Costeo y Control de Materiales y Mano de Obra
La manufactura es el proceso mediante el cual las materias primas se convierten
en un producto terminado. Los materiales constituyen un elemento esencial de
costo de la producción. Después de comprar los materiales y de colocarlos
temporalmente en una bodega, un fabricante procede a transformarlos en
productos terminados incurriendo en los costos de conversión (mano de obra
directa y costos indirectos de fabricación). Si el proceso de manufactura es
intensivo en mano de obra, los costos de mano de obra constituirán un elemento
muy significativo en el proceso de conversión. En este resumen se verá el costeo
y el control de materiales y mano de obra.
Materiales
Los materiales o suministros son los elementos básicos que se transforman en
productos terminados a través del uso de la mano de obra y de los costos
indirectos de fabricación en el proceso de producción. Los costos de materiales
pueden ser directos o indirectos.
Contabilización de Materiales
La contabilización de los materiales por parte de un fabricante usualmente
comprende dos actividades: la compra de materiales y su uso.
Compra de Materiales
La mayoría de los fabricantes cuentan con un departamento de compras cuya
función es hacer pedidos de materias primas y suministros necesarios para la
producción. El gerente del departamento de compras es responsable de garantizar
que los artículos pedidos reúnan los estándares de calidad establecidos por la
compañía, que se adquieran al precio más bajo y. se despachen a tiempo.
Comúnmente se utilizan tres formatos en la compra de artículos: una requisición
de compra, una orden de compra y un informe de recepción.
Requisición de Compra
Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para
informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o
suministros.
Aunque una requisición de compra generalmente está impresa según las
especificaciones de cada compañía, la mayor parte de los formatos incluye:
(número de la requisición), nombre del departamento o persona que hace la
solicitud, cantidad de artículos solicitados, identificación del número del catálogo,
descripción del artículo, precio unitario, precio total, costos de embarque, de
manejo, de seguro y costos relacionados, costo total de toda la requisición, fecha
del pedido, fecha de entrega requerida y firma autorizada.
Orden de Compra
Si la requisición de compra está correctamente elaborada, el departamento de
compras emitirá una orden de compra (en este caso, por 20 artefactos). Una orden
de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un
precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de
entrega.
La orden de compra es la autorización al proveedor para entregar los artículos y
presentar una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben
acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de
suministrar control sobre su uso. Por lo general se incluyen los siguientes
aspectos en una orden de compra: nombre impreso y dirección de la compañía
que hace el pedido, número de orden de compra, nombre y dirección del
proveedor, fecha del pedido, fecha de entrega requerida, términos de entrega y de
pago, cantidad de artículos solicitados, número de catálogo, descripción, precio
unitario y total, costos de envío, de manejo, de seguro y relacionados, costo total
de toda la orden y firma autorizada.
Informe de Recepción
Cuando se despachan los artículos ordenados, el departamento de recepción los
desempaca y los cuenta. Se revisan los artículos para tener la seguridad de que
no estén dañados y cumplan con las especificaciones de la orden de compra y de
la lista de empaque. Luego el departamento de recepción emite un informe de
recepción.
Salida de Materiales
La persona encargada de la bodega es responsable del adecuado
almacenamiento, protección y salida de todos los materiales bajo su custodia. La
salida debe ser autorizada por medio de un formato de requisición de materiales,
preparado por el gerente de producción o por el supervisor del departamento.
Cada formato de requisición de materiales indica el número de la orden o el
departamento que solicita los artículos, la cantidad, la descripción, el costo unitario
y el costo total de los artículos despachados.
El costo que figura en el formato de requisición de materiales es la cantidad que
se carga a producción por los materiales utilizados. El cálculo del costo total de los
materiales entregados parece relativamente simple: el costo unitario de un artículo
se multiplica por la cantidad comprada. La cantidad se determina con facilidad a
partir del formato de requisición de materiales; sin embargo, determinar el costo
unitario de los materiales despachados no es tan simple en periodos de inflación
(alza en los precios) o de deflación (baja en los precios).
Sistemas de contabilización de materiales enviados a producción
e Inventario Final de Materiales
Tanto el sistema de inventario periódico como el de inventario perpetuo pueden
utilizarse para contabilizar los materiales enviados a producción y el inventario
final de materiales.
Contabilización Mediante el Sistema de Inventario Periódico
En un sistema de inventario periódico, la compra de materiales se registra en una
cuenta titulada Compras de materias primas. Si existe un inventario inicial de
materiales, éste se registra en una cuenta separada llamada "Inventario inicial de
materiales". Las compras más el inventario inicial es igual a los materiales
disponibles para usar durante un periodo.
Para determinar el inventario final de materiales, debe realizarse un conteo físico
de los materiales todavía disponibles al final del periodo. El costo de los materiales
utilizados en el periodo se determina restando el inventario final de materiales de
los materiales disponibles para usar durante el periodo.
Contabilización Mediante el Sistema de Inventario Perpetuo
En el sistema de inventario perpetuo, la compra de materiales se registra en una
cuenta llamada Inventario de materiales, en lugar de hacerlo en una cuenta de
compras. Si existe un inventario inicial de materiales, también debe registrarse
como un débito en la cuenta de inventario de materiales.
Cuando se utilizan los materiales, la cuenta de inventario de materiales se acredita
por el costo de los materiales usados con un correspondiente débito en la cuenta
de inventario de trabajo en proceso. El resultado final es que el costo de los
materiales usados se carga a producción en el momento en que se emplean los
materiales, y el saldo de la cuenta de inventario de materiales muestra el costo de
los materiales aún disponibles para uso.
Así, en el método de inventario perpetuo, tanto el costo de los materiales usados
como el inventario final de materiales pueden determinarse directamente después
de cada transacción. Cuando se emplea un sistema de inventario perpetuo deben
mantenerse tarjetas de registro del libro mayor auxiliar a fin de contabilizar los
inventarios de materiales. El total de los materiales de las tarjetas de registro de
materiales en el libro mayor auxiliar debe ser igual al monto en la cuenta de control
de inventario de materiales en el libro mayor general.
Registro del Costo de Materiales en el Libro Diario
En este texto se seguirá el sistema de inventario perpetuo puesto que se utiliza
por la mayor parte de las empresas manufactureras medianas y grandes; este
sistema suministra mejor control y mayor información que un sistema de inventario
periódico.
Con la disponibilidad de micro o minicomputadores no costosos, aun los pequeños
fabricantes ahora sacan ventaja de los beneficios al mantener un sistema de
inventario perpetuo. Con un sistema de este tipo, cuando los materiales se
adquieren, se realiza un débito directamente a la cuenta de inventario de
materiales.
Cuando los materiales directos se emplean en producción, debe hacerse un
asiento en el libro diario para cargar el costo de los materiales al inventario de
trabajo en proceso. El costo de los materiales indirectos, cuando se emplean en
producción, se debita al control de costos indirectos de fabricación .
Procedimientos de Control
Es de gran importancia que una compañía cuente con un buen sistema de control
de inventario de materiales. El logro de un buen control mantiene los costos a un
nivel mínimo y la producción de planta en un plan de trabajo constante e
ininterrumpido.
Los procedimientos de control comúnmente utilizados son: 1) el pedido cíclico, 2)
el método mínimo-máximo, 3) el método de doble compartimiento, 4) el sistema de
pedido automático y 5) el plan ABC.
Mano de Obra
La mano de obra es el esfuerzo físico o mental que se emplea en la elaboración
de un producto. El costo de la mano de obra es el precio que se paga por emplear
los recursos humanos. La compensación que se paga a los empleados que
trabajan en las actividades relacionadas con la producción representa el costo de
la mano de obra de fabricación.
El principal costo de la mano de obra son los jornales que se pagan a los
trabajadores de producción. Los jornales son los pagos que se hacen sobre una
base de horas, días o piezas trabajadas. Los sueldos son pagos fijos hechos
regularmente por servicios gerenciales o de oficina .
Contabilización de la Mano de Obra
La contabilización de la mano de obra por parte de un fabricante usualmente
comprende tres actividades: control de tiempo, cálculo de la nómina total y
asignación de los costos de la nómina. Estas actividades deben realizarse antes
de incluir la nómina en los registros contables.
Registro de los Costos de Mano de Obra en el Libro Diario
Por lo general, las nóminas se preparan semanal, quincenal o mensualmente. Los
sueldos brutos para un individuo se determinan multiplicando las horas indicadas
en las tarjetas de tiempos por la tasa por hora, más cualquier bonificación o tiempo
extra (sobretiempo). Los asientos del libro diario para registrar la nómina y los
pasivos relacionados por las cantidades retenidas se elaboran en cada periodo de
la nómina. Usualmente los gastos de nómina del empleador y las distribuciones
del costo de la nómina se registran en el libro diario al final del mes.
Problemas Especiales Relacionados con la Contabilización de la
Mano de Obra
La contabilización de la mano de obra incluye problemas especiales que no se
presentan en la contabilización de los materiales. Esos problemas son: impuestos
al empleado, impuestos y costos por beneficios extraordinarios al empleador,
bonificación por horas nocturnas o dominicales, sobretiempo, tiempo ocioso,
salario mínimo garantizado y planes de incentivos.
Control Computarizado de los Materiales y de Mano de Obra
Las compañías utilizan de manera significativa los computadores en el control de
materiales y de mano de obra. Los sistemas computarizados automáticamente
revisan el inventario, las ventas y los datos de producción. Los sistemas
determinan qué cantidad almacenar, cuándo volver a hacer un pedido y qué
cantidad pedir. La mayor parte de los sistemas emplean fórmulas con base en la
tasa de uso o demanda, cantidad disponible y costos.
Los pedidos de materiales calculados por computador se revisan y aprueban o
cambian con accesos simples al computador. El sistema computarizado genera
las órdenes de compra. Después de revisar la recepción de artículos, el personal
de recepción con frecuencia solicita la orden de compra a un terminal del
computador e ingresa los datos que podrían aparecer en un informe de recepción.
Estos métodos hacen que los datos de inventario estén rápidamente disponibles a
un costo administrativo más bajo. El mayor beneficio es un costo de inventario
reducido.
