Administración del tiempo

Sesión 5 Administración del tiempo (Manejo efectivo de saber hacer para competir

juntas, agendas, minutas, listas y planes)

Objetivo
Conocer e implementar modelos de administración del tiempo en el manejo adecuado de las juntas
de trabajo, que nos permitan llegar a efectuar un mejor y más provechoso uso del recurso.

Introducción
En esta sesión se revisará básicamente el tema de las juntas. Esto se hará en el contexto del uso
adecuado del recurso sobre el que se ha trabajo: el tiempo. Se abordará el tema de las juntas
desde los alcances y limitaciones de las mismas, su manejo efectivo, como también el de las
agendas y minutas. Por último se revisará el tema de la delegación.

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5. Manejo efectivo de juntas, agendas, minutas, listas, planes

Para comprender el entorno de interacción de las juntas o reuniones altamente efectivas, deberás
tener claros los conceptos de planificación, ya que representa, lo mismo que para el ciclo de
administración del tiempo, una base medular. Como pudiste apreciar, la planificación está implícita
universalmente en toda actividad o tarea por realizar que desees eficientar u optimizar para la
correcta gestión del tiempo invertido en ella, así como para otros conceptos de interrelación y
administración.

Es importante subrayar el hecho de que las juntas o reuniones y todo lo que ellas conllevan
tienen su aplicación en el entorno personal, en el laboral y en otros entornos diversos. Por ende, es
necesario señalar que para comprender el alcance de las mismas, hay que enfocarse en el entorno
laboral, principalmente, ya que, por su naturaleza, son las más completas en cuanto a conceptos
generales de integración y realización, en el entendido de que una vez comprendida su aplicación,
será muy simple trasladarla a otros entornos menos complejos.

Las juntas consumen tiempo. Por lo mismo, deberán manejarse de manera correcta. Se evitará caer
en la creación de un cronófago de tiempo. Recuerda que si manejas de manera inapropiada una
herramienta como esta, la convertirás en un enemigo o ladrón de tiempo. Por ello, es indispensable
manejar con eficiencia los tiempos destinados a la misma.´

¿Cómo? Es muy simple. Primero deberás comprender que las juntas requieren inversión de tiempo,
lo que te permitirá planificar actividades o tareas por realizar y tomar decisiones con respecto a las
mismas. Habrá que tener claro uno o más objetivos por alcanzar tanto conjuntos como individuales.

Para visualizar mejor lo que una junta o reunión significa, deberás reflexionar al respecto. Es
muy probable que en algún momento de tu vida hayas asistido a una o a varias y tendrás una idea
general. Sin embargo, es probable que tengas conceptos muy diversos, es decir, opiniones que
puedan oscilar entre buenas y malas experiencias. Todo ello dependerá de qué tan eficientemente
hayan estado planificadas aquellas en las que participaste. Los principales conceptos que se
derivaron de alguna experiencia previa podrían ser algunos de los siguientes:
• Fueron muy largas y parecía que nunca acabarían
• Las interrupciones eran tan recurrentes que solo nos desviaban del objetivo
• Quien dirigía la junta no tenía las ideas claras del tema principal
• Se extendió mucho y no se alcanzó el objetivo, que únicamente causó insatisfacción y
agotamiento en los participantes.

Como podrá apreciarse, las anteriores son opiniones negativas. Son las que normalmente
acompañan a las primeras experiencias que una persona tiene al haber estado involucrado en
una junta o reunión. Por supuesto, no hay que dejar de lado a quienes hayan participado en juntas
realmente eficientes en donde su opinión pueda ser 100 % positiva. Sin embargo, es prudente partir
de lo que se puede y debe evitar para poder comprender, de manera general, esta herramienta y su
correcta aplicación.

Las juntas tienen como objetivo fundamental planificar adecuadamente actividades personales o
conjuntas para tomar decisiones de carácter general, mismas que contribuirán a alcanzar objetivos
en tiempo y forma.

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Realizar juntas o reuniones altamente efectivas tendrá como base que la planificación esté enfocada
muy particularmente a alcanzar metas, objetivos y agendas de trabajo, así como al desarrollo de
habilidades y principios logísticos para llevarlas a cabo. La sinergia de estos elementos hará que los
niveles de involucramiento, participación, dirección e impacto objetivo beneficien en su totalidad a
nivel personal, de equipo u organizacional para los fines de la correcta administración de tiempos en
cuanto a tareas y actividades abordadas o evaluadas en las mismas.

Para involucrarte mediante una participación óptima y efectiva, deberás contar con la debida
atención a la misma, en donde los participantes puedan abordar elementos que contribuirán a la
realización de actividades.

Su evaluación, análisis, estatus y resolución de problemas, es decir, conducirte de tal manera, que
promuevas la sensación de seguridad, inclusión y colaboración, en donde el resultado pueda recrear
un ambiente de comunicación, escucha y adaptabilidad comunitaria.

Una vez esbozado el entorno de interacción de las juntas o reuniones en general, podrás, de manera
puntual, saber cómo utilizar esta herramienta de manera eficiente. Lograrás —mediante la gestión
correcta de juntas o reuniones— convertir a un cronófago muy recurrente en un elemento altamente
benéfico para tu proceso completo de administración de tiempo.

Para llevar a cabo una junta de manera eficiente, en primera instancia, el grupo de participantes
deberá lograr crear la sinergia ideal para que puedan abordarse de manera efectiva todos y cada uno
de los temas individuales o conjuntos que estén previamente programados. Sin embargo, la persona
al frente de la junta será quien esté a cargo de la comunicación, apertura, seguimiento, desarrollo,
participación, retroalimentación, asignación de roles y cierre de la misma.

El proceso mediante el cual se desarrolla una junta altamente eficiente deberá contener los
elementos que a continuación se enlistan y que serán preponderantes para su realización:
I. Planificación

Mediante la correcta planeación, serás capaz de detectar conceptos que pudieran representar
una afectación directa a la junta y, por ende, al proceso de administración del tiempo en particular.
Algunos de estos pueden ser los siguientes:

• Pérdidas de tiempo derivadas de la junta como tales

• Pérdidas de tiempo derivadas de los participantes
• Carencia de objetivos claros y relevantes

Como podrás apreciar, mediante la correcta planificación de la junta, es posible evitar las situaciones
enlistadas, que representan los principales enemigos por vencer. De ahí que deberás considerar los
siguientes apartados para la correcta gestión y manejo de una junta desde su inicio hasta su cierre:

Objetivo particular

Se deberá tener claro el objeto de la junta mediante el uso adecuado de la agenda, que será la
herramienta que te permitirá observar de manera general el desarrollo completo de la misma, con
todos sus elementos: de tiempo, objeto y retroalimentación.

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Preparación de información

Cada integrante que sea convocado¬ a la junta deberá recabar y preparar con antelación toda la
información relevante que será presentada y compartida, revisada y evaluada durante el desarrollo
general de la junta, en el entendido de que se tomarán decisiones al respecto, sin perder de vista
nunca el objetivo principal, ya sea de carácter informativo o de resultados.

Integrantes

Grupo de personas que asistirá a la junta. Cada participante deberá ser notificado de manera
oportuna sobre la realización de la junta.

Agendas

Para efectos de la presente asignatura y comprensión de esta sesión, deberás considerar los
siguientes tipos de agenda:
- Agenda personal

Herramienta propia en donde se llevará un control de tareas o actividades por realizar en un

tiempo determinado. Podrán ser diarias, semanales, mensuales, por mencionar algunas. En pocas
palabras, constituirá el elemento de ayuda para recordarte lo que deberás llevar a cabo en un tiempo
específico.

Dicha herramienta es muy común encontrarla representada por una libreta en donde, a modo de
calendario, está organizada en eventos diarios y subdividida en horas. Hoy en día, y con los avances
sobre dispositivos tecnológicos, ya no es tan necesario el papel. Su utilización es más sencilla y
accesible.

La agenda personal, ya sea en libreta o electrónica, debe contener los siguientes elementos base:

• Eventos diarios
• Eventos subsecuentes diarios o próximos
• Eventos por hora que dependen de eventos diarios
• Calendario de referencia
• Área de observaciones o anotaciones tipo recordatorio
• Nivel de importancia
• Alarma de notificación (opcional y para agendas electrónicas)
• Rango de fechas
• Mes de referencia
• Directorio (opcional)

A continuación, en la figura 1, podrás apreciar un modelo de agenda personal que podría estar
debidamente representada por una libreta o dispositivo electrónico, donde, de manera muy particular,
encontrarás y observarás los elementos previamente enlistados, que son base y algunos opcionales,
para que en conjunto puedan integrar y estar implícitos en el cuerpo de la misma.

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    2015 01/01/2015 02/01/2015
Junio
1 Jueves 1 Viernes 2
HOY MAÑANA
                00:00    
D L M M J V S   08:30    
D L M M J V S   09:00    
0 1 2 3   09:30    
4 5 6 7 8 9 10   10:00    
11 12 13 14 15 16 17   10:30    
18 19 20 21 22 23 24   11:00    
25 26 27 28 29 30 31   11:30    
                12:00    
Hoy es jueves 01/1/2015   12:30    
Es el día 1 del año; faltan 364   13:00    
Mes: 1 - Semana: 1   13:30    
Notas   14:00    
    14:30    
    15:00    
    15:30    
    16:00    
    16:30    
    17:00    
    17:30    
    18:00    
    18:30    
    19:00    
    19:30    
    20:00    
    20:30    
    21:00    
    21:30    
    22:00    
    22:30    
    23:00    
    23:30    
                00:00    
Figura 1 Modelo de agenda personal

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- Agenda de juntas

La agenda de juntas o reuniones, al igual que la agenda previa, es una herramienta de control, con
la diferencia de que la misma contendrá únicamente la orden del día de lo que se verá en la junta de
la cual emana y servirá de guía para llevar a cabo en tiempo y forma la secuencia de la misma en
específico.

La agenda será distribuida a todos los participantes de la junta con previa anticipación, con la
finalidad de que puedan enterarse de los temas que se discutirán y también para que puedan
prepararse respecto de lo que se verá en la misma.

Deberá contener los siguientes elementos:

• Datos generales de quien convoca

• Tipo de junta que se llevará a cabo
• Periodo que comprende la agenda
• Fecha, hora, lugar
• Asistentes convocados
• Punto de orden, temas y tiempos
• Elementos contingentes
• Observaciones adicionales
• Cierre de la junta

Se deben dejar asentados los tiempos invertidos para la discusión de los puntos vistos en la junta.
También deberá contener los roles de los participantes, desde el moderador, facilitador, tomador de
minuta y líder, por mencionar algunos.

En pocas palabras, la agenda es la guía que permitirá conocer el proceso completo de la junta
desde su inicio hasta su término. Deberá seguirse correctamente para evitar pérdidas de tiempo o
malentendidos al momento de llevarla a acabo. Su manejo, elaboración y control se hará mediante
correo electrónico y, en ocasiones, en papel, a manera de documento o formato documental. A
continuación, se podrá apreciar un modelo de agenda para juntas de trabajo de la organización.

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Figura 2 Modelo de agenda para juntas

En la figura 2 antes descrita, podrás apreciar los elementos previamente enlistados.

Nota: Es importante subrayar que para reuniones en un entorno científico o académico, el

nombre que se utiliza no será “agenda” u “orden del día” sino “programa”.

II. Organización

Tiempo y forma

Es de vital importancia para el desarrollo de la junta dar inicio a la misma en tiempo y forma, así
como concluirla de la misma manera, ya que se deberá respetar el tiempo de los asistentes, ya que
es el factor indispensable para su correcta gestión.

Por otro lado, respetar los tiempos señalados en la agenda será parte medular para llevar a cabo una
junta altamente eficiente, es decir, no solo los tiempos internos deberán ser respetados, sino también
los externos, es decir, acudir puntualmente y regresar de los descansos, con la finalidad de que tanto
el inicio como la conclusión de la misma pueda darse según lo agendado.

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A su vez, dentro de este apartado, también hay que considerar que esté claro el lugar en donde
se llevará a cabo la junta, con la finalidad de no caer en retrasos por falta de información de los
integrantes.

Asistencia

Deberá quedar plasmada en un listado, que, aparte de contener los nombres de los integrantes,
también deberá contener lo siguiente:
• Organización que representa
• Cargo o puesto
• Área
• Departamento
• Teléfono o extensión
• Correo electrónico
• Ubicación

Lo anterior, con la finalidad de que pueda contarse con todos los elementos de contacto y de
conocimiento de cada integrante, así como el motivo de su intervención.

Distribución

Deberá asignarse el lugar que ocupará cada asistente. Se identificará con algún tipo de señalización,
como el nombre de cada uno. De manera optativa, se recomienda adjuntar a la agenda un mapa de
ubicación de los asistentes en la sala donde se lleve a cabo la junta. También se deberá considerar,
dependiendo del número de integrantes, el tema que se tratará, y será necesario contar con el
suficiente espacio y herramientas mínimas necesarias para poder llevarla a cabo.

Por otro lado, es muy recomendable sugerir a los integrantes que se presenten con anticipación para
prepararse y organizarse, incluyendo el material que se expondrá.

Pausas

Es necesario considerar —dentro del desarrollo de la junta— 4 pausas de 10 minutos por cada 8
horas en junta, que significarán, por lo menos, cada 2 horas de trabajo continuo. También deberá
considerarse, al menos, 1 tiempo de comida de 1 hora, como mínimo, intercalado de acuerdo con el
horario de la junta.

Convocar

Se debe tener claro el asunto para el que se convoca a una junta, por ejemplo, juntas de resultados.
Para ello, deberán estar presentes los directivos o cabezas de cada área de la organización con
la finalidad de que cada uno presente los avances y logros obtenidos durante el mes. Aquí nace
la directriz de que para cada junta en particular se deberá, previamente, ya sea en conjunto o por
integrante, determinar los tiempos en que se llevará a cabo.

Es decir que, para efectos del ejemplo antes señalado, podría ser una junta mensual en los primeros
días del mes para analizar y ver los resultados del mes que transcurrió. De este modo, se puede
apreciar que cada junta deberá tener sus fechas y recurrencias propias según el tema por tratar.
Con ello se evitará llevar a cabo juntas que no brinden un beneficio, lo que impedirá convertir a esta
herramienta en un cronófago, más que mantenerla como elemento de eficiencia.

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III.Responsable / líder

Persona que tiene a su cargo la dirección de la junta y todas y cada una de las responsabilidades
principales que de ella emanen. Parte de sus funciones serán las siguientes:

Organizar roles

Presenta el rol que desempeñará y asigna los de los que deberá representar cada integrante.
Describe sus alcances como facilitador, presenta a cada uno de manera propia y formal, brinda un
pequeño resumen de lo que se abordará en la junta e invita a la participación y respeto de tiempos
en general.

Confirmación de agenda y reglamento

Cabe señalar que la elaboración de la agenda, así como la distribución de tiempos, temas que
se abordarán y demás intervenciones propias del facilitador estarán también a su cargo. Él
enviará también la solicitud de confirmación de cada participante. Es importante subrayar que es
recomendable tener flexibilidad en cuanto a la agenda, es decir, estar abierto a la retroalimentación
de los participantes con la finalidad de que las adecuaciones se efectúen de manera que el grupo
convocado pueda estar presente sin contratiempos.

Deberá definir y redactar el reglamento de acuerdo con el tipo de junta que se lleve a cabo. Lo
comunicará en tiempo y forma a los participantes. Algunas reglamentaciones pueden ser las
siguientes:

• No se permite tomar llamadas

• No se permite ausentarse en tiempos no previstos
• No se permiten interrupciones internas ni externas
• No se permite el uso de vocabulario altisonante y soez
• No se permiten las faltas de respeto

Secuencia

Debe considerarse como parte fundamental de la junta el hecho de que no deberá permitirse que los
temas y objetivos se desvirtúen y se salgan del camino principal y recaigan en temas no agendados,
por imprevistos que estos sean. De lo contrario, afectarán al proceso de tiempo y generará retrasos
y extensión de la misma. Como facilitador, deberá tener carácter firme y hacer valer y respetar las
reglas y apartados de la agenda.

Tiempos

Este apartado es el más importante de todos, ya que representa la correcta gestión y utilización de la
herramienta llamada junta, en el entendido de que su mala utilización convertirá a dicha herramienta
en el cronófago más problemático con respecto al proceso de administración del tiempo.

Deberá hacer valer los tiempos de inicio, participaciones, intervenciones, descansos y cierre,
y que no se extiendan y puedan afectar el proceso completo de la junta. Sin embargo, es muy
común que un tema, por razones de importancia, pudiera requerir de mayor tiempo. Por tanto, se
deberá siempre contemplar en la agenda un tiempo para contingencias, el cual se puede dedicar a
situaciones como la mencionada, de tal manera que, si fuera necesario, solo se deberá consensar
con los participantes el tiempo que se extenderá y si están de acuerdo o no en continuar con ello.

El tiempo para contingencias será determinado al final de la agenda como un tiempo adicional que,
de preferencia, deberá utilizarse solo por causa de fuerza mayor, ya que, de una u otra forma, pese a
estar planificado dentro de la agenda, este representará un tiempo perdido.

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Participación activa

Consiste en fomentar el ambiente propicio para que todos los participantes tengan una intervención
activa. Si se detecta que un participante no efectúa comentario alguno y permanece en silencio, es
necesario preguntarle reiteradamente si no tiene comentarios al respecto u opinión, para invitarlo,
con ello, a que participe.

Por otro lado, a los participantes recurrentes y activos se les deberá coordinar para dar paso a otros
de menor intervención y participación.

Cierre de participantes

Se deberá solicitar a los participantes que al término de su intervención resuman de manera clara y
objetiva sus conclusiones con el fin de que los demás integrantes proporcionen retroalimentación, en
el entendido de que si ninguno tuviera algún comentario al respecto, se procederá con la siguiente
participación. De lo contrario, el asistente deberá dar respuesta a lo solicitado. Ha de tomarse en
consideración que dentro del tiempo con el que cuenta cada uno, deberá contemplarse su cierre, con
tiempo aún a su favor para poder dar respuesta a cualquier pregunta final.

Equidad

Debe darse un trato igual a todos los participantes y evitar las preferencias o favoritismos. El
facilitador tendrá que ser imparcial y dar lugar al proceso de la junta de acuerdo con la agenda.

Formación de facilitadores

Un aspecto fundamental de la realización de juntas es proveer a todos los participantes de la

experiencia idónea para que en el futuro, el rol de líder, facilitador o responsable de la junta pueda
recaer no solo en una persona sino rotar entre los participantes. Con ello, se tendría una correcta
delegación de responsabilidades y de participación, y se desarrollarían nuevos facilitadores.

IV. Retroalimentación y seguimiento

El cierre o término de la junta no será causa suficiente para determinar que todos los temas y
objetivos abordados están concluidos. Deberán estar sujetos a los siguientes puntos, mismos que
serán preponderantes para una retroalimentación general completa de lo visto en la junta:
Retroalimentación grupal

Estará integrada por todas y cada una de las opiniones de los participantes respecto de la
observación, detección y contribución positiva a través de argumentos que beneficien en general
los objetivos e información vista de cada exposición. El resultado de dicha retroalimentación deberá
utilizarse y transformarse en la base de complemento, corrección y contribución a la realización y
cumplimiento de objetivos.

Seguimiento

El facilitador será el principal responsable del seguimiento de los compromisos adquiridos por los
integrantes en la junta. Deberá, de manera puntual y de acuerdo con los avances de objetivos, estar
continuamente al tanto de que la sinergia del grupo de asistentes haya sido la propia para mantener
una comunicación activa entre sí.

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Documentar

Es vital para el éxito de toda junta, que se documenten los acuerdos y compromisos adquiridos por
los participantes, ya que lo más importante y relevante tratado en la junta podrá seguirse de manera
puntual por todos los integrantes, y para la futura junta deben haberse cumplido para dar lugar a
nuevos. La documentación se hará mediante la utilización de la minuta.

Elementos de apoyo y soporte para el facilitador

Intervención. Será el mecanismo idóneo para el manejo de contingencias (problemas) durante el

proceso de la junta. La finalidad de este mecanismo en particular será única y exclusivamente la de
disminuir la probabilidad de discusiones o su manejo asertivo. Su correcta utilización representará
siempre para todo facilitador la herramienta de control de participantes.

Cuidados. Fungirán como otro mecanismo mediante el(los) cual(es) podrá el facilitador prever, de
alguna manera, faltas al reglamento en general desde el inicio hasta la conclusión de la junta.
Como podrás observar con lo anterior, hay una diversidad, simplicidad y complejidad en cuanto a
las herramientas básicas idóneas y necesarias para una correcta planificación de juntas altamente
efectivas y de aplicación en cualquier entorno.

Recuerda que una junta que está correctamente dirigida, liderada o coordinada será siempre
considerada como altamente eficiente, apegada a los tiempos y formalidades en beneficio del
entorno en el que se lleve a cabo.

Por otro lado, una junta carente de planeación y de experiencia de su líder, facilitador o coordinador
representará una pérdida de tiempo, y la transformará en un cronófago.

V. Minuta

En la minuta se documenta y registra de forma detallada y simplificada lo más relevante abordado

en la junta: lo que sucede, los compromisos y demás aportes de vital importancia. Se convierte
en el documento de consulta al que todos los asistentes tendrán acceso para el seguimiento y
cumplimiento de los objetivos que hayan derivado de la reunión y demás elementos de observancia.
El concentrado de minutas, también llamado libro de minutas, es de gran importancia, ya que es la
memoria que guarda la toma de decisiones, en general, de la organización. El libro se convierte en el
archivo histórico de control interno reglamentado de acciones y planes de trabajo.

Toda organización debidamente reglamentada en cuanto a políticas y procedimientos estructurales,

así como constituida por reglamentaciones internas, se obliga a sí misma a mantener un archivo
general de minutas de todas y cada una de las juntas, de las cuales deriven toma de decisiones
estratégicas para la organización. A su vez, estarán siempre disponibles para consulta y de acceso
directo para los mandos de la organización.

En resumen, las minutas son la parte histórica de la organización y contienen los planes y
determinaciones tomadas para el futuro inmediato. La minuta contendrá la toma de decisiones y
queda para consulta de actos oficiales. Queda plasmada la voluntad de los integrantes con respecto
a acciones, planteamientos y reglamentaciones formales.

Las minutas deben ser conservadas por quien tenga la responsabilidad. Normalmente, es muy
común encontrar que el área de planeación estratégica o de recursos humanos resguarda tales
documentos. En su defecto, sin embargo, también podría ser cualquier otra área si la dirección
general así lo determinara por instrucción expresa.

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La minuta, como tal, es un documento que, una vez concluida la junta, se envía a todos los
integrantes para que los mismos hagan las adecuaciones o correcciones según lo solicite cada
integrante, con la finalidad de que sea clara y refleje lo abordado, así como los compromisos
adquiridos en la junta. Una vez detallada, se archivará.

Concentrado o libro de minutas

Este deberá archivarse secuencialmente, es decir, de forma cronológica, por fecha. Se

encuadernarán por ciclos anuales, y deben contener lo básico, como sigue:
a) Índice
b) Fecha
c) Título
d) Página
e) Tipo
f) Reglamentación
g) Minutas convocadas por junta
Las minutas, para que obtengan su carácter formal y ameriten ser archivadas, deberán contar con la
firma de la Dirección General o mando jerárquico máximo de la organización. Una vez aprobadas, no
se les pueden hacer cambios ni alteraciones.

Contenido

Las minutas, por su nivel de importancia, deben estar debidamente elaboradas. A la vez, deberán
contener la información base necesaria para su correcto propósito futuro, de referencia y consulta de
información legal interna.
1. Fecha de inicio
2. Hora de inicio
3. Lugar
4. Empresa
5. Objetivo
6. Datos del líder o de quien convoca a la junta
7. Participantes, puesto y rol
8. Desarrollo
9. Compromisos, responsable, acción por realizar y fecha de compromiso
10. Fecha de cierre
11. Hora de cierre
12. Observaciones relevantes
13. Firma de integrantes
14. Firma de quien preside
15. Autorización por nivel jerárquico más alto en la organización para su archivo en el libro de
minutas.

La importancia que representan las minutas va en función de y en relación con el hecho de que
constituyen la prueba de lo ocurrido en cada junta, y es evidencia suficiente de lo que ahí aconteció,
se hizo, se dijo y se acordó, y de los compromisos que se establecieron.

A continuación, en la figura 3, podrá apreciarse un modelo de minuta con todos sus elementos de
integración.

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Figura 3 Modelo de minuta

Para poder entender de forma más sencilla lo que representan las juntas altamente efectivas y todos
los elementos que la integran, se puede sintetizar y plantear como sigue:
Modelo de junta altamente efectiva

Figura 4 Modelo de junta altamente efectiva

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Agenda

La finalidad de la agenda es la planificación de tareas y actividades de trabajo mediante la

organización y el establecimiento de prioridades. Para elaborar una agenda efectiva se deberá
considerar lo siguiente:

• Definir prioridades
• Establecer tiempos
• Conocer la disponibilidad de los participantes
• Comunicación y confirmación
• Toma de decisiones

Reglamentación

Se entenderá como tal al marco de referencia en cuanto a normativas y obligaciones por cumplir por
todos y cada uno de los participantes, quienes deberán respetar y conducirse conforme el marco
lo determine durante la secuencia general y duración de la junta. A continuación se enlistarán solo
algunos de los más relevantes conceptos de regulación durante el proceso de una junta:
• Asistencia y puntualidad en tiempo y forma
• Respetar cronograma
• Apagar dispositivos electrónicos
• No comunicarse con palabras altisonantes y soeces
• Estar preparado sobre los temas a su cargo
• No interrumpir si no se tiene el uso de la palabra
• No crear conflictos ni discusiones inapropiadas

Presentación

Establecerá el mecanismo mediante el cual será conocido el propósito de la junta por todos los
asistentes. En lo que respecta a información para toma de decisiones se abordará mediante factores
comprensibles, concretos, tangibles, concisos y medibles. La herramienta mediante la cual se hará la
presentación respectiva de lo ya señalado deberá contar con los rubros siguientes:

• Portada
• Índice
• Contenidos
• Desarrollo
• Soportes de referencia
• Conclusión

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Roles

Serán determinados por quien dirija o lidere la junta. Tendrá a su cargo asignar a cada uno de los
participantes una responsabilidad en particular, la que desempeñarán durante todo el proceso de
la junta. Rotar los roles de los participantes siempre es altamente recomendable para formar la
experiencia propia en cada apartado, y pueda, a futuro, convertirse en líder también.

Dicha experiencia de cambio de roles proveerá a todos los participantes de valores muy importantes,
necesarios para llevar a cabo una junta altamente efectiva. Entre los mencionados valores, se
puede mencionar el compromiso, la participación, la disciplina y los resultados, que permitirán no
caer en rubros considerados como contingentes, como pueden ser la distracción, la provocación, la
deserción.

La recomendación dada a los participantes antes de la junta siempre deberá estar en función de
generar elementos con las siguientes capacidades:
• Proactividad
• Comunicación y escucha activa
• Negociador
• Profesional
• Respetuoso
• Formador
• Crítica constructiva
• Proveedor de información
• Participativo
• Sinérgico

Por otro lado, entre los roles más conocidos, se pueden mencionar los siguientes:

• Facilitador / líder
• Ponente de presentación
• Tomador de tiempos
• Tomador de minuta

Minuta
Su función será documentar y dar seguimiento a lo acontecido durante la junta para dejar asentados
los aspectos más importantes y relevantes vistos, así como para dejar plasmados todos y cada uno
de los compromisos, planes y pendientes contraídos a futuro de manera muy particular y puntual,
acompañados con registros de tiempo de realización también. Por otro lado, se podrá enfocar el
propósito de la misma en la administración documental de prioridades y elementos de comunicación
y control para la ejecución y toma de decisiones dadas.

Elementos indispensables para juntas altamente efectivas

a) Convocar solo si es realmente indispensable o necesario.

b) Reglamento de carácter de orden.

c) Deberá contar con objetivos claros, realistas y realizables.

d) Convocar solo a los participantes propios para los temas y principios propios que se abordarán.

e) Elaborar una agenda adecuada al tipo de junta.

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f) Proveer a todos los participantes convocados de la información necesaria y general antes de la
junta, con la finalidad de evitar contingencias a este respecto.

g) Iniciar la junta en tiempo y forma.

h) Asistencia puntual por parte de todos los participantes.

i) Preparación de temas que se expondrán por parte del participante.

j) Documentar la junta mediante la minuta respectiva.

k) Concluir y dar el cierre respectivo a la junta en los tiempos en que la agenda así lo señale.

5.1 Definición de “delegar” y sus barreras

Definición de “delegar”

Es el recurso o herramienta de mayor impacto, ya sea en el entorno personal como en el

encomendado laboral. En el entorno personal recaería en familiares y amigos en general. En el
entorno encomendado laboral, en los subordinados o colaboradores a cargo.

Es considerada como la herramienta medular para el desarrollo de competencias generales de todo

aquel sobre quien se delegue una responsabilidad y, de manera inversa, el desarrollo de actividades
de liderazgo para quien está delegando.

Es decir, el aprendizaje y desarrollo en general se da por ambas partes: sobre quien se delega una
responsabilidad y, por otro lado, el que delega. En un entorno laboral sería un ejemplo muy claro la
estructura jefe-subordinado.

Para delegar de manera eficiente, de nuevo se deberá considerar lo que se denomina “la piedra
roseta” que es la planeación, y que, como se podrá observar, está implícita en todo proceso
administrativo en general.

Barreras para delegar de manera efectiva

Para dar inicio a este apartado, primeramente, será necesario hacer la división de las barreras
encontradas por ambas partes, es decir, se dividirán:
Barreras del entorno laboral

1. Barreras del jefe. Desconfianza en subordinados, creer que solo él lo puede realizar, pensar que lo
hace mejor, inseguridad.

2. Barreras del subordinado. Evaden responsabilidades, carecen de experiencia, falta de

competencias y habilidades, desconfianza sobre sus alcances y limitaciones.

Barreras del entorno personal

1. Barreras personales

2. Barreras de los familiares o amigos

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Cabe subrayar que para efectos de la presente sesión, se toma como punto de partida para la
descripción de dichas barreras solo las que competen al entorno encomendado laboral, en el
entendido de que una vez comprendido en este entorno se podrá tener la capacidad para trasladarlo
al entorno personal.

Recapitulando: cuando una tarea o actividad es delegada, es común encontrar jefes que resienten
el hecho como conflicto. Se resisten a transferir responsabilidades, ya que lo asocian a pérdida de
jerarquía, de control, de poder y de autoridad, y sienten, erróneamente, que sus logros no están
siendo realizados como lo pensó.

Esta manera de pensar —y de sentir— va en detrimento de una delegación altamente efectiva.

Barreras situacionales

• Asignación de responsabilidades sin previa comunicación

• Nula organización para delegar
• Personal insuficiente

Es necesario considerar que para delegar eficazmente, debe tomarse en cuenta la organización
como elemento de control, es decir, se deberá delegar con la seguridad de que es la mejor vía
posible para el desarrollo de su personal a cargo y el propio, así como para descargar trabajo
inmediato y toma de tiempo de gestión.

5.2 Delegación de responsabilidad y autoridad

Es muy importante comprender que no todo se puede delegar, por ejemplo, todos aquellos rubros de
carácter ejecutivo. La autoridad es un factor que se podrá delegar. Sin embargo, la responsabilidad,
no, ya que comprende elementos no transferibles como son los siguientes:

• Comunicación, formación y motivación organizacional

• Definición de objetivos del área o departamento de trabajo
• Desarrollo de habilidades de personal subordinado
• Análisis de resultados del área o departamento
• Desarrollo de equipos multitarea de alta eficiencia
• Validaciones, verificaciones y autorizaciones del área o departamento.
Se deberá tomar en consideración que para delegar apropiadamente se deberá cumplir con las
razones siguientes:
• Planificar la supervisión y revisión puntual que se dará sobre los acuerdos sostenidos con los
subordinados en cuanto a los objetivos de trabajo previamente establecidos. Con lo anterior, se
podrá estar seguro de que al concluir el trabajo delegado, este cumplirá con los requerimientos
de eficiencia y eficacia esperados y que no se presentarán contingencias al respecto por un mal
resultado.
• Documentar la secuencia que deberá seguirse para el logro de los objetivos esperados, así como
la fecha límite de entrega.
• Definir revisiones periódicas de los avances logrados en las fechas acordadas de cumplimiento
de cada fase.
• Se deberán fortalecer los conceptos de profesionalismo sobre el manejo de actividades
delegadas. Con ello se podrá garantizar que el subordinado se comportará como tal y a la altura
del objetivo.
• Seriedad, formalidad y carácter.
• Contemplar que la persona en quien se delegará una actividad cuente con los elementos de
competencia necesarios.

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Conclusión

Finalmente, es importante externar el hecho de que la forma en que planifiques el proceso de juntas
y la correcta delegación incidirán directamente en tu proceso de gestión y administración del tiempo,
ya sea en tu entorno personal o en el laboral.

Glosario

Antelación. Anticipación temporal con que sucede una cosa con respecto a otra.

Subsecuente. Que sigue inmediatamente en el tiempo a otra cosa, de la que generalmente es

consecuencia.
Implícito. Que está incluido en una cosa sin que esta lo diga o lo especifique.

Directriz. Norma o conjunto de normas e instrucciones que se establecen o se tienen en cuenta al

proyectar una acción o un plan.

Altisonante. Estilo, modo de expresión que se caracteriza por emplear palabras dando un énfasis
excesivo a aspectos del discurso que no lo merecen.

Soez. Persona que es grosera y baja en sus palabras o actos de modo que resulta desagradable y
ofensivo.

Preponderante. Tener más fuerza, impacto, peso o influencia en un cierto contexto.

Asertivo. Que indica o expresa afirmación o sirve para afirmar.

Sinergia. Acción conjunta de varios órganos en la realización de una función.

Gestión. Acción o trámite que, junto con otros, se lleva a cabo para conseguir o resolver una cosa.

Piedra Rosetta. Término usado hoy en contextos para hacer alusión a dar con o descubrir la “clave
esencial”.

Bibliografía
Chromosome Organizational Genetics. (15 de mayo de 2015). Administración del tiempo. Monterrey,
Nuevo León, México.

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