1

INFORME 1HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS

NEFER DANIELA CAÑON LEAL 758971

ELIANA GABRIELA DURÁN RANGEL 761923.
LEIDY DANIELA GUZMAN MARTINEZ 763076
ELKIN CAMILO ORTIZ BUITRAGO

OCTUBRE 2020.

CORPORACION UNIVRSITARIA MINUTO DE DIOS.

META.

INFORMATICA EMPRESARIAL

ADMINISTRACION DE EMPRESAS
II SEMESTRE
 2

INTRODUCCIÓN

En este informe, explicamos todo acerca de las herramientas de ofimáticas, su concepto,

importancia, su uso, fortalezas y debilidades al usarla. Ya que La ofimática comienza a
desarrollarse en la década del 70, con la masificación de los equipos de oficina que
comienzan a incluir microprocesadores, dejándose de usar métodos y herramientas por
otras más modernas. Por ejemplo, se deja la máquina de escribir y se reemplaza por
computadoras y sus procesadores de texto e incluso el dictado por voz automatizado.
 3

HISTORIA

La ofimática o la automatización de la oficina moderna, comienza con la máquina de

escribir y con la fotocopiadora, que permitieron mecanizar tareas que antes eran
manuales.
Más cerca en el tiempo, la automatización de la oficina también comenzó a incluir el
traspaso de información hacia medios electrónicos.
Pero la revolución de la automatización llegó de la mano de las computadoras, en
especial de las computadoras personales en 1980. Aunque debemos recordar que fue en el
año de 1971 cuando comenzó la revolución en la que se empezaron a hacer cada vez más
de costumbre las tecnologías, las cuales ayudaron para avanzar en la búsqueda de una
sociedad más completa, en el ambiente laboral.
La ofimática básicamente se originó para la gestión de datos (gracias al poder de cálculo
y procesamiento de las computadoras), luego para el almacenamiento de información
(dado que la capacidad de almacenamiento crecía y se hacía más barato) y finalmente el
intercambio de datos (gracias a las facilidades de las redes, la conexión a internet, etc.).

¿QUÉ SON LAS HERRAMIENTAS OFIMÁTICA?

 4

Las herramientas de ofimática son un conjunto de técnicas, aplicaciones y programas

informáticos que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y
mejorar los procedimientos y tareas relacionados. Esas herramientas (procesador de texto,
hoja de cálculo, presentaciones, agenda…) suelen presentarse en paquetes de programas
conocidos como “suites de oficina u ofimática”. En la actualidad las suites ofimáticas
dominantes en el mercado son, por parte del software pagado, Microsoft Office, la cual
posee sus propios formatos cerrados de documentos para cada uno de sus programas.
Respecto al software libre, está Open Office, desarrollado por Sun Microsystems,
también con un formato para cada programa, pero de código abierto. Es habitual que al
comprar un ordenador, este ya venga con una suite de ofimática pre instalada en él
(generalmente Microsoft Office), comprándose las licencias en el mismo momento de
adquirir el ordenador.
 5

LAS SUITES DE OFIMÁTICA INCLUYEN LAS SIGUIENTES

HERRAMIENTAS:

- Procesador de textos (Ej. Word de Microsoft).

- Hoja de cálculos (Ej. Excel de Microsoft).
- Programa para presentaciones (Ej. PowerPoint de Microsoft).
- Gestor de datos (Ej. Access de Microsoft).
- Herramienta de diagramas (Ej. Visio de Microsoft).

HAY DOS TIPOLOGÍAS RELEVANTES EN CUANTO A LAS SUITES DE

OFIMÁTICA SE REFIERE:

 Soluciones de escritorio: es la solución tradicional que están instaladas directamente en

los propios ordenadores de la empresa. Por ejemplo, Microsoft Office y Open Office.

 Soluciones online: están en un servidor externo al cual se accede por la conexión de

internet, y se pueden crear documentos de texto, hojas de cálculo, etc., como si estuviesen
en el escritorio. Ejemplos: Google Apps, Office 365. Con esta solución se consigue una
accesibilidad a la información desde cualquier dispositivo con conexión a internet y
alojando la información en la nube, sin tener que mantener infraestructuras complejas
dentro de la empresa.
USO DE LA HERRAMIENTA( MICROSOFT WORD)
 6

Microsoft Word es un procesador de texto que hace parte de la suite ofimática de

Windows (Creado por Microsoft Windows). Es un programa utilizado para crear y  editar
documentos de texto de todo tipo, e incluye variadas funciones adicionales
como combinación de correspondencia, creación de índices y de referencias, entre varias
Más

ENTRE LOS USOS SE ENCUENTRAN:

- CREACIÓN DE DOCUMENTOS: Básicamente, la creación de documentos es el

fuerte de Microsoft Word, programa que permite que el usuario escriba textos, visibles de
inmediato en pantalla, y que le permite crear documentos de todo tipo, así como
guardarlos e imprimirlos, luego de haberle asignado los atributos necesarios de forma,
Microsoft Word ofrece la posibilidad de redactar cartas, memorandos, libros, tesis, actas,
entre otros tipos de documentos.

- EDICIÓN DE DOCUMENTOS DE TEXTO: Otro de los posibles usos que puede

dársele a Microsoft Word, y que forma parte también del sitial de honor que ocupa este
programa es la posibilidad de asignar o modificar atributos, correspondiente al ámbito
tipográfico (negritas, cursivas, versalitas, subíndice, etc.) Así mismo se puede decidir los
tamaños y formas de la fuente, las características de los párrafos y del texto en general.

- EDICIÓN BÁSICA DE IMÁGENES Y FOTOGRAFÍAS: Igualmente, aun cuando

existen programas mucho más especializados en edición de imágenes, Microsoft Word
ofrece a sus usuarios herramientas que permiten realizar una edición de fotos e imágenes
bastante básica, pero que cuenta con las opciones de corrección de color, modificación de
tamaños, estilos de sombras y bordes, entre otros. De esta forma, se pueden insertar al
documento imágenes, que luego se pueden modificar al gusto del autor, para ilustrar el
documento de texto que realiza.

- CREACIÓN DE GRÁFICOS: Aun cuando no es su faceta más explotada, Word

cuenta también con la opción de crear, modificar y producir tablas y gráficos estadísticos,
como por ejemplo diagramas de barras, diagramas de sectores o histogramas. De esta
forma, Word se adapta a las necesidades del autor del documento, ofreciendo un mundo
de posibilidades para estadistas, publicistas o cualquier otro tipo de investigador que
necesite recurrir a esta oferta de Word.

- USO DE PLANTILLAS: Aun cuando cada autor puede desplazarse en el documento

en blanco e ir diseñándolo y editándolo a su gusto, Word ofrece a sus usuarios una serie
de planillas preestablecidas, con las cuales se pueden producir currículos, etiquetas para
sobres, etiquetas en general, cartas, entre otros tipos de documentos.
- LEER TEXTOS: Igualmente, cónsono con su definición de procesador de palabras,
Microsoft Word no sólo permite crear o producir documentos, sino que también le
 7

permite al usuario abrir documentos producidos por él u otros autores, a fin de leerlos. De

esta forma, Word no sólo sirve para escribir palabras, sino que también cobra utilidad a la
hora de revisar trabajos o documentos, que por supuesto coincidan con los formatos
manejados por Word.

- GUARDAR EN DISTINTOS FORMATOS: Así mismo, entre algunas de las

funciones de Microsoft Word, se encuentra la de ofrecer la oportunidad a sus usuarios de
guardar documentos en otros formatos aparte de doc. De esta forma, Word permite
también crear documentos en formato PDF, RTF e incluso XPS.

- IMPRIMIR: Igualmente, Microsoft Word no se limita a ofrecer una plataforma digital

para el procesamiento de palabras, sino que le permite al autor del trabajo o documentos
tres posibilidades imprescindibles: guardar su trabajo, bien sea en la nube o en alguna
carpeta de su computador personal; enviarlo por medios electrónicos, siendo compatible
con estas plataformas; y finalmente, imprimir el trabajo, es decir, pasarlo de una realidad
digital a una realidad física.

-EDITOR DE HTLM: Finalmente, y aun cuando esta posibilidad se ciñe a capacidades

bastante básicas, Microsoft Word también ofrece a quienes acceden a esta aplicación la
opción de poder editar documentos en lenguaje HTLM, lo cual permite redactar textos
que posteriormente serán usados en programas informáticos, blogs, páginas web y demás
medios digitales, por lo que es una herramienta de esta aplicación, bastante agradecida
por parte de aquellos que se dedican al trabajo de programador.

FORTALEZAS DEBILIDADES
Permite visualizar el texto que se procesa, dando una Al momento de una actualización hay que ser
clara idea de lo que será impreso o enviado por correo. cuidadosos, pues al actualizar la aplicación se pueden
perder archivos.
Facilita la edición de información, gracias a funciones No viene incluido en la instalación de Windows y para
como: cortar, pegar, agregar texto, entre otras. poder tenerlo en la pc, hay que instalar el paquete office
completo.
Es compatible con variedad de formatos, gráficos, Word como procesador, es una falla de seguridad
estilos, tabulaciones, tablas. Lo que hace sumamente presente en todas las versiones del mismo.
flexible.
Edición: Cuando las personas usaban máquinas de Adaptabilidad: Para poder abrir documentos creados
 8

escribir para escribir sus pensamientos, tenían que usar dentro de programas de procesamiento de texto, debes
Whiteout para cambiar los errores. El software de tener la misma versión o el software compatible.
procesamiento de textos hace posible que regreses y
edites tu trabajo de forma rápida y fácil.

Procesador de texto: Contienen diferentes fondos, Accesibilidad: Necesitas saber cómo acceder a
bordes e imágenes prediseñadas que las personas diferentes funciones como viñetas, fuentes, colores o
pueden usar para crear diferentes tipos de documentos, barras de herramientas para usar programas de
como folletos, informes; tarjetas de felicitación, de procesamiento de textos.
notas o de negocios, sobres, artículos de papelería,
folletos.

Diversidad de objetos para insertar: si bien es cierto que Diagramación: Cuando se tiene un texto formado y se
en el documento de Word predomina el texto, es posible modifican los márgenes o se agregan algunos elementos
insertar una gran variedad de objetos de gran utilidad. como imágenes y gráficos, el texto se ve modificado
dramáticamente.
Alta personalización: todo el texto y la mayoría de los Diccionario limitado: Si bien es cierto que el diccionario
elementos que se ha insertado en el documento puede de esta aplicación es bastante útil para usuarios que
ser personalizable como: color de texto, color diseño de utilicen la herramienta para la creación de textos
las formas, marcas del agua del documento. básicos, no es tan favorable para usuarios que requieren de
la elaboración de textos más especializados.
Corrector: Mientras el usuario crea y edita el texto, Texto predictivo: Esta aplicación de procesamiento de
estará orientado por la corrección del texto. Algunas textos carece de los textos predictivos que ya otros editores
correcciones simples se realizan de manera de textos han integrado entre sus opciones. Muchos
automática, como lo son las tildes. Otras correcciones se usuarios pueden echar de menos esta herramienta que, en
realizan a través de marcas: las rojas representan ocasiones, puede ser de gran utilidad para ahorra tiempo y
posibles fallas ortográficas, mientras que las azules agilizar la creación de textos.
representan falla de morfosintaxis.
Acceso a información en red: Desde la misma Formato de las sangrías: Los formatos predeterminados de
aplicación, el usuario podrá acceder a información en sangrías son muchas veces inestables, lo que dificulta la
Wikipedia de manera directa, sin tener que cambiar de diagramación del texto y afectan su estilo. Esto quiere
ventana. Además, de manera bastante simple, es posible decir que las sangrías tienden a des configurarse, incluso
agregar imágenes al documento desde el buscador de la en un mismo documento.
red interno.
Diversidad de herramientas para revisión: Siendo Word Costos: Para poder hacer uso de esta aplicación con todas
uno de los procesadores de textos más utilizados y a su sus herramientas, es necesario que el usuario haga la
 9

vez la modalidad virtual la más utilizada en la actualidad compra del mismo; así como el pago de la licencia de
para recibir documentos, esta aplicación permite realizar manera anual del mismo. El costo de esta aplicación es
revisiones de textos de manera bastante amplia. Algunas elevado en comparación con muchas otras herramientas
herramientas con las que cuentan los usuarios para virtuales.
la revisión de los documentos son: comentarios, control
de cambios, ortografía, comparar.

CONCLUSIONES

- La herramienta ofimática nos facilita, mucho trabajo, al crear documentos, o

realizar gráficas, informes, entre otros.
- Se puede determinar una posibilidad de combinación entre hadware y
software que permite, almacenar y trasmitir una información clara.
- Microsoft se creó para brindar una mejora a las herramientas y poder realizar
formatos en la documentación.

BIBLIOGTRAFIA
 10

- VICTOR FRAUSTO EN CLASES/ 25 DE AGOSTO.2014.

- Revista educativa [Link]. Equipo de redacción profesional. (2018,
05). fortalezas y debilidades de Word. Escrito por: Prof. Bióloga - Roció Isabelle
E... Obtenido en fecha 10, 2020,