UNIVERSIDAD GALILEO
IDEA CEI: Chiquimula
Nombre de la Carrera: Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas
Curso: Automatización de Procesos Administrativos 3
Tutor: Jose Alberto Villacorta Ruano
TALLER 1 ANALISIS FODA
Alumno: Gelmer Leobardo Salazar Acosta
Carné: 19002003
Fecha de entrega: Chiquimula 14 de julio de 2019
Semana 3
INTRODUCCIÓN
El sistema diseñado para la emisión de cheques para pago a proveedores el
seguimiento y rendimiento de dicho sistema la forma en la que funciona y los
resultados de mejora del mismo, la forma en la que se emplea y a que sistema de
información se adapta al cien por ciento, los indicadores y datos que abalan que el
sistema está retroalimentando de una forma positiva y está ayudando a una mejora
continua a la empresa se presentan en el siguiente informe, adicional se presentan los
beneficios tanto para la empresa como para los proveedores al momento de la
implementación de dicho sistema, la idea principal de crear un sistema el cual elimine
procesos que están de más en la ejecución de una tarea es hacer más eficiente ya sea
en tiempo como en recursos materiales la elaboración de una salida por lo que se
emplea un modelo comparativo entre el proceso anterior y el actual en donde se da a
conocer la mejora que se obtuvo y los beneficios de tener un nuevo sistema, por último
se analiza y se elabora un presupuesto de inversión para el equipamiento para la
implementación del sistema.
a) Describa el sistema diseñado en el taller No.1
Sistema de emisión de Cheques para pago a Proveedores
El sistema implementado para la emisión de cheques se basa en un logaritmo básico
que por medio de un código de transacción en el menú principal solicita por medio del
interfaz de usuario el ingreso de datos de proveedores nuevos y a la vez guarda dicha
información para que a los proveedores frecuentes se nos sea más fácil encontrar toda
la información, de esta forma también el sistema le permite al usuario buscar
proveedores con los cuales ya existe alguna relación anterior, el sistema permite
generar un cheque para pago a proveedores y genera un estado de cuenta el cual le
sirve al departamento de contabilidad para realizar el estado de situación de cierre y el
estado general de la empresa, por lo que al tener la información digital se nos hace
más accesible la información a diferencia cuando se realiza la impresión del cheque
manual se debe enviar el reporte y factura al departamento de contabilidad para que
ellos ingresen la información para la generación de su estado de resultados.
b) Indique que sistema de información se adapta al sistema diseñado.
Se adapta más al sistema de procesamiento de transacciones (Transaction Processing
System) (TPS) ya que es un sistema que a través de él se puede lograr ahorros
significativos de mano de obra y este guarda grandes cantidades de información y ya
que sirve para el pago a proveedores se podría implementar otras opciones a cuentas
por pagar, conciliaciones bancarias ya que el mismo sistema podría hacerle de utilidad
al departamento de contabilidad, se podría implementarle a dicho sistema el pago de
planilla o nómina y en el menú podría agregarse la generación del recibo en el cual el
encargado de la bodega puede firmar como recibido la mercadería.
C) Indique que factores indican una retroalimentación exitosa.
Al momento de que toda la información de los proveedores y cantidades de cheques o
montos cancelados queden guardados en el sistema para poder utilizarla para fines
positivos de la empresa se llega a una determinación que el sistema tiene una
retroalimentación exitosa ya que de esta forma tanto accionistas como dirigentes de la
institución pueden supervisar de mejor forma las tras transacciones y procedimientos
de la empresa de esta forma se dará un servicio eficiente y eficaz a los proveedores y
de la misma forma se ahorrara procedimientos y gastos operacionales que están
demás en el proceso a parte de tener un mejor control, esto incrementara la producción
en la empresa.
d) Describa los beneficios de implementar el sistema en el taller No. 1
Se optimiza el trabajo se bajan costos y se eliminan procesos que están demás y solo
consumen tiempo, otro de los beneficios y uno de los mas importantes es que la
información queda guardada tanto en digital como impresa ya que nos queda una copia
física del cheque emitido, se puede tener un mejor control de la mercadería que se está
adquiriendo y se puede realizar un inventario mas organizado dentro de este mismo
sistema.
Los pasos para emitir un cheque son más fáciles y sencillos y a la mismas ves se esta
agregando toda la información del proveedor al sistema, el interfaz de usuario del
sistema es muy amigable y se adapta a cualquier computador.
La impresión de una contraseña ya no es necesaria en el nuevo sistema solo se
necesita el recibo generado por el área de contabilidad como autorización y aval para
por emitir el cheque, otra ventaja es que el sistema nos da la opción de elegir la cuenta
bancaria de donde se van a debitar los fondos y nos dice si dicha cuenta tiene
disponibilidad.
e) Elabore un pequeño presupuesto del equipamiento necesario para
implementar el sistema.
Equipamiento Costos
-Soporte mantenimiento $2,000.00
-Hardware $4,000.00
-Software $.3,000.00
-Ordenador $.1500.00
Total $10,500.00
Con algunos de los equipamientos anteriormente mencionados ya se cuenta con
disponibilidad en la empresa, pero necesitan de una mejora y de un mantenimiento
para poder ajustarlos al nuevo sistema.
f) A base del taller No.2 presente el proceso antiguo versus el proceso nuevo, indique
cuánto tiempo mejoró y qué beneficios trajo para la empresa y para el proveedor.
PROCESO ANTIGUO
Activida Descripción Tiempo
d
Recepción: Bodeguero entrega a secretaria factura de
1 mercadería recibida en bodega 3 minutos
Secretaria revisa recibo y llama a jefe de bodega para
2 corroborar si recibió la mercadería 4 minutos
Secretaria verifica la contraseña en el sistema
3 7 minutos
Secretaria llama al Contador General para corroborar
4 contraseña 3 minutos
La secretaria de recepción saca fotocopia de la contraseña y se
5 la manda al auxiliar de archivo. 2 minutos
EL Auxiliar de archivo coloca sticker con código único de
6 verificación a la copia, le entrega al mensajero una solicitud de 14 minutos
cheque.
EL mensajero llena la solicitud, y la entrega en secretaría
7 general. 1 minuto
La secretaria general revisa el documento, anota el número de
8 contraseña y solicitud, lo cual la pasa a ventanilla de 6 minutos
contabilidad.
9 El auxiliar de Contabilidad recibe el número de contraseña,
verifica código único de verificación de copia. Emite un 9 minutos
comprobante de gestión de cheque con el número de cuenta
con fondos disponibles
10 El auxiliar de contabilidad entrega comprobante al mensajero. 2 minutos
11 Secretaria recibe comprobante y emite cheque de forma manual
3 minutos
Tiempo TOTAL: 54 Minutos
PROCESO ACTUAL CON EL NUEVO SISTEMA
Activida Descripción Tiempo
d
1 Recepción: Bodeguero entrega a secretaria
factura de mercadería recibida en bodega 1 minuto
2 Secretaria ingresa contraseña en sistema e
ingresa a la trx 5670 Impresión de Cheque 2 minutos
3 Al momento que la secretaria ingresa
contraseña al sistema este automáticamente 5 minutos
envía notificación al Auxiliar de contabilidad
quien le da pase aceptando dicha contraseña
4 Secretaria recibe notificación de aceptación de
emisión de cheque e ingresa el nuevo 3 minutos
proveedor al sistema
5 Secretaria revisa en que cuenta hay
disponibilidad y agrega el nuevo proveedor al 2 minutos
sistema
6 Secretaria imprime el cheque y comprobante
de autorización de contabilidad 2 minutos
7 Bodeguero entrega cheque al Proveedor 3 minutos
TIEMPO TOTAL: 18 MINUTOS
PROCESO ANTERIOR
TIEMPO 54 MINUTOS PORCENTAJE DE TIEMPO -66.67%
PROCESO NUEVO SISTEMA
TIEMPO 18 MINUTOS
Se puede observar que en un solo proceso en el nuevo sistema se agrega la gestión de
emisión de cheque y de igual forma la impresión del mismo con menos pasos y menos
tiempo ya que por ejemplo el paso 5 y 6 ya no son necesarios ya que la información
queda guardada automáticamente por lo que no se necesita un archivo, hay menos
personal involucrado y se ahorra mucho tiempo por lo que eso le beneficia tanto a la
empresa como a los proveedores ya que en el caso de la empresa se bajan costos y
eleva la producción y a los proveedores se les da un mejor servicio y más a delante se
pueden abrir nuevas negociaciones con ellos.
c) Elabore un prototipo de la salida propuesta en el sistema diseñado. (salida de
cheque)
ALIMENTOS NELSON S.A
290-001078-8 No.25
Lugar y Fecha: Zacapa 22 de enero de 2019 Q. 33,001.25
Páguese a la Orden de: Harinas de Oriente__________________
La cantidad de: Treinta y tres mil uno con 25/100____________
Firma (s)
:2228642: 00045 : 7864546: 12500545: 2228642: 00045 9999
CONCLUSIONES
Un proyecto de desarrollo de un Sistema de información comprende varios
componentes o procesos llevados a cabo durante la etapa del análisis, el
cual ayuda a traducir las necesidades del cliente en un modelo de Sistema
que utiliza uno más de los componentes: Software, hardware, personas,
base de datos, documentación y procedimientos, en este caso el sistema
fue empleado a base del modelo IPO se tomo en cuenta lo que
necesitábamos como una salida y que elementos teníamos para realizarlo
a lo que le llamamos entrada y el proceso es cuando se toman las
entradas para convertirlas en una salida que seria el nuevo sistema para
emitir cheques para pago a proveedores,
No solo se creo un nuevo sistema para la emisión de cheques, sino que
también el mismo sistema funciona para gestionar la emisión del mismo y
para recopilar grandes cantidades de información de igual forma se
dejaron puertas abiertas para poder implementarle mas funciones a dicho
sistema para estandarizar procesos y poder trabajar con un mismo sistema
en varias áreas de la empresa lo cual reduciría costos.
Antes de comenzar con el desarrollo de cualquier proyecto, se conduce un
estudio de Sistemas para detectar todos los detalles de la situación actual
de La empresa. La información reunida con este estudio sirve como base
para crear varias estrategias de Diseño. Los administradores deciden que
estrategias seguir, por lo que se llego a un acuerdo que debíamos mejorar
tanto el proceso de gestión como impresión de cheques ya que había
mucho congestionamiento y procesos estaban de mas por lo que había
muchas quejas por parte de los proveedores lo cual se mejoró con la
implementación del nuevo sistema.
Anexos
60
50
40
30
Pasos
20 Tiempo
10
0
Proceso Proceso
Antiguo Nuevo
Menor tiempo y menos
Pesos
Mayor cantidad de Pasos y más Tiempo
