MODULO II

PROCEDIMIENTOS
CONTABLES Y
FLUJOGRAMAS
 PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Sucesión cronológica y
secuencial de operaciones
interrelacionadas, asociadas
con la contabilidad
DEFINICIÓN

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Compilación organizada
en forma lógica y
ordenada de todos los
procedimientos que
realiza la organización.
 PROCEDIMIENTOS CONTABLES

CONTENIDO DEL MANUAL

Portada de identificación
Índice del manual
Introducción
Base Legal
Objetivos del Manual
 Procedimientos
-Portada de identificación
-Índice
-Objetivo del procedimiento
-Políticas y/o normas de operación
-Descripción narrativa del
procedimiento
-Diagrama de flujo del procedimiento
-Formularios y/o reportes
-Información general
Glosario de Términos
Índice temático
 PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Cómo escribir Búsqueda de información

procedimientos para definir la mejor
manera de hacer las cosas

Investigación Técnicas de recopilación de Encuesta

Documental información

Observación
 PROCEDIMIENTOS CONTABLES

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

DIAGRAMA DE PUNTOS

ACTIV. DESCRIPCIÓN DE LA HORAS HOMBRE

PUESTO O ÁREA OBSERVACIONES
ACTIVIDAD

D
DE LA
ACTIVIDAD
N° ACUMULADAS

TOTAL

Operación Transporte Archivo

Simbología
Revisión Demora
 PROCEDIMIENTOS CONTABLES

PAUTAS PARA LA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS

1.- Describir en orden cronológico

2.- Indicar la unidad encargada de la

ejecución.

3.- Enumerar las actividades

4.- Verbo en presente. Frases breves y

sencillas
 PROCEDIMIENTOS CONTABLES

FORMATO COLUMNAR PARA LA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS

Responsable Operación (Tarea)

1. 1.1.-

2. 2.1.-
2.2.-
2.3.-

3. 3.1.-
3.2.-

4. 4.1.-
4.2.-
4.3.-
4.4.-
4.5.-
4.6.-
4.7.-
4.8.-

5. 5.1.-
5.2.-
 PROCEDIMIENTOS CONTABLES
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. DESCRIPCIÓN NARRATIVA.

Responsable Operación (Tarea)

1.Auxiliar de Contabilidad 1.1.- Busca el saldo al final del mes del mayor auxiliar de la cuenta banco.
1.2.- Busca el saldo al final del mes conforme al estado de cuenta enviado
por el banco.
1.3.- Compara ambos saldos.
1.4- Determina la existencia de depósitos en tránsito.
1.5.- Determina la existencia de cheques en tránsito (pendientes de
cobro).
1.6.- Determina la existencia de notas de débito emitidas por el banco.
1.7.- Determina la existencia de notas de crédito emitidas por el banco.
1.8.- Determina la existencia de errores de registro en los libros de la
empresa.
1.9.- Determina la existencia de errores cometidos por el banco.
1.10.- Determina la existencia de cheques devueltos.
1.11.- Sigue el método de conciliación por saldos correctos.
1.12.- Inicia elaboración de “preconciliación bancaria” (Ver formato C-PRE-
CON)
1.13.- Suma las notas de crédito emitidas por el banco al saldo de la
cuenta banco según el mayor de la empresa.
1.14.- Resta las notas de débito emitidas por el banco al saldo de la cuenta
banco según el mayor.
1.15.- Resta los cheques devueltos por el banco al saldo de la cuenta
según el mayor de la empresa.
1.16.- Suma o resta los errores de registro cometidos por la empresa,
según sea el caso.
 PROCEDIMIENTOS CONTABLES
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. DESCRIPCIÓN NARRATIVA.
1.17.- Determina el saldo correcto de la cuenta banco, partiendo del saldo del
libro mayor.
1.18.- Suma los depósitos en tránsito al saldo del estado de cuenta emitido por
el banco.
1.19.- Resta los cheques en tránsito al saldo del estado de cuenta emitido por el
banco.
1.20.- Suma o resta los errores cometidos por el banco al saldo del estado de
cuenta.
1.21.- Determina el saldo correcto de la cuenta banco, partiendo del saldo del
estado de cuenta.
1.22.- Compara los dos saldos correctos obtenidos.
1.23.- Si son iguales, pasa a 1.24.-.Caso contrario regresa a 1.4.-
1.24.- Elabora documento “Conciliación Bancaria” con los datos anteriormente
obtenidos y calculados. (Ver formato C-CON-BAN).
1.25.- Envía “conciliación bancaria” al contador para su revisión y aprobación.
2.1.- Recibe “conciliación bancaria”
2.2.- Revisa la determinación de los saldos correctos.
2.3.- Si los cálculos coinciden con los saldos correctos, pasa a 2.4.-. Si no
2. El Contador coinciden, regresa a 1.4.-.
2.4.- Firma la “conciliación bancaria” como aprobación.
2.5.- Regresa “conciliación bancaria” al auxiliar de contabilidad.
3.1.- Recibe la “conciliación bancaria” aprobada por el contador.
3.2.- Registra los asientos de ajuste que se deriven de la conciliación. (Ver plan
de asientos)
3. Auxiliar de Contabilidad 3.3.- Archiva la “Conciliación Bancaria”
 PROCEDIMIENTOS CONTABLES

DIAGRAMAS DE FLUJO

Representación que expresa

gráficamente las distintas operaciones
que componen un procedimiento, indicando
su secuencia.
 PROCEDIMIENTOS CONTABLES

SIMBOLOGÍA

Determinación de signos y/o gráficos

a los que se les confiere un
Significado preciso.
 PROCEDIMIENTOS CONTABLES

SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO

SIMBOLO DESCRIPCIÓN
Terminal: Indica el inicio o la
terminación del flujo.

Decisión: Indica un punto dentro

del flujo en que son posibles varis
caminos.

Documento: Representa cualquier

tipo de documento que entre, se
utilice, se genere o salga del
procedimiento.

Archivo: Representa un archivo

común y corriente de oficina.
 PROCEDIMIENTOS CONTABLES

SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO

SIMBOLO DESCRIPCIÓN
Operación: Representa la realización
de una operación o actividad relativas
a un procedimiento.

Dirección de Flujo: Conecta los

símbolos señalando el orden en que se
deben realizar las operaciones

Conector: Representa una conexión

o enlace de una parte del diagrama
con otra parte lejana del mismo

Conector de Página: Representa una

conexión o enlace con otra hoja
diferente en la que continúa el flujo.
 PROCEDIMIENTOS CONTABLES

TIPOS DE FLUJOGRAMAS
No separa cada una de
las personas y/o
departamentos que
realizan las tareas

FLUJOGRAMA SECUENCIAL

VERTICAL HORIZONTAL

SI

NO
 PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL VERTICAL

INICIO 1 2 3 6

Determina COMPARA
Auxiliar Cont. Resta al saldo AMBOS Conciliación
existencia del mayor FIRMA Bancaria
busca saldo SALDOS
errores de ch/devueltos
según mayor CORRECTOS
la empresa

Determina Suma ó resta al NO REGRESA AL

Busca saldo ¿Son Conciliación
existencia saldo del mayor 4 AUXILIAR Bancaria
según estado errores de iguales?
errores CONTABLE
de cuenta la empresa
del banco
SI

Determina Determina AUXILIAR Conciliación

COMPARA Conciliación CONTABLE
existencia saldo correcto ELABORA Bancaria
AMBOS Bancaria RECIBE
cheques del libro
SALDOS mayor
devueltos

REALIZA
4 Determina Suma al Edo. ENVÍA Conciliación ASIENTO DE
Sigue método
existencia de cta. los AL Bancaria AJUSTE
saldos
depósitos en depósitos en CONTADOR EN LIBRO
5 correctos
tránsito tránsito

Determina Resta al Edo. CONCILIACIÓN

Pre- CONTADOR Conciliación
existencia Inicia de cta. los
conciliación RECIBE Bancaria
cheques en elaboración cheques en
Bancaria
tránsito tránsito

Suma ó resta al
Revisa la
Determina
existencia
Suma al saldo saldo Edo. de determinación FIN
del mayor Cta. los errores de saldos
notas de
notas crédito del banco correctos
débito

NO Devuelve a Conciliación
Determina Determina
Resta al saldo ¿Cálculos Auxiliar Bancaria
existencia saldo correcto
del mayor del Edo. de coinciden? Contable
notas de
notas débito Cuenta
crédito
SI
5
1 3 6
2
 PROCEDIMIENTO: PAGO DE NÓMINA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL HORIZONTAL

Determina
Auxiliar Determina N° Determina N°
tipo de horas
administrativo días ordinarios horas extras
INICIO RECIBE EVALUA extras a 1
solicita listas a cancelar por a cancelar por
Cancelar por
de asistencia trabajador trabajador
trabajador

Listas de Listas de
Asistencia Asistencia

Determina N° Determina Calcula monto

Verifica la Calcula salario
días descanso según políticas Calcula salario a pagar a cada
asignación por hora de
1 o feriados otros beneficios diario por trabajador 2
mensual base cada
trabajados por a pagar por trabajador por días
por trabajador trabajador
cada empleado trabajador ordinarios

Calcula monto Calcula monto Suma

Calcula Suma salarios
a pagar a cada a pagar a cada conceptos de Llena con los
retenciones a otros
2 trabajador trabajador carácter datos 3
por feriados
obligatorias y beneficios
por horas salarial por calculados
contractuales por pagar
extras trabajados trabajador

Nómina del
período

SI Firma como
Envía al Administrador Verifica los ¿Cálculos
3 coinciden? autorización A
administrador recibe cálculos
para el pago

NO
Nómina del Nómina del Nómina del
4
período Listas de período Listas de período
Asistencia Asistencia
 PROCEDIMIENTO: PAGO DE NÓMINA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL HORIZONTAL

Devuelve al Auxiliar Prepara para

Listados de Envía al
A auxiliar administrativo
asistencia Administrador
cada 1
administrativo Elabora trabajador

n
Nómina del Resumen Resumen 1
período Listas de de nómina de nómina Recibo de n
Asistencia Pago 1
original
Copia de
recibo
Auxiliar
Devuelve al
Administrador Envía al administrativo 2
1 Elabora auxiliar
recibe banco pide firma a
administrativo
cada trabajador

Solicitud de Solicitud de n
Resumen Resumen
transferencia transferencia
de nómina
Solicitud de 1
de nómina de fondos n
de fondos transferencia Recibo de
de fondos Pago 1
original
Copia de
recibo

Solicitud de Auxiliar
Entrega a transferencia
Anexa a Envía al
contable 3
2 cada Resumen de “nómina del Auxiliar
de fondos verifica
trabajador nómina período” Contable
cálculos

n n n
1 1 Nómina1del
Recibo de período
Pago Copia de
original recibo

Realiza
Nómina del
asiento de
3 período FIN
pago de
nómina
 PROCEDIMIENTOS CONTABLES

TIPOS DE FLUJOGRAMAS

FLUJOGRAMA COLUMNAR

Asigna una columna a cada

Unidad / Responsable que
participa en el desarrollo del
procedimiento.
 PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE CAJA CHICA. DIAGRAMA DE FLUJO COLUMNAR

CUSTODIO AUX. CONTABLE CONTADOR ADMINISTRADOR SECRETARIA

INICIO 1 2 4 5

Solicitud Solicitud ORDEN DE ORDEN DE

RECIBE RECIBE Reposición RECIBE PAGO RECIBE PAGO
CUENTA EL Reposición
EFECTIVO

EXAMINA DATOS Solicitud DETERMINA

INSPECCIONA ELABORA CHEQUE
CONFIRMA COMPROBANTES Reposición CTA BANCARIA
SALDO
MINIMO
3
CONFIRMA SUMA DETERMINA AUTORIZA SOLICITA
Solicitud COMPROBANTES CUENTAS EMISIÓN FIRMA
ELABORA Reposición

SI ORDEN DE CHEQUE
¿COINCIDE ORDEN DE
ENVÍA EMITE FIRMA PAGO ENTREGA
Solicitud SUMA? PAGO
FIRMA Reposición
NO ORDEN DE
Solicitud PAGO
Reposición ORDEN DE ORDEN DE
ENVIA PAGO ENVIA PAGO
Solicitud DEVUELVE
ENVIA Reposición
2 6
Solicitud 5
1 4
Reposición 8
6
ORDEN DE
3 RECIBE PAGO
CHEQUE
RECIBE 7

ORDEN DE ORDEN DE ORDEN

RECIBE DE
PAGO PAGO
FIRMADA PAGO

FIRMA COMO ORDEN DE

ACUSE RECIBO PAGO REGISTRA
REPOSICIÓN
FIN
ENVIA ORDEN DE ORDEN DE
FIRMADA PAGO ENVIA PAGO

7 8
 PROCEDIMIENTOS CONTABLES

TIPOS DE FLUJOGRAMAS

FLUJOGRAMA ANALÍTICO

Posee una
COLUMNA ADICIONAL de éstas LLAMADAS EN EL CUERPO
alternativas DEL FLUJOGRAMA
PARA COMENTARIOS

Nota Aclaratoria: Se
adiciona a una
ANSI -------- operación o actividad
para dar una
explicación de ella.
 PROCEDIMIENTO: CÁLCULO DE DEPRECIACIÓN. FLUJOGRAMA ANALÍTICO

AUX. CONTABLE CONTADOR OBSERVACIONES

INICIO 1
a) Conforme a las especificaciones
del fabricante, o en su defecto, en
Verifica existencia Verifica datos y
base a lo preestablecido por la
y propiedad del cálculos empresa.
activo

b) Método de distribución uniforme

Revisa fecha NO
de la depreciación a lo largo de su
¿Cálculos
adquisición 2
y datos Notifica al auxiliar vida útil.
del activo contable
coinciden?
c) Emplea la siguiente fórmula:
SI
(a) Deprec.= COSTO – VALOR RESIDUAL
Busca vida 2
útil y valor residual Registra asiento VIDA ÚTIL
en libro diario
El valor obtenido está expresado
(b) en la unidad de tiempo de la vida
Sigue el método
de línea Recta
FIN útil.

d) d.1) Desde la fecha de

Calcula (c) adquisición del bien hasta la
cuota de fecha del registro, si se trata del
depreciación
año en que se adquirió.
d.2) Desde la fecha del último
Determina el (d)
Período del gasto registro de depreciación (cierre
a registrar y/o ajuste anterior) hasta la
fecha del registro actual.
Calcula (e)
depreciación del e) Multiplica cuota de depreciación
período por el período a depreciar. Es
indispensable la correspondencia
entre las unidades de medida.
Informa cálculos
1
Al Contador