UNIDAD 3: GESTIÓN DE PROYECTOS
Concepto de proyecto
El término proyecto hace referencia a la planificación o concreción de un conjunto de acciones
y/o actividades, que se van a llevar a cabo para conseguir un fin determinado o unos objetivos
concretos.
Las actividades fueron planificadas y se encuentran relacionadas entre sí y se desarrollan de
manera conjunta.
La gestión de proyectos es la disciplina que estudia el planeamiento, la organización, la
motivación, y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos.
Se fundamenta en un proceso que empieza con el análisis y planificación de las acciones.
Utilidad e importancia en la aplicación profesional
En la aplicación profesional, la gestión de proyectos es indispensable para alcanzar los
objetivos con la mayor eficacia posible. Esta gestión integra todas las fases, desde la
planificación del proyecto, la organización de recursos tanto materiales, económicos como
personales, su puesta en marcha y evaluación. Además, tiene como fin garantizar la
consecución de los objetivos propuestos dentro del plazo establecido y con el presupuesto
acordado.
Se trata de plasmar una previsión, que ayude a saber qué pautas debe seguir una empresa
para que sea viable y duradera en el tiempo
A nivel profesional, en un proyecto:
Se describe y evalúa una oportunidad de negocio.
Se analiza el mercado potencial.
Se valoran las propias capacidades.
Se define el modelo de negocio.
Se planifican estrategias y se concretan las acciones a realizar y medios a utilizar.
Se organiza la estructura para conseguir los objetivos.
La función de un proyecto en una empresa, es la de analizar p la idea de negocio, examinando
tanto la viabilidad técnica, como la económica y financiera, social y medioambiental. Se
describirán los procedimientos, estrategias y demás actuaciones para que la idea de negocio
pueda convertirse en una empresa real.
La aplicación del proyecto permite:
Conocer la situación y la evolución del sector en el que se desarrolla la actividad.
Definir los clientes a los que acceder y por qué vías.
Determinar acciones probables de la competencia.+
Establecer estrategias y objetivos de cada etapa.
Tomar las decisiones y fijar las acciones a tomar en cada escenario.
Aprender de las acciones pasadas para planificar y realizar proyectos a futuro.
Prever contingencias y errores en fase temprana, y la posibilidad de corregirlos.
Permite transferir conocimientos entre departamentos.
Aportar una visión de conjunto y mejorar la comunicación en la empresa, al fijar objetivos
globales.
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Metodología de proyectos
La metodología de un proyecto es el conjunto de procedimientos para la planificación y
gestión que contribuya a una correcta ejecución del proyecto. Desde la gestión de recursos
hasta la coordinación del equipo de trabajo o la relación con todos los interesados en los
resultados del mismo.
Tipos de metodologías:
1. La metodología secuencial tradicional
Las metodologías tradicionales se basan en etapas secuenciales en las que se tiene que
terminar una fase antes de pasar a la siguiente. Esto da lugar a documentos que permiten
comprobar el correcto desarrollo y finalización de cada fase. Este tipo de desarrollo tiene la
ventaja de que permite un control de cada fase por parte de todos los responsables y sus
superiores, pero cuenta con la desventaja de que los proyectos se vuelven estáticos, es decir,
que, si se necesita cambiar cualquier cosa dentro del proyecto, se debe volver al inicio, y
comenzar otra vez casi desde cero.
2. Diagrama de Gantt
Es una de las metodologías más antigua y más utilizada, esto también es debido a que es la
más sencilla de usar, lo que la hace perfecta para personas que están iniciándose en la gestión
de proyectos. Es un gráfico con dos variables que se usan para determinar el inicio y el final de
cada tarea y en qué consiste cada una.
El diagrama se compone de dos ejes donde se recogen las tareas y actividades que componen
un proyecto y se asocian a un cronograma, quedando reflejada su duración, momento de inicio
y plazo de entrega previsto. En este eje de coordenadas también se marcan las distintas fases
que forman el proyecto. Aporta una visión clara y realista de la situación, pero requiere de una
actualización continua para garantizar su validez.
Su aplicación no es recomendable para proyectos sujetos a muchos cambios, porque no les
resultaría de utilidad; ni para los que se basan en un planteamiento demasiado sencillo, ya que
incorporar esta metodología complicaría innecesariamente la gestión.
3. CPM (Chain Project Management o Gestión de Proyecto por Cadena)
Es una de las metodologías más nuevas que existen. Su característica principal es que
simplifica la ejecución y control de proyectos con alto nivel de dificultad, además, se centra en
los recursos y el tiempo que tienen cada uno de los grupos de trabajo y observa cuanto puede
llegar a durar todo el proyecto, una vez fijado este tiempo, esta metodología trabaja para
acortar los plazos de esas actividades dividiéndolas por fases. Facilita el establecimiento de
prioridades y la toma de decisiones, garantiza una efectiva protección de proyecto.
4. Pert
Es una de las metodologías para la gestión de proyectos más ut
Determinar las actividades en que se desglosa el proyecto, sus dependencias y su duración
para calcular el tiempo total de ejecución en base a una perspectiva optimista, pesimista o
normal que, combinadas permiten determinar el tiempo estimado para cada actividad.
Esta metodología resulta muy práctica cuando el proyecto combine actividades que se
ejecutan en secuencia y en paralelo.
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Grupos de procesos
Según el Instituto de Gestión de Proyectos (Project Management Institute, PMI), en su libro
PMBOK GUIDE, los procesos se guían por cinco etapas que establecen un ordenamiento de las
acciones a realizar para el proyecto,
1. Análisis de viabilidad del proyecto: Es la primera fase de un proyecto y se basa en analizar si
este sigue adelante. Este paso se realiza porque, a menudo, el beneficio que la empresa
obtendría al implementar el proyecto es menor que la inversión.
Para investigar las posibilidades del proyecto, hay que tener en cuenta factores como el
tiempo, los recursos y el coste. El análisis de viabilidad del proyecto debe incluir:
Creación del registro de seguimiento del proyecto en un software empresarial
Análisis previo del alcance del proyecto y delos riesgos de ejecución del mismo.
Análisis de la viabilidad de los plazos pactados, el costo previsto y la calidad que se pretende.
2. Planificación: Se diseña el plan de proyecto y se mide el alcance del mismo. Se deben definir
los objetivos que se persiguen, las fases por las que se van a pasar, la duración, los recursos
necesarios, los métodos que se van a utilizar, el seguimiento que se llevará a cabo, la
organización, los costos y la financiación, etc.
3. Puesta en marcha del proyecto: Se ejecuta el proyecto. Momento de llevar a cabo cada uno
de los pasos establecidos y de realizar todas las estrategias y actividades que se han
programado. La empresa ha de desplegar su Know how, es decir, aquello que conforma los
conocimientos de una empresa, sean o no académicos.
El seguimiento y la evaluación continua son fundamentales para asegurar el éxito del proyecto,
ya que permiten introducir las mejoras y cambios necesarios en cada momento.
4. Seguimiento y control del trabajo: El seguimiento y control consiste en la obtención de los
datos relativos a la evolución real del proyecto. Nos mostrará si en realidad se está cumpliendo
toda la planificación y si se están superando las expectativas de calidad. Esta sirve para tomar
las medidas que se consideren oportunas para corregir los pequeños errores que pueden
aparecer, y que pueden entorpecer el curso de nuestro proyecto.
5. Cierre del proyecto: Se evalúan y verifican los resultados obtenidos. Se realiza un análisis de
los resultados, en el que se reflejen tanto las dificultades encontradas por el camino como la
forma en que se han superado. El objetivo de esta fase es crear una fase final de control para
asegurarnos que todo está bien resuelto y dar por cerrado el proyecto. Por último, se realiza
una actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.
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Iniciación Planificación Ejecución
Áreas de conocimiento
En la gestión del proyecto, en su planificación y en su control se administran lo que el PMI
llama como “áreas de conocimientos” en su PMBOK Guide.
Cada área representa un conjunto de conceptos, términos y actividades que conforman un
campo profesional, un campo de gestión o área de especialización.
Las diez áreas de conocimiento que intervienen en cada uno de esos macroprocesos son:
El alcance: Garantiza que el proyecto integre todo el trabajo requerido para que sea
completado con éxito.
El tiempo: Se debe establecer el cronograma planeado, administrar los tiempos y lograr la
finalización del proyecto según se aprobó.
Los costos: Se debe elaborar el presupuesto, aprobación y control de costos de modo que se
complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. Relacionado con la estimación.
La calidad: Consiste en la satisfacción de los requerimientos de calidad de la organización en
la cual se ejecuta el proyecto, del cliente y de los estándares de regulación.
Los recursos humanos: Se establecen los roles y la organización necesaria, gestión y
conducción del equipo del proyecto.
Las comunicaciones: Garantizan que la generación, recopilación, distribución,
almacenamiento, recuperación y la disposición final de la información del proyecto se realicen
en forma oportuna y adecuada a los interesados.
Los riesgos: Se debe llevar a cabo la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la
estratega de respuesta a los riesgos, así como su seguimiento y control.
Las adquisiciones: Establece los procesos de compras y contrataciones de la gestión de esos
contratos y de la administración de los contratos firmados con el comprador del proyecto y las
obligaciones contractuales contraídas.
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Participación de los interesados: Identifica y logra mantener a esos actores participando
positivamente y comprometidos en el proyecto.
Integración: Consiste en la identificación, definición, combinación, unificación y coordinación
de los distintos procesos y actividades de los grupos de procesos y demás áreas.
Responsabilidad profesional en la gestión de proyectos
El responsable de proyectos es quien debe organizar, proyectar y programar las iniciativas y
proyectos de una empresa tomando en cuenta también los posibles riesgos, tratando de
suavizarlos durante el tiempo de ejecución de cada programa, planifica, ejecuta y
monitorizarlas acciones que forman parte de un proceso. Dicha persona es el jefe de
proyectos.
A través de él también pasan todas las decisiones que van orientadas a la consecución de los
objetivos de cada fase y del proceso en su conjunto.
Es el responsable de detectar las necesidades de los usuarios y gestionar los recursos
económicos, materiales y humanos, para obtener los resultados esperados en los plazos
previstos y con la calidad necesaria.
La misión del jefe de proyectos, es la de dirigir y coordinar los proyectos de desarrollo y
mantenimiento de las aplicaciones de un área de la empresa, supervisando las funciones y los
recursos de análisis funcional, técnico y programación, con el fin de satisfacer las necesidades
de los usuarios y asegurando la adecuada explotación de las aplicaciones.
Las principales funciones que realizar un jefe de proyectos son:
Colaboración con el cliente en la definición y consecución de objetivos.
Planificación del proyecto en todos sus aspectos.
Dirección y coordinación de los recursos empleados en todas las fases.
Mantenimiento de relaciones con los agentes externos.
Toma de decisiones de manera situacional.
Identificación de fallos y adopción de soluciones pertinentes.
Responder ante clientes y terceros agentes por los resultados obtenidos.
