BOLETIN INFORMATIVO No 1 AÑO 2020
Año I – No 07
Noviembre 2013
DOCUMENTOS Y REGISTROS
OBLIGATORIOS EN LAS GOF ‐ CEPR
EMPRESAS
¿Qué documentos y registros debe
tener el empleador para cumplir
¿Qué es el Sistema de Gestión de con la ley de la Seguridad y Salud
la Seguridad y Salud en en el Trabajo?
¿el Trabajo - Son los siguientes:
SGSST?
a) La política y objetivos en materia de seguridad
Es el conjunto de elementos i n t e r r e l a c i o n a d o s y salud en el trabajo.
que tienen por objeto establecer en la empresa
u organización, la política, los objetivos de b) El Reglamento Interno de Seguridad y Salud
seguridad y salud en el trabajo, como también en el Trabajo.
los mecanismos y acciones necesarias para c) La identificación de peligros, evaluación de
alcanzar dichos objetivos. riesgos laborales y sus medidas de control.
Dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo, establecido por e l d) El mapa de riesgo.
D e c r e t o 1 0 7 2 , es necesario contar con
documentos básicos y formatos donde deberán e) La planificación de la actividad preventiva.
regis trars e las evidencias de las actividades de
f) Plan y Programa Anual de Seguridad y Salud
prevención del sistema de gestión antes
en el Trabajo.
mencionado.
g) Formatos de Registro obligatorio del Sistema
La política y objetivos en de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
materia de seguridad y salud
en el trabajo h) Lista de verificación de lineamientos del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
Una política de seguridad y salud en el trabajo el Trabajo.
es la declaración del grado de compromiso, en
función del tipo de empresa u organización, Los ítems a) y c) deben ser exhibidos en un lugar
teniendo en cuenta el nivel de exposición a visible dentro del centro de trabajo.
peligros y riesgos de los trabajadores, el
número de trabajadores expuestos o no y su
participación en el sistema de gestión de
seguridad y salud del trabajo.
La d e c l a r a c i ó n de p o l í t i c a s debe
i n d i c a r d e manera clara y precisa, los
objetivos y planes de la organización en
seguridad y salud en el trabajo – SST.
Que temas deben ser cubiertos en la
declaración:
• Establecer un lugar de trabajo seguro, sano,
con integración del SST a los otros sistemas
de la empresa.
• La intención de tratar la legislación básica de
SST como estándar mínimo.
• Responsabilidad de todo el personal para
mantener un lugar de trabajo seguro.
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO -SG-SST
BOLETIN INFORMATIVO No1 AÑO 2020
El Reglamento de Higiene y La identificación de peligros,
Seguridad Industrial evaluación de riesgos
laborales y sus medidas de
El Reglamento d e H i g i e n e de Seguridad Industrial control - IPERC
es una herramienta que contribuye con la
prevención, en el marco del SGSST, a través del La identificación de peligros, es la acción de
cual la Gerencia General/Alta Dirección de la observar, identificar y a n a l i z a r los p e l i g r o s
empresa u organización pública o privada, o factores de riesgo, relacionados con los aspectos
promueve una cultura de prevención de riesgos del trabajo, ambiente de trabajo, estructura e
laborales. instalaciones, equipos de trabajo, maquinaria y
herramientas. Los peligros pueden ser químicos,
Siendo el R HYSI un instrumento importante para
físicos, biológico y factores de riesgo
la acción y cultura preventiva, ha establecido la
disergonómicos y psicosociales.
obligación de su entrega a todos los trabajadores,
de forma física o digital. Esta obligación se extiende La evaluación deberá realizarse considerando la
a los trabajadores en régimen de intermediación y información sobre la organización, las
tercerización, a las personas en modalidad características y complejidad del trabajo, los
formativa y a todo aquel cuyos servicios materiales utilizados, los equipos existentes y el
subordinados o autónomos se presten de manera estado de salud de los trabajadores, valorando
permanente o esporádica en las instalaciones del los riesgos existentes en función de criterios
empleador. objetivos que brinden confianza sobre los
La E m p r e s a , entidad p ú b l i c a o p r i v a d a e s resultados a alcanzar y para que el empleador se
l a principal responsable d e la aplicación y encuentre en condiciones de tomar decisiones
cumplimiento d e l Reglamento de HYSI y reconoce apropiadas sobre la oportunidad, prioridad y tipo
l a importancia del compromiso de todo el personal, de acciones preventivas que debe adoptar.
para avanzar en las mejoras y prevención d e
riesgos laborales. Considerar que la evaluación debe ser:
El R-HYSI deberá ser revisado periódicamente de • Completa: no pasar por alto orígenes, causas
acuerdo a lo que determine el Comité de o efectos de incidentes y/o accidentes
Seguridad y Salud en el Trabajo. significativos.
• Consistente con el método elegido.
• Reflejar la realidad: una visita detallada a los
ambientes, así como pruebas que faciliten este
objetivo de realismo.
• Tener en cuenta que los métodos para análisis
y evaluación de riesgos son todos, en el fondo,
escrutinios en los que se formulan preguntas
al p r o c e s o , al e q u i p o , a l o s s i s t e m a s
de control, a los medios de protección (pasiva
y activa), a l a a c t u a c i ó n de l o s
o p e r a d o r e s (factor humano) y a los
entornos interior y exterior de la instalación.
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: GUILLERMINA CALDERÓN Página 2
BOLETIN INFORMATIVO No1 AÑO 2020
La planificación de la actividad
preventiva El mapa de riesgos
Cuando el resultado de la evaluación pusiera de El Mapa de Riesgos de una organización, es un
manifiesto situaciones de riesgo, el empresario plano de las condiciones de trabajo, que puede
planificará l a actividad pr ev entiv a q u e proceda emplear diversas técnicas para identificar y
con o b j e t o d e e l i m i n a r o c o n t r o l a r y localizar los problemas y las acciones de
r e d u c i r dichos riesgos, conforme a un orden de promoción y protección de la salud de los
prioridades en función de su magnitud y número trabajadores en la organización del empleador y
de trabajadores expuestos a los mismos. los servicios que presta.
En la planificación de esta actividad preventiva
se tendrá en cuenta la existencia, en su caso, de Es una herramienta p a r t i c i p a t i v a y
disposiciones legales relativas a riesgos necesaria para llevar a cabo las actividades de
específicos, así como los principios de acción localizar, controlar, d a r s e g u i m i e n t o y
preventiva. representar en forma gráfica, los agentes
generadores de riesgos que ocasionan
¿Que debe contener? accidentes, incidentes peligrosos, otros
incidentes y enfermedades ocupacionales en el
1. La p l a n i f i c a c i ó n de l a a c t i v i d a d trabajo.
p r e v e n t i v a incluirá, en todo caso, los
medios humanos y materiales necesarios, así ¿Para qué sirve?
como la asignación de los recursos
económicos precisos para la consecución de los • Facilita el análisis colectivo de las
objetivos propuestos. condiciones de trabajo.
2. Igualmente habrán de ser objeto de
• Apoya las acciones recomendadas para el
integración en la planificación de la actividad
preventiva las medidas de emergencia y la seguimiento, control y vigilancia de los
vigilancia de la salud previstas en factores de riesgo.
El Decreto 1072 de 2015, en el artículo ¿Cómo elaboramos un mapa de riesgos?
[Link].25, a s í como la información y la
formación de los trabajadores en materia
preventiva y la coordinación de todos estos • Elaborar u n p l a n o s e n c i l l o d e l a s
aspectos. instalaciones de la empresa u organización,
ubicando los puestos de trabajo, maquinarias
3. La actividad preventiva d e b e r á planificarse o equipos existentes que generan riesgo.
para un período determinado,
e s t a b l e c i e n d o las fases y prioridades de su • Asignarle u n símbolo p a r a representar
desarrollo en función de la magnitud de los e l tipo de riesgo.
riesgos y del número de trabajadores expuestos
a los mismos, así como su seguimiento y • Asignar un símbolo para la adopción de las
control periódico. En el caso de que el período medidas de protección a utilizarse.
en que se desarrolle la actividad preventiva
sea superior a un año, deberá establecerse un
• Recopilar información usando listas de
programa anual de actividades.
verificación y analizando la matriz IPERC.
[Link]
Página 3
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: GUILLERMINA CALDERÓN
BOLETIN INFORMATIVO No1 AÑO 2020
Plan a n u a l de Trabajo
de seguridad y salud en el trabajo:
Un plan de seguridad y salud en el trabajo es
aquel documento de gestión, mediante el cual
el empleador d es a r r ol l a la implementación
d e l Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo en base a los resultados de la
evaluación inicial, evaluaciones post er ior es o
de otros datos disponibles, c o n la participación
d e los trabajadores, sus representantes como el
comité COPASST.
Lista de verificación de lineamientos Los formatos para los registros
del Sistema de Gestión de Seguridad obligatorios del Sistema de
y Salud en el Trabajo: Gestión de SST son:
Es una autoevaluación c u a l i t a t i v a de los a) Registro de accidentes de trabajo,
avances en la implementación d e l Sistema de enfermedades ocupacionales, incidentes
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – peligrosos y o t r o s incidentes, en el q u e
SGSST, de la empresa u organización pública o deben constar la investigación y las medidas
privada. correctivas.
b) Registro de exámenes médicos
Para mejor entender, listaremos los lineamientos: ocupacionales.
I. Compromiso e involucramiento c) Registro del monitoreo de agentes físicos,
II. Política d e Seguridad y Salud Ocupacional químicos, biológicos, psicosociales y factores
III. Planeamiento y aplicación de riesgo biomecánicos.
IV. Implementación y operación d) Registro de inspecciones internas de
V. Evaluación normativa seguridad y salud en el trabajo.
e) Registro de estadísticas de seguridad y
VI. Verificación
VII. Control de información y documentos salud.
VIII. Revisión por la dirección f) Registro de e q u i p o s de s e g u r i d a d o
emergencia.
Estos elementos se sub dividen en indicadores, los g) Registro de inducción, capacitación,
mismos que describen las diferentes etapas del entrenamiento y simulacros de emergencia.
proceso de implementación del SGSST y sirve para
evaluar el desempeño, avances y resultados en la h) Registros de auditorías
organización.
La información obtenida servirá para la toma de
decisiones y acciones de c o n t r o l y
e s t a b l e c e r planes de mejora continua.
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: GUILLERMINA CALDERÓN Página 4
