La reducción de costos

en las empresas y su vinculación

con las filosofías de gestión
MARISA A. CASARI
ROBERTO M. BALDINI

INTRODUCCIÓN
En el mundo moderno que comenzó a modelar, a presarios focalicen su atención de manera casi
partir de los años 80, las nuevas interrelaciones obsesiva en las reducciones de costos de su or-
entre los diferentes actores que participan de las ganización. Frecuentemente este concepto está
actividades económicas (competidores, clientes, distorsionado por una serie de prácticas que no
proveedores, mercado, etc), y sobre todo a partir son las más recomendables por cuanto buscan
de los análisis de Michael Porter y otros autores, lograr un efecto inmediato, tomándose, en conse-
sobre las vinculaciones entre la firma, la industria cuencia, medidas espasmódicas, resistidas y con-
y su entorno, se han vivido épocas turbulentas traproducentes sin fijar un plan estratégico que
que han cambiado radicalmente la forma de ver permita visualizar el horizonte de este tipo de
los negocios que afectan a las empresas y que ne- decisiones, tornándolas de raíz endeble y ase-
cesitan contar con herramientas eficaces de deci- gurando su fracaso.
sión, (y particularmente rápidas y oportunas), para
responder lo antes posible con decisiones que de Haciendo un paralelismo con situaciones cotidia-
lo contrario las dejarían fuera del mercado. nas, son este tipo de medidas las que recuerdan
las dietas hechas sin un apoyo profesional res-
Las nuevas herramientas de gestión vienen a brin- ponsable, que intentan que el individuo baje mu-
dar diferentes soluciones para diferentes proble- chos kilos en poco tiempo, sin importar el camino
mas puntuales a partir de las nuevas necesidades ni los controles posteriores, lo que lleva a reduc-
de información que invariablemente han ido sur- ciones pasajeras, mal planificadas y que luego, a
giendo en las últimas dos o tres décadas. través del efecto rebote lo dejan en una condición
peor a la situación de inicio de la dieta, lo que no
A través de este trabajo se pretende poder com- hace más que sumar frustraciones y desalientos
prender la fuerte interrelación existente entre las para encarar nuevos proyectos.
modernas filosofías y su utilización para un eje
clave dentro de las organizaciones, como lo es Una “dieta equilibrada”, por el contrario, con pe-
la reducción de costos; reducción que permi- queños avances pero sostenida en el tiempo, y
tirá en definitiva, mejorar la rentabilidad de las con controles periódicos, es la garantía para llegar
empresas y por ende su subsistencia en el tiempo, a resultados exitosos.
aspectos estos que constituyen, ni más ni menos,
que las principales razones por las cuales ellas De la misma manera, sólo con una planificación
han sido creadas. empresaria que apunte a obtener resultados sus-
tentables en el mediano y largo plazo, y con el va-
Se apuntará en primer lugar a analizar cuáles son lioso aporte de las modernas filosofías de gestión,
las causas más comunes que originan que los em- a través de una capacitación y monitoreo cons-
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tantes, con el compromiso de los diferentes ni- mercado como un dato.

veles de decisión, se podrá arribar a resultados
satisfactorios para toda la organización. Siendo esta la situación, teniendo como “dato” el
precio de venta impuesto por el mercado y como
1. IDENTIFICANDO “irrenunciable” el margen de utilidad, los costos
pasan a ser la única variable que la empresa
AL ENEMIGO puede y debe manejar, por eso es que hoy toda
empresa, sin importar su dimensión, debe centrar
En un esquema básico podemos pensar que cualquier
su atención en los mismos, de manera tal de llegar
precio de venta de un producto o de un servicio se
a conocerlos, gestionarlos, y reducirlos perma-
debe formar de manera tal de cubrir los costos
nentemente.
(los cuales se tomarán en forma distinta de
acuerdo a la metodología empleada, -ya sea variable
Es entonces que la fórmula expresada precedentemente
o métodos de costeo completos-, y al tipo de precio
quedaría expuesta hoy en día de la siguiente manera:
que se quiera formar, esto es de corto o largo
plazo), más un beneficio deseado. Por lo tanto podemos
Costos = Precio de Venta – Beneficio
plantear la siguiente sencilla ecuación:
Lo cual constituye un cambio conceptual sumamente
Precio de Venta = Costos + Beneficio
relevante en el mundo de las empresas, antes que
un simple pasaje de términos de una fórmula aritmética,
Dicho beneficio se debe fijar de acuerdo a planifi-
ya que la focalización estará dirigida exclusivamente
caciones que tenga elaborada la empresa, en
a la reducción sistemática de los costos, si es que
base, por ejemplo, a márgenes históricos sostenidos
queremos mantener el beneficio.
en el tiempo, los cuales no deben de ninguna manera
comenzar a resignarse, porque dichos beneficios
Ese concepto potencia la idea de que la clave del
no tienen sólo un único destino -ser distribuidos a
éxito en este tema radica en el conocimiento, previsión
sus accionistas- sino que las exigencias actuales
y control de los costos, aunque muchas veces las
son mucho mayores en cuanto a inversiones a realizar
empresas suelen errar el camino apropiado para
para no quedar fuera del mercado. Esto es así
lograr dichas metas.
dado que la organización necesita seguir creciendo
y siendo competitiva, lo que implica tener capacitación,
aplicar nuevas tecnologías etc., como así también
2. LOS SÍNTOMAS REPENTINOS
aquellas inversiones necesarias para cumplir un Y LO QUE NO SE DEBE HACER
rol importantísimo dentro de la sociedad donde
las empresas desarrollan su actividad y que constituyen Los magros resultados -o directamente las pérdidas-
aquellas acciones destinadas a cumplir con fines que obtiene la empresa, la falta de liquidez manifestada
que van más allá de lo estrictamente legal y que en su flujo de fondos, la pérdida de terreno en el
hacen a un accionar sustentable tanto en el plano mercado por cuestiones de costos, la falta de
económico, como social y medioambiental. competitividad, las dificultades para adaptarse a
los cambios que propone la globalización, las crisis
Por todo ello las empresas no deben en ningún de los mercados internacionales, son las causas
caso comenzar a disminuir o resignar márgenes que en forma independiente o asociada, disparan
de ganancias, porque no se podrían cumplir con la alarma.
los objetivos planteados y necesarios, comenzando,
de no ser así, un camino que podría acabar con A partir de allí comienza el caos. Las órdenes se
su existencia. propagan rápidamente desde las altas esferas de
la organización hasta los niveles operativos, pasando
Por otra parte, una realidad que viven la mayoría por todos los tejidos intermedios: hay que disminuir
de las empresas, radica en el hecho que el precio drásticamente los gastos. Entonces es allí cuando
de venta de sus productos y servicios viene dado aparece una mal denominada reducción de costos
por el mercado donde actúan, son muy pocas las aplicada generalmente sin proyección estratégica,
empresas fijadoras de precios y hoy la realidad carente de método y sistema, que muchas veces
nos indica que la gran mayoría toma el precio de no produce los resultados esperados en el corto

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plazo y nunca logra objetivos ni en el mediano ni Estas reacciones desordenadas son muy comunes
en el largo plazo. en las organizaciones que aun piensan que reducir
gastos es la única opción que se plantea
Sin embargo, y a pesar de ello, las consecuencias para solucionar los problemas en el corto plazo,
de las decisiones tomadas en este contexto, suelen descuidando todas las consecuencias nefastas
ser fatales, ya que con el objetivo de mostrar mejores que este accionar provoca en el largo plazo como
resultados en el corto plazo, se eliminan los planes una suerte de espiral descendente que se retroalimenta
de capacitación y entrenamiento, con lo cual lo ya que todas estas decisiones basadas en empeorar
que no se gasta en capacitación se termina pagando a largo plazo la calidad, la eficiencia, las averías, la
con costos más elevados producto de menores motivación, el entrenamiento del personal y el
niveles de productividad y calidad. compromiso con la organización, alejan aun más
a los clientes, haciéndoles perder mayores franjas
Se quitan drásticamente beneficios asignados por de mercado.
la empresa a su personal, obtenidos a través de
años, transformándose estos supuestos ahorros Tal como lo manifiesta el Dr. Mauricio Lefcovich,
de corto plazo, en una poderosa arma que gatilla en la obra citada al final de este trabajo, “hay dos
al revés, provocando resentimientos, desidia, ausencias cuestiones fundamentales que muchos dirigentes
injustificadas, altas rotaciones de personal y caídas e inclusive asesores no comprenden: no se trata
en la eficiencia y en la calidad que disparan los de reducir los costos totales, sino de disminuir los
denominados costos ocultos. Dirigir una empresa costos por unidad de ingreso, lo que conlleva a
con conceptos taylorianos ya entrados en el siglo centrar la cuestión en el mejoramiento de la
XXI o tener personal con escasa o nula polivalencia productividad de tal forma incluso que con incrementos
anula todo tipo de capacidad de competir. en los costos totales pueden obtenerse incrementos
superiores de ingresos. La segunda cuestión es
Se encaran reestructuraciones de personal sin un que no se trata en realidad de reducir costos, sino
debido análisis y metodología, por lo que se termina más bien de eliminar sus causas; y para ejemplificar
perdiendo no sólo personal muy valioso en cuanto este último concepto puede tomarse el caso de
a experiencia, capacidades intelectuales y habilidades una máquina fotocopiadora en una empresa, con
técnicas, sino además se acaba por desmoralizar la cual se emiten gran cantidad de fotocopias
al resto del personal, lo que sumado a una mayor innecesarias o no atinentes a la actividad de la
carga de trabajo, disminuye tanto los niveles de empresa; sería totalmente erróneo reducir tales
calidad como los de productividad. costos alquilando una fotocopiadora más barata o
utilizando papel de menor calidad, de lo que realmente
Frecuentemente también se apunta a la reducción de se trata es de evitar la incorrecta utilización de la
costos de investigación y desarrollo, o de atención al fotocopiadora”.
cliente, o de marketing, cuestiones estas que en definitiva
no hacen más que abrirles el camino a los competidores Deben reconocerse sí claramente, aquellas situaciones
y perder posicionamiento en el mercado. en las cuales la empresa debido a la disminución
de beneficios o a la falta de liquidez se ve forzada
Se busca, conscientemente o no, de restringir la a restringir los egresos; aún en esta situación mejorar
calidad de los productos o de los servicios prestados la utilización de los recursos de tal forma de generar
mediante la adquisición de insumos de menor mas ingresos que egresos permitirá superar esos
costo, o al cambio de fórmulas, estructuras o contenidos inconvenientes. Ello no implica que no deba analizarse
de bienes o servicios, sin atender a las consecuencias la relación de ingresos y egresos en el tiempo, lo
no sólo en los costos totales, sino también en el cual daría lugar no sólo a la necesidad de restringir
efecto que producen en los consumidores. de manera metódica y sistemática los egresos de
forma tal de evitar dañar la solvencia de la compañía,
También suelen aparecer recetas mágicas como sino además modificar políticas en materia financiera
las que llevan a las empresas a disminuir las tareas y de ventas (como precios, descuentos por pronto
o actividades de mantenimiento preventivo o bien pago, retrasar el pago a proveedores, plazos de
a posponer las reparaciones mayores programadas cobros a clientes, etc). En estos casos la reducción
disminuyendo su frecuencia. de costos se da dentro de un proceso de rehabilitación
económica y financiera de la empresa, por lo que

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tan sólo representa uno de sus componentes den- de ventas menos el beneficio, un sistema de reducción
tro de la estrategia de recuperación. de costos debe transformarse en un proceso de
planificación integrado, incluido dentro de la
3. LO QUE DEBERÍA HACERSE planificación estratégica del negocio y en un contexto
de largo plazo. Para ello la empresa deberá considerar
A partir de estas nuevas ideas, se pretende a un enfoque interno y externo de la organización.
continuación, analizar sucintamente las nuevas
filosofías de gestión que se encuentran en boga Cuando nos referimos al aspecto interno estamos
en los textos de reconocidos autores de administración, apuntando a todos los relacionados con “la eficiencia”,
de costos y de gestión para ver de qué manera esto es hacer un uso adecuado de los recursos,
pueden éstas influenciar a las estrategias de reducción, en otras palabras conseguir más con los mismos
de modo tal de aportarle elementos concretos y recursos o bien consumir menos recursos para lograr
eficaces para lograr tales objetivos. No se trata de los mismos resultados. La eficiencia apunta a
efectuar un análisis minucioso de las nuevas filosofías hacer las cosas bien desde un primer momento,
de gestión imperantes en la actualidad, pero sí de evitando, por ejemplo los reprocesos, la producción
poder demostrar y exponer una relación de causa de segunda calidad y los excesos de mermas. Po-
- efecto entre las mismas y las políticas empresarias dríamos decir en términos generales que la eficiencia
de reducción de costos atendiendo a las características apunta a mejorar todo lo que tenga que ver con:
principales de cada una de ellas. procesos, tecnología, capacitación de empleados,
capacidad ociosa, eliminación de pérdidas, mermas,
Resulta imprescindible entonces, entender que la desperdicios, mal uso del tiempo, gestión de stock
reducción de costos debe ser necesariamente una y gestión de compras.
tarea permanente y sistemática, donde se deben
involucrar todos los estamentos de la organización, Cuando nos referimos al aspecto externo estamos
con objetivos claros, pautados de común acuerdo considerando a “la eficacia” esto es hacer lo correcto,
y alcanzables, controlados a través de un monitoreo es decir que lo propuesto se cumpla. Este aspecto
permanente que mida el grado de avance del apunta a todo lo que tenga que ver con la competencia,
mismo. Esta tarea debe apoyarse necesariamente al producto o servicio bien definido y al mercado
en las nuevas filosofías de gestión por cuanto es en el que se quiera actuar. Podemos tener una
dentro de estas macro-ideas donde mejor se pueden organización muy eficiente, esto es, que las cosas
desarrollar los potenciales beneficios a lograr. se hagan bien internamente, pero sólo vamos a
tener éxito si somos eficaces, es decir por ejemplo
La reducción de costos debería definirse entonces si el producto o servicio que brindamos cumple
como una actividad continua y organizada que con todos los requisitos que el mercado al que
pone en juego todas las funciones clave de la empresa nos dirigimos requiere y si nuestros clientes y
y por consiguiente a todos sus responsables. El competidores encuentran en nuestros productos
programa de reducción continua de costos cons- o servicios lo que esperan de nosotros.
tituye una tarea esencial de la dirección, la cual
tiene que establecer políticas y criterios convincentes 4. LA IMPORTANCIA
para poder crear después en toda la organización
DE UN BUEN DIAGNÓSTICO
una mentalidad de ahorro y eficiencia, y de corresponder,
un sistema de incentivos materiales y morales que
Bajo los conceptos antes vertidos, resulta fundamental
hagan tomar cuerpo un estado de opinión que
considere que la eficiencia es mejor que el despilfarro reconocer aquellos errores más comunes y serios
y que en definitiva hacer las cosas bien es útil para cometidos por las empresas en su interpretación
todos en el corto y en el largo plazo. errónea del concepto de reducción de costos.

A efectos de maximizar los beneficios, podemos Acertar en el diagnóstico resulta el primer paso
trabajar sobre diferentes aspectos como lo son la fundamental para comenzar a solucionar los problemas
formación de precios y el control de los costos. La que se nos plantean y para ello hace falta una
Gestión de Costos se ocupa de este último aspecto: buena dosis de autocrítica de todos los sectores
la reducción de costos, por lo tanto si, como dijimos involucrados, tratando de buscar las reales causas
en un comienzo, los costos son iguales a los precios internas de los fracasos, evitando la tentación de

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culpar siempre al mercado, a la política económica Tratar de reducir los costos sin contar con un sistema
o a la crisis internacional. de información exacto, oportuno y relevante, impedirá
no sólo el seguimiento de la evolución de los costos,
Detectar con precisión el origen de los males que sino además, evitará adoptar medidas rápidamente
aquejan a la organización nos permitirá facilitar el ante los desvíos producidos.
siguiente paso que es la búsqueda de aquellas
soluciones aptas, dentro de las nuevas técnicas Combinar las modernas técnicas de administración
de gestión, para resolver el tipo de problema detectado. con los sofisticados lenguajes y sistemas de
computación pueden permitir poderosos sistemas
Para ello se procede a continuación a desarrollar para el control y seguimiento de la evolución de
una serie de críticas a los métodos, políticas o planes, presupuestos, niveles de costos y productividad,
puntos de vista que impiden un auténtico y exi- y la detección temprana de desvíos y tendencias.
toso proceso de reducción de costos, acompa-
ñando al final de cada ítem, la recomendación de Recomendación: aplicar el concepto de Cadena
la herramienta de gestión a aplicar para poder re- de Valor, entendido como el conjunto de actividades
solver dicho conflicto. No se trata de explicar las eslabonadas creadoras de valor y de apoyo, tanto
modernas filosofías de gestión que se consolida- en la gestión interna como externa a la organización.
ron en el mundo empresarial en los últimos treinta
años, sino más bien de recomendar su aplicación Se nos presenta como un método para descomponer
ante la aparición de cualquiera de los inconve- la cadena desde la materia prima hasta el usuario
nientes, que, a modo de ejemplo, se exponen a final, en actividades estratégicamente apropiadas
continuación. para entender el comportamiento de los costos;
visualiza a cada empresa como una parte de un
5. ANTE CADA PROBLEMA, conjunto mayor de actividades en el “sistema de
distribución de bienes”; por eso propone, para ser
UN REMEDIO más competitivos, que en lugar de mirar hacia
adentro, se preocupe por la Cadena de Valor completa.
De la consulta de libros, artículos y ensayos de
diferentes autores, aparecen descritos problemas
El esquema requiere identificar la cadena de valor
que son comunes a distintos tipos de organizaciones,
propia de la empresa (lo que sucede dentro de
y que, de acuerdo a nuestro análisis, que parte del
ella) y la cadena de valor del conjunto de la industria
conocimiento y exploración de las diversas
de la cual ella forma parte.
metodologías modernas de gestión conocidas,
deberían aplicarse en cada uno de los casos
Problema #2: La calidad no forma parte de
expuestos, lo que no implica que esta sea la
nuestras premisas
única solución posible para ese problema, sino
más bien se trata de recomendaciones donde a
La medición del costo de la calidad permite detectar
modo de ejemplo proponemos la solución ante
las oportunidades que en potencia podrían ayudar
cada situación planteada.
a reducir costos. Permite medir el desempeño y
constituye una base para la comparación interna
Problema # 1: Carecer de una visión sistémica
entre productos, servicios, procesos y departamentos.
Muchos de los problemas mencionados, como así
Llevar un registro de los costos de prevención, de
también la falta de criterio para implantar una
evaluación y de fallas internas y externas resulta
metodología tendiente a elevar los niveles de calidad
fundamental para una empresa que pretenda
y productividad dentro de un proceso de mejora
competir con posibilidades en los actuales mercados.
continua que busque lograr la optimización de
No hacerlo equivale a desconocer los efectos que
costos, son producto de una falta o ausencia de
los costos de la mala calidad tienen sobre la empresa.
visión sistémica. Esa visión parcializada nos lleva
a la adopción de medidas restringidas e incoherentes,
Recomendación: aplicar el TMQ -Calidad Total-,
tanto en el tiempo como en relación a los objetivos
que comprende los requisitos a ser cumplidos por
estratégicos y al equilibrio entre las diversas áreas
el producto o servicio para su apta comercialización.
de la empresa.

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Es una estrategia básica que consiste principalmente en: incurridos por un producto para obtener el beneficio
requerido.
• Satisfacción total del cliente: la calidad es definida
por el cliente. El costo objetivo se concibe como un proceso de
• Cero defectos: mejora de procesos. Requiere un gestión de costos, que implica que las firmas
programa de prevención. establecen el precio de venta que creen que va a
• Mejora continua: eliminar funciones no valoradas absorber el mercado para un nuevo producto con
por el cliente. unos requerimientos concretos, para el cual la
• Compromiso del personal: es responsabilidad compañía incurriría en unos costos que le permitieran
de toda la empresa. asegurarse una rentabilidad aceptada por la estrategia
• Desarrollo de nuevos proveedores. corporativa.
• Control periódico y retroalimentación del sistema.
El concepto parte de la siguiente formulación:
La ventaja competitiva consiste en elaborar un
producto de mejor calidad a un precio igual o Precio de mercado - Margen de rentabilidad
menor que la competencia. Se preocupa por la esperado = Costo Objetivo
búsqueda de un punto óptimo entre los costos de
la calidad y la no calidad, minimizando su incidencia Se parte de las siguientes premisas:
en el costo del producto.
• Los precios lideran los costos.
Cuando hablamos de Gestión de Calidad Total, no • Orientación al cliente.
sólo se hace referencia a la calidad de los productos • El tiempo invertido en la etapa de diseño, dismi-
o servicios, sino a la calidad integral de la organización. nuirá costos.
La calidad es el basamento fundamental de cualquier • Equipos interdisciplinarios.
plan de reducción de costos. Así gran parte de la • Orientación a la vida útil, reduciendo el costo
responsabilidad por los excesos de inventarios, las total para la empresa y el consumidor.
sobreproducciones, los elevados tiempos de espera • Inclusión de los integrantes de la cadena de
y los costos de reprocesamientos e inspecciones valor (proveedores).
está motivada o tiene su origen en la falta de calidad. • Productos nuevos o rediseño de los existentes.
Además esa falta de calidad dispara pérdidas de
clientes, constituyendo además una poderosa publicidad El proceso de terminación del costo objetivo de
negativa. Un cliente satisfecho hace conocer su un producto empieza con la concepción prelimi-
satisfacción a un promedio de tres personas, pero nar del producto, determinándose a continuación
uno insatisfecho lo hace conocer a nueve. Pensemos su precio estratégico y el volumen de producción
que efecto tiene ello en los resultados de las empresas estimado. El margen de beneficio esperado, a su
en el mediano y largo plazo. vez, se basa en la planificación del beneficio a
largo plazo. Estos conceptos deben fijarse antes
Problema # 3: Falta de análisis y evaluación en del diseño mismo del producto.
la etapa de diseño de productos y procesos
Problema # 4: Ignorar el costo de las actividades
En las etapas de la preproducción dentro del ciclo que se ejecutan en la empresa
de vida del producto, es cuandolas decisiones
claves sobre el diseño de producto, sus componentes El criterio tradicional de analizar a la empresa con
y tecnología de producción están siendo tomadas un criterio vertical, es decir por departamento o
y cuando se compromete una buena porción de centros de actividad, nos aleja de la posibilidad de
los costos totales. Concentrar más esfuerzo y conocer el verdadero costo de las actividades que
recursos en las actividades de diseño da como se ejecutan y que están interrelacionadas entre sí
resultado un menor costo total de los productos o para llevar a cabo el costo del producto total. Las
servicios producidos. empresas han diversificado sus productos y procesos,
complejizando el desarrollo de sus actividades, lo
Recomendación: Trabajar con el Costo objetivo, que obliga a un estudio más pormenorizado de dichos
entendido como el punto máximo de costos a ser costos.

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Recomendación: Utilizar el A B M (Activity Based Sin disciplina y una cultura que le den marco, los
Management) o, según su traducción: Gerencia- resultados de cualquier búsqueda de mejoramiento
miento Basado en Actividades. serán circunstanciales o naufragarán en el fracaso.

Primeramente, se debe aplicar el ABC (Activity Recomendación: Desarrollo del concepto de Costos
Based Costing), el cual nos permite eliminar los Kaizen, que consiste en la Mejora Continua de las
desvíos producidos por distribuciones vagas y tareas operativas para lograr una reducción de
equívocas de los costos indirectos tan comunes costos. Sus características son:
en el sistema tradicional de costeo.
• Mejora en el diseño y procesos luego de iniciada
Posteriormente, la implementación de una visión la producción (productos existentes).
diferente, a través del ABM permite conocer y • Análisis continuo.
gestionar las distintas actividades y tareas • Incorporación de incentivos.
interrelacionadas para cumplir con los objetivos • Reducción de costos reales y mejora de la eficacia y
de la empresa, a través de un análisis de agregado eficiencia en los procesos.
de valor de dichas tareas o actividades que facilitarán •Capacitación permanente de los empleados.
la gestión para reducir costos. Asimismo este tipo
Problema # 6: Reiterada implementación de
de análisis nos permite hallar las causas de los
estrategias erráticas
problemas y su ubicación, de forma tal que nos
facilite eliminar o reducir las tareas que no agreguen
Frecuentemente las empresas no desarrollan
valor, ya que en la actualidad las empresas necesitan
estrategias únicas a lo largo del tiempo, sino que
tener información rápida, segura y confiable,
aplican medidas coyunturales que llevan a la
sincronizando los conceptos de calidad, costos y
implementación de marchas y contramarchas que
tiempos para una correcta y oportuna toma de
se trasuntan en una imagen contradictoria frente a
decisiones.
los diferentes actores del mercado, atentando
contra su credibilidad y haciendo que la empresa
Problema # 5: No enfocar debidamente la mejora
pierda áreas de ventas.
continua
Recomendación: Implementación de un Cuadro
Un problema muy común de los empresarios es de Mando Integral.
concentrar su atención sólo en el cumplimiento de
especificaciones o control de medidas, dejando En los últimos años, el trabajo con los directivos
de lado tanto la gestión total de la calidad, como de las organizaciones, logró resaltar la importancia
la filosofía y política que le dan sustento. de vincular los indicadores del Cuadro de Mando
Integral con la estrategia de una organización.
Lograr determinados niveles en materia de calidad, Aunque en apariencia es una percepción obvia, de
productividad, costos y tiempos de entrega no lo hecho la mayoría de las organizaciones, incluso
es todo. De nada ha de servir ello si no está las que están implantando nuevos sistemas de
acompañado de un sistema de mejora continua medición de la actuación, no habían alineado las
de manera tal de mantenerse continuamente mediciones con la estrategia. La mayoría de las
competitivo. Es pues fundamental lograr nuevos empresas estaban intentando mejorar la actuación
más altos niveles de calidad y productividad que de los procesos existentes- a través de costos
permitan a la empresa obtener productos y servicios más bajos, mejora de calidad y tiempos de respuesta
de menor costo. más cortos pero no estaban identificando procesos
realmente estratégicos: aquellos que deben realizarse
Lograr de forma continua mejorar los niveles de excepcionalmente bien, para que la estrategia de
calidad, costos y productividad requiere de una una organización tenga éxito.
fuerte disciplina, una profunda ética de trabajo y
una cultura que dé preeminencia a la investigación El hecho de trabajar con un Mapa Estratégico basado
y al desarrollo, al logro de nuevos y mejores en los objetivos organizacionales -que dependen
estándares y a una permanente búsqueda de a su vez de la Misión y la Visión definidas- permite
satisfacción al cliente. la integración ordenada y coherente de las cuatro

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perspectivas del CMI, lo que le permitirá a la empresa no sólo se privilegia el precio y la forma de pago,
medir el grado de alcance de los objetivos estratégicos sino además la calidad de los productos, la capacidad
planeados desde un inicio. de innovación del proveedor, las entregas justo a
tiempo y en las cantidades exactas solicitadas, de
Problema # 7: Falta de coordinación con pro- manera tal de lograr el mínimo costo total.
veedores y clientes
De igual modo, la respuesta a los clientes debe
Suelen desconocerse o minimizarse los desperdicios ser inmediata en términos de producir y entregarle
o despilfarros que se originan en los excesos de el producto requerido en el mínimo tiempo posible,
inventarios, las sobreproducciones, los tiempos evitando tener grandes stocks de productos terminados
de espera, las reparaciones y eliminación de productos inmovilizados a la espera de que sobrevenga
con fallas, los movimientos innecesarios, los algún pedido puntual, ya que lo contrario implica
transportes internos excesivos e innecesarios y reconocer la carencia de mecanismos de producción
en los procesos improductivos generados en las aceitados para responder a sus pedidos. La
falencias de diseño (ya sean propios del producto nueva gestión apunta, entonces, a verdaderas
o servicio, como de su producción). alianzas estratégicas con los proveedores y clientes.

No contar con planes y políticas destinados a un Problema # 8: Carencias de formación detectadas

mantenimiento preventivo que eleve al máximo la en directivos y niveles gerenciales
productividad, haciendo mínimos los tiempos de
paros y las fallas ocasionadas en los productos o Carencias como la falta de visión sistémica (ya
servicios y reduciendo de igual forma la necesidad analizado), excesivo enfoque sectorial (incapacidad
de stock preventivos, es algo que una empresa entrenada), falta en la capacidad de supervisión,
que pretenda realmente reducir sus costos no liderazgo y motivación, ausencia de conocimientos
puede dejar pasar de lado. Hacerlo conduce a en materia de administración de operaciones,
conservar la vieja estructura improductiva, consumidora comportamiento y psicología organizacional, como
de recursos. también el pensar dentro de los límites, careciendo
de capacidad de inteligencia emocional y la resolución
Recomendación: Aplicación de la filosofía del Just de problemas y toma de decisiones, lleva a una
in Time, lo que implica trabajar con: muy mala gestión empresaria. Ello incide en la
falta de excelencia, lo cual relega a la empresa a
• Cero defectos: calidad total. Hacer las cosas un marco menos competitivo. Hoy se exige poner
bien la primera vez, evitando los costos de la no al servicio del negocio mentalidades proactivas.
calidad. Los directivos y gerentes no deben reaccionar
• Cero averías: evitar retrasos o cuellos de botella ante los resultados, sino que deben crear las
a través de programas de mantenimiento preventivo condiciones para que los resultados tengan lugar.
de las máquinas y entrenamiento del personal. Es pues un cambio de mentalidad, un cambio enfocado
• Cero stocks: adquisición cercana al uso (existencias al marketing, con preocupación por la calidad de
mínimas). los servicios y satisfacción del cliente, pensando
• Cero plazos: reducción del ciclo de fabricación de manera estratégica, con un elevado desarrollo
de los productos (tiempo de puesta a punto, espera, de la creatividad y la innovación. El directivo actual
movimiento, transportación), eliminando actividades no se debe conformar nunca, debe buscar
no indispensables. continuamente nuevos logros. Liderar el cambio y
• Cero burocracias: eliminar cualquier burocracia la mejora continua es hoy la consigna dominante,
innecesaria en la empresa, simplificando los controles desconocerla es sinónimo de quedar marginado
ya que al trabajar sin inventarios, resulta irrelevante del mercado.
su control administrativo.
Recomendación: Implementación de la Gestión
El hecho de adquirir insumos en función al precio del Conocimiento.
y condiciones de pago, haciendo competir a los
proveedores entre sí es un grave problema. La organización creadora de conocimiento es un
Actualmente se apunta a contratos de largo sistema de gestión que otorga las bases organizativas
alcance con un proveedor por insumo, en lo cual y procedimentales para sostener una estrategia de

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innovación permanente, tanto en lo que concierne una etapa de la sociedad en la que prevalecen los
a los productos o servicios ofrecidos, como a las conocimientos. Si se adoptan medidas para la
relaciones interpersonales y los sistemas internos adquisición de insumos verificando su calidad,
de información. En otras palabras, este modelo otro tanto debe hacerse con los recursos humanos.
debe ser capaz de actuar eficazmente y eficientemente
en el diseño y perfeccionamiento de los modelos No sólo cuentan las aptitudes y capacidades, sino
productivos y en la creación y mejora de los sistemas que en la actual gestión se le tiende a dar una
de control y de gestión, como así también las de importancia fundamental a la cultura y comportamiento
otros mecanismos organizacionales. de la organización y del sector o área dentro del
cual debe desempeñarse el individuo, de manera
Problema # 9: No cambiar los métodos de trabajo de seleccionar a este no sólo por sus capacidades,
a la hora de automatizar procesos o tareas sino además por las aptitudes para integrarse
armónicamente al grupo de trabajo.
Aplicar la tecnología informática sobre los procesos
antiguos sin mejorar y simplificar los procedimientos Recomendación: Activar una política de Motivación
internos no conduce a un ahorro de costos. Es de Empleados y Trabajo en Equipo.
fundamental simplificar, rediseñar y mejorar los
procesos antes de aplicar o cambiar los softwares, Las labores de capacitación y entrenamiento resultan
de lo contrario sólo se harán las mismas ineficiencias fundamentales para mantener actualizados al personal.
pero a una mayor velocidad. No hacerlo comporta un hecho grave, pues los
conocimientos no podrán ser actualizados de un
Ello es tan válido para los procesos productivos día para otro como sí puede hacerse con una máquina.
como para los administrativos que pretenden Pero cuidado que de nada servirá adquirir la más
automatizarse o informatizarse. moderna maquinaria sin personal que sepa hacer
un uso óptimo de la misma.
De nada servirá aplicar medios o instrumentos
más poderosos sobre procesos carentes de inno- No proceder de esta manera implica dejar de lado
vación y por lo tanto inadecuados. uno de los principales activos de la empresa que
está constituido por su capital humano, tanto de
Recomendación: Emplear la Reingeniería de directivos como de empleados. La idea de que el
Negocios y Procesos, consistente en la revisión personal sólo debe obedecer órdenes, dejando su
y rediseño radical de procesos para lograr mejoras mente de lado al ingresar al trabajo y realizar sólo
expresadas en medidas de rendimiento. tareas con sus manos, no solamente provoca un
desperdicio de las capacidades del personal que
Sus aristas más salientes son: todos los días está en el campo de acción, sino
que además constituye un fuerte desmotivante
• Revisión de estructuras: orientación a las necesidades generador de menores productividades y
del cliente y procesos internos. consecuentemente de mayores costos.
• Revisión de procesos: reducción de pasos y
tiempos, eliminando tareas innecesarias y reduciendo Problema # 11: No conocer en detalle las bondades
costos. de nuestros productos o servicios
• Relación con proveedores: administración de
stocks, segura, ágil y menos costosa. Uno de los aspectos más graves en las empresas
• Relación con las personas: cumplimiento de objetivos consiste, aunque parezca contradictorio, en desconocer
de accionistas y personal. en detalle la definición de las cualidades y ventajas
(y como consecuencia de ello el costo de las funciones
Problema # 10: Falta de una debida atención a de los productos y servicios), como así también
los recursos humanos de las distintas alternativas de fabricación, lo que
impide que se pueda evaluar la reducción de costos
Los recursos humanos a menudo no son administrados a través de un ratio de valor por cada una de las
como corresponde, lo cual generan altos costos funciones, que resulta de relacionar el valor dado
por improductividad. Los recursos humanos son por el cliente a una función dada del producto o
los que le dan vida a la organización, máxime en servicio en cuestión, dividido su costos de generación.

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Recomendación: Instrumentar el Análisis Funcional. Problema # 13: Pretender hacer de todo dentro
de la empresa
El análisis funcional es una actividad de grupo que
utiliza las funciones de un producto o servicio Aprovechar las mejores eficiencias tanto por curva
como base de la gestión de costos. Está comprometido de aprendizaje, como por economías de escala,
con la mejora de beneficios, que puede incluir permite concentrarse en aquellas actividades en
tanto una reducción de costos como un proceso las cuales se tienen claras ventajas comparativas,
de mejora de los productos, añadiendo nuevas adquiriendo a terceros los bienes y servicios que
cualidades eficientes respecto a sus costos. Dicho estos puedan suministrar a un menor costo.
análisis funcional puede ser aplicado a cualquier
momento del ciclo de vida del producto, pero resulta Relacionado con lo anterior, el tener en cuenta la
una herramienta fundamental principalmente en Misión y la Visión de la empresa, indicará claramente
los momentos iniciales de diseño y planificación el grado de enfoque, y servirá conjuntamente con
de un nuevo producto. la Curva de Experiencia para determinar aquellas
actividades que son propias de la empresa, de
Problema # 12: No aprender del contexto aquellas otras que se deben derivar por cuestiones
económicas, organizativas o estratégicas.
En ciertas empresas, no se adoptan medidas tendientes
a verificar todas las posibles mejoras brindadas Así por ejemplo para una empresa productora de
por la tecnología a los efectos de mejorar los obras viales es absurdo tener programadores para
rendimientos, tales como la informática, la robótica, el diseño de software, pues su misión es la construcción
la automatización, la biotecnología, la ingeniería de obras viales, no la de producir programas de
en materiales entre otros, los cuales permiten computación. Podría producir software especial
entre otras la posibilidad de realizar negocios por para obras viales, pero entonces sería oportuno
Internet, la fábrica flexible y los trabajos en grupos organizarlo como una empresa aparte, destinando
bajo condiciones informáticas. sus productos a la provisión de la empresa madre
y a la venta a terceros. Existen otros casos como
Del mismo modo, las mejoras en la implementación por ejemplo el de las entidades financieras que
de estrategias de marketing, packaging, publicidad dada la importancia estratégica que para ellas
y promociones, posicionamiento de marcas, etc., tiene el software como herramienta para la prestación
que tienen que ver directamente con la estrategia de servicios, la producción de dichos programas
comercial, también deben constituir un horizonte sí es atinente a la misión de la empresa.
alcanzable.
Recomendación: Aplicar la Tercerización donde
Muchas veces las organizaciones, ya sea por sea pertinente.
tamaño, por conocimientos escasos, por cultura o
por cualquier otro factor, no están en condiciones La tercerización (outsourcing en inglés), es el proceso
de llevar adelante procesos de investigación y económico en el cual una empresa determinada
desarrollo que permitan la adaptación de la empresa mueve o destina los recursos orientados a cumplir
a todos estos cambios que provocan mejoras ciertas tareas, a una empresa externa, por medio
sustentables. de un contrato. Esto se da especialmente en el
caso de la subcontratación de empresas especializadas.
Recomendación: Adoptar el Benchmarking, definido Para ello, pueden contratar sólo al personal, en
como un proceso continuo de medida de productos, cuyo caso los recursos los aportará el cliente
servicios y procesos en relación con competidores (instalaciones, hardware y software), o contratar
o líderes del sector. tanto el personal como los recursos. Por ejemplo,
una compañía dedicada a las demoliciones puede
Sus objetivos consisten en: subcontratar a una empresa dedicada a la evacuación
de residuos para la tarea de deshacerse de los
• Mejora de la cadena de valor (satisfacción del escombros de las unidades demolidas, o una empresa
cliente; calidad total; posicionamiento de mercado). de transporte de bienes puede subcontratar a una
• Reducción de costos. empresa especializada en la identificación o
• Incremento del conocimiento organizacional. packaging.

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Los costos generales del servicio son comunmente • Diseño del producto y su proceso con el menor
menores si son subcontratados, permitiendo a muchas impacto ambiental posible.
empresas, -desde las de servicios a las de bienes • Políticas de ayuda a la comunidad a la cual se
de consumo-, cerrar sus propios departamentos representa.
de relaciones con el cliente y externalizándolos a • Otorgamiento de las condiciones adecuadas de
terceras empresas. trabajo para sus empleados.
La consecuencia lógica de estas decisiones es la • Procurar la formación de un buen clima laboral.
subcontratación a empresas especializadas en el • Uso racional y óptimo de los recursos naturales
tema o asunto a subcontratar, aprovechando la y energía.
experiencia y la eficiencia de éstas, reduciendo • Honestidad en el trato con clientes y proveedores.
costos de elaboración, distribución, o administrativos, • Evitar actos de discriminación, de corrupción y
o bien, en los casos más extremos, entregar un de maltrato sicológico.
conjunto de tareas a empresas de regiones o países • Colaborar con las políticas sociales articuladas
con menores costos laborales, tendencia frecuentemente por los gobiernos.
denominada como deslocalización.
Los beneficios a lograr son variados: reducción de
Problema # 14: Tener un comportamiento autista costos operativos; personal más incentivado,
mayor compromiso con la empresa; incremento
Las empresas que continúan planificando y ejecutando de la eficacia y la eficiencia operativas; mejora de
sus actividades pensando exclusivamente en la la imagen, posibilidad de acceso a capitales y
maximización de su fin de lucro, sin importar las posibilidades de exportación, mayor competitividad,
consecuencias que conllevan sus externalidades, mejores acuerdos con proveedores estratégicos,
que afectan a los otros grupos de interés con los fidelización de clientes, compromiso con el
que se comparten vínculos geográficos, comerciales medioambiente, apoyo financiero y apoyo estatal.
o políticos, lejos de ahorrar costos, lo que logran
es reducir paulatinamente sus ganancias en el En este marco de concepción de empresa, la RSE
largo plazo, como consecuencia de la publicidad debe formar parte de la cotidianeidad de la toma
negativa de sus actos y decisiones. de decisiones empresariales, por lo que es imperativo
que quienes dirigen y gestionan organizaciones
Recomendación: Activar una política apoyada tomen sus decisiones a la luz de este paradigma,
fuertemente en una estrategia global de Respon- que comprende una actuación responsable en los
sabilidad Social Empresaria (RSE). ámbitos económicos, sociales y ambientales,
atravesados por principios éticos.
Si bien RSE (Responsabilidad Social Empresaria)
no constituye una herramienta de reducción de 6. CONCLUSIÓN
costos ni una metodología de gestión, sí es importante
y fundamental su inclusión dentro del accionar cotidiano Es frecuente escuchar en las empresas, por parte
de toda organización ya que abarca la inclusión de sus directivos, que la meta a realizar en el
de otras dimensiones importantes en la toma de corto plazo es la “reducción de costos”, motivados
decisiones, donde se plantean otros roles que por falta de competitividad, por costos altos con
deben asumir las organizaciones y que van más respecto a la competencia, por pérdidas de opor-
allá del beneficio a los accionistas. tunidades de negocios, o por bajas rentabilidades.

Se trata de involucrar a los costos relacionados Más allá de cuáles sean las causas, la idea es
directa o indirectamente con el medio ambiente implementar medidas para reducir sus costos y
natural, con el entorno social y político, ordenándolos con ese fin se llevan a cabo acciones con una visión
en esquemas de trabajo que potencien las habilidades de muy corto plazo, como ser la reducción indiscriminada
personales en pos de objetivos comunes a todo de personal, la eliminación de horas extras, eliminación
el equipo o célula de trabajo, como se lo conoce de gastos supuestamente “superfluos” -como
en la actualidad. muchos expresan-, la prohibición de comunicaciones
telefónicas o las restricciones en el uso de la
Esto se logra analizando los siguientes factores: fotocopiadora, etc., pensando que con eso la

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empresa va a revertir su situación y además, en perdurabilidad de la empresa en el tiempo, ya que

muy poco tiempo. Todo ello no hace más que para lograr las reducciones de costos hoy en día
contribuir a un mayor malestar dentro de su personal, las empresas en primer término deben pensar en
dado que siempre estas medidas los afectan en erogar fondos.
particular y en poco tiempo se vuelve al punto de
partida. Para ello las organizaciones cuentan con diversas
metodologías de gestión que permiten atacar los
Confundir el concepto de “Reducción de Costos” problemas y darles una solución, encauzando a
con el de una simple “Reducción de Gastos” es la la organización en un proceso de aprendizaje
raíz del problema. No se van a mejorar las utilidades continuo que requiere no sólo recursos sino
por ejemplo despidiendo personal propio, porque también un compromiso por parte de todos sus
si ese personal estaba contratado, era porque se integrantes.
lo necesitaba y el personal que queda estará
preocupado en pensar si en algún momento ellos No es necesario ni taxativo que se aplique una
también correrán la suerte de sus compañeros sola filosofía de gestión ante cada inconveniente
con lo cual es muy difícil mantener esa situación, planteado, sino que lo bueno es poder combinar
y si bien los directivos pueden pensar que de esa y tomar de cada una de ellas lo que sirva para
manera se han evitado costos laborales, a la brevedad atacar el problema que aqueja a la organización,
verán como el perjuicio fue mayor. Cuando no tengan pero siempre asumiendo que no hay soluciones
la producción en tiempo, cuando los clientes presenten mágicas y que no es simplemente una expre-
quejas por falta de atención etc., comprenderán sión de deseos que aparece de vez en cuando
que esa medida fue totalmente perjudicial. el querer reducir costos, sino entender que
desde su origen las organizaciones deben im-
Hoy más que nunca toda empresa debe contar plementar distintas acciones en pos de conse-
con un “Sistema de Reducción de Costos”, integrado guir mejores resultados en el tiempo, producto
dentro de su planeamiento estratégico, concebido de su continua adaptación, de sus procesos de
desde el nacimiento de la empresa como una estrategia inversiones y fundamentalmente de una con-
más a seguir y no sólo en los momentos de crisis ciencia organizacional que se debe promover
o cuando el negocio comienza a dar señales desde los niveles más altos y llevados a todos
negativas de desempeño, porque es allí donde sus estamentos con la convicción de que esos
lamentablemente se toman medidas con una objetivos harán perdurable la empresa fortale-
visión cortoplacista, destinadas a solucionar ciendo un aspecto a veces olvidado: su capital
momentáneamente los problemas y que pasado intangible.
un tiempo o bien quedan en la nada o conllevan
un efecto negativo.

Es muy importante tener en cuenta que sólo se BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA

podrá alcanzar una verdadera reducción de costos
si la empresa logra hacer las cosas bien y en el Capasso, Carlos, Smolje, Antonio, y otros. “Costeo
camino correcto, es decir si logra la aplicación de Objetivo” Trabajo presentado en el VI Congreso
los dos conceptos antes señalados: EFICIENCIA del Instituto Internacional de Costos, Braga
Y EFICACIA, con AGREGADO DE VALOR para el (Portugal), 1999.
cliente. Para ello las empresas deben llevar a cabo
importantes “inversiones” a fin de lograr dichos Dávila, A. “El Cuadro de Mando Integral”. Revista
objetivos, desde la adquisición de tecnología de Antiguos Alumnos, IESE, U. de Navarra.
última generación, y pasando por aspectos tales
como capacitaciones de personal, mejora de procesos, Fregona de Costamagna, R. “Sistemas de reduc-
apertura de canales comerciales, servicios post ción de costos”, Revista Costos y Gestión IAPUCO,
venta, etc. nº 27.

Si bien estas inversiones en momentos de crisis Giménez Carlos María y otros. “Decisiones en la
son muy difíciles de asumir, es necesario que se gestión de costos para crear valor”. Errepar. Buenos
lleven a cabo para salvaguardar la existencia y Aires. 2006.

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Cengage Lerning Editores, México, 2007. supuestario” Mc Graw Hill, Madrid, 1995.

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