Recursos Semana 6
Organización
La organización administrativa qué tiene que ver con disponer y estructurar el
trabajo para lograr los objetivos organizaciones. Esta es la segunda función
administrativa básica.
La organización determina como debe realizarse lo planeado y quien es el
responsable de hacerlo.
La función organizativa es un proceso importante durante el cual los gerentes
diseñan una estructura organizacional, que es la disposición formal de los puestos
de trabajo dentro de la organización. La representación visual de la estructura es
el organigrama.
Propósitos de la función organizativa
1. Dividir las labores a realizar entre puestos de trabajo y departamentos
específicos.
2. Asignar las tareas y responsabilidades relacionadas con los puestos de
trabajo individuales.
3. Coordinar las diversas tareas organizacionales.
4. Agrupar los puestos de trabajo en unidades.
5. Establecer relaciones entre individuos, grupos y departamentos
6. Establecer líneas formales de autoridad.
7. Asegurar y depurar los recursos organizacionales.
Diseño y especialización del trabajo
El diseño organizacional: es cuando los gerentes crean o modifican la estructura
de la organización.
La especialización del trabajo: se refiere a la acción de dividir las actividades
laborales en tareas específicas para distintos puestos de trabajo. En lugar de
realizar una actividad completa empleados individuales se especializar en la
realización de una parte de la misma con el propósito de incrementar la
productividad laboral.
La especialización del trabajo hace un uso eficiente de las diversas habilidades
que poseen los empleados. En casi todas las organizaciones existen tareas que
demandan actitudes muy desarrolladas mientras que otras pueden ser realizadas
por empleados con un nivel de habilidad mas bajo. Los trabajadores clificados
reciben pagos mas elevados que los no calificados.
Los primeros proponentes de la especialización del trabajo consideraban que
dicha estrategia podría provocar un crecimiento significativo de la productividad.
A principios del siglo XX tal consideración era razonable ya que Henrry fayol y Max
weber hacían incapie en la división del trabajo no obstante las cosas buenas no
duran mucho, en un punto determinado las deseconomías humanas derivadas de
la división del trabajo tales como aburrimiento, fatiga, baja productividad, falta de
calidad, creciente ausentismo y alta rotación superan las ventajas económicas.
Llega un momento; sin embrago que la especialización del trabajo deja de elevar
la productividad.
Departamentalización
Es el proceso mediante el cual se agrupan las actividades laborales en un área de
trabajo delimitada.
Existen cinco estilos de departamentalización utilizados comúnmente.
1. Departamentalización funcional: es la agrupación de puestos de trabajo por
función.
Lo positivo de la departamentalización funcional es que las eficiencias y
coordinación al agrupar especialidades similares.
Lo negativo es la mala comunicación entre áreas funcionales y visión
limitada de los objetos organizacionales porque cada gerente esta
concentrado en su área y no ve a la organización como un todo.
2. Departamentalización geográfica: es la agrupación de puestos de trabajo
por región geográfica.
Lo positivo es la efectividad para resolución de problemas regionales y
mejor atención a las necesidades del mercado especifico.
Lo negativo es la duplicación de funciones y sensación de aislamiento
respecto de otras áreas organizacionales.
3. Departamentalización por productos: es la agrupación de puestos de
trabajo por líneas de productos.
Lo positivo es la especialización en servicios y productos específicos, los
gerentes pueden ser expertos en el sector y hay cercanía con los clientes.
Lo negativo es la duplicación de funciones y visión limitada de los objetivos.
4. Departamentalización por procesos: es la agrupación de puestos de trabajo
con base en el flujo de los procesos.
Lo positivo es el flujo de las actividades laborales
Lo negativo solo puede usarse en ciertos tipos de productos.
5. Departamentalización por clientes: es la agrupación de puestos de trabajo
con clientes específicos y únicos con necesidades comunes.
Lo positivo son las necesidades de los clientes pueden ser atendidas por
especialistas,
Lo negativo es la duplicación de funciones y visión limitada de los objetivos
organizacionales.
Cadena de mando
Es la línea de autoridad que se extiende desde niveles organizacionales
mas altos hasta los mas bajos, y cuya función es especificar quien le
reporta a quien. Los gerentes necesitan tomar en consideración al organizar
ya que contribuye a que los empleados sepan a quien reportan y a quien
deben recurrir al enfrentar un problema para comprender mejor la cadena
de mando tenemos que comprender los términos autoridad, responsabilidad
y unidad de mando.
Autoridad: se refiere al derecho que faculta a quien tiene un cargo
gerencial para decir a sus subordinados que deben hacer, y confiar en que
ordenes serán cumplidas.
Teoría de aceptación de la autoridad
Chester Barnard tiene la teoría de la aceptación de la autoridad la cual dice
que la actualidad es el resultado de la disposición de los subordinados a
aceptarla y esto se va a dar en base a 4 situaciones:
1. Si comprenden la orden.
2. Si siente que la orden es consistente con el propósito de la organización.
3. Si la orden no entra en conflicto con sus creencias personales.
4. Si es capaz de realizar la tarea que se le encomienda.
La perspectiva de Barnard parece tener sentido sobre todo por lo que respecta al
a capacidad del empleado para realizar aquello que se le pide que haga.
Autoridad de línea y de staff
Autoridad de línea: Esta autoridad faculta al gerente para dirigir el trabajo del
empleado, y contribuye directamente a los objetivos de la organización.
Autoridad de staff: son puestos creados con cierta autoridad para respaldar,
apoyar y asesorar a quienes tienen autoridad de línea.
Responsabilidad: se refiere a cuando los gerentes utilizan su autoridad para
asignar tareas a sus subordinados, dichos empleados tienen la obligación de
desempeñarlas. Formalmente este es el termino de responsabilidad.
Unidad de mando: es un principio administrativo según el cual cada empleado
debe reportarle únicamente a un gerente. Al no existir unidad de mando, podrían
generarse problemas ya que varios jefes harían exigencias conflictivas entre si.
Tramo de control
Cuantos empleados puede manejar un gerente de forma eficiente y eficaz?
De eso se trata el tamo de control, tradicionalmente se consideraba que los
gerentes no podían ni debían supervisar de manera directa a mas de 5 o 6
subordinados. Determinar el tramo de control es importante porque en gran
medida de ello depende el numero de niveles y gerentes que conformaran la
organización lo cual es una consideración muy relevante en cuan eficiente será.
Centralización y descentralización
Departamentalización: es la concentración de la toma de decisiones en los
niveles mas altos de la organización, versus la descentralización, que es el grado
en que los empleados en que los empleados hacen aportaciones y son
responsables de tomar decisiones.
Empoderamiento y la formación
Empoderamiento: es dar a los empleados mas autoridad para tomar decisiones.
la formación: es el nivel de estandarización de los puestos de trabajo y grado en
el que el comportamiento del empleado esta determinado por reglas y
procedimientos.
Mecanicista (Burocrática) Orgánica (altamente adaptativa)
Alta especialización Equipos interfuncionales
Departamentalización rígida Equipos interjerárquicos
Cadena de mando clara Libre flujo de información
Tramos de control limitado (los Tramos de control amplios (los
gerentes tienen menos gente a su gerentes tienen mas gente a su cargo)
cargo)
Centralización en la toma de Descentralización en la toma de
decisiones decisiones
Alta formalización Baja información en los puestos de
trabajo
Polimedia 6.1 Estructuras y diseños organizacionales
Estructuras organizacionales
La estructura mecanicista y la estructura orgánica son dos estructuras que
sirven de base para desarrollar los diseños organizacionales
Diseños tradicionales de las empresas
1. Diseño simple
Diseño con poca departamentalización, amplios tramos de control,
autoridad centralizada y poca formalización. Esta mas orientado ala
estructura organica,
Lo positivo es que es rápida, flexible y económica
Lo negativo es que es inapropiada cuando la organización esta en
crecimiento.
2. Diseño funcional
Diseño que agrupa especialidades ocupacionales similares o
relacionada.
Lo positivo es que e hay una mínima duplicación de personal. Ahorro en
costos
Lo negativo es el afán por cumplir objetivos funcionales genera un
aislamiento de objetivos de la organización.
3. Diseño divisional
Estructura conformada por unidades o divisiones independientes o
semiautónomas.
Lo positivo es que se enfoca en resultados, los gerentes de división son
responsables de lo que ocurre con sus productos y servicios.
Lo negativo es la duplicación de actividades y recursos lo cual
incrementa costos.
Diseños contemporáneos
1. Diseño de equipos
La totalidad de la organización esta constituida por grupos o quipos de
trabajo.
Lo positivo es que los empleados tienen mayor participación y son
empoderados. Reducción de barreras entre áreas.
Lo negativo es que no existe cadena de mando clara y la presión del
desempeño cae sobre los equipos.
2. Diseño matricial y proyectos
Este diseño asigna especialistas de diferentes áreas funcionales para
trabajar en un proyecto determinado. La diferencia con la de equipos es
que estos equipos en la de matricial están conformados no para trabajar
permanentemente si no que en proyectos determinados de la
organización
Lo positivo es que es el diseño es fluido y flexible, que responde a los
cambios del entorno. Facilidad para la toma de decisiones.
Lo negativo es que asignar personal a los proyectos se vuelve complejo,
y pueden presentarse conflictos interpersonales relacionado con la tera
3. Diseño sin limites
Este diseño no esta determinado por un limites artificial alguno. Es
utilizada en organizaciones virtuales o en red.
Lo positivo es que es muy flexible y sensible al entorno, y aprovecha el
talento sin importar donde se encuentre.
Lo negativo es la falta de control y dificultades de comunicación
4. Diseño de aprendizaje
Los empleados no dejan de adquirir, compartir y aplicar nuevos
conocimientos.
Lo positivo es que el aprendizaje es compartido en todas las áreas de la
organización. Es una fuente de ventajas competitivas
Lo negativo es que los empleados pueden mostrarse reacios a compartir
el conocimiento. Muchos empleados experimentados a punto de
retirarse.
Polimedia 6.2 temas actuales de organización
Practicas contemporáneas de la organización
1. Organizaciones virtuales
Una de las practicas que se están utilizando son las organizaciones
virtuales
Esta organización consiste en un pequeño grupo de empleados de
tiempo completo, y especialistas externos contratados de forma
temporal en función de las exigencias de los proyectos en desarrollo de
la compañía.
La colaboración interna
Se refiere a todo lo que se produce dentro de la organización en tres
áreas principales:
Equipos interfuncionales
Fuerza de tarea
Comunidad de practica
Equipos interfuncionales
Son equipos permanentes que se conforman por individuos provenientes de varias
especialidades funcionales( gerente de mercadeo, gerente administrativo, un
gerente de contabilidad, etc que conforman un equipo staff o de apoyo para la
organizacion).
Fuerza de tarea
Es una comisión o equipo de trabajo temporal, constituido para resolver
un problema especifico y a corto plazo, que afecta a varios
departamentos (puede surgir por una necesidad).
Comunidad de practica
Es un área que permite la organización de grupos de personas que
comparten un interés, un conjunto de problemas, o la pasión de un tema
determinado, y cuyos integrantes incrementan su conocimiento y pericia
en el mismo, interactuando con regularidad.
2. Colaboración externa
Es otra práctica que se esta utilizando es la colaboración externa.
Externa porque involucra a los clientes, a la competencia o a otras
empresas. Tenemos 2 áreas:
Innovación abierta
Sociedades estratégicas
Innovación abierta
Es apertura a la busque de nuevas ideas más allá de los limites de nuevas ideas ,
más allá de los límites de la organización, y disposición para permitir que las
innovaciones se trasfieran fácilmente entre el interior y el exterior de la misma.
Sociedades estratégicas
Las alianzas estratégicas siempre se han dado.
Se refiere a las relaciones de colaboración entre dos o mas organizaciones con el
propósito de combinar sus recursos y capacidades para cumplir un objetivo
comercial.
3. Trabajo a distancia
Esquema laboral en el que los empleados trabajan desde casa pero están
vinculados con la oficina a través de sus computadoras.
