El diseño de pruebas y técnicas situacionales a aplicar
en cada caso
Una vez contemos con las competencias del cargo a evaluar es importante diseñar las
situaciones. Para ello, la metodología del Assessment Center nos proporciona una serie
de técnicas a utilizar, por lo que es importante describir cada una como lo hacemos a
continuación. Entre ellas podemos mencionar:
- Juego de Negocios
- Discusión en Grupo
- Ejercicios de Análisis
- Ejercicios de Presentación
- Bandeja de Entrada
- Entrevistas Simuladas
- Redacción de un Informe
Juego de Negocios
Simulaciones en las que un grupo de participantes compiten entre sí en una situación
de toma de decisiones complejas. Generalmente utilizadas para posiciones gerenciales.
Es una técnica que permite visualizar comportamientos propios de quienes tienen que
demostrar una excelente capacidad de negociación a través de la búsqueda de
soluciones a situaciones claves que requieren de recursividad, oportunidad y de
solución de problemas mediante una filosofía gana-gana, que evidencie las habilidades
estratégicas de los participantes para dirigir unidades de negocio. Juego propio de
perfiles gerenciales.
A través de estos ejercicios, usted puede evaluar las siguientes competencias:
- Liderazgo
- Pensamiento estratégico
- Oportunidad de la gestión
- Relaciones interpersonales
- Capacidad de trabajo en equipo
- Solución de conflictos
- Conocimiento técnico
- Visión Empresarial
- Empoderamiento
Ejercicio Juego de negocios
Ejemplo No. 1
Número de participantes: 4
A partir de este momento, tres de ustedes representarán cada uno a una
importante empresa productora de leche deslactosada del país. Los tres
restantes representarán al gremio de campesinos de la región de Urabá.
Deberán convencer a este gremio sobre las cualidades del producto de la
empresa que representan y establecer con ellos unos márgenes de negociación
a fin de que les permitan a estos decidir a qué empresa entregarán toda la
producción de leche del primer periodo del año 2007.
La negociación deberá ser del grupo; el gremio de campesinos no tiene el
tiempo suficiente para atenderlos uno a uno, por lo que les piden que sigan a la
ronda de negociación de manera conjunta.
Tienen 60 Minutos para llegar a un acuerdo entre ambos gremios.
Discusión en grupo
Simulaciones en las que se plantean situaciones problemáticas a un grupo de
participantes de modo que estos deban discutir entre ellos y llegar a una solución
conjunta y/o individual.
- Con Roles
- Sin Roles
Casi todas las simulaciones que se hacen en un Assessment Center incluyen por lo
menos un ejercicio de discusión en grupo. Esta técnica es también conocida con
algunos de estos nombres:
- Discusiones no dirigidas
- Grupos de discusión
Este tipo de técnicas se puede aplicar con roles o sin roles. El primero significa aplicar
un rol o posición a cada participación durante la discusión del grupo. Mientras que sin
roles, el grupo como unidad debe resolver el problema tema de análisis o de discusión,
escogiendo entre ellos mismos el rol que van a desempeñar. En cualquier caso,
quienes participan deberán resolver el problema o caso en cuestión y tomar una
decisión como grupo.
Dependiendo de lo que vayamos a evaluar, se deberá ser exacto en las
especificaciones; por ejemplo si se requiere que se llegue a un acuerdo entre todos, se
deberá exigir un acuerdo unánime.
De la misma forma y de acuerdo al tipo de simulación que usted diseñe; podrá contar
con un asesor para que antes de empezar el ejercicio despeje todas las dudas a los
participantes, tal es el caso de aquellas simulaciones que involucran análisis financiero
o tecnológico de alguna información que sea necesaria para ser incorporada a la
discusión del grupo. De cualquier modo, cualquier intervención deberá hacerse antes y
no durante la simulación.
Ejercicio discusión en grupo
Ejemplo No. 2
Número de participantes: 6
Instrucciones para los participantes
Usted es uno de los directores de una universidad. Una de las áreas, específicamente
la de Formación Continuada, se encuentra en un muy mal momento. Usted recibirá
anexo a estas instrucciones un informe detallado de los tres últimos estados
financieros del área, así como un informe de gestión del último año. Igualmente se
anexa un informe de todo el recurso humano involucrado con sus respectivas
funciones, al igual que de las estrategias de mercadeo y de servicios implementados
durante el presente año. Se le pide a usted que examine tal información y llegue a un
acuerdo conjunto con los diferentes miembros del equipo, a fin de presentar una única
propuesta a la Dirección general, propuesta que deberá contemplar todos los aspectos
que se consideren necesarios para garantizar un óptimo crecimiento de esa área en un
periodo no mayor a seis meses. Igualmente se les exige tomar una decisión unánime
respecto al tipo de manejo que se le deberá dar al manejo del recurso humano que ha
venido liderando esta área. Para todo ello, será necesario que examinen la información
anexa. (todos los informes descritos en el presente ejercicio). Tienen 60 minutos para
llegar a los acuerdos y propuesta única.
Ejercicios de análisis
Se les presenta a los participantes casos para su análisis. Por ejemplo un balance, un
cuadro de costos, una situación de una fabrica, etc. Donde se espera que el grupo
identifique una información relevante, estructure la información y llegue a una
conclusión.
Los ejercicios de análisis hacen parte del grupo de simulaciones que permiten evaluar
la capacidad de análisis y raciocinio lógico de un participante ante una situación simple
o compleja. Algunas de las competencias que se pueden evaluar en este tipo de
simulaciones son:
- Capacidad de análisis.
- Atención al detalle.
- Capacidad de observación.
- Comprensión.
- Habilidades comunicativas escritas.
- Entre otras.
Ejercicios de análisis
Ejemplo No. 3
Número de participantes: 3
Instrucciones para los participantes
Usted representa el cargo de Psicóloga de Selección de una importante empresa de la
ciudad, la cual tiene sucursales en todas las principales ciudades del país. Una de sus
colegas de otra ciudad realiza el servicio de evaluación psicotécnica para un importante
cliente, el cual se queja ante la Dirección general del personal que le escogieron y
solicita mediante un derecho de petición que le sean revisadas todas las pruebas
psicotécnicas aplicadas, ya que el personal que él recomendó no fue seleccionado, lo
que le parece algo desconcertante ya que estos llevan mas de tres años trabajando
para el cliente en la modalidad de prestación de servicios y con un desempeño
excelente. La dirección le pide a usted confidencialmente que examine todo el proceso
realizado por su colega y que emita los informes correspondientes en cada caso; para
lo cual le hacen llegar todas las hojas de vida y todas las pruebas aplicadas ya que se
requiere darle una respuesta inmediata al cliente. Para todo ello, usted dispondrá de
90 minutos. Al final se le pedirá que explique la situación encontrada y que describa su
conclusión.
Ejercicios de presentación
Se utilizan en especial para evaluar la comunicación y consisten en presentaciones de
sí mismos realizadas por los participantes. Otra posibilidad es la de presentar a una
audiencia un tema en particular para promover la discusión en grupos.
- Con preparación previa.
- Sin Preparación previa.
Los ejercicios de presentaciones, también conocidos con el nombre de Presentaciones
orales, pueden variar en cuanto a si son con preparación previa o sin preparación
previa.
En cualquier caso, pueden ser desarrollados dentro de un marco hipotético de acción.
Requiere que cada participante se dirija a un grupo de personas de manera verbal
haciendo uso de los recursos de que disponga o de los que se le asignen durante el
ejercicio.
Para su ejecución se pueden suministrar recursos tales como computador, acetatos,
retroproyector o cualquier otro, que faciliten al participante poner a disposición de la
auditoría su mayores y mejores habilidades.
Uno de los ejercicios más utilizados en este tipo de simulaciones hacen referencia a la
"Vida de la Persona", lo cual permite observar ciertos aspectos relevantes del sujeto,
tal es el caso de sus principales logros, fracasos, percepción de sí mismo, percepción
de su familia, sus sueños, entre otros.
Igualmente, puede entregar cierto material escrito para que el participante lo estudie
en determinado tiempo y prepare una presentación sobre el tema, haciendo uso de los
recursos disponibles.
De la misma forma , se puede establecer un tema libre, donde los participantes tengan
la opción de escoger la temática a desarrollar ante su auditorio.
Ejercicio de presentación
Ejemplo No. 4
Número de participantes: 3
Instrucciones para los participantes
Al frente tenemos un tablero acrílico. Cada uno de ustedes lo dividirá en 4 recuadros.
En uno de ellos escribirá los momentos más felices de su vida; en el otro los
momentos más difíciles que le ha tocado afrontar. En el otro escribirá los sueños o
proyectos que desea realizar en el futuro, y hablará de cada uno de ellos; y en el
cuarto deberá escribir sus frustraciones a la fecha. Una vez escritos, deberá explicar a
todo el auditorio cada situación. Con respecto a sus sueños o proyectos futuros, deberá
describir las fortalezas y debilidades personales que usted presenta para realizarlos.
Para todo ello, usted dispondrá de 20 minutos.
Bandeja de entrada
Consiste en entregarle a los participantes una serie de documentos que contienen
información relacionada directamente con el puesto a ocupar, con el fin de promover la
solución por parte de los participantes de cada situación presentada en dichos
documentos.
También conocido como portafolio de pendientes, "in basket" o portafolio ejecutivo.
Mide las habilidades de los participantes para procesar información escrita, temas a los
cuales deberá dárseles una solución, organizándolos por orden de prioridad. Evalúa la
habilidad de comunicación escrita, su capacidad de análisis, toma de decisiones,
manera en que se delega las responsabilidades, así como también su habilidad de
organización y capacidad de gestión bajo presión.
Consiste en una serie de documentos, memorandos, mensajes telefónicos, correos
electrónicos impresos o cualquier otro documento que deben ser analizados por los
participantes para que den solución a cada uno y de manera inmediata.
Es importante que cada documento que se incluya en la bandeja de entrada cuente
con la siguiente información:
- Nombre de la persona a quien va dirigido.
- Fecha en que debe resolverse la situación.
- Información o contenido suficiente para tomar una decisión al respecto.
Podemos anexar entre 10 y 30 documentos en cada ejercicio de bandeja de entrada.
Se sugiere que se preparen con la debida anticipación.
Es importante también tener por escrito una posible solución para cada uno de los
documentos anexados. Las soluciones de los candidatos deben ser lo más aproximadas
posible a las establecidas por los evaluadores.
A aquellas empresas donde evaluar situacionalmente se ha convertido en una
herramienta de gestión a la hora de evaluar competencias, se sugiere contar con una
bandeja de entrada previamente diseñada para aquellos cargos con mayor rotación en
la organización.
Ejercicio Bandeja de entrada
Ejemplo No. 5
Número de participantes: 4
Instrucciones para los participantes
Durante los próximos 60 minutos usted jugará el rol de Jefe de Recursos Humanos de
una importante empresa petrolera multinacional. La persona que usted va a
reemplazar se retiró la semana pasada dejando una gran cantidad de trabajo
pendiente; razón por la cual lo primero que hace su secretaria es entregarle una
bandeja con una cantidad de documentos los cuales usted deberá revisar y darles una
solución rápida, a fin de depurar todo el trabajo acumulado. Su secretaria no puede
darle mayor explicación de cada caso, ya que requiere salir a una cita médica de
carácter urgente.
Usted deberá revisar los documentos y plantear en la parte posterior de cada uno la
forma como los resolvería. Sobre aquellos que usted considere pertinente contestar
con otro memorando a su nombre, deberá redactarlos de tal manera que queden
anexados a cada documento para que su secretaria al llegar elabore los respectivos
comunicados. De la misma forma, deberá organizarlos en orden de solución prioritaria.
Para todo esto, usted dispondrá de 60 minutos al final de los cuales contará con 10
minutos para contarle al auditorio en que orden le dará solución a cada uno y cómo
plantea resolver cada caso.
Igualmente contará con hojas en blanco y recursos que usted podrá utilizar en caso de
que lo considere necesario.
Esta es una relación de documentos adjuntos:
- Doc. 1: Solicitud de vacaciones.
- Doc. 2: Portafolio de la Organización.
- Doc. 3: Listado de personal con vacaciones pendientes remitido por el Jefe de
Nómina.
- Doc. 4: Informe de Gestión de la ARP
- Doc. 5: Solicitud de despido de un trabajador por parte de la Dirección.
- Doc. 6: Orden de descuento de $2.000.000 por nómina sin firma del trabajador.
- Doc. 7: Un reclamo de pago de horas extras de un trabajador.
- Doc. 8: Un Derecho de Petición del sindicato.
- Doc. 9: Un correo electrónico que cita a una reunión de directores de área.
- Doc. 10: Un informe de resultados de la empresa en el ultimo trimestre.
- Doc. 11: Una carta de la Dirección General solicitando reducción de personal.
- Doc. 12: Veinticinco Hojas de Vida remitidas por el área comercial con una requisición
de personal.
- Doc. 13: Un obsequio de un proveedor de dotación.
- Doc. 14: Un llamado de atención de la Dirección general respecto al alto índice de
accidentalidad de la empresa.
- Doc. 15: Un listado del personal del área.
- Doc. 16: Dos organigramas de la empresa totalmente diferentes.
Entrevistas Simuladas
La evaluación consiste en realizar entrevistas simuladas entre los clientes, generando
roles de clientes, proveedores, postulantes y, además, generando a su vez situaciones
problemáticas o conflictivas, que propicien la puesta en práctica de habilidades para
solucionarlas.
- Con Roles
- Sin Roles.
Este tipo de técnica exige que el participante tenga que entrevistarse con otras
personas, tal y como le tocaría hacerlo en caso de quedar seleccionado. Este tipo de
entrevista puede hacerse con o sin roles y puede hacerse entre los participantes o a
cada participante por separado, quien asumirá el rol de entrevistador y su entrevistado
sería uno de los observadores.
Las entrevistas pueden ser estructuradas, es decir todos los participantes harían las
mismas preguntas a sus entrevistados.
Entrevistas no estructuradas significan que se deja a libre opción del entrevistador el
tipo de preguntas que le haría a su entrevistado.
Ejercicio Entrevista simulada
Ejemplo No. 6
Número de participantes: 6
Total participantes por actividad: 2
A partir de este momento usted asumirá el papel de Director del Área Comercial.
Tendrá que reunirse con un cliente muy enojado que lleva esperándolo más de dos
horas con tal de que usted le resuelva el problema, ya que ha presentado múltiples
inconvenientes con su electrodoméstico DVD tal y como se describe a continuación.
El día lunes 20 de diciembre el cliente adquirió el DVD en uno de los puntos de venta.
El miércoles 22 el equipo comenzó a presentar dificultades, por lo cual vino al centro
de servicio para que se lo cambiaran y, ante la explicación del asesor, acerca de
revisarlo, se enfureció enormemente, solicitando de manera inmediata la devolución
del dinero, lo cual no fue posible ya que usted como Director comercial no se
encontraba en la ciudad.
El jueves 23 volvió a visitar el centro de servicios, solicitando entonces que se lo
cambiaran por otro nuevo, pero el asesor le informó nuevamente que habría que
revisarlo solicitándole el recibo de compra y la garantía respectiva; los cuales no traía
consigo manifestando que los había extraviado.
El viernes 24 el cliente radicó un derecho de petición en el que solicita la devolución
total de su dinero y expresa su inconformidad por dicha situación. Asimismo, se queja
del maltrato recibido por parte de los asesores.
El sábado 25 usted regresa de viaje y se encuentra con que el cliente requiere de una
solución inmediata a su caso y no está dispuesto a abandonar el sitio sin su dinero.
Usted dispone de 20 minutos para esta entrevista y de 5 minutos para exponer al
auditorio cual sería su decisión al respecto.
Nota: De esta misma forma, al participante que hará el papel de cliente insatisfecho
se le entregarán las instrucciones.
Redacción de un informe
Consiste en entregarle al participante una información relevante de la empresa con el
fin de que la analice y elabore un informe con sus recomendaciones.
Este tipo de ejercicio permite evidenciar la capacidad de análisis y de comunicación
escrita de un participante. Por lo general, la información entregada incluye datos
relevantes para el cargo al cual se concursa, con el propósito de que el candidato
redacte profesionalmente un informe detallado con sus apreciaciones.
Las mayores competencias que se evalúan en este ejercicio son: habilidad de
redacción, integración de la información, manejo técnico de la información e inclusive
hasta conocimiento del mismo.
Ejercicio de Redacción de un informe
Ejemplo No. 1
Número de participantes: 4
Instrucciones para los participantes:
Como Director de Recursos Humanos de una empresa de telecomunicaciones, usted
tendrá que revisar un procedimiento para el manejo efectivo de faltas laborales que
diseñó una practicante de derecho de la Universidad Nacional . Usted deberá analizar
su contenido y emitir un juicio al respecto por escrito dirigido al Director del Área
Jurídica ya que de su percepción se considerará oportuna su aprobación e
implementación dentro de la empresa. Dispone de 30 minutos para analizar y elaborar
el informe respectivo. Al final presentará sus comentarios al auditorio durante 5
minutos. Aquí está el procedimiento.
