MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIOS Creado: 26-12-2012
Gerencia Central : Operaciones Modificado:
Dependencia : Jefe de Almacén
1. PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIOS
Objetivo:
Efectuar el recuento físico integral de todas las existencias de propiedad de la empresa, en forma
ordenada y confiable, en el mínimo tiempo posible, con el fin de determinar la cantidad disponible
para las operaciones de la empresa.
Aplicación:
El inventario físico abarca todas las existencias (en buen estado, vencidos, deteriorados y en mal
estado), diferenciando los stocks para venta de las muestras, promociones y obsequios, que se
encuentran en los distintos almacenes de la empresa.
Responsabilidad:
La responsabilidad recae en el Jefe de Almacén, quién será la única persona que podrá autorizar
modificaciones al presente manual.
Corte Documentario
El Coordinador General recibirá el informe del corte documentario por escrito de parte del Jefe de
Almacén y de la Supervisora de Administración y Ventas, según la fecha indicada en el cronograma.
El corte documentario será revisado por el Coordinador General.
Instrucciones Generales
Todo ingreso o salida de stock queda imposibilitada de efectuarse durante la toma de inventario.
Tanto para el conteo como para el reconteo, se seguirán las instrucciones de la presente.
Normas e instrucciones sobre la entrega de resultados
El Jefe de Compras y el Jefe de Almacén, investigarán las diferencias determinadas, mediante el
recuento y verificación de ingresos y salidas. Esta será la base del Informe que el Coordinador
General preparará a efectos de señalar los resultados del inventario y con las explicaciones que
hubiera a lugar en un plazo de…….. días posteriores de haberse efectuado el inventario.
ANEXOS:
Anexo A : Personal que tomará parte en el Inventario.
Anexo B : Modelo de Hoja de Inventario.
Anexo C : Cronograma de Actividades. (Memo)
Preparado por:
Jefe de Compras Nacionales
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Dependencia : Jefe de Almacén
Procedimiento:
Otras actividades de soporte:
1. Coordinación con el Jefe de Compras y/o Gerente C. Comercial para que se considere dentro de
la planeación de compras, para que NO hayan ingresos de mercadería importada en el mes de
diciembre.
2. Coordinación con los Gerentes de Administración y Contabilidad para la disponibilidad del
personal que participará en la toma de inventarios.
3. Preveer con la antelación debida, el mantenimiento de las instalaciones del almacén como:
pintado e identificación de las zonas según layout, iluminación, contenedores de desperdicios,
funcionamiento de los equipos y herramientas, uniformes, casos, zapatos de seguridad, líneas de
vida, etc.
4. Preveer la disponibilidad de material de empaque y embalaje que ayude al ordenamiento del
almacén, como: cajas, cintas de embalaje, plumones, strech film, sacos, cintillos, pitas, etc.
5. Coordinación de las facilidades de soporte (alimentación; contratación de estibadores, ayudantes
externos, operarios de limpieza; alquiler de equipos como patos, apiladores, escaleras, etc.)
6. Asegurarse que el personal tenga conocimiento y práctica de las normas de seguridad industrial
dentro de las instalaciones del almacén.
7. Coordinación de las facilidades de soporte (alimentación; contratación de estibadores, ayudantes
externos, operarios de limpieza; alquiler de equipos como patos, apiladores, escaleras, etc.)
8. Verificar la disponibilidad del software que se utilizará para procesar la data del inventario
9. Asegurarse que el personal tenga conocimiento y práctica de las normas de seguridad industrial
dentro de las instalaciones del almacén
Preparado por:
Jefe de Compras Nacionales
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Dependencia : Jefe de Almacén
Fase de Pre inventario: Actividades orientadas a la preparación del almacén previo al conteo:
1. Determinar y comunicar oportunamente las fechas de cierre de ventas, cierre de despachos y
corte documentario.
2. Designar al Coordinador General (Julio Huaman).
3. Determinar el tipo de inventario a realizar: al barrer, etc.
4. Definir el equipo de trabajo 12 Equipos (líderes de equipo y nº de personas)
5. Elaborar el cronograma de actividades.
6. Ordenar y limpiar el almacén.
7. Ubicar y reubicar los productos, de ser necesario.
8. Identificar productos, etiquetarlos y cambiar envases y embalajes, de ser necesario.
9. Pintar e identificar accesos, pasadizos, cubículos, zonas de master y picking, etc.
10. Realizar el corte documentario, emisión de Notas de Crédito, Anulación y cambio de
documentos.
11. Sacar el reporte de inventario luego del corte documentario.
12. Entregar el maestro de artículos para la carga al sistema que se utilizará.
13. Entregar el inventario lógico final impreso y en archivo electrónico al Jefe de Contabilidad.
Fase durante el inventario: Actividades orientadas a la ejecución de un adecuado conteo de
productos:
1. Entrega del material (Hojas de conteo, tableros, calculadoras, lapiceros, stickers, etc.)
2. Distribución de los equipos de trabajo y asignación de las zonas a inventariar.
3. Realizar el conteo de productos, anotar las cantidades en las hojas de trabajo, firmar.
4. Entregar las hojas de trabajo a los digitadores.
5. Digitar de las hojas de trabajo.
6. Revisar y colocar VºBº en las hojas de trabajo por parte del Coordinador General.
7. Archivar.
8. Determinar las diferencias al término del conteo.
9. Recontar aquellos productos que tengan diferencias.
10. Digitar las hojas de trabajo del reconteo.
11. Revisar y colocar VºBº en las hojas de trabajo por parte del Coordinador General.
12. Archivar.
13. Determinar los resultados finales.
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Jefe de Compras Nacionales
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Dependencia : Jefe de Almacén
Organización del Personal:
El equipo que participa directamente en el Inventario estará conformado bajo el siguiente esquema:
a. Coordinador General
b. Jefe de Almacén
c. Inventariadores (Personal de Operaciones)
d. Veedores (Personal de Contabilidad y otros que determine la GG)
e. Auditores Internos
f. Digitadores
g. Control Interno
h. Administrador de sistemas.
En el Anexo A se detalla el personal asignado a cada esquema.
- Coordinador General
Supervisa las actividades propias de la toma de inventarios:
a. Planea, dirige y controla las actividades previas y durante la toma de inventarios.
b. Determina el personal necesario y organiza los equipos de trabajo.
c. Verifica que todas las actividades de soporte se encuentren coordinadas con anticipación.
d. Confirma con la Gerencia Comercial el número de productos y almacenes a inventariar.
e. Verificará el correcto ingreso de la digitación.
f. Determinará, siguiendo el criterio dispuesto por la Gerencia General y la Gerencia
Comercial, qué artículos deberán ser recontados.
- Jefe de Almacén
Supervisa las actividades a llevarse a cabo de acuerdo al plan trazado y define junto con el
Gerente Operaciones:
a. Dirigir el ordenamiento y limpieza de los almacenes. El ordenamiento comprende el
apilamiento de artículos, preparación de unidades homogéneas (es decir agrupar los
componentes menores en múltiplos de 10 ó 100) para facilitar su conteo.
b. Todos los artículos deberán estar separados por familias de proveedores tanto en el área de
Picking como en el área de Master, evitando el almacenaje de un mismo producto en dos o
más localizaciones.
c. Mover, reunir y marcar existencias inservibles y separarlos de las existencias en buen
estado.
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d. Los productos encajonados y cerrados, deben ser inventariados de acuerdo al Packing List,
copia del cual se encuentran en el Almacén.
e. Evitar que haya papeles, envases vacíos y en general desechos que dificulten
innecesariamente el conteo físico.
f. Preparar al personal de almacén para la tarea de identificación y ubicación de los productos.
g. Apoyar en todo lo necesario para la buena marcha del inventario.
h. Justificar las diferencias que se determinen en el inventario.
- Inventariadores
a. Tener pleno conocimiento del área a inventariarse; no debe quedarse con dudas al iniciar el
conteo, apoyarse en el Coordinador General.
b. Realizar el conteo de todos los productos que se encuentren en envases abiertos, sin
excepción.
c. Debe contar lo que encuentre físicamente en el almacén y no tratar de estimar o adivinar las
cantidades.
d. Distinguir de forma clara los envases y/o productos inventariados, con la utilización de
stickers brillantes, para evitar omisión o duplicidad de conteo.
e. Toda anotación del conteo se realizará en la hoja de trabajo.
f. Toda anotación del conteo se harán con lapicero, en ningún caso se usará lápiz.
g. Todo error en la hoja de trabajo deberá tacharse de manera visible y la corrección se
validará con su firma al pie de la hoja.
h. Anotar claramente en la hoja de inventario, algunas observaciones, tales como vencidos y/o
deteriorados.
i. Reportar al Coordinador General en cuanto haya terminado la labor asignada y esperar
nuevas instrucciones.
- Auditores
a. Velar que todo el proceso se lleve a cabo en orden, con seriedad, normalidad, orden y
transparencia.
b. Supervisar que se cumpla con lo establecido en el presente instructivo por todos y cada una
de las personas involucradas.
- Digitadores
a. Asegurarse que las hojas de trabajo que reciba se encuentren debidamente firmadas
por el Coordinador General.
b. Ingresar al sistema de inventarios toda la información contenida en las hojas de trabajo.
c. Archivar de forma correlativa y por grupo de trabajo las hojas de trabajo digitadas.
d. Realizar cualquier otra actividad de apoyo en la toma de inventarios que indique el
Coordinador General.
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Dependencia : Jefe de Almacén
- Control Interno
a. Se encargará del control del ingreso y salida del todo el personal que tomara parte en el
proceso de la toma de inventario físico.
b. Controlará que la única puerta de acceso y salida del almacén sea la que se encuentra
ubicada frente a las oficinas administrativas que da a la calle Santa María.
c. Será su responsabilidad el cerrar las instalaciones del almacén una vez terminado el
proceso de la toma de inventario físico.
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INVENTARIO ANUAL 2012
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDADES PRINCIPALES: REPONSABLE FECHA LIMITE
Inicio 20-Dic
Cierre de ventas. L. Arguedas 20-Dic
Coordinación para la ejecución del inventario. AFA/ AA 21-Dic
Coordinación de los servicios de alimentos. 24-Dic
Definición de equipos. J. Huamán 24-Dic
Preparación del sistema. J. Mucha 24-Dic
Ordenamiento y limpieza del almacén J. Huamán 26-Dic
Ordenamiento y limpieza del almacén J. Huamán 27-Dic
Entrega de material: hojas de conteo, listados,
tableros, calculadoras,etc. H. Jáuregui 27-Dic
Corte documentario. L. Arguedas/J. Huamán 27-Dic
Entrega a Contabilidad del backup del inventario
valorizado. J. Mucha 28-Dic
Inicio del inventario, conteo al barrer. J. Huamán 28-Dic
Digitación. Pilar Anco / David Valderrama 28-Dic
Revisión de diferencias. J. Almacen 30-Dic
Reconteo J.Almacen 31-Dic
Digitación. Cynthia Espinoza 31-Dic
Resultados finales H. Jáuregui 02-Ene
Proceso y Reporte de resultados H. Jáuregui 02-Ene
Ejecución de ajustes H. Jáuregui 03-Ene
Impresión del Inventario final y generación del back
up H. Jáuregui 03-Ene
Fin 03-Ene
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N Personal Cargo Gru
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Gerencia Central : Operaciones Modificado:
Dependencia : Jefe de Almacén
1 Jorge Alarcon Jefe de Grupo 1
2 Jose Carlos Ruiz Inventariador 1
3 Eduardo Reyes Inventariador 1
4 Jossimar Cabezas Inventariador 1
5 Manuel Cruzado Jefe de Grupo 2
6 Enrique Pizarro Inventariador 2
7 Nicanor Alva Félix Inventariador 2
8 Manuel Flores Inventariador 2
9 Francisco Tocas Jefe de Grupo 3
10 Darwin Paucar Inventariador 3
11 Jorge Efrain Novoa Quiroz Inventariador 3
12 Luis Agurto Jefe de Grupo 4
13 Cristian Acuña León Inventariador 4
Daniel Alcides Santiago
14 Arroyo Inventariador 4
15 Ricardo Calderon Inventariador 4
16 Marco Agurto Jefe de Grupo 5
17 Jefferson Cristobal Inventariador 5
18 Manuel Rojas Inventariador 5
19 Edgar Laman Jefe de Grupo 6
20 Maik laura Inventariador 6
21 Richard Espinoza Pizarro Inventariador 6
22 Rosa Aniceto Jefe de Grupo 7
23 Gerson Diaz Inventariador 7
24 Luis Heredia Inventariador 7
25 Manuel Cruzado Jr Inventariador 7
Alexander Zavala
26 Anchirayco Jefe de Grupo 8
27 César Ramirez Inventariador 8
Eduar Agustin Sante
28 Canchari Inventariador 8
29 Eusebio Castillo Inventariador 8
30 Elvis Quispe Jefe de Grupo 9
31 Alexis Emmanuel Inventariador 9
32 Luis Anicama Inventariador 9
33 Roy Churampi Inventariador 9
34 Henry Almonte Jefe de Grupo 10
35 Arturo Changra Inventariador 10
36 Caleb Diaz Urquia Inventariador 10
37 Rafael Narro Carbajal Jefe de Grupo 11
Juan Carlos Guevara
38 Abanto Inventariador 11
39 Mario Rivas Inventariador 11
40 Victor Correa Inventariador 11
Pedro Henostroza
41 Castillo Jefe de Grupo 12
42 Fernando Rosas Inventariador 12
43 Heber Chavez Tito Inventariador 12
44 José Antonio de la Cruz Inventariador 12
45 Marco Antonio Suyo Jefe de Inventario
46 David Valderrama Digitador
47 Pilar Hancco Digitador
48 Rafael Nuñez Digitador
Coordinador
49 Julio Huaman General
50 Eduardo valenzuela Control Interno
51 Juan Ardiles Control Interno
FECHA:
Preparado por:
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PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIOS Creado: 26-12-2012
Gerencia Central : Operaciones Modificado:
Dependencia : Jefe de Almacén
Nª
GRUPO Nº
INVENTARIO 2012
CODIGO DESCRIPCION UM CANT OBS UBICACIÓN
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JEFE DE GRUPO VEEDOR
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JEFE DE ALMACEN DIGITADORA
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COORDINADOR GENERAL
Preparado por:
Jefe de Compras Nacionales
