FONDOS ACUMULADOS
Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio
archivístico determinado de organización y de conservación. Los fondos acumulados son producto
de la carencia de política archivística del Estado, del desorden administrativo y de los cambios
constantes de la administración; estos últimos se reflejan en liquidación, fusión y privatización de
entidades, así como también en las reestructuraciones que suprimen o adicionan funciones al
interior de una entidad. Esto conlleva a que la institución concentre en sus depósitos
documentación producida por la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido
algunas funciones.
1. CÓMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA INSTITUCIÓN
De acuerdo con los criterios establecidos por el Archivo General de la Nación (AGN), el fondo
documento acumulado (FDA) está conformado por la documentación generada por una entidad O
o varias entidades desde su inicio hasta su última reestructuración, considerando las entidades que
la precedieron o se fusionaron a la actual.
Del mismo modo, mediante el Acuerdo 002 de 2004, el (AGN) denomina técnicamente el fondo
acumulado como el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de
la Cuando la entidad no está en proceso de liquidación, supresión ni fusión debe tenerse en cuenta
la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha como punto límite entre las Tablas de
Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, la cual será sometida a un proceso de
organización y su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).
En el proceso de organización del fondo acumulado es muy importante respetar el origen o
procedencia y el orden natural u original de los documentos que componen dicho fondo.
Esta tarea permite conocer la información que produjo la entidad en cada etapa de su vida
institucional.
Igualmente, la documentación generada durante el período comprendido entre la creación de la
entidad hasta la fecha de la última reestructuración corresponde al concepto de fondos acumulados.
Para las entidades en proceso de liquidación, fusión y privatización que no posean Tablas de
Retención Documental o que no las hayan aplicado a toda su producción documental, también será
un fondo acumulado. Se considera como parte de los fondos acumulados aquella documentación
producida por entidades que antecedieron o se fusionaron al ente que actualmente la custodia.
FONDO ACUMULADO
TVD 1995 TRD 2005
ÚLTIMA
CREACIÓN
Se especifica con disposición normativo que se compone de 5 artículos
El primero establece los lineamientos básicos que deben seguir las entidades del estado y privado
como los siguientes.
Página siguiente
ENTIDADES QUE MANEJAN FONDO DOCUMENTO ACUMULADO (FDA)
Las entidades que cumplen funciones públicas o privadas para organizar los fondos acumulado en
estos fondos se debe aplicar (TRV) tabla de valoración documental por la clasificación esquema que
refleja la jerarquización y clasificación dada la documentación producida por la institución sección,
subsecciones, series, subseries, tipos documentales con términos de retención en cada fase del
archivo
2. MARCO JURÍDICO
Decreto 1382 de 1995
Orden la transferencia de la documentación histórica de los organismos nacionales al archivo
general de la nación
Acuerdo 08 de 1995
Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional
Decreto 998 de 1997
Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los órganos del orden
nacional de archivo general de la nación
Decreto 254 de 2000
Por el cual se expide el régimen de liquidación de las entidades
Ley 594 del 2000
Ley general de archivo articulo 20 “Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. Las
entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que
asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
PARÁGRAFO. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación
histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.”
Acuerdo 039 de 2002
Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención
Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.
Acuerdos 041 de 2002
Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden,
fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la ley 594 de 2000
Acuerdo 15 de 2003
"Reglamento General de Archivos", en su artículo 19 estableció la obligación que tienen las
entidades públicas de crear el Comité de Archivo, como un grupo asesor de la alta dirección,
responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los
procesos administrativos y técnicos de los archivos, indicando en su parágrafo el personal de planta
que integrará dicho Comité;
Acuerdo 002 del 2004
Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 8 dispone que “Es obligación del Estado y
de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”. ... Pasada su vigencia
estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Link del acuerdo 002 del 2004
[Link]
3. CÓMO ABORDAR LA ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS
La labor de organización de los fondos acumulados requiere por lo menos de tres momentos:
• El establecimiento del nivel de organización de la documentación y la reconstrucción de la
historia institucional.
• La elaboración de un Plan Archivístico Integral
• La ejecución de dicho plan enmarcado en las normas y principios archivísticos.
El establecimiento del nivel de organización se logra mediante la elaboración de un diagnóstico,
para lo cual se dispone de un formato que permite la recolección progresiva de datos sobre la
administración, estado de conservación y nivel de organización de la documentación. El
conocimiento previo de estos aspectos facilita la labor de organización tanto en la etapa de
planificación del trabajo como en la etapa de ejecución del mismo.
El formato de diagnóstico que se ha implementado para la organización de los fondos acumulados
tiene preguntas afines con aquel que se presenta en la publicación sobre “Pautas para Diagnóstico
Integral de Archivos”. Esta fase corresponde a una labor previa al establecimiento del nivel de
organización documental.
4. EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA SE REFIERE:
Permite identificar los creadores de documentos, que bien pueden ser institucionales (fondos
documentales) y administrativos (secciones documentales y subsecciones documentales).
INSTITUCIONALES
FONDO DOCUMENTAL:
Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus
funciones o actividades.
ADMINISTRATIVOS
SECCIONES DOCUMENTALES:
Las secciones son las divisiones del fondo identificadas con la producción documental de una unidad
o división administrativa funcional de la institución que produce el fondo.
La sección documental está identificada como la Dirección General, oficina o dependencia de primer
nivel jerárquico, según la ubicación en el organigrama de cada entidad; por ejemplo;
SUBSECCIÓN DOCUMENTAL:
Es una subdivisión de la sección integrada por el conjunto de documentos generales, en razón de
esa subdivisión orgánico-funcional; por ejemplo, sección: Secretaría General; sub-sección: Grupo de
Recursos Humanos.
AL MOMENTO DE CLASIFICAR SE DEBE IDENTIFICAR:
- Procedencia
- Estructura
- Funciones (de cada una de las secciones y subsecciones).
LOS PASOS PARA LA CLASIFICACIÓN SON:
- Mirar cuantas dependencias están realmente creadas.
- Mirar si las dependencias están creadas de acuerdo al organigrama, si no hay que modificara el
organigrama.
- Revisar que las dependencias tengan unas funciones de acuerdo al cargo.
- Manual de procedimientos porque define el orden original de los documentos.
De acuerdo a esto existen tres tipos de fondos: Fondo Abierto, Fondo Cerrado, Fondo Acumulado.
5. QUE ES UN FONDO DOCUMENTAL ABIERTO, CERRADO Y ACUMULADO.
FONDO ABIERTO: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente
vigentes, que se completa sistemáticamente.
FONDO CERRADO: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse
debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los
generaban.
FONDO ACUMULADO: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización
archivístico.
6. PROCESOS QUE SE LLEVAN A CABO (10 PASOS)
En el proceso de organización de fondo acumulado, se debe respetar el origen y el orden natural de
los documentos que componen dicho fondo
• PRIMERA ETAPA: Análisis situacional del fondo documental acumulado
En esta etapa inicial del proceso se levantará el diagnóstico del (FDA) para determinar el estado
actual de la organización de la documentación, sus características físicas de conservación y el
volumen documental.
• SEGUNDA ETAPA: Recopilación de la información institucional
Para alcanzar esta etapa se recurrirá:
- Identificación y análisis de los actos administrativos sobre la creación y evolución orgánico
funcional de la Entidad.
- Análisis de la evolución del organigrama institucional.
- Identificación de manuales de funciones y procedimientos.
- Identificación de la reglamentación interna de la entidad, referente a la Gestión documental y a la
administración de archivos institucionales.
- Conocer la reglamentación específica que aplica al cumplimiento de las Funciones específicas de
la Entidad, tanto retrospectivamente como actual o Vigente.
- Identificación y análisis de los libros de registro y control de documentos.
- Conocimiento de las investigaciones e informes de la subdirección científica
• TERCERA ETAPA: Inventario Documental
Se debe levantar un inventario en su estado natural del fondo documental Acumulado.
El inventario debe recoger información sobre asuntos, dependencias, Autores, fechas de producción
de los documentos, tipos de unidades de conservación, soportes de almacenamiento, volúmenes
de documentos entre otros.
Realizar el inventario de los libros, material audiovisual, material fílmico, fotografías, planos y
publicaciones periódicas que se encuentran en el archivo de la organización
• CUARTA ETAPA: Valoración Documental
Considerando que el proceso de Valoración Documental es uno de los más Representativos dentro
de la organización archivística, se adelantará la evaluación de la información documental a partir
del análisis de los valores primarios y secundarios de los documentos, basándose para ello en los
criterios de valoración. Se hará la propuesta de lo que se debe conservar, estableciendo cuanto es
de conservación permanente y cuanto se debe eliminar.
• QUINTA ETAPA: Preparación Física de la Documentación
Una vez valorada la documentación y aprobada por el respectivo Comité de Archivo de la entidad,
se procederá a la preparación física de la documentación, previendo el cumplimiento de los
siguientes procesos:
Procedimientos
Eliminación del polvo y suciedad superficial mediante la utilización de técnicas manuales teniendo
el cuidado necesario para no deteriorar los soportes documentales y mantener la integridad de la
información.
Retirar los elementos metálicos y adhesivos presentes, tales como: ganchos, clips, cintas entre
otros, teniendo el cuidado necesario de no rasgar la documentación o levantar la información
contenida en dichos soportes.
Separar los materiales o elementos que no constituyen documentos de archivo Tales como:
plegables, recortes de prensa, revistas, invitaciones entre otros.
Identificar el material que se encuentre afectado por factores de deterioro Ambiental, bióticos y
antropogénicos, con el propósito de aislarlos del acervo
Documental y someterlos al tratamiento respectivo señalado para tales efectos por el
Laboratorio de Restauración del Archivo General de la Nación.
• SEXTA ETAPA: Clasificación Física de la Documentación
Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental, someterlo a consideración del Comité de Archivo
de la entidad y una vez aprobado se aplicará en la organización del fondo documental acumulado.
Como parte constitutiva de este proceso archivístico se tendrá especial cuidado y respeto por las
piezas documentales conformadas como producto del trámite Normal dentro de cada una de las
unidades documentales (carpetas, expedientes), respondiendo de esta manera al principio de orden
natural que se utiliza en la práctica archivística universal.
• SÉPTIMA ETAPA: Selección y Eliminación Documental
Una vez elaborada y aprobada la tabla de valoración, se realizará la selección
Documental de aquellas unidades de conservación que hayan perdido sus valores primarios y que
no desarrollen valores secundarios, registrando cada una de ellas en un formato de inventario para
eliminación, el cual con tendrá como mínimo la siguiente información:
- Denominación de la unidad de conservación
- Fechas extremas
- Número de folios
- Observaciones o notas
- Firma del responsable de la selección documental
- Visto bueno del funcionario responsable de la entidad.
Culminado el proceso descrito anteriormente se llevará a cabo la eliminación física de la
documentación, para ello se seguirán los procedimientos y técnicas Establecidas por el Archivo
General de la Nación.
• OCTAVA ETAPA: Ordenación Documental
Definido y seleccionado el volumen documental objeto de conservación y transferencia al archivo
central se abordará la ordenación de las diferentes series y/o agrupaciones documentales, teniendo
en cuenta un sistema de ordenación preestablecido que responda a las necesidades de recuperación
y consulta.
• NOVENA ETAPA: Re almacenamiento de las Unidades de Conservación
Con el propósito de normalizar e identificar archivísticamente las unidades de Conservación del
fondo documental de la entidad se procederá al re-almacenamiento en cajas de referencia X-200,
las cuales serán identificadas así:
- Nombre de la dependencia productora
- Serie y/o agrupación documental
- Nombre de la unidad documental o descripción genérica del contenido
- Número de caja
- Fechas extremas,
- Numero de folios
- observaciones.
• DÉCIMA ETAPA: Descripción Documental
Como instrumento complementario de descripción archivística se elaborará, Diseñará e
implementará una base de datos, guardando las especificaciones
Técnicas requeridas, de acuerdo con la plataforma tecnológica, que debe contener como mínimo
los siguientes campos:
- Fecha
- Oficina productora
- Dependencia
- Número de caja
- Código de la serie y/o agrupación documental de acuerdo con lo establecido en la Tabla Valoración
Documental.
- Breve descripción del contenido de la unidad documental.
- Fechas extremas de la unidad documental.
- Identificación, como fondo, sección, subsección. Serie y/o grupo documental.
7. FONDOS DOCUMENTALES
CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Fondo documental: la totalidad de documentos procedente de una institución, o de una persona
física o jurídica. En ocasiones puede ser de más de una. Por ejemplo: el Archivo de Indias se nutre
tanto de la documentación generada por el Consejo de Indias (órgano de gobierno de los territorios
americanos) como por la Casa de Contratación (órgano que monopolizaba el comercio con América
hasta el siglo XVIII), y otros órganos.
Sección documental: conjunto de documentos que proceden de un órgano determinado, o que
respondían a una función específica: así, tendremos las secciones del Ministerio del Interior, o la
documentación sobre Protección Civil.
Estas secciones, a la vez pueden subclasificarse en subsecciones. Series documentales: conjuntos de
documentos relacionados con una misma actividad. Por ejemplo, los expedientes por licencia de
obras de un Ayuntamiento, etc. Estas series, finalmente, se componen de los documentos singulares
o unidades archivísticas, que son los elementos básicos de los Archivos.
8. ORGANIZACIÓN DE FONDOS
En primera estancia se hace un análisis de cómo se encuentra en el fondo documental acumulado
se realiza un diagnóstico de su situación real del estado actual de (FDA) la principal tarea de los
archivos, además de las relacionadas con la conservación, es la clasificación y ordenación de los
documentos.
La clasificación implica tener un criterio previo para definir las secciones, subsecciones y series
documentales de que va a constar el fondo documental.
Este se ha implementado para la organización de estos involucran aspectos generales del archivo
de la entidad tales como nombre del archivo su ubicación manual de organización de fondos
acumulados geográficos, fecha de creación, ubicación en la estructura organizacional puede venir
dado por la naturaleza del archivo (los órganos y funciones de la institución de la que proceden) o
habría que crearla en otro caso. Por ejemplo: la información del Archivo Histórico Nacional se
clasificará por Ministerios, Secretarías Generales, Direcciones Generales, etc., o siguiendo un
criterio funcional, por áreas como Sanidad, Defensa, Educación, etc. La ordenación implica guardar
las unidades archivísticas siguiendo un criterio que facilite su búsqueda. Los más habituales son:
• Ordenación cronológica.
• Ordenación alfabética.
• Ordenación numérica.
DESCRIPCIÓN DE FONDOS:
A fin de facilitar el trabajo a los usuarios, y de evitar el deterioro de la documentación a causa de
búsquedas innecesarias, existen unos instrumentos que permiten consultar el contenido de los
archivos sin necesidad de acceder directamente a los documentos singulares:
GUÍAS:
describen el contenido de los fondos y secciones de los archivos.
Inventarios: es una descripción de las series documentales.
CATÁLOGO:
describen el contenido de forma resumida de los documentos singulares.
9. RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN
representa una presentación del concepto de recuperación de información, y del conjunto de
diferencias que posee con otras aplicaciones de la Informática en lo relacionado con la gestión y
recuperación de datos. Al mismo tiempo se exponen los distintos modelos sobre los que se basan
los sistemas que permiten la recuperación de información.
En parte informático la recuperación de datos es el conjunto de técnicas y procedimientos utilizados
para acceder y extraer la información almacenada en medios de almacenamiento digital que por
daño o avería no pueden ser accesibles de manera usual
El acceso a la documentación puede hacerse de dos formas posibles.
• Consulta directa: si el estado del documento lo permite.
• Emisión de copias y certificaciones: la copia no es más que la reproducción del contenido de un
documento.
La certificación incluye además la garantía de autenticidad por parte del conservador del
documento, lo que se consigue a cambio de una tarifa mayor que la copia.
