Despacho de Documentos

Para lograr productividad y eficiencia en la Administración, es necesario normalizar la producción y

trámite de los documentos y con ello, asegurar que las comunicaciones lleguen a su destino sin
presentar anomalías durante su reccorrido.

Pasos para el despacho de documentos

1. Elaboración

Es una de las fases más importantes en un sistema de gestión documental, ya que en ella se define
en gran medida el tratamiento y destino que se le debe dar al documento, puesto que de acuerdo
con sus características se pueden definir cuando utilizarlos y el tipo de documento a elaborar
según la actividad administrativa que debe registrar.

En esta fase se deben establecer lineamientos conforme a las normas técnicas sobre
documentación comercial. El grupo más voluminoso de documentos comerciales que se producen
en una oficina o entidad, está conformado por las comunicaciones escritas enviadas o recibidas.

En Colombia contamos con las Normas Técnicas Colombianas (NTC) para la elaboración de
documentos comerciales que presenta el ICONTEC (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y
Certificación) y que nos permiten simplificar los procesos de elaboración, organizar la presentación
y el manejo de las comunicaciones.

Las normas están sujetas a ser actualizadas permanentemente con el objeto de que respondan en
todo momento a las necesidades y exigencias de la época, razón por la cual debemos estar
pendientes de los cambios y actualizaciones para hacer las aplicaciones respectivas.

Cantidad

Toda comunicación debe ser elaborada en original y copia, en caso de requerir informar a otras
personas del contenido de la comunicación se elaboraran las copias correspondientes, las cuales
reciben el nombre de copias adicionales y pueden ser internas y/o externas.

El artículo 11 del Acuerdo 060/2001 establece que: “las comunicaciones oficiales enviadas en
soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al
destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documentos,
teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda reposará en el consecutivo de la
unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en la tabla de retención documental. En los
caos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales”.
2. Firma.

Una vez elaboradas las comunicaciones, se procede a la firma de la persona responsable de la

información que contiene.

Al respecto, el artículo 4 del Acuerdo 060/2001 establece que: “Toda la entidad debe establecer
en los manuales de procedimientos de los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la
documentación con destino interno y externo que genera la institución. Las unidades de
correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente
los documentos que cumplan con lo establecido”.

3. Traslado

Una vez firmadas las comunicaciones a la unidad de correspondencia con sus respectivas copias,
anexos y sobres. El mensajero interno se encargara de trasladar dichas comunicaciones.
4. Verificación
Se refiere a la revisión de las comunicaciones, para verificar que cumpla con las normas
establecidas para la elaboración y trámite. Algunos aspectos que se observan en esta verificación
son:

 Normas jurídicas y técnicas

 Requisitos de presentación.
 Firmas autorizadas
 Relación entre antecedente y respuesta
 Anexos: los anexos que se enuncian en la comunicación deben corresponder con los que se
envían físicamente, y se debe dejar una copia con una de las comunicaciones que se quedan
en la entidad (asunto).

Cuando alguna comunicación no cumple con las normas establecidas para el despacho de
documentos, se diligencia un formato de observaciones a la correspondencia elaborada que se
adjunta a la comunicación y se devuelve a la dependencia que la originó para su corrección.

5. Numeración y fechado

Consiste en asignar un número a cada comunicación. El número que se asigna es el que le

corresponde consecutivamente en el orden de salida.

El número consecutivo se estampa en la primera línea de la comunicación, antecedida del código

de la dependencia productora y separado de este por un guión.

Según el artículo 6 del Acuerdo 060/2001: “la numeración de los actos administrativos debe ser
consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles,
atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen
o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente
firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.

Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del jefe de
la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos”.

Luego se procede al fechado de la comunicación, de tal forma que esta corresponda a la fecha de
envío, con el fin de que la fecha corresponda con la numeración de salida del documento. Es
decir, que no se presente el caso de que una comunicación fechada el 12 de septiembre de 20019
tenga el número 021350 y otra fechada el 14 de septiembre de 2019 tenga el número 021348.

Cuando se emplea sistemas manuales para controlar el proceso de despacho de documentos, la

fecha se puede estampar en la segunda línea de la comunicación con fechador, o escribirse a
máquina o computador.

6. Registro

Una vez numerada y fechada la comunicación se procede al registro, que consiste en la anotación
de los datos más significativos de la comunicación en un formato de registro, para su control y
trámite.

Cuando se trata de una respuesta, una vez registrada, se anota tanto el número de consecutivo
como la fecha de radicación.

Una vez numerada y fechada la comunicación, original y copias, se procede a su distribución,

separando las piezas de salida para realizar su despacho.

 Original más anexos Destinatario

 Primera copia más anexos Oficina que genera el documento
 Segunda copia Consecutivo de correspondencia
 Copias adicionales más anexos Personas interesadas

Consecutivo de correspondencia

Es un compendio numérico-cronológico de todas las copias de las comunicaciones despachadas

por la entidad. Cada copia debe estar debidamente firmada numerada y fechada.

7. Envío

Cuando se hace necesario el envío de documentos en soporte papel, es importante identificar

prioridades por carácter de urgencia de llegada a su destino, y determinar si se requiere envío
local, nacional o internacional, para la selección del medio de envío (mensajero, fax, correo) y el
servicio a utilizar.

Cuando las comunicaciones se envían con el mensajero de la entidad es importante dejar

constancia de la entrega, para ello se diligencia un formato de control de mensajería.

Cuando se emplea el servicio de correo, es necesario conocer las disposiciones legales que rigen
los servicios postales nacionales e internacionales.

A la hora de realizar los envíos por medio del correo es importante asegurarse de:

 Escoger el medio más eficaz para que la entrega sea oportuna.

 Comparar los costos que implica el despacho con las tarifas de correo.
 Embalar o empacar correctamente el envío, de acuerdo con las normas de servicios postales.
 Utilizar los servicios especiales, de acuerdo con la importancia y contenido de los envíos.

Trámite especial

 Circulares
Estas comunicaciones se numeran y registran en forma independiente. Su numeración debe ser
consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles,
atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen
o enmienden números, no se numeren las circulares que no estén debidamente firmadas y se
cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.

 Actos administrativos
Según el artículo 6 del Acuerdo 060/2006: “la numeración de los actos administrativos debe ser
consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles,
atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen
o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente
firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.

Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del jefe de
la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos”.

 Comunicaciones internas
Según el artículo 7 del Acuerdo 060/2001: “las comunicaciones internas de carácter oficial, las
entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado
seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y
sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados”.

 Comunicaciones oficiales vía fax:

El artículo 12 del Acuerdo 060/2001 establece que: “las comunicaciones recibidas y enviadas por
este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las
series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la
unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y
establecer los procedimientos adecuados para su administración.

Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este
documento sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad”.

 Comunicaciones oficiales por correo electrónico

Según el artículo 13 del Acuerdo 060/2001: “las entidades que dispongan de Internet y servicios
electrónicos, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la
cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control
de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas”.

Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas
digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.