ESTUDIO DE CASO AA4
ACTIVIDAD EVALUATIVA N.4
Estudiante
Juan Sebastián Guzmán Buendía
Curso
Auditoria interna de Calidad ISO 9001
(2176783)
Docente
Amparo Lucero Villa Rojas
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Medellín
Septiembre del 2020
ESTUDIO DE CASO AA4
Informe de Auditoría Interna
No. de Auditoría Fecha de auditoría No. de páginas
01 de 2010 4 al 9 de febrero de 2010 4
Equipo Auditor: Auditor Líder: ABCDE
Equipo de auditores internos de calidad: Martha Mantilla, Mauricio Pilonieta, Hernando Gutiérrez,
Carlos Pérez, Rene Serrano, Mónica Camargo.
Observadores: Zulma Rodríguez, Edwin escobar
Objetivo:
Determinar el grado de conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad con los criterios de Auditoría (ISO
9001, documentos, requisitos contractuales, requisitos legales y reglamentarios, etc.).
Alcance:
El Sistema de Gestión de la Calidad de la ENEO.
Criterios de Auditoría:
Norma ISO 9001:2008, Sistema de Gestión de la Calidad de la ENEO.
Requisito
Proceso Descripción del Hallazgo Clasificación ISO 9001 -
2015
Procesos de Se cuenta con un mecanismo de control de documentos internos y
Dirección externos “Lista de Documentación del SGC”, actualmente no se ha m 7.5.3
implementado la herramienta de control.
Se detecta que no en todos los casos se cuenta con la identificación y
formatos estandarizados de los registros utilizados para el control de la 7.5.2
Procesos de operación de los procesos (ejemplo: “inscripción de los proyectos de
dirección investigación” algunos registros no contaban con títulos. m
Contrario al procedimiento normativo “Control de Documentos y
Procesos de Registros” no se tiene definido los criterios para la retención, conservación y
Dirección disposición final de los registros (ejemplo: expedientes de personal) m [Link]
Se detecta falta de manejo de la documentación del Sistema de
Gestión de la Calidad en el personal.
Ejemplos:
Ubicación del “Modelo de Identificación de Procesos” e
Indicadores Clave para la medición de los procesos y objetivos de 7.5
Procesos de
calidad documentado en el manual de planeación de la calidad. M
Dirección
Mecanismos para realizar cambios de documentos, registro de
servicios no conformes y aplicación de acciones correctivas y
preventivas definidos en los Procedimientos Normativos.
Informe de Auditoría Interna
Requ
isito
Clasifi
ISO
Proceso Descripción del Hallazgo cació
9001
n
del
2015
Se recomienda generar evidencia de los acuerdos definidos en las
Procesos de juntas realizadas en los distintos procesos, así como el seguimiento a
Dirección los mismos O
4.3
Se tiene documentado en la Matriz de Competencia el mecanismo
Proceso de para la medición de la competencia de los funcionarios de la ENEO,
Servicios sin
7.5.1
m
embargo no se muestra evidencia de su aplicación.
Administrativos
La coordinación de investigación cuenta con un registro de control y
Proceso de seguimiento de los proyectos de Investigación “Relación de
Registro, Proyectos de
Aprobación y Investigación Realizados por Profesores de la ENEO” en el cual se
identifican los nombres de los proyectos, integrantes, estatus, fechas
Seguimiento de de m
7.2
inicio y término, este mismo no esté referenciado en el
Proyectos de procedimiento
Investigación operativo siendo este un registro básico de control.
En el semestre que inició el 2 de febrero de 2010 se identificó que a
la
fecha no era impartida la asignatura de “Proceso de Salud y
Enfermedad
Proceso de en el Niño” y el registro de “Asignación de horario” de ésta no
Servicios estaba
7.4
firmado, cuando el procedimiento gestión y control de la operación m
Académicos del
curso PSA 05 establece esta actividad como previa al inicio del
curso.
En el desarrollo del plan de estudios de “Administración de los
Servicios
de Enfermería” no se obtuvo la evidencia que establece el
procedimiento
PSA 01 Rev. 0. de acuerdo a lo siguiente:
Falta la identificación de la necesidad del desarrollo de éste.
Existe la firma de recibido en 2009 por parte de la sede, sin
haber
sido aprobada la liberación de este plan de estudios. 7.5
Proceso de
Falta las firmas o constancias de la revisión hecha por el grupo
Servicios
m
curricular.
Académicos
Falta las firmas o constancias de la verificación hecha por la
Jefatura correspondiente.
Evidencia de entrega del plan de estudios de Administración de
los
Servicios de Enfermería al H. Consejo Técnico de la ENEO
para su
validación y emisión del dictamen correspondiente.
Falta de identificación de los cambios realizados al Plan de
estudios.
No se mostró la aplicación de la Evaluación de Proveedores de
Proceso de acuerdo
Servicios 8.4.1
a lo establecido en el Manual de Gestión de la Calidad MGC 01.
m
Administrativos
El manual de Planeación de la Calidad y el procedimiento de Gestión
y
control de la operación del curso PSA 05, mencionan al formato de
“Check 8.5.1
list de Supervisión del Cumplimiento del Plan Académico”, como
uno de
Proceso de los mecanismos para evidenciar el control del proceso de
Servicios Servicios m
Académicos y de la asistencia de los profesores, tanto en aula
Académicos como en
los campos clínicos o sedes, sin embargo, no se encontraron
registros de 8.5.1
éste.
CLASIFICACIÓN:
M = No Conformidad Mayor
m = No Conformidad Menor
O = Observación o Área de Mejora
Informe de Auditoría Interna
Requisito ISO
Proceso Descripción del Hallazgo Clasificación 9001 del 2015
Se cuenta con la identificación de problemáticas o situaciones de
mejora
en los servicios proporcionados, sin embargo no se han generado
las
correcciones o acciones correctivas o preventivas para su solución.
Ejemplos:
En el área de Servicios Escolares de Posgrado solo se cuenta
con una persona para la atención, afectando así el servicio a los
alumnos en el turno de la tarde y en los casos de ausencia del
Procesos de
personal.
Dirección M
De acuerdo al reporte de indicadores del SGC de la Secretaría 7.5.2
Administrativa de Julio a Diciembre de 2009 “Medición y Análisis
de Indicadores del Proceso de Presupuestos” se detecta una baja
en los trámites aceptados ante la Unidad de Procesos
Administrativos (UPA) en el mes de noviembre por un incremento
en las solicitudes incompletas.
CONCLUSIÓN DE LA AUDITORÍA:
Considerando el periodo de implantación del SGC de la ENEO que se oficializó en el mes de enero de 2010, los
involucrados en este ejercicio mostraron gran apertura y participación en la auditoría, aún cuando se presentaron
situaciones ajenas como la carencia de energía eléctrica, que provocó la reprogramación de los tiempos planeados
ocasionando que las áreas Sistemas, Servicios Generales, Desarrollo de las Tecnologías Aplicadas a la Educación,
Coordinación de Metodología, Materiales y Medios Educativos SUA quedaran pendientes por revisar, las cuales serán
auditadas en el siguiente ejercicio de Auditoría Interna.
Continuando la tendencia y el involucramiento mostrado por el personal en la etapa de implantación, se considera el
logro en la eficacia del mismo de acuerdo a los tiempos establecidos para su ejecución.
Líder Auditor: ABCDE
(Nombre y firma)
De su concepto personal sobre lo que debe hacer la empresa en las No conformidades mayores para
solucionar el aspecto mencionado:
Luego de analizar las no conformidades se realiza el siguiente análisis en pro del mejoramiento y
corrección de los mismos hallazgos:
-Definir las acciones de tipo correctivas que sean pertinentes, tomando el tiempo oportuno y
pertinente para realizar la gestión.
-Implementar dentro de los procesos formatos que permitan aportar un mayor control en la
documentación que se tiene establecida para los distintos procedimientos que se tienen
identificados para la operación de los colaboradores.
-Revisar a nivel de capacidad en cuanto a recursos humanos y poder determinar las acciones
pertinentes que permitan mejorar la asignación de colaboradores suficiente para la ejecución de
actividades.
-Realizar procedimientos y protocolos de revisión, verificación y corrección oportuna.
-Actualizar de forma responsable, controlada y oportuna los registros documentales identificados en
el sistema de gestión de calidad.
Con el desarrollo del análisis de este caso de estudio enfocado hacia la auditoría considero que los
hallazgos que fueron encontrados son de suma importancia para el cumplimiento de un buen
sistema de gestión, es por ello que realizar auditoria en las organizaciones es de su importancia, ya
que se pueden conocer cual es el estado de la organización, de sus procesos y de como se realizan
las actividades en las áreas de trabajo con base en una determinada norma, política o normatividad
interna, en este caso la norma ISO 9001 del 2015, tomando como criterio la condición, el criterio, la
causa del hallazgo, el efecto y las acciones que deben ser tomadas luego de tener como base el
informe final de auditoria para mejorar el estado del sistema de gestión.
Recomendaciones:
Se recomienda revisar y analizar los hallazgos encontrados por la auditoria con el objetivo de comenzar
de forma inmediata en tomar acciones correctivas que permitan mejorar el estado del sistema de
gestión de calidad, de esta forma implementando métodos de control documental que permitan tener
un mayor control, supervisión e identificación de la información que se tienen establecida para el
sistema de gestión.
Es importante tener presente que este tipo de no conformidades genera un incumplimiento normativo
propio de la organización, vulnerando y efectuando el riesgo relacionado con la vulnerabilidad del
sistema de gestión de calidad.
Luego de generar las acciones pertinentes que puedan apoyar la corrección de la no conformidad estas
acciones deben apoyase por medio de evidencias documentales que permitir sustentar el estado de la
gestión realizada y su efectividad dentro del sistema de gestión de Calidad.
Fecha: 7 de septiembre del 2020
Auditor: Juan Sebastián Guzmán
Firma: Juan Sebastián Guzmán
