INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR “PEDRO P.
DIAZ”
PROGRAMA DE ESTUDIOS “SECRETARIADO EJECUTIVO”
UNIDAD DIDACTICA
TRAMITE DOCUMENTARIO
Mg. Vilma Isabel Ramirez
Linares
Toda empresa busca la manera de almacenar, conservar y restaurar los documentos
físicos, pero con la llegada de los medios digitales, los sistemas de archivo tuvieron que
replantearse para dar cabida a las nuevas formas de almacenar y gestionar información.
La disciplina también se ocupa por el contexto donde se da dicha información y el uso
que le será dado, y aunque al sistema de archivo siempre se ha relacionado
frecuentemente con las bibliotecas y archivos grandes, también ha dado paso al estudio
de técnicas para pequeños archivos, como archivos familiares, o de pequeñas
organizaciones, pues los documentos siempre llegan, importantes o no, breves o
extensos, etc. y hay que gestionarlos para que consigan su objetivo, tener una respuesta
para su ejecución o trámite.
Es por eso que toda empresa u organización se ha visto obligada a determinar de qué
manera se puede gestionar el trámite documentario que debe realizar con el ingreso y
salida de documentos diarios. Para entender mejor, revisaremos conceptos que nos
ayudarán a entender el procedimiento de trámite documentario y cuál es el origen de los
documentos.
TRAMITE
Un trámite es una acción o conjunto de acciones destinadas a la consecución de un
objetivo particular.
Un trámite es una acción o conjunto de acciones para lograr obtener un beneficio o cumplir
con una obligación. Se realizan trámites de todo tipo en ámbitos de la educación, legales,
financieros, o de salud entre otros.
Los trámites pueden tener distintos grados de complejidad, desde una simple llamada hasta
procedimientos complejos en los cuales puede ser necesaria la asistencia de un profesional
informado (abogado, asistente social, etc.)
Los trámites involucran costos de tiempo y/o dinero, tanto para quienes los solicitan como
para aquellos encargados de llevarlos a término. En algunos casos, los trámites se
transforman en barreras relevantes para el desarrollo y crecimiento. Así, por ejemplo, los
procedimientos para la creación de empresas son trámites costosos y lentos lo que
repercute en un menor desarrollo económico. Otros ejemplos en donde encontramos
barreras significativas son los trámites de migración, obtención de nacionalidad, etc.
LA TECNOLOGIA Y LOS TRAMITES
Los avances tecnológicos han ayudado a eliminar trámites que implicaban
altos costos para los usuarios. Actualmente en nuestro pais, muchos
trámites pueden hacerse vía online, no siendo necesaria la visita presencial
en determinados casos.
EJEMPLO DE TRAMITES
Solicitud de bono social por desempleo.
Postulación a la Universidad.
Solicitud de cambio de domicilio
Solicitud para pedir certificados
Solicitud de cambio de especialidad, etc, etc, etc
INVESTIGA, RESPONDE ,REDACTA Y SUBE TU TAREA AL
CLASSROOM
Que es ALMACENAR , Que es CONSERVAR , Que es RESTAURAR ,
características características características
DOCUMENTO
El documento es un «escrito en el que «Tienen la DOCUMENTOS DE
constan datos fidedignos, que sirve de consideración LOS CIUDADANOS:
prueba o testimonio, o que proporciona de documento Cartas, declaraciones
una información, especialmente de público juradas, solicitudes,
carácter histórico, oficial o legal». Su administrativo Renuncias, etc, etc.
contenido puede consistir tanto en los DOCUMENTOS DE LA
textos escritos, fotografías, dibujos, válidamente ADMINISTRACION:
emitidos por Oficios, Informes,
películas, como en los nuevos soportes
los órganos de Memorandum,
multimedia (páginas web, archivos las
informáticos, etc.). Resoluciones, actas,
Administracion etc, etc.
es pública».
SOLICITO: Prorroga para la entrega de documentos
SEÑOR DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLOGICO PUBLICO “PEDRO P.
DIAZ”
ROSA XIMENA GARATE VARGAS, identificada con DNI N° 291546002
con domicilio en la Calle Grau # 625, José Luis Bustamante y Rivero, con correo
electrónico rasagarate@gmail con celular 984517255, expongo:
Que he ingresado al programa de estudios de Contabilidad y por motivos de la pandemia
COVID19 no he podido recoger mis CERTIFICADO DE ESTUDIOS del colegio donde concluí mi secundaria. Por
tal motivo pido a usted prórroga para la entrega de los documentos originales tan pronto se levante la
cuarentena y los trabajadores administrativos regresen a la atención.
Es cuanto pido por ser de Ley.
Arequipa, 25 de mayo del 2020.
Rosa Ximena Garate Vargas
DNI N° 291546002
DECLARACION JURADA
ROSAANGELA MARIA SAAVEDRA CARDENAS, identificada con DNI N° 29351784 con email
jvargassarate@[Link], con celular N° 95236871.
Declaro bajo juramento que la fotocopia del CERTIFICADO DE ESTUDIOS que adjunto es fiel copia del
original, el cual no lo he podido recoger del colegio “María Auxiliadora” donde concluí mis estudios
secundarios. Me comprometo tan pronto se levante el estado de cuarentena entregar el original en el
lapso de 3 días.
Es cuanto declaro y piso en honor a la verdad
Arequipa, 25 de mayo del 2020
Rosaangela Saavedra Cardenas
DNI N° 29351784
Procedimiento administrativo.
ElElProcedimiento
Procedimientoadministrativo es considerado
administrativo la serie de actos
es considerado en que
la serie deseactos
concreta la actuación
en que administrativa
se concreta para la
la actuación
realización de un objetivo en especifico
administrativa para la realización de un objetivo en especifico
Deferencia entre Proceso y Procedimiento
El proceso se define como el conjunto de actividades, debidamente reglamentadas y en virtud de los
cuales los órganos correspondientes emiten juicios y resuelven sobre el tema pedido.
Procedimiento Es una serie de pasos que rigen la ejecución de una instrucción, un proceso es un
conjunto de operaciones o instrucciones que llevan a un fin que se está repitiendo. por lo regular los
procedimientos se llevan a cabo para concretar los procesos.
Principios del Procedimiento administrativo.
unidad contradicción imparcialidad
oficialidad
TRAMITE DOCUMENTARIO
Toda empresa u organización tienen un área, departamento o persona
responsable del trámite documentario, que básicamente se encarga del registro,
almacenamiento y recuperación de documentos. Con o sin el monitoreo de
estos, la organización registra, almacena y recupera todos los días.
El responsable debe diligenciar un documento o un conjunto de ellos, que
ingresan o salen de la organización. Es cierto que cada una tiene sus propios
sistemas de gestión, pero todos buscan que estos sean eficientes y que
funcionen en su debido momento.
El trabajo digital ha revolucionado el manejo de la información y ofrece la
posibilidad de encontrarlos, recuperarlos y compartirlos rápidamente, tema que
ampliaremos más adelante.
OBJETIVOS
Tener un centro o Asegurar el Satisfacer Tener y mantener
lugar específico y eficiente control eficazmente las un portal web
adecuado, donde de documentos, exigencias de (intranet) con
puedan controlar utilizando de consulta a todas acceso fácil para
y centralizar manera técnica las oficinas, que los usuarios
todos los los registros de USUARIOS puedan acceder y
documentos que ingreso y salida INTERNOS Y hacer
ingresan o salen de los mismos, de EXTERNOS que seguimiento a sus
de la oficina. la oficina o requieren bienes o propios
dependencia a su acuden a los documentos.
cargo. servicios de la
entidad.
❑ ¿De dónde viene el servicio o el material?
❑ ¿Cómo entra el servicio o material al proceso’
❑ ¿Quien toma la decision’
❑ ¿Qué pasa si la decisión es afirmativa SI?
❑ ¿Qué pasa si la decisión es negativa NO?
❑ ¿Hay algo más que se deba hacer en este
momento del proceso?
❑ ¿Dónde va el producto o servicio de esta
operación?
❑ ¿Qué pruebas se realizan al producto en cada
fase del proceso?
❑ ¿Qué pruebas se realizan al proceso?
❑ ¿Qué pasa si el producto/servicio no cumple
con lo especificado?
TRAMITE DOCUMENTARIO
Toda empresa u organización tienen un área, departamento o persona responsable del trámite documentario, que
básicamente se encarga del registro, almacenamiento y recuperación de documentos.
El responsable debe diligenciar un documento o un conjunto de ellos, que ingresan o salen de la organización. Es cierto que
cada una tiene sus propios sistemas de gestión, pero todos buscan que estos sean eficientes y que funcionen en su debido
momento.
El trabajo digital ha revolucionado el manejo de la información y ofrece la posibilidad de encontrarlos, recuperarlos y
compartirlos rápidamente, tema que ampliaremos más adelante.
Objetivos
▪ Tener un centro o lugar específico y adecuado, donde puedan controlar y centralizar todos los documentos que ingresan o
salen de la oficina.
▪ Asegurar el eficiente control de documentos, utilizando de manera técnica los registros de ingreso y salida de los mismos,
de la oficina o dependencia a su cargo.
▪ Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta a todas las oficinas (usuarios internos) y público externo (usuarios en
general) que requieren bienes o acuden a los servicios de la entidad.
▪ Tener y mantener un portal web (intranet) con acceso fácil para que los usuarios puedan acceder y hacer seguimiento a
sus propios documentos.
Mantener y controlar con eficiencia y eficacia
MISION todos los documentos que ingresan o salen de
su oficina.
Un eficiente manejo del trámite de correspondencia es importante
porque con su trabajo eficiente de control de ingreso y salida de
documentos se evita:
▪ la pérdida de los mismos
▪ conocer su trayectoria desde su ingreso hasta su archivo.
IMPORTANCIA ▪ Se evita la pérdida de tiempo, no solo para el responsable de este
trabajo de gestión de documentos, sino para el usuario que es el
principal interesado, quien debe tener acceso de información de
manera segura y estructurada.
▪ Finalmente nos permite integrar todo tipo de documentos,
centralizándose en un solo instrumento de registro.
• Controlar los diversos documentos que ingresan y salen de la institución
• Distribuir oportunamente, a tiempo y respetado los plazos establecidos,
FUNCIONES todos los documentos interna y externamente.
• Controlar el flujo de los documentos, desde que ingresan deben ya ser
remitidos para el logro de su objetivo.
• Informar a los interesados del estado de trámite de los documentos, con
respeto y responsabilidad.
❑ Siempre se empieza por la gestión de la información más crítica
❑ Se debe resguardar la documentación que tenga información
confidencial o delicada
RECOMENDACIONE
❑ Conocer los procedimientos a seguir en cada caso.
S
❑ Conocer los responsables, ubicación dentro de la organización y las
funciones de las diferentes áreas para no equivocarnos al tramitar
un documento.
❑ Siempre debe haber un responsable de la gestión de documentos,
no pueden ser manipulados por todos ni para todo.
TÉCNICAS PARA PROCEDER AL TRÁMITE DE UN DOCUMENTO
Cada empresa tiene sus propios procedimientos para tramitar un documento, que responden
muchas veces a sus propias necesidades y giro de la misma. Por eso no se puede decir que
existe una sola forma de tramitar documentos, pero si podemos dar lineamientos generales
que debe realizar el responsable de recibir los documentos en la mayoría de organizaciones .
• Una vez registrado, preparará el Despacho, es decir ordenará todos los documentos que ingresaron a la oficina Él
o la responsable de tramitar los documentos debe primero verificar que el documento corresponde a su oficina o
a su jefe.
• Luego verificar si tiene documentos adjuntos y confirmar si son los que dice el documento, si están completos y
foliar para poner el total de hojas que trae el documento principal.
• Cuando este verifique la conformidad de los dos primeros puntos, debe sellar el documento original con su sello
de recepción, con la fecha,hora, numero de folios y el numero de expediente que le corresponda.
• Una vez sellado el documento original, debe también sellar la copia del remitente y ponerle , con la fecha,hora,
numero de folios y el numero de expediente que le corresponda.
• Recuerde que el documento original se queda con usted, porque está dirigido a su jefe y la copia se la lleva el
remitente
• Una vez revisado y sellado el documento original, deberá ingresarlo al libro o cuaderno de
registro, sea este físico y/o virtual, según las costumbres de la empresa y los tramites que
sean cotidianos y los entregará a su jefe, o a la persona que corresponda para que
continúe su trámite. (derivar el documento).
• El jefe lee, y luego emite una respuesta de la que usted tomará nota o le devolverán el
documento con un posit y las indicaciones para la elaboración de otro documento como
respuesta, o derivar a otra área o su archivo.
• Su autorización debe ser escrita con un visto o una anotación en el mismo documento o lo marca
de tal forma que indique que ha concluido con él y autoriza su trámite o archivo.
• En las organizaciones del estado acostumbran a utilizar un formato impreso donde “marcan” el
trámite a seguir.
• Muchas veces llegan documentos de una sola vida, es decir su contenido es de mera información
por lo tanto pierden su valor cuando se toma nota de su contenido y se archiva.
Se recomienda que la secretaria tenga un folder con la etiqueta “RECIBIDOS” o si aún no lo
ha revisado o el jefe o no le ha dado respuesta tendrá un folder con la etiqueta o rótulo de
“PENDIENTES” y si no ha podido archivar los documentos ya resueltos por falta de tiempo
podrá tener un folder que diga “PARA ARCHIVAR”
Recepción: Se entiende por recepción el proceso mediante el cual se reciben las comunicaciones internas y
externas de una entidad en razón a sus funciones. Dentro de las actividades esta: recibo de los documentos.
Distribución: Es el proceso mediante el cual se clasifican las comunicaciones para ser distribuidas a nivel
interno, local, nacional e internacional según sea la necesidad de la entidad. Las actividades son: clasificar por
destinatarios, por prioridades, por procesos o productos; distribuir los documentos, diligenciamiento de
documentos de control de entrada y recolección de planillas de registro y radicación.
Consulta: Que los usuarios tengan acceso a los documentos que se encuentran en los archivos de las entidades
esto con algunas restricciones de confidencialidad. Dentro de las actividades están el evaluar la consulta o
requerimiento para determinar su ubicación a la restricción que pueda tener dicha solicitud, usar técnicas que
permitan la reproducción que propicie la preservación del documento original, verificar en los inventarios
manuales o automatizados que existan en la entidad, conocer la ubicación topográfica, recuperar la
documentación objeto de consulta, registrar en el control correspondiente la consulta, facilitar o distribuir los
documentos solicitados.
Organización: Es el conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos. Las
actividades de este proceso están: clasificación, ordenación e identificación de unidades archivísticas; legajado
en forma interna, automatizar información básica que permita la recuperación, tener en cuenta la serie
documental a la que pertenecen y el nombre especifico de cada unidad archivística.
Recuperación: Realizar la búsqueda de los documentos que requiere el usuario ya sea en un
software o en inventarios manuales. Las actividades son: buscar el documento en el software o
inventario manual, realizar la búsqueda en los archivos físicos o virtuales
Disposición Final: El gerente, administrador o director o jefe define la disposición final como:
selección de los documentos con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación
y corresponde al producto de la aplicación de las Tablas de Retención Documental. Las actividades
son: la aplicación de la TRD revisando si se conserva o se elimina las unidades archivísticas que estén
aprobadas por el comité, si se eliminan se realiza el proceso correspondiente y si se conservan se
almacenan en un sitio apropiado para los documentos
DOCUMENTO
Otro término que usaremos en el proceso de trámite documentario es “documento”.
Generalmente cuando hablamos de documento nos referimos, casi siempre, al papel escrito.
Sin embargo, su definición es mucho más amplia, se dice que documento es todo material que
contiene información, es decir todo lo que tenga, emita o brinde información, es un
documento.
Para aclarar mejor, diremos que documentos es toda expresión testimonial, en cualquier
lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en
lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra
expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque
puede ser multicopiado o difundido en imprenta).
Por ejemplo un USB es un documento, una película, un video, una fotografía, una placa de
rayos X, un CD, etc., constituyen documentos porque contienen información.
DOCUMENTOS ACTIVOS
•También se les llama documentos vivos o de
gestión. Son aquellos recién generados o recién
entregados en la entidad o de consulta
frecuente, que necesitan la realización de
actuaciones particulares y urgentes para su
rápido trámite.
•Su uso se realiza por los jefes que han generado
los documentos o por quienes están encargados
del trámite de estos asuntos.
•Es recomendable tener un sistema para
conservar únicamente los que son de
importancia inmediata, necesaria e
imprescindible para su oficina, o para la
empresa.
DOCUMENTOS SEMI - ACTIVOS
•Son los documentos que primero fueron
activos y que por haber sido ya utilizados o
haberse realizado sobre ellos un trabajo
concreto o gestión, han sido trasladados de
lugar, pero que todavía puede ser necesaria su
consulta para el seguimiento de su tema.
•Estos se utilizarán a largo plazo, es decir se
pueden usar una vez al mes, si no se usa en
esta frecuencia se vuelven documentos
inactivos, pasivos o históricos.
Documentos inactivos o
históricos
Se guardan en ellos los documentos
que han perdido su valor
administrativo, conservan un valor
histórico, político, documental,
estadístico, etc.
