Pulse sobre el botón Siguiente.

6. En el cuadro de diálogo que se despliega, inserte los campos que quiera incluir en las
etiquetas. Seleccione, Nombre, apellidos, Dirección y Población, observe el cuadro
siguiente.

7. Pulse botón Siguiente. Ahora el asistente pide por que campo quiere ordenar,
seleccione Población y Siguiente.

8. El asistente pide un nombre para el informe, deje el que sugiere Access y pulse sobre
Terminar.

 Informe : En Tablas.
Este tipo de informe muestra los datos en forma de tabla.

Ejemplo. Hacer un informe tabular sobre la tabla libros.

1. En ventana Base de Datos Active la ficha Informe.

2. Pulse sobre el botón Nuevo.

3. En la ventana Nuevo Informe, seleccione elemento Autoinforme: tablas.

4. En la misma ventana Nuevo Informe, seleccione de la lista Elija la tabla o consulta

de donde provienen los datos del objeto la tabla Libros.

5. Pulse sobre el botón Aceptar para que el asistente genere el informe.

Introducción. 75
Introducción.

 Informe Grupos/Totales.
Estos informes nos permiten agrupar los registros por valor de uno o más campos, Totalizan las
columnas numéricas. Cuando el asistente pregunta sobre que campo se quiere agrupar, es
importante escoger uno que tenga valores repetidos, para que la subtotalización sobre este campo
tenga sentido.

Ejemplo. Hacer un informe tipo Grupo/Totales que agrupe los registros de la tabla
Libros por Código editorial. El informe mostrará los registros de la tabla libros pero
agrupados por editorial.

1. En ventana Base de Datos Active la ficha Informe.

2. Pulse sobre botón Nuevo.

3. En la ventana Nuevo Informe, seleccione elemento Asistente para informes.

4. En la misma ventana Nuevo Informe, en la lista desplegable Elija la tabla o consulta

de donde provienen los datos del objeto seleccione la tabla Libros y pulse sobre el
botón Aceptar.

5. El asistente pide que campos quieren incluir al informe, selecciónelos todos, y pulse
sobre el botón Siguiente.

6. La ventana que aparece ahora sirve para definir los niveles de agrupamiento,
seleccione de la lista de campos, el campo Código Editorial.

Pulse sobre el botón Opciones de agrupamiento. Observe la lista desplegable Intervalo

de Agrupamiento, sirve para definir los criterios de agrupamiento según el contenido del
campo. Pulse sobre Aceptar para cerrar este cuadro.

7. Pulse sobre el botón Siguiente. Ahora el asistente pide por que campos deseamos que
aparezcan ordenados los registros (en este caso la ordenación hace referencia a cada
grupo de registros), observe que puede establecer hasta a cuatro niveles de ordenación.
Escoja en la primera lista desplegable el campo Título. El botón AZ sirve para escoger
si la ordenación ha de ser ascendente o descendente.

8. Pulse sobre el botón Opciones de resumen. Se despliega una ventana que muestra los
campos de tipo numérico de la tabla o consulta para que escoja que operación se ha de
hacer con cada uno de ellos. Haga un clic sobre la casilla que confronta el campo
Cantidad Alquiler con la columna Suma, de esta manera indicamos que queremos ver
sumados la cantidad de libros que se pueden alquilar por cada editorial. Pulse sobre el
botón Aceptar para volver a la pantalla donde se selecciona la ordenación.

9. Pulse sobre el botón Siguiente. En este paso, el asistente requiere que se le indique el
tipo de distribución para los registros, seleccione en este caso Bloque, en la
orientación del papel, seleccione Horizontal. Pulse sobre el botón Siguiente.

10. En este paso debe indicarle al asistente el estilo para el informe. Escoja el que
quiera y pulse sobre Siguiente.

11. Ponga un título al informe y pulse sobre el botón Terminar.

Introducción. 76
Introducción.
Fíjese que el informe es similar a uno de tipo tabular, pero los registros aparecen
agrupados por el campo Código editorial, cada uno de los grupos aparece ordenado por
el campo título y con los valores del campo Valor sumados.

 Haga un informe de la tabla Libros que agrupe los registros por el campo
Año. Una vez generado el informe, vaya a la ventana de diseño y quite los
campos que muestran la suma y el porcentaje de la columna Edición.

Ejemplo. Haga un informe cogiendo la consulta Llibros_Alquilados que agrupe los

registros por el campo Ciudad. Ordene los grupos por el campo Título. Guarde el
informe con el nombre Informe Libros Alquilados.

1. En ventana Base de Datos Active la ficha Informe.

2. Pulse sobre botón Nuevo.

3. En la ventana Nuevo Informe, seleccione elemento Asistente para informes.

4. En la misma ventana Nuevo Informe, en la lista desplegable Elija la tabla o consulta

de donde provienen los datos del objeto seleccione la tabla Libros_Alquilados y
pulse sobre el botón Aceptar.

5. El asistente pide que campos quieren incluir al informe, selecciónelos todos, y pulse
sobre el botón Siguiente.

6. Observe que ahora el asistente le muestra una pantalla con la pregunta Como desea
ver los datos. Esto es debido a que ha seleccionado una consulta con campos de
diferentes tablas. Esta pantalla sirve para establecer una primera opción de
agrupamiento. Observe que si selecciona por Libros o por Socios se establece un
agrupamiento, cosa que no ocurre si selecciona Alquileres, esto es lógico, observe que
cada alquiler es único, mientras que cada libro puede aparecer alquilado en más de
una ocasión y un socio puede haber realizado más de un alquiler. Seleccione por
Alquileres y pulse sobre Siguiente.

7. La ventana que aparece ahora sirve para definir los niveles de agrupamiento,
seleccione de la lista de campos, el campo Ciudad.

8. Pulse sobre el botón Siguiente. Ahora el asistente pide por que campos deseamos que
aparezcan ordenados los registros (en este caso la ordenación hace referencia a cada
grupo de registros), observe que puede establecer hasta a cuatro niveles de ordenación.
Escoja en la primera lista desplegable el campo Título. El botón AZ sirve para escoger
si la ordenación ha de ser ascendente o descendente.

9. Pulse sobre el botón Siguiente. En este paso, el asistente requiere que se le indique el
tipo de distribución para los registros, seleccione en este caso Bloque, en la
orientación del papel, seleccione Horizontal. Pulse sobre el botón Siguiente.

11. En este paso debe indicarle al asistente el estilo para el informe. Escoja el que
quiera y pulse sobre Siguiente.

12. Ponga un título Informe Libros Alquilados al informe y pulse sobre el botón
Terminar.

Introducción. 77
Introducción.

Cambiar las opciones de agrupación y ordenación.

A continuación vamos a ver como se pueden quitar o añadir opciones de agrupación a un informe, y
como se puede cambiar la ordenación de los registros.

Ejemplo. Eliminar la ordenación por el campo Título del informe Informe Libros
Alquilados.

1. Abra el informe en modo Edición.

2. Active opción de barra de menús Ver/ Ordenar y Agrupar. Aparece la ventana

siguiente.

3. Seleccione elemento Título. Haga un clic en el cuadro gris donde aparece un triángulo
apuntando hacia su derecha, el campo tiene que quedar seleccionado en negro.

4. Pulse la tecla SUPR.

5. Cierre la ventana Ordenar y Agrupar.

6. Ejecute de nuevo el informe.

Introducción. 78
Introducción.
Ejemplo. Ordenar los registros del informe Informe Libros Alquilados por el campo
Fecha Alquiler.

1. Abra el informe en modo Diseño.

2. Active opción de barra de menús Ver/ Ordenar y Agrupar.

3. Seleccione la primera lista libre, situe el cursor en columna Campo/ Expresión.

4. Despliege la lista y seleccione el campo Fecha Alquiler.

5. Cierre la ventana Ordenar y Agrupar.

6. Ejecute el informe.

Ejemplo. Agrupar el informe Informe Libros Alquilados por el campo Apellidos.

1. Abra el informe en modo edición.

2. Active opción de barra de menús Ver/ Ordenar y Agrupar.

3. Seleccione la segunda fila (entre Ciudad y Fecha Alquiler), situe el cursor en columna
Campo/ Expresión.

Tendrá que insertar una fila entre Ciudad y Fecha Alquiler. Seleccione elemento
Fecha Alquiler y pulse la tecla INSERT.

El elemento debe ocupar esta posición, de lo contrario primero ordenaria por el campo
Fecha Alquiler y las agrupaciones por el campos Apellidos no las haria correctamente.

4. Despliege la lista de la fila acabada de insertar y seleccione el campo Apellidos.

5. En apartado Propiedades de grupo, seleccione elemento Encabezado de Grupo y

pongalo a Sí.

6. Cierro la ventana Ordenar y Agrupar.

Observe que el en informe aparece ahora el apartado Encabezado Apellidos. A

continuación vamos a incluir en este apartado el campo Apellidos.

7. Active opción del menú Ver/ Lista de campos.

8. Seleccione el campo Apellidos y arrástrelo hasta aparatdo Encabezado Apellidos.

Haga lo mismo con el campo Nombre.

9. Cierre la ventana de la lista de campos. Ajuste el tamaño del apartado Encabezado

Apellidos si es necesario.

10. Ejecute la consulta.

Observe que podría eliminar los campos Apellidos y Nombre de las columnas del
informe.

Introducción. 79
Introducción.

Agrupaciones por campos de tipo Fecha.

Las agrupaciones por campos de tipo fecha permiten escoger diferentes opciones, agrupar por años,
meses, semanas, etc.

Ejemplo. Informe que agrupe los registros de la consulta Libros_Alquilados por mes.

1. En la ficha Informes, haga clic sobre botón Nuevo.

2. Seleccione Asistente para informes y en lista Elija tabla o consulta de donde

provienen los datos, seleccione Libros_Alquilados. Pulse sobre botón Aceptar.

3. Pase todos los elementos de la lista Campos disponibles a Campos seleccionados.

Pulse sobre el botón Siguiente.

4. En Como desea ver los datos, seleccione Alquileres.

5. Está en la ventana donde debe indicar si desea algún nivel de agrupamiento.

Seleccione el campo Fecha Alquiler y pulse sobre el botón >.

6. Pulse sobre el botón Opciones de Agrupamiento. Se despliega la ventana Opciones

de Agrupamiento, en lista Intérvalos de agrupamiento, seleccione elemento Mes.
Observe las diferentes opciones de la lista.

7. Pulse sobre el botón Aceptar para cerrar la ventana Opciones de agrupamiento.

8. Vuelve a estar en la ventana donde especifica los campos por los que se debe agrupar
agrupar. Pulse sobre el botón Siguiente.

9. Está en la ventana Ordenación, escoja cualquier campo y pulse sobre Siguiente.

10. Escoja una distribución para el informe y pulse sobre Siguiente.

11. Escoja un estilo para el informe y pulse sobre Siguiente.

12. Ponga un título al informe y pulse sobre Terminar.

13. Ejecute el informe.

Introducción. 80
Introducción.

 Informe/Subinforme.
Un subinforme es un informe incluido dentro de otro informe al que llamaremos principal.
Habitualmente se utiliza un subinforme para detallar más información de los registros del informe
principal. Cada registro del informe general incluye uno o más registros del subinforme. El informe
principal y el subinforme estan relacionados por uno o más campos de modo que los registros que
muestra el subinforme se correspondan con la información de cada registro del informe principal.

A continuación construirá un Informe/ Subinforme que muestra los libros que tiene cada autor. El
informe principal es un informe sobre la tabla Autores, el subinforme es un informe de la tabla
Libros, los dos informes se relacionan por el campo Código Autor. Antes de empezar con el
ejemplo, debe construir los dos informes por separado,

Construya un informe sobre la tabla Autores que incluya los campos Código Autor y Nombre.
Ponga a este informe el nombre Autores Principal.

Construya un informe sobre la tabla Libros que incluya los campos Código Libro y Título.
Ponga a este informe el nombre Libros Subinforme.

Ejemplo. Incluya dentro del informe Autores Principal el subinforme Libros

Secundario. Los dos informes se relacionan por el campo Código Autor.

1. Abra el informe Autores Principal en modo Diseño.

2. Aumente el tamaño de la sección Detalle, no es necesario que la haga muy ancha.

3. Pulse sobre el botón Subformulario/ Subinforme de la barra de herramientas,

debe tener el botón Asistente para controles activado para que se active el
asistente que le ayudará a incluir el subformulario.

4. Trace un rectángulo, en él se mostrarán los registros del subformulario. No se

preocupe por su altura, el subformulario se expande a lo alto según los registros que
debe mostrar. Cuando suelte el botón principal del ratón se activa el asistente para
Subformularios/ Subinformes.

Introducción. 81
Introducción.

5. Seleccione el botón de radio de Informes Formularios, despliegue la lista y

seleccione elemento Libros Subinforme. Pulse sobre el botón Siguiente. Se despliega
la siguiente ventana del asistente.

6. En este paso el asistente pregunta por que campos debe relacionar los informes, puede
escoger entre Elegir de una lista o definir el campo o campos que relacionan ambos.
En este caso deje activado el botón Elegir de una lista, y seleccionado el primer
elemento de la lista (observe que este elemento sugiere relacionar por el campo
Código Autor). Pulse sobre el botón siguiente.

7. Se le pide el nombre para el subinforme, ponga Libros. Pulse sobre el botón

Terminar.

8. Ajuste si es necesario el tamaño y la posición del Subinforme y ejecute el informe.

Observe que los subinformes que se generan muestran el Título, es habitual que en los
subinformes se eliminen los elementos de las cabeceras y pies de informe. Abra el informe
Libros Subinforme y elimine esos elementos (desactive la opción Ver/Encabezado o Pié de
página del informe), luego, vuelva a ejecutar el informe Autores Principal.

Observación. En lugar de un informe/subinforme hubiera podido hacer lo siguiente.

Crear un consulta con las tablas Autores y Libros que mostrase los campos Código
Autor, Código Libro, Nombre autor y Título.

Crear un informe a partir de la tabla anterior y agrupar los registros por el campo
Nombre.

Muchos Informes/ Subinformes pueden hacerse a partir de consultas que luego se agrupan por
un campo. La elección de un método u otro es cuestión de preferencias, algunas veces pero la
única forma de detallar información solo será posible hacerla a través de subinformes.

Introducción. 82
Introducción.
 Haga un informe/ subinforme que muestre los libros por editorial. Para el
subinforme, utilice el informe Libros secundario del ejemplo anterior.

 Haga un informe/ subinforme que muestre que socios han alquilado cada
libro. Para el informe principal utilize la tabla Libros, incluya los campos
Código Libro y Título. Para el subinforme deberá crear antes una consulta
con las tablas Alquileres y Socios que muestre los campos Código Libro,
Nombre y Apellidos, cree a continuación un informe basado en esta consulta
y inclúyalo como subinforme en el principal. Los dos informes se relacionan
por el campo Código Libro.

 Informe de gráficos.

Construye un gráfico a partir de los datos de una tabla o consulta, vea sección formulario
gráfico dentro del tema formularios para ver como se confecciona un gráfico.

Introducción. 83
Introducción.
Tablas.
La tabla es la estructura básica de un sistema de bases de datos relacionales. Es el archivo o
contenedor donde se almacenan los datos distribuidos en filas y columnas, cada fila se
corresponde con un registro o ficha, y cada columna se corresponde a un campo del registro.

Por ejemplo, podría utilizar una tabla para guardar el conjunto de los datos personales de los
alumnos de una clase. La información individual de cada alumno se guardará en registros
(filas). Cada categoría de información del registro (nombre, dirección, edad, población,...)
correspondería a un campo (columnas).

Nombre Dirección Edad Población ....

Pepito C/ Tal 21 Rivendel
Juan C/ 31 Gondolin
Grande
Registros
Tabla .

Campos.

Las aplicaciones de gestión de bases de datos incluyen utilidades o instrucciones para la

gestión y mantenimiento de tablas. Así por ejemplo, la información guardada en la tabla
anterior se podría ver ordenada por cualquier campo, o bien se podría hacer una consulta que
mostrase sólo los alumnos de una población, calcular la media de la edad, etc.

Vea a continuación, la tabla que tendrá que construir como primer ejercicio. Ha de guardar
información referente a libros, en cada fila de la tabla (registro) se guardará información
referente a un libro, esta información se distribuye en diferentes columnas (campos) Código
libro, Título, Edición, etc.

 Creación de una tabla.

Crear una tabla es definir como se distribuirá la información de cada registro en campos
(columnas). No entraremos, de momento, en las consideraciones a tener en cuenta en el
momento de crear una tabla, esto es, los campos que debe tener cada registro para que los datos
que se guarden puedan ofrecernos la información adecuada en cada momento y de la forma más
eficaz y rápida.

Creará a continuación una tabla dentro de la base de datos Biblio que encontrará en su disquete
de ejercicios.

Introducción. 84
Introducción.

Para Abrir la base de datos Biblio.

[Link] opción de barra de menús Archivo/ Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione de lista desplegable Buscar en: , y seleccione la

unidad de disco y la carpeta donde tiene la base de datos.

3. En la nueva lista seleccione Base de datos Biblio.

4. Pulse sobre botón Abrir.

Para crear una tabla.

1. Desde la ventana base de datos, seleccione Tabla.

2. Pulse sobre el botón Nuevo.

3. Se despliega el cuadro siguiente que permite escoger la manera de crear la tabla,

Vista Hoja de datos, se despliega una ventana con casillas (similar a una hoja de
cálculo), que permite entrar los datos para el registro directamente, el problema es que no
permite definir propiedades para los campos, esto quiere decir que no se podrá especificar
si guardaran datos numéricos, texto, fechas, tampoco permite controles de validación, etc.
Sin embargo, posteriormente, se podrá abrir en modo diseño y entonces establecer las
propiedades para los campos.

Vista Diseño. En este modo podrá definir la estructura del registro, Nombres de campo,
tipos de datos para el campo, controles de validación, definición de claves, etc. Es la
forma más utilizada.

Asistente para Tablas. Igual que el anterior pero guiada por un asistente que creará la
tabla por usted, con solo responder las preguntas para definir la estructura del registro.

Importar tabla. Sirve básicamente para pasar a formato Access 7, tablas de versiones
anteriores o creadas con otras aplicaciones, como DBASE, Paradox, etc. También le
permite importar una tabla que está ubicada en otra base de datos.

Introducción. 85
Introducción.

Vincular Tablas. Vincular a una tabla externa, significa que será una tabla compartida
entre Access y otra aplicación, esto es, una tabla que podrá ser gestionada a través de
Access y a través de Excel por ejemplo. También puede vincular a una tabla que está en
otra base de datos Access.

4. Seleccione opción Vista diseño y pulse sobre Aceptar.

Nombre de campo: Es el nombre que se le da a cada parte del registro, a cada columna.

Tipo de datos: Define si este campo contendrá datos numéricos, carácter, fecha-
hora, etc.

Descripción : Es un apartado opcional, sirve para documentar el campo.

 Cree la siguiente Tabla Libros. Dentro de la base de datos [Link]

Nombre de Campo Tipos de datos Tamaño del Campo

Código Libro Texto 5

Título Texto 30
Edición Numérico Entero
Código Editorial Texto 5
Año Numérico Entero
Fecha Adquisición Fecha/Hora
Precio Compra Numérico Simple
Cantidad Alquiler Numérico Entero
Precio venta Numérico Simple
Cantidad Venta Numérico Entero

Introducción. 86
Introducción.
Observaciones sobre los campos de la tabla Libros.

Fecha ultima compra: Sirve para apuntar la fecha de adquisición de un título.

Precio Compra: Es el precio de coste del libro.

Cantidad Alquiler: El número de libros disponibles para prestar.

Precio Venta: Es el precio de venta del libro. Para este caso supondremos que son libros que
por Estado o antigüedad se ponen a la venta.

Cantidad Venta: La cantidad de libros que estan a la venta.

Propiedades de Campo.

Como su nombre indica son particularizaciones de cada campo. Las propiedades de cada campo
varían según su tipo. El recuadro de la derecha de las propiedades de campo describe para qué sirve
cada una de las propiedades. Observe las fichas General y Búsqueda, esta segunda sirve para
escoger que tipo de control (cuadro de edición, lista desplegable, etc.) ha de presentar para
introducir valores en el campo, se verá más adelante.

 Ficha General.

Propiedad Formato.
Sirve para definir la presentación de los datos del campo. Por ejemplo, en un campo numérico
podría ser que interesase verlo con separador de millares, con porcentaje, etc. Un formato fecha
con la forma dd/mm/aa o bien con Dia-Nombre del Mes-Año.

Ejemplo. Ponga formato Estándar al campo Precio Compra.

1. Seleccione el campo Precio Compra.

2. Seleccione el cuadro de texto Formato en cuadro Propiedades del campo.

3. Pulse sobre el botón que aparece en la parte derecha para desplegar la lista.

4. Seleccione elemento Estándar.

 Ponga el campo Precio Venta a formato Estándar.

 Ponga el campo Fecha Ultima Compra en formato de Fecha mediana.

Propiedad Máscara de Entrada.

Una Máscara sirve para mostrar los datos en un formato determinado. También se puede utilizar
para obligar al usuario a entrar datos de un tipo determinado (por ejemplo, permitir entrar solo
caracteres numéricos).

Introducción. 87
Introducción.

Ejemplo. Poner una máscara a los campos Código Libro, Código Editorial, que sólo
permita entrar valores numéricos, y que obligue a entrar caracteres para la totalidad del
campo (1 por ejemplo se tendrá que entrar como 00001). Pulse F1 cuando se encuentre
en este apartado para ver las diferentes posibilidades de las máscaras

1. Seleccione el campo en el que quiera poner una máscara. Sitúe el cursor dentro el
cuadro de edición Máscara de apartado Propiedades de Campo.

2. Pulse sobre el botón .

 Llegados a este punto, seguramente Access pedirá que guarde la tabla, guárdela
con el nombre Libros.

3. Aparece un asistente para las máscaras.

3.1 En lista Máscara de datos, escoja una que sólo tenga números, Código Postal,
por ejemplo. Pulse sobre botón Siguiente.

3.2 En apartado Máscara de entrada ponga 00000. Significa que sólo permitirá
teclear caracteres numéricos en este campo.

3.3 En apartado Marcador de posición, ponga el guión. Marcador de posición es

el carácter que indica la posición del cursor.

3.4 Pulse sobre botón Siguiente. En como desea almacenar los datos, seleccione
botón de radio Sin los símbolos de la máscara. Pulse sobre Siguiente y
Terminar.

Propiedad Título.

Es el texto que aparecerá cuando utilice este campo en la entrada de datos de la tabla o en un
formulario (un formulario es una especie de ficha que sirve para gestionar los registros de las
tablas con diferentes posibilidades de presentación).

Ejemplo. Poner al campo Código Editorial el título “Código de la Editorial”.

1. Seleccione Campo Código Editorial.

2. Vaya a apartado Título y teclee “Código de la Editorial”.

Propiedad Valor Predeterminado.

Sirve para indicar el valor que el campo tendrá por defecto. Esto significa que cuando se
introduzcan nuevos registros, el valor que indique en este apartado ya saldrá entrado en el
campo.

Ejemplo. Hacer que el campo Cantidad Alquiler tenga como valor predeterminado 5.

1. Seleccione el campo Cantidad Alquiler.

2. Vaya a apartado Predeterminado y Teclee 5.

Introducción. 88
Introducción.

 Haga que el campo Fecha Última compra tenga como valor predeterminado
la fecha de hoy. Utilice la función =Fecha(), esta función devuelve la fecha
del sistema.

Propiedad Regla de validación.

Esta propiedad sirve para controlar que los datos que se entren en el campo cumplan
determinadas condiciones.

Ejemplo. Establecer una de Regla de validación para que el año de edición sea
obligatoriamente > =1980 y < =que el año en curso.

1. Escoja el campo Año, y después, sitúe el cursor dentro de apartado Regla de

validación.

2. Pulse sobre el botón . Se despliega la ventana Generador de Expresiones, esta

ventana facilita la introducción de fórmulas, condiciones, etc. La expresión que ha de
poner es,

>= 1980 Y <= Año(Fecha())

 Fecha(), es una función que devuelve la fecha del sistema.

 Año(fecha), es una función que devuelve el año de la fecha que está entre
paréntesis.

La expresión, se puede teclear directamente o bien utilizar los controles de la ventana. En este
caso utilizará los controles, para ver así un ejemplo del su funcionamiento.

. Pulse sobre el botón >.

. Pulse sobre el botón =. Si aparece el texto “Expr”, bórrelo. Borre todos los “Expr” que
vayan apareciendo mientras construye la expresión.
. Teclee 1980.
. Pulse sobre el botón Y.
. Pulse sobre el botón <.
. Pulse sobre el botón =.

.Entrada de las funciones Año y fecha() (continúa entrando la expresión).

. Haga un doble clic sobre la carpeta Funciones, se despliega la carpeta Funciones

Incorporadas.
. Haga un clic sobre la carpeta Funciones incorporadas.
. En la columna de la derecha aparece una lista de las clases de funciones, seleccione
elemento Fecha/Hora.
. En la columna de la derecha aparece una lista de las funciones del tipo seleccionado,
haga un clic sobre la función Año y pulse sobre el botón Pegar, observe como la
función Año(“Número”) se incorpora a la expresión.
. Seleccione “Número” de dentro la función Año (haga un simple clic).
. Seleccione la función Fecha() y pulse sobre el botón Pegar.
. La expresión ya está completa, haga un clic sobre Aceptar.

Atención, entre los signos < y = no debe haber espacios en blanco.

Introducción. 89
Introducción.
Propiedad Texto de validación.

Sirve para poner el texto de información que quiera que aparezca cuando los datos entrados en el
campo sobre el que se ha puesto una regla de validación, violen esta regla.

Ejemplo. Poner un texto de validación que muestre un mensaje cuando los datos
entrados sobre el campo año, no cumplan las condiciones establecidas.

1. Escoja el campo Año y después sitúe el cursor sobre apartado Texto de validación.

2. Teclee “El año de edición no puede ser inferior a 1980 ni superior al año en curso”.

Propiedad Requerido.

Si se pone esta propiedad a Sí, significa que en el campo se han de entrar datos forzosamente, no
se puede dejar sin valor.

Ejemplo. Poner en todos los campos la propiedad de campo Requerido a Sí.

1. Seleccione el campo.

2. Vaya a Propiedad Requerido y ponga Sí.

Propiedad Indexado.

Establece si la tabla se indexa por este campo. Un campo indexado facilita, hace más rápidas, las
ordenaciones y los filtrados (búsquedas), además de facilitar las relaciones entre tablas. Cuando
se define un campo como indexado, se puede elegir entre Indexado Con repetición o Indexado
sin repetición. En el primer caso, significa que cada campo tiene que tener un valor único para
toda la tabla, en el segundo caso, el campo puede tener valores repetidos. Por ejemplo en una
tabla de clientes, el DNI seria un indexado sin repeticiones, los apellidos, un indexado con
repeticiones.

Ejemplo. Indexe la tabla por el campo Código Editorial.

1. Seleccione campo Código Editorial.

2. Vaya a propiedad Indexado. Seleccione de la lista desplegable Sí (con duplicados),

esto significa que permitirá registros con el mismo valor en este campo.

Establecer una clave principal.

Un campo clave principal es un campo indexado sin duplicados. Solo puede haber una clave
principal por tabla (compuesta por uno o más campos). Normalmente será un campo que sirve
para diferenciar un registro del resto. Por ejemplo, en una tabla de clientes el DNI seria un buen
candidato para ser el campo clave.

Ejemplo. Establecer el campo Código Libro como a clave principal.

1. Seleccione el campo Código libro.

2. Active opción de la Barra de Menús, Edición/ Clave Principal. O bien haga un clic
sobre el botón .

Introducción. 90
Introducción.

Guardar la tabla.
Active opción de barra de Menús Archivo/ Guardar. Si está siguiendo el ejemplo, y pide el
nombre recuerde de poner Libros (seguramente no pedirá el nombre ya que ha guardado la tabla
cuando ha terminado de poner la máscara para el campo Código Libro).

Cerrar la ventana de diseño de tabla.

Active opción de barra de menús Archivo/ Cerrar.

Abrir una Tabla.

Abra la tabla Libros e inserte los registros siguientes. Si no tiene ganas de copiar todos los
registros, siga los pasos que le indicamos más abajo, después de la tabla.

Para abrir la tabla desde la ventana Base de Datos.

1. Seleccione la Tabla Libros.

2. Pulse sobre el botón Abrir.

Si todavía está en pantalla de diseño de Tabla, active de la barra de Menús opción Ver/ Hoja de
Datos.

Código Título Edición Código Año Valor Alquilado Fecha

Libro Editorial Adquisición

00001 El Señor de los Anillos 4 00003 1993 7000 No 01/10/93

00002 Viaje al Centro de la Tierra 2 00002 1989 4500 No 15/02/93
00003 El Cazador 6 00001 1988 9000 No 20/02/93
00004 El licenciado Vidriera 2 00007 1991 8400 No 21/03/93
00005 El Rey Lear 5 00003 1990 5500 No 21/03/93
00006 Hukelberry Finn 4 00002 1993 6300 No 30/05/93
00007 Mecanoscrit de segon Origen 7 00005 1990 4200 No 30/05/93
00008 El clan del oso cavernario 2 00004 1993 5500 No 30/05/93
00009 De la Tierra a la Luna 4 00003 1991 4500 No 30/05/93
00010 Marco Bruto 6 00004 1989 4100 No 30/06/93
00011 La Guarda Cuidadosa 3 00006 1986 3200 No 30/05/93
00012 Tom Sawyer 8 00004 1994 6400 No 15/07/94
00013 El valle de los caballos 2 00002 1994 6800 No 15/07/94
00014 Los Sueños 8 00003 1992 4000 No 17/07/94
00015 Mackbet 7 00007 1994 8000 No 15/07/94
00016 Cuentos Inconclusos 4 00003 1991 3500 No 15/07/94
00017 Veinte Mil Leguas Viaje Subm. 3 00002 1993 4000 No 20/11/94
00018 Los Cazadores de Mamuts 2 00002 1995 7000 No 03/03/95
00019 Romeo y Julieta 8 00006 1992 8000 No 03/03/95
00020 El Silmarilion 3 00007 1991 2400 No 03/03/95
00021 La isla Misteriosa 7 00001 1987 3200 No 03/03/95
00022 El Retablo de las Maravillas 6 00008 1986 3600 No 03/03/95
00023 El Buscón 7 00004 1990 4100 No 03/03/95
00024 Hamlet 6 00004 1989 6000 No 03/03/95
00025 Don Quijote de la Mancha 5 00008 1989 8000 No 03/03/95
00026 El Hobbit 4 00004 1992 3500 No 03/03/95

Introducción. 91
Introducción.
Si no desea copiar la tabla.
Los datos de la tabla anterior estan en la tabla cccLibros. Si no desea copiar los datos de la
anteriores en la tabla Libros que acaba de crear siga los pasos siguientes. Primero deberá borrar la
tabla Libros, y luego cambiar el nombre de la tabla cccLibros por Libros.

Borrar una tabla.

1. Seleccione la tabla. Libros en su caso.

2. Active la opción Edición/ Eliminar, o bien pulse la tecla SUPR.

3. Conteste que Sí en el mensaje de confirmación.

Cambiar el nombre de una tabla.

1. Seleccione la tabla a la que desea cambiar el nombre. cccLibros en su caso.

2. Active la opción Edición/ Cambiar nombre. Observe como el nombre de la tabla

seleccionada se pone en modo edición.

3. Teclee el nuevo nombre y pulse ENTER. En su caso, teclee Libros y pulse ENTER.

Introducción. 92
Introducción.

 Operaciones con una tabla.

Par probar todas las opciones que se explican a continuación activade la tabla Libros.

Cambiar anchura de una columna.

Sirve para cambiar la anchura de presentación de una columna.

1. Seleccione la columna. Simplemente tiene que hacer clic sobre cualquier fila de la columna.

2. Active opción de la barra de Menús Formato/ Ancho de columna, pulse sobre el botón
Ajuste perfecto.

Ocultar columnas.
Oculta una o más columnas.

1. Seleccione la columna.

2. Active opción de la barra de menús Formato/ Ocultar columnas.

 Oculte todas las columnas excepto Código Libro y Título.

Mostrar las Columnas ocultas.

Vuelve a mostrar las columnas ocultas.

Active opción de barra de Menús Formato/ Mostrar. Seleccione haciendo clic sobre la casilla
de verificación las casillas a mostrar. Observe que las columnas no visibles tienen la casilla sin
marca.

 Muestre las columnas ocultas en el ejercicio anterior.

Inmovilizar columnas.
Esta opción sirve para inmovilizar todas las columnas a la izquierda de la activa (la que tiene el
punto de inserción). Es útil en tablas de muchas columnas, a medida que nos vamos desplazando
hacia la derecha, van desapareciendo las columnas. Esta opción se activa desde Formato/
Inmovilizar columnas.

Liberar todas las columnas.

Desactiva la opción anterior. Para liberar las columnas, active opción de la barra de menús,
Formato/ Liberar todas las columnas.

Introducción. 93
Introducción.

Formato/ Celdas.
Esta opción del menú Formato sirve para configurar (cambiar efectos de visualización, color,
etc.) de la cuadrícula separadora de columnas y filas. Pruebe las diferentes opciones.

Moverse Por los Registros.

Para desplazar el cursor a través de los registros puede utilizar las teclas del cursor, clics del
ratón sobre los registros, o bien pinchar con el ratón los botones de la barra,

Va al primer registro. Insertar registro al

final dela tabla.

Va al registro Último registro.

anterior.

Registre actual.
Registro siguiente.

 Ordenaciones.

Access permite hacer ordenaciones rápidas según un campo. Para ordenar la base de datos por un
campo,

1. Sitúe el cursor sobre el campo por el cual quiera ordenar.

2. Active opción de la barra de menús Registros/ Ordenar, seleccione Ascendente o

descendente. También puede hacer un clic sobre los botones .

 Ordene la base de datos por Títulos (Ascendente).

 Ordene la base de datos por Año (Descendente).

 Ordene la base de datos por Código Libro(Ascendente).

Introducción. 94
Introducción.

 Filtrados.

La acción de filtrar se utiliza para mostrar sólo los registros de una tabla que cumplen una
determinada condición o condiciones. Hay diferentes tipos de filtro.

Filtros para formulario.

Esta opción, presenta una serie de fichas donde tiene que poner los valores que se quiera filtrar.
En cada ficha puede poner diferentes criterios.

Ejemplo. Mostrar los libros publicados el año 1992.

1. Seleccione de la barra de menús opción Registros/ Filtro/ Filtro por formulario o

haga clic sobre el botón

2. Aparece un hoja de formulario donde tiene poner el valor de selección. Seleccione el

campo sobre el que quiera aplicar el filtro, observe como a la derecha del campo
aparece un botón de lista desplegable, despliegue la lista y seleccione el valor. En este
caso, tiene que seleccionar el campo Año, ponga el valor 1992.

4. Una vez especificados los valores para los filtros, active opción de la barra de menús

Filtro/ Aplicar filtro orden, o bien haga un clic sobre el botón .

Para quitar el filtrado de los registros, seleccione opción de la barra de menús Registro/

Quitar filtro u ordenar o pulse sobre el botón .

Ejemplo. Mostrar los libros publicados después del año 1992.

2. Seleccione de la barra de menús opción Registros/ Filtro/ Filtro por formulario o

haga clic sobre el botón

3. Aparece un hoja de formulario donde tiene poner el valor de selección. Seleccione el

campo sobre el que quiera aplicar el filtro En este caso, ponga >1992.

5. Una vez especificados los valores para los filtros, active opción de la barra de menús

Filtro/ Aplicar filtro orden, o bien haga un clic sobre el botón .

Introducción. 95
Introducción.

Ejemplo. Mostrar los libros publicados después de 1992 con 2 ediciones.

3. Seleccione de la barra de menús opción Registros/ Filtro/ Filtro por formulario o

haga clic sobre el botón

4. Aparece un hoja de formulario donde tiene poner el valor de selección. Seleccione el

campo sobre el que quiera aplicar el filtro. En este caso ponga el valor >1992. Vaya
luego a la columna Edición y ponga 2.

6. Una vez especificados los valores para los filtros, active opción de la barra de menús

Filtro/ Aplicar filtro orden, o bien haga un clic sobre el botón .

Ejemplo. Mostrar los libros publicados el año 1990 o de la editorial 00003.

4. Seleccione de la barra de menús opción Registros/ Filtro/ Filtro por formulario o

haga clic sobre el botón

5. Aparece un hoja de formulario donde tiene poner el valor de selección. Seleccione el

campo sobre el que quiera aplicar el filtro, observe como a la derecha del campo
aparece un botón de lista desplegable, despliegue la lista y seleccione el valor. En este
caso, tiene que seleccionar el campo Año, ponga el valor 1990.

3. Observe la parte inferior de la pantalla, hay una ficha con el nombre “O”, seleccione
esta ficha y repita el paso 2 pero seleccionando el valor 00003 en el campo Código
Editorial.

7. Una vez especificados los valores para los filtres, active opción de la barra de menús

Filtro/ Aplicar filtro orden, o bien haga un clic sobre el botón .

Recuerde que para quitar el filtrado de los registros, seleccione opción de la barra de

menús Registro/ Quitar filtro u ordenar o pulse sobre el botón .

 Filtre los registros del año 1994 o de la editorial 00004.

 Filtre los registros que se hayan editado después del año 1993 o los
registros que tengan más de dos publicaciones.

Introducción. 96
Introducción.

Consultas de selección.
Este tipo de consultas sirven para localizar registros con un determinado valor dentro de un
campo.

Ejemplo. Mostrar los registros de la editorial 00001.

1. Seleccione un registro, que tenga el valor 00001 en el campo Código Editorial, debe
seleccionar este campo dentro del registro. Recuerde que una selección se realiza
haciendo clic con el botón principal y arrastrándolo, o bien desplazando el cursor con
la tecla May pulsada, si quiere seleccionar una palabra, puede hacer doble clic sobre
ella.

2. Active opción de la barra de menús Registro/ Filtro/ Filtro por selección o bien haga
un clic sobre el botón .

Para quitar el filtrado de los registros, seleccione opción de la barra de menús Registro/

Quitar filtro u ordenar o pulse sobre el botón .

Ejemplo. Mostrar los registros que tengan en el campo título la palabra De.

1. Seleccione en cualquier registro, dentro del campo Título, la secuencia De. Recuerde
que una selección se realiza haciendo clic con el botón principal y arrastrándolo, o
bien desplazando el cursor con la tecla May pulsada.

2. Active opción de la barra de menús Registro/ Filtro/ Filtro por selección o bien
haga un clic sobre el botón .

Para quitar el filtrado de los registros, seleccione opción de la barra de menús Registro/

Quitar filtro u ordenar o pulse sobre el botón .

 Mostrar todos los registros que tengan la sucesión La en el campo Título.

 Mostrar todos los registros que tengan 4 en el campo Edición.

Filtro Excluyendo la selección.

Este filtro sirve para no mostrar en la tabla determinados registros, es decir ocultarlos.

Ejemplo. Ocultar los registros de la Editorial 00003.

1. El cursor tiene que estar en la columna o campo que contiene el valor que servirá de
criterio. En este caso el cursor se tiene que situar dentro de una casilla de la columna
Código Editorial que contenga el valor 00003.

2. Active opción Registros/ Filtro/ Filtro excluyendo la selección.

Para volver a ver todos los registros, active opción de la barra de menús Registros/
Quitar filtro/Ordenar, o bien haga un clic sobre el botón .

Introducción. 97
Introducción.
También es posible aplicar este filtro sobre parte del contenido de los registros. Por
ejemplo, seleccione la palabra “de” de algún Título y aplique Registros/ Filtro/ Filtro
Excluyendo la selección y compruebe como se ocultan todos los registros que tienen la
sucesión “de” en el campo Título.

Filtro orden avanzado.

Este filtro permite acciones como por ejemplo, mostrar registros con un determinado valor en un
campo, mostrar registros con contenidos comprendidos entre dos valores (del tipo “más de” y
“menos de”).

Ejemplo. Filtrar los registros con código Editorial = “00003”

1. Seleccione opción de la barra de menús Registros/ Filtro/ Filtro u orden avanzado.

Aparece la pantalla siguiente,

2. En la parte superior de la ventana hay una lista con todos los campos de la tabla.
Seleccione el campo sobre el cual quiera aplicar el filtro y arrástrelo hasta apartado
campo de ventana inferior.

Seleccione el campo código Editorial y arrástrelo hasta apartado campo

3. En apartado criterios, ponga la sentencia de selección.

Ponga 00003

4. Para que Access filtre los registros, active opción Filtro/ Aplicar Filtro Ordenar o
bien haga un clic sobre el botón .

Para volver a ver todos los registros, active opción de la barra de menús Registros/
Quitar filtro/Ordenar, o bien haga un clic sobre el botón .

Introducción. 98
Introducción.

 Muestre los libros editados el año 1990

 Muestre los libros editados después del año 1987. En criterios ponga > 1987

 Muestre los libro editados entre 1980 y 1990. En criterios ponga >=1980 Y
<= 1990.

 Muestre los libros de la Editorial 00003 o 0004. En apartado criterios ponga

0003 y a apartado O ponga 00004.

 Muestre los libros de la editorial 00002 publicados el año 1989. Tiene que
poner los dos campos y el criterio correspondiente para cada campo.

 Acciones de búsqueda y Reemplazo de datos.

La acción de búsqueda permite localizar un registro según el valor de un campo.

Ejemplo. Buscar todos los libros de la editorial 00002.

1. Sitúe el cursor sobre la columna Código Editorial.

2. Active opción de la barra de menús Edición Buscar, aparece el siguiente cuadro de

diálogo,

3. En cuadro de edición Buscar, teclee 00002.

4. Pulse el botón Buscar primero y después vaya pulsando el botón Buscar siguiente
hasta que se indique que no hay más palabras que coincidan con el texto buscado.

Introducción. 99
Introducción.

Buscar y Reemplazar.
Es similar a la acción anterior, pero cuando localiza el valor buscado, da opción a cambiarlo por
otro.

Ejemplo. Cambiar el código Editorial 00004 per 00011.

1. Sitúe el cursor en la columna Código Editorial.

2. Active opción de la barra de menús Edición/ Reemplazar, aparece el siguiente cuadro

de diálogo,

3. En cuadro de edición Buscar ponga 00004 y en el de Reemplazar ponga 00011.

4. Pulse sobre botón Buscar siguiente y después vaya pulsando sobre el botón
Reemplazar hasta que aparezca el mensaje.

 Reemplazar el Código Editorial 00011 por 00004. Siga los pasos anteriores,
pero en paso 3, pulse el botón Reemplazar todo.

 Cierre la tabla Libros. Active opción Archivo/ Cerrar.

Introducción. 100