UNIVERSIDAD ARTURO MICHELENA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

FORMULARIOS Y FLUJOGRAMAS

Integrante:

Moisés Quijada

C.I: 28.295.187

Exp. 219001435

Sistemas y procedimientos 1M

San Diego, 18 de noviembre de 2020

1.- Concepto de formulario
Se conoce con el término de formulario a aquellas plantillas, hojas o páginas que
contienen espacios en blancos o casilleros con la finalidad de obtener datos sobre algún
individuo y sobretodo con una finalidad. Los formularios son instrumentos que permiten
recopilar información, para utilizarla consecutivamente para cumplir con un objetivo
planteado; los formularios funcionan en cualquier área, por ejemplo: bancos, clínicas,
funerarias, y otros.

Un formulario es un documento que se establece o estructura partiendo de preguntas,

pues así es que se podrán obtener los datos deseados del individuo. Establecer las
preguntas es una fase muy importante a la hora de crear un formulario, puesto que la
selección y diseño de las mismas son un paso esencial para alcanzar resultados de calidad;
al principio los formularios eran diseñados o realizados en hojas de papel, pero pese al
tiempo y cambio han actualizado, haciendo que las instituciones o empresas que lo
requieran, utilicen formatos digitales, facilitando la utilización, llenado y posterior análisis.

Los formularios se emplean en distintas ocasiones, por ejemplo: cuando se requiere un

empleo, cuando se quiere ingresar a un lugar, en declaraciones juradas, como petición de
algún servicio y demás.

2.- Partes de un formulario

La estructura de un formulario, se compone de la siguiente manera:

 Encabezado o parte superior: Se conoce por ser la parte superior del formulario, en
esta parte se puede localizar el logo de la empresa o institución, la fecha y en
ocasiones algunas instrucciones, de donde entregar el formulario una vez llenado y
como responder el mismo.
Esta parte del formulario se dedica a la introducción con respecto a la acción que
se desarrollará en el cuerpo del formulario, En el encabezado se colocan también
algunas imágenes o la etiqueta de la institución que lo realiza; en esta parte se
localizan los datos iniciales.

 Cuerpo del formulario o parte central: Esta suele ser una de las partes más amplias
de un formulario, ya que contiene el mayor número de datos y estos son los que
generan una acción implícita en los que se determinan, de acuerdo a la información, lo
que se desea obtener de ellos; en otras palabras, Esta parte posee la mayor parte de
las preguntas, es decir, en esta sección se toma toda la información requerida para
cumplir con los objetivos para los cuales se creó el formulario.
 Pie o extremo inferior: Esta parte contiene los datos de cierre o conclusión del
formulario, puede contar con firmas, sellos, y otros necesarios para aprobar lo descrito
en el cuerpo del formulario. También cuenta con la dirección, correos y teléfonos de la
empresa o institución que propició las preguntas.

3.- Clasificación de los formularios

 E
‌ n hojas sueltas: Son aquellos desarrollados en hojas de papel, así lo indica su
nombre; es la forma más tradicional de crear un formulario y fue creado antes de la
utilización de las computadoras, aún se siguen utilizando en algunas instituciones,
puesto que le da la facilidad al usuario de llenar con papel y lápiz las preguntas que se
requieren en el mismo.

 D
‌ e servicios médicos: Son aquellos que se desarrollan en clínicas, hospitales y
centros de salud que se dedican a la atención al público, este tipo de formulario sirve
como ficha para conocer los datos de los pacientes e información del solicitante.

 D
‌ e solicitud de empleo: Este tipo de formularios se emplean en las empresas e
instituciones que requieren de personal para laborar en sus instalaciones, en este tipo
de formulario se llenan datos como: nombre y apellido, edad, estado civil, cantidad de
hijos (si tiene), domicilio y otros.

 F
‌ ormulario digital: Se conocen así ya que son desarrollados por la vía web, es decir,
por internet. Este tipo de formulario se lleva a cabo con mucha más facilidad y menos
margen de error, usualmente aplican para la creación de usuarios en aplicaciones
como social media, correos y otros.

 F
‌ ormulario de columna simple: Son aquellos que cuentan con una forma muy
básica, la mayor parte del tiempo son lineales y no cuentan con diseños ni formas
especiales.

 F
‌ ormulario gráfico: Hacen referencia a aquellos formularios que han sido
prediseñados en un computador y por un diseñador. Este tipo de formulario es
comúnmente encontrado en páginas web; cabe recalcar que los formularios que se
llenan a mano también son diseñados en un computador, pero la diferencia entre
ambos es la presentación del mismo.

 Formulario tabular: Es aquel que se encuentran dividido en columnas, pero sus

campos son lineales y cuenta con una característica muy especial, ya que parece una
tabla y es por eso que se denomina tabular.

Según la necesidad del usuario:

  Breves: Son aquellos utilizados para registrar poca información.

 Eventuales: Este tipo solo es utilizado en ocasiones especiales, por ejemplo:

investigaciones y encuestas.

 Pilotos: Son aquellos que se realizan como prueba para el diseño de un formulario
futuro.

 Permanentes: Se trata de aquellos formularios que han sido probados y avalados, por
lo tanto serán utilizados en el futuro.

Según su forma:

 Vertical: Es aquel donde la secuencia de operaciones o forma de llenado, es de arriba

hacia abajo.

 Horizontal: Es aquel donde la secuencia de operaciones o forma de llenado, es de

izquierda a derecha.

 Panorámico: Es aquel donde su contenido se desarrolla en una sola carta, es de fácil

comprensión y rápida lectura.

4.- Ejemplos y tipos de formulario en áreas de la empresa

Las principales áreas en las que se pueden clasificar los formularios son:

1. Área de efectivo: Se refiere a las áreas de la empresa en las que se realizan

transacciones o utilización del efectivo. A su vez podemos clasificar en dos tipos de
operaciones: las de ingreso que son aquellas que perciben el efectivo (ventas,
servicios prestados, intereses ganados y otros); y las de egreso que se trata de
todos los desembolsos de efectivo para poder adquirir bienes y servicios. Ejemplos
de formularios en áreas de efectivo: vales de caja, recibos de caja chica, reposición
de fondo fijo, orden de pago, planillas de depósito, avisos de cheques devueltos.

2. Áreas de compras e inventarios: Los formularios se desarrollan en estas áreas

para el correcto manejo de las compras e inventarios. La empresa debe conocer
cuándo, cuánto, a quién y en qué condiciones se deben realizar las compras
respectivas para el aumento de bienes y/o servicios. Ejemplos de formularios en el
 área de compras: Requisición de materiales, órdenes de compra, entradas y salidas
al almacén, tarjeta de inventarios, notas de entrega de mercancía.

3. Área de personal: Los formularios que se realizan en esta área cumplen con
distintos objetivos como: captar información del personal, procesar ingresos y
egresos del personal, controlar los desembolsos que se realizan por el pago del
personal y manejar las actividades de reclutamiento, selección, evaluación y diseño
de carrera del personal. Los ejemplos de los formularios en esta área son: solicitud
de empleo, ficha del trabajador, recibos de pago, planificación de vacaciones,
contrato de trabajo, evaluación del personal, liquidación del personal, tarjeta de
tiempo.

4. Área de distribución y comercialización: Se desarrollan los formularios para los

procesos que guardan relación con el proceso de ventas y lo que implican las
actividades previas. Los objetivos de los formularios en esta área son: controlar
entrada y salida de inventarios por ventas, controlar el proceso de facturación,
efectuar el seguimiento de los pedidos y cumplir con el manejo de políticas de
inventario. Los ejemplos de formularios para esta área son: notas de entrega,
facturas, orden de pedido, transferencia entre almacenes, cotizaciones, reportes de
vendedores y arqueo de facturas.

5.-Principios básicos para el diseño de formularios

Entre los principios básicos para el diseño de formularios están:

1. Facilidad para su relleno: Al diseñar un formulario, uno de los primeros pasos que
se llevan a cabo son los espacios o líneas de llenado; estas líneas deben ser lo
suficientemente amplias de acuerdo a lo requerido, los espacios pequeños para
datos grandes entorpecen el entendimiento de la información y hace que su calidad
sea deficiente.

2. Reducción de las posibilidades de error: El creador del formulario debe contar

con controles que reduzcan la posibilidad de cometer algún error. Los errores se
originan por falta de análisis, en la mayoría de los casos; lo que se requiere debe ser
específico y no deben haber espacios innecesarios (que no sean utilizados) al
momento de su llenado.

3. Estética: Como su nombre lo indica, la estética se refiere a apariencia física que

tenga el formulario y dependen de distintos factores como: el diseño, reproducción,
política de imagen empresarial. En este sentido, es importante brindar un formulario
de colores y tipo de letra adecuados a la vista del usuario.
 4. Reducción de costos: Es la relación que se debe tener al crear un formulario al
obtener la información que se desea. Por lo tanto, debe tomarse en cuenta el
análisis que se desprende de un formulario para tomar decisiones de mejora,
cambio o eliminación de los mismos.

6.-Elija un departamento de la empresa y elabore un formulario

utilizado en el mismo
Trabajamos en el departamento de atención al cliente en la agencia de telefonía
Movilvan, se presenta el siguiente formulario para la adquisición de datos del cliente que
desea obtener el servicio.

(Siguiente página)
 LOGO
MOVILVAN, C.A
J-143567267-2
Formato de solicitud de Telefonía Móvil, Fija e Internet
A través del presente se hace constar la solicitud que se detalla a continuación.

Tipo de servicio Fecha de solicitud

( ) Nuevo contrato ( ) Renovación de telefonía

( ) Cancelación de servicio ( ) Sesión de derechos

Tipo de solicitud

( ) Telefonía Móvil ( ) Tarjeta de Datos ( ) Telefonía Fija ( ) Internet

Información del usuario

Identificación (C.I) Nombre del usuario Dirección

Correo electrónico Teléfono y/o extensión Estado o Región

Descripción

Motivos de solicitud de servicio:

Datos de autorización

Firma del titular a la dependencia Firma y sello de la sede

7.- Concepto de símbolos y flujogramas
Flujograma:

También es conocido como diagrama de flujo, y se conoce así a un gráfico o

representación visual de un proceso determinado. En los flujogramas se establecen los
pasos o etapas que deben ser cumplidos para llevar a cabo un proceso. En el flujograma se
establecen símbolos y figuras que representan las situaciones y elaciones que conforman el
proceso.

Al establecer un flujograma resulta más sencillo entender cómo se desarrolla y se lleva a

cabo un proceso; dentro del flujograma se señalan los elementos fundamentales que
funcionan en el proceso y esto contribuye a que sea cada vez más fácil identificar los
elementos y relacionarlos con otros. Entre las funciones que cumple un flujograma se
destacan las siguientes:

 Contribuye a conocer un proceso y sirve tanto para identificar los componentes, como
para visualizar las soluciones posibles.
 Se puede analizar cómo se desempeña una actividad.
 Añadir mejoras al proceso para mejores resultados.
 Detectar las fallas que se puedan resolver.

Símbolos:

Un símbolo es definido como una representación no verbal de una idea o hecho complejo,
los símbolos se producen por procesos de asimilación de esa misma idea, que usualmente
pertenece a una cultura. Un símbolo puede ser un elemento gráfico, visual, auditivo y
figurado. Entonces podemos decir que un símbolo procede de una idea que se desea
conceptualizar sin la aplicación del lenguaje oral.

Los símbolos tienen como función transmitir significados que pueden ser complejos o
abstractos y cuya consistencia resulta difícil de asimilar en el lenguaje cotidiano. Entre las
características que cumplen los símbolos podemos destacar:

 Son representativos.
 Son indivisibles.
 Son colectivos y actúan en grupo.
 Son significativos.
 Tienen forma y son estéticos.
 Son perceptibles al nivel subconsciente o inconsciente.
8.-Significado y uso de la simbología utilizada en la
representación gráfica.
El lenguaje gráfico de un diagrama de flujos se encuentra compuesto por símbolos, cada
uno de ellos cuenta con un significado distinto, lo que contribuye a la interpretación y análisis
del diagrama para así poder establecerlo de manera clara y precisa. De esta misma forma,
para asegurarse de la interpretación sin equivocaciones del diagrama resulta necesario el
diseño y selección de símbolos determinados que confieran un significado preciso, y así
poder establecer las reglas claras de los procesos en la aplicación del diagrama de flujos.

De forma frecuente, los símbolos que se utilizan en los diagramas pasan por un proceso
de normalización, lo que permite que puedan ser universales, es decir, su diseño tiene la
finalidad de ser universal con respecto a la interpretación. Al normalizar o estandarizar el uso
de estos símbolos, se busca evitar que diferentes usuarios u organizaciones hagan uso de
sus propios símbolos para representar procesos Diagramas de flujo.

No obstante lo anterior, la simbología utilizada para la elaboración de diagramas de flujo

es variable y es escogida según criterio discrecional de cada institución. En este contexto,
diversas organizaciones se han establecido diferentes tipos de simbologías para graficar
diagramas de flujo, siendo las más reconocidas y utilizadas las siguientes:

 American Society of Mechanical Enginners (ASME).

 American National Standard Institute (ANSI).
 International Organization for Standardization (ISO).
 El Instituto Alemán de Normalización (Deutches Institut fur Normung e.V – DIN).
 Símbolos del Flujograma de Ingeniería de Operaciones y de Administración y Mejora
de la Calidad del Proceso (DO).
 Diagramas integrados de flujo (DIF) en las versiones de YourdonDe Marco y Gene &
Sarson.

9.-Identificar y describir la simbología para el diseño de los

flujogramas.

1. Flecha: (Línea de flujo) indica el orden en el que opera un proceso (la línea sale de un
símbolo apunta otro).

2. Stadium: (Terminal) indica el inicio o el fin de un proceso o subproceso.

Generalmente contienen la palabra “inicio” o “fin”.
3. Rectángulo: (Proceso) representan el conjunto de operaciones que cambian el valor,
forma o ubicación de datos.

4. Rombo: (Decisión) muestra una operación condicional en la que se tomará una

elección y continuará con el camino del programa. La operación suelen ser causales
de si/no o verdadero/falso.

5. Paralelogramo: (Entrada/salida) indica el proceso de entrar o salir datos, es la forma

de ingresar datos y obtener resultados.

6. Rectángulo abierto con una línea: (Comentario o anotación) Indica información

adicional sobre un determinado paso dentro del programa.

7. Rectángulo con doble lateral en cada lado: (Proceso definido) como su nombre
indica, muestra un proceso que ha sido definido en otro lugar.

8. Círculos pequeños con letras dentro: (Conector de página) son pares de

conectores que sustituyen las líneas largas en la página del diagrama.

9. Home o pentágono invertido: (Conector fuera de página) es un conectivo que se

utiliza para indicar que el objetivo se encuentra en la otra página.

Otras formas que se pueden encontrar son:

1. Ovalo: (Inicio/final) se encarga de abrir y cerrar un diagrama.

2. Rectángulo: (actividad) representa que se llevan a cabo una o más actividades o

procedimientos.

3. Rombo: (Decisión) formula una pregunta o cuestión.

4. Círculo: (Conector) muestra los enlaces entre actividades dentro de un procedimiento.

5. Triangulo boca abajo: (Archivo definitivo) guarda un documento de forma

permanente.

6. Triangulo boca arriba: (Archivo temporal) brinda un tiempo para el almacenamiento

de un documento.
10.-Tipos de flujogramas
Vertical:

También se conoce como gráfico de análisis del proceso. Este tipo de gráfico cuenta con
líneas y columnas. En las columnas se encuentran los símbolos (que pueden de
operaciones, transporte, control, espera y archivo), el espacio que se recorre para la
ejecución y el tiempo invertido. Por otra parte, en las líneas se destaca la secuencia de los
pasos y hace referencia clara sobre los funcionarios involucrados en la rutina.

El flujo y la secuencia de las operaciones van de arriba hacia abajo y se trata de enlistar
las operaciones según el propósito.

Horizontal:

En este tipo también se utilizan los mismo símbolo que en el diagrama de flujo vertical,
pero tiene la diferencia en qué la secuencia de información se presenta de forma horizontal.
Es uno de los más usados para destacar a las personas, unidades organismos que participan
en un determinado procedimiento. Este tipo de diagrama es muy funcional para visualizar las
actividades y responsabilidades asignadas a cada uno de los actores, con la finalidad de
comparar la distribución de tareas y redistribuir el trabajo.

Cabe destacar que la elaboración es mucho más compleja que en el diagrama vertical
pero este tipo de diagrama facilitar la visualización de los sectores de una organización que
se llevan a cabo mediante un procedimiento determinado, además que permite una
comprensión más rápida sobre el procedimiento por parte de los usuarios.

De bloques:

Este al igual que los anteriores representa la rutina pero con la diferencia de que existe
una secuencia de bloques encadenadas entre sí. Cada bloque cuenta con su significado y
utiliza una simbología más variada que los diagramas anteriores, además que no se
restringen a las líneas y columnas preestablecidas en el gráfico.

Panorámico:

Este tipo de flujograma trata de presentar el proceso entero en una sola carta, es una
función tanto del modelo vertical como del horizontal. este es recomendado para facilitar la
comprensión para que ellas personas que no se encuentra familiarizadas. Los procesos se
registran no sólo en línea vertical sino de forma horizontal, distintas acciones simultáneas y
participación de un puesto o departamento.
Arquitectónico:

Este tipo de flujograma describe la ruta de una forma o persona en el plano arquitectónico
del área de trabajo.

11.- Elija un área de la empresa y efectúe el flujograma de la

misma
Diagrama de flujo de las operaciones de venta de la compañía de Venezolana de
Pinturas, C.A. Para nuevos clientes.
 Solicitud del servicio a
Venezolana de
Pinturas

El cliente Informar
Si Presentar condiciones de
compra al
mayor presupuesto la prestación del
servicio

No No Confirmación
del
presupuesto
Re-direccionar a
Fin
un distribuidor

Si

Operador levanta Si Servicio No Cliente

Se informa al
operador para
la orden con fecha estadal retira
realizar el servicio
de salida

No
Si
Informar
Informar hora de
departamento para
salida al
recursos
departamento

Realización del
servicio

No Conformidad
del cliente

Si

Informar a Firma de
Entregar Realización del
Facturar dpto. de orden
Fin servicio
orden ventas (cliente)
Referencias bibliográficas

https://www.studocu.com/es/document/universidad-nacional-de-asuncion/sistemas-de-
informacion/apuntes/10-capitulo-10-diseno/5539718/view

https://es.slideshare.net/sistematizacionseptimo/formularios-y-registros-de-contabilidad-
43473623

https://www.monografias.com/trabajos14/flujograma/flujograma.shtml

https://definicion.de/simbolo/

http://www.cenetec.salud.gob.mx/descargas/gpc/reunionMayo2008/diagramas_flujo.pdf.

https://www.caracteristicas.co/diagrama-flujo/