INCEPTION en remoto

Guía práctica para realizar una sesión de INCEPTION en remoto

 SOLUCIONES RETOS SOLUCIONES

Reto #1
¿Cómo facilitar un Inception en remoto?

Reto #2
¿Cómo asegurar unificar la visión de todos los
implicados sobre el producto? REUNIONES
TABLERO VIRTUAL Reto #3 EN REMOTO
¿Cómo garantizar la colaboración y co creación de
COLABORATIVO todos los participantes que un inception requiere pero
en remoto?
CONSENSOS Y ACUERDOS
Reto #4
¿Cómo mantener la atención y eliminar la distracción EN REMOTO
de los asistentes durante toda la sesión?
HERRAMIENTAS
Reto #5
DIGITALES DE ¿Cómo asegurar que todas las fases del Inception se
REPOSITORIOS
realicen con éxito?
FACILITACIÓN COMPARTIDOS EN LA RED
Reto #7
¿Cómo garantizar poner en común las expectativas de
todos?

Reto #8
¿Cómo reducir incertidumbres y ayudar a explicitar los
riesgos más evidentes?
 PREPARACIÓN DE LA SESIÓN EN REMOTO

Herramienta de comunicación Convocatoria Roles

● Garantizamos que dispones de una Es muy importante definir con los key contacts Definir y asignar roles durante una reunión en
herramienta para reuniones en remoto. Por los asistentes que tienen que estar en esta remoto ayuda a garantizar una mayor eficiencia
ejemplo: sesión: técnicos, arquitectos, en general los en las conversaciones y asegurar el éxito de la
expertos que ayudan a diseñar la solución reunión. Entre ellos destacamos:
● Una explicación breve de lo que es ● Guardián del Tiempo (Time Keeper): Hace
Inception consciente al equipo de forma regular del
● Incluir el objetivo de la reunión y agenda tiempo que ha transcurrido y del tiempo
con los puntos a tratar que queda para cada punto de la agenda
● Un presentación del avance de resultados de la reunión
de la sesión del Design Thinking si es el
caso sino un breve de la iniciativa motivo ● Facilitador: Favorece y garantiza que la
de la sesión comunicación sea fluida durante la
● Incluir el respectivo enlace a la sala virtual reunión y asegura una dirección eficiente
de la reunión (con el código de acceso o .
● Asegurate de que es una herramienta password en caso de requerir). ● Capitanes: Voluntario por cada equipo en
corporativa o que su uso está permitido y que ● Validar la lista de asistentes convocados. caso de que haya que trabajar en
funciona de manera correcta realizando ● Acceso a los documentos o material que pequeños equipos, su función sería
alguna prueba antes de la sesión. se utilizará durante la reunión. reportar si hay fallos de comunicación,
control del tiempo, comunicar resultados
● Es recomendable que las herramientas de que ha obtenido su pequeño equipo, es
comunicación sean sencillas y de fácil acceso, decir ser el portavoz del equipo, etc.
así evitamos tiempos muertos y generamos
una buena experiencia para los participantes. ● Asistentes: Personas que participan en la
reunión. Por ejemplo: key contacts,
● Si voy a mostrar documentos en la reunión, personal focus group detectado en la fase
me preocupo de tenerlos abiertos y visibles anterior, personal técnico para validar la
en la herramienta cuando empiece la reunión viabilidad de la solución, en general
para evitar retrasos y distracciones durante la stakeholders de la iniciativa en cuestión.
reunión.
 DURANTE LA SESIÓN

● Nos concentramos en la reunión y evitamos distracciones

● Nos conectamos con la suficiente antelación para que la como atender otras sesiones, llamadas, redes sociales,
reunión pueda comenzar a tiempo. correos, etc.

● De ser posible habilitamos la cámara para poder ver a los ● Respetamos los turnos de palabra, solicitando cuando
participantes y fomentar la comunicación cara a cara. sea necesaria para no interrumpir, y hacemos buen uso de
la misma procurando no romper el flujo ni cambiar de
tema de discusión de la reunión (practicamos la escucha
activa).
● Indicamos que hemos llegado saludando al unirnos a la
reunión, además de validar el funcionamiento del
micrófono y la cámara, evitamos que alguien no se de
cuenta de que nos hemos unido. ● Prestar atención a las solicitudes para comentar o realizar
preguntas realizadas a través de la herramienta de
comunicación utilizada.
● Generar un working agreement de la sesión

● Mantenemos nuestro micrófono apagado. Activamos

nuestro micrófono sólo cuando tengamos el turno de
palabra para garantizar la claridad en las conversaciones.
● Grabar la sesión y hacer fotos de para generar material
necesario para la documentación, que hay que compartir al
final
 INCEPTION

El objetivo del Inception es conseguir unificar ● Acordamos qué personas van a ser ● Se utiliza para este fin el Lean Canvas,
la visión que tienen sobre el producto todos capitanes de los pequeños grupos usamos un pizarra virtual colaborativo para
los implicados en el proyecto y construir ● Generar un working agreement ir completando y actualizando las partes de
aquello que es realmente necesario ● El facilitador debe dar una pincelada sobre Lean Canvas, también podemos usar dyress
buscando el impacto deseado en las el proceso de Inception, que se llevará a Crear un elevator pitch
personas deseadas, es decir, aportar valor. cabo en la sesión. Enumerar sus fases y dar ● Contar cómo se desarrolla la dinámica del
un resumen ejecutivo de los pasos a Elevator Pitch, se puede realizar entre
1. Icebreaker seguir. diferentes grupos usando la herramienta
● Elegimos alguna dinámica de icebreaker ● En cada fase el facilitador debe explicar a de videoconferencia Zoom por ejemplo
teniendo en cuenta que podemos hacer los participantes para asegurar que no se con el objetivo de sacar varios y votar el
uso de la cámara, las pizarras colaborativas pierda el foco en el objetivo final de la fase. mejor EP con Mentimeter. Después el PO lo
o incluso material que fácilmente puedan ● Cada fase tiene una entrada y una salida y prepara y hace el discurso con el mejor EP.
tener los participantes en casa, o de dibujar el facilitador debe guiar a los asistentes Otra Herramienta que puede ayudar a dar
juntos usando una pizarra colaborativa. para que entiendan el objetivo de cada una primera idea de EP: buzzuka
una, sus entradas y sus salidas y usar las Diseñar una caja para el producto
2. Introducción preguntas correspondientes a cada ● La idea es crear un prototipo que sea lo
● Preparamos paredes o pizarras dinámica en cada fase. suficientemente capaz de mostrar una
colaborativas para el desarrollo de la sesión. ● Se elige la herramienta que resulte más característica específica o un modo de
Podemos utilizar herramientas como: Web amigable. Cada facilitador puede trabajo. Y proponer los beneficios del
Whiteboard, Note Ly, AWW A Web inclinarse por una o otra y debe asegurar producto que se está prototipando.
Whiteboard, Microsoft Whiteboard, Board que todos acceden y ven lo mismo. Podemos usar esta herramientas para
800, Flock draw. generar un prototipo: Boords , Mockingbird
● El facilitador comparte su pantalla y 3. Iniciar el Proceso ,POP
comenta la agenda y presentar los roles de Las primeras actividades se centran en el Crear una lista de lo que NO es
la sesión QUÉ: ● Preparamos tres secciones con ideaboardz:
● Para las actividades que necesitan ¿Por qué estamos aquí? Dentro del alcance, Fuera del alcance y Sin
ejecutarse en grupos pequeños, crear ● Dar la palabra y el permiso en la decidir, y se facilita compartiendo la pizarra
grupos pequeños y asignar personas a este herramienta de videoconferencia elegida a colaborativa para ir añadiendo los post-it
grupo (Solo si es necesario), con zoom por los Key contacts, el PO por ejemplo para con los datos del alcance en la sección
ejemplo se puede crear varias salas compartir y explicar la iniciativa correspondiente.
 INCEPTION

Conoce a tus vecinos Estimar el tamaño ¿Cuánto va a durar esto?

● Se facilita una lluvia de ideas para ● Necesitamos hacer visible y consensuar ¿Cuánto me va a costar esto?
detectar los stakeholders incluyendo el cuál es el tamaño del producto que se ¿Cuándo lo voy a tener?
equipo core con las especialidades quiere construir. Mediante los diferentes ¿y esto quién lo va a hacer?
necesarias para construir el producto ya colores de post-it que ofrece la pizarra ● Llegando a este punto, y tras el recorrido de
que tenemos el prototipo y el alcance. Las colaborativa aww , Miro se puede llevar a todas las dinámicas, teniendo en cuenta
aplicaciones de pizarra mencionadas cabo un user story mapping o impact una estimación a alto nivel del producto en
anteriormente son muy prácticas para mapping y diferenciar las Épicas de los tamaño y coste y teniendo en cuenta el
esta fase, ya que ayudan a co-generar y Features o User Stories, estimarlas a alto equipo, se puede hacer un roadmap del
co-crear ideas en tiempo real como por nivel en coste y esfuerzo. Se puede elegir MVP y de los releases para responder a las
ejemplo Mural, Miro, que destacan por su otras herramientas al gusto de cada dudas. Se puede usar una excel de google
capacidad visual para respaldar el trabajo. facilitador todas cumplen con el objetivo. para proyectar este roadmap.
Llegados a este punto, nos centramos en las Trade Off Compensar las decisiones
actividades del CÓMO: ● Usaremos la pizarra colaborativa aww
Muestra la solución para generar una conversación sobre el
● Podemos usar esta herramienta para grado de flexibilidad en qué podemos
generar un mindmap: Canva serlo y en qué no.
Qué nos impide dormir ● ¿qué es lo que realmente haría que este
● Preparamos una matriz de riesgos: proyecto fuese un gran éxito? ¿Su facilidad
Impacto vs Probabilidad podemos usar de uso? ¿Sencillez? ¿Velocidad?
para ello una pizarra colaborativa con ¿Flexibilidad? ¿Seguridad?.
webwhiteboard , Miro, ideaboarz, cada ● La herramienta ayuda a exportar el
asistente usando los post-it de la pizarra, resultado en varios formatos para incluirlo
podrá declarar los riesgos detectados en en los documentos de la
la matriz de riesgos indicando el impacto conceptualización.
que tendría en caso de materializarse y la
probabilidad de que ocurra. Una vez
identificados se clasifican y se toman
acciones específicas para cada riesgo. En
la misma pizarra podemos ordenar los
riesgos en ROAM
 TIPS | DESPUÉS DE LA SESIÓN

● Usamos un tablero para medir la satisfacción de los asistentes con la sesión y los objetivos. Podemos apoyarnos en
estas herramientas on line: Mentimeter, google form
● La mayoría de las herramientas tienen la posibilidad de exportar tableros a excel para explotar dichos datos.
● Generar la documentación a partir del resultado de la sesión y compartirlo desde la herramienta digital del repositorio
elegido vía e-mail con los stakeholders
● En la parte de medir la satisfacción se puede reflexionar sobre si se necesita o no otra sesión. Si es el caso habrá que
volver a convocar una sesión con los key contacts para aclararlo y responder a las siguientes preguntas:
○ ¿Van a ser los mismos asistentes o otros?
○ ¿Va a ser el mismo plan o otro?
 TIPS | LECCIONES APRENDIDAS

● Es muy importante en la sesión asegurarnos de que todos los participantes intervienen y de una manera
equilibrada, y más aún en sesiones en remoto.

● Es altamente recomendable la utilización de la cámara cuando las personas hablan además del audio ya que las
herramientas colaborativas y la falta de proximidad pueden provocar que la cara que pongamos, el tono de voz que
empleemos y los gestos que hagamos se pierdan, y por tanto, que el mensaje se pierda o se malinterprete.

● En la comunicación en remoto debemos asegurarnos que hay un entendimiento común, para eso el facilitador
ayuda a que el mensaje quede claro, si es necesario parafraseando al interviniente.

● Estudiar la posibilidad de realizar la sesión en varias sesiones, por fase de proceso por ejemplo, para que sean
dinámicas y para que no sean largas, porque se pierde el foco y no se cumple con los objetivos.
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