ESCUELA DE NEGOCIOS
TRABAJO DE
Sistema de contabilidad
TEMA
Formularios y Registros de Contabilidad
PARTICIPANTE
Omara Ramírez García 17-4027
PROFESORA
Eneroliza Suberbi José
RECINTO
NAGUA
Introducción
Los formularios son parte sumamente importante en la contabilidad ya que estos
registran lo que son las transacciones y procesos contables que se realizan en la
empresa, llevando un control de cada una de las ventas, gastos o ingresos que se
generen en la empresa, por tanto estos ayudan hasta a determinar decisiones
importantes para la empresa o compañía.
Distinguido participante:
Consulte la bibliografía básica de la asignatura y demás fuentes
complementarias del curso; luego realice las actividades que se describen a
continuación:
Formularios computarizados Formularios manuales
Técnicas de programación que Están diseñados para un procedimiento
generan un comportamiento específico.
inteligente durante la gestión de los Deben ser sencillos y solicitar la
datos. información en orden secuencial.
Ofrecen pasos claros para el Deben tener espacio suficiente para
procesamiento de cada formulario llenar la información que solicitan.
como la selección del formulario, la Debe estar codificado bajo algún
verificación y el almacenamiento de esquema.
datos. Deben tener un diseño adecuado.
Ahorran tiempo en el acceso a los La redacción sobre la solicitud de datos
datos. debe estar diseñada para reducir las
Pueden incluir sistemas de posibilidades de error.
detección de errores así que cada Organizan la información gráficamente.
formulario se puede adaptar al Incluyen el logotipo o emblema de la
trámite en proceso y verificar en organización que solicita la información.
automático la validez de los datos Si se recolectan datos personales se
cargados. debe cumplir con los requisitos de la Ley
No hay problemas por escritura Federal de Protección de Datos
ilegible o por errores en la Personales.
información.
Son fáciles de actualizar.
Realice un cuadro comparativo contenga las características de diseños de
los formularios computarizados y manuales.
Control de formularios.
SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS.
Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de
oficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la
necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente
y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.
Consideraciones generales de los sistemas de control
Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creación, consolidar formularios
que se complementen, rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y
disminuir los errores. Mantener cantidades adecuadas de formularios en
existencia.
Nivel de organización.
El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro
de la organización como para dar una visión amplia, necesaria para la revisión,
coordinación y mejora de la instalación de los formularios.
Control de formularios.
En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un
programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores
que componen el problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y
procedimientos.
Diseño de formularios.
Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, estos
principios deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los
procedimientos involucrados. Todo formulario debe cumplir al menos con los
siguientes principios:
Facilidad para su relleno.
Reducción de las posibilidades de error.
Estética.
Reducción de costos.
Diseño de un sistema de formularios.
Un diseño de formularios comprende todos los formatos, sus prácticas, normas y
reglas que rigen todo el manejo de la información escrita, a través de los
documentos en la organización. Para diseñar un adecuado sistema de
formularios, debemos contemplar las siguientes etapas:
Inventario de formularios.
Análisis de formularios.
Clasificación de formularios.
Codificación de formularios
Clasificación de los formularios.
Simples: son aquellos documentos que están representados por una sola forma y
que no poseen copias anexas.
Formularios compuestos: poseen más de una hoja y son elaborados con base en
un formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial.
De acuerdo a su uso pueden ser:
Para originar una acción: tienen el objetivo de iniciar el proceso o procedimiento
de algún grupo de tareas con un cierto objetivo. Ejemplo, la emisión de una
requisición de materiales puede dar origen a la emisión de una orden de compra.
Formularios para registrar una acción, están orientados a guardar información que
puede ser consultada posteriormente. Por esta razón, su llenado correcto es
importante desde el principio, dado que cualquier información omitida puede ser
requerida después, ej. Los curriculum, solicitudes de empleos.
Formularios para informar resultados, son aquellos que son usados para mostrar
cifras o análisis de procesos que se encuentran estandarizados, ej. Análisis de
crédito en una institución financiera.
Codificación de los formularios.
Una vez que las formas son clasificadas, estas deben ser codificadas. Los
métodos más utilizados para codificar los formularios son:
Método nemotécnico.
Método de bloques.
Método alfanumérico.
Aspecto a tomar en cuenta.
Consideraciones generales para la elaboración de un formulario
Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el
primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del
formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo.
Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño
e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el
formulario.
Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos,
de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a
máquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas
sombreadas.
Aporte personal.
El formulario no es más que una técnica que utilizan para digitar o almacenar los
procesos contables que se dan en la empresa o compañía y tener como tal un
registro de ellos para cualquier situación que se torne.
Existen dos formas de hacerlo una es computarizada que es la más utilizada en
las empresas ya que es más fácil para actualizar y encontrar rápidamente la
información necesaria y la otra es manual, la ventaja de esta es a que se
considera más verídica la información ya que se hace manualmente y se está
consciente de lo que el colaborador mismo está plasmando, aunque para
actualizaciones de información y situaciones que se presenten se tomara más
tiempo ya que es manual.
El objetivo del mismo es facilitar la información en el momento o situación que sea
necesaria.
Estos formularios son de gran importancia ya que almacenan la información
contable que se necesita de la empresa sea para tomar decisiones como para
crear nuevas estrategias.
Conclusión
Finalmente considero que para un contable debe ser muy importante tener el
conocimiento de dichos formularios, de lo que cada uno contiene y cómo
manejarlos porque así cualquier situación que ocurra o se de en la empresa
puedan resolverla a tiempo o buscar la manera de que la empresa llegue a una
meta que se haya propuesto.
