El benchmarking, también llamado comparación referencial esta es una herramienta o
proceso continuo por el cual se toma como referencia los productos, servicios o procesos de
trabajo de las empresas líderes, para compararlos con los de tu propia empresa y
posteriormente realizar mejoras e implementarlas, y no se limita a ningún área en especial ni a
un cierto tamaño de empresa. De hecho, los nuevos modelos de benchmarking recomiendan
que no sólo se investigue a los competidores, sino más bien a referentes de liderazgo de
empresas, ya sean individuos o agrupaciones e, incluso a personajes ficticios que podrían
servirte de inspiración.
Se suele pensar que el benchmarking consiste en espiar y copiar lo que está haciendo tu
competencia, pero lo cierto es que simplemente se trata de aprender que están haciendo los
líderes para implementarlo en tu empresa añadiéndole mejoras. Si tomamos como referencia
a aquellos que destacan en el área que queremos mejorar y estudiamos sus estrategias,
métodos y técnicas para posteriormente mejorarlas y adaptarlas a nuestra empresa.
El benchmarking se basa en la idea de que hoy en día es difícil crear algo nuevo pues casi ya
todo está creado, y no hay razón para gastar tiempo y dinero en ello cuando lo más sensato es
tomar como referencia y adaptar lo que ya existe y mejores resultados está dando.
Tipos de benchmarking
Existen diferentes tipos de benchmarking: competitivo, interno y funcional.
Existen diferentes tipos de benchmarking: competitivo, interno y funcional. El objetivo común
de los tres tipos es ayudar a los managers a que miren hacia fuera de sus departamentos, de
sus organizaciones, hacia su competencia o hacia otros sectores en las que hay compañías que
son las mejores en su clase.
Competitivo
El benchmarking competitivo busca medir los productos, servicios, procesos y funciones de los
principales competidores para realizar una comparación con nuestra empresa y poder
detectar y llevar a cabo mejoras que superen a las de nuestros competidores. Quizás sea el
más complicado de llevar a cabo de los tres tipos, puesto que el análisis y el estudio, al
considerarse tu competencia directa, en la gran mayoría de los casos no están interesados en
colaborar.
Interno
El benchmarking interno se lleva a cabo dentro de la misma empresa. Se suele llevar a cabo en
empresas grandes que cuentan con diferentes departamentos, en el proceso se identifica un
departamento que sea un ejemplo a seguir por sus buenos resultados para poder llevar a cabo
un benchmark con los demás departamentos internos de la compañía.
Funcional
El benchmarking funcional identifica las mejores prácticas de una empresa que sea excelente
en el área que se quiere mejorar. No es necesario que esta empresa sea competidora o incluso
que pertenezca al mismo sector.
Normalmente es muy productivo, dado que al no tratarse de organizaciones que no son
competidoras directas no existe un problema de confidencialidad y se suele ofrecer la
información necesaria para el estudio.
Etapas del Benchmarking
Para diseñar y hacer correctamente un proceso de benchmarking en tu empresa, recomiendo
seguir los siguientes pasos: planificación, recopilación de datos, análisis, acción y seguimiento.
Planificación
El objetivo principal de esta primera etapa es planificar la investigación que se va realizar. En
esta etapa hemos de responder a tres preguntas:
¿Qué quiero medir? Éste debe estar relacionado con un área de nuestra empresa que
queremos mejorar.
¿A quién voy a medir? Hemos de plantearnos qué tipo de benchmarking vamos a seguir:
competitivo, interno o funcional.
¿Cómo vamos hacerlo? Para llevar a cabo el proyecto hemos de crear un equipo de trabajo
para que sea responsable de la organización y de la dirección del mismo.
Datos
La recopilación de datos es fundamental para el benchmarking, de ello dependerá en gran
medida el éxito o el fracaso de todo el proceso.
Análisis
Una vez hemos recopilado la información necesaria, hemos de analizar los elementos que
causan las diferencias entre nuestra compañía y las empresas estudiadas, para poder
identificar las oportunidades de mejora.
Una vez hemos identificado la magnitud de las diferencias, es el momento de proponer las
mejoras que vamos a llevar a cabo. Hay que tener en cuenta que únicamente seleccionaremos
aquellas mejoras que por tamaño, recursos e infraestructura sea viable llevar a cabo por
nuestra empresa.
Acción
Después de analizar la información y de lograr identificar los mejores aspectos de las empresas
que hemos seleccionado, los tomamos como puntos de referencia para adaptarlos a nuestra
empresa pero siempre añadiéndole alguna mejora o alguna ventaja que le aporte valor a
nuestros clientes.
Seguimiento y mejora
En esta última etapa se debe hacer un informe con toda la información destacada del proceso.
Esto ayudará a retomar el trabajo en proyectos posteriores. La idea es que se convierta en un
ejercicio de la empresa sostenido en el tiempo para adoptar una mejora continua.
Ejemplos de benchmarking
Uno de los mejores ejemplos que se ha llevado a cabo en los últimos años, es el protagonizado
por Starbucks.
Uno de los aspectos vitales para su modelo de negocio es el tiempo de la preparación de sus
cafés. Como hemos visto anteriormente, se necesita una empresa líder en quien fijarse para
implementar posteriormente las mejoras. La empresa elegida: el fabricante automovilístico
japonés Toyota. Sin duda un gran ejemplo a seguir en la optimización del tiempo de
fabricación de sus productos.
Al parecer el 30% del tiempo empleado en la preparación de los famosos cafés de Starbucks se
pierde en el tiempo utilizado por los empleados en agacharse, andar o escoger los
ingredientes. Después de realizar un análisis de los benchmarks, implementaron un plan de
acción basado en la optimización de los procesos para preparar sus cafés, un rediseño del
espacio de trabajo, junto con una nueva disposición de los utensilios y las maquinas necesarias
para la preparación de sus productos. Aspectos aparentemente tan simples como acercar y
mejorar la disposición de los ingredientes más utilizados en sus cafés, hicieron que se mejorara
casi en un 20% el tiempo de elaboración de sus productos.
Se dice que un hospital estadounidense introdujo mejoras en su servicio de urgencias después
de realizar un exhaustivo análisis de la garantía de 30 minutos de Domino’s Pizza, y que una
cafetería consiguió el éxito basándose en la decoración del mítico bar que aparece en la cinta
Pulp Fiction (Tiempos Violentos). Y es que un antiguo proverbio chino, escrito por el general
Sun Tzu autor de El Arte de la Guerra, dice que “si conoces a tu enemigo te conoces a ti
mismo”.
No es lo mismo que espionaje
Muchas personas confunden benchmarking con espionaje industrial, esto no es cierto y
supone un gran error. Por desgracia es un error muy común en la población. Veamos porque
no es lo mismo.
En cierto modo benchmark y espiar es parecido, en ambos una empresa se fija en otros
competidores para ver como desarrollan ellos su actividad económica. Pero hay una notable
diferencia entre el uso de benchmarks y el espionaje empresarial.
El benchmarking se basa en la observación de actividades que están presentes en el tránsito
económico y en la actividad cotidiana sin ningún tipo de voluntad de ser escondidas. Es decir,
cualquiera que lo desee puede conocer estas actividades, ya sea la competencia o una persona
cualquiera, da lo mismo.
En el espionaje una empresa lo que hace es utilizar técnicas ilegales para conseguir
información privilegiada acerca de otras empresas. Esta información si que está protegida por
las empresas que la poseen, y cuidan con recelo dicha información. Por lo tanto el espionaje
supone una violación de la propiedad intelectual y de la vida privada de las empresas espiadas.
