Página 1 de 260

Self Service

Self Service
Gestión Humana.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
Fecha de generación: Última modificación: Versión:
M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 2 de 260
Self Service

ISO 9001: 2008

 Historia del Documento.

Ver Descripción Cambio Fecha

1. Creación de la última versión del Manual de Self Service. 27/08/2015

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 3 de 260
Self Service

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................................................................... 5
DEFINICIÓN DE PROCESO (MODELO 5W) ............................................................................................................................................ 6
I. PRIMERA PARTE: NIVEL TÉCNICO SELF SERVICE .......................................................................................................................... 7
1. INSTALACIÓN APLICACIONES WEB. ................................................................................................................................................ 7
1.1 MODELO ARQUITECTÓNICO:................................................................................... 7
1.2 CONSIDERACIONES DE HARDWARE Y SOFTWARE PARA LA APLICACIÓN SELF SERVICE: 8
2. INSTALACIÓN CON SETUP PARA APLICACIONES WEB. .............................................................................................................. 9
2.1 PRERREQUISITOS DE INSTALACIÓN: .......................................................................9
2.2 INSTALACIÓN DE IIS 8 – SERVER 2012: ........................................................... 13
3. PROCEDIMIENTO DE INSTALACIÓN. .............................................................................................................................................. 24
4. CONFIGUACION CLIENTE/SERVIDOR............................................................................................................................................. 30
4.1 CONFIGURACIÓN VARIABLES W EB:......................................................................30
4.2 VALIDAR CONEXIÓN: ............................................................................................. 35
II. SEGUNDA PARTE: PARAMETRIZACION Y TRANSACCIÓN DEL PROCESO. .............................................................................. 42
1. DIAGRAMA DE PROCESO. ............................................................................................................................................................... 42
2. PARAMETRIZACIÓN DEL SISTEMA. ................................................................................................................................................ 43
2.1 CONFIGURACIÓN VARIABLES W EB KGWVAPAR: ................................................. 43
2.2 EMPRESAS KACTUS KGNEMPRE: ........................................................................54
2.3 PARÁMETROS SELF SERVICE KPECONFI: ........................................................... 58
2.4 CLAVES PERSONALES APLICACIONES W EB KGNACCAJ: ....................................82
2.5 DEFINICIÓN DE PROGRAMAS KGNW PROG: ......................................................... 87
2.6 DEFINICIÓN DE MENÚS W EB KGNW MENU: ......................................................... 90

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 4 de 260
Self Service

2.7 GRUPOS DE USUARIOS DE ACCESO W EB KGNW GRUP: .....................................96

3. TRANSACCIÓN DEL PROCESO. .................................................................................................................................................... 101
3.1 PARÁMETROS DE CERTIFICACIÓN LABORAL CAJERO KPECERTI: ..................... 101
3.2 MAESTRO SECCIONALES KGNINFSC:.................................................................115
3.3 ESPECIFICACIÓN DE FLUJO KGNEFLUJ: ............................................................ 117
3.4 MAESTRO DEFINICIÓN DE FLUJO KGNFLUJO: ................................................... 123
3.5 DESTINARIO DE CORREOS POR ESTADO (FLUJOS) KGNCORDE: ..................... 131
3.6 INFORMACIÓN PARA NOTIFICACIÓN DE CORREO KGNINFNO: ........................... 135
3.7 USUARIOS KGNUSUAR: ...................................................................................... 147
3.8 NOTICIAS W EB KPENOTIC: ................................................................................ 154
3.9 PROGRAMACIÓN BLOQUEO DE CAJERO KGNPBCAJ: ........................................158
III. TERCERA PARTE: PROCESO (INGRESO Y USO DEL SELF SERVICE)..................................................................................... 160
1. PROCESO DE INGRESO AL SELF SERVICE: ........................................................... 160
2. ROL COLABORADOR:............................................................................................. 163
2.1 MI INFORMACIÓN PERSONAL: ............................................................................. 163
2.2 MI PUESTO DE TRABAJO:.................................................................................... 222
2.3 MIS SOLICITUDES: ............................................................................................... 238
2.4 MIS INSCRIPCIONES: ........................................................................................... 248

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 5 de 260
Self Service

INTRODUCCIÓN

El fin principal de este manual es el de guiar al lector en la comprensión, visualización y entendimiento del Proceso de
Parametrización, Administración y Manejo por parte de los Usuarios del Sistema Kactus HCM y del uso de los servicios y funciones del
Aplicativo Self Service por parte de los Colaboradores.

Aquí encontrará la definición del proceso de forma clara y concisa, el flujograma de procesos y subprocesos del que se compone todo
el macro de Parametrización y Uso del Self Service, de donde capta información previa, como la procesa, como la ejecuta y en donde
guarda o deposita información para su uso posterior.

Este Manual tiene una vida útil limitada, debido a posibles cambios o mejoras del sistema, en caso de presentarse variaciones, se le
informará al usuario (Cliente) de estas novedades y se le otorgara un documento adicional con la información necesaria para que
ejecute el programa sin inconvenientes.

Esperamos que sea una herramienta útil para su uso y trabajo, que sea claro y fácil de entender y de operar.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 6 de 260
Self Service

DEFINICIÓN DE PROCESO (Modelo 5W)

¿Qué es?

Self Service traducido es: “Auto Servicio”, esto quiere decir, que el personal activo de una organización posee la facultad mediante una aplicación
Web de realizar solicitudes de servicios, consultas, actualizaciones de datos, descargue de documentos, etc., de forma ágil, evitando la
tramitología que es lenta en su ejecución y entrega, que genera inconformismo y molestias en los trabajadores que realizan la solicitud.

¿Cómo lo Hace?
Mediante el Sistema Kactus HCM, la Parametrización de los componentes del Proceso de Self Service y la ejecución vía web de las solicitudes
que realizan los trabajadores que poseen acceso (Usuario y Clave) en el Servicio de Cajero.

¿Dónde?
En el ordenador (Cliente Servidor) donde se instalaron los programas que intervienen en el Proceso de Self Service y en el sitio en que se
encuentre el funcionario, sea dentro de las instalaciones de la organización o fuera de ella y teniendo acceso a la red mediante un ordenador o
dispositivo móvil (Laptop, Tablet, etc.).

¿Cuándo?
En cualquier momento, siempre que no exista una restricción de ingreso al sistema como política interna de la organización.

¿Por qué?
Es una herramienta que disminuye la tramitología, tiempos de ejecución y entrega de: Documentos, Certificaciones, Permisos o Solicitudes de
Servicios etc., que requieren los trabajadores y que son de carácter obligatorio de gestionar por parte de la organización y soportados por normas
legales como el Código Sustantivo del Trabajo (Artículo 57).

¿Quién?
Los Usuarios Lideres de los Procesos que Parametrizan y Administran el Sistema y los demás trabajadores que poseen autorizaciones de acceso
al Self Service.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 7 de 260
Self Service

I. PRIMERA PARTE: NIVEL TÉCNICO SELF SERVICE

1. INSTALACIÓN APLICACIONES WEB.

1.1 Modelo Arquitectónico:

a) Servidor.

Cualquiera de los siguientes sistemas operativos:

 Windows Server 2008 R2.

 Windows Server 2012 R2.
 Espacio en disco mínimo de 250Mb.
 Framework versión 4.5.
 Internet Información Server (IIS) versión 7 o superior.
 Para el caso de Oracle se debe tener el cliente del mismo, instalado en el servidor.

b) Cliente.

 Internet Explorer 9.0 o superior.

 Mozilla Firefox.
 Opera.
 Chrome.
 Safari

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 8 de 260
Self Service

1.2 Consideraciones de Hardware y Software para la aplicación Self Service:

Consideraciones
Internet Información Server IIS Versión 7 o superior.

- 8 GB RAM:
Teniendo en cuenta que cada inicio de sesión consume
Cantidad de Memoria Física (RAM) alrededor de 760KB, por lo cual, se debe tener en
cuenta, el número máximo de conexiones concurrentes
permitido en el IIS, para así, determinar la cantidad de
memoria requerida.
Framework Se recomienda usar la Versión 4.5.
Se recomienda usar como navegador Internet Explorer
Navegador
10

- 80 GB disco Duro:
Espacio en Disco
Teniendo en cuenta que el directorio de la aplicación
tiene un tamaño 250 Mb mínimo recomendado.

Framework [Link] 4.5.

Se requieren Servidores con características iguales o

similares a las siguientes:
Procesador -Intel (Xeon, Itanium) ó AMD (Opteron) en cualquiera de
sus familias con velocidades desde 2.00 GHz

Nota:

Se debe tener cuidado al momento de Implantación del Self Service con los componentes Server 2003 y el Framework 4.5 ya que no
son compatibles y generan un conflicto interno en el Sistema.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 9 de 260
Self Service

2. INSTALACIÓN CON SETUP PARA APLICACIONES WEB.

2.1 Prerrequisitos de Instalación:

 Framework Versión 4.0.30319

Se debe comprobar la versión del framework en el servidor donde se desea montar el sitio:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 10 de 260
Self Service

 Internet información Server (IIS) versión 7 o superior

Se debe tener en cuenta que la versión mínima del servidor de Internet Information Server (IIS) debe ser mínimo 7. El IIS se encuentra en
la ruta:
Inicio – Panel de Control – Herramientas Administrativas - Servicios de Internet Information Server.

En la barra de herramientas en la opción Ayudas – Acerca de… se puede ver la versión que se encuentra instalada, como ejemplo se tiene:

Versión IIS

En algunos sistemas operativos es posible ver si el servicio de Internet Information Server está arriba. Para ello abrimos el Internet Explorer y
ejecutamos [Link]

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 11 de 260
Self Service

a) Framework:

El framework es el encargado del funcionamiento de las aplicaciones web a través de la cuenta local ASPNET. Se debe usar la versión
4.0.30319.

Para el caso de Oracle a esta cuenta local se le debe asignar unos permisos especiales, los cuales, se encuentran más adelante en el
documento. Estos permisos permiten la conexión con la base de datos.

Además, cuando el servidor donde se van a instalar las aplicaciones web es un servidor de dominio primario, es necesario agregar la cuenta
ASPNET a la metabase ya que éste tipo de servidor no deja ver las cuentas locales.

b) Como Registrar el Framework:

En ocasiones es necesario registrar el servicio del IIS (Internet Information server) y así poder habilitar la cuenta local ASPNET. Pero se debe
tener en cuenta que al registrar el servicio se generaliza todo el IIS según la versión instalada.

Nota: Hay que revisar el IIS para observar si existen otras aplicaciones web instaladas ya que estas pueden utilizar otra versión de
framework, lo cual, pueden generar conflictos en dichas aplicaciones web:

 Ingresar a interfaz de comandos: Inicio/ejecutar/cmd.

 Digitar cls para limpiar la pantalla y así ubicamos en directorio c:\> o en la ruta donde esté instalado el sistema operativo.

 Situarse en la ruta cd C: \WINDOWS\[Link]\Framework\v4.0.30319, directorio C:\ si se encuentra el sistema operativo ahí

sino la unidad donde esté instalado.

RUTA - 32 Bits:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 12 de 260
Self Service

RUTA - 64 Bits:

Una vez ubicado en la ruta, ejecutamos el siguiente comando “aspnet_regiis.exe –lv” para ver que versiones de framework hay
registradas. Si queremos registrar una versión de framework ejecutamos el comando “aspnet_regiis.exe –i –enable”.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 13 de 260
Self Service

2.2 Instalación de IIS 8 – SERVER 2012:

 Ir al menú de inicio y ubicar el Administrador del Servidor o Server Manager en su defecto:

Click

 Seleccionar la opción “Agregar Roles y Características”.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 14 de 260
Self Service

 Si es la primera vez que se agregan Roles aparecerá el Asistente para Agregar Roles y Características:

Click

 Seleccionar “Instalación basada en características o en roles” y dar clic en Siguiente.

Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 15 de 260
Self Service

 Luego escoger el Servidor de destino al que se le agregarán los roles:

 Para Self Service – KactusRl se debe seleccionar

Servidor Web (IIS), Agregar las características y luego
hacer Click en siguiente:

Click
Click

Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 16 de 260
Self Service

 A continuación mostrará una pantalla de introducción al Servidor Web y características a tener en cuenta para la instalación del IIS, hacer Click
en Siguiente.

Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 17 de 260
Self Service

 Seleccionar los siguientes servicios de Rol, tal como se muestra en las siguientes imágenes:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 18 de 260
Self Service

Seleccionar las Características de .NET Framework 3.5

(incluye 2.0 y 3.0) como lo muestra la siguiente imagen:

Hacer clic en Siguiente, el asistente confirmará los roles o

características a instalar.

Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 19 de 260
Self Service

Click en Instalar y el Sistema comenzara el conteo de instalación.

Click

El Sistema muestra el Progreso de Instalación “Resultados”

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 20 de 260
Self Service

 Al terminar la instalación mostrará el resultado de los servicios de rol instalados, hacer Click en Cerrar.

Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 21 de 260
Self Service

 En el “Panel de Control” en la opción “Herramientas Administrativas”, seleccionar “Administrador de Internet Information Server IIS”:

O también puede ingresar por el Administrador del Servidor ó Server Manager, dar en la opción Herramientas y ubicar el Administrador de
Internet Information Services (IIS) como lo muestra la siguiente imagen.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 22 de 260
Self Service

 Ingresar al Administrador de Internet

Information Services “IIS”:

 Desplegar el árbol que se encuentra en la parte

izquierda, ubicar el Default Web Site dentro del
grupo Sitios:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 23 de 260
Self Service

E inmediatamente hacer clic derecho y seleccionar la

opción ADMINISTRAR SITIO WEB, luego
seleccionar en el submenú EXAMINAR:

Posteriormente mostrará la siguiente imagen, la cual, indica

que la instalación fue realizada correctamente:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 24 de 260
Self Service

3. PROCEDIMIENTO DE INSTALACIÓN.

 Ejecutar el instalador del Self Service:

 Al ejecutarlo permite visualizar la siguiente pantalla.

Se activa la opción Siguiente para continuar:

Click

 En la siguiente ventana muestra el sitio donde quedará la aplicación,

por defecto muestra ‘Default Web Site’, se puede dejar el sitio que
se desee, luego está el Directorio Virtual con el nombre de
‘WebKactus’ y finalmente está el ‘Grupo de Aplicaciones’, allí se
debe instalar un grupo que tenga asignado el Framework 4.5, y
luego dar Click en Siguiente.
Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 25 de 260
Self Service

En la opción de ‘ Espacio en Disco’,

permite verificar la disponibilidad que
existe en cada unidad. Para éste
caso, la unidad en la quedara
instalado es en C: \, también se
puede definir otra unidad, pero hay
que tener en cuenta la ruta donde
se encuentre la carpeta
\Inetpub\wwwroot\.
Click

 Se escoge la unidad donde quedara instalado el Self Service, por defecto el instalador toma la ruta donde se encuentre el
Inetpub\wwwroot, luego se da Click en Siguiente para continuar:

Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 26 de 260
Self Service

 Comprobar la Instalación:

Comprobar la creación de la carpeta WebKactus, para ello, se ingresa a C:\Inetpub\wwwroot o a la unidad donde se encuentre la
carpeta \ Inetpub\wwwroot; en esta ruta debe estar creada la carpeta WebKactus:

C:\Inetpub\wwwroot\WebKactus:

 Comprobar las validaciones de Configuración de la página de entrada:

Sobre el directorio WebKactus en el IIS verificar dando Click con el botón derecho del mouse sobre ese mismo directorio y seleccionar
Administrar Aplicación y luego Configuración Avanzada.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 27 de 260
Self Service

 Configuración Avanzada:
En esta pantalla se verifica el Grupo de Aplicaciones, este dato es el que dejo la
instalación por defecto, como se mencionó anteriormente, este puede ser cambiado según
sus necesidades, también se puede visualizar la ruta de acceso ‘C:
\Inetpub\wwwroot\WebKactus’:

Para verificar la página [Link] se debe

situar en la página principal de IIS sobre el
directorio virtual ‘WebKactus ’, ubicar el Documento
Predeterminado dando doble clic y despliega la
siguiente pantalla:

Documento Predeterminado.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 28 de 260
Self Service

Sin esta página en esta ubicación no se puede

ingresar al Aplicativo Self Service de Kactus.

Doble
Click

Nota:
La opción [Link] aparece en la carpeta “Default
Web Site” y se selecciona en la ventana
“Configuración Avanzada” la opción “Grupo de
Aplicaciones” y definir “DefaultAppPool”.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 29 de 260
Self Service

Para el motor Oracle se debe tener instalado el cliente de Oracle a 32 Bits en el servidor e inmediatamente validar la siguiente parametrización:

1. Ingresar al Internet Information Server (IIS):

2. Ubicar la opción Grupo de Aplicaciones U Application Pool.

3. Seleccionar el grupo que le asignamos a nuestro directorio virtual ‘WebKactus’, ej. ‘DefaultAppPool’.

4. Ubicamos Configuración Avanzada y en el campo Habilitar aplicaciones de 32 Bits” o “Enable 32-Bit Applications” dejarlo en TRUE.

Esto con el objetivo de que el IIS valide el cliente de Oracle sobre 32 Bits.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 30 de 260
Self Service

4. CONFIGUACION CLIENTE/SERVIDOR.

4.1 Configuración Variables Web:

Se configura las variables web a través de KGwVapar (configuración variables web), Ubicar en la ruta C:\Kactus\GArh\Gw\Bin el programa
[Link]. Dar doble clic sobre el programa para ejecutarlo.

Proceso:

Pestaña de Conexión:

Motor: Se define el motor de conexión, el mismo donde se tiene

la base de datos. SqlServer, Oracle, Sybase, Informix,
PostgreSQL.

Servidor de Base de Datos: Se define el nombre del servidor donde

está la base de datos, se debe tener en cuenta que si la base de
datos está definida en una estancia se definirá así: Nombre
Servidor\nombre base de datos.

Nombre Base de Datos: Nombre como está creada la base de datos

Usuario de Conexión: Usuario DBA, el cual debe tener permisos de

conexión, consulta, inserción, actualización y eliminación.

Clave de conexión: clave de usuario DBA sin Encriptar.

Cambiar Puerto Base de Datos: Esta opción la encuentra en la parte inferior, por defecto está el valor de acuerdo el Motor (SqlServer 1433,
Oracle 1521, Postgres 5432, Sybase 5000, Informix 8082).

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 31 de 260
Self Service

Pestaña de Parámetros:

Pestaña de Parámetros:

Servidor de Correo: Nombre o IP del servidor de correo.

Correo Remitente: Correo por el cual se enviaran los correos de Self

Service, mensajes como aprobaciones, solicitudes, etc.

Al dar clic en el botón generar archivo aparecerá el siguiente mensaje,

el cual indica que se han ingresado todas variables necesarias y h a
generado el archivo [Link].

El programa KGwVapar genera el archivo [Link] en la raíz del

disco local C: \, en el cual quedan todas las variables de conexión que utilizaran
las aplicaciones web.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 32 de 260
Self Service

Nota:

Dado el caso que al realizar la configuración del KGwVapar no genera el mensaje de “Archivo Generado Correctamente” se debe realizar el
siguiente procedimiento:

Ingresar a C: Kactus.
1.

Seleccionar la Carpeta Ggen.

2.

3. Seleccionar la Carpeta Bin.

4. Seleccionar el Programa de Configuración de

Variables Web KGwVapar.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 33 de 260
Self Service

Con Click Derecho sobre el Programa de KGwVapar para

5. desplegar el recuadro con la información de “Ejecutar como
Administrador” y Click izquierdo sobre esta Opción.

Se genera el Control de Cuentas de Usuario con el nombre

del Programa KGwVapar y se procede a activar el Botón de
“Si”, esto con el fin de que el Sistema valide los cambios que
6. se generan en el Programa.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 34 de 260
Self Service

7. El Sistema libera el
Programa de KGwVapar, Se ingresan los demás
en el Campo de “Motor” se datos solicitados por el
selecciona la opción Sistema, se debe
Requerida, para este caso, recordar realizar el
SQL Server. paso con la tecla Tab.

Para seguir con el siguiente

campo se debe realizar por
medio de la tecla “Tab” del
teclado ( Permite
cambiar entre las diferentes
opciones que hay en la
ventana activa).

Luego de ingresar todos los datos (Se

explicaran los campos de KGwVapar más
adelante) se hace Click en el botón de
“Generar Archivo” liberando el mensaje:
“Archivo generado correctamente”.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 35 de 260
Self Service

4.2 Validar Conexión:

Para verificar la correcta conexión del Aplicativo Self Service se realiza el siguiente procedimiento:

1. Se activa el botón de Inicio con el fin de ubicar el Internet Information

Services IIS.

2. Seleccione el IIS, no importa la ruta de elección.

Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 36 de 260
Self Service

3.

El Sistema despliega la información contenida en el IIS.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 37 de 260
Self Service

4.

En el Campo de Acciones se hace Click en el Botón de Reiniciar y el Sistema activa los posibles cambios o
actualizaciones que se pueden presentar en el IIS.

5.
Click
Seleccionar

En el Campo de Conexiones se hace Click en la opción de [Link] se despliega Grupos de Aplicaciones y Sitios, Click en Sitios y se
libera la Opción de Default Web Site, por último, doble Click en la opción de WebKactus (Self Service).

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 38 de 260
Self Service

6.

El Sistema despliega la “Página Principal de /WebKactus, en la que se seleccionará la opción del Campo Acciones – Administrar Aplicación –
Examinar *:80 (http).

Seleccionar

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 39 de 260
Self Service

El Sistema genera la Portada del Aplicativo Self Service con las opciones de Ingreso de Usuario y Contraseña, Imágenes de Bienvenida, Noticias
Empresariales etc.

De esta manera se demuestra que el proceso de instalación se realizó de forma exitosa.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 40 de 260
Self Service

Otra forma de validar la conexión:

Ruta de acceso: http: //nombre_servidor/SelfService, donde [Nombre_servidor] es el nombre de la máquina o la IP donde se instaló
el Self Service.

Ejemplo: [Link] - Esta opción

es cuando se ha instalado localmente.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 41 de 260
Self Service

Para la conexión desde los clientes si es por IP será de la siguiente manera [Link] o si es con el nombre del servidor
será así [Link] ruta del servidor (Nombre_servidor o IP) donde se encuentra la aplicación instalada.

Ejemplo.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 42 de 260
Self Service

II. SEGUNDA PARTE: PARAMETRIZACION Y TRANSACCIÓN DEL PROCESO.

1. DIAGRAMA DE PROCESO.

SELF SERVICE

Parametrización Transacción Proceso (Ingreso Self Service)

KGwVapar KPeCerti

KGnInfsc
KGnEmpre

KGnEfluj

KPeConfi
KGnFlujo

KPeConfi KGnCorde

KGnInfno

KPeConfi

KGnUsuar

KPeConfi
KPeNotic

KGnPbcaj
KPeConfi
Fase

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 43 de 260
Self Service

2. PARAMETRIZACIÓN DEL SISTEMA.

2.1 Configuración Variables Web KGwVapar:

Realiza la configuración de Variables Web. Se debe parametrizar la

ubicación de la ruta C:\Kactus\GArh\Gw\Bin y el programa
[Link]. Luego de realizado estos pasos de debe dar doble
clic sobre el programa para ejecutarlo en Kactus-HR.

Conexión:

En esta pestaña se configura todas las opciones de conexión del Self

Service. Se define el motor con el que está trabajado el Sistema
Kactus HR en la organización (SQL Server, Oracle, Sybase, Informix,
PostgreSQL), se selecciona el proveedor con el que se adquirió el
tipo de motor.

También se puede configurar el servidor y base de datos de

conexión, con el usuario y clave de conexión al Self Service.

► Motor:

El Motor de base de datos es el servicio principal para almacenar, procesar y proteger los datos. El Motor de base de datos
proporciona acceso controlado y procesamiento de transacciones de forma rápida para cumplir con los requerimientos de las
aplicaciones usuarias de datos más exigentes de una organización.

En ellos se crean las bases de datos, tablas, índices, vistas y procedimientos almacenados para ver, administrar y proteger los datos.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 44 de 260
Self Service

Existen en el mercado variedad de prestadores de servicios de Motores de Bases de Datos, el Sistema Kactus HR brinda la oportunidad de
trabajar con una gran variedad, ellos son: SQL Server, Oracle, Sybase, Informix y Postgres SQL.

NOTA: El Motor que se seleccione debe ser el mismo que se inserte en el campo “Servidor Base de Datos”.

 Selección de Motor, Proveedor, y Servidor de Base de Datos:

Una vez se escoge el Check con el Motor de Base de Datos el sistema automáticamente selecciona el campo con la información del proveedor
del producto, estos son las posibles combinaciones que ofrece Kactus HR:

Al Seleccionar SQL Server se activa el Proveedor SQL Server con las opciones de Microsoft
OLE DB y .NET Framework Data:

 Microsoft OLE DB:

1.
OLE DB es un conjunto de Interfaces en COM que exponen los datos de una variedad de
Fuentes. Es una tecnología desarrollada por Microsoft y usada para tener acceso a
diferentes fuentes de información, o bases de datos, de manera uniforme.

 .Net Framework Data:

Se utiliza para la conexión a una base de datos, ejecutar comandos y recuperar resultados. Esos resultados se procesan directamente,
colocados en un conjunto de datos con el fin de estar disponibles a las necesidades del usuario, combinados con datos de varias fuentes, o
controlarse a distancia entre niveles. . NET Framework son ligeros, creando una capa mínima entre la fuente de datos y el código, lo que
aumenta el rendimiento sin sacrificar la funcionalidad.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 45 de 260
Self Service

Al escoger Oracle activa el Campo del Servidor de Base de Datos, Nombre, Usuario y Clave
de Conexión, además, se debe seleccionar el tipo de Proveedor de Oracle (Microsoft OLE
2. DB, OLE DB o .NET Framework Data) y el campo de Fecha de Oracle (Se selecciona el
formato de presentación de Fechas.)

La Selección de Sybase solo activa el Servidor de Base de Datos, el Nombre, y los campos
3. de Usuario y Clave de Conexión.

El campo de Informix posee casi el mismo comportamiento de Sybase con la diferencia de

que activa el Campo: “Nombre del Host Informix”.

4. El termino Host se refiere a computadoras conectadas a una red, que proveen y utilizan
servicios de ella. Los usuarios deben utilizar anfitriones para tener acceso a la red. De forma
general, un anfitrión es todo equipo informático que posee una dirección IP y que se
encuentra interconectado con uno o más equipos.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 46 de 260
Self Service

La Selección de Postgre SQL solo activa el Servidor de Base de Datos, el Nombre, y los
5. campos de Usuario y Clave de Conexión.

► Servidor Base de Datos:

Se define el nombre del servidor donde está la base de datos, se debe tener en cuenta que si la base de
datos está definida en una instancia se definirá así: Nombre Servidor\instancia.

► Nombre Base de Datos:

Nombre como se creó la Base de Datos de la Organización.

► Usuario Conexión:
Se ingresa en Nombre de Usuario de Conexión que posee el DBA (Administrador
de Bases de Datos) y es el que posee permisos de conexión, consulta, inserción,
actualización y eliminación de datos. Adicionalmente, posee el rol de administrador
del Sistema y otorga permisos a los demás Usuarios para el manejo del aplicativo
Kactus HR.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 47 de 260
Self Service

► Clave Conexión:

Se ingresa la Clave que posee el Usuario DBA.

Parámetros:
En esta pestaña se configura la información referente al envío de
correos informativos. Aquí se puede definir Servidor, Datos del
Remitente (Email, nombre y clave) e información del dominio de
donde está configurado el E-mail. También se puede definir la
moneda y logo de la empresa.

► Servidor de Correo:

Nombre o IP del servidor de correo (Esta información es

suministrado por Administrador del Sistema). Un servidor de
correo es una aplicación de red ubicada en un servidor en internet.

► Correo Remitente:

E-Mail por el cual se enviaran los correos de Self Service, mensajes

como aprobaciones, solicitudes etc.

► Clave:

Código de Clave de Acceso al Correo del Remitente.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 48 de 260
Self Service

► Envío con Autenticación/Usa Autenticación SSL:

Se activa cuando se utiliza seguridad integrada con Windows. Cuando se ingresa a Internet
Explorer y se digita la dirección Web de Kactus el Sistema no vuelve a solicitar la autenticación al
Usuario, sino, de inmediato inserta la información.

► Descripción de Remitente:

Es la descripción que aparecerá en los correos que sean enviados.

► Puerto:

Se digita el nombre del puerto que tiene asociado.

Un Puerto es una forma genérica de denominar a una interfaz a través de la cual los diferentes tipos de datos se pueden enviar y recibir. Dicha
interfaz puede ser de tipo físico, o puede ser a nivel de software (Por ejemplo, los puertos que permiten la transmisión de datos entre
diferentes ordenadores).

► Autenticación Windows:

Al estar sin Chequear el Sistema inactiva los campos de Opción de

Autenticación, Nombre del Dominio, Usuario Windows y la Clave.

Al chequear Autenticación de Windows activa todos los campos

anteriormente mencionados.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 49 de 260
Self Service

Autenticación de Windows trata la identidad de usuario proporcionada por Microsoft Internet Information Services (IIS) como el usuario autenticado
en una aplicación [Link]. IIS.

Este servicio convierte a una PC en un servidor Web para Internet o una Intranet, es decir, que en las computadoras que poseen este servicio
instalado se pueden publicar páginas web tanto local como remotamente.

► Moneda:

Se selecciona el tipo de moneda que se maneja en el país que se implanta el Sistema Kactus HR.

► Logo de la Empresa:

Es el logo que se encuentra en la raíz de Webkactus y el que se muestra al ingresar al Self Service. Este logo es
parametrizado previamente en el Programa Empresas Kactus KGnEmpre.

► Banner Cliente:

Es la imagen del encabezado que aparecerá al ingresar a la aplicación.

► Usuario Externo:

Se activa para permitir el ingreso de usuarios que no contienen un contrato directo con la empresa, pero, que prestan algún
tipo de servicio a la organización y deben ingresar al Self Service.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 50 de 260
Self Service

Self Service:

La Pestaña Self Service contiene los campos que se verán reflejados

cuando los Usuarios ingresen al aplicativo. Consta de las Siguientes
Subpestañas:

1. Básicos:
Contiene los campos con la información básica en general para cada
trabajador, cada campo se puede demarcar a gusto o necesidad del
cliente.

2. Educación Formal:

Hace referencia a los datos de Educación Superior que está cursando o ya

están culminados por parte de los trabajadores y los que se pueden cambiar
dependiendo del País u organización.

El Campo “Valida Institución” al ser marcado permite visualizar el combo

de las instituciones que previamente fueron parametrizadas en el
Programa Maestro de Instituciones Especializaciones KBiUnesp.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 51 de 260
Self Service

3. Educación no Formal:

Comprende los datos básicos de información de los cursos, diplomados,

actualizaciones etc., y pueden ser renombrados por las empresas dependiendo
de una necesidad de cambio por región, normatividad o gusto de la empresa.

4. Datos Familiares:

Contiene los datos para ingresar la información de los familiares o Beneficiarios

con el campo adicional de Mensaje Institucional el cual es paramétrico y puede
ser redactado al gusto de la organización.

5. Contratos:

Presenta los campos con información referente al tema de contratación de los

trabajadores, es la marcación histórica de contratación que posee los
funcionarios.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 52 de 260
Self Service

6. Reportes:

En estos campos se remarcan o nombran los campos que son relacionados con los
reportes que pueden ser consultados y generados desde el Self Service.

7. Parámetros Reportes:

Posee campos para marcar, desmarcar y descargar documentos con la opción de que
la empresa decida si son visibles y usados por los trabajadores de la organización.

8. Parámetros Etiquetas:

Esta pestaña cuenta con campos de datos adicionales y Check’s de

activación de mensajes, notificaciones de correo etc., y en los que
pueden ser nombrados según las necesidades de la empresa.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 53 de 260
Self Service

Demás Pestañas:

Web Stedl:
La pestaña Web Stedl corresponde a la parametrización del Aplicativo del Sistema Kactus HR del Proceso de Evaluación de Desempeño que se
realiza las empresas del Sector Público.

Cuenta con las Subpestañas:

1. General
2. DNP
3. FGN
4. Títulos de Evaluación

Selección y Formación:
Se parametrizan las generalidades correspondientes al proceso de reclutamiento web.

Salud Ocupacional:
Campo diseñado para la homologación de Nombres que son utilizados en el área de Salud Ocupacional. Se realiza este proceso ya que puede
existir una variación en la forma en que se denominan los conceptos, bien puede ser por decisión empresarial o por la variación de normas que se
presentan en los países en que se instalan el Sistema Kactus HR.

► Cambiar Puerto de Base de Datos:

Al hacer Click sobre esta opción el Sistema despliega el recuadro de “Puerto de

Conexión de Base de Datos” en el cual se digita la dirección de puerto que se desea
cambiar, ya sea por ser multiempresa o por reformas en los puertos de conexión.
Click

► Cambiar Puerto de Base de Datos:

Cada vez que se realice o se genere un cambio en la información inicial del KGwVapar se debe de activar el botón de
Generar Archivo para que el Sistema genere los cambios, posteriormente, Click en Salir.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 54 de 260
Self Service

2.2 Empresas Kactus KGnEmpre:

En este programa se registra la organización o las

empresas que conforman un grupo (Cuando es
multiempresa o un Grupo Empresarial) y en las que se
instalará el aplicativo de Self Service. Por cada empresa del
Grupo se debe realizar un registro. La parametrización de
Empresas Kactus KGnEmpre es de los primeros procesos
que se realizan para la implantación del Sistema Kactus HR
y es vital para la correcta presentación y funcionamiento del
Aplicativo Self Service.

Consta de dos Pestañas:

Datos Generales.

En esta pestaña se registra la información básica de la

empresa nombre, dirección, teléfonos, tipo de sector
(Público o Privado) y se inserta el logo de la empresa.

► Código Seven:
Sirve para identificar una misma empresa en Kactus y
Seven.

► Datos para el Sistema:

Es un campo destinado para grupos empresariales o
multiempresa, al marcar el Check Empresa Default tomará
los datos de esta como la principal.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 55 de 260
Self Service

Datos Adicionales:

Los campos de la pestaña “Datos Adicionales” fue diseñado

con el fin de incluir datos pertinentes a otros países y que son
de uso obligatorio por normatividad.

► Número de RIF:
R.I.F Registro de Información Fiscal:

Es un registro destinado al control tributario, en el cual, deben inscribirse las personas naturales o jurídicas, las
comunidades y las entidades o agrupaciones sin personalidad jurídica, responsables del Impuesto sobre la Renta,
siempre que la causa del enriquecimiento se dé en Venezuela.

► País de la Empresa:

Combo Box que se despliega con el listado de países. Se debe seleccionar el nombre del país en que se encuentra la
empresa.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 56 de 260
Self Service

► Número de Empresa SAC:

La Sociedad Anónima Cerrada SAC es una de las formas de constitución de sociedades, la cual, es creada por un
reducido número de socios naturales o jurídicos y participan de forma activa y directa en la administración, gestión y
representación social. Este tipo de registro es utilizado en el Perú.

► Número de Seguro Social:

Es el número otorgado a cada persona mediante la afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), el cual,
asigna un Código de identificación que se utiliza para todo trámite con esa institución. Es utilizado en México.

► Moneda:
Por medio de la Lupa de Selección se despliega el Listado de Monedas y en el que se escoge el tipo de
Dinero que se maneja en el país. Esta información es ingresada previamente y traída por el Sistema del
Programa Definición de Monedas que Maneja el Sistema KGnMoned.

► Indicador de Estado:

Por medio del Combo Box se valida si la empresa seleccionada se encuentra en estado a activo o inactivo.
Quiere decir, que por algún motivo (Liquidación, Cambio de Razón Social etc.) no se toma en cuenta pero la
información se mantiene.

► Grupo Empresarial:

Por medio de este Check se informa que el registro que se está creando (Empresa) hace parte de un Grupo Organizacional.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 57 de 260
Self Service

► Maneja Vistas:

Se activa este Check para Empresas o Grupos Empresariales que manejan el Concepto de Seccionales (Empresas del
mismo grupo organizacional que funcionan de forma independiente unas de otras) y manejan el tema de “Vistas”.

► Utilizar Código Interno:

Su función es la de validar las identificaciones que son alfanuméricas y que son utilizadas en países como México. Al
activar este Check hace que se pueda utilizar el Campo Código Interno COD_INTE como campo para digitar los
números de identificación de tipo alfanumérico hasta de 20 dígitos. Se debe de chequear para que permita capturar
este código como dato de identificación (Del Self Service lo envié y valide en KBiEmple – Identificación COD_EMPL).

► Utilizar Código Interno:

La funcionalidad es la de poder ubicar por empresa los Números de Cuenta, Tipo (Ahorros, Corriente) y
nombre de la Entidad Bancaria en donde se deben consignar los “Recobros de Incapacidades”.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 58 de 260
Self Service

2.3 Parámetros Self Service KPeConfi:

En este programa se parametrizan los datos y opciones que

los usuarios del Self Service pueden consultar. Consta de
ocho pestañas:

Nota:

La información registrada es única, no se puede crear un

nuevo registro.

Configuración:

En esta pestaña se parametriza la forma en que la empresa

desea que se vea la configuración en el Self Service, se
activa el ícono de Nuevo (E= para empresa, C= clase
de Nomina y G= grupo de prototipos).

► Parametriza por:

Se selecciona la forma como se quiere parametrizar el uso del

Self Service. Puede ser: A nivel Empresa (E), Por Clase de
Nómina (C) o por Grupo Prototipos (G). Para este caso de
ejemplo en la imagen se encuentra en Empresa que es la forma
general o estándar.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 59 de 260
Self Service

 Clase de Nómina (C):

Cuando se selecciona
Clase de Nómina “C”
activa el Campo de
Valor Parámetro con la
Lista de Valores.

 Grupo de Prototipos (G)

Activa el Campo de
Grupo de Prototipos y
por medio de la Lupa
de Selección se escoge
el Prototipo.

► Habilitar:

El Campo de Habilitar consta de tres Check’s de selección que permite la elección de recordar o
no la clave de usuario para el Ingreso al Self Servirse.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 60 de 260
Self Service

Mensaje Inicial:

En esta pestaña se digita el párrafo de Bienbenido/da al Self

Service Kactus HR, se parametriza según las exigencias y
gusto de la organización.

Ejemplo.
Como se muestra en la tabla de KPeConfi se sigue una
secuencia de la Línea 1 a la 5 y en la figura de Self Service
de la empresa de capacitación del Sistema Kactus HR se
verá de la siguiente forma:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 61 de 260
Self Service

Lo registrado en las Líneas de 1 al 5 se verá reflejado en el campo de “Bienvenido/a al Self Service KACTUS”.

Reportes:

Esta pestaña consta de tres Subpestañas (Opciones de

Certificaciones, Opciones de Impresión, Opciones de
Desprendibles de Pago) y se pueden configurar tres (3)
tipos de reportes utilizados en el Área de Recursos
Humanos de las Organizaciones.

 Opciones de Certificaciones:

En esta pestaña se configura la información que

aparecerá en las Certificaciones Laborales que expide la
empresa a solicitud de los trabajadores.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 62 de 260
Self Service

► Logo Certificado Laboral:

El seleccionar los Check’s de Logo y Membrete el Sistema activa el Campo de Logo de Certificaciones. Este campo tiene como fin insertar o no el
Logo de la Empresa o el Membrete en los Documentos de Certificados Laborales.

En Logo de Certificaciones se ingresa el nombre del archivo que previamente se guardó en formato .bpm y que debe estar copiado en la ruta:
C:\Inetpub\wwwroot\ Webkactus.

► Sumar en Certificado Laboral Variable:

Cuando se presenten variaciones en el salario de trabajadores se presenta la opción de que sume

todos los conceptos y registre el salario total por el periodo seleccionado.

► Firma, Nombre, Cargo, Teléfono Certificado:

Los Campos: Firma Certificado, Nombre Firma de Certificado, Cargo Firma Certificado y Teléfono
Certificado se definen de acuerdo a la persona que firma las certificaciones.

Se deben configurar los TAGS en el programa Parámetros de Certificación Laboral Self Service:
 Firmcer: Firma certificado, nombre imagen con extensión bpm, firma escaneada de quien
certifica.
 Nomfuce: nombre firma certificado.
 Cargcer: cargo firma certificado y
Telcert: teléfono certificado.

Los TAGS, llamados "Etiquetas" en español, son los "Comandos" que los programas navegadores
leen e interpretan para armar y dar forma a las páginas de Internet.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 63 de 260
Self Service

► Imagen Pié de Página:

Se debe seleccionar esta opción, si se desea obtener una imagen al final de cada una de las páginas
como modo de Pié de Página. Se debe indicar el nombre de la imagen correspondiente en formato .bmp,
que debe estar en la ruta C:\Inetpub\wwwroot\ Webkactus.

► Imagen Marca de Agua:

Posee el mismo comportamiento en la parametrización de la Imagen de Pié de Página (Ruta donde se
dejará la Imagen de Marca de Agua) con la diferencia de su funcionalidad, la Marca de Agua digital es
una técnica de ocultación de información o de Certificar un Documento. Quiere decir que al momento de
imprimir una certificación se verá la Marca de Agua en el Documento.

► Firma Seccional:

Si se encuentra habilitado el Proceso de Self Service deberá mostrar la firma asociada a la seccional del funcionario que
está generando el reporte. Esta firma se debe parametrizar en el programa de Información Seccionales KGnInfsc.

► Tope y Valor de Subsidio (Alimentación, Transporte):

Datos traídos del Programa Variables Adicionales Globales KNmVarig, el cual, actualiza el valor TOPE para pagar el Subsidio de Transporte
Extralegal, Alimentación (Bonificación Extralegal), así como el valor del Subsidio de Alimentación que maneje la organización.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 64 de 260
Self Service

 Opciones de Impresión:

Por medio de la carpeta Opciones de Impresión se puede

realizar el control de impresiones de acuerdo al rango y al
número de impresiones parametrizados. Además, permite
que los reportes de Comprobante de Nómina, Certificado
de Ingresos y Retenciones, Cesantías Pendientes y
Vacaciones Pendientes, se puedan visualizar o no,
marcando o desmarcando los Check’s correspondientes.

► Desprendibles / Imprimibles:

El Sistema permite la parametrización de la realización de las impresiones de los certificados, ingresos y retenciones, comprobantes de nómina y
vacaciones de forma Mensual, Semestral y Anual y un número determinado de veces en ese periodo.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 65 de 260
Self Service

► Imprimir Manual de Funciones:

Se tiene la opción de generar Impresiones del Manual de Funciones “Si” o “No” con Rango de Impresión:
Mensual, Semestral y Anual y acompañado del Número de Impresiones. Además, se realiza la validación
en el Aplicativo Self Service – Página: [Link] los nuevos Parámetros con el fin de ocultar el
Ícono de Impresión y/o controlar la cantidad de Impresiones, esto funciona exclusivamente para los Roles
de Líder – Colaborador.

Adicionalmente, para las impresiones realizadas del Manual de Funciones se llevara un registro de control en el Programa KPeCtlim con el fin de
controlar la cantidad y el tope permitido.

El objetivo principal de esta opción es la de proteger la información es la de proteger la información confidencial de personal que trabaja en el área
de seguridad en el sector público, que su información solo sea visible para un número reducido de funcionarios.

► Certificados Laborales:

Adicionalmente, Opciones de Impresión cuenta con Tres Subpestañas: Certificados Laborales,

Reporte de Asociados y Certificación de Prestamos.

En certificados Laborales se pueden seleccionar los tipos de imprimibles o no, con un rango de
tiempo y número de impresiones por periodo.

► Reporte de Asociados:

En la pestaña de Reporte de Asociados se parametrizan los tipos de Registros que se pueden imprimir
por parte de los asociados a la empresa con un nivel preestablecido.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 66 de 260
Self Service

► Certificación de Prestamos:

Se activa o no el check que permite realizar la impresión del Registro de Préstamos que realiza la
empresa con la firma de la persona responsable de este proceso.

 Opciones de Desprendible de Pago:

En esta carpeta se parametrizan las opciones de

generación del Desprendible de Pago. Los Check’s de
tipo de Nómina permitirán ver los conceptos que se
hayan liquidado por cada uno de los tipos de liquidación.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 67 de 260
Self Service

► Tipo de Desprendible:

Permite visualizar el modelo de desprendible que se generará en el Self Service.

► Tipo de Nómina:

Permite seleccionar el Tipo de Desprendible de Pago de Liquidación de Nómina que se espera sea imprimible desde
el Self Service.

► Prototipo Fondo de Empleados:

Click
Corresponde al descuento que se le hace al empleado por concepto de descuento por
Fondo de Empleados. Esta deducción se realiza de forma porcentual. Esta información
es traída del programa Definidor de Prototipos KNmTprot al activar la lupa de Selección.

Se despliega la Lista de Prototipos y se selecciona el dato requerido, ejemplo:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 68 de 260
Self Service

► Rango de Meses por Consulta:

Habilita los números de meses en los cuales el empleado puede consultar su desprendible.

► Desprendible por Periodo:

Al estar activo el Check en el aplicativo Self Service en la opción de Desprendible de Pago no
solicita como filtro de búsqueda los Rangos de Fechas sino los periodos de liquidación que se
encuentran registrados en el Definidor de Periodos KNmPerio con la posibilidad de generar un filtro
de búsqueda por Año – Mes – Periodo. Si no está activo solicita las fechas Desde – Hasta.

Ejemplo:

Activación de Campos

Generar Desprendible / Comprobante

de Nómina por Periodo.

Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 69 de 260
Self Service

Generar Desprendible / Comprobante Activación de Campos

de Nómina por Rango de Fechas.

Click

► Desprendible por Periodo:

Una vez el Colaborador realiza la solicitud si se encuentra este campo con un número de días
quiere decir que ese el Rango de Tiempo a que tiene acceso para su consulta.

► Prototipo de Pago – Conceptos Exceptuados:

La funcionalidad de este prototipo es la de evitar
la visualización de ciertos conceptos de pago de
liquidación de nómina en el certificado de
Desprendible / Comprobante de Nómina que
genera el Self Service. Se selecciona por medio
de la Lupa y el Sistema genera la Lista de
Valores del Definidor de Prototipos KNmTprot.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 70 de 260
Self Service

► Desprendible / Comprobante:

Este campo contiene los Check’s que se quieren (Si o No) sean visualizados en el comprobante de pago de
los trabajadores. El Sistema Kactus contempla una gran variedad de posibilidades de generación de
Certificados de Comprobantes e Liquidación de Nómina, la organización decide que opciones son necesarias
y cuales debe ocultar al momento de generación del registro por parte de los colaboradores.

► Mostrar Contratos Inactivos:

Permite generar certificaciones con datos de Contratos Inactivos de Trabajadores Usuarios del Aplicativo Self Service
que han recibido liquidaciones totales por este concepto (Liquidaciones de Contratos a Término Definido, Obra o Labor
etc.).

► Certificados de Contrato Activo sin Ausentismos:

Al activar el Check Genera certificaciones laborales sin conceptos de Ausentismos.

► Mensaje Institucional Desprendible de Pago:

Es una opción paramétrica de texto para mostrar en el desprendible de pago. Este mensaje aparecerá en el pie del desprendible.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 71 de 260
Self Service

 Otros Parámetros:

En esta pestaña se dan permisos para adicionar,

editar y borrar la información consignada en Datos
Básicos, Educación Formal, Datos Familiares,
Educación no Formal y Experiencia Laboral.

► Datos Básicos:

Permite realizar cambios en el Campo de Datos

Básicos del Trabajador ya sea para Adicionar, Editar o
Borrar. El Uso depende de las políticas o decisiones
de la organización.

► Educación No Formal:

Se pueden realizar cambios en el Campo de la Educación no Formal del Trabajador ya sea para Adicionar,
Editar o Borrar.

► Documentos Adicionales:

Se pueden realizar cambios en el Campo de los Documentos Adicionales que proporciona el Trabajador
ya sea para Adicionar, Editar o Borrar.

► Aprobación de Vacaciones:
Se utiliza para que el líder o jefe del trabajador realice la aprobación de vacaciones de una solicitud previa
e inserte la información en los programas de ausentismos y vacaciones.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 72 de 260
Self Service

► Tallas:

Permite adicionar la información de tallas del colaborador, editar incluso borrar datos ya registrados en el
aplicativo Self Service.

► Educación Formal:

Se pueden realizar cambios en el Campo de la Educación Formal del Trabajador ya sea para Adicionar,
Editar o Borrar.

► Datos Familiares:
Se pueden realizar cambios en el Campo de Datos de los Familiares del Trabajador ya sea para Adicionar,
Editar o Borrar.

► Experiencia Laboral:

Se pueden realizar cambios en el Campo de la Experiencia Laboral que posee el Trabajador ya sea para
Adicionar, Editar o Borrar.

► Otros:

Si está marcado, permite ver en cualquier reporte de Self Service el cargo que este en este campo y no el
cargo que se encuentra en el campo “Cargo” de Definición de Contratos KNmContr.

►Validar Días de Anticipación:

Al seleccionar este check se activa la opción de definir los días en que el trabajador tiene como mínimo de
realizar la solicitud de sus vacaciones (RRHH).

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 73 de 260
Self Service

► Ver Texto de Educación y Familiares:

Al activar los cuadros permite ingresar alguna frase relacionada con la Educación o datos de los
familiares del trabajador.

► Texto Servicio al Cliente Interno:

Se ingresa la información en texto del Servicio al Cliente Interno e información relacionada con los
Viáticos del Trabajador.

 Generales:

Como su nombre lo indica, esta pestaña o carpeta posee

deferentes campos que tienen varias funcionalidades y
pertenecen a diferentes procesos con los que cuenta el
aplicativo Self Service.

A continuación de describirán cada uno de ellos:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 74 de 260
Self Service

► Certificado de Ingresos:

Si la empresa requiere mostrar en el certificado la firma del retenedor, se

debe digitalizar la firma, guardarla en un archivo .bmp y luego este archivo
se debe copiar en la ruta C:\Inetpub\wwwroot\ cajero. Finalmente, en el
campo Archivo firma se debe anotar el nombre del archivo que contiene la
firma y su extensión.

Por medio de la Lupa de Selección se realiza una búsqueda en la Lista de Valores que despliega el Sistema y el Sistema anexa el Nombre
completo y el Número de Documento de Identidad del funcionario que genera el Certificado de Ingresos y Retenciones.

► Motor Base de Datos:

Corresponde a la configuración del Cajero y al Motor de Base de Datos en la que se encuentra el Sistema Kactus HR.

► Clave:

Permite la configuración del tipo de clave para el ingreso al Self

Service ya sea con caracteres solo Numéricos o Alfanuméricos.

 Mínimo de Caracteres: Indica el número de caracteres de orden numérico o alfanumérico que contiene la clave de ingreso al cajero.

 Máximo de Caracteres: Corresponde a la limitación en el número de caracteres que debe tener la clave de acceso al Cajero.

 Exigir Cambio a los: Permite exigir a los funcionarios el cambio de la clave de acceso al cajero Self Service cuando haya transcurrido
determinado tiempo.
Fecha de generación: Última modificación: Versión:
M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 75 de 260
Self Service

► Cantidad:

Se puede exigir para una mayor seguridad del sistema el uso de Caracteres Especiales (@, ♠, ♦,
etc.), Mayúsculas y Números con una cantidad delimitada por la organización.

► E-Mail Notificaciones:
En este campo se debe registrar el Correo Electrónico de la
persona que irá a recibir un mail de notificaciones cada vez
que los funcionarios realicen un cambio en los datos de la Hoja
de Vida.

 Prototipos:

En esta opción el sistema permite insertar los prototipos

creados en el Programa Definición de Prototipos KNmTprot
para este tipo de conceptos en los que se incluirán el cálculo
de los valores para la expedición de las certificaciones
laborales con sueldo fijo, promedio y variable.

Estos datos contenidos en el prototipo son leídos por los

Tags para Certificación del Programa Parámetros de
Certificación Laboral KPeCerti.

Funciona tanto para la generación de Certificados Laborales

vía Cliente Servidor como Self Service.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 76 de 260
Self Service

Prototipo tipo Base creado en KNmTprot

con los conceptos para generar los datos Tags con la información de los prototipos
comprendidos en la Certificación Laboral. de KPeConfi que tienen como fin realizar
el cálculo de los Conceptos para la
Certificación Laboral.

► Prototipo Promedio:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 77 de 260
Self Service

Se registran los conceptos para la realización del Cálculo del Promedio del salario asignado a un trabajador y que será registrado en el Certificado
Laboral, en el se tomará la sumatoria de los valores de datos que hacen parte del salario y se dividirán por el número de ellos sacando el dato
promedio del salario.
Previamente se debe crear el Prototipo en el Definidor de Prototipos KNmTprot y en KPeConfi – Prototipos se hace Click en la Lupa de Selección
liberándose la Lista de Valores eligiendo el dato requerido.

► Prototipo Sueldo Fijo:

Se relaciona el prototipo que contiene los conceptos que conforman el Sueldo

Fijo que se muestra en la certificación Laboral.

► Prototipo Prestadores:
Campo en el que se relaciona el prototipo que contiene los conceptos pagados a
un grupo de prestadores de servicios o terceros (No empleados), con el fin de
generar un tipo de certificación especial de ingresos (Similar a la Certificación
Laboral).

► Prototipo Novedades Fijas:

Agrupa los conceptos de novedades que no presentan variaciones de incrementos

o decrementos, se mantienen por periodos de tiempo.

► Variables para Certificado Adicional:

Click

Click
Click en el Botón de Nuevo de la Grilla para que habilite la inserción de datos y de nuevo Click en el Combo Box del Campo Variable para que se
genere la Lista de Valores y se escoja la variable indicada.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 78 de 260
Self Service

Click en Aplicar para guardar el Registro.

En esta grilla se relacionan las variables que se encuentran en el Campo Detalle de Contratos del Programa Definición de Contratos KNmContr y
que se desean sumar para la generación del Certificado Laboral de Ingresos Adicionales.

 Parámetros Permisos y Cesantías:

En esta pestaña se configura la información que se genera en los

Reportes de Permisos y Cesantías.

► Permiso Remunerado:

Corresponde al concepto con el cual se muestra en el desprendible

de pago, los permisos remunerados que se soliciten a través del
Self Service. Estos datos son obtenidos del Programa Definición de
Conceptos KNmConse.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 79 de 260
Self Service

► Permiso No Remunerado:

En éste campo se relaciona el concepto con el cual se muestra en el desprendible de pago, los
permisos No Remunerados que se soliciten a través del S.S. Estos datos son obtenidos del
Programa Definición de Conceptos KNmConse.

► Asociación de Niveles:
Este check permite validar los permisos parametrizados en el Programa Asignación de Niveles
por Empleados para Encargos KNmAsniv para el ingreso de novedades, inscripción a cursos por
parte del líder a cualquier nivel del árbol de Nómina.

► Integración con Seven:

Trabaja mediante vistas y un Web Service.

► Mostrar Base de Seguridad Social:

Aplica únicamente para el desprendible de pago tipo A, si esta activo el desprendible de pago muestra la
base de salud, pensión, fondo de solidaridad y subsistencia que se encuentran en el campo val_tota del
Programa Prenómina KNmPreno o Acumulados KNmAcumu.

► Estado de la Novedad:

Es un campo que permite parametrizar si la captura de la

novedad queda en estado pendiente o definitivo en el Cajero
o Self Service:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 80 de 260
Self Service

 A – Selección por Captura: Al Seleccionar esta opción posibilita la elección para que el usuario seleccione si su solicitud permanece en
estado Pendiente o Definitiva.

 P – Pendiente: Todas las novedades que se ingresen en el Self Servicie quedan como pendientes.

 D – Definitiva: Todas las novedades que se ingresen en el Self Service quedan como definitivas.

► Excluir Conceptos de Cesantías:

La finalidad es no desplegar en el comprobante de nómina de febrero, el valor por concepto de cesantías de
fin de año, siempre y cuando, se haya activado el check maneja Concepto Cesantías Fin de Año, se
aconseja crear un Prototipo de Pago donde se relacione el Concepto de Cesantías de Fin de Año, luego en
Parámetros de Cesantías KNmPcesa se relaciona el Prototipo creado y el Concepto de Cesantías de Fin de
Año. Si no se crea el Nuevo Prototipo se selecciona uno de los Prototipos de Pago de Cesantías.

► Tipo de Solicitud:

Corresponde al tipo de solicitud de cesantías que muestra a través del Cajero o Self Service.

► Habilitar Fecha de Solicitud:

Permite habilitar o no la fecha de solicitud de requerimiento en el Self Service.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 81 de 260
Self Service

 Diccionarios de Palabras:

Se ingresan las frases o palabras que no se quieren

visualizar en la Sección de Dirigido A:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 82 de 260
Self Service

2.4 Claves Personales Aplicaciones Web KGnAccaj:

Es un Programa Maestro en el que se gestiona las

claves personales de los usuarios y mantiene un registro
de los mismos para el ingreso y generación de
Solicitudes, Certificaciones y demás funciones que
ofrece el aplicativo de Self Service implantado mediante
el Sistema Kactus HR en una organización.

► Tipo de Empleado:

Se selecciona la condición que presenta el trabajador frente a la empresa, si es

un trabajador directo de la Empresa o es externo:

 Empleados:
Se seleccionan los trabajadores que tienen un vinculo directo con la empresa (Contrato Obra o Labor, Definido, Indefinido,
Prestación de Servicios) y son traídos del Programa Maestro de Empleados KbiEmple.

 Externos de Desempeño:
Son personal externo que realiza alguna función profesional para la organización, en este caso, son los encargados de realizar
las evaluaciones de las Pruebas 360° de la Evaluación de Desempeño que realiza algún tipo de empresa y son registradas en
el Programa Evaluadores Externos 360° KEd3evex.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 83 de 260
Self Service

 Externos de Formación:
Son los Evaluadores Eternos que en algún momento realizaron alguna actividad de Capacitación al Personal de la
Organización y necesitan ingresar al Self Service para adjuntar datos o realizar alguna actividad o función relacionada con la
Formación de los Funcionarios. Este tipo de colaboradores se crean en el Programa Entidades KFdEntid.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 84 de 260
Self Service

 Externos de Salud Ocupacional:

Por medio de esta opción se permite la creación de la clave de acceso del Usuario ARL al aplicativo Web SO de Kactus.
Al seleccionar este tipo de empleado por medio de la Lupa de Selección de Identificación – Nombres – Apellidos el Sistema
tomará los datos creados en la tabla Terceros KGnTerce:

► Identificación / Nombres / Apellidos:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 85 de 260
Self Service

Al escoger el Tipo de Empleado (Empleados, Externos de Desempeño, Externos de Formación) por medio de la Lupa de Selección se activa el
QBE y se selecciona al trabajador al que se desea adjuntar permisos para ingreso al Self Service de la empresa.

► Password y Fecha:

Password o Contraseña es el código de tipo alfanumérico (Máximo 15 Caracteres) que se le

otorga al Tipo de Empleado para permitir el acceso al Self Service y por medio del ícono de
calendario se selecciona la fecha de creación.

►Solicitar Cambio de Clave:

Si se activa el Check, cuando el usuario creado ingrese por primera vez al aplicativo Self Service el
Sistema le exigirá cambio de Clave o Contraseña (Password).

►Filtro Horas Extras:

La función de este Campo es el de aplicarle a algunos usuarios un filtro que solo le permite ingresar el Registro de Horas
Extras en el Self Service a ciertos funcionarios de la Organización.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 86 de 260
Self Service

►Usuario Windows y Kactus:

El Usuario de Windows permite que al ingresar al aplicativo del Self Service el
sistema no solicite usuario ni contraseña. El Usuario Kactus tiene la misma
funcionalidad al ingresar al Sistema Kactus HR - Cliente Servidor. Para el
correcto funcionamiento de estos Campos el Usuario debe estar siempre
marcado en “Tipo de Usuario” como General.

►Tipo de Usuario:

Corresponde al tipo de usuario que se crea, de acuerdo al acceso otorgado al aplicativo web.

 General:
Se otorga permisos a los usuarios para que tengan acceso en el Aplicativo Self Service sobre
los temas de los Módulos de: Selección SL, Evaluación de Desempeño ED y Reclutamiento RL.

 Cajero:
La opción Cajero solo le permite el ingreso al aplicativo Self Service sin otorgarle privilegios de
ingresos, modificaciones o descarga de datos o registros.

 Kactus Web:
Este Check otorga acceso al Self Service para otorgar permisos y funciones adicionales para el
Usuario Líder y de Gestión Humana.

 Novedades:

Se usa para generar permisos a un usuario que

puede realizar novedades a traves del Cliente
Servidor (Jefe de RRHH y S.O, Jefe de Nómina
etc.) el sistema exige la clave de Usuario
Kactus para poder realizar el registro en el
Programa de Claves Personales KGnAccaj.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 87 de 260
Self Service

2.5 Definición de Programas KGnWprog:

En este Maestro se ingresan los programas que harán parte

y realizaran funciones en el aplicativo Self Service, además,
define la relación de los programas con cada uno de los
módulos que aparecerán en la definición de los menús.

►Código / Nombre:

Código y Nombre son Campos Parametrizables en los que

la organización puede adjudicar la forma en que desee
llamar al Programa.

►Módulo:

Se asocia el Módulo al que pertenece el Programa por medio de la Lupa de Selección, la cual, activa la Lista de Módulos (Módulos KGnModul)
con los que cuenta el Sistema Kactus HR instalado en el Servidor del Cliente Usuario.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 88 de 260
Self Service

►Ruta Programa:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 89 de 260
Self Service

Ruta Programa es el proceso que se sigue para realizar la asignación o direccionamiento que de los programas que se encuentran en la raíz de
Web Kactus. En resumen, es la forma en que se ligan los programas que harán parte del Self Service y que permitirán una correcta funcionalidad
del Aplicativo.

Se activa el Ícono de Ruta Programa, se selecciona el sitio donde se encuentran los programas: Windws7_OS (C:) + Inetpub + wwwroot +
Webkactus + Seleccionar Programa + Aplicar Abrir + Se inserta en “Ruta Programa”.

►Ruta Ayuda:

Su función es la de Parametrizar e Implementar las ayudas que puede generar el Aplicativo

Self Service en el manejo de sus componentes.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 90 de 260
Self Service

2.6 Definición de Menús Web KGnWmenu:

En este programa se definen los Menús,

primordialmente, por los grupos de Usuarios que se
definieron en el Programa Grupos de Usuarios de
Acceso Web KGnWgrup.

Procedimiento para la asociación del Grupo de

Usuarios con los Menús:

Al seleccionar el QBE del Programa Definición de Menús KGnWmenu el Sistema muestra los Grupos de Usuarios creados en
KGnWgrup, Ícono Forma-Tabla

Se selecciona el Grupo No. Siete (7) que se

creó en Grupos de Usuarios de Acceso Web
KGnWgrup para Usuarios Externos de ARL.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 91 de 260
Self Service

En la Grilla del Programa se hace Click derecho y se activa un

Click
cuadro con la información de Adicionar, se selecciona la opción
que se requiere activar.

Al seleccionar “Adicionar Menú” se activa el Cuadro “Menú”

en el que se ingresa el nombre que se desea asignar,
ejemplo: Asesor Externo ARL.

Clic
k

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 92 de 260
Self Service

Se crea el Menú “Kactus So Externo” que archivará

los programas Web a los que tendrá acceso el
Asesor Externo de la ARL.

Hacer Click derecho sobre el Menú Kactus So

Externo y el Sistema genera el cuadro con
Click
información de adición, seleccionar “Adicionar
Programa”.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 93 de 260
Self Service

Se libera el Cuadro de Programa en el que por medio

de la Lupa de Selección se seleccionaran los
Programas a los que tendrá acceso el Asesor de ARL
Clic
en Kactus SO.
k

Al hacer Click sobre la Lupa de Selección se despliega

la Lista de Programas en los que se escogerán los
programas a los que tiene derecho de ingresar el
Asesor Externo de la ARL.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 94 de 260
Self Service

Una vez se selecciona la opción requerida de la Lista

de Programas el Sistema inserta la información del
Programa, en este caso de ejemplo: Registro ATEP
frmSoEpactL. Hacer Click en el Botón de Aceptar.

Clic
k

Al Aceptar el Sistema inserta la información del

Programa tipo Web en el Menú de Kactus SO
Externo. Para los demás programas que se le
asignaran al asesor externo de ARL se realiza el
mismo procedimiento.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 95 de 260
Self Service

Se anexaron los Programas:

 Registro ATEP.
 Exámenes Médicos Empleados.
 Registro.
 Entrega de Dotación.

Reporte del Programa Definición de Menús Web KGnMenu:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 96 de 260
Self Service

2.7 Grupos de Usuarios de Acceso Web KGnWgrup:

Clic
k
Después de definir el usuario, se debe incluir la
identificación en un grupo de usuarios, con el fin
de no se presentar errores en el momento de
incluir la identificación y la clave en la aplicación
Web (Self Service, Kactus RL, Kactus SO).

Para iniciar con el proceso de asignación de grupo

al usuario, en este caso de ejemplo: “Externos
Salud Ocupacional” se debe verificar por medio
del QBE los existentes, si no se encuentra creado
se procede a realizarlo:

Los Grupos de Usuarios 100 y 101 podrían cumplir

con los requisitos de Externos Salud Ocupacional.
Clic
k

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 97 de 260
Self Service

Para la creación de un Grupo se debe realizar el siguiente procedimiento:

Clic
k

►Código y Nombre de Grupo:

Si digita un Código y Nombre para el Grupo de Usuarios.

►Tipo:

Para el caso de “Asesor Externo de Salud Ocupacional” se selecciona el Botón de Opción “Externo”.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 98 de 260
Self Service

Una vez se escogen los primeros datos se hace Click en el Botón de Aplicar:

Clic
k

Click
Para ingresar el Externo de Salud Ocupacional
Click en el Botón Nuevo de la Grilla de Usuarios
Clic
k

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 99 de 260
Self Service

Del Combo Box de Tipo de Empleado se escoge la opción, para este caso: S – Externos Salud Ocupacional, seguido de la
Identificación del personal Externo:

Clic
k
Al hacer Click en el Campo de Identificación el
Sistema despliega el Listado de personal, y por
medio del QBE se trae el número de documento del
Externo.

Para el caso de ejemplo se toma el documento número 1010101 con Grupo de Usuario 100 (Asesor ARL), cuando se termina de
ingresar los datos Click en el Botón de Aplica de la Grilla de Usuarios:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 100 de 260
Self Service

Para realizar un registro del proceso de asignación de Grupos a Personal Externo de la ARL se hace Click sobre el Botón de
Presentación Preliminar :

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 101 de 260
Self Service

3. TRANSACCIÓN DEL PROCESO.

3.1 Parámetros de Certificación Laboral Cajero KPeCerti:

El cuerpo de todas los Certificados Laborales, se

parametrizan en este programa, el Sistema Kactus
HCM cuenta con una serie de conceptos tomados de
la base de datos (Tags), que permiten definir las
certificaciones de la empresa de acuerdo a sus
necesidades. Además, el programa permite generar
certificaciones por Clase de Nómina o Grupo de
Prototipos.

Este programa permite crear la cantidad de

certificaciones que se requieran según las
necesidades de la empresa.

►Tipo de Certificación:

Permite la parametrización de los diferentes tipos de certificaciones que necesite la organización. Se pueden realizar tantas como se requieran.
Según el Tipo se activan diferentes campos y procedimientos:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 102 de 260
Self Service

 Fija:

El Tipo de Certificación Fija es aquella utilizada para todo contrato

que no posee variación o es Fijo.
Se activa el Check de certificación y el Campo de Tags, los cuales,
generan los campos o cuerpo del documento que serán
complementados con los datos del trabajador que solicita el registro.
Estos datos se van generando en la grilla del programa.

 Integral:

El Tipo de Certificación Integral son los utilizados para realizar

registros para los trabajadores que poseen contratos con Salario
Integral.

Posee el mismo proceso de activación de campos como el Fijo

(Tipo de Certificación Integral, Tags para la Certificación, Grilla
con los datos del Documento).

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 103 de 260
Self Service

 Variable:

La Certificación Tipo Variable se usa para salarios que presentan

alteración de incrementos o decrementos en un periodo de tiempo. Son
los casos de los trabajadores que poseen bonos de comisión por venta
o montos adicionales que hacen parte del cálculo de prestaciones
legales y parafiscales.

 Catedráticos:

Campo exclusivo para la realización de certificaciones de personal

que posee contrato de Catedráticos (Profesores de Universidad
etc.) Se realiza el mismo procedimiento:

Se selecciona El Tipo de Certificación Catedrático, Tags para la

certificación los cuales se van generando en la grilla de la tabla.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 104 de 260
Self Service

 Calculable:

El Tipo de Certificación Calculable se usa para las certificaciones

específicas para ciertos grupos o clases según su parametrización. Si
se selecciona el campo Calculable – Clase de Nómina se deben de
realizar el número de certificaciones como clases de nómina existan
en la organización, ejemplo:

Se inicia activando el Botón de Nuevo de la Barra de Tareas para

iniciar con la parametrización de los datos solicitados por el Sistema.

1. Se selecciona Tipo de Certificación Calculable y se activan las opciones del campo “Parametrizar Por”

2. Parametrizar por Clase de Nómina (Ejemplo).

Para escoger la Clase de Nómina se activa

3. la Lupa, se despliega la Lista de
Parámetros y se escoge la opción
requerida.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 105 de 260
Self Service

4. Se nombra con un Código y Nombre la Certificación.

Se seleccionan los Tags que son los códigos en los que el sistema insertara los datos propios
5. del trabajador y de las funciones que realiza.

Al estar activo el Check el Sistema Kactus permite la utilización de esta plantilla para realizar la certificación
6. que el usuario necesite y requiera a través del Self Service. Si no se activa, el aplicativo no lo tiene en cuenta
y no toma este tipo de certificación.

 Curso:

Este tipo de Certificación se realiza para personal que

recibió algún tipo de capacitación y se debe generar un
registro de Asistencia, Aprobación o Asistencia
Formador.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 106 de 260
Self Service

 Eventos:
La opción de creación de Certificaciones para Eventos se
utiliza cuando en la empresa se debe generar un
documento y debe ser descargado por los colaboradores
que participaron en actividades tipo Eventos, ejemplo: Feria
de la Productividad, Intercambio Gastronómico Colombo –
Peruano etc.

 Otras Labores:

Se creó la opción de “Otras Laborales” con el fin de tener la opción de

generar un certificado temas como: Actos Presenciales
(Posicionamiento a Cargos Públicos), Participación a Actividades
Lúdicas, Deportivas, Recreativas etc.

►Código Certificación:

Campo en el que se asigna un Código y un Nombre a la Certificación de Tipo: Calculable, Curso u Otras Labores. Para las demás opciones de
Tipo de Certificaciones no el Sistema lo inactiva.

►Certificación Activa:
Posee las mismas características que el Código de Certificación ya
que se activa con las opciones de: Calculable, Curso y Otras
Laborales. Al estar Activa “Si” el Sistema reconoce que está en uso,
en estado “No” el Sistema no la tendrá en cuenta y se generarán
certificaciones con esas especificaciones.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 107 de 260
Self Service

►Tags para la Certificación:

Los Tags llamados “Etiquetas” son los comandos que los programas navegadores leen e
interpretan para armar y dar forma a las páginas de internet. Todos comienzan con el carácter <
y termina con >. Dentro de ellos se encuentra toda la información del Tag.

Para el caso de certificaciones vía Self Service los Tags son los medios como el Sistema
insertará los datos del Colaborador referentes a esa característica, ejemplo: <<nomempl>>
Apellidos Empleado, se tiene la plantilla de la Certificación Laboral – el colaborador selecciona
el tipo de certificación vía Self Service – el Sistema inserta los datos del colaborador en los
Tags (Nombres, Apellidos, Número de Documento de Identidad, Rol, Salario etc.).

Dentro de la Opción de Tags se clasifican por:

Generales, Nómina – Contratos, Encargos, Biodata, Formación, KACTUSPE, Beneficios.

►Parametrizar Por:

Opción Activa con los Tipos de Opción Inactiva con las opciones: Fija,
Certificación en “Si” Calculable Integral, Variable, Catedráticos, Curso y
y Otras Laborales. Eventos.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 108 de 260
Self Service

Parametrizar por tiene como función ligar los Tipos de Certificación “Calculable” y “Otras Laborales” con las Clases de Nómina que se tienen en
la Organización y los Prototipos integrados en los Grupos de Prototipos, quiere decir, que al seleccionar un Prototipo el Sistema realizara los
cálculos pertinentes a esos conceptos que lo conforman.
A continuación se mostrará el comportamiento del programa según la opción de Parametrizar por:

 Calculable – Otras Laborales – Clase Nómina:

Al escoger Clase de Nómina

el Sistema Cambia la Opción
a “Clase de Nómina” y por
medio de la Lupa de Selección
se libera el Listado de las
Nóminas que se implantaron
en la empresa.

 Calculable – Otras Laborales – Grupo de Prototipos:

Al hacer Click en Grupo de

Prototipos el Sistema Cambia
a Grupo Prototipos y por
Medio de la Lupa de Selección
se escoge una de las
opciones de la Lista de
Parámetros.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 109 de 260
Self Service

 Calculable – Otras Laborales – Grupo de Prototipos - Cargo:

Este tipo de situaciones se presenta con mayor regularidad en la que se presentan cargos o roles de personal que comparten los mismos
conceptos de nómina y se agrupan en un mismo prototipo pero poseen funciones diferentes (Cargos Distintos), por lo tanto, deben de poseer
Certificaciones Laborales con características diferentes. Este tipo de Campo es Calculable por el Sistema y obtiene información del Maestro de
Cargos KBiCargo.

 Calculable – Otras Laborales – Grupo de Prototipos – Cargo – Tipo Contrato:

Esta funcionalidad es similar a la anterior con la diferencia

que se pueden presentar Cargos o Roles que posean los
mismos conceptos de nómina agrupados por un prototipo
que poseen diferentes cargos, y además, contienen
diferentes características en su “Tipo de Contratación”.

Quiere decir, que ese Cargo difiere por su objetivo principal y en el tiempo de duración, puede ser: Fijo, Indefinido, para Pensionados, de Aprendiz
o para Catedráticos.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 110 de 260
Self Service

►Tipo de Certificado Curso:

Este campo de opciones se activa al seleccionar el Tipo de Certificación “Curso”, contiene tres opciones: Asistencia, Aprobación y Asistencia
Formador, quiere decir que para un Curso se pueden generar estos tres tipos de Certificaciones según la condición de participación de la persona.

►Tipo de Certificado Curso:

En el Campo Memo se puede dar forma, diseño y redacción a la plantilla que

será la base para la generación de Certificados, en el se puede visualizar el
documento con los Tags utilizados.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 111 de 260
Self Service

►Modificar Cuerpo del Certificado:

Esta opción es la que permite crear, diseñar y corregir las Plantillas o

Cuerpos de los Certificados que desea implantar la organización y ser
descargados desde es Self Service por los Colaboradores.

Si se desea crear un nuevo documento se siguen los siguientes pasos:

Click

Para iniciar con el proceso se hace Click en el Botón de Nuevo de la

Barra de Herramientas del Programa con el fin de que el Sistema
permita el ingreso de los datos de la certificación.
1.

2. Se selecciona del campo “Tipo de Certificación” la Opción

requerida, ejemplo: Otras Laborales.

Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 112 de 260
Self Service

3. Se le otorga un Código y un Nombre.

4. Se seleccionan los Tags requeridos para la Certificación.

5. Se activa el Check (Estado “Si”)

Para el caso de ejemplo se toma el Grupo de Prototipos – Cargo – Tipo de Contrato ya que será
6.
calculable por el Sistema y filtrado por las complejidades de Cargos presentados en las
Organizaciones.

7. Se filtra por la Opción de “Tipo de Contrato”, en este caso: Indefinido.

Por medio de la Lupa de Selección escoger del Listado de Parámetros el Prototipo que
8.
contiene los conceptos asociados para el tema de Nómina Normal Quincenal.

9. Se escoge el Tipo de Cargo para el cual será la Certificación.

10. Click en el Botón de Aplicar para que el Sistema Guarde el Registro.

Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 113 de 260
Self Service

11. Click en el Botón de Modificar Cuerpo del Certificado y diseñar la Plantilla de Certificación.

Click

12. Se despliega la Opción de “Editar Cuerpo del Certificado”. Cuenta con las siguientes opciones:

Opciones de Negrilla,
Inclinación y
Subrayado de letra. Opción de Posición
de Párrafos en el
Documento.
Selector
de tamaño
de Letra
Opción de
Viñetas.

Escala de
Márgenes del
Documento

Opciones
de Tipo
de Letra.

Campo tipo Combo Box que contiene los Tags

con los que se parametrizará el Certificado.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 114 de 260
Self Service

Ejemplo de Certificado:

Tag Logo
de la
Empresa

Cuerpo o Detalle de la
Plantilla del Certificado
de Trabajo.

Con la opción de “Modificar Cuerpo del Certificado” se puede diseñar, modificar, actualizar etc., los certificados ya existentes o crear los
necesarios que exija la organización y el bienestar de sus colaboradores.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 115 de 260
Self Service

3.2 Maestro Seccionales KGnInfsc:

Se entiende por Seccionales o núcleos de una misma

Organización en las que se realizan las mismas actividades
profesionales o económicas pero que están divididas o
separadas por la ubicación geográfica en que se encuentran
con el fin de mejorar la administración, además, poseen
Número de Identificación Tributario (NIT) deferente unas de
otras.

La función principal de este programa (Maestro Seccionales

KGnInfsc) es el de parametrizar todas las seccionales de una
empresa (Si se tiene esta figura), además, cuenta con el
Campo para asociar el Logo Empresarial de la misma forma
como se realiza en el Programa Maestro Empresas Kactus
KGnEmpre.

Nota: Para identificar la seccional a la que pertenece el

funcionario, el sistema realiza una búsqueda de los niveles del
árbol que tiene asociado en contratos y la parametrización de
la seccional (Árbol de Nómina y Centro de Costos) definido en
el programa de información de Maestro Seccionales KGnInfsc
y asigna la firma que tiene el parámetro.

►Logo:

En este campo se genera la inserción del Logo que emplea la Organización o la “Seccional”, de forma similar como se
parametriza en el Maestro Empresas Kactus KGnEmpre.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 116 de 260
Self Service

►Información de la Seccional:

Se ingresan los datos principales de cada Seccional de la Organización. En el

Tipo de Cuenta se activa el Bombo Box para escoger la clase.

►Información Árbol de Nómina:

Se selecciona el Árbol de Nomina KBiArbol o Árbol Centro de Costos KCcArbol al

que está asociada la Seccional.

►Datos del Certificado por Seccional:

Se parametrizan los datos adicionales que serán visibles en los registros de

certificaciones que se realizaran a través del Self Service.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 117 de 260
Self Service

3.3 Especificación de Flujo KGnEfluj:

Maestro en el que se configuran y codifican los diferentes

tipos de flujos que se administraran a través del Self
Service.

Es el proceso o conducto regular que se sigue en el Self

Service y establecido por la organización para que el
Colaborador obtenga una condición o tipo, ejemplo:
Viáticos, el colaborador lo solicita por el aplicativo, su jefe
inmediato lo aprueba y el área encargada realiza el
desembolso.

Para dar inicio al cargue de flujos se hace Click en el

Botón de QBE de la barra de herramientas.

Click
El Sistema despliega el cuadro de Query By Example QBE y en él se realiza un filtro de
búsqueda de los Tipos de Flujos o se hace Click en la opción de Aceptar para consultar
todos los Registros que se posean en la Tabla KGnEfluj.

Para el caso de capacitación se explicará cada uno de los flujos con que cuenta el
Sistema.
Al seleccionar “Tipo” el Sistema inserta el Código y Nombre.

►Tipos:

 Viáticos:

Este check permite la creación de un flujo para las solicitudes que se realizan en el
Self Service, siempre el Código debe estar con el número 1 y estado Viáticos.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 118 de 260
Self Service

 Cesantías:

Flujo que permite consultar y solicitar las Cesantías por el aplicativo Self Service, siempre
el Código debe estar con numeral 2 y estado Cesantías.

 Permisos:

Flujo de Permisos que se solicitan por el aplicativo Self Service, permite generar, aprobar o
rechazar los permisos de los colaboradores que se requieran. El registro debe estar con el
número 3 y estado Permisos.

 Vacaciones:

Se realiza la creación del flujo para solicitud de Vacaciones realizadas en el Self Service.
Registro con numeral 4 y estado Vacaciones.

 Servicio al Cliente Interno:

Permite la creación de un flujo para el envió de correos al registrar una queja o reclamo
en el Self Service, en la pestaña de Servicio al Cliente Interno.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 119 de 260
Self Service

 Vacaciones en Dinero:

Se realiza la creación de un flujo para la solicitud del pago de las vacaciones en dinero. Se
creó la página [Link] y así se creó una estructura para dichas solicitudes y
aprobaciones. Se parametriza el flujo 6 en Especificación del Flujo KGnEfluj y los
parámetros en el Maestro Definición de Flujo KGnFlujo. Registro número 6 y estado
Vacaciones en Dinero.

 Requisición:

Permite la creación de un flujo para la pestaña Requisiciones de Personal en el Self Service.

Registro número 7 y estado Requisiciones por Cargo.

 Anticipos:

Este check retroalimenta el formulario para la creación y aprobación de solicitudes de

anticipo. El registro debe estar con el número 8 y estado Requisiciones por Cargo.

 Notas a Cajas:

Retroalimenta el formulario para la creación y aprobación de

solicitudes y al momento de aprobarla pasa de Self Service de
Solicitud de Notas a Cajas de Seven. Siempre el registro debe estar
con el número 9 y estado Requisiciones por Cargo.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 120 de 260
Self Service

 Licencia / Calamidades:

Este check gestiona las licencias y calamidades ingresadas en el

Self Service. Siempre el registro debe estar con el número 10 y
estado Requisiciones por Cargo.

 Beneficio Organizacional:

Su funcionalidad consiste en que el Usuario solicita a través del Self

Service los Beneficios Organizacionales a que tiene derecho él y sus
beneficiarios, y adjuntar los documentos necesarios para realizar tal
trámite. Lo que se pretende es que el trabajador realice la solicitud vía
Web y que el Sistema pueda realizar la misma función que se
contempla en el Programa Otorgamiento de Beneficios KBpBeoto.

 Ampliar Número de Plazas en Cargo:

El fin de este Flujo es el de otorgar a un Usuario Líder de Proceso la

posibilidad de solicitar la ampliación del número de personal cuando
no se han creado plazas o vacantes por parte de RRHH, este trámite lo
realiza vía Web, llega la información al Jefe Inmediato y a las personas
encargadas de generar las autorizaciones.

Previamente se debe activar el parámetro (Ampliar Número de Plazas en Requisición de Personal) en el programa Parámetros de Convocatorias
KSlParsl.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 121 de 260
Self Service

 Formación:
Su función es la de permitir al Usuario solicitar a través del Self
Service la posibilidad de recibir Formación o Capacitación sobre
algún tema especifico ya sea de tema Profesional (Laboral) o que
genere un crecimiento personal. Esta solicitud es validada y
aprobada por un Jefe directo a por personal encargado para realizar
la gestión de estos temas.

 Orden Previa Horas Extras:

Consiste en que un Jefe de Personal por necesidades de cumplimiento
de su proceso decide programar un numero “X” de horas extras para
trabajar un turno en un día especifico, enviando la información a través
de Self Service a sus Colaboradores, esta solicitud debe ser aprobada
por un Jefe o Superior que autoriza le ejecución de esas labores por
medio Web (Self Service).

 Novedades Temporales:

Se registran vía Self Service las Novedades Generadas por uno o

varios trabajadores por parte de un Jefe de Sección o Superior, y
estas, a su vez, llegan al personal encargado de autorizar o no el
flujo generado.

 Descansos Aplazados:

Su funcionalidad es la de permitir vía Self Service verificar los días

aplazados de descanso (Dominicales y Festivos) a los que tiene
derecho el Colaborador (Compensatorios) y solicitarlos para su
disfrute. Este check hace parte del proceso liderado por el programa
Aplazamiento de Descansos KNmAplde.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 122 de 260
Self Service

Una vez se selecciona un tipo de Flujo se debe guardar el Registro por medio del Botón de “Aplicar ” para que el Sistema lo tenga presente.

El campo inferior es exclusivo de uso del Log de Auditoria que posee el Sistema Kactus.

 Registro generado por el Sistema haciendo Click en el Botón de Presentación Preliminar :

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 123 de 260
Self Service

3.4 Maestro Definición de Flujo KGnFlujo:

El objetivo de este programa es el de parametrizar el

nivel de autorizaciones por cada Flujo, como son:
Permisos, Vacaciones, Viáticos, etc.

En este maestro se crea por cada flujo las opciones para

administrar envíos de correos, autorizaciones y/o
respuestas.

Para cada flujo, por ejemplo, “Permisos”, se deben

definir los parámetros para identificar el tiempo o
momento. Cuando un Usuario solicita un permiso, luego,
el Jefe directo autoriza o rechaza la solicitud.

►Flujo:
Objetivo de este programa es
parametrizar el nivel de
autorizaciones por cada Flujo
(Opción del Self Service), como
son Permisos, Vacaciones,
Viáticos, etc.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 124 de 260
Self Service

En este maestro se genera por cada flujo las opciones para administrar envíos de correos, autorizaciones y/o respuestas.

►Estado:

En el Campo Estado se define la etapa en que se encuentra la solicitud (Vía Self Service)
realizada por el Usuario. La forma de Parametrizar los Flujos es la siguiente:

 Estado Cero (0): En Proceso, Ingresado etc., significa que la solicitud del trabajador se encuentra en trámite.

 Estado (1): Aprobado, Aceptado, Confirmado etc., quiere decir que la solicitud realizada por el trabajador fue autorizada por el Jefe Inmediato
o el Área encargada como RRHH para realizar tal gestión.

Nota:
Se deben realizar dos registros por Flujo en el Maestro Definidor de Flujos KGnFlujo, el primero con estado Cero (0) que se encuentra en estudio
y que “No” debe gestionarse la Grilla Inferior (Nivel de Autorización de Cargo/Específico), y el segundo, Estado de Aprobación (1) en el que se
autoriza el Flujo y se parametriza los campos de la grilla inferior (Si se activa los Campos de la Grilla).

►Nivel de Autorización:

Cada uno de los ítems se chequea de acuerdo al nivel de autorización que se

requiere manejar, ejemplo: Si se desea que a través del Self Service el Jefe
Inmediato autorice, además, visualice los permisos del personal a su cargo,
se activa “Jefe Inmediato” y el Sistema automáticamente traerá los
funcionarios que se encuentren relacionados con la cédula del Jefe
Inmediato y asociados en el Definidor de Contratos KNmContr, en el campo:
Funcionarios a Quien Reporta.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 125 de 260
Self Service

 Nivel de Autorización General:

Al seleccionar este check, permite que Jefe Inmediato, Centro de Costos, Específico y Cargo, tengan
recepción del correo de autorización.

 Nivel Autorización Jefe Inmediato:

Al estar activo el correo de notificación solo llega al Jefe Inmediato del Usuario que solicitó el servicio por el
Self Service.

 Nivel de Autorización Centro de Costo:

Al seleccionar este Campo se activa en la

Grilla la Pestaña “Nivel de Autorización
Centro de Costo” el cual permite realizar
autorizaciones por Centros de Costos.

 Nivel Autorización Específico:

Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 126 de 260
Self Service

Cuando se selecciona este Check se activa en la Grilla del Programa el “Nivel de Autorización Específico” en el que se selecciona uno o varios
trabajadores. Se utiliza para casos atípicos como quien autoriza es una persona ajena al proceso productivo, como ejemplo: El Jefe de Seguridad
es el que autorizará los días de vacaciones para personal que se encuentre en zonas con problemas de orden público.

 Nivel Autorización Cargo:

Al estar activo permite generar autorizaciones por cargos, el cual, activa la lista de cargos
creados en el Sistema permitiendo generar la selección de uno o varios elementos.

 Autorizaciones por Cargo:

La parametrización ya sea por

Autorización Cargo Solicitado y
Solicitante es la misma con la diferencia
de su funcionalidad:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 127 de 260
Self Service

 Autorización Cargo Solicitado:

Permite seleccionar que cargos tienen libertades para realizar autorizaciones y respaldado por un cargo superior que certifica tal permiso

 Autorización Cargo Solicitante:

Autoriza qué cargos tienen privilegios para realizar solicitudes y estos permisos son facultados por un cargo superior que los acredita.

 Autorizaciones por Nivel de Árbol de Nómina:

Click

Click

Click
Click en los Botones de Nuevo para
activar la Lupa de Selección de Datos Click
Empleado y Niveles Autorizados.

Al activar la Lupa de Selección el Sistema despliega la Lista de Empleados que contiene la información proveniente del Maestro de Empleados
KBiEmple, se escoge el dato del colaborador y sus datos: Identificación, Nombres y Apellidos son insertados en los respectivos campos.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 128 de 260
Self Service

Click

Click
Click

Click

Para iniciar el proceso de Niveles Autorizados se hace Click en el botón de Nuevo de la Grilla y activar el botón de Secuencial de Nivel para
que el Sistema libere el cuadro de Selección de Niveles se selecciona el Árbol del Combo Box, en este caso de ejemplo 1009 Bogotá. Si se
termina de ingresar datos Click en el botón de Aplicar para guardar el registro.

 Autorizaciones Viáticos por Cédula:

Click
Click

Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 129 de 260
Self Service

Permite validar la solicitud de uno o varios trabajadores a través del Self Service que requieren la autorización del pago de Viáticos para la
realización de sus actividades laborales, las cuales, deben ser aprobadas por el encargado de este proceso y parametrizado en este campo.

 Autorizaciones Viáticos por Cédula:

El Self service permite solicitar permisos de tiempo (Vacaciones, Ausencia etc.), el cual, tiene un flujo de aprobación y
notificaciones de correo que posee el siguiente proceso:

1. Solicitud: El Colaborador Solicita Vacaciones y/o Permisos por el Aplicativo Self Service.

2. Primer Visto Bueno: No es de aprobación, es un visto de aceptación que significa que el primer jefe no tiene objeción en que el trabajador
obtenga sus vacacione para las fechas señaladas.

3. Segundo Visto Bueno: No es de Aprobación, el Jefe de Dependencia no tiene motivos de negación del permiso solicitado.

4. Concede: Personal de Talento Humano (RRHH) o responsable legal de la empresa que concede los permisos o vacaciones solicitados por los
trabajadores vía Self Service.

 Genera Correo Solicitud por Solicitud:

Cuando el Usuario realiza una solicitud de “Permiso” a través del Self Service el Sistema genera un correo
de información (Solicitante) de que se encuentra en proceso de confirmación, si no está chequeado no se
genera ningún correo.

 Genera Correo Solicitud por Rechazo:

Al estar activo el Sistema genera un Correo de Información de “Rechazo” si el permiso solicitado por el
trabajador a través del Self Service no es aprobado.

 Genera Correo Siguiente por Aprobación:

Se debe activar este Check cuando el usuario ha realizado varios procesos de solicitud de permisos y se
requieren los correos de confirmación de estas solicitudes, aplica cuando se tienen varios niveles de
aprobación.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 130 de 260
Self Service

 Genera Correo Siguiente por Rechazo:

Cuando el usuario ha realizado varios procesos de solicitud de permisos y se requieren los correos de
rechazo (Si se presentan) de estas solicitudes, aplica cuando se tienen varios niveles de aprobación.

 Genera Correo Solicitud por Aprobación:

Al estar activo este campo el Sistema genera un correo de información al Usuario cuando es aprobada su
Solicitud de Permiso.

Nota:

El Sistema por Default (Defecto) activa los Campos: Genera Correo Solicitud por Solicitud, Genera Correo Solicitud por Aprobación y Genera
Correo de Solicitud por Rechazo ya que siempre deben estar activos para que se generen de forma automática las respuestas a dichas
solicitudes.

 Prioridad:

Cuando se activa un Flujo en el Maestro Definición de Flujos KGnFlujo

el Sistema se retroalimenta de la información registrada del Campo
“Estado” (cod_esta) e inserta en “Prioridad” (cod_prio) la información
reportada.

 Tipo Estado:

Es un campo marcado Devuelto por Default, para la nueva funcionalidad del Self Service no tiene
Incidencia.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 131 de 260
Self Service

3.5 Destinario de Correos por Estado (Flujos) KGnCorde:

El fin primordial de este programa es el de permitir

enviar una copia de correos enviados y parametrizados
a través de Flujos en el Maestro Definidor de Flujos
KGnFlujo. Lo que se pretende es que lleguen copias de
los correos con las respuestas generadas luego de una
solicitud de los usuarios por medio del Self Service, ya
sean de Aprobación o Rechazo a Departamentos, Áreas,
Personal Interno o Particulares para que tengan
conocimiento de las decisiones tomadas y que deban
realizar alguna actividad o trámite relacionado a esta
decisión.

Para dar comienzo al proceso se hace Click en el QBE

y el Sistema Libera el cuadro Query By Example en
el que se realiza el filtro de Búsqueda del Flujo
requerido:

Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 132 de 260
Self Service

►Código Flujo:

Al realizar el filtro de búsqueda por el QBE el Sistema inserta la información del Flujo por su Código, pero para generar un
registro nuevo luego de activar la barra de herramientas por medio del QBE se hace Click en el Botón de Nuevo :

Al activar la Lupa de Selección se despliega la

Lista de Flujos que se generaron en el Maestro
Definidor de Flujos KGnFlujo y el Sistema
inserta la información.
Click

►Estado:
Por medio de la Lupa de Selección se escoge
la opción del Estado de Ingreso o Aprobación
parametrizado previamente en el Programa
Maestro Definición de Flujos KGnFlujo del
Click Campo Prioridad.

►Tipo de Selección:
Este campo permite la elección si la copia del correo se realiza
por el número de identificación del trabajador o por el cargo que
desempeña.

►Enviar a Particulares:

Se selecciona este Check cuando se requiere enviar una copia del correo a una persona, entidad, empresa etc., que
requiera copia del registro de solicitud.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 133 de 260
Self Service

Click
Se selecciona este Check cuando se requiere enviar una copia del
correo a una persona, entidad, empresa etc., que requiera copia
del registro de solicitud.

Para ingresar la dirección del Correo Electrónico se hace Click en

el Botón de Nuevo de la Grilla Lista de Correos, una vez se
termina de ingresar los datos Click en el Botón Aplicar para
guardar el registro.

►Detalle:

Click
En el Campo Grilla de Detalle dependiendo si el filtro de
búsqueda se realice por “Identificación del Empleado” o por
el “Cargo” que desempeñe. Para activar cualquiera de las
dos opciones se hace Click en el Botón de Nuevo de la
Grilla y el Sistema despliega la Lista de Empleados de
KBiEmple o la Lista de Cargos de KBiCargo:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 134 de 260
Self Service

Click

Una vez se activa el Botón del Campo Identificación se hace Click en él y

se libera la Lista de Empleados donde se selecciona al colaborador o
colaboradores que les llegara la información por correo. Para guardar cada
registro se hace Click en el Botón de Aplicar .

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 135 de 260
Self Service

3.6 Información para Notificación de Correo KGnInfno:

En este programa se configura el correo de notificación

según el programa a utilizar. Lo que hace es ligar el
proceso al que pertenece el programa con la notificación
realizada por correo electrónico y la decisión, gestión,
trámite o diligencia que se efectuara en un futuro.

Para el caso específico de Self Service se asociarán los

programas que tienen incidencia en el proceso de envío
de correos, notificaciones, certificaciones etc., para que
el aplicativo realice sus funciones educadamente.

Un ejemplo de parametrización de programas es el

siguiente:

KGnInfno,
Forma / Tabla

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 136 de 260
Self Service

Para dar inicio al proceso de inserción de datos en KGnInfno se hace Click en el QBE y el Sistema activa la funcionalidad de la Barra de
Herramientas, posteriormente, Click en el Botón de Nuevo para registrar los datos:

►Código / Nombre del Programa:

Para escoger el Programa que se asociará al tipo de mensaje (Correo Electrónico) se activa la Lupa de Selección y el Sistema despliega el
Cuadro de “Lista de Programas”, una vez se selecciona el programa es insertado su Código y Nombre.

►Correo Empleado:
Al seleccionar esta opción, el Sistema enviará un correo electrónico al empleado sobre el cual se esté realizando la
gestión (Buscara el campo mail box que esté relacionado en el Maestro de Empleados KBiEmple).

►Correo Jefe Inmediato:

Se enviara un correo electrónico a la persona que esté relacionada en Definidor de Contratos KNmContr como
“Funcionario que Reporta/Jefe Inmediato” del empleado sobre el cual se esté realizando la diligencia (Buscara el
campo mail box que esté relacionado en el Maestro de Empleados KbiEmple para el funcionario).

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 137 de 260
Self Service

►Correo Jefe Específico:

Al seleccionar esta opción habilitara la pestaña listado de correos en la cual se ingresaran las personas a las cuales
se desea que envíe la notificación de correo electrónico (buscara el campo mail box que esté relacionado en
KBiEmple para el funcionario).

►Tabla Adicional Correo:

Al ser seleccionado el Check de “Tabla Adicional Correo” el sistema activa los

campos y lupas de Color Columna 1,2 y la pestaña de Texto Adicional
localizada en la Grilla.

 Color Columna 1:

En este campo se selecciona el color del

encabezado que se adjunta en el texto 1.

 Color Columna 2:

En este campo se escoge el color de la

información que se selecciona con
anticipación en los Tags.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 138 de 260
Self Service

►General:

Su función es el de poder generar diferentes tipos de plantillas para un mismo programa.

 Tipo de E-Mail:

 General:
Se utiliza para generar el correo electrónico cuando se hace el ingreso de la solicitud, este será el primer correo que se envía
notificando que la solicitud se ha ingresado.

 Inscripción:

Se activa para generar el correo electrónico cuando se hace inscripción de alguna actividad.

 Modificación:

Se chequea cuando se desea enviar un correo electrónico para la aprobación de la solicitud.

 Recordatorio:
Se utiliza para generar el correo electrónico cuando se generen cambios de estado en las convocatorias, envía
automáticamente un correo electrónico a todos los aspirantes inscritos en la convocatoria, que contenga un link que los
remita a la resolución emitida. El cuerpo del correo se parametriza en Información para Notificación de Correos KGnInfno con
el tipo de e mail recordatorio y se parametriza la información en el Programa de Convocatorias KSlConvb.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 139 de 260
Self Service

 Cancelación:

Se activa cuando se desea enviar un correo para el Rechazo de la Solicitud.

 Publicación:

Se utiliza para tener la opción de parametrizar un tipo de E-mail de notificación a empleados cuando se publica un evento en
el aplicativo Self Service.

Cuando se marca esta opción el sistema inhabilita el check de “Correo Jefe Específico” y habilita en la carpeta “Listado de Correos” con el QBE
para filtrar y asociar automáticamente en la grilla a todos los empleados que se seleccionen por el filtro.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 140 de 260
Self Service

 Con el Botón Limpiar: Se borran todos los registros

asociados en la grilla.

 Con el Botón Eliminar: Se borra uno a uno los registros

seleccionados de la grilla.

 Con el Botón Selección QBE: Se puede asociar

automáticamente a la grilla todos los empleados que cumplen
con esta condición del filtro.

Nota:
Dependiendo del Tipo de Programa el Sistema adiciona las pestañas de: Movimiento de Contratos y Notificaciones de Planta.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 141 de 260
Self Service

Ejemplo para el Definidor de Contratos KNmContr: Para este maestro se activa la Segunda Pestaña de “Movimiento Contratos”.

Se activa la Pestaña
“Movimiento Contratos” y
se Selecciona el Tipo de
E-Mail requerido.
Se selecciona al Definidor
de Contratos KNmContr.

►Pestañas: Correo, Listado de Correos y Texto Adicional (Grilla):

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 142 de 260
Self Service

 Correo:

Esta Grilla funciona para las opciones de Correo

Empleado y Correo Jefe Inmediato.

Es el Campo donde se parametriza el Cuerpo del

Documento “Correo”, consta del Combo Box que
contiene todos los Tags, del campo “Asunto” donde se
digita la información o el título del documento y la Grilla,
en la cual, se plasma la información o plantilla que
generará los correos electrónicos.

►Tags (Etiquetas):
En esta opción encontrara una lista desplegable con todos los
campos que pueden ser utilizados para formar el correo
electrónico que será enviado.

Los Tags de Correo están predeterminados y se pueden utilizar con los

diferentes Programa Asociados, para el Caso del Tema de Salud Ocupacional y
Seguimiento a los Accidentes de Trabajo, esta información para los Tags de SO
son tomados del Programa Registro ATEP KSoEpact:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 143 de 260
Self Service

Tags generados para el Tema de Salud Ocupacional:

 Tipo de Acción (Seguimiento).

 Acción Correctiva (Seguimiento).
 Tipo de Registro (Accidentes).

Ejemplo de utilización de Tags de Salud Ocupacional SO:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 144 de 260
Self Service

 Listado de Correos:

Esta Grilla se activa al Chuequear la Opción de “Correo Jefe

Específico”.

Recuerde que se ingresaran las personas que poseen este Rol

o Cargo y a las cuales se desea les llegue la notificación del
Correo Electrónico (Buscara el campo mail box que esté
relacionado en el Maestro de Empleados KBiEmple para el
funcionario).

Click

Al activar la Lista de Empleados del Campo “Identificación”

en la Grilla de la Lista de Correos se escoge el o los
Funcionarios que se desea les llegue la información a
través de Correo Electrónico.

Click para ingresar

otro Empleado.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 145 de 260
Self Service

 Texto Adicional:

Este campo se activa al chequear la opción de “Tabla

Adicional Correo”. Para iniciar el cargue de datos
solicitados en la Grilla se hace Click en el Botón de

Nuevo .

Click

Se ingresa el Código de Carácter Numérico y se digita el Título

del Texto 1.

Para ingresar los datos para el Texto 2 se activa el Desplegable .

Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 146 de 260
Self Service

Activa el cuadro de “Texto Columnas Adicionales” donde se

seleccionaran los “Tags” requeridos y el Texto.

Click

Luego de adicionar los datos en los Campos para el Texto

Adicional se activa el ícono de Aplicar . Se puede generar más
de un Texto Adicional si se requiere.

Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 147 de 260
Self Service

3.7 Usuarios KGnUsuar:

Es de uso exclusivo del Administrador del Sistema DBA,

y en él, se crean los Usuarios que tienen acceso al
aplicativo Kactus HCM. Además, se gestiona todo lo
relacionado con el mantenimiento de los mismos,
quienes operaran los diferentes programas del Sistema
Modular. Consta de tres Pestañas: Información General,
Restricción de Horario y Grupo de Usuarios.

Se debe validar que en el programa Usuarios KGnUsuar

el Funcionario que está generando el proceso de
Inserción / Modificación tenga relacionado en la pestaña
“Correo Electrónico” tanto la Cuenta como la Clave del
Mail Box y E-Mail. Este será el Correo Remitente del
Proceso.

Para comenzar con el ingreso de datos hacer Click en el

Botón de Nuevo :

 Información General:

► Código / Nombre:

Corresponde al Código y Nombre del Usuario creado. El código son 8 dígitos de

carácter alfanumérico, el cuál es único y el nombre es de manera particular.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 148 de 260
Self Service

► Grupo:

Indica el Grupo de Usuario al cual pertenece y al que le corresponde un menú específico que fue definido previamente en el Programa Grupos de
Usuarios KGnGusua. Al hacer Click en la Lupa de Selección el Sistema despliega la Lista de Grupos de Usuarios.

► Clave:

Es la Clave Genérica asignada por el administrador del aplicativo al Usuario y

corresponde a una serie de caracteres de conocimiento personal y secreto, que
es utilizado como seguridad al momento del ingreso al Sistema. Éste la puede
modificar inicialmente cuando ingrese al programa o también el administrador
cuando se requiera reasignar una nueva clave.
Clic
k

► Tipo de Usuario:

Corresponde al Tipo de Usuario creado en el aplicativo y que le otorga permisos específicos en la Base de
Datos, existen tres tipos de Usuarios:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 149 de 260
Self Service

Auditor: Se encarga de la Gestión de Control y tiene acceso a todo el sistema pero únicamente para Verificación
de Movimientos en el Sistema, Ingresos, Barrado de Datos y Generación de Reportes de Auditoria.

D.B.A.: Es aquel que Administra Todos los recursos del Sistema Kactus HCM.

Común: Es aquel que puede realizar algunas actividades tales como adición, modificación, consultas y reportes
de datos, restringido por el perfil de usuario y definido en el programa de Permisos KGnPermi de este mismo
módulo (Generalidades Gn).

► Activación:

Es la fecha en la cual se realiza la activación de la Clave del Usuario que corresponde inicialmente a la fecha de
creación del mismo. Cuando se crea un nuevo usuario esta fecha es sugerida por la fecha del sistema.

► Expiración:

Indica la fecha en que expira la clave de acceso a Kactus. En éste caso se debe cambiar la clave o actualizar la fecha de
expiración.

► Último Cambio de Clave:

Es la última fecha en la que el usuario realizó la actualización de la clave de acceso.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 150 de 260
Self Service

► Último Acceso:

Indica el último programa de acceso del usuario al aplicativo.

► Estado:

Indica el estado de actividad del usuario en el Sistema, el cual, puede ser Activo
e Inactivo.

► Usuario Windows:

Es el usuario con el cual se registra al ingresar al Sistema Operativo Windows.

► Ver Foto:

La funcionalidad de esta Opción es la de permitir o no la visualización de la foto o imagen del Empleado, ya sea
por requerimiento de la Empresa o por la Actividad que realiza el Trabajador y la necesidad de preservar su
identidad oculta.

► Correo Electrónico:

Mail Box el Correo Corporativo del funcionario asignado por la empresa

donde se registra la cuenta y la clave de acceso al mismo. E – Mail
Corresponde al correo personal del funcionario.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 151 de 260
Self Service

► Empleado:

Corresponde a la identificación y nombre del funcionario al que pertenece

el usuario en referencia, es traído por medio de la Lupa de Selección del
Maestro de Empleados KBiEmple.

Los anteriores campos son básicos para enviar correos a grupos de personas por medio del Check “Correo Electrónico” de la Barra de
Herramientas.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 152 de 260
Self Service

 Restricción de Horario:

Permite la definición de una serie de opciones de acceso

restringido en la semana para un usuario específico.

Las limitaciones que se dan son: Sin Acceso, Acceso Total y

Por Horario, para cada uno de los días de la semana.

Sin Acceso: Que no tiene en ningún período acceso al

sistema, solo cuando el administrador lo autorice.

Acceso Total: No existe ningún tipo de restricción para el

acceso del usuario.

Por Horario: Se da la posibilidad de entrar al sistema en

determinado horario.

El Administrador luego de activar el campo de Restricción Horario – Por Horario observa que en la parte inferior se activan las casillas para
insertar el indicador correspondiente, este debe ir con la Hora Inicial y la Hora Final del día.

La operación de insertar el
tiempo de acceso debe
hacerse uno a uno en todos
los días de la semana.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 153 de 260
Self Service

 Pestaña: Grupo de Usuarios:

La Pestaña de Grupo de Usuarios contiene la Grilla con

los Campos “Grupo de Usuario” y “Nombre de Grupos
de Ususarios” con el fin de asociar los datos creados en
el Programa “Grupos de Usuarios KGnGusua”.

Para activar los campos de la Grilla se hace Click en el

Clic
k Botón de Nuevo y para finalizar el ingreso de datos
Click en Aplicar de Grilla.

Al hacer Click en el Combo Box de Grupo de Usuario se despliega el listado con estos temas mediante un hipervinculo con KGNUsuar.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 154 de 260
Self Service

3.8 Noticias Web KPeNotic:

En este programa se asocian las Noticias Empresariales

y de Talento Humano que aparecerá en la página
portada del Self Service (Se puede direccionar a una
URL si es necesario, la descripción noticia y dirección
URL admite 255 caracteres).

►Consecutivo:
Es un cuadro alimentado por Defecto por
el Sistema, marca la cantidad de noticias
de forma consecutiva ya sea de Tipo
Empresarial o de Talento Humano, como
ejemplo se tiene “3” Consecutivos de
Talento Humano.

►Tipo:

Campo donde se selecciona a qué tipo de noticia se desea registrar el dato o información, ya sea:
De Carácter Empresarial o de Talento Humano.

►Indicador de Actividad:

Al estar chequeado indica que este Tipo de Noticia está actualmente activo y se refleja en el Self Service.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 155 de 260
Self Service

►Descripción Noticia:

Es el campo donde se digita la frase o noticia que se quiere

sea visible en la página de la portada del Self Service.

►URL Noticia:
Es el Campo donde se digita el Localizador de Recursos
Uniforme “URL”.
Para terminar el cargue de datos se oprime el Botón de
“Aplicar” .

Al seleccionar la ruta de URL el Sistema lo lleva a la dirección web que contiene la información ya sea Empresarial o de Talento Humano.

Ejemplos:

La felicidad en el trabajo es un concepto

Noticias
que trascendió hace un tiempo del plano
filosófico a un escenario empresarial, en
Empresariales
donde factores como: la estabilidad, la
remuneración justa, un plan de carrera, el
buen clima laboral, el reconocimiento de
logros.

Noticias
Se encuentran abiertas las inscripciones Talento
para el Curso de Manejo en Alturas
dictado por el SENA, mayor información
oficina de RRHH.
Humano

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 156 de 260
Self Service

►Documentos Adjuntos:

La opción de Documentos Adjuntos tiene como función

de anexar un documento, texto o imagen en el Portal de
Talento Humano del Self Service.

Click Los tipos de archivos permitidos son: JPG, PDF, DOC o

DOCX.

Para iniciar adjuntando un archivo se hace Click en el Botón de Nuevo :

El Sistema activa los campos de Documentos Adjuntos y

por Default añade un consecutivo al archivo que se
adjuntara.

Al chequear el campo de Nombre de Archivo se activa el Botón

y al hacer Click en él se despliega la opción adjuntar el
Archivo.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 157 de 260
Self Service

En esta ventana emergente se busca la ruta del archivo que se desea adjuntar, luego
de agregarlo se chequea el botón de Abrir.
Click

El Sistema genera el Secuencial de Archivo, muestra el

Nombre y la extensión de formato. Por último, Click en el
Click botón de Aplicar para que el Sistema guarde los registros.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 158 de 260
Self Service

3.9 Programación Bloqueo de Cajero KGnPbcaj:

Este programa tiene la funcionalidad de bloquear el Self

Service (Webkactus) para que los empleados no
ingresen a la aplicación web, ejemplo: Cuando se están
realizando actualizaciones del Sistema.

El fin de este programa es evitar el acceso al Aplicativo

Self Service durante un periodo de tiempo por algún
motivo empresarial.

Para dar comienzo al bloqueo del Aplicativo se debe

hacer Click en el QBE y el Sistema prende el botón
de Nuevo .

Click

►Fecha Inicial / Final:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 159 de 260
Self Service

Se ingresa la Fecha Inicial y Final por medio de los Calendarios ya que son los Periodos o Rangos de Tiempo en los que se restringe el acceso al
Self Service.

►Bloqueo Empresa:

Al iniciar el Proceso de Bloqueo de Self Service el Sistema activa de forma automática (Por
Defecto) el Check de Bloqueo de Empresa, también permite la desactivación de forma manual.

►Motivo Bloqueo:

El Motivo Bloqueo es un campo con la capacidad de

albergar 255 caracteres, en el cual, se puede definir el
texto que se requiere para informar el motivo del bloqueo
del aplicativo Self Service.

Se puede generar un registro sobre el proceso realizado por medio de la opción de Presentación Preliminar :

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 160 de 260
Self Service

III. TERCERA PARTE: PROCESO (Ingreso y Uso del Self Service).

1. Proceso de Ingreso al Self Service:

Como se comentó con anterioridad en la página 40 y 41 “Validar Conexión” se mostraron las rutas en las que se puede acceder al Aplicativo Self
Service:

 Instalación local: [Link]

 IP: [Link]
 Servidor: [Link] ruta del servidor (Nombre_servidor o IP).

[Link]
/

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 161 de 260
Self Service

 El Colaborador debe digitar en Usuario y Contraseña que se le asignó:

Click

Al digitar el Código de Usuario (N° de Luego de digitar Usuario y Contraseña hacer Click en el
Documento de Identidad) y pasar al Botón de Ingresar. Si el usuario no recuerda el código de
campo de Contraseña el Sistema valida Contraseña hacer Click en el Botón de Recuperar Clave y
si ese número pertenece a la base de el Sistema enviará un correo electrónico a la dirección que
datos y despliega el Logo de la tiene registrada el trabajador (KBiEmple – Correo
Compañía. Electrónico) con los datos de Usuario y Clave.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 162 de 260
Self Service

El Sistema por Default trae los Datos Básicos del Colaborador, Fotografía, los Campos con las Opciones que brinda el Aplicativo Self Service
(Estándar) y los Roles que posee la persona a parte de Colaborador: Líder, RRHH, Asistente e Ingreso a SO.

Campo de Roles ejercidos

Datos Básicos del Usuario. en el Aplicativo Self Service.

Datos Traídos por Default.

Opciones que brinda el Self Service.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 163 de 260
Self Service

El colaborador puede actualizar sus datos básicos desde esta página de inicio o seleccionando las opciones de “Mi Información Personal – Mis
Datos Básicos”.

2. Rol Colaborador:

Todos los empleados de una empresa registrados en el Maestro de

Contratos KBiEmple, Contratos KNmContr y con acceso al Self Service
tendrán Rol como Colaborador independientemente que sean Jefes,
encargados de RRHH o Asistentes.

2.1 Mi Información Personal:

Click

Al seleccionar Mi Información Personal el Sistema despliega las Opciones contenidas en este campo los datos
varían en función y cantidad dependiendo de las necesidades y de las adquisiciones aqueridas por cada
organización. Recuerde que estas opciones fueron parametrizadas en la tabla Definición de Programas Web
KGnWprog:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 164 de 260
Self Service

Mis Datos Básicos es la Opción en la que se registran los principales datos de cada trabajador, puede comenzar a realizarse registros de estos
desde el Aplicativo Reclutamiento Web o cuando se registran los datos en el Maestro de Empleados KBiEmple. Su fin u objetivo principal en el
Self Service es que cada colaborador adicione y mantenga actualizado sus datos personales.

A continuación se describirán sus campos:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 165 de 260
Self Service

►Actualizar Mi Foto:

Es un campo paramétrico que brinda la oportunidad a las empresas de permitir o no el cambio de imagen o fotografía
por parte de los colaboradores a través del Self Service. En la imagen presente no se permite realizar el cambio o
actualizar la foto, para ello, se debe realizar el siguiente procedimiento:

Ingresar al Disco (C:)

1.

2. Ingresar a la Carpeta “Inetpub” (Carpeta de

transferencia de archivos a través de la Internet).

Ingresar a la Carpeta “wwwroot” (Directorio raíz

3. donde se ubican las aplicaciones web en el PWS o el
IIS).

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 166 de 260
Self Service

Ingresar a [Link] ([Link] es el archivo

principal de opciones de configuración para una
4. aplicación web en [Link]. El archivo es un
documento XML que define información de
configuración concerniente a la aplicación web).

5. Se abre el Block de Notas de [Link] con las

respectivas sentencias.

6. Activar el buscador mediante: Control + B

7. Buscar: FotEmpl

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 167 de 260
Self Service

8. Cambiar value= “N” a value= “S”

9. Click en la Opción de Archivo y Guardar (Ctrl + G).

Se ingresa al Self Service para verificar el

cambio.

10. Se ingresa al Self Service para verificar el

cambio.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 168 de 260
Self Service

11.

Campo de Actualizar Mi Foto Modificado.

Una vez se genera el cambio el Colaborador tiene acceso de actualizar su

fotografía, para ello, hacer Click en Examinar y se despliega la ventana
emergente de Elegir Archivos para Cargar, se selecciona la ruta de la imagen
en formato .bmp, guardar y click en el botón de Actualizar:

Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 169 de 260
Self Service

Se selecciona la fotografía
y Click en Abrir.

El Sistema copia la
ruta de archivo de la
Imagen y por último
Click en Actualizar.

Click Click

El Sistema realizó el cambio de Imagen, se debe recordar que la fotografía debe de estar
archivada en formato .bmp y tener una máxima dimensión de 120 * 90 Píxeles. El
procedimiento para dar las correctas dimensiones a la imagen se puede realizar en el
Programa “Paint” (Paint es un programa editor de fotografía desarrollado por
Microsoft).

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 170 de 260
Self Service

Se selecciona el archivo y se le da
“Editar”, el Sistema adjunta la imagen en
Paint, seleccionar y click en “Cambiar
Paint Tamaño”, se activa la opción de Pixeles:
Horizontal 90 – Vertical 120. Se desactiva
“Mantener Relación de Aspecto”, por
último click en Aceptar.

►Lugar Expedición:
Click

En estos campos tipo Combo Box se selecciona el País, Departamento, Municipio y Localidad en el que el
Colaborador tramitó la Cédula de Ciudadanía. Al hacer Click en cada opción se despliega una ventana con la
información registrada en el Sistema. Recuerde que esta información proviene del programa de División
Política KGnDivip.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 171 de 260
Self Service

►Fecha de Expedición del Documento:

Click

Para actualizar la información de la fecha en que se expidió el documento se hace Click en el ícono de Calendario y se realiza la búsqueda del
Día/Mes/Año en que se realizó.

►Nacionalidad:

Se escoge una de las opciones con las que cuenta el aplicativo,

ejemplo: Extranjero.

Click

►Género:

Se selecciona una de las dos opciones del Género Humano, en

este caso: Masculino.
Click

►Fecha de Nacimiento:
Es un campo No Paramétrico, quiere decir, que el colaborador no lo puede modificar y es traído del
Maestro de Empleados KBiEmple.

►País Nacimiento / Residencia:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 172 de 260
Self Service

Son campos con comportamientos similares a “Lugar de Expedición de Documento”, en el que por medio de los Combo Box se seleccionan el
País, Departamento, Municipio y Localidad del sitio en que nació el Colaborador y en cual reside actualmente.

►Registrar la Dirección:

Para registrar la dirección de residencia del Colaborador se

debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Click en “CLICK AQUÍ PARA REGISTRAR LA DIRECCIÓN”:

Se despliega una ventana emergente con las opciones de insertar los datos de la dirección de residencia de forma codificada y con los valores
estandarizados, esta opción cuenta con unas instrucciones de uso que se complementaran de forma visual con un ejemplo:

Calle 125 M Bis K Número 45 A – 31, Torre 12 Apartamento 35.

2. Se comenzará ingresando los datos en el “Asistente para el Ingreso de la Dirección Principal”:

Primer Campo: Calle

Fecha de generación: Última modificación: Versión:
M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 173 de 260
Self Service

Segundo Campo: Número

de la Calle 125 y si está
acompañado de una letra,
en este caso: M

Muchas direcciones se pueden repetir, en

este caso de ejemplo es “Bis”.

Aparte de ser Bis tiene otra adición a la

nomenclatura: “K”.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 174 de 260
Self Service

Se puede dar que la dirección hasta este punto sea

“Sur” o “Este” para el caso de ejemplo no se toma y se
digita el Número # 45.

Aparte de ser numeral 45 está acompañado

de la letra “A”

Se digita la siguiente cifra “31” y si es Sur o Este,

para el ejemplo no se tomaran estos datos.

Click

En estos campos se anexan las partes complementarias de las direcciones: Casa, Apartamento, Bloque, Torre etc.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 175 de 260
Self Service

Click

Se digita los datos adicionales de una Luego de adicionar los datos Click
dirección, ejemplo: 12 Apartamento 35. en “Adicionar Complemento”.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 176 de 260
Self Service

En el campo DIRECCIÓN CON CODIFICACIÓN el Sistema adiciona los datos seleccionados y digitados en los pasos anteriores, se puede
observar que el código de Torre es “TO”. Luego de verificar la información se hace Click en “Aceptar”. En caso que se desee corregir o borrar los
datos se hace Click en el Botón de Limpiar.

Click

El Sistema anexa la Dirección con

la Nomenclatura Estandarizada.

►Datos Complementarios de Dirección: Barrio – Número de Casa – Ruta.

Son campos en los que se puede digitar el Barrio en el que está localizada la dirección de residencia, si aparte la casa posee un número adicional
como en el caso de conjuntos residenciales, y si el trabajador se posee Ruta de Transporte.

►Datos Adicionales del Colaborador:

Se anexan los datos adicionales propios del trabajador: Correo y Teléfonos.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 177 de 260
Self Service

►Libreta Militar:
Click

Campo exclusivo para los hombres, al hacer Click en el Combo Box de Clase de Libreta Militar
se despliega Si es de Primera Clase (Personal que prestó Servicio Militar) o de Segunda Clase
(Eximidos de Prestación de Servicio).
En los campos siguientes se digita el Número de Libreta Militar (Primera o Segunda Clase) y el Distrito Militar donde se realizó el proceso de
definición de situación militar.

►Estado Civil:
Click

El Estado Civil (Condición de una persona según el registro civil en función de si tiene o no
pareja y su situación legal respecto a esto) se selecciona activando las opciones contenidas en
el Combo Box, como ejemplo se escogió: Soltero.

►Grado Educación Básica y Media:

Click

Son los estudios realizados de educación Básica y Media (Primaria – Bachillerato) que ha
realizado el Colaborador.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 178 de 260
Self Service

►Título Obtenido:

Se digita el Título que obtuvo el Colaborador en Básica Primaria o

según la modalidad de Bachiller que se presentan actualmente:
Bachiller Clásico, Comercial, Bachiller Técnico, etc.

►Título y Matrícula Profesional:

Se digita el Título adquirido por el Colaborador ya sea como Profesional, Tecnólogo o Técnico. La Matricula Profesional en Colombia es
Administrada y Regida por el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería COPNIA, en ella, se puede verificar las carreras que emiten Matrícula
Profesional.

►Perfil de la Hoja:

En este campo digitable se describe (Hasta 255 Caracteres) el Perfil Profesional con que cuenta el Colaborador, en este ejemplo se digitó un perfil
de ciertas actividades manejadas por Ingenieros Mecánicos.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 179 de 260
Self Service

►Discapacidad:

Si el Colaborador no presenta ningún tipo de Discapacidad no se Chequea el Campo, al seleccionarlo el Sistema genera de forma automática los
campos en los que se tramitará el tipo de Discapacidad y el Porcentaje. Ejemplo:

Para seleccionar un tipo de Discapacidad se activa el

Click Combo Box y el Sistema despliega los datos registrados en
el Programa Clases de Discapacidad KBiCladi. En él se
ingresan las discapacidades registradas por Salud
Ocupacional.

Se digita en grado de Discapacidad registrado en porcentaje (1% - 100%) y que es dictaminado por un
Médico Especialista en Salud Ocupacional y regido por la Normatividad Nacional.

Una vez se termina de ingresar los datos de la Discapacidad se hace Click en el Botón de Guardar Discapacidad y el Sistema genera una tabla co
los datos registrados por el Colaborador. Si se desea borrar los datos se hace Click en el ícono de Eliminar .

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 180 de 260
Self Service

Click

Es la opción donde el colaborador ingresa los estudios que posee como Educación Formal (La Educación Formal, también conocida como
Formación Reglada, es el proceso de educación integral correlacionado que abarca desde la educación primaria hasta la educación secundaria y
la educación superior, y que conlleva una intención deliberada y sistemática que se concretiza en un currículo oficial, aplicado con definidos
calendario y horario.) Para dar comienzo al ingreso de datos se Click en el Botón de Nuevo :

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 181 de 260
Self Service

►Modalidad:
Click

Modalidad es el Campo tipo Combo Box que contiene los diferentes tipos de Educación Formal que brinda el mercado educacional y que está
regulado por ley. Se aconseja realizar el cargue de información de menor a mayor o según el orden cronológico realizado.

►Nombre de los Estudios:

Click

Luego de seleccionar el Tipo de Estudio en el campo de Modalidad el Sistema habilita los datos
que tienen semejanza, en el ejemplo se escogió “Universitaria” y al hacer Click en el Campo de
Nombre de Estudio el Sistema despliega la información de Carreras Universitarias, este caso:
Ingeniería Mecánica.

►Nombre Específico:

En este campo se digita el Nombre completo del Estudio o si no se encuentra dentro del listado desplegado.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 182 de 260
Self Service

►Institución:

Se digita el nombre de la Institución donde realizó los estudios.

►Datos Geográficos:

Por medio de los Combo Box se seleciona el País, Departamento, Municipio y Localidad dende realizó los estudios.

►Facha Inicial y Final:

Se escoge por medio de los datos en los Combo Box la Fecha Inicial y Final del curso.

►Tiempo de Estudio:

Se digita el número del tiempo que cursó el estudio y en el campo

siguiente ingresa la unidad de tiempo, puede ser: Años, Semestres, Días
etc. Depende del tipo de estudio, generalmente para Universitario seria 5
Años o 10 Semestres.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 183 de 260
Self Service

►Estado de Estudio:

En estas opciones se detalla el estado actual del Estudio, puede que ya esté Terminado, si Estudia Actualmente o por alguna circunstancia lo
Interrumpió o lo Aplazó.

Para el ejemplo se utilizó “Terminado”, al seleccionar “Si” se ocultan las demás opciones y se activa el Campo de “Graduado” en el que se
especifica si se graduó o no. Al mismo tiempo se activan el campo de Fecha de Grado y Promedio.

►Datos Verificados:

Es un campo no paramétrico por el colaborador, se activa por parte del Usuario encargado del tema en el programa Educación Formal KBiEdfor:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 184 de 260
Self Service

Para marcar como Verificado (Quiere decir que se

Click
corroboraron los registros de terminación y se cuenta
con las constancias de estudio.) lo debe realizar desde
Click el Programa KBiEdfor, filtrado por número de documento
del colaborador, en la Pestaña Verificación activar el
check “Verificación” seleccionar a la persona encargada
de tal trámite por medio de la Lupa y guardar el registro.
Digitar alguna Observación si se requiere.

Check Activado
desde KBiEdfor.

El Sistema actualiza los datos desde KBiEdfor y lo refleja en los campos de Datos Verificados, Promedio y Matrícula Profesional.

►En Trámite:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 185 de 260
Self Service

Si se activa el Check inhabilita los campos de Matrícula Profesional, Fecha de Expedición y Certificaciones Diplomas

Click

Si no se activa mantiene activos los campos mencionados anteriormente en los que se puede tramitar por parte del Colaborador o ser
actualizados desde KBiEdfor.

Click

Para anexar el documento registro de Certificación de Estudio se hace Click en el Botón de Examinar y el Sistema genera la ventana emergente
de “Elegir Archivos para Cargar”

El Colaborador selecciona la ruta del

Archivo de Registro de Estudio y una
vez elegido se chequea el Botón de
Abrir. El Sistema muestra la dirección
en el campo “Certificaciones /
Diplomas.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 186 de 260
Self Service

Archivo del Documento Registro de Estudio, recuerde que el

Sistema valida los archivos en formato .pdf, .jpg, .doc, y .docx

Para terminar de anexar los datos de Educación Formal se hace Click en el Botón de Guardar :

Click

Una vez realizado el proceso de inserción de datos de Educación Formal el Sistema muestra el cargue de Registros realizados por el
Colaborador, en este caso posee una cantidad total de 2.

Para observar los datos se hace click en el botón y el Sistema muestra la pantalla de Estudios Formales Realizados por el Colaborador.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 187 de 260
Self Service

Educación no Formal o Educación para el Trabajo es ofrecida generalmente por

instituciones educativas oficiales y privadas que brindan conocimientos sobre
niveles técnicos en áreas específicas y que se enfocan principalmente a la
capacitación para generar formas de subsistencia de primera mano; este tipo de
educación, requiere del cumplimiento de unos parámetros mínimos exigidos por
parte de las Secretarías de Educación locales de cada ciudad o departamento. La
educación para el trabajo y el desarrollo humano es ofrecida principalmente por
instituciones oficiales y privadas como el SENA en Colombia.

Para dar comienzo al registro de datos por parte del Colaborador se hace Click en
Mi información Personal – Mi Educación No Formal.
Click

El proceso de ingreso de datos en este campo es muy similar al de Mi Educación formal, para ingresar un nuevo registro Click en Nuevo :

Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 188 de 260
Self Service

►Modalidad:
Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 189 de 260
Self Service

Para seleccionar la Modalidad Click en el Botón del Combo Box del campo y el Sistema despliega la información que contiene sobre los Cursos
de Educación para el Trabajo o Educación no Formal.

►Nombre de los Estudios:

Click

Por medio del Combo Box se selecciona la opción según la Modalidad de Estudio seleccionada, ejemplo: Se escogió Diplomado como Modalidad
de Estudio No Formal y el Sistema encontró dos opciones para este caso.

►Nombre Específico:

Se digita el Nombre completo del curso o dado el caso que no se encuentre registrado en el Sistema.

►Institución:

Se digita el Nombre de la Institución donde realiza o realizó los estudios.

►Fecha Inicial y Final:

Por medio de estos campos tipo Combo Box se pueden ingresar las fechas en que inicia el curso o si lo está realizando la fecha actual.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 190 de 260
Self Service

►Datos Verificados:
Como se explico en el tema de Mi Educación Formal este campo se
activa por parte del Usuario encargado del tema en el programa
Educación Formal KBiEdfor una vez verificado el registro de certificación
expedido por el centro educativo.

►Datos Geográficos:

Es la ubicación geográfica en que se realizaron los estudios, seleccionarlos al desplegar los Combo Box de cada campo.

►Estado del Curso:

En este espacio se especifica si el curso ya lo culmino o por el contrario se encuentra estudiando o no lo terminó.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 191 de 260
Self Service

►Tiempo de Estudio:
Click

►Certificaciones / Diplomas:

De igual forma que en Estudios Formales en este campo se insertan los documentos registro.

Una realizado el cargue de datos por el

Sistema se hace Click en el Botón de Guardar.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 192 de 260
Self Service

Una vez guardado el Sistema lo muestra y cuanta el total de Registros:

Nuevo dato ingresado

al Sistema.

Para ingresar el Registro de Familiares en el Aplicativo se hace Click en esta opción.

El objetivo de este campo es que el Colaborador actualice los datos de su núcleo familiar de
forma rápida y oportuna, una vez ingresados los datos el aplicativo actualiza la información en
el Maestro de Familiares KBiFamil, que a su vez, alimenta otros procesos como la Liquidación
de Seguridad Social en el que es necesario el tema de Beneficiarios.

Por tal razón es importante que se gestione el tema de actualización de datos ya que es clave
para la generación de otros procesos en áreas de Gestión Humana y Nómina.

Una vez se chequea la opción el Sistema libera la información registrada de los datos básicos
Click de familiares del colaborador:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 193 de 260
Self Service

El Sistema (Self Service – KBiFamil)

registra que tiene actualmente cuatro datos
de familiares: Tres Hijos y Conyugue.

Para realizar un nuevo registro se hace Click en el Botón de Nuevo :

Para caso de ejemplo se ingresaran los

datos del Hermano del Colaborador que
depende económicamente y es beneficiario
por tener una discapacidad:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 194 de 260
Self Service

►Datos de Documento de Identidad:

En estos campos se registra el número de documento y por medio del Combo Box se especifica la Clase de Documento.
Como ejemplo se utiliza la Cédula de Ciudadanía. En el caso de hijos o beneficiarios menores de siete años se aconseja
ingresar los datos del Registro Civil de Nacimiento con el Número de NUIP y si es necesario el de Pasaporte.

Recuerde que el Número Único de Identificación Personal “NUIP” está vigente desde marzo del 2000, fecha en la cual
se empezó a utilizar en todo el país (Colombia).

►Nombres y Apellidos:

En estos campos se digita los Nombres y Apellidos del Familiar o Beneficiario.

►Tipo de Relación (Vínculo):

Por medio del Combo Box se escoge el Vínculo o el Tipo de

Relación que posee el Colaborador con el Familiar o Beneficiario. En
este caso “Hermano”.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 195 de 260
Self Service

►Datos Verificados:
Como se explico en el tema de Mi Educación Formal este campo se
activa por parte del Usuario encargado del tema en el programa
Educación Formal KBiEdfor una vez verificado el registro de certificación
expedido por el centro educativo.

►Género:
Click
Se escoge el tipo de Sexo o Género
(Masculino – Femenino).

►Fecha de Nacimiento:

Año, Mes y Día de Nacimiento.

►Vive Si/No:
Se escoge el tipo de dato sobre el estado
actual del familiar.

►Porcentaje % Beneficiario:
Se digita el valor numérico del grado de
dependencia que efectúa el Colaborador
sobre el Familiar o Beneficiario.

►Grupo de Sangre y Factor Sanguíneo:

Por medio de los Combo Box se escogen el Grupo y Factor Sanguíneo que posee el Familiar o Beneficiario.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 196 de 260
Self Service

►Estado Civil:

Por medio del Combo Box del campo Estado Civil se selecciona la opción que posee el Familiar o Beneficiario, en caso de
seleccionar conceptos de Convivencia como Casado o Unión Libre se activa el Campo de Fecha Matrimonio / Convivencia
(Año/Mes/Día) para asignar la fecha de incio de acuerdo mutuo.

►Datos Adicionales:

Para ingresar la Dirección de Residencia del Familiar se realiza el mismo procedimiento que en “Mis Datos Básicos”, los campos de Teléfono,
Establecimiento Hobbies son digitales. Actividad, Escolaridad y Trabaja con Otra Entidad poseen información variable contenida en Combo Box.

►Discapacidad / Dependiente / Beneficiario Caja y EPS:

Para el caso de ejemplo se dice que el hermano del Colaborador es Dependiente, que posee una discapacidad y que es beneficiario de EPS.
Para otro tipo de beneficiarios como Hijos, Compañeros de Convivencia o Padres pueden tener acceso a los servicios que ofrece la Caja de
Compensación al mismo tiempo que los servicios de EPS.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 197 de 260
Self Service

►Documentos:

Posee el mismo proceso de cargue de documentos al Sistema ya explicado, pero en este campo se ingresan archivos de datos de Certificados de
Documentos de Identidad, Cédulas de Ciudadanía, Registros Civiles y Actas de Matrimonio, Registros de Nacimiento etc., con el fin de que las
personas responsables de afiliaciones de Caja de Compensación y EPS tengan copias de los documentos para realizar los trámites de
afiliaciones.

Una vez se termina el ingreso de los datos de los Familiares se hace Click en el botón de Guardar:

Click

El Sistema guarda el Registro de Datos en el Self Service y actualiza el Programa de Familiares KBiFamil.

Dato Adjunto del

Hermano Beneficiario.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 198 de 260
Self Service

Es la opción en la que el Colaborador puede incorporar su experiencia laboral

pasada.

Es importante que se anexen todos los datos especialmente los campos en que
se especifican las funciones realizadas, los logros alcanzados, las áreas de
experiencia etc., esto con el fin que en caso de presentarse un cambio interno de
personal o la generación de un nuevo cargo se cuente con la información
completa del personal para suplir estas necesidades y que se dé la oportunidad
de asenso al equipo de trabajo.

Para ingresar a esta opción se hace Click en Mi Información Personal – Mi

Experiencia Laboral y el Sistema libera el Listado de Referencias Laborales. Para
Click ingresar un nuevo dato se hace Click en el Botón de Nuevo :

Click

Registros Realizados por el

Colaborador.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 199 de 260
Self Service

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 200 de 260
Self Service

►Datos de la Empresa:

Se digitan los datos iniciales de la empresa: Nombre, Dirección y Teléfono.

►Datos de la Empresa:
Click

Por medio del campo tipo Combo Box se selecciona si es: Pública, Privada o independiente, y
se ingresa el Correo Electrónico y el salario que devengaba el colaborador.

►Datos del Cargo:

Click Click Click

Por medio de los Combo Box se especifica si esta experiencia laboral es el Empleo Actual o no, si es o fue un cargo Ejecutivo y el Tiempo de sus
ejecución: Tiempo Completo, Parcial, Medio Tiempo, etc.

►Fechas de Ingreso y Retiro:

Click

Se ingresan las Fechas de Inicio y de Retiro, para ello se hace Click sobre las flechas de los Combo Box como en el
ejemplo.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 201 de 260
Self Service

►Maneja Personal:
Click

Si el Colaborador tuvo personal bajo su cargo se escoge “Si” de lo contrario seleccionar “No”.

►Cargo Desempeñado / Área:

Se digita el Cargo que desempeñaba y el Área o Sitio de trabajo dentro de la Organización.

►Tipo de Contrato:
Click

El Campo Tipo de Contrato posee la información de los Tipos de Cargo que se encuentran establecidos actualmente, se activa la flecha del
Combo Box para desplegar la tabla y se selecciona una de las opciones.

►Motivo de Retiro:
Click

Para seleccionar el Motivo de Retiro se activa el campo Combo Box y el Sistema despliega la tabla con las posibles causas de terminación de
contrato o retiro del trabajo.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 202 de 260
Self Service

►País / Departamento / Municipio / Localidad:

Click

Se selecciona los datos geográficos del punto de realización de las actividades laborales del Colaborador.

►Clase:

Es un tema y campo exclusivo del Sector Público que tiene que ver con la Formación y Experiencia del Colaborador y el Tipo de tipo de trabajo
realizado, esto quiere decir:

 Especifica: Que la formación y la experiencia coinciden para el cargo específico, por ejemplo:

Experiencia Específica en la Gestión

de Riesgos en Procesos sobre el
Manejo de La información.

 Relacionada (Ejemplo): Persona Jurídica con experiencia en contratos de consultoría terminados a satisfacción cuyo objeto esté
relacionado preferiblemente con manejo de información, administración pensional y/o historias laborales, los cuales hayan sido ejecutados
durante los diez (10) años previos al 01 de agosto de 2014.
Quiere decir que su experiencia y conocimientos deben poseer algún vínculo con la labor exigida o realizada.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 203 de 260
Self Service

 General: Campo marcado por Default (Automático) por el Sistema y que es utilizado tanto para el Sector Público y Privado, se puede decir
que es un campo neutro que no tiene incidencia a afectación alguna. Para el sector puede ser Específica y Relacionada.

 Docente: Si el cargo realizado fue de Docente.

 Profesional: Si las características del cargo en mención exigió conocimientos y experiencia profesional.

►Tiempo de Servicio:

Campos gestionados por el Sistema en el que realiza el cálculo del total de los Años, Meses y Días que laboró el Colaborador y que son tomados
de la Fecha de Ingreso y Retiro.

►Actividad Empresa:
Click

En este campo se inserta la actividad que realiza la empresa

en que obtuvo la experiencia laboral, al hacer Click sobre la
flecha el Sistema despliega un listado de información y el
colaborador debe seleccionar la acorde o semejante, ejemplo:
FABRICACIÓN DE OTROS PRODUCTOS MINERALES NO
METÁLICOS.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 204 de 260
Self Service

►Funciones:

Se digita la descripción de las funciones realizadas en el puesto de trabajo. Tenga en cuenta que en la margen inferior el sistema genera el conteo
de los caracteres escritos, la cantidad máxima es de 1000 unidades. Además permite la inserción de ciertos caracteres especiales: <, >,…;:, @, =,
() etc.

►Áreas de Experiencia:
Click

Para seleccionar el Área relacionada a la Experiencia Laboral Adquirida se hace

Click sobre la Flecha del Campo tipo Combo Box y se escoge la acorde o
adecuada.

En este caso de ejemplo se escogió PERFORACIÓN.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 205 de 260
Self Service

►Certificaciones / Diplomas:

Se realiza de forma similar a las opciones anteriormente descritas (Mis Datos Básicos, Educación Formal, Educación No Formal) se activa el
Botón de Examinar, se busca el archivo de la Certificación Laboral generado por la Empresa y se sube al Sistema como registro de experiencia
adquirida.

►Datos Verificados:

Este campo se activa por parte del Usuario encargado del tema en el
programa Experiencia Laboral KBiHvext una vez verificado el registro de
Certificación Laboral generado por la empresa.

Click Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 206 de 260
Self Service

Una vez el Colaborador alimenta la tabla [Link] “Mi Experiencia Laboral” el sistema inserta esta información en el Programa
“Experiencia Laboral KBiHvext”. El Usuario verificara los datos del Colaborador y validara la Certificación Laboral anexada al Sistema. Luego
selecciona la pestaña “Verificación” y chequea la opción “Verificado” y con la Lupa de Selección elige a la persona que valido tal información. Por
último digita alguna información sobre el tema si es necesario, por último, guardar con el botón de Aplicar .

Cambio generado en KBiHvext

y visualizado en el Self Service.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 207 de 260
Self Service

Para registrar los datos en los campos “Proyectos y Logros” y “Herramientas” se debe primero Guardar la información para que el Sistema permita
su activación, la forma de evidenciar su cambio de estado es su color azul:

Click

 Proyectos y Logros:

Click

El Sistema genera la opción de anexar los Proyectos y Logros alcanzados en la experiencia laboral, para ello se hace Click en el botón de Nuevo
:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 208 de 260
Self Service

Proyectos y Logros ([Link]) contiene los siguientes campos:

►Fecha Inicial / Fecha Final: Al activar los iconos de

calendarios se despliega la
opción de adicionar las fechas
de Inicio y Final de Proyectos y
Logros, recuerde que este
debe estar dentro del Rango
de Tiempo de Experiencia
Laboral.

►Fecha Inicial / Fecha Final:

Se digita el Cargo desempeñado dentro del Proyecto / Logro.

►Descripción Proyecto:

Se realiza una breve descripción del Proyecto.

►Labores / Logros Proyecto:

Se digita el detalle de las labores

desempeñadas y los Logros adquiridos.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 209 de 260
Self Service

Luego de ingresar los datos se hace Click en el Botón de Guardar:

Click

Y el Sistema agrega la información a la Lista de Experiencia Laboral del Colaborador:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 210 de 260
Self Service

 Herramientas:

Click Para agregar el Registro se hace Click en Registrar Herramientas.

Y el Sistema despliega los campos de la tabla Conocimiento de Herramientas ([Link]):

Se da comienzo al ingreso de los datos de las herramientas, su conocimiento, nivel de manejo, etc.

►Herramienta:
Se digita el Nombre de la Herramienta (Según Especificación Técnica
del fabricante).

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 211 de 260
Self Service

►Nivel:
Click

Se escoge el nivel en que la herramienta es utilizada, en Desarrollo de procesos productivos o en el área Administrativa tipo equipo de cómputo.

►Conocimiento:
Click

Se selecciona el grado de conocimiento de la herramienta, en este caso de ejemplo: Excelente.

►Manejo:
Click

Manejo se refiere a la pericia que posee el operario (Colaborador) al momento de manipular la herramienta. Al hacer Click sobre la flecha del
campo se escoge una de las opciones que muestra el Sistema, en este caso: Excelente.

►Experiencia:
Click

Se refiere al tiempo y proyectos en los que ha trabajado con esta herramienta, se hace click en la flecha y se escoge una de las opciones, caso de
ejemplo: Excelente.

►Observaciones:

Se digita algún dato adicional que se desea anexar al manejo de herramienta.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 212 de 260
Self Service

Una vez se termina de ingresar los datos de la herramienta y solicitados por el Sistema se hace Click en el Botón de Guardar:

Click

El Sistema archiva la información del Conocimiento

de Herramientas y se dispone al registro de otras
experiencias que posea el Colaborador.
Igualmente se puede eliminar la información con la
opción de Eliminar.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 213 de 260
Self Service

Tallas de Empleado es el campo en el que el colaborador ingresa las tallas de las

prendas o elementos de protección personal a las que tiene derecho por el cargo
y riesgo al que está sometido en su ambiente de trabajo.

Se debe aclarar que no todos los trabajadores tienen acceso a este servicio ya
que las condiciones varían de un cargo a otro, es decir, un rol de constructor
posee un nivel de riesgo más alto que el de un oficinista y las prendas y
elementos de protección cambian uno del otro.

Este tema se parametriza previamente en el Programa Dotación Según Cargo

KBiDotca en el que se especifica según un “Perfil de Entrega” el Detalle de
elementos a entregar:

Click

En KBiDotca se ingresan todos los elementos de dotación que se utilizan y se

entregan en la empresa. Se comienza ingresando el elemento y se especifica si tiene
carácter devolutivo (Ejemplo: Arnés de Trabajo en Alturas) y si se entrega o no por
rango de sueldo
: (Recuerde que por norma el empleador es eximido de entregar
ciertos elementos después de que el trabajador obtenga un salario superior a dos
salarios mínimos legales vigentes.)

Para ingresar los datos de Tallas a través del Self Service se deben seguir los
siguientes pasos:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 214 de 260
Self Service

1. Se hace click en la opción de Combo Box del campo Prenda:

Click

2. Se despliega la información con los elementos de protección a los que tiene acceso el colaborador y se selecciona una de las opciones:

Click

3. El Sistema activa el campo Talla, se hace click en el combo box:

Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 215 de 260
Self Service

4. Una se seleccionan la prenda y la talla se hace click en la opción Guardar:

Click

5. El Sistema registra el dato ingresado por el colaborador el cual es depositado en el programa Talla de Empleado KBiEmtal.

Dato registrado en
el Sistema.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 216 de 260
Self Service

 Se ingresa a KBiEmtal y se verifica el ingreso del dato proveniente de [Link].

Dato registrado con éxito.

Registro generado a través del QBE por número de

identificación del colaborador y por medio del botón de
Presentación Preliminar de la Barra de Herramientas.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 217 de 260
Self Service

En este campo el colaborador ingresa los Datos Adicionales referentes a los Datos Básicos. Las
pestañas contenidas son las siguientes:

 Salud
 Vivienda
 Otros Datos
 Tiempo Libre
 Medio de Desplazamiento
 Oficina
 Datos Complementarios
 Servicios de Salud
 Recomendaciones ATEL

Click

 Salud:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 218 de 260
Self Service

En este campo el colaborador ingresa los datos del tipo de sangre y factor que posee, peso y altura, si posee alguna enfermedad, si es alérgico a
alguna sustancia, medicamento, sustancia, etc. Para iniciar el ingreso se hace click en la Pestaña Salud y se registran los datos solicitados por el
Sistema:

►Grupo de Sangre:

Click

El colaborador selecciona por medio del combo

box el Grupo de Sangre a que Pertenece.

►Factor:

Click

El colaborador selecciona por medio del combo

box el Factor de Sangre a que Pertenece.

►Estatura:

Se digita la información en Metros.

►Peso:

Se digita la información en Kilogramos.

►Médico Personal:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 219 de 260
Self Service

En caso que el colaborador posea médico personal (Casos especiales de tratamientos, controles médicos, problemas de salud, etc.) se digita en
este campo el nombre y el teléfono.

►Fuma / Bebe:
Campos en los que el colaborador chequea si Fuma con
Regularidad o ingiere bebidas alcohólicas con frecuencia.

►Seguro de Vida:

Campos en los que el colaborador puede informar si posee o no seguro de vida y en el que puede digirtar el Código del Seguro.

►Usa Anteojos:

El trabajador informa si usa gafas o no.

►Enfermedades:

En este campo el colaborador informa si padece alguna enfermedad digitando el nombre de esta.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 220 de 260
Self Service

►En Caso de Emergencia:

En estos campos se digita el Nombre de la persona y el número de teléfono con quien las personas del área de RRHH se deben de comunicar si
se llaga a presentar una emergencia con el colaborador.

► ¿Alérgico?:

Click

El trabajador escoge por medio del combo box la opción Si es Alérgico o No, si escoge Sí el Sistema despliega los campos Medicamentos y Otras
Alergias en los que puede digitar la información requerida por el Sistema y que es base de información para el Área de Seguridad y Salud
Ocupacional (RRHH).

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 221 de 260
Self Service

Campos en los que el trabajador digita los

medicamentos que consume para su
tratamiento contra alguna dolencia y si posee
otras Alergias, en este caso de ejemplo se
explica que posee reacciones frente a
partículas de polvo y gases tipo smog.

Una vez terminados de ingresar todos los datos se hace click en el botón de Guardar con el fin de que el Sistema genere el registro de
información del colaborador.

Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 222 de 260
Self Service

2.2 Mi Puesto de Trabajo:

Click

Al seleccionar Mi Puesto de Trabajo el Sistema despliega las Opciones contenidas en este campo, los datos varían
en función y cantidad dependiendo de las necesidades y de las adquisiciones aqueridas por cada organización.
Recuerde que estas opciones fueron parametrizadas en la tabla Definición de Programas Web KGnWprog:

Mi Puesto de Trabajo cuenta con opciones de información netas al Rol o Cargo que desempeña el Colaborador, en ellas encontrará las entidades
en que se encuentra afiliado (ARL, EPS, AFP, AFC, CCF, Bancos, etc.), descargar certificaciones laborales, el mapa laboral de la organización u
Organigrama y el Manual de Funciones. Este es un ejemplo de los elementos de Mi Puesto de Trabajo Estándar, es posible que en otras
organizaciones esta opción posea más elementos o reduzca su número según sus necesidades y la de sus empleados.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 223 de 260
Self Service

 Click

Datos parametrizados por Cliente Servidor en el

Programa Cuentas de Empleados KNmCuent.

Una vez se genera la contratación del trabajador el personal usuarios (RRHH)

ingresan al Sistema Kactus (KNmCuent) la información de los registros del tema de
Seguridad Social, Bancos, Fomento a la Construcción, etc., y se reflejara en el
aplicativo Self Service en la página [Link].

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 224 de 260
Self Service

 Click

“Mis Reportes”, se podría decir, es la principal herramienta que conforma el aplicativo Self Service ya que es el punto central donde el
colaborador gestiona todas sus solicitudes, contiene el tema se Certificaciones Laborales, Vacaciones, Certificados de Ingresos y
Retenciones, Comprobantes de Liquidación de Nómina, Retención en la Fuente, etc. Se compone de los siguientes elementos:

►Desprendible / Comprobante de Nómina:

Fecha asignada por el Sistema del

Click día en que se hace la Solicitud.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 225 de 260
Self Service

La función de este campo es la de generar de forma rápida y oportuna un Registro o Comprobante de Pago de Nómina que requiere el
colaborador, para ello, el colaborador chequea la opción de “Desprendible / Comprobante de Nómina” y el Sistema habilita las fechas
Desde/Hasta y Fecha de Cotización, trae de forma automática marcado el campo “Acumulados”. El paso para la generación de un registro es el
siguiente:

1. Selección de Rango de Fechas de Liquidación de Nómina (Rango de Periodo de Liquidación):

Por medio de los combo box con la información de Rango de Fechas “Desde –
Hasta” se escoge el periodo de liquidación: 2015/Enero/01 al 2015/Enero/15.
Cuenta con la opción de
generar el Reporte en formato
2. Una vez se establecen las fechas se hace click en el botón de : PDF o imprimir el documento.

El documento contiene la
información de la empresa y El Sistema inserta en el
los datos del trabajador. Registro todas las Novedades
de Nómina Liquidadas en el
Periodo seleccionado.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 226 de 260
Self Service

►Liquidación de Vacaciones:

Para generar el reporte de Liquidación de Vacaciones se realiza el mismo procedimiento de filtro de información como en la opción Desprendible /
Comprobante de Nómina seleccionando el Rango de Fechas “Desde – Hasta”, en este caso de Ejemplo se utilizo un rango de ocho meses para
verificar el comportamiento del Sistema frente a la petición:

Cuenta con la opción de

imprimir el documento.

Información proveniente
del Libro de Vacaciones
KNmLivac.

El Sistema realiza una

verificación de las Vacaciones
Liquidadas del Colaborador
según el Rango de Tiempo
seleccionado.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 227 de 260
Self Service

►Vacaciones Pendientes:

Click

Al seleccionar esta opción el Sistema verificará internamente el estado que posee el Colaborador frente a las Vacaciones Disfrutadas o
Pendientes, una vez activado el check hacer click en el botón :

Cuenta con la opción de

imprimir el documento.

El Sistema realiza una

verificación de las
Vacaciones Pendientes
del Colaborador.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 228 de 260
Self Service

►Histórico de Vacaciones:

Click

Cuenta con la opción de

imprimir el documento.

El Sistema posee otro Registro: Histórico de Vacaciones con la información de este concepto a que tiene derecho el Colaborador.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 229 de 260
Self Service

►Certificado de Ingresos y Retenciones:

Click

Click

Se permite descargar el
documento en formato
PDF o imprimirlo.

El Sistema genera el
Certificado de Ingresos y
Retenciones realizados por el
ente pagador en el año
solicitado por el Colaborador.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 230 de 260
Self Service

►Seguridad Social:

Se selecciona la fecha
requerida de Liquidación
de Seguridad Social en el
campo de Cotización por
medio del calendario.

Click
Click

Cuenta con la opción de imprimir el documento.

El Sistema genera el reporte con los datos del colaborador y los aportes realizados por la Organización al Sistema de Seguridad Social.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 231 de 260
Self Service

►Bases de Retención:

Click

Esta opción tiene como función verificar

como el Sistema genera el Cálculo de la
Retención en la Fuente y si a él
Colaborador se le realizará un descuento
Cuenta con la opción de imprimir el documento. por este impuesto gubernamental.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 232 de 260
Self Service

►Retención Semestral:

Click

Click

Cuenta con la opción de imprimir el documento.

Esta opción tiene como función permitirle al

colaborador obtener un registro del proceso
de Retención en la Fuente al que fue
sometido producto de sus ingresos
salariales. En el encontrará los conceptos
utilizados para realizar el cálculo de
Retención y toda la información requerida
para tal proceso.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 233 de 260
Self Service

►Hoja de Vida:

Click

Posee la opción de Imprimir el

Documento o generar una copia en Word.

Se genera el formato de Hoja de Vida con la

Información del Colaborador con las
opciones de generarlo con los datos de
Educación Formal, No Formal y Experiencia.
El Colaborador decide si genera el
documento con estos datos o no activando o
desactivando los Check’s del campo
“Seleccione que Desea ver en la Hoja de
Vida”.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 234 de 260
Self Service

►Certificado Laboral (Sueldo Fijo):

Click

Click

Posee la opción de Imprimir el Documento

o generar una copia en formato PDF.

Según la Fecha de Cotización que asigne el

Colaborador el Sistema registrará ese dato
en la Certificación. La información de
Certificación Laboral con Sueldo Fijo es
parametrizada en el Programa “Parámetros
de Certificación Laboral KPeCerti”

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 235 de 260
Self Service

►Certificado Laboral (Sueldo Variable):

Click

Click

Posee la opción de Imprimir el Documento o

generar una copia en formato PDF.

Esta opción de Reporte se utiliza cuando el

Colaborador tiene asignado un Ingreso
Laboral Variable, quiere decir, que se puede
presentar periodos de liquidación de Nomina
de Mayor o Menor cuantía debido a
conceptos adicionales como Bonos por
Ventas, Trabajos Adicionales, etc.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 236 de 260
Self Service

 Click

Click

El Colaborador al seleccionar la opción se genera la ubicación del trabajador dentro del Organigrama
General de forma individual (Pagina Web [Link] – Parametrización: Definición de
Programas Web KGnWprog), al hacer click en la flecha el Sistema libera la línea de trabajadores de su
cargo o rol con el jefe o superior y si se desea conocer las demás filas en forma ascendente se hace click
en las flechas como se muestran en las gráficas.

Click
Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 237 de 260
Self Service

 Click

Al seleccionar la opción de Manual de Funciones el Sistema libera el formato con la

información del Colaborador con la Identificación del Cargo, El Propósito o Misión, Las
Funciones Esenciales (Descripción), Requisitos del Cargo y Competencias. Estos datos
son previamente parametrizados en los Programas “Parámetros del Manual de
Funciones KAcPamaf” y “Manual de Funciones de Cargos KAcMafun”

El Sistema cuenta con la opción de descargar el documento en formato PDF o ser

Impreso. El objetivo del Manual de Funciones es que el Colaborador conozca los campos
de actuación de su Cargo o Rol, sus alcances, sus limitaciones y sus responsabilidades.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 238 de 260
Self Service

2.3 Mis Solicitudes:

Click

Al seleccionar Mis Solicitudes el Sistema despliega las Opciones contenidas en este campo, los datos varían en
función y cantidad dependiendo de las necesidades y de las adquisiciones aqueridas por cada organización.
Recuerde que estas opciones fueron parametrizadas en la tabla Definición de Programas Web KGnWprog:

Mis Solicitudes son los beneficios a que tiene derecho el colaborador dentro de la Organización y que pueden ser solicitadas a través del
aplicativo Self Service. Se aclara que no todas las empresas que poseen el Servicio de Cajero Web tienen instaladas todas las funcionalidades,
se explicarán: Mis Permisos y Mis Vacaciones que son los temas considerados estándar en el aplicativo Self Service.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 239 de 260
Self Service

 Click

Al seleccionar Mis permisos se

despliega la página [Link]
que contiene la información de
Solicitudes de Permisos.

Para iniciar el proceso de una Solicitud de Permisos hacer click en Nuevo :

El Sistema libera los campos para el

Ingreso de Solicitud de Permisos
mostrando datos del Colaborador
(Personal y Laboral) y la información
que debe ser gestionada como la
Fecha de Solicitud (Inicio/ Finaliza),
Compromisos y Observaciones a
cerca de la solicitud.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 240 de 260
Self Service

►Datos del Colaborador:

En la parte inicial el Sistema inserta información del Colaborador.

►Fecha de Solicitud: El Sistema inserta de forma automática los

datos del día en que se realiza la solicitud
pero el Colaborador puede ajustar la fecha
en que desee comience su permiso.
Click

►Motivo de Ausentismo: El Colaborador escoge el Motivo de

Ausentismo que más se acerca a su
solicitud, ejemplo: Licencia No Remunerada.
Esta información es parametrizada en el
Click Programa Motivos de Ausencia KNmMause.

►Estado:
Cuando el Colaborador solicita el permiso el Sistema de forma automática marca “Ingresado”,
posteriormente, cuando el Jefe Inmediato o el responsable de la Empresa decidirá si aprueba
o Rechaza la Solicitud.

►Opción de Requerimiento:
En esta sección se clasifica el tipo de
opción que se desea presente el Permiso
sea Remunerado, No Remunerado,
Incluye hora de Almuerzo, etc.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 241 de 260
Self Service

►Hora de Inicio:
Se digita la hora en que se desee
comience el permiso y se selecciona la
jornada: AM o PM.
Click

►Fecha Fin de Permiso:

El Sistema trae el Año y Mes por Default
y se selecciona el día pero el colaborador
puede escoger la fecha en que quiere
Click termine su permiso.

►Hora Fin:

Se selecciona la hora y jornada en que se

desee termina el permiso.

►Compromiso de Compensación del Permiso:

En muchas Organizaciones dentro de las políticas de otorgamiento de permisos el Colaborador se debe comprometer en recuperar el tiempo en
que se ausentó de la empresa y lo puede realizar un sábado no laboral, luego de la jornada laboral, etc., para ello, el Sistema cuenta con los
campos de Fecha y Hora en que inicia el Compromiso y la Fecha y Hora en que finaliza.

Los campos se parametrizan por medio de los combo box que contienen los Años, Meses y Días se digitan las horas Iniciales y Finales.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 242 de 260
Self Service

►Observaciones de Permisos:

Se digita la observación o el porqué del permiso, ejemplo: Solucionar

una calamidad doméstica o problema familiar. Este campo contiene
restricciones en la cantidad de Caracteres quiere decir que no se puede
sobrepasar del límite de 250 caracteres.

►Observaciones de la Solicitud:

Se digita la observación o el porqué de la solicitud. Ambos campos

tienen como función que el colaborador explique los motivos del porque
requiere un permiso, hace que la persona encargada de generar la
aprobación o rechazo tenga la suficiente información para tomar una
decisión.

Una vez se finaliza de ingresar los datos requeridos por el Sistema se hace click en el botón de Guardar:

Click

El Sistema genera un mensaje en que declara que la solicitud se registró de manera exitosa, o por el contrario, se debe realizar una corrección en
la información ingresada en la tabla o en la parametrización de alguna tabla en Cliente Servidor.

Como ejemplo se tiene la cédula No. 9999 con una solicitud de Permiso Remunerado, du un día (Jornada Laboral), con un compromiso de
recuperar las horas el sábado 29 de Agosto de 2015 con el fin de solucionar un problema familiar:

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 243 de 260
Self Service

Click

Solicitud Registrada con Éxito.

Hacer click en el botón Cerrar.

Click

Para verificar el proceso realizado se

hace click en el ícono de Registro .

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 244 de 260
Self Service

El Sistema genera el Detalle de la

Solicitud de Permiso con el Historial de
Observaciones de la Solicitud.

La información realizada en el Self Service

sobre la Solicitud de Permisos es
registrada en el Programa “Maestro de
Permisos KNmCtper” con la observación
de “Ingreso Web”.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 245 de 260
Self Service


Para comenzar con el ingreso de Solicitud
de Vacaciones por parte del Colaborador
hacer click en el botón de Nuevo :

El Sistema libera el formulario de

Ingreso de Solicitud de Vacaciones de
en la página [Link].

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 246 de 260
Self Service

►Datos del Colaborador:

En esta sección el Sistema ingresa los datos básicos del trabajador junto a la información referente al tema de vacaciones: Periodos, Rangos,
Días a que Tiene Derecho, etc.

►Fechas Desde / Hasta:

Click

Por medio de los campos combo box el Colaborador selecciona la fecha que desea en que inicie y finalice sus vacaciones teniendo como guia los
días que tiene asignados o Disponibles, terminada esta operación el Sistema de forma automática registra la Fecha de Regreso.

►Observaciones de la Solicitud:

En este campo se digita la observación del motivo de la solicitud que el Colaborador considera relevante, ejemplo: Disfrutar de un viaje con la
familia. Tiene capacidad para 250 caracteres .

Una vez se termina de ingresar

los datos hacer click en Guardar.
Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 247 de 260
Self Service

Click

Una vez se guarda el Registro de Solicitud de Vacaciones el Sistema genera el cuadro de información de “Ingreso y Gestión de Solicitud de
Vacaciones” con los datos del historial de veces que el Colaborador a realizado este proceso. Si se desea verificar los datos que se han realizado
se hace click en el ícono de Registro .

Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 248 de 260
Self Service

2.4 Mis Inscripciones:

Click

Al seleccionar Mis Inscripciones el Sistema despliega las Opciones contenidas en este campo, los datos varían en
función y cantidad dependiendo de las necesidades y de las adquisiciones aqueridas por cada organización.
Recuerde que estas opciones fueron parametrizadas en la tabla Definición de Programas Web KGnWprog:

Mis Inscripciones es la opción que integra los elementos que las empresas utilizan para que el personal conozca y se integra en la participación
de Eventos, Encuestas, Cursos, Evaluaciones, Consulta de Información, etc., y que tienen como función mejorar el Clima Organizacional y el
Bienestar de Personal. Se explicaran Eventos y Encuestas que son los temas que se consideran estándar en el aplicativo Self Service.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 249 de 260
Self Service

Una vez que el colaborador selecciona esta opción el Sistema libera un cuadro con el Listado de Actividades Programadas con los datos de
Código, Actividad, si es actividad Deportiva o no y el ícono de Registro . Esta información es parametrizada en el programa “Programación de
Eventos KBpBeven”:

El Sistema mostrará en el Self Service

solo los Eventos que se encuentren en
Estado Programado dentro del Rango de
Fechas, quiere decir, que si la Fecha Final
es anterior a la actual no lo tiene en
cuenta.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 250 de 260
Self Service

Para inscribirse a un Evento hacer click en el botón Ícono de Registro, ejemplo: Evento Anual.

Click

1.
Se selecciona la opción de la Actividad y click en .

2.

Se libera la información de la Actividad o Evento la información:

Logo del Evento, Código, Programa, Nombre, Fecha Final/Inicial
y Actividad. Click en .

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 251 de 260
Self Service

Click

3.

El Sistema genera la información de la Actividad con las Fechas de

Inicio y Fin, Hora en que se desarrollará, Número de Participantes,
la Descripción Detallada. En e campo Inscribirse el colaborador
debe hacer click.

Click
4.

Una vez el Colaborador se registra de forma

correcta el Sistema genera el cuadro de
información de “Registro Guardado
Exitosamente”, hacer click en Aceptar.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 252 de 260
Self Service

El Sistema genera un Mensaje informando

que el Registro se guardo de forma exitosa.
5.

El Colaborador puede seleccionar a quien

Inscribir de su Grupo Familiar, click en “Inscribir”.

6.

7.

Grupo Familiar Inscrito.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 253 de 260
Self Service

El Sistema genera un registro en el Programa Inscripción a Eventos KBpReven del proceso realizado en el Self Service:

Para verificar el Registro del Evento realizar el

filtro de búsqueda por medio del QBE de
Selección y hacer click en el Botón de Preliminar
con el fin de generar la Certificación.

Click

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 254 de 260
Self Service

El Sistema libera la página [Link] con el Listado de Encuestas del Módulo de Clima Organizacional del Sistema Kactus HCM. Para el
Colaborador consultante en el Self Service aparece una Encuesta activa la cual proviene del Programa Parámetros de Clima Organizacional
KCoParam y de todo el proceso previo del tema de Encuestas:

Para ser visualizado en el Self

Service debe estar marcado el
check “Publicación Web”.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 255 de 260
Self Service

Click

Para comenzar con el proceso de autogestión de la información por parte del Colaborador se debe hacer click en el botón de Registro :

Click

Se procede a contestar las preguntas de la

Encuesta por medio de las opciones
encontradas en los combo box.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 256 de 260
Self Service

Una vez terminado de diligenciar hacer click en el botón de Aplicar:

Click

Al terminar el proceso de Autogestión de Encuesta

vías Self Service el Sistema genera la respuesta ¡No
se encontraron Variables Pendientes por Calificar!

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 257 de 260
Self Service

Click

Una vez registrada la información en el Self Service el

Sistema genera un registro en el Programa Encuestas
KCoEncue y para generar el Registro de Transacción hacer
click en el botón Presentación Preliminar :

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 258 de 260
Self Service

Página Web [Link] parametrizada en KGnWprog para que sea visualizada en el Self Service. Su función es la de permitirle al Colaborador
cambiar, si lo desea, la clave asignada por una vez le dieron exceso al aplicativo. Lo que debe de hacer el empleado es hacer click en la opción
“Cambiar Clave” y el Sistema libera la información con los campos: Contraseña Anterior, Nueva Contraseña y Confirmar Nueva Contraseña. Una
vez se registran los datos solicitados hacer click en Aceptar. Recuerde que las restricciones y especificación del tipo de clave se parametriza
previamente en el programa KPeConfi – Pestaña: Generales, Campo: Clave.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 259 de 260
Self Service

Se digita la Contraseña Anterior y la

Nueva según los parámetros
exigidos y el Sistema genera un
cuadro de información que informa
si la Contraseña es Fuerte frente a
un intento de fraude o acceso no
permitido al Sistema.

Click

El Sistema informa que el cambio

se genero con éxito, quiere decir,
que el Colaborador en una próxima
sesión en el Self Service debe
ingresar con la Nueva Contraseña.

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02
 Página 260 de 260
Self Service

Fecha de generación: Última modificación: Versión:

M–Kac-020WeSelfService 16-07-2014 15-09-2016 02