OBJETIVO DEL MANUAL

Este manual se ha sido diseñado con el objetivo de que la Abarrotera de

productos de limpieza S.A DE C.V cuente con una guía de políticas y
procedimientos de compras como herramienta de control, que le permita lograr la
máxima eficiencia en los procesos de compras y el control interno de compras
para evitar la duplicidad de funciones y lograr ejecutar esta acción con la menor
dedicación de tiempo, esfuerzo, facilitar la continuidad de las operaciones,
asegurando que las tareas sean realizadas de manera uniforme y estándar así
como también informar, instruir, orientar y capacitar de forma sencilla al personal
del departamento de compras respecto de las funciones políticas y
procedimientos que deberán aplicarse en todas las adquisiciones ya sean de
servicios o productos.

Asimismo, proporcionar a los diferentes niveles de la línea de mando una

herramienta para medir la eficiencia de las operaciones y a su vez que sirva
como una guía para el personal de nuevo ingreso.

1
 1. ANTECEDENTES
La empresa abarrotera de Ocotepec de productos de limpieza S.A. DE C.V. inicio
sus operaciones en el año de 2012, en el municipio de Ocotepec, Puebla, en la
calle 5 de mayo con núm. 64.

Sus fundadores fueron los señores Carlos Cesar Lobato Morales y la Señora
Minerva Merino Sánchez.

Al iniciar nuestras operaciones no contábamos con un departamento de compras

debido a que no se tenía la solvencia económica, con el paso del tiempo
comenzó a tener una mayor rentabilidad, es decir, tener mayor margen de
ganancia y como consecuencia positiva comenzó a crecer.

En el año de 2015 decidieron abrir el departamento de compras para llevar un

mejor control de calidad en lo que es el proceso de las compras ya que se
necesitaba llevar el conteo del máximo y mínimo de stock, debido al crecimiento
operacional de la empresa. Comenzamos con 3 personas que se encargaban de
llevar todo lo relacionado con el departamento.

Hoy en día contamos con 6 personas laborando en el departamento, con el

objetivo de que las compras de productos o servicios sean de la mejor calidad y
con menor costos.

A futuro esperamos ir diversificando más las áreas de especialización del

departamento de compra con el objetivo principal de una mejora continua tanto
externamente (clientes) e internamente (procesos). A través de la mejora
continua buscamos expandir la variedad de productos que ofrecemos y tal vez a
fabricar nuestros propios productos de calidad con menor precio al actual y así
convirtiéndonos en la empresa líder de la región.

2
 2. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA
2.1. GIRO: Comercial
2.2. ACTIVIDAD: Compra- venta de abarrotes de productos de limpieza
2.3. NOMBRE: Abarrotera de Ocotepec de productos de limpieza, S.A de
C.V.
2.4. TAMAÑO: Mediana

DEFINICIÓN DE PEQUEÑA EMPRESA

Las medianas empresas son los negocios dedicados al comercio que tiene desde
31 hasta 100 trabajadores, y generan anualmente ventas que van desde los 100
millones y pueden superar hasta 250 millones de pesos.

Son  unidades económicas con la oportunidad de desarrollar su competitividad en

base a la mejora de su organización y procesos, así como de mejorar sus
habilidades empresariales.
Entre sus características también posee un nivel de complejidad en materia de
coordinación y control e incorpora personas que puedan asumir funciones de
coordinación, control y decisión; lo que implica redefinir el punto de equilibrio y
aumentar simultáneamente el grado de compromiso de la empresa.

Representan casi el 1 por ciento de las empresas del país  y casi el 17 por ciento
del empleo; además generan más del 22 por ciento del Producto Interno Bruto
[ CITATION Sec10 \l 2058 ].

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 TABLA DE ESTRATIFICACIÓN
ESTRATIFICACIÓN
Tamaño Sector Rango de número Rango de Tope
de trabajadores monto de máximo
ventas combinado
anuales
(mdp)
Micro Todas Hasta 10 Hasta $4 4.6
Pequeñ Comercio Desde 11 hasta 30 Desde $4.01 93
a hasta $100
Industria y Desde 11 hasta 50 Desde $4.01 95
Servicios hasta $100
Mediana Comercio Desde 31 hasta Desde 235
100 $100.01
Servicios Desde 51 hasta hasta $250
100
Industria Desde 51 hasta Desde 250
250 $100.01
hasta $250

2.5. Logo:

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 2.6. FILOSOFÍA

Respeto: Tratar a los demás con respeto y consideración a su dignidad,

para que exista una armonía organizacional.

Ética: Trabajar con integridad profesional, honradez y responsabilidad

para que la organización y sus integrantes alcancen los objetivos fijados.

Trabajo en Equipo: Trabajar juntos persiguiendo un objetivo en común,

buscando la forma más eficiente de coordinarse para alcanzarlo, con la
participación de todos y ayuda mutua.

Calidad: Realizar el trabajo con calidad, buscando la mejora permanente,

a fin de crear valor para los clientes, cumpliendo sus requerimientos y
expectativas.

2.7. MISIÓN

Somos una empresa con más de cinco años de experiencia en la rama de

comercialización de productos de limpieza, enfocada a satisfacer las
necesidades de las empresas y público en general, a través de la venta de
productos de calidad ecológicos, que ayuda a mantener el equilibrio del
medio ambiente y por ende ser una empresa socialmente responsable.

5
 Además de que aplica dos características que son la eficacia y eficiencia
de los trabajadores de la organización.

2.8. VISIÓN

Posicionarse dentro de un periodo de diez años como una empresa líder

de compra- venta de productos de limpieza en el Estado de Puebla,
orientados a la expansión nacional y a la diversificación de
comercialización de artículos de limpieza en las diferentes áreas de la
salud, de escuela y de oficina. Aplicando el uso adecuado de los recursos
tecnológicos, recursos materiales, recursos monetarios y, sobre todo
contribuyendo al desarrollo profesional y económico de los colaboradores.

3. ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA “ABARROTERA DE OCOTEPEC, S.A. DE

C.V.”

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 3.1. ORGANIGRAMA DEPARTAMENTAL DE COMPRAS

Gerente de Compras

Área de
Requisicion y Área de contratos
cotización de Área de almacen
materiales

Área de recepcion
y comprobacion de
materiales

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 4. POLÍTICAS DE COMPRA
4.1. DISPOSICIONES GENERALES
 No tener solamente un proveedor, esto ayuda a disminuir los costos.
 Antes de realizar la compra hay que cerciorarse de: calidad, cantidad y
garantía.
 Al realizar un convenio con el proveedor, hay que asegurarse de la
seriedad del mismo.
 Al realizar un convenio con el proveedor, hay que investigar que no esté
en bancarrota.
 Ningún miembro que laborá en la organización debe participar en la
adjudicación de la licitación.
 Es responsable la gerencia de compras de establecer y elaborar los
requisitos de las licitaciones de compras para seleccionar a los nuevos
proveedores de acuerdo a los lineamientos de la empresa.
 Los empleados y miembros de la organización involucrados en el
proceso de compras de productos o servicios, no beben aceptar
gratificaciones, favores o cualquier otro valor monetario por parte de los
proveedores o los licitantes.
 Las violaciones a estás disposiciones generales, serán sancionadas con
amonestaciones por escrito, monetariamente o con la expulsión definitiva
del empleado.
 Es responsable la gerencia de compras de publicar cada año la
convocatoria de licitaciones de compras, de recibir, evaluar las

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 propuestas y negociar las condiciones del contrato con los futuros
proveedores.
 Es responsable el encargado de la gerencia de compras de enviar
copias de las solicitudes de licitaciones de proveedores al encargado
del área de contratos.
 Es responsable el encargado de la gerencia de compras de enviar las
notificaciones al encargado del área de contratos para que elaboré el
contrato por un año.
 Es responsable el encargado del área de contratos de enviar una
copia del contrato al proveedor.
 La gerencia de compras debe recibir una copia de las solicitudes de
compra cada quince días.
 El encargado de la gerencia de compras es responsable de autorizar las
solicitudes de compras y de enviar copias al área o áreas involucradas.
 El encargado de la gerencia de compras está autorizado de realizar
compras de emergencia con un monto de $45,000.00 cada mes.
 Los productos y servicios a comprar deben estar incluidos en el
presupuesto semestral de la empresa.
 Las compras de artículos de papelería, bienes y servicios, serán
realizadas con un previo análisis de la gerencia de compras.
 Planificar la compra, para que se lleve a cabo de una manera eficiente y
se obtenga beneficios.
 Realizar todos los trámites correspondientes a los controles internos.
 El producto o servicio debe ir de acuerdo a las políticas de sostenibilidad
de la organización.
 Es responsable el encargado del área de recepción y comprobación de
materiales enviar una o varias copias de la recepción de mercancías al
encargado de almacén
4.2. POLÍTICAS DE ALMACÉN
 Es responsable el encargado del área de almacén de recibir cada lunes la
solicitud interna de material de otros departamentos y verificar que lo

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 solicitado por el dpto. es lo que necesita para desarrollar las actividades
del mismo.
 El encargado del área de almacén es responsable de enviar la solicitud y
aprobación de la requisición de material al encargado de la recepción y
comprobación de materiales.
 El encargado de la recepción y comprobación de materiales es
responsable de mantener actualizado el stock de almacén cada quince
días.
 El encargado de la recepción y comprobación de materiales es
responsable de verificar que haya en existencia los materiales solicitados
cada semana.
 El encargado de la recepción y comprobación de materiales debe surtir la
requisición de material.
 El encargado de la recepción y comprobación de material debe llenar el
formato de que hace falta o está por agotarse algún producto.

4.3. POLÍTICAS DE COTIZACIONES

 El encargado de solicitar cotizaciones deberá de solicitar la información

contemplando la cantidad de productos que se necesitan.
 Cuando se requierá de una compra de gran volumen se cotizará primero
con los proveedores clasificados como “Desarrollo de proveedores”.
 El encargado de solicitar cotizaciones; deberá de investigar nuevos
proveedores.
 De forma obligatoria se debe tener actualizadas las cotizaciones, en el
caso de que no esté clara alguna de las condiciones de compra.
 Para la selección de proveedores se aplicarán los criterios de objetividad e
igualdad de oportunidades.
 Al realizar la evaluación de los proveedores se tendrá en cuenta a los
proveedores con una función social y con mayor proximidad geográfica.
 Es responsabilidad de compras, decidir la mejor alternativa respecto a los
proveedores.

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4.4. POLÍTICAS DE RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS

 Si la compra es de emergencia, la fecha de entrega puede ser de

inmediato, si la compra es programada, la recepción de mercancías
será de acuerdo a un plan de recepción.
 La recepción de mercancías se llevará acabo de acuerdo a la hora y el
día acordado en el contrato.
 Llevar un registro de mercancías pendientes de surtir.
 Cada 6 meses el encargado del área de recepción realizará una
evaluación del desempeño de los proveedores y cumplimiento.
 Revisar que los productos tengan el sello de garantía.

4.5. POLÍTICAS DE GARANTÍA

 El área de compras exigirá la garantía de calidad al proveedor.

 En el contrato de compra se deberá de señalar el periodo de garantía
debido a situaciones como defectos ocultos en materiales y/o mano de
obra.

4.6. POLÍTICAS DE CANCELACIÓN Y DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA

 Cuando se encuentre mercancía defectuosa o error en le envió se deberá

de levantar un reporte de dicha situación.
 No quitar las etiquetas ni maltratar su envoltura, hasta que se verifique que
es la mercancía correcta.
 Cuando un proveedor no abastece la orden de compras porque su
producción de productos no alcanza a suministrar lo pactado en la orden
de compra, tendrá un día para enviar el producto a la organización.
 Cuando el proveedor incumpla en la realización de sus obligaciones, se
declare en quiebra, suspensión de pagos, liquidación, incumpla con alguna
disposición o requisito de la Orden de Compra, el encargado de
requisición y cotización de materiales podrá, mediante avisó por escrito
cancelar la orden o por el contrato, se le debe aplicar una sanción ya sea
en especie o económica.

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4.7. POLÍTICAS DE INVENTARIOS

 No hacer ninguna compra sin antes haber revisado el inventario.

 Realizar actualizaciones de inventarios de manera mensual.
 En el área de almacén contar con la técnica de máximos y mínimos del
inventario.

4.8. POLÍTICAS DE RENOVACIÓN DE CONTRATO CON PROVEEDORES

 El encargado del área de contratos es responsable de realizar un análisis

cada trimestre del desempeño del proveedor.
 El encargado del área de contratos es responsable de elaborar la
renovación del contrato cada año con los proveedores.

12
13
5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL DPTO. DE COMPRAS

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Simbología de las normas ASME y ANSI para elaborar diagramas de flujo
15
ANEXOS

16
 6. DIAGRAMA DE FLUJO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
6.1. SIGNIFICADO DE LA SIMBOLOGÍA
SÍMBOLO REPRESENTA

Inicio o término. Indica el principio o fin del flujo.

Puede ser acción o lugar; además, se usa para indicar
una oportunidad administrativa o persona que recibe o
proporciona información.

Actividad. Describe las funciones que desempeñan

las personas involucradas en el procedimiento.

Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del

flujo en que son posibles varios caminos.

Almacenamiento permanente. Indica el depósito de

un documento o información dentro de un archivo, o
de un objeto cualquiera en un almacén.

Desplazamiento o transporte. Indica movimiento de

los empleados, material y equipo de un lugar a otro.

Dirección de flujo o línea de unión. Conecta los

símbolos señalando el orden en que se deben realizar
las distintas operaciones.

6.2. SIGNIFICADO DEL DIAGRAMA DE FLUJO DEL DEPARTAMENTO

DE COMPRAS DE LA ABARROTERA DE OCOTEPEC DE
PRODUCTOS DE LIMPIEZA S.A DE C.V
1. El proceso de compras se inicia con la licitación, la cual es responsabilidad
de la gerencia de compras; así mismo de establecer y elaborar los
requisitos que debe reunir la licitación para poder iniciar con la búsqueda
de nuevos proveedores. La convocatoria se deberá de publicar de forma
anual.
2. La recepción de las propuestas de los proveedores será en la gerencia de
compras misma en donde se evaluarán y se llevará a cabo la selección de
los proveedores.

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  Si las propuestas de los proveedores son aceptadas, se llevará a cabo
por el área de contratos la elaboración del contrato, firma de este
mismo y se enviará una copia al proveedor, quedando el contrato
original en el Área de contratos.
 Por el contrario, si las propuestas de los proveedores son rechazadas
se enviará una copia al encargado del área de contratos y posterior
este archivará la propuesta.
3. Cuando algún departamento necesite materiales el departamento
solicitante deberá de elaborar la requisición de material y debe enviar una
copia de la solicitud al área de almacén.
4. El área de almacén determinará la aprobación de la solicitud y enviará una
copia de la solicitud al departamento de área de recepción y comprobación
de materiales, donde esta se encargará de realizar la verificación de la
existencia de materiales que se solicitan en la requisición de materiales:
 En el momento de aceptar la requisición y si hay existencia de los
materiales solicitados, se surte la requisición al departamento
solicitante; posterior se envía el material a este mismo, en donde
este llevara a cabo la recepción de material.
 Por el contrario, en el momento de aceptar la requisición y si no hay
en existencia los materiales solicitados, en área de recepción y
comprobación de materiales se debe llenar la requisición de
materiales expresando que hace material falta.

5. En el área de almacén debe elaborar la solicitud de compra, enviar una

copia de esta a la gerencia de compras, en este mismo departamento se
debe tomar la decisión procede a su autorización:
 En caso de que no se autorizará; como consiguiente se eliminara la
solicitud de compra.
 En el caso de que si se lleve a cabo la autorización se debe enviar la
solicitud de compra al área de requisición y cotización de materiales,
después esta misma debe hacer la solicitud de cotización.
6. Al recibir el proveedor la solicitud de cotización, le corresponde al este
mismo la elaboración de la cotización, debe enviar la cotización a la
empresa específicamente en el área de requisición y cotización de
materiales.
7. El área de requisición y cotización de materiales debe de elaborar el
cuadro comparativo de cotización, y esta misma área determinará:
 En el caso dado de que no le convenga a la empresa, el área de
contratos se debe de encargar de realizar la búsqueda de nuevos
proveedores.

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  Por el contrario, si le conviene debe realizar la orden de compra y
debe enviarla al proveedor, para que este pueda surtir la orden de
compra, en donde seria responsabilidad del área de recepción y
comprobación de materiales llevar acabo la recepción de los
materiales.
8. El área de recepción y comprobación de materiales debe de realizar la
verificación del estado en el que se encuentren los materiales:
 En caso dado de que los materiales estén en mal estado el
proveedor debe hacer la devolución de materiales en buen estado.
 Por el contrario, si los materiales están en buen estado, estos se
quedan y esta misma área debe realizar la elaboración del formato
de recepción de materiales, enviando copia de este formato al área
de almacén y con ello dando fin al proceso de compra de
materiales.

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 7. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE LOS PUESTOS DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS

DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTO

Fecha de elaboración: Fecha de autorización: CLAVE: ABODC1
10/Mayo/2018 15/Mayo/2018
Nombre del puesto: Gerente de compras
Salario: $12, 000.00 quincenal
Ubicación dentro de la estructura:

Se ubica debajo de la línea de mando del gerente general.

Puesto inmediato superior: Puestos que dependen de el:

Gerente de general  Encargado del área de
requisición y cotización.
 Encargado de almacén.
 Encargado del área de
contratos.
Descripción general: Requerimientos
Físicos:
La persona encargada en este departamento Edad: 25- 40 años
debe supervisar y autorizar todas las Sexo: Indistinto
actividades que implican en el procedimiento Tener buena presentación
de la compra. Psicológicos:
Asimismo, debe realizar todas las actividades  Saber ser líder.
que deriven de las compras  Actitud servicial.
 Saber colaborar en equipo.
Descripción especifica:  Tener empatía.
 Tener iniciativa.
 Supervisar que el proceso de  Ser una persona responsable.
suministro de la org. Sea fluida, ágil y  Ser discreto.
eficaz. Intelectuales:
 Autorizar las órdenes de compra.  Escolaridad: Licenciatura en negocios
 Identificar las necesidades de cada  Experiencia: como mínimo 2 años en
uno de los clientes. el área.
 Informarse, documentarse y  Idioma: inglés 70%
asesorarse sobre las características  Haber tomado cursos sobre el área o
ideales de los productos a comprar. a fin.
 Mantener permanente relación y  Manejar la paquetería office.
comunicación con los clientes,
proveedores y personal a cargo.
Responsabilidades: Condiciones:

Bienes: Ambiente físico:

Es responsable del equipo de trabajo que se  El lugar de trabajo cuenta con
encuentra en la oficina, así como también de lámparas de luz blanca.
los productos que se encuentran en la bodega  El lugar donde se ubica el puesto de
del almacén. trabajo se encuentra seco.
 La oficina cuenta con un botiquín
Relaciones: médico.
 El personal a su cargo.  El lugar donde se ubica el puesto de
 Las gerencias que se encuentra en la trabajo se encuentra con la
organización. ventilación adecuada.

20
 Esfuerzo:
Informes:  La mayor parte de la jornada de
Documentos de cuanto se gasta al mes en la trabajo se encontrará sentado.
compra de productos.  Trabajo bajo presión.
 Esfuerzo mental.

Riesgos de trabajo:
 Conflictos laborales.
 Accidentes de trabajo (caídas).
 Perdida de vista gradualmente por el
uso de la computadora.

Condiciones legales:
Todas las prestaciones de la ley.

21
 DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTO
Fecha de elaboración: Fecha de autorización: CLAVE: CLAVE:
10/Mayo/2018 15/Mayo/2018 ABODC1rcm
Nombre del puesto: Jefe de requisiciones y cotizaciones de materiales
Salario: $10,000.00 quincenal
Ubicación dentro de la estructura:
Se encuentra ubicado a bajo de la línea de mando del gerente de compras.

Puesto inmediato superior: Puestos que dependen de el: ninguno

Gerente de compras

Descripción general: Requerimientos

Físicos:
La persona encargada en esta área debe de Edad: 27- 42 años
cumplir con la solicitación de cotización a los Sexo: Indistinto
proveedores de los productos o servicios a Tener buena presentación
ocupar.
Psicológicos:
Descripción especifica:  Actitud servicial.
 Ser líder.
 Elaborar y enviar la solicitud de  Tener facilidad de palabra.
cotización de los proveedores.  Saber colaborar en equipo.
 Dar seguimiento a cotizaciones.  Tener empatía.
 Elaborar el cuadro comparativo de  Tener iniciativa.
cotización de los productos o servicios  Ser una persona responsable.
y analizar dicho documento.  Ser discreto.
 Enviar la orden de compra a los
proveedores. Intelectuales:
 Escolaridad: Licenciatura en finanzas o
área a fin.
 Idioma: inglés 70%
 Experiencia: como mínimo 1 año y
medio en el área.
 Haber tomado cursos sobre el área o
a fin.
 Manejar la paquetería office.
Responsabilidades: Condiciones:

Bienes: Ambiente físico:

Es responsable del equipo de trabajo que se  El lugar de trabajo cuenta con
encuentre en la oficina. lámparas de luz blanca.
 El lugar donde se ubica el puesto de
Relaciones: trabajo se encuentra seco.
 Gerente de compras.  La oficina cuenta con un botiquín
 Proveedores. médico.
 Encargado del área de contratos.  El lugar donde se ubica el puesto de
Informes: trabajo se encuentra con la
Documentos relacionados con las cotizaciones ventilación adecuada.
y órdenes de compra.
Esfuerzo:
 La mayor parte de la jornada de
trabajo sentado.
 Trabajo bajo presión.
 Esfuerzo mental.

22
Riesgos de trabajo:
 Conflictos laborales.
 Accidentes de trabajo (caídas).
 Perdida gradualmente de la vista por
el uso de la computadora.

Condiciones legales:
Todas las prestaciones de la ley.

23
 DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTO
Fecha de elaboración: Fecha de autorización: CLAVE: ABODC1eal
10/Mayo/2018 15/Mayo/2018
Nombre del puesto: Jefe del área de almacén
Salario: $10,000.00 quincenal
Ubicación dentro de la estructura:
Se encuentra ubicado a bajo de la línea de mando del gerente de compras.

Puesto inmediato superior: Puestos que dependen de el: Recepción y

Gerente de compras comprobación de materiales

Descripción general: Requerimientos

Organiza, coordina y dirige las actividades del Físicos:
almacén.  Es responsable por el recibimiento, Edad: 28- 38 años
almacenamiento y distribución de equipos, Sexo: Indistinto
materiales que se adquieren en la instalación. Tener buena presentación
Descripción especifica:
Psicológicos:
 Organiza, coordina las actividades de  Actitud servicial.
almacén.  Ser honesto.
 Realizá la programación de las  Saber colaborar en equipo.
actividades para recepción de  Tener empatía.
materiales, despacho de bienes y  Tener iniciativa.
materiales.  Ser una persona responsable.
 Supervisa la labor del encargado de  Ser discreto.
recepción y comprobación de  No tener antecedentes penales.
materiales.  Capacidad de organización.
 Reparte las tareas, según el cargo a
cada funcionario. Intelectuales:
 Revisa el cumplimiento de las tareas  Escolaridad: Licenciatura en
asignadas a los funcionarios. administración o área a fin.
 Garantiza que el pedido cumpla con  Idioma: español
las especificaciones solicitadas.  Experiencia: como mínimo 2 años en
 Imparte órdenes de almacenaje el área.
 Verifica las órdenes de compra y  Haber tomado cursos sobre el área o
ordenes de despacho. a fin.
 Distribuye el espacio físico del  Manejar la paquetería office.
almacén.
Responsabilidades: Condiciones:

Bienes: Ambiente físico:

Es responsable del equipo de trabajo de la  El lugar de trabajo cuenta con
oficina y de la bodega del almacén. lámparas de luz blanca.
 El lugar donde se ubica el puesto de
Relaciones: trabajo se encuentra seco.
 Gerente de compras.  La oficina cuenta con un botiquín
 Proveedores. médico.
 Encargado del área de recepción y  El lugar donde se ubica el puesto de
comprobación de materiales. trabajo se encuentra con la
ventilación adecuada.

Esfuerzo:
Informes:  La mayor parte de la jornada de
 Documentos del desempeño del trabajo sentado.
personal a su cargo.  Trabajo bajo presión.
 Solicitudes de compra.  Esfuerzo físico.
 Elaboración de la solicitud de compra.
 Contacto con los proveedores. Riesgos de trabajo:
 Conflictos laborales.

24
  Accidentes de trabajo (caídas).
 Contacto con productos químicos
volátiles.

Condiciones legales:
Todas las prestaciones de la ley.

DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTO

Fecha de elaboración: Fecha de autorización: CLAVE:

25
 ABODC1ealrcm
Nombre del puesto: Encargado del área de recepción y comprobación de materiales
Salario: $5000.00 quincenales
Ubicación dentro de la estructura:
Se ubica debajo de la línea de mando del área de almacén.

Puesto inmediato superior: Puestos que dependen de el: ninguno

Jefe de almacén

Descripción general: Requerimientos

Recibe, ordena y entrega el equipo y Físicos:
materiales según las órdenes de compra. Edad: 18- 33 años
Asimismo, colabora con el registro de Sexo: Masculino
inventario. Tener buena presentación
Descripción especifica:
Psicológicos:
 Entrega materiales a otras áreas  Actitud servicial.
dentro de la organización.  Saber colaborar en equipo.
 Recibe el equipo y material cotejando  Tener empatía.
la orden de compra y factura.  Tener iniciativa.
 Revisá las especificaciones y  Ser una persona responsable.
condiciones físicas del equipo y  Ser discreto.
material solicitado.  Ser responsable y honesto.
 Llena los formularios del control de
almacén y pasa reportes al jefe de Intelectuales:
almacén.  Escolaridad: Preparatoria.
 Anota en el informe de inventario los  Idioma: español
datos, marca, serie, cantidades de los  Experiencia: como mínimo 1 año en el
materiales o equipos recibidos en el área.
almacén durante el día.  Haber tomado cursos sobre el área o
 Ordena el equipo o material que se a fin.
recibe en el almacén según su  Manejar la paquetería office.
descripción.
 Debe realizar otras tareas
relacionadas con las funciones del
puesto.

Responsabilidades: Condiciones:

Bienes: Ambiente físico:

 Es responsable del equipo de trabajo.  El lugar de trabajo cuenta con
 Por materiales y suministros. lámparas de luz blanca.
 El lugar donde se ubica el puesto de
Relaciones: trabajo se encuentra seco.
 Gerente de almacén.  La bodega cuenta con un botiquín
 Gerente de compras. médico.
 Con otros departamentos de la  El lugar donde se ubica el puesto de
organización. trabajo se encuentra con la
 Proveedores. ventilación adecuada.

Esfuerzo:
 La mayor parte de la jornada de
Informes: trabajo se encontrará de pie.
 Documentos de la recepción de  Trabajo bajo presión.
mercancía.  Esfuerzo físico.
 Abastecimiento de materiales a otro
departamento. Riesgos de trabajo:
 Realizar el conteo de los inventarios.  Conflictos laborales.
 Accidentes de trabajo (caídas y
cortadas en el cuerpo).

26
  Algún material o equipo le pueda caer
encima.
Condiciones legales:
Todas las prestaciones de la ley.

DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTO

Fecha de elaboración: Fecha de autorización: CLAVE: ABODC1cont
10/Mayo/2018 15/Mayo/2018
Nombre del puesto: Jefe del área de contratos

27
Salario: $10,000.00 quincenales
Ubicación dentro de la estructura:
Se encuentra ubicado debajo de la línea de mando del gerente de compras.

Puesto inmediato superior: Puestos que dependen de el: ninguno

Gerente de compras

Descripción general: Requerimientos

Físicos:
Es la persona encargada de elaborar los Edad: 28- 40 años
contratos con los proveedores, bajo los Sexo: Indistinto
lineamientos establecidos en la empresa y Tener buena presentación
todo lo que derive de los mismos.
Psicológicos:
Descripción especifica:  Actitud servicial.
 Tener facilidad de palabra.
 Redactar los contratos con los  Saber colaborar en equipo.
proveedores.  Tener empatía.
 Estar constantemente actualizados  Tener iniciativa.
con las normas que rigen los  Ser una persona responsable.
contratos.  Ser discreto.
 Negociar las estipulaciones del
contrato con los proveedores. Intelectuales:
 Proporcionar copias del contrato a las  Escolaridad: Licenciatura en
áreas relacionadas con esta área. administración o área a fin.
 Archivar documentos relacionados  Experiencia: como mínimo 3 años en
con las licitaciones. el área.
 Manejar la paquetería office.

Responsabilidades: Condiciones:

Bienes: Ambiente físico:

 Es responsable del equipo de trabajo  El lugar de trabajo cuenta con
que se ubicá en su área. lámparas de luz blanca.
 Es responsable de una caja fuerte que  El lugar donde se ubica el puesto de
contiene dinero. trabajo se encuentra húmedo.
 La cocina cuenta con un botiquín
médico.
Relaciones:  El lugar donde se ubica el puesto de
 Gerente de compras. trabajo se encuentra con la
 Proveedores. ventilación adecuada.
 Jefe requisición y cotización de
materiales. Esfuerzo:
 La mayor parte de la jornada de
trabajo se encontrará sentado.
 Trabajo bajo presión.
Informes:  Esfuerzo mental.
 Contratos que lleva a cabo y enviar
copias de los mismos a áreas que lo Riesgos de trabajo:
requierán.  Conflictos laborales.
 Reglamentaciones de los contratos.  Accidentes de trabajo (caídas).
 Perdida de la vista gradualmente por
la utilización de la computadora.

Condiciones legales:
Todas las prestaciones de la ley.

28
29
8. CATÁLOGO DE PROVEEDORES ABARROTERA DE PRODUCTOS DE
LIMPIEZA OCOTEPEC S.A DE C.V

CLAVE NOMBRE O DOMICI TELÉFONO CORREO CIUDAD TIPO DE

RAZÓN LIO ELECTRÓ PROVEEDO
SOCIAL NICO R (QUE NOS
PROVEE)

DAJ017J Carlos Lobato Ruiz de 2220973526 Carmons12 Puebla, Proveedor de

Rugerio Alarcón @[Link] Puebla escobas
# 123 m
Colonia la
Fayete

OS02JDN Empresa 8 de Julio 2220642828 Hall_1292@ Coyoacán Proveedor de

Unipersonal # 825 [Link] Espátulas
(S.A)

MALI0380 Empresa Oriente 2227103837 Brillo_emp1 Puebla, Pue. Proveedor de

Brillo (S.A #928 038@outloo atomizadores
DE C.V) [Link]

PLHJ028 Bryan Merino Independe 2220458264 Bryangalvez Puebla, Proveedor de

Gálvez ncia # Col. _287@outlo puebla Trapo tubular
Independe [Link]
ncia

CLAVE NOMBRE O DOMICILIO TELÉFO CORREO CIUDAD TIPO DE

RAZÓN NO ELECTRÓNIC PROVEED
SOCIAL O OR

AKDBSOS Andrés Ruiz Benito Juárez 22291836 Anrum_34@hot Puebla Pue. Proveedor de
Moreno #138 2 [Link] trapo barniz
Colonia Centro

KAH639D Marcos Aldama #920 23917401 Marcos_0285@o Acajete Proveedor de

Romero 8 [Link] trapo barniz
Sánchez

HW735G Comercializa Sur con 23391694 Comercializadora Grajales Proveedor de

dora S.A DE poniente #172 7 _2946@[Link] jaladores
C.V m

204ND63 Empresa Camino #658 23977187 Hermn2_4072@o Acajete Proveedor de

Hermanos 3 [Link] cubetas
Diaz

SJ284HD0 Asociación Vicente 22209174 Asc_385_mirand Puebla, Proveedor de

HDBM29 Miranda Guerrero #289 6 a@[Link] Puebla
Colonia
Pedregal

8XMA820 Araceli Morelos # 35 33927049 MoralesOs2940 Teziutlán Proveedor de

Osorio Colonia Barrio 0 @[Link] arneses
Morales

SU2750S0 Adrián Ordaz Perlas de 33240270 Andy_048@outlo Zacapoaxtla Proveedor de

Arriaga Oriente # 489 4 [Link] Guantes
industriales

30
 HSMCB28 Andrea Bulevar 5 de 22203857 Palmares12_andr Puebla, Proveedor de
López mayo #736 3 ea@[Link] Puebla mobiliario
palmares

9. FORMATOS
9.1. FORMATO DE REQUISICIÓN
Es un documento interno que maneja la empresa “Abarrotera de productos de
limpieza Ocotepec [Link] C.V” para expresar las necesidades del departamento
de producción u otro departamento o sucursal de la misma empresa; este

documento se canaliza siempre a través del departamento de almacén, la

requisición debe considerase como básico e indispensable en el área de
compras.

Abarrotera de Ocotepec de productos de limpieza S.A DE C.V

Ocotepec, Puebla núm. 64, calle 5 de mayo
Tel: (222) 267895214
Requisición Núm.

Partida Cantidad Unidad Descripción Clave Observaciones

de (marca, modelo -
medida serie)

Solicitado por: Autorizado [Link] Recibido por Control de

por: compras. inventarios.
Nombre: Máximo:

Firma: Mínimo:
Fecha:
Existencias:
Observaciones:

C.C. P compras almacén, contabilidad y solicitante

9.2. SOLICITUD DE COTIZACIÓN

31
 Es el documento donde el comprador está en la disponibilidad de solicitar la
cotización al proveedor los cuales debe plasmar los datos generales y especificó
como lo son (unidad de medida, precio unitario, lugar de entrega, condiciones de
pago, fecha y nombre de la persona que solicita la cotización, etc. Que
corresponde a la mercancía por el solicitado en la requisición.

Abarrotera de Ocotepec de productos de limpieza S.A DE C.V

Ocotepec, Puebla núm. 64, calle 5 de mayo
Tel: (222) 267895214
Fecha: Número de solicitud de cotización:

Nombre del proveedor: RFC.

Domicilió:

Teléfono:

Partida cantidad Unidad Descripción Clave Precio Precio

de medida (marca, modelo, núm., unitario total
serie, e.c.t)

Disponibilidad para la entrega : Condiciones de pago: Condició Destino Garantía

n de final
pago

Solicitud por: Observaciones:

Nombre:
Firma

9.3. ORDEN DE COMPRA

32
Es un documento que emite la empresa “Abarrotera de Ocotepec de productos
de limpieza S.A. de C.V.” para solicitar mercancías o equipo al proveedor
seleccionado; indica cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y forma de
entrega. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar
el pedido. El duplicado es para la empresa.

Asimismo, la orden de compra es una solicitud escrita al proveedor, por

determinados artículos a un precio convenido.

Abarrotera de Ocotepec de productos de limpieza S.A DE C.V

Ocotepec, Puebla núm. 64, calle 5 de mayo
Tel: (222) 267895214
Partida cantidad unidad de Descripción precio Precio
medida (Marca,Modelo,serie) unitario total

Elabora por: El área de requisición de materiales y cotizaciones

Revisó:
Autorizó por:

33
 9.4. COTIZACIÓN
Es el documento que utilizan todos los proveedores, lo envían al área de
requisición y cotización de materiales, en donde se da a conocer el precio, las
condiciones de entrega, su disponibilidad para hacer la entrega, las condiciones
de pago, la garantía que ofrece, etc.

Abarrotera de Ocotepec de productos de limpieza S.A DE C.V

Ocotepec, Puebla núm. 64, calle 5 de mayo
Tel: (222) 267895214

Cotización:
Núm.:
Fecha :
Partida cantidad Unidad Descripción Precio Precio total
de (Marca, Modeló, serie, etc.) Unitario
medida

Condiciones de pago:
Condiciones de entrega:
Vigencia:
Observaciones:

34
 9.5. SEGUIMIENTO DE ORDEN DE COMPRA
El departamento de compras de Abarrotera de Ocotepec de productos de
limpieza S.A DE C.V. elaborá una orden de compra o pedido a algún proveedor
proveedores. Debe verificar que este cumpla, con las condiciones de entrega
pactada y con las especificaciones en cuanto a la calidad y garantía de los
materiales o productos referidos en la orden de compra. Para este caso se usan
formatos especiales, llamados hoja de control, cuyo requisito se hace de manera
general por vía correo electrónico, llamada telefónica para confirmar y
seguimiento de la entrega.

Seguimiento de la orden de compra

Seguimiento de la compra:

Proveedor Fecha Artículo Núm. Observaciones

Control sistemático de los preciso, desde que se inician hasta que la tarea ha sido
terminada.

35
 9.6. COMPROBANTE DE ENTRADA DE ALMACÉN
Es el documento que elaborá el encargado de recepción y comprobación de
materiales, donde acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al
almacén o bodega de la entidad constituyéndose así en el soporte para
legalizarlos registros en almacén y efectuar los asientos en contabilidad.

Abarrotera de Ocotepec de productos de limpieza S.A DE C.V

Ocotepec, Puebla núm. 64, calle 5 de mayo
Tel: (222) 267895214

Orden de compra núm.:

Importe pago por fletes: Camión placas:

Comprobante de entrada a almacén núm.

Proveedores: Conocimiento núm.:

Partida Clave Cantidad Unidad Descripción de la Precio Precio

de mercancía (marca, unitario total
medida modelo, serié, etc.)

Observaciones: Nombre y firma del almacenista: Fecha:

36
 9.7. HOJA CONTROL PARA RECEPCIÓN DE MATERIALES
Corresponde principalmente a los departamento de compras que tiene el
responsable de verificar las entrega que hacen los proveedores (almacén
tráfico) que tiene con objetivo verificar el contenido de la orden de compra o
pedido ,contra el contrato de transporte (guía ,talón de embarque), para
precisamente lo que consigno en la orden y no haya mermas ,faltantes o
deterioros significativos, de igual manera hacer reclamaciones s
correspondientes ,así como de notificar de inmediatos a los departamentos de
compras y contabilidad para que sean consideradas al momento en que el
proveedor presente su factura a cobro.

Hoja de control para recepción de materiales

Procedente Núm. Cantidad Unidad Descripción del Observaciones

de de artículo. (Mermas, Faltantes,
(nombre medida Destinó e.c.t)
proveedor)

Fecha de recepción:
Nombre y firma de quien entrego:

37
 9.8. CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES
Este documento es de uso exclusivo del área de requisición y cotización de
materiales; en el que se hace un resumen de las principales características de los
materiales o productos ofrecen los proveedores; con esta información, compras
están en posibilidades de elegir al proveedor que mejor satisfaga sus
necesidades

Abarrotera de Ocotepec de productos de limpieza S.A DE C.V

Ocotepec, Puebla núm. 64, calle 5 de mayo
Tel: (222) 267895214

Cuadro comparativo de cotizaciones

Requisi- Proveedor
ción núm. 1°

Partida Clave Descripción Unidad Cantidad Precio Precio Precio Precio

(marca, de unitario total unitario total
modelo, medida
núm., serie.
E.c.t)

Subtotal
Impuesto
Flete:
Valor total
neto
Garantía
Lugar de
entrega
Condi-
ciones de
entrega
Núm. De
cotiza-
ciones
Fecha
cotiza-
ciones
vigencia
cotización

Descuentos
ofrecidos

Descuentos
Elaborado: Observaciones:
Revisó:
Aprobó:

38
Fecha:

9.9. ACUSE DE RECIBO

Este documento se maneja el departamento de almacén para indicar la
mercancías que están recibiéndose por parte de la empresa proveedora,
documentos que deberán coincidir exactamente con la descripción que se
señala en la orden de compra (tamaño ,pesos ,cantidad ,calidad, etc.) que
originó la entrega al almacén, todos con el fin de señalar si hubo algunas falla
en cuanto a los materiales que se solicitaron ,como mermas considerables,
defectos retraso en la entrega u otros . El recibo se deberá anexarse a los
demás documentos que presentan el proveedor al momento del cobro
correspondiente.

Abarrotera de Ocotepec de productos de limpieza S.A DE C.V

Ocotepec, Puebla núm. 64, calle 5 de mayo
Tel: (222) 267895214

Estamos acusando recibido de la mercancía a continuación que se cita a continuación,

correspondiente a la orden de compra Núm.
Fincada a: y recibida el:

Partida Unidad Descripción Talón de Observaciones

Cantidad de (marca, modelo, núm., embarque
medida serie.e.c.t) núm.

Inspecciones de calidad Almacenista: Operador entrada a kardex

Nombre y firma: nombre y firma:

C.C.P. Dpto. de contabilidad Lugar y fecha:

39
 9.10. TARJETA DE PROVEEDORES
Las diferentes áreas que los soliciten van a llevar uno o más registros de control
(copia).

Le departamento de compras deben basarse en información completa u amplia

de todas las fuentes de abastecimiento, así como el registro de compras,
registro de proveedores.

TARJETA PARA CONTROL DE PROVEEDORES

Núm Articulo Proveedor Clave
. (católico)

TARJETA PARA CONTROL DE PROVEEDORES

Núm. Articulo Proveedores Artículo que
fabrica.

10. GLOSARIO

40
A

Acuse de recibido

Documento que maneja el departamento de admisión para indicar los materiales

que sean recibidos.

Adquisición

Adquirí algo por dinero, sinónimo de compra.

Autoridad

Poder legal o legítimo. Persona con poder en un campo determinado.

Almacén

Es el lugar o espacio físico en que se depositan las materias primas, el producto

en proceso de fabricación o el producto terminado a la espera de ser transferido
al siguiente eslabón de la cadena de suministro. Sirve como centro regulador del
flujo de mercancías entre la disponibilidad y la necesidad de fabricantes,
comerciantes y consumidores.

Centralizado

Concentración de autoridad en un sólo departamento, control de las compras en

las oficinas generales, aun cuando haya otras.

Clasificación

Acción y efecto de clasificación. Manera de ordenar los conceptos conforme a

ciertas relaciones existentes entre ellos.

Comprador

Persona dedicada a la adquisición de bienes, materia prima mercancías,

materiales o cualquier otro similar, mediante el pago de su equivocación en
dinero.

Costo adicionable

El precio puede variar durante la entrega del bien o servicio

Inventario

Es una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen

el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado.

Negociación

41
Es la parte más importante de las compras.

Orden de compra

Es un documento formal que tácticamente se convierte en un contrato de

compra- venta al ser aceptado y firmado por el proveedor.

Pedido

Es un documento informal en virtud de que no hay sanción de trascendencia para

el proveedor en caso de incumplimiento.

Precio fijo

Se utiliza para adquirir bienes o servicios con especificaciones bien definidos, y

cuando hay suficiente competencia para determinar un precio fijo y razonable
antes de que el trabajo comience.

Solicitud de cotización

Es una petición realizada por una empresa o un particular, dirigida a un

fabricante, comercio o prestador de servicios, sobre los costos de un producto o
servicio, para evaluar posibles compras, aunque también puede usarse para
comparar precios con otros proveedores.

42
 11. LICITACIÓN

Nombre de la licitación: Adquisición de material de limpieza.

La empresa abarrotera de Ocotepec de productos de limpieza S.A DE C.V

requiere contratar proveedores que le entreguen material de limpieza, los
proveedores interesados tendrán que someterse de manera formal y legal al
concurso que tiene como base los siguientes términos:

OBJETIVO DE LA LICITACIÓN: Este servicio deberá cumplir con los indicadores

de confiabilidad y disponibilidad exigidos por la empresa. Considerados dentro de
la prestación del servicio de mantenimiento se resume en la especificación
técnica, así como el detalle completo del equipamiento considerado en este
proceso de licitación.

La identificación detallada de los servicios se define en las especificaciones

técnicas.

ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE LAS BASES

La participación en el proceso de licitación implica la aceptación, por parte de los

proponentes, de todos y cada uno de los términos contenidas en las bases, sin
necesidad de declaración expresa el oferente.

LA PUBLICACIÓN EN EL PORTAL

Este proceso se realizará a través del sistema de información de la dirección de

compras y contratación de la empresa abarrotera de Ocotepec de productos de
limpieza S.A DE C.V de acuerdo a las políticas de la empresa dicha base, sus
modificaciones, aclaraciones y otros documentos que integran estarán
disponibles para todos los interesados en participar en el proceso.

PRESENTACIÓN OFERTAS

Las propuestas se presentarán de acuerdo modalidad de formato electrónico o

digital a través del portal www. empresaocotepec [Link] en el plazo establecido
para ello, de lo contrario serán declaradas inadmisibles.

Para lo cual deberán verificar el despliegue automático del “Comprobante de

Envío de Oferta” que se entrega en dicho sistema, el cual debe ser impreso por el
proponente para su resguardo, en la fecha y hora que mencionan estas bases.
Las ofertas y sus antecedentes deberán presentarse en la forma que más
adelante se indica.

Será publicado en el Sistema de Información de la Dirección de la empresa de

acuerdo a las siguientes fechas y plazos. El cronograma será el siguiente:

43
  Fecha y hora de cierre de las ofertas: 10 días corridos contados desde la
publicación de la presente licitación en el sistema de información de la
empresa a las 15:00 hrs
 Fecha y hora de apertura de propuestas técnica y económica: 15:01 hrs.
del día de cierre de las ofertas. Fecha y hora de inicio de preguntas:
 Fecha y hora de término de preguntas: 10 días corridos contados desde la
publicación de la presente licitación en el portal sistema de información, a
las 15:00 hrs.
 Fecha y hora de publicación de respuestas: 1 día corrido contado desde la
fecha y hora de término de preguntas de la presente licitación en el
sistema de información de la empresa
 Fecha de Adjudicación de la Licitación: 30 días corridos contados desde la
fecha de publicación de la presente licitación.
 Reunión informativa opcional: 7 días corridos contados desde la
publicación de la presente licitación, a las 11:00 horas en Moneda 1375.

Se dará prorrogarán automáticamente al día hábil siguiente a partir de las 15:00

hrs

 Días inhábiles (sábado, domingo y feriados)

 Día lunes, antes de las 15:00 horas día siguiente a un día inhábil,
antes de las 15:00 horas.

Si a la fecha de cierre de recepción de ofertas se han recibido 2 o menos

propuestas, el plazo de cierre se ampliará automáticamente en
[Link] en 2 días hábiles, por una sola vez, bajo las
condiciones establecidas por el artículo 25, inciso final, del reglamento.

De ocurrir la extensión del plazo de cierre de recepción de ofertas, se modifica

también en forma automática la fecha de apertura y fecha de adjudicación, en las
mismas condiciones de la regla citada precedentemente.

REQUISITOS PARA OFERTAR EN LA LICITACIÓN

Podrán Ofertar:

Las personas naturales o jurídicas, mexicanas o extranjeras que, cumpliendo los

requisitos señalados en las presentes bases, presentan ofertas en la oportunidad
y forma establecida en las mismas.

Sin perjuicio de lo anterior, para celebrar el respectivo contrato, el oferente que

resulte seleccionado deberá encontrarse inscrito en el Registro de proveedores.

No podrán ofertar:

Personas Naturales o Jurídicas que hayan sido condenadas por prácticas

antisindicales o infracción a los derechos fundamentales del trabajador dentro de
los dos últimos años anteriores a la fecha de presentación de la oferta, ni hayan
44
sido condenadas en virtud de lo establecido en la sobre responsabilidad penal de
las personas jurídicas.

Oferente deberá subir los siguientes antecedentes:

Identificación Persona Natural o Persona Jurídica que presenta la oferta,

individualizando las instituciones asociadas.

DOCUMENTACIÓN REQUERIDA

La documentación a continuación detallada deberá estar redactada en idioma

español.

Conjuntamente con la propuesta, el oferente deberá acreditar mediante la

documentación que se indica: Acreditación de áreas: Constancia de instituciones
oficiales o privadas de haber efectuado productos de servicios de limpieza dentro
de los últimos 2 (dos) años contados a partir de la fecha fijada para la apertura de
la licitación, en un período continuado no inferior a seis meses, firmada por los
representantes de las mismas. Acreditación de personal: El oferente deberá
presentar fotocopia de la planilla de trabajo. Acreditación de rubro: El oferente
deberá presentar constancia de inicio de actividades en el rubro ante BPS ó
certificado notarial que acredite que se dedica al rubro limpiezas con una
antigüedad no menor a 3 (tres) años a la fecha de apertura de la licitación.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Y DATOS PERSONALES

Se considera información confidencial, la información de clientes, la que puede

ser objeto de propiedad intelectual y aquellas de naturaleza similar conforme a lo
dispuesto en la mencionada Ley de Acceso a la Información, y demás normas
concordantes y complementarias. No se considera información confidencial, la
relativa a los precios, la descripción de bienes y servicios ofertados y las
condiciones generales de la oferta.

APERTURA DE LAS OFERTAS

En la fecha y hora indicada, se procederá a la apertura de las ofertas.

Una vez abiertas y registradas todas las ofertas, se pondrán a disposición de los
interesados para su examen en el lugar.

De lo actuado se labrará acta, firmada por los representantes y los asistentes

que deseen hacerlo.

Los oferentes asistentes al acto podrán hacer sus comentarios y observaciones

sobre el proceso del acto o las ofertas abiertas los cuales se adjuntarán al acta y
serán elevadas a la Comisión Asesora de Adjudicaciones.

45
OFERTA ECONÓMICA

Se refiere al precio total neto del producto solicitado, que el proponente debe
ingresar en [Link] debe incluir IVA, ni reajuste alguno. Sin
embargo, deberá indicar en el anexo económico que suba al portal en una nota
explicativa, qué impuesto grava su oferta (IVA, impuesto a la renta o exento de
impuesto). Se deja expresamente establecido que es responsabilidad directa y
exclusiva del oferente la declaración de afectación o exención de impuestos,
deslindando de toda responsabilidad sobre esta materia.

 Los proponentes podrán adjuntar el detalle adicional que estimen

pertinente sobre la oferta económica.
 Las ofertas económicas deberán considerar todo el conjunto de
elementos y antecedentes requeridos en estas bases y
especificaciones técnicas.
 El presupuesto máximo disponible para esta contratación total es
$30.000.000 (treinta millones de pesos), impuestos incluidos. Si se
excede la oferta del monto señalado será considerada inadmisible.

PROPUESTA TÉCNICA

Aspectos formales de la propuesta La propuesta técnica deberá tener una

extensión máxima de 25 páginas tamaño carta, sin incluir portada, índice, anexos
y referencias. El formato del documento queda a elección del oferente, en la
medida que comprometa la legibilidad del documento. En este sentido, la fuente
utilizada no podrá tener un tamaño de letra menor a 10 puntos, y se debe contar
con un margen mínimo de 2 cm por cada lado de la hoja. Para fines de optimizar
el proceso de revisión y evaluación, se solicita la redacción de la propuesta
técnica bajo la siguiente estructura, la que podrá ser complementada y
subdividida si el oferente lo considerase necesario.

COSTOS DE LA OFERTA

Los costos en que el proponente deba incurrir como consecuencia de la

formulación de su oferta serán de su exclusivo cargo, no dando origen a pago o
indemnización alguna en caso de ser inadmisible la oferta o no ser considerada
para efectos de ser adjudicado.

APERTURA

Apertura de los Antecedentes, Propuesta Técnica y Propuesta Económica: La

apertura electrónica de las ofertas se realizará el día y hora señalados en el
cronograma establecido en estas Bases y se revisará que éstas hayan sido
ingresadas conforme a lo exigido en las bases.

RECHAZO DE OFERTAS

46
Se declarará desierta la licitación cuando no se presenten ofertas; cuando éstas
no resulten convenientes a sus intereses institucionales; cuando no existiere
disponibilidad presupuestaria suficiente al efecto o en caso de ocurrir un hecho
de fuerza mayor objetivamente demostrable, con fundamentos acreditados, de
orden sobreviniente, al momento de calificación de las ofertas que impida la
adjudicación.

MÉTODO DE EVALUACIÓN

Comisión Evaluadora:

Las propuestas técnicas y económicas de los postulantes, declaradas

admisibles, serán calificadas por una Comisión de Evaluación integrada por al
menos 3 funcionarios del departamento de compras. En caso de impedimento o
ausencia de uno de los miembros de la Comisión, tratándose de los funcionarios
subalternos los designará la jefatura del Departamento o Programa al que
corresponden y tratándose de las jefaturas de los Departamentos y Programas,
los designará el superior jerárquico. La Comisión estará conformada por los
siguientes integrantes:

Director Departamento de

 Subdirector Unidad.
 Subdirector Programa de licitación.
 Encargado Unidad de Compras y Contrataciones.

La Comisión de Evaluación, durante el proceso de evaluación de las propuestas,

podrá solicitar aclaraciones a los oferentes, sin perjuicio que será responsabilidad
de los proponentes proporcionar toda la información que permita efectuar la
evaluación de las ofertas, de acuerdo a lo solicitado en está base.

Se evaluará, de acuerdo a los criterios preestablecidos, los antecedentes y las

ofertas presentadas, en el plazo de 5 días hábiles, a contar de la fecha de
apertura de las propuestas.

Cabe señalar que el incumplimiento del formato exigido y/o de la estructura

mínima solicitada, serán sancionadas en la evaluación general de la propuesta.

PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN

Una vez finalizado el proceso de evaluación, se redactará “Acta de Evaluación”

fundada que debe contener, a lo menos, los siguientes datos específicos:

Individualización y detalle de los oferentes calificados para participar y de

aquellos no calificados, según proceda, distinguiendo primera y segunda etapa
de evaluación. Evaluación de las ofertas. Puntajes asignados a cada oferta,
según criterios establecidos en las presentes bases. Individualización de las
ofertas que se sugiere adjudicar, sobre la base del puntaje obtenido o declaración

47
de desierta de la licitación y los fundamentos precisos de tal declaración, y
Nombre, RUT y firma de los integrantes de la Comisión Evaluadora.

Evaluación Técnica y Económica Para las ofertas que superen la evaluación

formal, y el juicio de admisibilidad, y a su vez, cumplan con las especificaciones
requeridas en este llamado, se procederá a realizar la evaluación técnica y
económica teniendo en cuenta los siguientes factores y ponderación:

EVALUACIÓN PODERACIÓN

TÉCNICA 60%
ECONÓMICA 40%

CONCPETO PUNTAJE PUNTAJE TOTA

MÍNIMO MÁXIMO L
Antecedentes y 15 30 45
referencias de la
empresa
proveedora
Equipo de trabajo 10 20 30
propuesto.
Especificaciones 10 10 20
técnicas de los
productos de
limpieza

ADJUDICACIÓN

Evaluados los antecedentes, la Comisión de Evaluación propondrá a CONICYT

que se adjudique al oferente que, habiendo cumplido con todos los requisitos
exigidos, haya obtenido el puntaje más alto, a quien se le invitará a formalizar
contrato.

En caso de empate entre 2 ó más propuestas se elegirá aquella que tenga una
mejor evaluación en el siguiente criterio indicado en orden descendiente, donde
se utilizará uno a la vez y solo en caso de seguir con el empate se pasará al
siguiente:

Evaluación técnica de la propuesta de Precio Comportamiento Contractual

anterior, considerando el promedio de las 4 últimas evaluaciones.

Si aun así persistiera el empate, la empresa se reserva el derecho de elegir a

cualquiera de los oferentes que, en esa situación, califican como adjudicatarios a
fin de asignar la licitación, previo sorteo público, ante los oferentes de la misma.
A dichos oferentes se les notificará, simultáneamente vía portal, el día, hora y
lugar del sorteo.

En caso de acogerse el reclamo contra la adjudicación o declaratoria de desierta,

en razón de la verificación de error o arbitrariedad, se dejará sin efecto, total o
parcialmente, la resolución pertinente y retrotraerá el proceso licitatorio hasta

48
aquella etapa inmediatamente anterior al origen del error o arbitrariedad, si
procederá.

Asimismo, los miembros de la comisión expresan que no pertenecen a

sociedades en comanditas por acciones o anónimas cerradas en que sean
accionistas; ni aquellas sociedades anónimas abiertas en que sean dueños de
acciones que representen el 10% o más del capital; ni tienen la calidad de
gerentes, administradores, representantes o directores de cualquiera de las
sociedades antedichas que se está evaluando.

El puntaje mínimo que deberá obtener una propuesta para ser sujeto de
adjudicación es de 60 puntos sobre 100, esto calculado a partir de la suma de
todas las ponderaciones obtenidas en cada uno de los criterios de evaluación.

CONTRATO

La firma del contrato se realizará en las oficinas de la Unidad de Compras y

Contrataciones ubicadas en calle 5 de mayo #64 del pueblo de Ocotepec. En
caso que el adjudicatario no comparezca a firmar contrato dentro del plazo de 20
días hábiles, sin justificación previa, a contar de la notificación vía correo
electrónico del analista a cargo del proceso y/o no entregue la estima beneficiosa
para los intereses institucionales, existe disponibilidad presupuestaria para tal
efecto y existe justificación técnica/económica realizada por la contraparte
técnica, en forma previa a la fecha de término del contrato.

Caución de fiel cumplimiento del contrato y/o condiciones que señalan dichas
bases, y/o no efectué (según corresponda) su inscripción en el Registro
Electrónico Oficial de Proveedores del Estado (México proveedores), se
procederá A la licitación por resolución fundada, sobre la base del incumplimiento
de alguno de los requisitos antes señalados. En este caso, abarrotera de
Ocotepec de productos de limpieza S.A DE C.V. se reserva el derecho a
adjudicar al siguiente oferente mejor evaluado que haya calificado
técnica/económicamente y así sucesivamente, o llamar a un segundo proceso de
licitación. El proveedor podrá subcontratar los trabajos sin perjuicio que el mismo
mantendrá la responsabilidad directa del cabal y oportuno cumplimiento del
producto/servicio.

VIGENCIA DEL CONTRATO

El contrato comenzará al día siguiente de la publicación y su vigencia será de un

año corrido posteriores a la firma del contrato (unidad de compras y
contrataciones, manual de procedimientos unidad de compras y
contrataciones, CONICYT, 01/10/14).

ATENTAMENTE

49
 EMPRESA ABARROTERA DE OCOTEPEC DE PRODUCTOS DE LIMPIEZA
S.A DE C.V.

12. CIRCULARES Y BOLETINES

12.1. BOLETÍN INFORMATIVO

Tiene como objetivo informar de manera oficial algunos asuntos de suceden en la

empresa y en todas las áreas de la organización y que de esta manera estén
sabedores de la situación o asunto que acontece, para lo cual se publicaran en la
entrada de la empresa y que sean visto por todos los empleados de la empresa.

Se consideran los siguientes elementos para su elaboración

 Nombre el receptor
 Nombre de quien lo emite
 Fecha en que se realizo
 Asunto o motivo
 Nombre del departamento de lo emite
 Firma de quien lo emite

Requisitos

 Mensaje cortó, claro y contundente, debe usarse para comunicar

información relevante, de forma rápida y concisa.
 Lleva como nombre boletín informativo
 Documento de índole interna
 No puede pasar de un acuartilla

50
 12.2. AVISO

Es el documento que tiene como finalidad altera o prevenir, comunicando

información de suma relevancia dentro de la empresa y que esta sea visto por los
directivos de la empresa, empleados para que tengan pleno conocimiento de los
asuntos que pasan en la organización el cual se publicará y se pegará en el lugar
designado dentro de la misma.

Aspecto que son considerados para su elaboración:

 Nombre el receptor.
 Nombre de quien lo emite.
 Fecha en que se realizó.
 Asunto o motivo.
 Nombre del departamento de lo emite.
 Firma de quien lo emite.

POR EJEMPLO:

AVISO IMPORTANTE

Lunes 21 de mayo del 2018

Abarrotera de Ocotepec de productos de limpieza [Link] C.V

Se les recuerda a todos los empleados, que trabajan en el departamento de

compras, se deberán presentar a las 12:00 am para una junta de trabajo.

ATENTAMENTE

Gerente de compras

51
 12.3 OFICIO

Es un documento de carácter oficial, utilizado por funciones que desempeña

cargos importantes en las organizaciones.

Aspecto que son considerados para su elaboración:

 Nombre el receptor.
 Nombre de quien lo emite.
 Fecha en que se realizó.
 Asunto o motivo.
 Nombre del departamento de lo emite.
 Firma de quien lo emite.

POR EJEMPLO:
OFICIO
Oficio núm. 364
Lunes 19 de mayo del 2018, Ocotepec, Puebla
Gerente compras
Abarrotera de Ocotepec de productos
de limpieza S.A. DE C.V.

Asunto: denuncia de abuso de poder en el área de contratos.

A través de la presente hacer llegar mi profunda molestia y queja personal por los
graves hechos ocurridos el pasado día 18 de mayo en el horario vespertino en
las inmediaciones de la empresa.
La seguridad de la empresa es pésima para atender una situación de
inseguridad. Los hechos no meditaban reprimendas y no se volvieron más tarde
a aparecerse por el delito de la empresa. Afortunadamente paso por el lugar el
inspector del personal, que inmediatamente su buena voluntad logro zanjarse los
problemas y convenios a los guardias a deponer sus negativas actitudes.
Adjuntamos otros testimonios de testigos presente en el lugar, así como videos
con las grabaciones correspondientes.

ATENTAMENTE

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Jefe de almacén

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