UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA
CENTRO LOCAL TRUJILLO
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
MAESTRIA ADMINISTRACIÓN EN NEGOCIOS
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
PARTICIPANTE:
ING. ESP. GABRIEL CALDERA
C. I. 17.094.553
COHORTE 2019-2
VALERA, AGOSTO 2020
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INTRODUCCIÓN
A medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y pautas acerca de cómo
se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen básicamente dos tipos de decisiones que
llevan a cabo los empleados en una empresa: decisiones no rutinarias y decisiones rutinarias. Para
llevar a cabo la primera, se requiere de un mayor conocimiento tanto del funcionamiento operativo
como de criterios sólidamente adquiridos en el desempeño del cargo. El segundo tipo de
decisiones, las rutinarias, son totalmente factibles de que sean estandarizadas, con el objetivo de
que la compañía no vea improvisada su acción ante hechos de la misma naturaleza.
En la actualidad es muy complicado para las personas que son nuevas en temas de
contabilidad, poder comprender de forma correcta qué son los sistemas contables, debido a que el
medio se encuentra ampliamente globalizado, provocando diferentes definiciones que causan
confusiones en los que conocen poco al respecto. Existen personas que piensan que cuando se
habla de un sistema contable se refiere a un software de contabilidad, si bien es cierto que este
software contiene algoritmos que permiten programar un sistema contable, el término va mucho
más allá.
Por tanto, al diseñar un sistema contable, lo primero que se debe analizar son las
necesidades de la empresa u organización y el objetivo del negocio, situaciones que les permiten
a los gerentes tomar decisiones y acciones que lleven a la consolidación exitosa del negocio o
empresa. De esta manera, será posible cumplir con las tareas asignadas a través de la
implementación de un sistema contable, mostrando así su eficacia y su efectividad en diferentes
ámbitos y sistemas empresariales.
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SISTEMAS CONTABLES
Un sistema contable contiene toda la información de la empresa tanto los datos propiamente
contables como financieros. Gracias a ello, es posible entender la situación económica de una
sociedad de manera rápida y eficaz. Mediante este tipo de sistemas se prevé crear unas normas o
pautas para controlar todas las operaciones de la empresa, y a su vez clasificar todas aquellas
operaciones contables y financieras del día a día. Así pues, como idea principal debéis saber qué
se utiliza para llevar las cuentas de una organización.
Mediante la contabilidad, las empresas poseen una herramienta que les permite tener un
registro y control exhaustivo de las operaciones que realizan diariamente. La principal
característica de la contabilidad, pero, reside en que permite trasladar esos movimientos diarios en
dinero, de manera que tan solo mirando las notas contables podemos conocer como entra y sale el
dinero de la sociedad, y por donde estamos teniendo pérdidas. A su vez, un sistema de información
contable está formado por aquellos métodos y procedimientos que van a seguirse para llevar el
control de las actividades que acabamos de describir, para que posteriormente los superiores
jerárquicos puedan usar la información en su toma de decisiones. Dentro de los sistemas contables
se encuentra dos grandes grupos de información:
Contabilidad financiera externa: se trata de la información que estará al abasto tanto de
las personas que forman la empresa, como de personas del exterior. Estas personas son
desde accionistas, hasta proveedores que están interesados en la solvencia de a quién van
a vender.
Contabilidad de costos: aquí se hace referencia a la relación entre los costes y los
beneficios que tiene la empresa mediante las diferentes operaciones que realiza. Se habla
del volumen de producción y de la eficiencia en generar beneficios mediante el uso de los
distintos recursos. A priori, puede parecer que se está ante la misma situación que cuando
se habla de la contabilidad financiera externa, pero la principal diferencia reside en que con
la contabilidad de costos pretende que la información de la situación económica de la
empresa sea utilizada por los diversos departamentos y así maximizar beneficios y reducir
costes.
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PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables,
como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de
las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. Desde el punto
de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno
de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos
contables, son los siguientes:
Recepción de inventarios
Ventas de productos
Fabricación de productos
Registro de estimaciones
Destrucción de inventarios
Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden
asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio, permite
conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros.
Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es
sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como procedimientos
contables. Este primer paso del análisis ayudará a determinar e identificar en cuáles de ellos un
error pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro.
La amortización de una plusvalía por lo general, representa montos importantes. En una
empresa manufacturera, se considera altamente crítico, el manejo de todos los inventarios, sean
éstos de productos terminados, productos en proceso, materias primas o materiales y suministros.
Es probable que para una empresa de servicios el manejo de los inventarios involucre cifras de
poca importancia en comparación a lo que representan éstos para una empresa manufacturera.
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FUNCIONES DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES
A medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y pautas acerca de cómo
debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen básicamente dos tipos de decisiones que
llevan a cabo los empleados en una empresa: decisiones no rutinarias y rutinarias. Una empresa
establece procedimientos a seguir, para regular la actuación de todos los empleados. Los
procedimientos son aplicables por lo general a las rutinarias. Los procedimientos contables son
todas las actividades que realizan los empleados del departamento de contabilidad y que están
soportados por diferentes conocimientos de la profesión contable. Los procedimientos se
estandarizan básicamente por las siguientes razones:
Consistencia en la actuación ante situaciones similares.
Reglamentación de la actuación de los empleados
Seguridad de la eficiencia de todos los procesos.
El objetivo final siempre será funcionar con el mayor nivel de eficiencia al menor costo
posible.
PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
La disciplina contable ha sufrido cambios sustanciales desde que Fray Luca Pacioli creó la
teoría contable del cargo y del abono, la cual ha permanecido sin mayores cambios. La contabilidad
como disciplina del ser humano, ha evolucionado con las técnicas y procedimientos usados para
el registro y control de las operaciones comerciales.
El origen de lo que hoy es el conocimiento contable, data aproximadamente desde la mitad
del siglo XlV en el que aparece un sistema para la teneduría de libros o el manejo contable de las
operaciones mercantiles. Esta forma de llevar los registros hacía que se presentaran algunos
problemas en el momento de elaborar la posición financiera de cada comerciante, estos son los
siguientes:
1. El distinguir entre los bienes del comerciante y los de la compañía.
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2. El referente a que lo libros se llevaban con base en operaciones realizadas y no a periodos
por las cuales se reunieran y definirían todas las transacciones económicas
3. La poca información que se presenta en los estados financieros, debido a la poca revelación
que tenían.
4. La unidad monetaria en la que se presentaba la información.
Estos cuatro inconvenientes surgieron por la necesidad de presentar de manera razonable
las cifras financieras de la entidad.
OBJETIVOS DE LOS PRINCIPIOS CONTABLES
Los principios de contabilidad se emiten con el objetivo de estandarizar la elaboración de
los estados financieros. Los objetivos básicos de los objetivos de los principios contables son:
Uniformar los criterios contables
Establecer tratamientos especiales a operaciones especificas
Orientar a los usuarios de los estados financieros
Sistematizar el conocimiento contable
Para tener una idea más clara de la clasificación de los principios contables se presenta la
siguiente relación dentro de los principios de contabilidad básicos se encuentran:
Entidad
Realización
Partida doble
Unidad económica
Periodo
Uniformidad
Costo Histórico
Negocio en marcha
Revelación Suficiente
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Importancia relativa
Consistencia
Conservatismo
Dentro de los aplicables a partidas específicas son los siguientes:
Efectivo
Inversiones
Cuentas por Cobrar
Inventarios
Propagados
Activos fijos
Activos intangibles
Pasivo
Patrimonio
Ingresos
Costos y Egreso
Y los relativos a estados financieros son:
Cambios contables
Combinaciones de negocios
Consolidación de estados financieros
Información financiera a fechas intermedias
Operaciones en el extranjero y cambio extranjero
Cambios en el nivel general de precios
Relación entre principios y procedimientos contables
Los principios de contabilidad establecen las pautas de cómo deben tratarse el registro de
las operaciones y el análisis y presentación de la información en los estados financieros. Un
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principio de contabilidad determina la forma en que deben tratarse las operaciones que se registren
en los libros y presentación en los estados financieros.
Existen dos tipos de procedimiento que son:
I. Método del porcentaje de terminación: de acuerdo con este método los ingresos se
registran en la medida que la utilidad se considera realizada. La aplicación de este método
es una excepción al principio de realización, el cual establece que los ingresos se registran
cuando se han devengado o se ha efectuado un intercambio. La principal ventaja de este
método es que se muestran los trabajos que se han realizado en los contratos que no se han
terminado, al mismo tiempo que las utilidades son reflejadas periódicamente de acuerdo
con el principio contable de asociación de ingresos y egresos.
II. Método del contrato terminado: bajo este método la utilidad del contrato se registra
cuando se termina el contrato. Esto significa que, a lo largo de la duración del contrato, no
se reflejaran utilidades en el estado de ganancias y pérdidas, sino que, al terminarse el
contrato, de tal forma que las utilidades estarán reflejadas en las facturaciones que haga la
empresa.
PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA CONTABLE
Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las
operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que
usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud
de sus registros contables.
Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad
cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales
de un negocio en particular.
Un sistema de información Contable debe abarcar los siguientes elementos:
o Hardware donde se procesa la información.
o Software propiamente dicho.
o Recursos Humanos.
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o Políticas y normas contables adoptadas por la entidad.
CODIFICACIÓN DE DATOS
La automatización de las operaciones contables requiere que el contador de una empresa,
defina previamente el método de codificación a utilizar por cada uno de los sistemas
administrativos y contables que pondrán en funcionamiento en la compañía. Así, el sistema de
codificación para un catálogo de cuentas será distinto al utilizarlo para una lista extensa de los
ítems de inventarios, pero debe estar relacionado con él.
Los sistemas de codificación identifican mediante el uso de símbolos como letras o
números, elementos de conjunto o subconjunto y los relacionan a otros elementos del mismo
conjunto o subconjunto. El funcionamiento efectivo del sistema contable sería imposible si todas
las transacciones contables no fuesen identificadas y codificadas de alguna forma.
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIÓN
Todo sistema de codificación debe poseer una serie de características mínimas, a fin de que
sea adoptado como método de procesamiento para la información. Dentro de estas características
se puede encontrar:
Precisión del Código: significa que un sistema de codificación debe aceptar una sola
codificación correcta para cada elemento de un conjunto. Ejemplo, a cada persona que
habrá una cuenta en el banco, debe asignársele un solo código y este debe ser único para
esta cuenta, por lo que podrá ser utilizado en otra cuenta que abra el mismo cliente, o para
otro cliente.
Flexibilidad: significa que la estructura del código debe aceptar más elementos en caso de
que de necesite agregarlos. Uno de los problemas más comunes que se presenten en los
códigos contables, es la falta de flexibilidad de los códigos asignados, al no tomar en cuenta
las operaciones futuras de la empresa.
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Conciso: este establece que no se deben adicionar códigos que no tengan relevancia al
momento de identificar un elemento dado, es decir, cada elemento del código debe ser
identificado claramente y que no se preste a confusión.
Significativo: para que un código se considere significativo, debe indicar alguna
característica diferencial de los elementos que se están codificando. De esta forma, se
podrán distinguir o identificar por el código, la transacción que se está procesando.
Operabilidad: la operabilidad de un sistema de codificación implica que los códigos
definidos puedan ser manejados fácilmente por un sistema mecanizado de cómputo. Debe
tomarse en cuenta que una computadora entiende principalmente códigos que sean de fácil
operabilidad.
CARACTERÍSTICAS QUE DEBE POSEER UN CÓDIGO CONTABLE
Flexibilidad: significa que un código contable debe estar diseñado de tal forma que
permita, posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo las
condiciones existentes. Esta característica es sumamente importante cuando surgen nuevos
requerimientos de información aplicables a los negocios.
Adecuada Clasificación: esta indica que un código contable debe estar clasificado de
acuerdo con las normas contables que establece la profesión.
Jerarquizado: la jerarquización de un código debe establecer subdivisiones para cada uno
de los grupos y subgrupos de partidas que conforman los estados financieros, a fin de
presentar la información hasta el nivel de detalle que sea requerido.
Claridad de las Descripciones: uno de los aspectos más importantes para el diseño del
código de cuentas, es la claridad en las descripciones y denominaciones de las cuentas
contables, con el objetivo de asociar y establecer una relación directa entre la descripción
de la cuenta y su naturaleza.
RELACIÓN DE LA CODIFICACIÓN CON LOS SISTEMAS MECANIZADOS
Los métodos de codificación permiten clasificar adecuadamente todas las operaciones,
detalles, transacciones y listas que son manejados por un sistema de contabilidad. Si se analizan
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las definiciones de contabilidad se obtendra que la contabilidad se identifica por las siguientes
características:
Clasificación
Registro
Resumen
Sistematización
Estructuración
Análisis
Interpretación
Todas las acciones son llevadas a cabo por un sistema contable mecanizado para producir
información organizada de acuerdo a los requerimientos de los usuarios. Antes de registrarse, toda
transacción deber ser clasificada para poder ordenarse; previamente, debe haberse definido cual o
cuáles serán los métodos de codificación que se utilizarán en el proceso de clasificación. Otra
característica de la labor contable es la sistematización de las operaciones, lo cual significa que las
transacciones deben estar organizadas de tal forma que su acceso y procesamiento no se dificulte,
sino, sea rápida para el usuario.
FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD
Los formularios son los modelos que se utilizan para capturar información para el registro,
control y/o proceso de las operaciones de una entidad. La aplicación de los formularios es
sumamente amplia en los negocios. Por ejemplo, cuando se efectúa un depósito en un banco, lo
primero que hace es llenar algún tipo de formulario para dejar evidencia de la transacción
realizada; una copia del documento le es entregada, luego de ser validada por el cajero en señal de
conformidad.
Todas las empresas requieren documentar sus transacciones, y dejar evidencia de todo el
trabajo que lleva a cabo los empleados a través de documentos escritos. La gran mayoría de la
información correspondiente a las transacciones que lleva a cabo una empresa, son plasmada en
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formularios. Con el avance de la tecnología de información, muchos formularios están siendo
sustituidos por operaciones registradas en forma electrónica y debido a ellos las operaciones y
transacciones que soportan los registros contables son iniciados, autorizados y procesado en forma
electrónicas, en donde inclusive las personas que transan las operaciones no llegan a conocerse
personalmente.
Área de efectivo: El manejo del efectivo y las transacciones con las realizadas y todo el
proceso que se debe llevar a cabo para su disposición, requiere que se implanten controles
para evitar fraudes o disposiciones no autorizadas. Para controlar el efectivo, se puede
dividir en dos tipos de operaciones: los ingresos de efectivo que están constituidos por
todos los montos que reciben una empresa por concepto de ventas, servicios que preste,
intereses ganados por inversiones, ventas de activos fijos, cobranzas de créditos otorgados
y cualquier cantidad de dinero que reciba por su operaciones y los egresos de efectivos,
constituidos por todos los desembolsos que debe efectuar una empresa por la adquisición
de bienes o servicios, pagar al personal, pago de deudas o inversiones de excedentes de
efectivo en general.
Técnicas para el diseño de formularios: Todo formulario debe cumplir con ciertas
características necesarias, para que se considere diseñado de acuerdo con las necesidades
de cada negocio. Se debe tener presente en todo momento, que el diseño de un formulario
debe responder a la utilidad que preste en el procedimiento en que sea utilizado.
Diseño del código contable: Consiste en la agrupación de una clasificación adecuada a
cada una de las cuentas del código contable.
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CONCLUSIÓN
La información contable, y por ende la contabilidad, no es un lenguaje exacto, ni por la
naturaleza de los hechos que registra ni por la carencia de un código contable único, completo e
imperativo. Existe, por tanto, un margen de discrecionalidad legítimo, justo y honesto en el
registro, interpretación y utilización de los datos que proporciona.
El proceso de dirigir un departamento contable requiere que se disponga de las
herramientas de tipo general adecuadas para poder entender como suceden y se llevan los
procedimientos en el área contable. Una de las fallas más comunes que se pueden encontrar en las
empresas es la falta de documentación de todas las actividades que se llevan a cabo. Para prevenir
esta situación, un gerente debe planificar y tomar decisiones acerca de cómo documentar todo el
trabajo realizado por los empleados, es decir, proceder a establecer formalmente los
procedimientos que se utilizan en la empresa. Un sistema de información bien diseñado ofrece
control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio.
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BIBLIOGRAFÍA
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presentacion-de-los-formularios-de-una-empresa/5016687/view
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