EL OFICIO
QUE ES EL OFICIO
El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas,
órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de disposiciones, de
felicitación, de colaboración, de agradecimiento, mas que todo es un formato o forma de escribir
un texto que va desde expresar ideas, crear nuevo contenido, a un ámbito ya más alto como lo son
los acuerdos que pueden ser entre naciones etc. . Estas redacciones se utilizan en instituciones
como ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno,
entre otros.
TIPO DE OFICIOS
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a más de un destinatario, y
por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos
suspensivos para escribir el nombre y el cargo, para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto
sirve, además, para agilizar el proceso que dure la documentación.
El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes:
(Instrucciones, recomendaciones, sugerencias, informaciones)
El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va
dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.
La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante, lo cual
es importante recordar que:
el número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir; en el oficio
múltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribución, que viene a ser la última parte de este
tipo de oficio
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo
oficio.
1.- Oficios administrativos. - Son usados en las empresas para realizar comunicados o para
constatar trámites o acatos.
2.- Oficios de transcripción. - Estos pueden notificar resoluciones y deben de contar con una
transcripción del documento a notificar.
3.- Oficios múltiples. - En estos oficios se entrega información de una o varias personas o se
entrega a varias personas. La función es sólo abarcar a más de una persona.
4.-oficos simples o normales.- se utiliza par dar a conocer una idea un pensamiento o cualquier
otra forma de denostación o aclaración
PARTES DEL OFICIO
Membrete: Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para
un oficio.
Año: Es la denominación que se le da al año actual.
Lugar y fecha: Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y
el año en curso.
Numeración: En esta parte se escriben los tres datos; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del
número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de
procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.
Destinatario: Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el
nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
Asunto: Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y
luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.
Referencia: Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del
documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra
también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.
Cuerpo o texto: Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de
la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente ejemplo.
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."
Despedida: En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía.
Firma: Se escribe la rúbrica a mano.
Pos firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo
que le distingue, más el sello respectivo.
Iniciales: Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras
mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.
Anexo: Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio,
como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
Distribución: Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las
dependencias a quienes va dirigido el oficio.
Referencias
«Oficio interno del Conapred». Agustín Estrada Negrete. 9 de septiembre de 2009. Consultado el
12 de octubre de 2018.
Ejemplo de oficio administrativo:
Tejidos Guarrido S.A de C.V
Av. Indio Triste Col. Evolución
Estado de México
Referencia: 578 CSDHB534
Oficio: 2256
Asunto: Venta de material
México D.F a 10 de febrero de 2015
C Gerente Ejemplode y CIA, Rubén Torres Gómez
Se le comunica con la presente que se ha vendido un total de 300 conos de
hilo.
Esperamos que sean entregados en tiempo y forma en el transcurso de la
semana.
Reciba un cordial saludo, atentamente
Dirección General
Tejidos Guarrido S.A de C.V
Ejemplo de oficio de transcripción:
Colegio Valente Pérez S.C
Expediente 5567/2015
Alumno: José Rosendo Núñez R.
Asunto: Beca
Sr. Padre de familia, le comunicamos que el alumno al rubro ya recibido el
beneficio de la beca que otorga este colegio, y usted deberá presentarse a
la brevedad para poder realizar los trámites correspondientes.
Cito: “…Firma del documento de aceptación y constatación de necesidad de
beca por parte del padre o tutor…”
Sin más por el momento
Colegio de profesores
Presidente. Leonel Torres Lino
Firma
Ejemplo de oficios múltiples:
Consejo Judicial
Gobierno de la Ciudad de México D.F
Asunto: Comunicado
Fecha: 10 de febrero de 2015
Emisor: Consejo de transporte
Receptores: Ana María Pérez Rodríguez y/o Ricardo Vargas Gutiérrez
Con el presente se les comunica que pueden pasar a recoger el vehículo
descrito como Nissan Platina Color Rojo placas rpe2145, que ha sido dado
de alta en la dirección de tránsito.
Al haberse cubierto la multa correspondiente se puede pasar a recoger el
vehículo.
Así lo establece el C. Director de trasportes de esta ciudad para los efectos
legales correspondientes de conformidad con el artículo 45 del reglamento
de la institución.
Atentamente
Carlos Rivero Saldaña
Ejemplo de oficio simple:
OFICIO NUM. 11 847 / 09 HB
CARACAS, VENEZUELA, 11 DE MARZO DE 2010
Señor Gerente de la Oficina Mayor Ejemplode y CIA:
Marcelo Ruival Gómez
Asunto: Denuncia privada por reiterados abusos de poder.
Referencia: 578 CSDHB534
A través de la presente quiero hacer llegar mi profunda molestia y queja
personal por los graves hechos ocurridos el pasado día viernes 12 de julio
en horario nocturno en las inmediaciones de la empresa, más precisamente
en sus fondos cubiertos.
La seguridad de la empresa en cuestión se hizo presente y actuaron de
forma incorrecta. Los hechos no meditaban tales reprimendas y no se
volvieron más tarde a aparecerse por el edificio de la empresa.
Afortunadamente pasó por el lugar el Inspector Mayor de personal, que
mediante su buena voluntad logró zanjar los problemas y convenció a los
guardias a deponer sus negativas actitudes.
Adjuntamos otros testimonios de testigos presentes en el lugar y cintas de
videos con las grabaciones correspondientes.
Reciba un cordial saludo, atentamente
Dirección General [Link] y CIA
Marcelo Ortega y Venancio
Fuente: [Link]
ejemplo_de_oficio.html#ixzz6cm5pnW58
