BLOQUE II.

TEMA 03
CONCEPTO DE DOCUMENTO, REGIS-
TRO Y ARCHIVO. FUNCIONES DEL
REGISTRO Y DEL ARCHIVO. CLASES
DE ARCHIVO Y CRITERIOS DE ORDE-
NACIÓN.
 ADMINISTRACIÓN GENERAL ESTADO

BLOQUE II. TEMA 03

CONCEPTO DE DOCUMENTO, REGISTRO Y ARCHIVO.
FUNCIONES DEL REGISTRO Y DEL ARCHIVO. CLASES DE
ARCHIVO Y CRITERIOS DE ORDENACIÓN.

LEGISLACIÓN
 Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
 Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común
de las Administraciones Públicas.
 Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
 Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen
criterios de imagen institucional y se regula la producción documental y el
material impreso de la Administración General del Estado.
 Orden de 27 de septiembre de 1999 por la que se aprueba el Manual de
Imagen institucional de la Administración General del Estado.
 Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se regula par-
cialmente la ley 11/2007, de 22 de junio. (derogado parcialmente)
 Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la con-
servación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la
eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado
y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrati-
vos en soporte distinto al original.
 Orden HAP/566/2013, de 8 de abril, por la que se regula el Registro Elec-
trónico Común.

1. DOCUMENTO ........................................................................................................... 3
1.1. FORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................ 3
1.2. MATERIAL IMPRESO ........................................................................................ 5
1.3. DOCUMENTO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO ....................................... 7
1.4. PATRIMONIO DOCUMENTAL ........................................................................ 12
1.5. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS ................................................................ 14
2. REGISTRO ............................................................................................................... 18
2.1. REGISTROS, COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS21
2.2. REGISTRO ELECTRÓNICO COMÚN. ............................................................ 27
3. ARCHIVO ................................................................................................................. 33
3.1. CLASES DE ARCHIVOS Y CRITERIOS DE ORDENACIÓN ......................... 35
3.2. ARCHIVO ELECTRÓNICO............................................................................... 39
4. DERECHO DE ACCESO A ARCHIVOS Y REGISTROS................................... 41
5. FUNCIONES DEL REGISTRO Y EL ARCHIVO................................................ 42

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1. DOCUMENTO

La Ley de Patrimonio Histórico Español nos ofrece una definición de documento

como "toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión
gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los
soporte informáticos”.
El documento, al mismo tiempo que es fuente de información, se reconoce
legalmente como prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los
documentos se encuentran regulados adecuadamente.
Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho
fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o
acreditar algo.
Según la Ley 39/15 de 1 de octubre, se entiende por documentos públicos
administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones
Públicas. Las Administraciones Públicas emitirán los documentos administrativos por
escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más
adecuada de expresión y constancia.

1.1. FORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Todo documento que contenga actos administrativos, incluidos los de mero

trámite, debe estar formalizado.
Se entiende por formalización la acreditación de la autenticidad de la voluntad del
órgano emisor, manifestada mediante firma manuscrita o por símbolos o códigos que
garanticen dicha autenticidad mediante la utilización de técnicas o medios electrónicos,
informáticos o telemáticos.
En los restantes documentos, especialmente en aquellos de contenido informativo,
no se exigirá formalización, siendo suficiente con la constancia del órgano autor del
correspondiente documento.
Los órganos de la Administración General del Estado y los Organismos
autónomos dependientes de ella se ajustarán a lo previsto a continuación en lo
concerniente a:
• La emisión, elaboración o utilización de documentos, modelos
normalizados y material impreso. No obstante, los documentos, los
modelos normalizados y el material impreso que hayan sido establecidos o
regulados en normas de la Unión Europea o de otras organizaciones
internacionales se regirán por su propia normativa siéndole de aplicación
subsidiaria lo dispuesto en este Real Decreto.

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• Las informaciones, publicaciones, comunicaciones o cualquier otro tipo de

expresión en cualesquiera soportes, incluidos los audiovisuales o
telemáticos, así como los carteles y señalizaciones que elaboren o utilicen,
en lo que se refiere a una imagen institucional, formatos y estructura
general.

En todos los documentos que contengan actos administrativos, incluidos los de

mero trámite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos, debe figurar un encabezamiento
en el que consten al menos los siguientes datos:
• El título del documento, que expresará con claridad y precisión el tipo de
documento, su contenido esencial y, en su caso, el procedimiento en el que
se inserta.
• El número o clave asignado para la identificación del expediente en el que
se integra el documento, con el objeto de facilitar al ciudadano su mención
en las comunicaciones que dirija a la Administración.

En los documentos que hayan de estar formalizados debe constar:

a) La denominación completa del cargo o puesto de trabajo del titular del
órgano administrativo competente para la emisión del documento; así
como el nombre y apellidos de la persona que formaliza el documento.
b) En los casos en que lo haga por delegación de competencias o delegación de
firma se hará constar tal circunstancia, expresando la disposición de
delegación y la denominación del cargo o puesto de trabajo de quien
formaliza.
c) El lugar y la fecha en que se formalizó el documento.
d) La identificación del destinatario del documento, expresándose nombre y
apellidos, si se trata de una persona física, la denominación social en los
casos de personas jurídicas privadas o la denominación completa del
órgano o entidad a la que se dirige.

Utilización de lenguas cooficiales.

Los impresos normalizados que se pongan a disposición de los ciudadanos en las
dependencias situadas en el ámbito territorial de una Comunidad Autónoma con lengua
cooficial serán bilingües en castellano y en la lengua cooficial, de acuerdo con los
siguientes criterios:
• Los impresos deberán expresar todos sus contenidos y epígrafes en las dos
lenguas por líneas o por bloques de texto diferenciados, dejando espacios
únicos para su cumplimentación por el ciudadano en la lengua por la que
haya optado.

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• En aquellos impresos para los que, por razón de su extensión o

complejidad, así se determine, se pondrán a disposición de los ciudadanos
dos modelos alternativos redactados uno de ellos en castellano y el otro en
la lengua cooficial. En tal caso, en ambos modelos, figurará destacada la
advertencia de que existen impresos redactados en la otra lengua a
disposición del ciudadano.

Cuando el material impreso de los órganos y unidades que tengan su sede en el

ámbito territorial de una Comunidad Autónoma con lengua cooficial vaya a ser utilizado
para comunicaciones dentro del ámbito territorial autonómico, los datos y
denominaciones correspondientes al membrete y a la identificación del órgano u
Organismo autónomo figurarán, con carácter general, en castellano y en la
correspondiente lengua cooficial.
Cuando el material esté destinado a su utilización en comunicaciones dirigidas
fuera del ámbito territorial autonómico los mencionados datos y denominaciones podrán
figurar únicamente en castellano.
Serán bilingües, redactándose en castellano y en la lengua cooficial
correspondiente, las señalizaciones exteriores de identificación de las dependencias
administrativas, así como los contenidos más relevantes de los carteles de carácter
informativo o publicitario que se elaboren para su ubicación en el ámbito territorial de
una Comunidad Autónoma con lengua cooficial.

1.2. MATERIAL IMPRESO

El material impreso normalizado para su utilización en comunicaciones de tipo

general se clasificará en oficios, notas interiores y cartas en función, respectivamente,
del carácter externo, interno y personal o protocolario de la comunicación.
La estructura, el formato y los supuestos de utilización de cada una de las
categorías de material impreso mencionadas en los anteriores apartados serán
determinados en el Manual de Imagen Institucional de la Administración General del
Estado.
El material impreso para su utilización en la actividad administrativa ordinaria,
que no esté contemplado en el párrafo anterior, se regirá por las disposiciones que
adopten, en sus respectivos ámbitos, los Subsecretarios de los Departamentos y los
Presidentes o Directores de los Organismos autónomos.
En la primera hoja de todo modelo normalizado de solicitud figurará,
convenientemente destacado en su encabezamiento, un título que exprese claramente el
objeto de la solicitud. También deberán figurar dos espacios para la constancia de las
fechas de entrada de la solicitud en cualquiera de los lugares en que ésta fuera
presentada y en el registro del órgano competente.

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El cuerpo del modelo se estructurará en las siguientes partes:

a) Datos del solicitante. Se establecerán apartados para que el ciudadano

señale los datos personales de identificación del solicitante y, en su caso, del
representante, que resulten estrictamente necesarios en función del procedimiento o
sean requeridos por su normativa reguladora.

b) Datos relativos a la solicitud. Figurará impresa la petición en que se

concreta la solicitud. Si el modelo puede utilizarse para diversas solicitudes alternativas
o acumulables éstas figurarán claramente expresadas con las correspondientes casillas
para que el ciudadano realice su opción.

También podrán figurar impresos los hechos y las razones en que se fundamenta
la solicitud, siempre que sean homogéneos y uniformes para el procedimiento o actuación
de que se trate y sin perjuicio de la facultad del solicitante para modificarlos o ampliarlos
en hoja aparte.

A continuación, se establecerán los apartados necesarios para que el ciudadano

señale los datos relativos a la solicitud que sean requeridos por la correspondiente
normativa o resulten imprescindibles para la tramitación del procedimiento.

Asimismo, figurará impresa la relación de los documentos preceptivos que el

ciudadano debe acompañar al modelo de acuerdo con la normativa correspondiente, así
como apartados para que aquel exprese los documentos que, sin ser requeridos
normativamente, desea voluntariamente aportar en apoyo de la solicitud.

c) Datos relativos a la notificación. Se establecerán apartados alternativos

para que el ciudadano consigne el medio o medios preferentes por los que desea se le
practique la notificación y apartados para que se puedan señalar dos lugares donde
practicarla, indicándose al ciudadano la obligatoriedad de cumplimentar al menos uno.

En el caso de que los datos de carácter personal consignados en el modelo

normalizado vayan a ser objeto de tratamiento automatizado, figurarán
convenientemente destacadas las advertencias a que se refiere la Ley Orgánica de
Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal, así como la
norma de creación del fichero al que tales datos vayan a ser incorporados.

Todo modelo normalizado de solicitud irá acompañado de unas instrucciones por

escrito en las que se informará al ciudadano de los requisitos y efectos básicos del
procedimiento, incluyéndose además las informaciones necesarias para la correcta
cumplimentación del modelo. En los modelos normalizados en los que se utilice el
castellano y la correspondiente lengua cooficial, las instrucciones y la información
estarán redactadas en ambas lenguas.

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Todo modelo normalizado de solicitud correspondiente a procedimientos en los

que se requiera la aportación de cualquier tipo de certificaciones emitidas por los órganos
de la Administración General del Estado y los organismos vinculados o dependientes de
aquélla deberá establecer un apartado para que el interesado deje constancia, en su caso,
de su consentimiento expreso para que los datos objeto de certificación puedan ser
transmitidos o certificados por medios telemáticos directamente al órgano requirente.

Catálogo de Modelos Normalizados de Solicitud

El Ministerio de Política Territorial y Función Pública mantendrá

permanentemente actualizado y a disposición pública un catálogo de los modelos
normalizados de solicitud elaborados por la Administración General del Estado y sus
Organismos autónomos.

Todo modelo normalizado de solicitud con efectos frente a terceros, cualquiera que
sea su soporte, deberá publicarse en el Boletín Oficial del Estado. Los modelos
normalizados de solicitud que se elaboren serán remitidos al Ministerio de Política
Territorial y Función Pública para su inclusión en dicho catálogo.

1.3. DOCUMENTO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO

Se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos

por los órganos de las Administraciones Públicas. Las Administraciones Públicas
emitirán los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, a
menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.
Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos
deberán:
a) Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte
electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y
tratamiento diferenciado.
b) Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización,
sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.
c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
d) Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
e) Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo
previsto en la normativa aplicable.

Se considerarán válidos los documentos electrónicos, que cumpliendo estos

requisitos, sean trasladados a un tercero a través de medios electrónicos.
No requerirán de firma electrónica, los documentos electrónicos emitidos por las
Administraciones Públicas que se publiquen con carácter meramente informativo, así
como aquellos que no formen parte de un expediente administrativo. En todo caso, será
necesario identificar el origen de estos documentos.

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Validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas.

Cada Administración Pública determinará los órganos que tengan atribuidas las
competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos
administrativos o privados.
Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos
administrativos. Las copias auténticas realizadas por una Administración Pública
tendrán validez en las restantes Administraciones.
A estos efectos, la Administración General del Estado, las Comunidades
Autónomas y las Entidades Locales podrán realizar copias auténticas mediante
funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada.
Se deberá mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde
constarán los funcionarios habilitados para la expedición de copias auténticas que
deberán ser plenamente interoperables y estar interconectados con los de las restantes
Administraciones Públicas, a los efectos de comprobar la validez de la citada
habilitación. En este registro o sistema equivalente constarán, al menos, los funcionarios
que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros.
Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público
administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos
competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad
del órgano que ha realizado la copia y su contenido.
Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos
originales.
Para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en papel, y
por tanto su carácter de copias auténticas, las Administraciones Públicas deberán
ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema
Nacional de Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo, así como a las siguientes
reglas:
a) Las copias electrónicas de un documento electrónico original o de una copia
electrónica auténtica, con o sin cambio de formato, deberán incluir los
metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al
consultar el documento.
b) Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no
electrónico susceptible de digitalización, requerirán que el documento haya
sido digitalizado y deberán incluir los metadatos que acrediten su
condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.
Se entiende por digitalización, el proceso tecnológico que permite convertir
un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un
fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del
documento.

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c) Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las

mismas figure la condición de copia y contendrán un código generado
electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá contrastar
la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos
del órgano u Organismo público emisor.
d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho
soporte se proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del
documento electrónico que se encuentre en poder de la Administración o
bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia
auténtica del documento original.

A estos efectos, las Administraciones harán públicos, a través de la sede

electrónica correspondiente, los códigos seguros de verificación u otro sistema de
verificación utilizado.
Los interesados podrán solicitar, en cualquier momento, la expedición de copias
auténticas de los documentos públicos administrativos que hayan sido válidamente
emitidos por las Administraciones Públicas. La solicitud se dirigirá al órgano que emitió
el documento original, debiendo expedirse, salvo las excepciones derivadas de la
aplicación de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, en el plazo de quince días a contar desde
la recepción de la solicitud en el registro electrónico de la Administración u Organismo
competente.
Asimismo, las Administraciones Públicas estarán obligadas a expedir copias
auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y
que se vaya a incorporar a un expediente administrativo.
Cuando las Administraciones Públicas expidan copias auténticas electrónicas,
deberá quedar expresamente así indicado en el documento de la copia.
La expedición de copias auténticas de documentos públicos notariales, registrales
y judiciales, así como de los diarios oficiales, se regirá por su legislación específica.

Copias electrónicas de los documentos electrónicos realizadas por la

Administración General del Estado y sus organismos públicos

Las copias electrónicas generadas que, por ser idénticas al documento electrónico
original no comportan cambio de formato ni de contenido, tendrán la eficacia jurídica de
documento electrónico original.
En caso de cambio del formato original, para que una copia electrónica de un
documento electrónico tenga la condición de copia auténtica, deberán cumplirse los
siguientes requisitos:
• Que el documento electrónico original, que debe conservarse en todo caso,
se encuentre en poder de la Administración.

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• Que la copia sea obtenida conforme a las normas de competencia y

procedimiento que en cada caso se aprueben, incluidas las de obtención
automatizada.
• Que incluya su carácter de copia entre los metadatos asociados (se
entiende como metadato, cualquier tipo de información en forma
electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter
instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento
inmediato y automatizable de alguna de sus características).
• Que sea autorizada mediante firma electrónica.

Los órganos emisores de los documentos administrativos electrónicos o receptores

de los documentos privados electrónicos, o los archivos que reciban los mismos, están
obligados a la conservación de los documentos originales, aunque se hubiere procedido a
su copiado.
Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los
documentos privados aportados por los ciudadanos (se define como imagen electrónica el
resultado de aplicar un proceso de digitalización a un documento en soporte papel o en
otro soporte que permita la obtención fiel de dicha imagen; se entiende por digitalización
el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro
soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e
íntegra, del documento), con su misma validez y eficacia, a través de procesos de
digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del
documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención podrá hacerse de
forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico.

Copias electrónicas de documentos en soporte no electrónico

Cuando sean realizadas por la Administración, las imágenes electrónicas tendrán
la naturaleza de copias electrónicas auténtica, siempre que se cumplan los siguientes
requisitos:
• Que el documento copiado sea un original o una copia auténtica.
• Que la copia electrónica sea autorizada mediante firma electrónica.
• Que las imágenes electrónicas estén codificadas conforme a alguno de los
formatos y con los niveles de calidad y condiciones técnicas especificados en el
Esquema Nacional de Interoperabilidad.
• Que la copia electrónica incluya su carácter de copia entre los metadatos
asociados.
• Que la copia sea obtenida conforme a las normas de competencia y
procedimiento que en cada caso se aprueben, incluidas las de obtención
automatizada.

No será necesaria la intervención del órgano administrativo depositario del

documento administrativo original para la obtención de copias electrónicas auténticas,
cuando las imágenes electrónicas sean obtenidas a partir de copias auténticas en papel
emitidas cumpliendo los requisitos de la Ley 39/2015 de 1 de octubre.

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Para que las copias emitidas en papel de los documentos públicos administrativos
electrónicos tengan la consideración de copias auténticas deberán cumplirse los
siguientes requisitos:
• Que el documento electrónico copiado sea un documento original o una copia
electrónica auténtica del documento electrónico o en soporte papel original.
• La impresión en el mismo documento de un código generado electrónicamente
u otro sistema de verificación, con indicación de que el mismo permite
contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos
electrónicos del órgano u organismo público emisor.
• Que la copia sea obtenida conforme a las normas de competencia y
procedimiento, que en cada caso se aprueben, incluidas las de obtención
automatizada.
Los ciudadanos podrán ejercer el derecho a obtener copias electrónicas de los
documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que tengan condición
de interesados de acuerdo con lo dispuesto en la normativa reguladora del respectivo
procedimiento.
La obtención de la copia podrá realizarse mediante extractos de los documentos o
se podrá utilizar otros métodos electrónicos que permitan mantener la confidencialidad
de aquellos datos que no afecten al interesado.

Referencia temporal
La Administración General del Estado y sus organismos públicos dependientes o
vinculados asociarán a los documentos administrativos electrónicos una de las siguientes
modalidades de referencia temporal:
• Marca de tiempo: entendiendo por tal la asignación por medios electrónicos de
la fecha y, en su caso, la hora a un documento electrónico. La marca de
tiempo será utilizada en todos aquellos casos en los que las normas
reguladoras no establezcan la utilización de un sello de tiempo.
• Sello de tiempo: entendiendo por tal la asignación por medios electrónicos de
una fecha y hora a un documento electrónico con la intervención de un
prestador de servicios de certificación que asegure la exactitud e integridad
de la marca de tiempo del documento.
La información relativa a las marcas y sellos de tiempo se asociará a los
documentos electrónicos en la forma que determine el Esquema Nacional de
Interoperabilidad.

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1.4. PATRIMONIO DOCUMENTAL

Forman parte del patrimonio documental los documentos de cualquier época

generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o
entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe
mayoritariamente el Estado u otras Entidades públicas y por las personas privadas,
físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos
servicios.
Forman igualmente parte del patrimonio documental los documentos con una
antigüedad superior a los cuarenta años generados, conservados o reunidos en el
ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical
o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de
carácter privado.
Integran asimismo el patrimonio documental los documentos con una antigüedad
superior a los cien años generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras
entidades particulares o personas físicas.
La Administración del Estado podrá declarar constitutivos del patrimonio
documental aquellos documentos que, sin alcanzar la antigüedad indicada en los
apartados anteriores, merezcan dicha consideración.
La Administración del Estado, en colaboración con las demás Administraciones
competentes, confeccionará el censo de los bienes integrantes del patrimonio documental.
Todos los poseedores de bienes del patrimonio documental están obligados a
conservarlos, protegerlos, destinarlos a un uso que no impida su conservación y
mantenerlos en lugares adecuados.
Si los obligados incumplen lo dispuesto en el apartado anterior, la Administración
competente adoptará las medidas de ejecución oportunas. El incumplimiento de dichas
obligaciones, cuando además sea desatendido el requerimiento por la Administración
podrá ser causa de interés social para la expropiación forzosa de los bienes afectados.
Los obligados a la conservación de los bienes constitutivos del patrimonio
documental y bibliográfico deberán facilitar la inspección por parte de los organismos
competentes para comprobar la situación o Estado de los bienes y habrán de permitir el
estudio por los investigadores, previa solicitud razonada de estos. Los particulares
podrán excusar el cumplimiento de esta última obligación, en el caso de que suponga una
intromisión en su derecho a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen, en los
términos que establece la legislación reguladora de esta materia.
La obligación de permitir el estudio por los investigadores podrá ser sustituida
por la Administración competente, mediante el depósito temporal del bien en un archivo,
biblioteca o centro análogo de carácter público que reúna las condiciones adecuadas para
la seguridad de los bienes y su investigación.
Los bienes integrantes del patrimonio documental que tengan singular
relevancia, serán incluidos en una sección especial del inventario general de bienes
muebles del Patrimonio Histórico Español.

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Quienes por la función que desempeñen tengan a su cargo documentos del

patrimonio documental están obligados, al cesar en sus funciones, a entregarlos al que
les sustituya en las mismas o remitirlos al archivo que corresponda.
La retención indebida de dichos documentos por personas o instituciones privadas
dará lugar a que la Administración que los hubiera conservado, generado o reunido
ordene el traslado de tales bienes a un archivo público, sin perjuicio de la
responsabilidad en que pudiera haberse incurrido.
La exclusión o eliminación de bienes del patrimonio documental deberá ser
autorizada por la Administración competente. En ningún caso se podrán destruir tales
documentos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las
personas o los entes públicos.
En los demás casos la exclusión o eliminación deberá ser autorizada por la
Administración competente a propuesta de sus propietarios o poseedores.
La consulta de los documentos constitutivos del patrimonio documental español se
atendrá a las siguientes reglas:
• Con carácter general, tales documentos concluida su tramitación y
depositados y registrados en los archivos centrales de las correspondientes
entidades de derecho público, conforme a las normas que se establezcan por
vía reglamentaria, serán de libre consulta a no ser que afecten a materias
clasificadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales o no deban ser
públicamente conocidos por disposición expresa de la Ley, o que la difusión de
su contenido pueda entrañar riesgos para la seguridad y la defensa del
Estado o la averiguación de los delitos.
• No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, cabra solicitar autorización
administrativa para tener acceso a los documentos excluidos de consulta
pública. Dicha autorización podrá ser concedida, en los casos de documentos
secretos o reservados, por la autoridad que hizo la respectiva declaración, y en
los demás casos, por el jefe del departamento encargado de su custodia.
• Los documentos que contengan datos personales de carácter policial, procesal,
clínico o de cualquier otra índole que puedan afectar a la seguridad de las
personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su
propia imagen, no podrán ser públicamente consultados sin que medie
consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya transcurrido un
plazo de veinticinco años desde su muerte, si su fecha es conocida, o, en otro
caso, de cincuenta años, a partir de la fecha de los documentos.

El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de

los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, así como su
integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales
documentos corresponderá a una Comisión superior calificadora de documentos
administrativos.

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1.5. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Se entiende por eliminación de documentos la destrucción física de unidades o

series documentales por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se
encuentren, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de
reconstrucción de los mismos y su posterior utilización. La eliminación de documentos
sólo podrá llevarse a cabo, tras el correspondiente proceso de valoración documental.
Se entiende por valoración documental el estudio y análisis de las características
históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e informativas de la documentación.

El proceso de valoración establecerá los plazos de transferencia, la posible

eliminación o expurgo y el régimen de accesibilidad de la documentación.
La eliminación podrá condicionarse a la conservación, en soporte diferente al
original en que fueron producidos, de los documentos y series documentales en los que
concurran los siguientes requisitos:
• Que el soporte original carezca de valor histórico, artístico o de otro carácter
relevante que aconseje su conservación y protección.
• Que en el soporte original no figuren firmas u otras expresiones manuscritas
o mecánicas que confieran al documento un valor especial o que supongan el
contenido esencial del documento por su valor probatorio de derechos y
obligaciones.

En ningún caso se podrá autorizar la eliminación ni se podrá proceder a la

destrucción de documentos de la Administración General del Estado o de sus
Organismos públicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de
las personas físicas o jurídicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislación
vigente establezca para su conservación.
A iniciativa propia o de los órganos responsables de los documentos o series
documentales concernidos, la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de
cada Departamento u Organismo público podrá acordar la iniciación de un procedimiento
de eliminación de documentos y, en su caso, de conservación del contenido de los mismos
en soporte distinto del original en que fueron producidos.
En el Acuerdo de iniciación deberá quedar establecido fundadamente que los
documentos originales a que se refiere no poseen valor histórico ni utilidad para la
gestión administrativa que exija su conservación. Asimismo, se expresará en él que los
documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas
físicas o jurídicas.
El acuerdo deberá ir acompañado de la siguiente documentación:
a) Informe del órgano proponente que justifique la necesidad de la eliminación y,
en su caso, de la conservación en soporte distinto, acreditando en el mismo la
valoración documental. En este análisis se incluirá la mención de las
disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la
propuesta el expurgo o la custodia de dicha documentación. Asimismo, deberá

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concretarse en este análisis si incluye datos referentes a la intimidad de las

personas, si contiene datos sanitarios personales, si afecta o afectará a la
defensa nacional o la seguridad del Estado y otras características que se
consideren especialmente significativas.
b) Memoria relativa a la documentación de que se trate, y que comprenderá
básicamente el estudio histórico institucional, cuadro de clasificación en caso
de series documentales, órgano productor, signaturas extremas, tipo
documental, resumen del contenido, fechas extremas, legislación relativa al
origen y desarrollo de la documentación, tipo de muestreo que se propone, en
su caso, y archivo u oficina pública en que se encuentra depositada.

El acuerdo de iniciación del procedimiento, junto con los documentos antes

citados, se remitirá al Presidente de la Comisión Superior Calificadora de Documentos
Administrativos, y contendrá la propuesta de eliminación o en su caso de conservación en
soporte distinto, de documentos o series documentales determinados, así como la petición
del dictamen correspondiente.
Si la citada Comisión considerase precisa más información, la requerirá de la
Comisión del Departamento u organismo que hubiese iniciado el procedimiento o, en su
caso, de los Departamentos u organismos que estime afectados, que deberán remitirla en
plazo no superior a tres meses.
Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relación con
las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo público, deberá contarse
con el informe preceptivo del mismo.
Sobre el Acuerdo establecido, emitirá dictamen preceptivo la Comisión Superior
Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo máximo de un año a contar
desde que disponga de la documentación completa de que se trate. En el caso de que el
órgano proponente solicite por razones de urgencia un plazo inferior al citado, la
Comisión Superior Calificadora podrá acordarlo así, notificándolo al órgano proponente.
Si el dictamen de la Comisión fuese contrario a la propuesta de eliminación,
tendrá carácter vinculante.
Dictaminada desfavorablemente una propuesta de eliminación, no podrá
presentarse otra nueva relativa a la misma documentación hasta que transcurran dos
años desde la comunicación de dicho dictamen al órgano proponente.
Si el dictamen fuese favorable a la propuesta, el Subsecretario del Departamento
ministerial o el Presidente o Director del Organismo público en el que se encuentren
custodiados los documentos adoptará la resolución que considere oportuna. Si la
resolución autorizase la eliminación, se dará traslado de ella al órgano que adoptó la
iniciativa y deberá publicarse en el «Boletín Oficial del Estado». Igualmente se procederá
cuando la resolución disponga la conservación de los documentos en soporte distinto del
original en que fueron producidos.

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 ADMINISTRACIÓN GENERAL ESTADO

La resolución motivada que autorice la eliminación de documentos y, en su caso,

disponga la conservación en soporte distinto del original, deberá incluir:
• Una descripción sumaria de la documentación afectada, con expresión de
signaturas, órgano u órganos productores, resumen de contenido, fechas
extremas, tipo de muestreo que se realizará en su caso y archivo u oficina
pública en que se encuentre depositada.
• La indicación de que la eficacia de la autorización quedará demorada hasta
transcurridos tres meses desde su publicación en el «Boletín Oficial del
Estado» y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya
constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la
misma. También se hará constar que no podrá procederse a la destrucción de
documentos hasta que la resolución, caso de ser impugnada, adquiera
firmeza.
• El señalamiento de los recursos que procedan.
• La determinación de las medidas precisas para la destrucción de los
documentos y, en su caso, para la conservación de su contenido en soporte
distinto al original.

El órgano responsable de la custodia de la documentación, una vez sea ejecutiva

la autorización obtenida, abrirá un expediente de eliminación de los documentos o
series documentales de que se trate, el cual comprenderá:
• La memoria realizada sobre la documentación y cualquier otra información o
documentos presentados con la propuesta de eliminación, así como el texto de
esta última.
• El dictamen de la Comisión Superior Calificadora de Documentos
Administrativos y el de cualquier otra Comisión que se haya pronunciado
previamente.
• La memoria del muestreo de la documentación a expurgar.
• La resolución que haya autorizado la eliminación, así como cualquier otro
documento administrativo o judicial relacionado con la misma.
• El acta de eliminación, en la que el órgano responsable de los documentos
acreditará que, habiendo transcurrido el plazo de tres meses, no tiene
constancia de la interposición de recursos de ninguna naturaleza contra la
resolución adoptada, o que ésta ha adquirido firmeza, con los demás extremos
relativos a la destrucción que se lleva a cabo, fecha de la misma e
identificación de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en
ella. En dicha acta se hará constar lugar, fecha y duración de las operaciones
de eliminación con o sin sustitución, procedimiento utilizado, personas
intervinientes y funcionario fedatario de la operación y del acta.

Si se hubiese dispuesto la conservación del contenido de los documentos o series

documentales en soporte distinto al original, antes de proceder a la eliminación de dicho
original deberán obtenerse copias auténticas en soporte diferente.

info@[Link] - 957 60 60 19 - 640 39 08 04

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 ADMINISTRACIÓN GENERAL ESTADO

En este mismo supuesto deberá finalmente levantarse un acta complementaria,

comprensiva de las actuaciones que se sigan para hacer efectiva la conservación del
contenido de los documentos en soporte distinto al original.
Un duplicado del acta y, en su caso, del acta complementaria se remitirá a la
Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el plazo de los diez
días siguientes a la fecha de las actuaciones correspondientes.
El procedimiento de eliminación se documentará en expediente único por el
órgano responsable de la custodia de la documentación y en él deben figurar los
documentos siguientes, y sin perjuicio de incluir todos aquellos que se hayan generado en
la tramitación:
• Iniciativa para poner en marcha el procedimiento.
• Informe del órgano proponente.
• Memoria de la documentación.
• Acuerdo de iniciación de la Comisión Calificadora Departamental de
Documentos Administrativos.
• Informe preceptivo de la Comisión Superior Calificadora de Documentos
Administrativos.
• Resolución.
• Notificaciones, en su caso.
• Publicaciones de la Resolución.
• Recursos, si se han interpuesto.
• Resoluciones de los recursos presentados.
• Acta de eliminación, con o sin sustitución, si procede.

Eliminación de documentos electrónicos

Los documentos originales y las copias auténticas en papel o cualquier otro
soporte no electrónico admitido por la Ley como prueba, de los que se hayan generado
copias electrónicas auténticas, podrán destruirse si se cumplen los siguientes requisitos:
− La destrucción requerirá una resolución adoptada por el órgano responsable
del procedimiento o, en su caso, por el órgano responsable de la custodia de
los documentos, previo el oportuno expediente de eliminación, en el que se
determinen la naturaleza específica de los documentos susceptibles de
destrucción, los procedimientos administrativos afectados, las condiciones y
garantías del proceso de destrucción, y la especificación de las personas u
órganos responsables del proceso.
Las resoluciones que aprueben los procesos de destrucción requerirán informe
previo de la respectiva Comisión Calificadora de Documentos Administrativos
y posterior dictamen favorable de la Comisión Superior Calificadora de
Documentos Administrativos, sin que, en su conjunto, este trámite de informe
pueda ser superior a tres meses. Una vez superado este plazo sin
pronunciamiento expreso de ambos órganos, podrá resolverse el expediente de
eliminación y procederse a la destrucción.

info@[Link] - 957 60 60 19 - 640 39 08 04

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− Que no se trate de documentos con valor histórico, artístico o de otro carácter

relevante que aconseje su conservación y protección, o en el que figuren
firmas u otras expresiones manuscritas o mecánicas que confieran al
documento un valor especial.

Se deberá incorporar al expediente de eliminación un análisis de los riesgos

relativos al supuesto de destrucción de que se trate, con mención explícita de las
garantías de conservación de las copias electrónicas y del cumplimiento de las
condiciones de seguridad que, en relación con la conservación y archivo de los
documentos electrónicos, establezca el Esquema Nacional de Seguridad.

2. REGISTRO

Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se

hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en
cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a
éstos. También se podrán anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales
dirigidos a otros órganos o particulares.
Los Organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración
podrán disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e
interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración de la que
depende.
El Registro Electrónico General de cada Administración funcionará como un
portal que facilitará el acceso a los registros electrónicos de cada Organismo. Tanto el
Registro Electrónico General de cada Administración como los registros electrónicos de
cada Organismo cumplirán con las garantías y medidas de seguridad previstas en la
legislación en materia de protección de datos de carácter personal.
Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publicarán en el
diario oficial correspondiente y su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en
la sede electrónica de acceso al registro. En todo caso, las disposiciones de creación de
registros electrónicos especificarán el órgano o unidad responsable de su gestión, así
como la fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles.
En la sede electrónica de acceso a cada registro figurará la relación actualizada de
trámites que pueden iniciarse en el mismo.

info@[Link] - 957 60 60 19 - 640 39 08 04

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Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los

documentos, e indicarán la fecha del día en que se produzcan. Concluido el trámite de
registro, los documentos serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades
administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.
El registro electrónico de cada Administración u Organismo garantizará la
constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su
naturaleza, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano
administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía,
y, en su caso, referencia al contenido del documento que se registra. Para ello, se emitirá
automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del documento de que
se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro,
así como un recibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo acompañen, que
garantice la integridad y el no repudio de los mismos.
Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones
Públicas podrán presentarse:
a) En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se
dirijan, así como en los restantes registros electrónicos.
b) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se
establezca.
c) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el
extranjero.
d) En las oficinas de asistencia en materia de registros.
e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

Los registros electrónicos de todas y cada una de las Administraciones, deberán

ser plenamente interoperables, de modo que se garantice su compatibilidad informática e
interconexión, así como la transmisión telemática de los asientos registrales y de los
documentos que se presenten en cualquiera de los registros.
Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones
Públicas, deberán ser digitalizados, y demás normativa aplicable, por la oficina de
asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su
incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al
interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por
la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de
objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización.
Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de
presentar determinados documentos por medios electrónicos para ciertos procedimientos
y colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica,
dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y
disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.

info@[Link] - 957 60 60 19 - 640 39 08 04

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Podrán hacerse efectivos mediante transferencia dirigida a la oficina pública

correspondiente cualesquiera cantidades que haya que satisfacer en el momento de la
presentación de documentos a las Administraciones Públicas, sin perjuicio de la
posibilidad de su abono por otros medios.
Las Administraciones Públicas deberán hacer pública y mantener actualizada
una relación de las oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación
electrónica de documentos.
No se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e información
cuyo régimen especial establezca otra forma de presentación.

Registros electrónicos de apoderamientos.

La Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las
Entidades Locales dispondrán de un registro electrónico general de apoderamientos, en
el que deberán inscribirse, al menos, los de carácter general otorgados apud acta,
presencial o electrónicamente, por quien ostente la condición de interesado en un
procedimiento administrativo a favor de representante, para actuar en su nombre ante
las Administraciones Públicas. También deberá constar el bastanteo realizado del poder.
En el ámbito estatal, este registro será el Registro Electrónico de Apoderamientos
de la Administración General del Estado.
Los registros generales de apoderamientos no impedirán la existencia de registros
particulares en cada Organismo donde se inscriban los poderes otorgados para la
realización de trámites específicos en el mismo. Cada Organismo podrá disponer de su
propio registro electrónico de apoderamientos.
Los registros electrónicos generales y particulares de apoderamientos
pertenecientes a todas y cada una de las Administraciones, deberán ser plenamente
interoperables entre sí, de modo que se garantice su interconexión, compatibilidad
informática, así como la transmisión telemática de las solicitudes, escritos y
comunicaciones que se incorporen a los mismos.
Los registros electrónicos generales y particulares de apoderamientos permitirán
comprobar válidamente la representación de quienes actúen ante las Administraciones
Públicas en nombre de un tercero, mediante la consulta a otros registros administrativos
similares, al registro mercantil, de la propiedad, y a los protocolos notariales.
Los registros mercantiles, de la propiedad, y de los protocolos notariales serán
interoperables con los registros electrónicos generales y particulares de apoderamientos.
Los asientos que se realicen en los registros electrónicos generales y particulares
de apoderamientos deberán contener, al menos, la siguiente información:
a) Nombre y apellidos o la denominación o razón social, documento nacional de
identidad, número de identificación fiscal o documento equivalente del
poderdante.
b) Nombre y apellidos o la denominación o razón social, documento nacional de
identidad, número de identificación fiscal o documento equivalente del
apoderado.

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c) Fecha de inscripción.
d) Período de tiempo por el cual se otorga el poder.
e) Tipo de poder según las facultades que otorgue.

Los poderes que se inscriban en los registros electrónicos generales y particulares

de apoderamientos deberán corresponder a alguna de las siguientes tipologías:
a) Un poder general para que el apoderado pueda actuar en nombre del
poderdante en cualquier actuación administrativa y ante cualquier
Administración.
b) Un poder para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante en
cualquier actuación administrativa ante una Administración u Organismo
concreto.
c) Un poder para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante
únicamente para la realización de determinados trámites especificados en el
poder.
Cada Comunidad Autónoma aprobará los modelos de poderes inscribibles en el
registro cuando se circunscriba a actuaciones ante su respectiva Administración.
El apoderamiento «apud acta» se otorgará mediante comparecencia electrónica en
la correspondiente sede electrónica haciendo uso de los sistemas de firma electrónica
previstos en esta Ley, o bien mediante comparecencia personal en las oficinas de
asistencia en materia de registros.
Los poderes inscritos en el registro tendrán una validez determinada máxima de
cinco años a contar desde la fecha de inscripción. En todo caso, en cualquier momento
antes de la finalización de dicho plazo el poderdante podrá revocar o prorrogar el poder.
Las prórrogas otorgadas por el poderdante al registro tendrán una validez determinada
máxima de cinco años a contar desde la fecha de inscripción.
Las solicitudes de inscripción del poder, de revocación, de prórroga o de denuncia
del mismo podrán dirigirse a cualquier registro, debiendo quedar inscrita esta
circunstancia en el registro de la Administración u Organismo ante la que tenga efectos
el poder y surtiendo efectos desde la fecha en la que se produzca dicha inscripción.

2.1. REGISTROS, COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES

ELECTRÓNICAS

Condiciones generales para la práctica de las notificaciones.

Las notificaciones se practicarán preferentemente por medios electrónicos y, en
todo caso, cuando el interesado resulte obligado a recibirlas por esta vía.

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No obstante lo anterior, las Administraciones podrán practicar las notificaciones

por medios no electrónicos en los siguientes supuestos:
a) Cuando la notificación se realice con ocasión de la comparecencia espontánea
del interesado o su representante en las oficinas de asistencia en materia de
registro y solicite la comunicación o notificación personal en ese momento.
b) Cuando para asegurar la eficacia de la actuación administrativa resulte
necesario practicar la notificación por entrega directa de un empleado público
de la Administración notificante.
Con independencia del medio utilizado, las notificaciones serán válidas siempre
que permitan tener constancia de su envío o puesta a disposición, de la recepción o
acceso por el interesado o su representante, de sus fechas y horas, del contenido íntegro,
y de la identidad fidedigna del remitente y destinatario de la misma. La acreditación de
la notificación efectuada se incorporará al expediente.
Los interesados que no estén obligados a recibir notificaciones electrónicas,
podrán decidir y comunicar en cualquier momento a la Administración Pública, mediante
los modelos normalizados que se establezcan al efecto, que las notificaciones sucesivas se
practiquen o dejen de practicarse por medios electrónicos.
Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de
practicar electrónicamente las notificaciones para determinados procedimientos y para
ciertos colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica, técnica,
dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y
disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.
Adicionalmente, el interesado podrá identificar un dispositivo electrónico y/o una
dirección de correo electrónico que servirán para el envío de los avisos regulados en este
artículo, pero no para la práctica de notificaciones.
En ningún caso se efectuarán por medios electrónicos las siguientes
notificaciones:
a) Aquellas en las que el acto a notificar vaya acompañado de elementos que no
sean susceptibles de conversión en formato electrónico.
b) Las que contengan medios de pago a favor de los obligados, tales como
cheques.
En los procedimientos iniciados a solicitud del interesado, la notificación se
practicará por el medio señalado al efecto por aquel. Esta notificación será electrónica en
los casos en los que exista obligación de relacionarse de esta forma con la
Administración.
Cuando no fuera posible realizar la notificación de acuerdo con lo señalado en la
solicitud, se practicará en cualquier lugar adecuado a tal fin, y por cualquier medio que
permita tener constancia de la recepción por el interesado o su representante, así como
de la fecha, la identidad y el contenido del acto notificado.

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En los procedimientos iniciados de oficio, a los solos efectos de su iniciación, las

Administraciones Públicas podrán recabar, mediante consulta a las bases de datos del
Instituto Nacional de Estadística, los datos sobre el domicilio del interesado recogidos en
el Padrón Municipal, remitidos por las Entidades Locales en aplicación de lo previsto en
la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local.
Cuando el interesado o su representante rechace la notificación de una actuación
administrativa, se hará constar en el expediente, especificándose las circunstancias del
intento de notificación y el medio, dando por efectuado el trámite y siguiéndose el
procedimiento.
Con independencia de que la notificación se realice en papel o por medios
electrónicos, las Administraciones Públicas enviarán un aviso al dispositivo electrónico
y/o a la dirección de correo electrónico del interesado que éste haya comunicado,
informándole de la puesta a disposición de una notificación en la sede electrónica de la
Administración u Organismo correspondiente o en la dirección electrónica habilitada
única. La falta de práctica de este aviso no impedirá que la notificación sea considerada
plenamente válida.
Cuando el interesado fuera notificado por distintos cauces, se tomará como fecha
de notificación la de aquélla que se hubiera producido en primer lugar.

Práctica de las notificaciones a través de medios electrónicos.

Las notificaciones por medios electrónicos se practicarán mediante comparecencia
en la sede electrónica de la Administración u Organismo actuante, a través de la
dirección electrónica habilitada única o mediante ambos sistemas, según disponga cada
Administración u Organismo.
A los efectos previstos en este artículo, se entiende por comparecencia en la sede
electrónica, el acceso por el interesado o su representante debidamente identificado al
contenido de la notificación.
Las notificaciones por medios electrónicos se entenderán practicadas en el
momento en que se produzca el acceso a su contenido.
Cuando la notificación por medios electrónicos sea de carácter obligatorio, o haya
sido expresamente elegida por el interesado, se entenderá rechazada cuando hayan
transcurrido diez días naturales desde la puesta a disposición de la notificación sin que
se acceda a su contenido.

info@[Link] - 957 60 60 19 - 640 39 08 04

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Se entenderá cumplida la obligación a la que se refiere el artículo 40.41 con la

puesta a disposición de la notificación en la sede electrónica de la Administración u
Organismo actuante o en la dirección electrónica habilitada única.
Los interesados podrán acceder a las notificaciones desde el Punto de Acceso
General electrónico de la Administración, que funcionará como un portal de acceso.

Recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones.

La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones podrá realizarse en los
registros electrónicos durante las veinticuatro horas de todos los días del año.
La recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones podrá interrumpirse por el
tiempo imprescindible sólo cuando concurran razones justificadas de mantenimiento
técnico u operativo. La interrupción deberá anunciarse a los potenciales usuarios del
registro electrónico con la antelación que, en cada caso, resulte posible.
En supuestos de interrupción no planificada en el funcionamiento del registro
electrónico, y siempre que sea posible, se dispondrán las medidas para que el usuario
resulte informado de esta circunstancia así como de los efectos de la suspensión, con
indicación expresa, en su caso, de la prórroga de los plazos de inminente vencimiento.
Alternativamente, podrá establecerse un redireccionamiento que permita utilizar un
registro electrónico en sustitución de aquél en el que se haya producido la interrupción.

1
Artículo 40. Notificación.
1. El órgano que dicte las resoluciones y actos administrativos los notificará a los interesados cuyos derechos e
intereses sean afectados por aquéllos, en los términos previstos en los artículos siguientes.
2. Toda notificación deberá ser cursada dentro del plazo de diez días a partir de la fecha en que el acto haya sido
dictado, y deberá contener el texto íntegro de la resolución, con indicación de si pone fin o no a la vía adminis-
trativa, la expresión de los recursos que procedan, en su caso, en vía administrativa y judicial, el órgano ante el
que hubieran de presentarse y el plazo para interponerlos, sin perjuicio de que los interesados puedan ejercitar,
en su caso, cualquier otro que estimen procedente.
3. Las notificaciones que, conteniendo el texto íntegro del acto, omitiesen alguno de los demás requisitos previs-
tos en el apartado anterior, surtirán efecto a partir de la fecha en que el interesado realice actuaciones que supon-
gan el conocimiento del contenido y alcance de la resolución o acto objeto de la notificación, o interponga cual-
quier recurso que proceda.
4. Sin perjuicio de lo establecido en el apartado anterior, y a los solos efectos de entender cumplida la obligación
de notificar dentro del plazo máximo de duración de los procedimientos, será suficiente la notificación que con-
tenga, cuando menos, el texto íntegro de la resolución, así como el intento de notificación debidamente acredita-
do.

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El registro electrónico emitirá automáticamente por el mismo medio un recibo

firmado electrónicamente, mediante alguno de los sistemas de firma, con el siguiente
contenido:
a) Copia del escrito, comunicación o solicitud presentada, siendo admisible a
estos efectos la reproducción literal de los datos introducidos en el formulario
de presentación.
b) Fecha y hora de presentación y número de entrada de registro.

c) En su caso, enumeración y denominación de los documentos adjuntos al

formulario de presentación o documento presentado, seguida de la huella
electrónica de cada uno de ellos.
d) Información del plazo máximo establecido normativamente para la resolución
y notificación del procedimiento, así como de los efectos que pueda producir el
silencio administrativo, cuando sea automáticamente determinable.

Solicitudes, escritos y comunicaciones que pueden ser rechazados en los

registros electrónicos.
Los registros electrónicos podrán rechazar los documentos electrónicos que se les
presenten, en las siguientes circunstancias:
• Que contengan código malicioso o dispositivo susceptible de afectar a la
integridad o seguridad del sistema.
• En el caso de utilización de documentos normalizados, cuando no se
cumplimenten los campos requeridos como obligatorios en la resolución de
aprobación del correspondiente documento, o cuando contenga incongruencias
u omisiones que impidan su tratamiento.

En estos casos se informará de ello al remitente del documento, con indicación de

los motivos del rechazo así como, cuando ello fuera posible, de los medios de subsanación
de tales deficiencias y dirección en la que pueda presentarse. Cuando el interesado lo
solicite se remitirá justificación del intento de presentación, que incluirá las
circunstancias de su rechazo.
Cuando concurra alguna de las circunstancias de rechazo, no se haya producido
dicho rechazo de forma automática por el registro electrónico, el órgano administrativo
competente requerirá la correspondiente subsanación, advirtiendo que, de no ser
atendido el requerimiento, la presentación carecerá de validez o eficacia.

Comunicaciones entre los órganos de la Administración General del

Estado y sus organismos públicos.
Los órganos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos
deberán utilizar medios electrónicos para comunicarse entre ellos. Sólo con carácter
excepcional se podrán utilizar otros medios de comunicación cuando no sea posible la
utilización de medios electrónicos por causas justificadas de carácter técnico.

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 ADMINISTRACIÓN GENERAL ESTADO

Los órganos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos

deberán utilizar medios electrónicos para comunicarse con otras Administraciones
públicas. No obstante, se podrán utilizar otros medios de comunicación atendiendo a los
medios técnicos de que éstas dispongan.
Se suscribirán los Convenios necesarios para garantizar las condiciones de dicha
comunicación, salvo cuando dichas condiciones se encuentren reguladas en normas
específicas.

Modificación del medio de notificación.

Durante la tramitación del procedimiento el interesado podrá requerir al órgano
correspondiente que las notificaciones sucesivas no se practiquen por medios
electrónicos, utilizándose los demás medios admitidos, excepto en los casos en que la
notificación por medios electrónicos tenga carácter obligatorio.
En la solicitud de modificación del medio de notificación preferente deberá
indicarse el medio y lugar para la práctica de las notificaciones posteriores.
El cambio de medio a efectos de las notificaciones se hará efectivo para aquellas
notificaciones que se emitan desde el día siguiente a la recepción de la solicitud de
modificación en el registro del órgano u organismo público actuante.

Notificación mediante la puesta a disposición del documento electrónico

a través de dirección electrónica habilitada.
Serán válidos los sistemas de notificación electrónica a través de dirección
electrónica habilitada siempre que cumplan, al menos, los siguientes requisitos:
a) Acreditar la fecha y hora en que se produce la puesta a disposición del
interesado del acto objeto de notificación.
b) Posibilitar el acceso permanente de los interesados a la dirección electrónica
correspondiente, a través de una sede electrónica o de cualquier otro modo.
c) Acreditar la fecha y hora de acceso a su contenido.
d) Poseer mecanismos de autenticación para garantizar la exclusividad de su
uso y la identidad del usuario.

Bajo responsabilidad del Ministerio de Política Territorial y Función Pública

existirá un sistema de dirección electrónica habilitada para la práctica de estas
notificaciones que quedará a disposición de todos los órganos y organismos públicos
vinculados o dependientes de la Administración General del Estado que no establezcan
sistemas de notificación propios. Los ciudadanos podrán solicitar la apertura de esta
dirección electrónica, que tendrá vigencia indefinida, excepto en los supuestos en que se
solicite su revocación por el titular, por fallecimiento de la persona física o extinción de la
personalidad jurídica, que una resolución administrativa o judicial así lo ordene o por el
transcurso de tres años sin que se utilice para la práctica de notificaciones, supuesto en
el cual se inhabilitará ésta dirección electrónica, comunicándose así al interesado.

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Cuando se establezca la práctica de notificaciones electrónicas con carácter

obligatorio, la dirección electrónica habilitada a que se refiere el apartado anterior será
asignada de oficio y podrá tener vigencia indefinida, conforme al régimen que se
establezca por la orden del Ministro de Política Territorial y Función Pública a la que se
refiere la disposición final primera. Respecto del resto de direcciones electrónicas
habilitadas dicho régimen se establecerá mediante orden del titular del Departamento
correspondiente.

Notificación por comparecencia electrónica.

La notificación por comparecencia electrónica consiste en el acceso por el
interesado, debidamente identificado, al contenido de la actuación administrativa
correspondiente a través de la sede electrónica del órgano u organismo público actuante.
Para que la comparecencia electrónica produzca los efectos de notificación, se
requerirá que reúna las siguientes condiciones:
a) Con carácter previo al acceso a su contenido, el interesado deberá visualizar
un aviso del carácter de notificación de la actuación administrativa que
tendrá dicho acceso.
b) El sistema de información correspondiente dejará constancia de dicho acceso
con indicación de fecha y hora.

2.2. REGISTRO ELECTRÓNICO COMÚN.

Se encuentra establecido en la Orden HAP/566/2013, de 8 de abril, por la que se

regula el Registro Electrónico Común:

Objeto y ámbito de aplicación.

La presente orden tiene por objeto la regulación de los requisitos y condiciones de
funcionamiento del Registro Electrónico Común, creado por el artículo 31 del Real
Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley
11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.
De conformidad con lo previsto en el artículo 31.3 del citado Real Decreto, el
Registro Electrónico Común posibilitará la presentación de cualesquiera solicitudes,
escritos y comunicaciones dirigidas a la Administración General del Estado y a sus
Organismos públicos, y está habilitado para la recepción y remisión de solicitudes,
escritos y comunicaciones, presentados al amparo de la ley.
En todo caso, de acuerdo con lo establecido en el artículo 31.4 de dicho real
decreto, el Registro Electrónico Común informará al ciudadano y le redirigirá, cuando
proceda, a los registros competentes para la recepción de aquellos documentos que
dispongan de aplicaciones específicas para su tratamiento.
El ámbito del Registro Electrónico Común es la Administración General del
Estado y los Organismos Públicos adscritos o dependientes de la misma.

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Órganos competentes.
El Registro Electrónico Común será gestionado por la Secretaría de Estado de
Administraciones Públicas del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, a
través de la Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e
Impulso de la Administración Electrónica. Corresponde a la Secretaria de Estado de
Administraciones Públicas, la modificación del formulario electrónico de propósito
general para la presentación en el Registro Electrónico Común de los escritos, así como
la aprobación de otros formularios que, en su caso, resulten precisos para la presentación
de los escritos en dicho Registro.
Nota: Tras la supresión de todos los órganos del párrafo anterior, se entiende que
la gestión del Registro Electrónico Común corresponde a la Secretaria de Estado Función
Pública.
Los Departamentos ministeriales y Organismos públicos participarán en la
gestión del Registro Electrónico Común, y serán responsables de mantener actualizada
la información que éste proporcione sobre servicios, procedimientos y trámites que
cuentan con aplicaciones específicas y formularios normalizados en los Registros de su
competencia.
Asimismo, serán responsables del acceso al Registro Electrónico Común y el
traslado, en su caso, al registro competente para su tramitación de los escritos recibidos
en el Registro Electrónico Común que tengan como destinatario al Ministerio u
Organismo de que se trate.

Inscripción en procesos selectivos.

El Registro Electrónico Común actuará como registro específico para la
inscripción y pago de la correspondiente tasa en las convocatorias de procesos selectivos
en relación con el ingreso en Cuerpos o Escalas de personal funcionario o en plazas de
personal laboral adscritos a la Administración General del Estado y sus Organismos
públicos vinculados o dependientes, así como para la aportación de documentación
adicional, cuyos formularios de inscripción figuren en la dirección electrónica de acceso al
registro, para las que exista un Acuerdo de encomienda de gestión entre el órgano
convocante y el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas por el cual se
encomiende a este último la gestión de la inscripción y pago por vía telemática.
El formulario específico a utilizar para la presentación de solicitudes respecto a la
inscripción en procesos selectivos, se recoge en el anexo II de la presente orden y estará
disponible en su sede electrónica.

Registro Electrónico de Apoderamientos.

El Registro Electrónico Común actuará como registro específico para la
inscripción en el Registro Electrónico de Apoderamientos, así como para la aportación de
documentación adicional en dicho registro, cuyos formularios de inscripción fueron
publicados en la Orden HAP/1637/2012, de 5 de julio, por la que se regula el Registro
Electrónico de Apoderamientos.

info@[Link] - 957 60 60 19 - 640 39 08 04

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 ADMINISTRACIÓN GENERAL ESTADO

Acceso al Registro Electrónico Común.

El acceso al Registro Electrónico Común estará disponible en la sede electrónica
del Punto de Acceso General de la Administración General del Estado.
La sede electrónica del Punto de Acceso General contendrá la información que
facilite a los interesados la utilización de los procedimientos de identificación y firma
electrónica admitidos, o el enlace con la dirección en que dicha información se contenga.
Asimismo, incluirá información detallada sobre la utilización, validación y conservación
de los ficheros de acuse de recibo, entregados como consecuencia de la presentación de
cualquier tipo de documento ante el Registro Electrónico Común.
La sede electrónica incluirá una relación de los documentos electrónicos
normalizados correspondientes a los Departamentos ministeriales y Organismos
públicos, y un enlace con la sede electrónica a través de la cual debe realizarse la
presentación de dichos escritos ante el registro competente.
En la sede electrónica del Punto de Acceso General estará disponible para su
consulta la orden por la que se regula el Registro Electrónico Común.

Documentos admisibles.
El Registro Electrónico Común admitirá cualquier solicitud, escrito o
comunicación, dirigida a la Administración General del Estado o a sus Organismos
públicos que, no se corresponda con un documento electrónico normalizado que pueda
cumplimentarse de acuerdo con formatos preestablecidos en su formulario
correspondiente.
El formulario de propósito general a utilizar para la presentación de solicitudes,
escritos y comunicaciones en el Registro Electrónico Común se recoge en la presente
orden y estará disponible en su sede electrónica.
El Registro Electrónico Común admitirá asimismo documentación
complementaria al escrito de iniciación mediante documentos electrónicos, incluyendo
copias digitalizadas, conforme a los requisitos, condiciones y exigencias de la ley. De
acuerdo con los instrumentos informáticos y vías de comunicación disponibles, podrá
limitarse la extensión máxima de los documentos complementarios a presentar en una
sola sesión.
La aportación de la documentación complementaria que se realice en el Registro
Electrónico Común en un momento posterior, ya sea por las razones técnicas aludidas en
el párrafo anterior o de otra índole, se llevará a cabo mediante una nueva presentación
que incluirá, al menos, la referencia al número o código de registro individualizado de
esta orden, del escrito de iniciación, o la información que permita identificarlo.
Cuando requiriéndose la presentación de una solicitud, escrito o comunicación
mediante la utilización de documentos normalizados en el registro competente al efecto,
esta presentación se realice en el Registro Electrónico Común, la misma se admitirá y
registrará, si bien el órgano destinatario podrá requerir al ciudadano la subsanación.

info@[Link] - 957 60 60 19 - 640 39 08 04

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 ADMINISTRACIÓN GENERAL ESTADO

Los documentos admitidos en el Registro Electrónico Común se ajustarán a lo

establecido en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema
Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, así como a
lo establecido en la Resolución de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas,
de 3 de octubre de 2012, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de
Catálogo de estándares.
La presentación de solicitudes, escritos o comunicaciones dirigidos a órganos o
entidades dependientes de otras Administraciones Públicas se tendrá por no realizada.
En tal caso, se comunicará al interesado tal circunstancia, a través del medio elegido por
éste en el momento de la presentación del escrito y se le informará sobre el sitio
electrónico donde puede encontrar la referencia de los registros y lugares habilitados
para la presentación conforme a las normas en vigor.
Todo ello se entiende sin perjuicio de lo previsto en la disposición adicional
primera de la presente orden, que prevé que el Registro Electrónico Común, a través de
los correspondientes Convenios, pueda ser habilitado para la remisión, recepción e
intercambio de solicitudes, escritos y comunicaciones de la competencia de otras
Administraciones Públicas.

Acreditación de la identidad.
Los documentos electrónicos podrán ser presentados ante el Registro Electrónico
Común por los interesados, o por sus representantes cuando estén operativos los
sistemas informáticos para la comprobación y validación de la representación a través
de:
a) El régimen de representación habilitada
b) Su acreditación ante el Registro electrónico de apoderamientos, en los
términos previstos en la Orden HAP/1637/2012, de 5 de julio, por la que se
regula aquel.
El firmante del documento podrá acreditar su identidad ante el Registro
Electrónico Común mediante los sistemas de firma electrónica incorporados al
documento nacional de identidad o mediante sistemas de firma electrónica avanzada o a
través de funcionarios públicos habilitados, mediante el procedimiento previsto en la
Ley.
El Registro Electrónico Común permitirá la utilización de todos los certificados
respecto a los que se acuerde la admisión general en el ámbito de la Administración
General del Estado.

info@[Link] - 957 60 60 19 - 640 39 08 04

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Acuse de recibo.
El Registro Electrónico Común emitirá automáticamente por el mismo medio un
recibo electrónico firmado mediante alguno de los sistemas de firma previstos en el
artículo 42 de la ley 40/2015 de 1 de octubre, con el siguiente contenido:
a) El número o código de registro individualizado.
b) La fecha y hora de presentación.
c) La copia autenticada del escrito, comunicación o solicitud presentada, siendo
admisible a estos efectos la reproducción literal de los datos introducidos en el
formulario de presentación.
d) En su caso, la enumeración y denominación de los documentos adjuntos al
formulario de presentación o documento presentado, seguida de la huella
electrónica de cada uno de ellos.
e) En el caso de la inscripción en los procesos selectivos, información del plazo
máximo establecido normativamente para la resolución y notificación del
procedimiento, así como de los efectos que pueda producir el silencio
administrativo, cuando sea automáticamente determinable.
El acuse de recibo indicará que el mismo no prejuzga la admisión definitiva del
escrito cuando concurra alguna de las causas de rechazo.

Presentación de documentos. Fecha y hora oficial. Cómputo de plazos.

El Registro Electrónico Común permitirá la presentación de solicitudes, escritos y
comunicaciones todos los días del año, durante las veinticuatro horas del día, sin
perjuicio de las interrupciones de mantenimiento técnico u operativo contempladas, que
se anunciarán con la antelación que resulte posible en la sede electrónica del Registro
Electrónico Común.
Cuando por tratarse de interrupciones no planificadas que impidan la
presentación de escritos no resulte posible realizar su anuncio con antelación, se actuará
conforme a lo establecido, a cuyo efecto, siempre que una norma legal no lo impida
expresamente, se dispondrá por el tiempo imprescindible la prórroga de los plazos de
inminente vencimiento, de lo que se dejará constancia en la sede electrónica.
La fecha y hora a computar en las anotaciones del Registro Electrónico Común
será la oficial de la sede electrónica de acceso, debiendo adoptarse las medidas precisas
para asegurar su integridad.
El calendario de días inhábiles a efectos del Registro Electrónico Común será el
que se determine en la Resolución publicada cada año en el «Boletín Oficial del Estado»
para todo el territorio nacional por el Ministerio de Hacienda y Función Pública, en
cumplimiento del artículo 30 de la Ley 39/15 de 1 de octubre.
El inicio del cómputo de plazos vendrá determinado por la fecha y hora de entrada
en el Registro del destinatario. La fecha de presentación, y sus consecuencias a efectos de
cómputo de plazos, se comunicarán expresamente al ciudadano en el justificante de
registro, que se generará automáticamente tras cada presentación, y podrá descargarse
adicionalmente mediante una consulta al registro realizado.

info@[Link] - 957 60 60 19 - 640 39 08 04

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Modificación del medio de notificación.

Durante la tramitación del procedimiento el interesado podrá requerir al órgano
correspondiente que las notificaciones sucesivas no se practiquen por medios
electrónicos, utilizándose los demás medios admitidos, excepto en los casos en que la
notificación por medios electrónicos tenga carácter obligatorio. En la solicitud de
modificación del medio de notificación preferente deberá indicarse el medio y lugar para
la práctica de las notificaciones posteriores.
El cambio de medio a efectos de las notificaciones se hará efectivo para aquellas
notificaciones que se emitan desde el día siguiente a la recepción de la solicitud de
modificación en el registro del órgano u organismo público actuante.
Serán válidos los sistemas de notificación electrónica a través de dirección
electrónica habilitada siempre que cumplan, al menos, los siguientes requisitos:
− Acreditar la fecha y hora en que se produce la puesta a disposición del
interesado del acto objeto de notificación.
− Posibilitar el acceso permanente de los interesados a la dirección electrónica
correspondiente, a través de una sede electrónica o de cualquier otro modo.
− Acreditar la fecha y hora de acceso a su contenido.
− Poseer mecanismos de autenticación para garantizar la exclusividad de su
uso y la identidad del usuario.
Bajo responsabilidad del Ministerio de Hacienda y Función Pública existirá un
sistema de dirección electrónica habilitada para la práctica de estas notificaciones que
quedará a disposición de todos los órganos y organismos públicos vinculados o
dependientes de la Administración General del Estado que no establezcan sistemas de
notificación propios. Los ciudadanos podrán solicitar la apertura de esta dirección
electrónica, que tendrá vigencia indefinida, excepto en los supuestos en que se solicite su
revocación por el titular, por fallecimiento de la persona física o extinción de la
personalidad jurídica, que una resolución administrativa o judicial así lo ordene o por el
transcurso de tres años sin que se utilice para la práctica de notificaciones, supuesto en
el cual se inhabilitará ésta dirección electrónica, comunicándose así al interesado.
Cuando se establezca la práctica de notificaciones electrónicas con carácter
obligatorio, la dirección electrónica habilitada será asignada de oficio y podrá tener
vigencia indefinida, conforme al régimen que se establezca por la orden del Ministro de
la Presidencia a la que se refiere la disposición final primera. Respecto del resto de
direcciones electrónicas habilitadas dicho régimen se establecerá mediante orden del
titular del Departamento correspondiente.

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La notificación por comparecencia electrónica consiste en el acceso por el

interesado, debidamente identificado, al contenido de la actuación administrativa
correspondiente a través de la sede electrónica del órgano u organismo público actuante.
Para que la comparecencia electrónica produzca los efectos de notificación se requerirá
que reúna las siguientes condiciones:
− Con carácter previo al acceso a su contenido, el interesado deberá visualizar
un aviso del carácter de notificación de la actuación administrativa que
tendrá dicho acceso.
− El sistema de información correspondiente dejará constancia de dicho acceso
con indicación de fecha y hora.

3. ARCHIVO

El artículo 59.1 de la Ley de Patrimonio Histórico Español dice que "Son Archivos
los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las
personas jurídicas públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su
utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.
Asimismo, se entienden por Archivos las instituciones culturales donde se reúnen,
conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos
conjuntos orgánicos".
A los efectos del Real Decreto 1708/2011, y sin perjuicio de lo dispuesto en el
artículo 59.1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, y de la
correspondiente legislación autonómica, se entiende por archivo:
a) El conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos,
producidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o
privadas
b) Las entidades, que de acuerdo con las normas internacionales de
descripción archivística, comprenden instituciones, personas y familias,
que reúnen, conservan, organizan, describen y difunden los conjuntos
orgánicos y las colecciones de documentos.
El Sistema Español de Archivos comprende el conjunto de órganos, centros,
sistemas y medios que, mediante relaciones de cooperación y coordinación, actúan
conjuntamente con la finalidad de desarrollar los servicios archivísticos para facilitar el
acceso de los ciudadanos a los archivos públicos en los términos establecidos en la
normativa general.

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Forman parte del Sistema Español de Archivos:

a) El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y sus
organismos públicos.
b) Los sistemas archivísticos autonómicos, provinciales, locales, en función de
las relaciones de cooperación, basadas en el principio de voluntariedad,
que se establezcan, y sin perjuicio de la aplicación de su respectiva
normativa.
c) Los archivos de todo tipo de entidades públicas y privadas incorporadas al
sistema mediante los correspondientes acuerdos y convenios.

El Consejo de Cooperación Archivística.

El Consejo de Cooperación Archivística, como órgano adscrito a la Subsecretaría
del Ministerio de Cultura, es el órgano de cooperación entre las administraciones
públicas en materia de archivos.
Son funciones del Consejo:
a) La promoción de la integración de los sistemas archivísticos de titularidad
pública y archivos privados en el Sistema Español de Archivos.
b) La elaboración de criterios uniformes para el desarrollo de los servicios
archivísticos.
c) La propuesta y promoción del desarrollo de políticas públicas, directrices y
estrategias relativas a la administración de archivos y patrimonio documental, con
especial atención a la implantación de las nuevas tecnologías en la gestión de los
archivos.
d) Informar los planes de cooperación archivística y proceder a su seguimiento y,
eventualmente, a la propuesta de su actualización.
e) La promoción y el fomento de la formación profesional y el intercambio en el
ámbito archivístico.
f) El impulso de la cooperación internacional.
Presidirá el Consejo de Cooperación Archivística quien ocupe la Subsecretaría del
Ministerio de Cultura.
El principio fundamental de los archivos es el carácter único de los documentos, lo
que supone que el documento a archivar es irrepetible, aunque exteriormente se pueda
parecer mucho a otros de su misma serie.

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 ADMINISTRACIÓN GENERAL ESTADO

Este principio de unicidad le viene otorgado por tres características:

− Integridad que hace referencia a sus características internas y externas.
− Autenticidad, que indica que se corresponde con su autor, fecha y lugar que en
él se consigna.
− Objetividad que hace referencia a la relación existente del documento con el
hecho documental, presentando los hechos tal como se produjeron.
El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado es el conjunto de
sistemas archivísticos departamentales, órganos, archivos y centros de la Administración
General del Estado y de sus organismos públicos, que actúan de manera coordinada con
la finalidad de garantizar la correcta gestión de los fondos, colecciones, documentos y
otras agrupaciones documentales producidos o reunidos en el ejercicio de sus
competencias y facilitar el acceso de los ciudadanos a los mismos.
Integran el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado los
archivos, centros, servicios y, en su caso, sistemas archivísticos de los departamentos
ministeriales, y de sus organismos públicos existentes y los que en el futuro puedan
crearse reglamentariamente. La Comisión de Archivos de la Administración General del
Estado actuará como coordinadora del Sistema.

3.1. CLASES DE ARCHIVOS Y CRITERIOS DE ORDENACIÓN

Los criterios para clasificar los archivos son muy numerosos. En este tema vamos
a estudiar los dos más importantes: por su titularidad y por su finalidad principal.
Por su titularidad podemos clasificar los archivos en:
− Públicos: recogen documentos tramitados por la Administración Pública y por
instituciones de interés público. Se clasifican a su vez por:
- por su ámbito funcional:
• generales: como el Archivo Histórico Nacional, el Archivo de
Simancas, el Archivo de Indias o el Archivo de Alcalá de Henares.
• especiales: como los de las Reales Cancillerías de Valladolid y
Granada, el del Palacio Real, el de las Cortes o el del Archivo
Militar de Segovia.
- por su ámbito territorial:
• ministeriales
• regionales: que contienen documentos referentes a los organismos
políticos de los antiguos Reinos como el de la Corona de Aragón,
Valencia, Mallorca, etc.
• provinciales
• municipales

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 ADMINISTRACIÓN GENERAL ESTADO

− Privados: constituidos por documentos recopilados por personas o

entidades privadas. Se clasifican a su vez en:
- Notariales o de protocolo
- Eclesiásticos: ya sean catedralicios, monacales o parroquiales.
- Particulares: como los de los Duques de Alba y Medinaceli.

Por su finalidad principal podemos clasificar los archivos en:

− Administrativos: Conservan los documentos útiles para el
funcionamiento de la Administración. En función de su orden
cronológico se pueden clasificar en:

Archivos de oficina o de gestión.

Son aquellos archivos existentes en todos los órganos y unidades administrativas
para la custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua
utilización y consulta administrativa. Estos documentos, una vez concluida su
tramitación o su etapa de utilización y consulta, serán objeto de transferencia al archivo
central del Departamento respectivo, de acuerdo con los plazos establecidos durante el
proceso de valoración.
Los archivos de oficina o de gestión cumplirán las siguientes funciones:
1.º Apoyar la gestión administrativa.
2.º Acreditar las actuaciones y actividades de la unidad productora.
3.º Organizar los documentos producidos por sus respectivas unidades.
4.º Transferir los documentos al Archivo central, en la forma y tiempo establecidos
en el correspondiente calendario de conservación elaborado de manera conjunta con el
Archivo Central, una vez agotado su plazo de permanencia en la unidad productora.
5.º Eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al
Archivo central.

Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos

públicos dependientes de los mismos.
Son aquellos archivos existentes en los Ministerios y organismos públicos para la
custodia de los documentos, una vez finalizada su tramitación y transcurridos los plazos
establecidos por la normativa vigente o en los calendarios de conservación.
El Archivo Central cumplirá las siguientes funciones:
1.º Coordinar y controlar el funcionamiento de los distintos archivos de gestión,
así como proporcionar el asesoramiento técnico necesario a las unidades y a su archivo
de gestión, con el fin de conseguir la correcta conservación y tratamiento técnico de los
documentos de archivo, de acuerdo con las normas específicas que correspondan a cada
serie documental.

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2.º Llevar a cabo el proceso de identificación de series y elaborar el cuadro de

clasificación.
3.º Describir las fracciones de serie conforme a las normas internacionales y
nacionales de descripción archivística.
4.º Llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar las
correspondientes propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente
de documentos, en aplicación del procedimiento establecido por la normativa vigente.
5.º Tramitar, en su caso, los expedientes de eliminación de documentos, una vez
cumplidos los requisitos exigidos por la normativa vigente y de acuerdo con los
calendarios de conservación aprobados.
6.º Realizar las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al archivo
intermedio, acompañadas de su correspondiente relación de entrega.
7.º Proporcionar al archivo intermedio las descripciones de las fracciones de serie
objeto de cada una de las transferencias.
8.º Participar en los equipos multidisciplinares encargados del diseño e
implementación de los sistemas de gestión de los procedimientos administrativos
tramitados en soporte electrónico.
Los órganos competentes de cada Ministerio propondrán los calendarios de
conservación y acceso de los documentos que custodian en los diferentes archivos
previstos en este artículo, comunicándolos a la Comisión Superior Calificadora de
Documentos Administrativos.

Archivo intermedio.
El archivo intermedio es la institución responsable de la custodia de los
documentos generados y reunidos por los diferentes Departamentos ministeriales y sus
organismos públicos, una vez finalizada su fase activa conforme a lo establecido en los
calendarios de conservación.
El Archivo General de la Administración, es el archivo intermedio de la
Administración General del Estado, según la normativa vigente.
El Archivo General de la Administración, como archivo intermedio de la
Administración General del Estado y adscrito al Ministerio de Cultura, tiene las
siguientes funciones:
1.º Conservar los documentos que son transferidos desde los Archivos Centrales
de los Ministerios.
2.º Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior
Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la eliminación de documentos,
garantizando su efectiva destrucción, tramitando los preceptivos expedientes de
eliminación, conforme lo dispuesto en la legislación vigente.

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 ADMINISTRACIÓN GENERAL ESTADO

3.º Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior

Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la conservación permanente, y
al acceso en su caso, de agrupaciones documentales.
4.º Identificar y llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar a
la Comisión Calificadora departamental o Grupo de Trabajo propuestas de eliminación, o
en su caso, de conservación permanente de documentos, en aplicación del procedimiento
establecido por la normativa vigente para las agrupaciones documentales acumuladas
que no hayan recibido previamente tratamiento archivístico.
5.º Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservación
a medio plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como
procedimientos de emulación, migración y conversión de formatos.
6.º Completar las descripciones elaboradas por el Archivo Central de las
agrupaciones documentales recibidas, especialmente en lo relativo a los niveles
superiores de descripción o macrodescripción, conforme a las normas internacionales y
nacionales de descripción archivística.
7.º Llevar a cabo las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al
Archivo histórico, acompañadas de los correspondientes instrumentos de descripción
elaborados.

Archivos históricos.
Los archivos históricos son las instituciones responsables de la custodia,
conservación y tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histórico
documental español que sean reflejo de la trayectoria de la administración estatal a lo
largo de la historia o que en todo caso resulten altamente significativos por su valor
histórico, su singular importancia o su proyección internacional. Son archivos históricos
los de titularidad y gestión estatal adscritos al Ministerio de Cultura.
El Archivo Histórico Nacional ejerce las funciones de archivo histórico de la
Administración General del Estado.
Las funciones del Archivo Histórico Nacional, como archivo histórico de la
Administración General del Estado y dependiente del Ministerio de Cultura, son:
a) Conservar los documentos con valor histórico que le son transferidos desde el
Archivo General de la Administración.
b) Aplicar programas de reproducción de documentos en soportes alternativos
para garantizar la conservación de los documentos originales y fomentar su difusión.
c) Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservación
a largo plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como
procedimientos de emulación, migración y conversión de formatos.

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 ADMINISTRACIÓN GENERAL ESTADO

d) Completar las descripciones elaboradas por el Archivo General de la

Administración sobre las agrupaciones documentales recibidas, especialmente de las
unidades documentales, conforme a las normas internacionales y nacionales de
descripción archivística. e) Impulsar programas de difusión y gestión cultural del
patrimonio documental custodiado.
En el ámbito de los servicios periféricos del Estado, desempeñan idénticas
funciones a las de los archivos intermedio e histórico los Archivos Históricos Provinciales
o los que en el futuro se puedan crear en las Delegaciones de Gobierno.
De acuerdo con su específica normativa de creación y funcionamiento, los archivos
de carácter histórico gestionados por la Administración General del Estado, a través del
Ministerio de Cultura, desempeñarán la funciones previstas en este artículo en sus
respectivos ámbitos de actuación.

La duración estimada de permanencia en cada archivo es:

1. Archivos de oficina (o de gestión): mientras el procedimiento está vivo, se
estima que hay una permanencia de cinco años estos archivos, custodiados por
los propios funcionarios de la unidad que se trate.
2. Archivos centrales: donde se llevan todos los procedimientos que sean firmes
y estén totalmente ejecutados. Habrá uno en cada ministerio.
3. Archivos intermedios: que recogen todos los documentos que han estado en
el Archivo central más de 15 años (no es antigüedad, en este caso sino permanencia en
los centrales).
4. Archivos Históricos: cumplen la función de guardar los procedimientos con
más de 25 años (aquí si es antigüedad y siempre que tengan un mínimo valor histórico)

3.2. ARCHIVO ELECTRÓNICO

La Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o

dependientes deberán conservar en soporte electrónico todos los documentos electrónicos
utilizados en actuaciones administrativas, que formen parte de un expediente
administrativo, así como aquellos otros que, tengan valor probatorio de las relaciones
entre los ciudadanos y la Administración.
La conservación de los documentos electrónicos podrá realizarse bien de forma
unitaria, o mediante la inclusión de su información en bases de datos siempre que, en
este último caso, consten los criterios para la reconstrucción de los formularios o modelos
electrónicos origen de los documentos así como para la comprobación de la firma
electrónica de dichos datos.
Los períodos mínimos de conservación de los documentos electrónicos se
determinarán por cada órgano administrativo de acuerdo con el procedimiento
administrativo de que se trate, siendo en todo caso de aplicación, con la excepción
regulada de la destrucción de documentos en papel copiados electrónicamente, las

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 ADMINISTRACIÓN GENERAL ESTADO

normas generales sobre conservación del patrimonio documental con valor histórico y
sobre eliminación de documentos de la Administración General del Estado y sus
organismos públicos.
Para preservar la conservación, el acceso y la legibilidad de los documentos
electrónicos archivados, podrán realizarse operaciones de conversión, de acuerdo con las
normas sobre copiado de dichos documentos contenidas en el presente Real Decreto.
Los responsables de los archivos electrónicos promoverán el copiado auténtico con
cambio de formato de los documentos y expedientes del archivo tan pronto como el
formato de los mismos deje de figurar entre los admitidos en la gestión pública por el
Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Expediente electrónico
El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos
correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de
información que contengan.
La formación de los expedientes electrónicos es responsabilidad del órgano que
disponga la normativa de organización específica y, de no existir previsión normativa, del
encargado de su tramitación.
El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice
electrónico, firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda.
Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su
recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme
parte de distintos expedientes electrónicos.
La remisión de expedientes podrá ser sustituida a todos los efectos legales por la
puesta a disposición del expediente electrónico, teniendo el interesado derecho a obtener
copia del mismo.
Los expedientes electrónicos que deban ser objeto de remisión o puesta a
disposición se formarán ajustándose a las siguientes reglas:
− Los expedientes electrónicos dispondrán de un código que permita su
identificación unívoca por cualquier órgano de la Administración en un
entorno de intercambio interadministrativo.
− El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice
electrónico, firmado electrónicamente por la Administración, órgano o entidad
actuante, según proceda.
− Con el fin de garantizar la interoperabilidad de los expedientes, tanto su
estructura y formato como las especificaciones de los servicios de remisión y
puesta a disposición se sujetarán a lo que se establezca al respecto por el
Esquema Nacional de Interoperabilidad.

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 ADMINISTRACIÓN GENERAL ESTADO

− Los expedientes electrónicos estarán integrados por documentos electrónicos,

que podrán formar parte de distintos expedientes, pudiendo incluir asimismo
otros expedientes electrónicos si así lo requiere el procedimiento.
Excepcionalmente, cuando la naturaleza o la extensión de determinados
documentos a incorporar al expediente no permitan o dificulten notablemente
su inclusión en el mismo conforme a los estándares y procedimientos
establecidos, deberán incorporarse al índice del expediente sin perjuicio de su
aportación separada.
− Los documentos que se integran en el expediente electrónico se ajustarán al
formato o formatos de larga duración, accesibles en los términos que
determine el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

4. DERECHO DE ACCESO A ARCHIVOS Y REGISTROS

La nueva ley 39/2015 nos indica que cada Administración deberá mantener un
archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a
procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora
aplicable.
Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita
garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su
consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en
todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen
el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser
autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable.
Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con
medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad,
que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y
conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación
de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías
previstas en la legislación de protección de datos.

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 ADMINISTRACIÓN GENERAL ESTADO

5. FUNCIONES DEL REGISTRO Y EL ARCHIVO

Funciones del Registro

La función primordial del Registro es dar fe de la existencia de los documentos
registrados. Esta función de dejar constancia se manifiesta en tres vertientes:
− Positiva: dejando constancia de que un documento registrado ha entrado o
salido.
− Negativa: dejando constancia de que si un documento no está registrado es
porque no ha entrado o no ha salido.
− Cronológica: se da fe de la fecha del documento registrado
Podemos decir que las funciones del Registro son:
- describir el documento registrado
- servir de garantía legal
- realizar funciones inventarias y estadísticas sobre los documentos
- servir como medio de control y tramitación de los expedientes
administrativos

Funciones del Archivo

La función elemental del Archivo es garantizar la conservación de los documentos
como prueba de las actividades de la Administración y testimonio del derecho y deberes
de los ciudadanos.
Además, destacan también entre sus funciones:
• Recoger la documentación
Consiste en la recepción del archivo en las instalaciones de la documentación
tramitada y recibida por la institución u organismo titular del archivo. Las distintas
oficinas o dependencias deberán transferir para su custodia al archivo aquellos
documentos cuya tramitación esté totalmente terminada.
Hay dos tipos de transferencias:
- ordinaria o directa: es la realizada normalmente en archivos como acto final
de todo procedimiento administrativo. Consiste en la recepción de la
documentación de tramitación concluida.
- extraordinaria o indirecta: es la que permite la recepción de la documentación
al margen del procedimiento regular u ordinario, es decir, a través de compra,
donación, depósito o devolución.

• Conservar y custodiar los documentos

Consiste en la necesidad de custodiar la documentación en las mejores
condiciones, es decir, garantizando la mayor seguridad y en el orden más adecuado.

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 ADMINISTRACIÓN GENERAL ESTADO

Estos dos principios se llevan a cabo a través de:

- la adopción de medidas destinadas a asegurar la perdurabilidad de los
documentos como por ejemplo, con el control de las instalaciones, la
prevención del deterioro, la restauración e incluso la reproducción de los más
deteriorados.
- la aplicación de los criterios y métodos de organización documental
(clasificación y ordenación)

• Servir a la comunidad
El objetivo final del archivo es el de servir, entendido como difusión del
patrimonio documental, poniendo a disposición de los usuarios los documentos y la
información en ellos contenida, incluyendo la comunicación y difusión de los mismos que
engloba tareas como la información, el préstamo, la consulta, la reproducción o las
certificaciones.

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