Descripción

Los Asistentes Administrativos se encargan de asegurar el buen funcionamiento de

una oficina o empresa realizando labores administrativas, tales como archivar,
planificar y coordinar las actividades generales de la oficina, además de redactar los
reportes correspondientes. En ciertos casos, especialmente al tratarse de compañías
pequeñas, los Asistentes Administrativos pueden llegar a hacerse cargo de tareas
relacionadas con Recursos Humanos, tales como encargarse de la nómina, el
reclutamiento y la logística.

La diferencia principal entre un Asistente Administrativo y un Asistente Ejecutivo son

sus supervisores. Los segundos son básicamente asistentes personales y se encargan
de una sola persona, en cambio, un Asistente Administrativo trabaja para un equipo,
departamento u oficina. Además, sus responsabilidades y funciones varían
respectivamente; es decir, las tareas de un Asistente Ejecutivo son menos
administrativas y más autónomas, solo afectan a una persona; mientras que las de un
Asistente Administrativo afectan a todas las operaciones de la empresa u organización.

También es importante mencionar que el término “Secretaria” ha sido lentamente

reemplazado por “Asistente” a través de los años, ya que el primero es considerado,
actualmente, como un término inadecuado y anticuado.

Funciones principales
A continuación, las funciones más comunes de un Asistente Administrativo:
 Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes.
 Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes
tanto entrantes como salientes:
o Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
o Coordinar los servicios de mensajería y Courier.
o Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal.
o Localizar y restituir las propuestas de los clientes (diseños y reportes).
 Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos,
hojas de cálculos y otros documentos administrativos:
o Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar
los datos y generar los reportes correspondientes.
o Redactar, revisar y distribuir correspondencia.
o Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías existentes, las listas de
contactos, entre otros.
 Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo
correos electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos:
o Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.
o Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la
base de datos.
 Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos
corporativos y otras actividades afines:
o Gestionar el calendario y coordinar el trabajo con las reuniones de negocios.
o Generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se lleven a
cabo de manera eficiente.
o Reservar los salones de conferencia necesarios u otros locales.
o Confirmar la reserva de salones o locales y coordinar la comida, además de
encargarse de la logística del evento corporativo.
o Tomar notas durante las reuniones laborales, generar un resumen y
distribuirlo entre las personas correspondientes.
o Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos de la compañía u
organización.
 Interactuar con clientes y terceros, gestionar sus archivos y resolver sus
reclamos o encargarse de sus requerimientos de manera eficaz:
o Llevar a cabo seguimientos y mantener buenas relaciones con los clientes.
o Redactar y entregar documentos a clientes que soliciten información sobre
proyectos y realizar el debido seguimiento.
 o Asegurar que los proyectos en proceso sean finalizados de acuerdo con el
tiempo establecido.
 Encargarse de la coordinación general de la oficina y resolver cualquier
problema o requerimiento administrativo:
o Solicitar y acordar la reparación y mantenimiento de los equipos de oficina.
o Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando
materiales y equipos cuando sea necesario.
o Realizar reportes de gastos.
 Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.

Labores diarias
 Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes,
tanto entrantes como salientes, además de encargarse de la agenda general.
 Interactuar con clientes y atender consultas.
 Archivar, organizar, guardar y revisar todo tipo de documentos.
 Realizar fotocopias.
 Solicitar suministros y acordar el mantenimiento o reparación de los equipos
de oficina.
 Organizar reuniones y encargarse de la logística.
 Procesar y registrar información mediante la actualización de bases de datos o
archivos informáticos.
 Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.

Perfil del candidato

 Manejo de centralita telefónica:
o Poseer un discurso claro.
o Manejar las llamadas de manera respetuosa, elocuente y eficaz.
 Excelentes habilidades de comunicación, vocación de servicio, orientación al
cliente y proactividad:
o Comunicarse claramente, tanto de manera escrita como oral, con terceros,
clientes y otros empleados.
o Contar con habilidades de servicio al cliente, ser paciente y protocolario.
o Ser capaz de crear y mantener relaciones profesionales duraderas.
o Ser capaz de trabajar independientemente y como parte de un equipo
multidisciplinario.
 Organizado y capaz de manejar su tiempo efectivamente:
o Ser organizado y detallista, capaz de priorizar tareas debidamente.
 o Ser capaz de manejar varias tareas al mismo tiempo y de trabajar bajo presión
en un entorno dinámico y activo.
o Asegurar que los seguimientos se lleven a cabo de manera profesional y eficaz.
o Ser capaz de archivar documentos y de mantener el área de trabajo limpia y
ordenada en todo momento.
 Capacidad analítica y habilidad para resolver conflictos:
o Leer e interpretar información efectivamente.
o Resolver conflictos de manera eficiente y rápida.
o Anticiparse a las necesidades y expectativas de los clientes.
 Detallista y meticuloso:
o Asegurar que se cumplan con las especificaciones de los proyectos.
o Ser capaz de mantenerse enfocado al realizar labores repetitivas y monótonas.
 Capacidades administrativas:
o Procesar textos, utilizar hojas de cálculo y manejar bases de datos.
o Teclear de 40 a 60 palabras por minuto.
o Saber utilizar y manejar equipos de oficina (fotocopiadoras e impresoras).
 Honesto, discreto y con altos niveles de integridad:
o Ser capaz de manejar información confidencial y sensible.
 Motivado, decidido, responsable y capaz de adaptarse a diferentes situaciones.
 Inventivo e ingenioso, con conocimientos generales de procedimientos,
procesos y equipos de oficina.
 Tener buena presencia.

Los Asistentes Administrativos deben prestar especial atención a la manera en que

son percibidos por otras personas, por tanto, es esencial contar con excelentes
habilidades de servicio al cliente; además, el candidato perfecto deberá ser educado y
protocolario en todo momento, sonriendo y demostrando una actitud positiva y
entusiasta. Experiencia previa en manejo de proyectos, ventas y retención de clientes
es considerada una gran ventaja para el candidato que aplique para esta posición.

El nivel educativo mínimo para obtener el empleo de Asistente Administrativo es haber

terminado los estudios secundarios. Sin embargo, actualmente, cada vez más
empleadores suelen preferir candidatos con licenciaturas en Administración y
Dirección de Empresas, Contabilidad, entre otros estudios afines, o que sean
estudiantes de los últimos ciclos. Poseer este tipo de educación o algo más avanzado
(postgrados o masters) es de especial importancia para candidatos que deseen
avanzar en sus carreras y convertirse eventualmente en Asistentes Ejecutivos, también
conocidos como Secretarios Ejecutivos o Asistentes Personales. Los Asistentes
Administrativos pueden decidir especializarse en algún área, trabajando para una
firma de Abogados o en un consultorio médico, en estos casos, deberán saber
términos especializados y llevar a cabo tareas específicas del área.

La mayoría de los empleos de Asistente Administrativo requieren de 1 a 3 años de

experiencia en el área y un dominio del paquete Office (Word, Excel y PowerPoint);
además, dominar un segundo idioma como el inglés o el francés puede resultar muy
beneficioso para el candidato que aplique para este empleo.

Los Recepcionistas deben estar dispuestos a trabajar horarios regulares de oficina,

estos dependerán exclusivamente de los horarios de atención de cada empresa,
organización u oficina. Además, deberá ser capaz de estar de pie o sentado durante un
período prolongado de tiempo.

Ofertas de empleo
Actualmente, existen "78" ofertas de empleo para Asistente Administrativo en
neuvoo.es. Aquí podrás encontrar una lista de ofertas disponibles, basada en las áreas
metropolitanas de España con mayor población.

Otros empleos relacionados

Director General, Gerente de Oficina, Grabador de Datos, Recepcionista, Secretario
Ejecutivo

 ¿Qué es un asistente administrativo?

Es aquel que cumple con todos aquellos procesos administrativos del área, aplicando y
basándose de cada normatividad y todos los procesos o secuencias definidos a seguir por la
organización, cumpliendo con eficiencia y eficacia en áreas como son la documentación, la
buena mecanografia; por ejemplo al realizar algún informe ejecutivo extenso largo o corto,
cartas, invitaciones, etcetera, realizando también los cálculos básicos dentro de la prganizacion
es decir todos los ingresos, egresos, gastos y perdidas que la empresa u organización ha
realizado llevando una constancia a su jefe de área o jefe mayor, el asistente administrativo
cumple todo lo dicho logrando resultados oportunos y garantizando la prestación efectiva del
servicio.

 Misión y visión del asistente administrativo del siglo XXI

Misión
Administrar los recursos humanos, financieros y materiales de una u otra organización la cual
haga participe y coordinar los servicios de apoyo para el cumplimiento de sus objetivos, metas
y las funciones sustantivas de la entidad, conforme a la normatividad aplicable.

Visión

Proporcionar una administración ágil y coordinada que brinde un apoyo eficaz y eficiente a las
actividades sustantivas de una empresa u organización con ánimos o sin ánimos de lucro al
momento de brindar un servicios o vende un productos institucionales que presta y
disminuyendo los tiempos de respuesta, con la participación activa del Secretario
Administrativo y el personal responsable de los Departamentos de Bienes y Suministros,
Presupuesto, Personal y servicios Generales, el área contable, etcétera. 

 Duración del programa del programa asistencia administrativa

Código: 122121
Denominación del programa: Asistencia Administrativa
Duración máxima estimada del aprendizaje en meses: lectiva; 6 meses, práctica, 6 meses: 12
meses.
Nivel de formación: técnico.

 Requisitos de ingreso

- Estudios académicos: noveno grado y si ya ha cursado hasta grado 11 facilitar el diploma de

graduación.
- Edad mínima: 14 años.
- Superar pruebas de forma virtual acerca  de actitud, motivación, interés y competencias
mínimas de ingreso, es se realiza gracias al ingreso por convocatoria.
- Cumplir con ciertas normas para buena convivencia y el buen rendimiento en cada una de las
competencias a desarrollar esto se da debido al ingreso por medio de una institución.

 Perfil profesional del asistente administrativo

El Asistente Administrativo estará en capacidad de coordinar e implementar

procedimientos administrativos, establecer prioridades de trabajo y coordinar
actividades de adquisición de servicios administrativos como espacio,
suministros y servicios de seguridad. Están empleados por el sector público o
privado.

De la misma forma tiene dentro del desarrollo de sus funciones ejecutar

actividades relacionadas con  el servicio al cliente, diseño de productos y
servicios específicos, procesa información, contabiliza operaciones de la
empresa, proyecta el mercado de acuerdo con el tipo de producto e interviene
en los programas de mejoramiento organizacional que se deriven de la función
administrativa.
  Competencias a  desarrollar

21060100: producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo

la norma técnica y la legislación vigente. 

28020105: Apoyar al sistema de información contable en concordancia con la normatividad.

21060101: procesar la información de acuerdo con las necesidades de la organización.

21060100: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la

organización.

21060101: facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de
la organización.

21060100: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta

el objeto social de la empresa.

24020150: Promover la interacción idónea consigo mismo, con los demás y con la naturaleza
en los contextos laboral y social.

24020150: Comprender textos en ingles en forma escrita y auditiva.

 Perfil ocupacional

Supervisan, coordinan y controlan las actividades de empleados de oficinas y apoyo

administrativo. También implementan procedimientos administrativos, establecen prioridades
de trabajo y coordinan actividades de adquisición de servicios administrativos como espacio,
suministros y servicios de seguridad. Realizan diversas funciones de apoyo administrativo a
empleados, profesionales o personal administrativo. Se desempeñan como secretarias
generales, secretaria auxiliar contable, recepcionista, asistente administrativa, asistente de
gerencia, digitadora, archivista, organizadora de eventos, servicio al cliente.

 Cargos que desempeña un asistente administrativo

 Coordinar y velar por los procesos administrativos en la oficina, revisar, evaluar e

implementar nuevos procedimientos.
 Establecer prioridades de trabajo, delegar trabajo en personal de apoyo y garantizar
que los plazos y trámites se cumplan.
 Planear y coordinar servicios para la oficina, como distribución de espacios, equipos,
suministres, disposición de bienes, parqueaderos y servicio de mantenimiento y seguridad.
 Mantener archivos de control de presupuesto de inventario.
 Revisar documentos y contactar aspirantes para entrevistas.
 Ayudar en la coordinación de les procesos administrativos, como presentación de
presupuestos, administración de contratos y preparar programaciones de trabajo.
 Coordinar, asignar y revisar el trabajo de oficinistas que realicen las siguientes
funciones: mecanografía, archivo y registro, operación de teléfono y conmutador, digitación y
otras actividades relacionadas.

Secretariado ejecutivo
El secretario ejecutivo o el secretario direccional es una persona que trabaja
como asistente administrativo para un alto ejecutivo. En general, esto no es un
puesto de secretaria de nivel de entrada. Por lo general, este trabajo requerirá
muchos años de experiencia como secretaria predominantemente de
funcionarios de alto rango. Los deberes del trabajo de un secretario ejecutivo
pueden extender las de una secretaria tradicional. Aunque la experiencia puede
ser un factor contribuyente, algunos empleadores pueden requerir una
educación universitaria para obtener esta posición.

La graduación de la escuela secundaria suele ser el mínimo nivel de educación

requerido para trabajar como secretaria ejecutiva. Como el campo de las
secretarias ejecutivas puede ser competitivo, obtener un título universitario
puede darnos un poco de ventaja para conseguir un empleo. Algunas personas
pueden optar por obtener un título de secretariado, mientras que otros pueden
optar por una licenciatura. Muchas personas que buscan esta posición como
una carrera pueden inscribirse en un programa universitario relacionado con el
negocio, tales como Administración de Empresas, Finanzas o Contabilidad
entre otras.

En la mayoría de los casos, el secretario ejecutivo es la mano derecha de un

ejecutivo de rango superior en una empresa o establecimiento. El secretario o
secretaria es muy a menudo la fuerza impulsora detrás de las escenas, lo que
garantiza que el negocio funcione sin problemas en el día a día. Los secretarios
deben realizar muchas tareas, algunas de las funciones más comunes pueden
incluir cartas o correos escritos en nombre de su jefe, así como tomar
mensajes y recados entre otras cosas. Además, el secretario puede
proporcionar apoyo administrativo a otros directivos del departamento.

¿Qué hace un Asistente Gerencial o Asistente Ejecutivo?

¿Quieres ser secretaria ejecutiva?
El Secretariado Ejecutivo es una excelente opción para aquellas personas que
desean desempeñarse como secretarias, asistentes y administrativas en
empresas tanto privadas como públicas. Los estudiantes escogen
generalmente a esta opción buscando una respuesta rápida a su vacío laboral
para comenzar a trabajar en alguna industria que les permita costear otro tipo
de carrera, aunque también hay quienes deciden desempeñarse en este
campo toda su vida. Es una alternativa elegida tanto por hombres como por
mujeres.

Si bien los programas del cursado varían mucho de institución a institución, en

general se dividen en cuatro grandes módulos que abarcan un área
empresarial, un área de relaciones públicas, un área administrativa y un área
informática, a fin de que los futuros Secretarios tengan una formación integral
que les permita optar entre diferentes sectores.
Laura dicta la carrera de Secretariado Ejecutivo con orientación jurídica,
destinado a las personas que quieren desempeñarse laboralmente en la justicia
o en bufetes de abogados. A continuación, nos cuenta un poco más sobre esta
alternativa.

Mujer emprendedora

—¿De qué se trata el Secretariado Ejecutivo?

—De formar especialistas en un sector al cual no suele dársele la importancia
que merece, minimizando ese tipo de puestos. Es ideal para aquellas personas
que no cuentan con experiencia laboral y quieren dar sus primeros pasos,
además de para aquellas que quieren profesionalizar su tarea con nuevas
herramientas y validar su labor con un título académico.

—¿Para qué les sirve a las personas el título de Secretario Ejecutivo?

—Para abrir su espectro de posibilidades laborales. Una persona sin
conocimientos ni experiencia puede ingresar a trabajar como secretaria o
asistente tranquilamente e ir formándose en su labor día a día, pero cuando va
a buscar empleo con este título las puertas que se abren son otras. Esto no
quiere decir que por haber cursado el Secretariado la persona va a obtener un
puesto jerárquico, para nada, pero sí es posible que le ofrezcan empleos en
estudios jurídicos o contables, en PYMES y en grandes empresas donde puede
ir desarrollando carrera.

—¿Por qué los alumnos eligen esta carrera?

—Porque es una carrera corta —que según el programa y la especialización
puede durar entre un año y dos años, habiendo incluso  programas de solo un
semestre— que brinda herramientas para defenderse en diferentes ámbitos. Al
haber cada vez mayor competencia en el mercado laboral, las empresas son
más rigurosas a la hora de elegir, por lo que cualquier conocimiento, título y
habilidad que pueda revalorizar el perfil del candidato incrementa sus
posibilidades de ingresar en él.

—¿Qué aprenden los alumnos?

—En un Secretariado Ejecutivo básico, aprenden cómo funciona el entorno de
una empresa, cuáles son sus áreas, cómo se sustenta, cómo se administran
los diferentes sectores —recibiendo aquí una formación común tanto en
contabilidad como en administración de recursos humanos—, todo lo referido a
informática, pasando por los programas de uso cotidiano y abarcando también
a aquellos específicos, cómo relacionarse con los clientes y con el personal.
Luego, hay módulos de formación más profunda sobre administración del área
contable, administración del sector de recursos humanos y secretariado
jurídico.

¿Por qué estudiar Secretariado Ejecutivo?

 Porque quieres ser un secretario profesional, con los conocimientos y

capacidades necesarios para ejercer tu puesto.
 Porque te gusta administrar agendas.
 Porque te sientes cómodo trabajando con papelería.
 Porque te gusta responder a las indicaciones de otras personas.

¿Dónde estudiar Secretariado ejecutivo?

En Argentina, en el Instituto Argentino de Secretarias Ejecutivas se brinda el
curso de Asistente Ejecutivo Bilingüe, con una cursada similar a la de Asistente
Gerencial en cuanto a las materias impartidas. Este tiene calidad de terciario y
presenta una cursada de nueve meses de duración.

El centro Siembra Tu Futuro Laboral ofrece en zona sur de Buenos Aires,

estudios de pregrado con duración de 1 año y otorga el Diploma en Secretaria
Asistente Ejecutiva.

En Misiones la  Universidad Nacional de Misiones ofrece Secretariado

Administrativo con una duración de 2 años y medio.

La Plata: en la Universidad Adventista del Plata ofrecen la carrera de Asistente

Ejecutivo, con una duración de 2 años.

La Universidad Católica de Salta ofrece la Tecnicatura Universitaria en

Secretariado Ejecutivo, con una duración de 2 años.
La Universidad Champagnat ofrece la carrera corta de Secretariado Ejecutivo,
con una duración de 2 años.

La Universidad de la Cuenca del Plata ofrece la Tecnicatura Universitaria en

Secretariado Ejecutivo, con una duración de 2 años.

Cultural Inglesa de Palermo

Universidad De Belgrano

Universidad Católica de Santiago del Estero

ISMM
ÉCNICA PROFESIONAL EN
ARCHIVO
 ¿QUÉ ES TÉCNICA PROFESIONAL EN ARCHIVO?
La carrera Técnica Profesional en Archivo busca formar personal capacitado para
asumir la gestión documental, la organización y conservación de los archivos, para
mantener ordenada eficientemente la documentación en una organización.
¿QUÉ APRENDERÁS A HACER?

 Organizar documentos, clasificarlos, ordenarlos y elaborar la respectiva información

documental.
 Administrar documentos generados en los diferentes niveles organizacionales.
 Guardar registros de archivos de material removido o archivado.
 Organizar la información documental con base en la legislación existente.
 Desarrollar técnicas de protección de accesos públicos y privados, en archivos
convencionales e informáticos.
 Identificar los componentes del sistema de archivos, sistemas operativos, elementos y
contenedores de archivo.
 Utilizar los sistemas operativos y de archivo, creando y manteniendo una estructura
organizada y útil a los objetivos de archivo.
 Aplicar técnicas de registro y archivo, que faciliten el acceso, la seguridad y la
confidencialidad de la documentación en soporte físico.
 Localizar y remover materiales desde archivos cuando sean requeridos.
 Clasificar documentos para microfilmación.

¿A QUÉ TE PODRÁS DEDICAR?

 Director o jefe de archivo.

 Auxiliar de archivos y bibliotecas.
 Auxiliar de correspondencia en una organización.
 Asistente de gerencia de servicios y recursos de información y documentación.
 Administrador de archivos y documentos en una organización.
 Coordinador de procesos documentales.
 Administrador de bases de datos documentales.
INFORMACIÓN LABORAL
1. SALARIOS
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3. CARGOS
4. ASCENSOS
5. SECTOR Y ÁREAS
6. POSGRADOS
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BÚSQUEDAS RÁPIDAS

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 Cursos de Excel

ATAJOS EXCEL:

1. Tecla control shift y el símbolo más (+): Sirve para seleccionar una tabla.

2. Tecla control shift y las flechas de desplazamientos sirve para seleccionamos filas y
columnas

3. Tecla control 1: Nos abre la ventana formato de celdas

4. Tecla control más la tecla de la coma: Nos indica la fecha

5. Tecla control shift mas la tecla punto: Nos indica la hora

6. Tecla control espacio: Nos selecciona toda una columna , desde donde estamos
posesionados

7. Tecla control y el signo menos (-): Nos elimina filas

8. Combinación de teclas shift y la tecla F11 (Crea hojas de cálculo)

9. Tecla alt , y la tecla enter: ( Sirve para organizar textos).