CASO PRÁCTICO ¿Y DONDE ESTA EL JEFE?

DANIEL FELIPE AVILA MURCIA - 410210409

DANNY CAROLINA CHIQUIZA CHIQUIZA – 214215118
CINDY HASBLEIDY GAMBOA SALAMANCA - 440214140

UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA
ESPECIALIZACION EN GESTION DE SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL
UBATÉ CUNDINAMARCA
2020
Contenido
1. Insumos....................................................................................................................................2
2. Análisis de información............................................................................................................7
3. Diseño de entrevistas................................................................................................................8
4. Determinación de requerimientos..........................................................................................11
5. Determinación de requerimientos:.........................................................................................13
6. Arquitectura tecnológica seleccione la tecnología.................................................................14
7. Arquitectura de red a nivel nacional (software y hardware)..................................................17
8. Conclusiones:.........................................................................................................................17
9. Recomendaciones...................................................................................................................17

1. Insumos

NUMER NOMBRE DEL DESCRIPCION AREA FUNCIONARIO

O DEL INSUMO DEL INSUMO RESPONSABLE RESPONSABLE
INSUMO
1 Manual de Documento en el Recursos N/A
procedimientos cual se describen humanos
ciertas actividades,
importantes, críticas
o todas aquellas
actividades que
considera
necesarias una
organización.
2 Políticas de Orientación Recursos N/A
talento humano administrativa para humanos
los miembros de
dicha organización.
3 Estrategias Creación, Recursos N/A
organizacionales implementación y humanos
evaluación de las
decisiones dentro
de una
Organización, en
base a la cual se
alcanzarán los
objetivos a largo
plazo.
4 Clima Ambiente generado Recursos N/A
organizacional por las emociones humanos
de los miembros de
un grupo u
organización.
5 Gestión del Proceso de asegurar Recursos N/A
desempeño que un conjunto de humanos
actividades y
productos cumpla
con los objetivos de
una organización de
una manera eficaz y
eficiente.

6 Plan de Acción planificada Recursos N/A

capacitación cuyo propósito humanos
general es preparar
e integrar al recurso
humano en el
proceso productivo,
mediante la entrega
de conocimientos,
desarrollo de
habilidades y
actitudes necesarias
para el mejor
desempeño en el
trabajo.

7 Programa de Propiciar Recursos N/A

bienestar y condiciones en el humanos
beneficios ambiente de trabajo
que favorezca el
desarrollo de la
creatividad, la
 identidad, la
participación y la
seguridad laboral de
los empleados de la
empresa, así como,
la eficacia, la
eficiencia, la
efectividad en su
desempeño.
8 Base de datos Registro de Recursos N/A
personal informacion del humanos
personal que
pertenece a la
empresa.
9 Inventario de Documento de Oficina de N/A
equipos inventario de hoja sistemas
de vida de todos los
equipos de cómputo
y servidores.
10 Inventario de Documento con el Oficina de N/A
sistemas de mapa de sistemas sistemas
información de informacion de
la empresa.
11 Bases de datos Registro de Oficina de N/A
de operaciones informacion sistemas
operativa.
12 Proyectos Sistema de acciones Oficina de N/A
informativos secuenciales que sistemas
incluye personas,
equipos de
comunicación,
software y software.

13 Fuentes de Documentos que Oficina de N/A

información contienen datos sistemas
útiles para satisfacer
una demanda
de información o
conocimiento.
14 Organigrama Representación Presidencia N/A
gráfica de la
estructura de una
empresa o cualquier
otra organización,
que incluye las
estructuras
departamentales y,
en algunos casos,
las personas que las
dirigen, hacen un
esquema sobre las
relaciones
jerárquicas y
competenciales de
vigor.

15 Objetivos Objetivos Presidencia N/A

estratégicos planteados por una
organización para
lograr determinadas
metas y, a largo
plazo, la posición
de la organización
en un mercado
específico.
16 Estados Documentos que Presidencia N/A
financieros reflejan su situación
económica y
patrimonial.
17 Flujos de los Listado detallado de Presidencia N/A
procesos de la todos los costes
empresa incurridos en la fase
de inicio de un
negocio y forma
parte de la
planificación
financiera dentro
del plan económico-
financiero.
18 Planeador de Documento que Presidencia N/A
rutas y horarios registra los planes
de rutas, horarios y
conductores.
19 Presupuesto y Informacion Presidencia N/A
control de correspondiente a
movimientos los estados
contables financieros de la
empresa.
20 Base de datos de Registro de datos de Presidencia N/A
clientes los clientes
21 Proyección de Son las cifras que Presidencia N/A
ventas se pretenden
alcanzar y a donde
se desea llegar.
22 Indicadores Son utilizados para Presidencia N/A
financieros mostrar las
relaciones que
existen entre las
diferentes cuentas
de los
estados financieros;
y sirven para
analizar su liquidez,
solvencia,
rentabilidad y
eficiencia operativa
de una entidad.
23 Plan de Listado detallado de Presidencia N/A
inversión todos los costes
incurridos en la fase
de inicio de un
negocio y forma
parte de la
planificación
financiera dentro
del plan económico-
financiero.
24 plan de acción Recurso que los Presidencia N/A
grupos de trabajo
suelen utilizar para
resolver situaciones
problemáticas y
desarrollar
proyectos
 25 Protección del Práctica de proteger Presidencia N/A
medio ambiente el medio ambiente
natural por parte de
individuos,
organizaciones y
gobiernos.
26 Estándares de Técnicas contenidas Operaciones y N/A
producción en documentos que logística
describen
detalladamente las
características
mínimas que debe
cumplir un
producto geográfico
con el fin de crearlo
de manera
estandarizada.
27 Evaluar el Sirve para Operaciones y N/A
desempeño de comprobar el nivel logística
los trabajadores de productividad
interno en la
organización.

2. Análisis de información

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 3. Diseño de entrevistas

DISEÑO DE ENTREVISTA

Entrevista Semiestructurada/cerrada

PROBLEMATICAS ENCONTRADAS

 RECURSOS HUMANOS:
1. Inconvenientes en el respaldo de toma de decisiones en las diferentes áreas de la
organización.
2. Disponibilidad de la informacion.
3. Problemas en la calidad de datos.
 OFICINA DE SISTEMAS
1. Falta de tecnología y herramientas especializadas para el manejo y trasmisión de la
informacion.
2. No se ha podido establecer cuáles son las horas más productivas del negocio.
3. Disponibilidad de la informacion.
4. No tiene personal de TI especializado en tareas específicas y confunden sus funciones.
  PRESIDENCIA
1. Manejo de grandes volúmenes de informacion histórica y actual para ser analizada de
forme oportuna, de acuerdo a las necesidades del negocio.
2. Múltiples fuentes de informacion.
3. Inconvenientes en la planeación de rutas, horarios y conductores de los buses a las
diferentes ciudades del país.
4. Integración de los datos entre las diferentes sedes.
5. No cuenta con personal calificado para el análisis de informacion.
6. Inconvenientes en la generación de informes.
7. Cada departamento de la empresa maneja diferentes herramientas para el almacenamiento
y manipulación de la informacion: logística, sistemas.
8. Es necesario direccionar el marketing a los clientes de forma efectiva y eficiente.
9. No se puede evidenciar claramente el comportamiento de los clientes.
10. Identificación de estrategias a aplicar para lograr un crecimiento mayor el siguiente año.
11. Desconocimiento de la situación actual del negocio.

FINALIDAD DE LAS ENTREVISTAS

Analizar y evaluar el cumplimiento de los componentes del control Interno de la Empresa

Transportes Colón con el fin de lograr los objetivos corporativos, financieros, legales y evaluar el
grado de Eficiencia y la efectividad de las operaciones y la confiabilidad de la Información.

NOMBRE DEL
ENTREVISADOR Daniel Ávila, Danny Chiquiza, Cindy Gamboa
NOMBRE DEL
ENTREVISADO N/A
AREA A LA QUE
PERTENECE Recursos humanos
OBJETIVO DE LA Evaluar el grado de eficiencia y confiabilidad de la información
ENTREVISTA proporcionada desde el área de recursos humanos.
ESTRUCTURA DE
LA ENTREVISTA Entrevista semiestrecturada/cerrada
PREGUNTAS 1. ¿El área genera informes detallados para el adecuado seguimiento
(ENUMERE LAS operacional?
PREGUNTAS) 2. ¿La información correspondiente al área es suministrada
oportunamente a las otras áreas de la organización?
3. ¿Cuáles son los principales problemas relacionados con el
suministro de datos del área?
4. ¿Tiene usted acceso a herramientas tecnológicas que faciliten sus
labores?
5. ¿Posee las competencias necesarias para manipular las
herramientas ofimáticas de su área?
 6. ¿Puede acceder con facilidad a información de las operaciones
actuales de transportes Colón?

NOMBRE DEL
ENTREVISADOR Daniel Ávila, Danny Chiquiza, Cindy Gamboa
NOMBRE DEL
ENTREVISADO N/A
AREA A LA QUE
PERTENECE Oficina de sistemas
Evaluar los procesos y operaciones desarrolladas por el área que afectan
OBJETIVO DE LA al adecuado tratamiento de la información
ENTREVISTA
ESTRUCTURA DE
LA ENTREVISTA Semiestructurada/Cerrada
1. ¿Considera que las herramientas ofimáticas del área permiten un
manejo eficaz y oportuno de la información?
2. ¿Las tecnologías y herramientas con las cuáles opera el área resultan
eficaces la trasmisión de la información con las demás áreas de la
empresa?
3. ¿El área cuenta con los informes necesarios para proporcionar datos
confiables a la organización y establecer el balance operacional?
PREGUNTAS 4. ¿La información está disponible para ser entregada a otras áreas
(ENUMERE LAS cuando lo requieren?
PREGUNTAS) 5. ¿El personal del área está capacitado para el manejo de las
herramientas tecnológicas con las cuales cuentan?
6. ¿El área conoce y maneja idóneamente el manual de funciones y
procedimientos?

NOMBRE DEL
ENTREVISADOR Daniel Ávila, Danny Chiquiza, Cindy Gamboa
NOMBRE DEL
ENTREVISADO N/A
AREA A LA QUE
PERTENECE Presidencia
OBJETIVO DE LA Evaluar el manejo de la información, su eficacia y cumplimiento frente al
ENTREVISTA control interno de la organización.
ESTRUCTURA DE
LA ENTREVISTA Semiestructurada/Cerrada
 1. ¿El área cuenta con reportes históricos e informes de gestión de la
compañía?
2. ¿Las fuentes que emplea para obtener la información son eficientes?
3. ¿Cuáles estrategias ha implementado el área para cumplir con el
PREGUNTAS manual operacional de sus funcionarios?
(ENUMERE LAS 4. ¿Cuáles son las operaciones que presentan mayor problemática en su
PREGUNTAS) funcionamiento?
5. ¿Las capacitaciones que han implementado son suficientes para
asegurar un análisis adecuado de la información?
6. ¿La información puede ser trasmitida de manera oportuna cuando otra
área lo requiere?

NOMBRE DEL
ENTREVISADOR Daniel Ávila, Danny Chiquiza, Cindy Gamboa
NOMBRE DEL
ENTREVISADO N/A
AREA A LA QUE
PERTENECE Operaciones y logística
OBJETIVO DE LA Construir un dialogo reflexivo y constructivo sobre la verdadera situación
ENTREVISTA por la que está pasando esta área en transportes Colón.
ESTRUCTURA DE
LA ENTREVISTA Semiestructurada/Cerrada

1. ¿Cuál es la actividad principal de la empresa?

2. ¿Dispone de indicadores que evalúen el impacto medioambiental de los
procesos de transporte?
PREGUNTAS 3. ¿De qué tipo de transporte dispone su organización?
(ENUMERE LAS 4. ¿Número de clientes con los que trabaja habitualmente cada día?
PREGUNTAS) 5. ¿Cuál es el alcance geográfico que tiene transportes colón por carretera?

4. Determinación de requerimientos

La empresa Transportes Colón necesita implementar un sistema de Business Intelligence que

le permita recolectar y unificar la información de toda la compañía, de tal manera que puedan
comparar los datos, crear informes y analizar los resultados para desarrollar un proceso de
toma de decisiones estratégicas de manera eficiente, así como  identificar patrones de
comportamiento que ayuden a la empresa a prepararse para satisfacer mejor las demandas de
los clientes.
 Variables

 Sistema de información
 Calidad de datos
 Análisis de información
 Gestión de decisiones

Objetivos

Objetivo general

Implementar un sistema de Business Intelligence que recopile y analice los datos

históricos de la empresa Transportes Colón, para unificarlos de manera que se reoriente
la compañía según la realidad operativa, financiera, estructural y administrativa; y a la
vez, puedan plantearse estrategias competitivas frente al mercado actual.

Objetivos específicos

 Recolectar e interpretar los hechos, documentos y antecedentes sobre el sistema actual de

la empresa Transportes Colón.
 Determinar las necesidades actuales en la gestión empresarial de Transportes Colón.
 Desarrollar un sistema que permita mejorar y solucionar los problemas detectados en la
empresa Transportes Colón.
 Realizar una implementación paulatina del nuevo sistema de información, que permita
introducir los ajustes pertinentes.
 Implementar las capacitaciones en las diferentes áreas de Transportes Colón.
 Evaluar la eficacia en la implementación del nuevo sistema para la Toma de decisiones
en Transportes Colón
5. Determinación de requerimientos

Proceso de toma de Empresa de transportes de Adecuar las herramientas a

decisiones nivel nacional. cada tipo de usuario para
Posee un modelo funcional garantizar nivel óoptimo
Gestión de de implementación del
responsabilidades de división y especialización
DEFINICIÓN DE NECESIDADES

en las tareas y procesos. sistema BI

CARACTERISTICAS DE LA
Implementación de

ANÁLISIS DE USUARIOS
Normatividad y Estrategicos: Reciben los
datawarehouse

ORGANIZACIÓN
reglamentación estable. datos que necesitan cuando
Obtención de los requieren.
indicadores Sistemas de información
descentralizados, donde la Análiticos : Permite
Flujo de información conectar , combinar,
información no puede ser
Análisis predictivo facilmente trasmitida entre visualizar y analizar los
áreas. datos.
Capacitación al personal
Tecnología básica, sin Operacionales: Facilidad de
Planeación estratégica uso, capacidad de
preparación óptima de los
Sistema CRM autoservicio.
empleados.

Visualización de datos
Acceso a la información
Informes de gestión
Soporte operativo y self-service
Integración de herramientas ofimaticas
Requerimientos Implementación transversal
Sistema CRM

Recolección de datos históricos

Detección de procesos para mejorar
Detección de falencias en la organización
Implementación paulatina de Business
Estrategia y Intelligence
planificación del Capacitaación y formación al personal
proyecto

Implementación paulatina del BI que permita

hacer un seguimiento de su eficacia .
Mejorar la técnologia
Evaluar la adaptabilidad de las áreas (sistemas,
Alcance del logistica, RRHH, presidencia)
proyecto
Diseño del sistema de información

6. Arquitectura tecnológica seleccione la tecnología.

Debemos tener presente que tecnología cubre las necesidades de la empresa y como puede
ser soportada por ARQUITECTURA BI.

Las herramientas a utilizar en el caso específico de la empresa Transportes Colón en

cuestión es un ROLAP con un método de estrella, dado que permite almacenar grandes
volúmenes de información y obtener un análisis detallado y personalizado de los datos
aportados por el sistema e incluye los datos de proveedor en el análisis de estos, además de
un sistema EIS que facilite la toma de decisiones en función al cumplimiento de los objetivos
planteados o planificados.
 Por otro lado sería muy útil y efectivo utilizar una herramienta como Oracle Bi, considerando
precisamente que es uno de los software diseñados de inteligencia de negocios y el cual tiene la
capacidad de descubrir patrones e interfaces en las cuales se pueden visualizar los datos de
manera holística y sencilla además de llegar a predecir ciertos comportamientos en los cuales se
alinean con las funcionalidades de BI como los cuadros de mando, los informes y los análisis.
7. Arquitectura de red a nivel nacional (software y hardware)

Con la implementación del ERP incluyendo los módulos de gestión de recursos humanos,
parte financiera, CRM para mejor la relación con los clientes ya que transportes colon
quiere ser la empresa líder del mercado.
Solucionando los problemas generales de la empresa contamos con las siguientes
soluciones con la ayuda de la implementación del ERP:
 Manejo de grandes volúmenes de información histórica y actual para ser
analizada de forma oportuna: con el ERP pretendemos centralizar toda la
información de la compañía, junto con la creación de un Datawarehouse, la
información de la compañía va a estar en un solo lugar de forma organizada lista
para la generación de informes en el momento que se desee, ayudando a la toma
de decisiones.
 Múltiples fuentes de información: ya que la empresa cuenta con varias sedes en
todo el país , con la implementación del ERP vamos a tener toda la información
centralizada y almacenada en la nube , ya centralizada con las ayudas de los ETL
la información va hacer procesada y centralizada en el Datawarehouse.
 Inconvenientes en la planeación de rutas, horarios y conductores de los buses en
las diferentes zonas del país: con la implementación del ERP podemos crear un
cronograma al cual todos los empleados de la organización en cualquier momento
pueden observar que turnos y en que horario los conductores de los buses van a
trabajar con lo cual no van a tener malestar los empleados ya que van a estar
enterados de sus respectivos turnos, con esto las rutas no van a tener retrasos y
todo va a funcionar de manera correcta, brindándoles un buen servicio a los
clientes cumpliendo con los horarios en las rutas establecidas.
 Es necesario direccionar el marketing a los clientes de forma efectiva y eficiente,
con la implementación del ERP y con su módulo de CRM el cual mejora las
relaciones con los clientes nos permite llegar al nicho de mercado especifico, con
lo cual tendremos un reconocimiento mayor en el mercado
 Desconocimiento de la situación actual del negocio, al no tener la información
centralizada no sabemos cómo está la empresa, es muy difícil conocer la ventas de
todos los puntos del país, con la implementación del ERP se soluciona este
problema ya que nos permite centralizar la información y poder generar reportes
de manera efectiva para conocer la situación actual.

Dentro de los requerimientos tecnológicos, se necesitan computadores y conexión a

internet en todos los puntos , los buses deben contar con sistemas de GPS lo cual nos
permite saber la ubicación exacta de los buses lo cual nos permite informar a nuestros
clientes y a sus familiares la ubicación en tiempo real lo cual genera seguridad y
confiabilidad al tomar los servicios de la compañía, con las capacitaciones todos los
 empleados de la compañía van a estar calificados para usar adecuadamente el ERP y
cumplir con los objetivos de la organización.

8. Conclusiones:

Muchas organizaciones toman decisiones basadas en la intuición y en la experiencia

personal, siendo esta una práctica arriesgada. Pero en la actualidad, existen herramientas que
permiten gestionar con mayor eficacia los datos para así lograr mejores resultados. En ese
sentido, Trasportes Colon tomó la decisión de implementar para su compañía un sistema de
Business Intelligence que le permitiera generar estrategias competitivas frente al mercado
actual y en este proceso se pudieron evidenciar las siguientes conclusiones:

 Con la implementación del sistema BI es posible entender mejor la información histórica

de la empresa, lo cual permite detectar falencias y gestionar los procesos de la compañia
de forma más efectiva.

 En Transportes Colon existían tendencias de desempeño insuficientes, lo cual estaba

afectando su competitividad, en este sentido el BI permitió realizar el análisis
correspondiente a partir de la integración de información de la compañía, y además con
su implementación se puedo identificar la raíz de los problemas y así mismo, tomar las
acciones correctivas correspondientes.

 La información recolectada, el ERP y el análisis de los datos permite que a partir del BI
se generen proyecciones, se pueda anticipar cambios, se muestre el estado actual de la
empresa. Además, en conjunto con los objetivos, permite establecer las acciones
necesarias para posicionar a la empresa.

 El BI en las empresas de transporte es una solución  que además de adaptarse al modelo

de negocio, proporciona una visibilidad en tiempo real de toda la información obtenida
por la empresa a través de sus diferentes sistemas de gestión, midiendo resultados de
forma rápida y precisa.

 La implementación del sistema de Business Intelligence en Transportes Colón  además de

mejorar resultados, potenciar el capital humano en cuanto a personal operativo y
gerencial, permitió definir una estrategia acorde a las demandas del mercado actual.

 La automatización de la información es una fuente objetiva que permite hallar la solución

a cada problema, que en este caso fueron descritos por diferentes departamentos y el
 gerente. En consecuencia, los sistemas de información al estar automatizados permitieron
que la organización tomara decisiones eficientemente.

 Po último, teniendo en cuenta que para Transportes Colon es imperativo estar

actualizando la tecnología usada por la empresa, y teniendo en cuenta que las
herramientas empleadas están en constante evolución, la compañía ha establecido una
política de innovación que permita un valor agregado a los servicios que ofrecen, para así
poder satisfacer siempre las demandas de sus clientes.

9. Recomendaciones

Para dar la solución a todos los inconvenientes y garantizar el cumplimiento de los

objetivos y actividades del proyecto es importante contar con el presupuesto necesario
para ejecutarlo, tener una buena asesoría por expertos en BI y ERP ya que con el apoyo
de ellos se determinan los requerimientos necesarios para la ejecución del proyecto, ser
sinceros con la información entregados a los expertos, tener a todo el personal de la
empresa con la disposición al cambio , ya que muchos procesos van a cambiar y la
resistencia al cambio pueden ocasionar problemas en la ejecución del proyecto, realizar
las capacitaciones pertinentes para que todo el personal de la compañía le dé un uso
óptimo a las nuevas tecnologías y poder generar información precisa lo cual nos va
ayudar a la generación de informes para la toma de decisiones.