Fundación Universitaria Panamericana
Ingeniería de Sistemas
Gestión y Calidad de la Información
1Actividad 2
John Edinson Alvarez Ramírez
Juan Camilo Poveda Caycedo
Grupo 2
Octubre 2020
ii
Tabla de contenido
Introducción.....................................................................................................................................1
Parte I...............................................................................................................................................2
Documentación Interna................................................................................................................2
Documentación Externa...............................................................................................................2
¿Qué es una política de gestión de documentos?.........................................................................2
Ensayo los avances de las tecnologías de la información y su globalización..............................3
Gobierno electrónico...............................................................................................................3
¿Qué es un sistema de Información de la calidad?......................................................................6
¿Qué es una política de comunicación y cuál es la importancia de su existencia en las
organizaciones?............................................................................................................................6
Parte II.............................................................................................................................................7
Selección de documentación externa dentro del todo de la documentación de la organización. 7
Selección de documentación interna dentro del todo de la documentación de la organización..7
Inventario de activos de información......................................................................................9
Parámetros para llevar a cabo la gestión de la documentación pública dentro de la empresa.....9
Planeación..............................................................................................................................10
Producción.............................................................................................................................10
Gestión y tramite....................................................................................................................11
Organización..........................................................................................................................11
Transferencia.........................................................................................................................11
Disposición de documentos...................................................................................................11
Preservación a largo plazo.....................................................................................................11
iii
Valoración..............................................................................................................................11
Informe de información guardada en bases de datos corporativas u organizacionales.............12
Modelado de la gestión de la información no contenida en documentos, o en bases de datos
corporativas que es necesaria para el funcionamiento de la organización y su interrelación con
la sociedad.................................................................................................................................13
Establecer políticas de gestión de documentos dentro de la organización................................14
Establecer como sería el proceso de comunicación dentro de la organización.........................15
Tipos de comunicación que se pueden utilizar dentro de la organización.............................16
comunicación Interna. Los procesos comunicativos que se establecen entre la empresa y
sus empleados suele ser un tipo de comunicación interna.....................................................16
comunicación descendente. Esta se basa en los procesos de comunicación que surgen desde
los altos mandos y se dirige a mandos bajos como gerencia y empleados............................16
comunicación ascendente. Este tipo de comunicación es inverso al anterior, la
comunicación se dirige de rangos inferiores a superiores, con el propósito de formular
preguntas, proporcionar retroalimentación y hacer sugerencias............................................16
comunicación horizontal. El tipo de comunicación horizontal se da entre personas con un
mismo nivel de autoridad dentro de la organización.............................................................16
comunicación externa. Con el fin de fortalecer y mantener las relaciones publicas se debe
crear una comunicación externa, esta comunicación se realiza dentro de la organización,
pero va dirigida a personal externo........................................................................................16
Conclusión.....................................................................................................................................17
Referencias....................................................................................................................................18
1
Introducción
La información representa hoy día un activo muy valioso para cualquier organización
es por esto que se le debe dar un buen manejo para optimizar los procesos y recursos de
la misma, ahí es donde debemos contar con un modelo de gestión de información para
que cada funcionario de la organización pueda acceder de una manera confiable y
practica a ella; este modelo se determina de acuerdo a las necesidades y el tamaño de la
empresa estableciendo las áreas que tendrán acceso a esta información.
Entender y desarrollar estándares enfocados en las buenas prácticas de gestión de la
información es el objetivo principal de este documento.
2
Parte I
Documentación Interna Documentación Externa
Son aquellos documentos que han sido Son documentos que no han sido
creados y aprobados por la organización elaborados por la empresa pero que son
dentro de su sistema de gestión y se necesarios para el sistema de gestión de
utilizan para la comunicación al interior calidad. Estos documentos mantienen las
de la entidad. relaciones con agentes externos a la
empresa como clientes, proveedores,
entidades gubernamentales.
Ejemplos
- Aviso - Carta:
- Memorándum - Invitación
- Informe - Instancia
- Convocatoria - Oficio
- Acta - Certificado
¿Qué es una política de gestión de documentos?
Se conoce como un conjunto de actividades administrativas y técnicas para la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida en las
empresas para una correcta gestión de los documentos con el objetivo de facilitar su
conservación y utilización; la política de gestión de documentos nace de la necesidad de
definir el compromiso de las empresas respecto a la confiabilidad, usabilidad, integridad
tanto de los archivos físicos como electrónicos dentro de las organizaciones.
3
Ensayo los avances de las tecnologías de la información y su globalización
Hoy día las tecnologías de la información y las comunicaciones abarcan un gran lugar
de relevancia en la sociedad para apoyar funciones administrativas
Gobierno electrónico
El crecimiento que se presenta a nivel tecnológico en el mercado y la mejora que esto
representa ha permitido incorporar nuevos servicios, esta incorporación tecnológica
dentro del sector público es conocida como gobierno electrónico o eGoverment.
El eGoverment está dirigido para crear infraestructura de red en donde los diferentes
departamentos gubernamentales comparten información. Las Naciones Unidas han
venido realizando un análisis sobre este aspecto, publicando algunos resultados para el
desarrollo de políticas orientadas a facilitar el suministro de servicios en línea.
Por otro lado, las nuevas tecnologías como dispositivos móviles, correo electrónico,
portales web, redes sociales, entre otros, pretenden promover el liderazgo colaborativo, la
cultura organizacional, así como los procesos innovadores con la participación ciudadana.
Pese a lo anterior, el eGoverment parece estar aún lejos de su objetivo; puesto que para
ello se requiere capacitar a diversos actores como: ciudadanos, empresas, organizaciones
e instituciones.
Asimismo, los avances tecnológicos ofrecen mejoras en la comunicación electrónica,
especialmente en Internet, debido a que permiten una mejor comunicación e interacción
con los ciudadanos y las organizaciones. Los estudios de madurez de eGoverment han
dejado en evidencia que el desarrollo tiene un proceso de rediseño y adaptación de
4
acuerdo con las necesidades de la sociedad, por ello, existen niveles de madurez del
eGoverment en el desarrollo de los servicios en línea:
El emergente: se puede prestar para el apoyo de servicios de información en
materia política y servicios públicos asociados a portales web.
El mejorado: se integra a la interacción simple de Gobierno a ciudadano, en la
descarga o diligenciamiento de formularios en línea.
Interactivo: orientado a la comunicación bidireccional en la solicitud de
información sobre política, leyes, etc.
Transaccional: enfocado en el pago de impuestos, solicitud de tarjetas de
identidad, pasaportes entre otras transacciones que se realizan entre ciudadanos y
gobierno G2C.
En red: el modo más desarrollado, en donde el gobierno involucra a la sociedad
en un diálogo en doble vía.
Otro concepto clave es la gobernanza electrónica, la cual debería situarse en el centro
de las tecnologías de la información para hacer sostenible su desarrollo. A este respecto,
las iniciativas son a menudo de naturaleza colaborativa. eGoverment tiene varias
definiciones que pueden ser clasificadas en tres grupos:
eGoverment es definido como la prestación de servicios de Internet.
eGoverment se compara con el uso de tecnologías de la información en el
gobierno.
eGoverment es definido como la capacidad de transformar la Administración
pública generalmente vinculado al uso de Internet.
5
eGoverment se define como “el uso de las tecnologías de la información y
comunicación electrónica y sobre todo de Internet”. Este también incluye sistemas que
permiten transformar y mejorar las operaciones internas; simplificando las transacciones
y la administración, obteniendo una mejora de los servicios gubernamentales junto a una
reducción de costos.
La tecnología se ha utilizado para llevar a cabo diversas actividades, apoyando la
modernización y mejora del gobierno, así como proporcionando diversos beneficios.
Al referirnos a tecnologías de la información en Administración Pública se pueden
clasificar las diferentes funciones así:
Administración interna como: gestión del personal, recursos financieros, entre
otros.
Producción de servicios para diversas categorías como: servicio de agua,
escolares, seguridad pública, etc.
En función de gobierno que va desde los planes de regulación urbanística a las
leyes del mercado de trabajo.
Adicional a esto, los sistemas de Administración Pública se desarrollan con el tipo de
sistemas de información llamados administrativos y los sistemas denominados
estadísticos. Los sistemas de tipo administrativo corresponden a la gestión de la
Administración Pública que está bien definida, algunos ejemplos son: registro civil de la
población, del catastro, de la población. Por otra parte, los sistemas de información
estadísticos no tienen usuarios definidos, la recolección de información se basa en
metodologías tipo censo, sondeo o investigación.
6
¿Qué es un sistema de Información de la calidad?
Es un método que se utiliza para recolectar, almacenar y reportar la información de la
calidad y poder brindar ayuda en la toma de decisiones. Este sistema permite monitorear
permanentemente las características de calidad del servicio en la organización; este
sistema se implanta por medios como la planificación, el control, aseguramiento y la
mejora de la calidad.
¿Qué es una política de comunicación y cuál es la importancia de su existencia en las
organizaciones?
Una política de comunicación hace referencia a los lineamientos que sirven como
referencia en las decisiones que tomen los miembros de la organización con relación a los
procesos de comunicación. En esta política se implantan las pautas por las cuales se
deben relacionar los miembros de la organización.
La política de comunicación ayuda a un grupo de personas a trabajar juntas con lo cual
se forma una organización con fines comunes, esto permite que cada colaborador
solucione problemas y tome decisiones.
Las políticas de comunicación son importantes en las organizaciones ya que permite:
- Plantear estrategias y planes de comunicación
- Crear medios institucionales
- Determinar lo que se aprueba y rechaza por la organización
- Captar las consecuencias sobre las decisiones tomadas por la organización
Parte II
7
Selección de documentación externa dentro del todo de la documentación de la
organización
Los documentos externos son todos aquellos documentos que no han sido elaborados
por la empresa y que son necesarios para el sistema de gestión de calidad; esta
documentación puede incidir en el desarrollo de las actividades realizadas por la entidad.
Entre los documentos producidos por una institución distinta a la universidad podemos
encontrar reglamentos, normas, leyes, decretos, acuerdos, resoluciones externas, códigos,
manuales, entre otros. Mucha de esta información puede estar publicada en la página de
internet de la organización y se convierten en documentos de apoyo para la institución.
Estos documentos de apoyo ayudan a la institución en el cumplimiento de sus
funciones, teniendo en cuenta la vida útil o la importancia de los documentos se
procederá a su eliminación no sin antes levantar un acta de eliminación de documentos.
Selección de documentación interna dentro del todo de la documentación de la
organización
La documentación interna está desarrollada por cada una de las áreas de la
organización, la cual pasa a revisión y aprobación por el departamento de gestión de
calidad, para así ser divulgada al interior de la organización. Esta debe estar en una ruta a
la cual todos los colaboradores tengan acceso para su consulta de acuerdo a su criticidad
y nivel de cargo.
En la documentación interna tenemos los documentos creados por la universidad en
cumplimiento de las normas tales como manuales, procesos, guías, instructivos, informes,
formatos, etc. También existe la opción de una intranet en donde se publicará
8
información de interés para los colaboradores como nuevos desarrollos o noticias de la
compañía.
Establecimiento de lineamientos de la gestión de la información para la
documentación externa.
Se debe establecer reglas que permitan mantener la protección adecuada de los activos
de información de la organización, estos activos son los recursos del sistema de gestión
de calidad que necesita la entidad para cumplir con los objetivos establecidos, estas reglas
deben ser aplicadas por funcionarios, contratistas, etc., manteniendo la confidencialidad
de los mismos.
El sistema de gestión de calidad tiene la tarea de definir qué tipo de documentos de
origen externos son relevantes para su gestión. Para registrar estos documentos se puede
considerar información como:
Nombre del documento
Emisor del documento
Versión y fechas actualizadas
Distribución interna
Responsabilidad de control
Algunos documentos deben mantenerse bajo vigilancia, es decir que alguna persona
debe verificar de manera periódica si el emisor ha realizado cambios al documento o si ha
emitido nuevo, por otro lado, en algunas ocasiones el emisor es el responsable de
informar y enviar la información actualizada. Así mismo, el emisor frente a algunos
9
documentos se pone en contacto con la empresa para informar e involucrarse en el
cambio de la información.
Inventario de activos de información.
Para conocer todos los activos que se encuentran en la organización es importante la
gestión de activos.
- Se debe realizar un inventario de los activos relacionados con la información
- Los activos que se encuentran en este inventario deben contar con un propietario
- Para el uso de esta información y de los activos relacionados con ella es necesario
identificar, documentar, e implementar reglas.
- Clasificar la información de acuerdo requisitos legales, valor, etc.
- De acuerdo al esquema de clasificación de la información implementado por la
organización se deben desarrollar procedimientos para el etiquetado de
información.
- De acuerdo al esquema de clasificación de la información implementado por la
organización se deben desarrollar procedimientos para el manejo de activos.
Parámetros para llevar a cabo la gestión de la documentación pública dentro de la
empresa.
Dentro de las empresas se produce gran cantidad de documentos lo cual exige
regulación, control y planeación en cada uno de los procesos administrativos que se
llevan a cabo.
10
Para obtener una óptima gestión documental y con el fin de garantizar el acceso y la
conservación de los documentos y la información de la organización se establecen unos
principios y estrategias que debemos seguir:
Planeación
En esta etapa se debe revisar, analizar e interpretar las necesidades y objetivos de la
organización y revisar y valorar la información teniendo en cuenta el contexto legal,
técnico y funcional de la empresa.
Este paso comprende la creación y diseño de formularios, documentos y análisis de
los procesos y el registro que se tiene en el sistema de gestión documental.
Producción
Aquí es donde se debe realizar una evaluación de los documentos teniendo en cuenta
su creación, ingreso y categorización.
En este proceso se deben evaluar tres subprocesos:
- Recepción de documentos
- Producción de documentos
- Distribución de documentos
La generación de documentos debe comprender su origen, creación y diseño tanto de
los formatos como de los documentos conforme al desarrollo de las funcionas de la
organización.
11
Gestión y tramite
Son las actividades necesarias para el registro, la descripción, la disponibilidad,
recuperación y acceso para la consulta de documentos. El trámite permite administrar los
documentos desde su producción hasta su función administrativa.
Organización
Operaciones técnicas que permiten declarar el documento en el sistema de gestión
documental para clasificarlo, ordenarlo y describirlo adecuadamente
Transferencia
En la transferencia se realizan operaciones implantadas por la empresa para transferir
los documentos en su fase de archivo teniendo en cuenta los formatos, migración,
estructura, conservación y conversión.
Disposición de documentos
Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo donde se estudia su
conservación temporal, permanente o su eliminación de acuerdo a lo establecido en las
tablas de retención documental TRD o valoración documental TVD.
Preservación a largo plazo
Son aquellos estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar
su preservación a largo plazo.
Valoración
Proceso que inicia desde la planificación de los documentos para determinar sus
valores, esto con el fin de establecer su permanencia en sus diferentes fases y así
determinar si se elimina o se conserva.
12
Informe de información guardada en bases de datos corporativas u
organizacionales.
Como bien sabemos una base de datos es muy importante dentro de las organizaciones
ya que nos permiten almacenar gran cantidad de información relacionada con la empresa
la cual nos sirve para planear, administrar, controlar y tomar decisiones dentro de ella. Ya
que la información es muy importante para las organizaciones debemos tener en cuenta
cual será la información que se debe guardar en estas bases de datos.
Si nos referimos a una organización bancaria se tiene en cuenta que la información
guardada en sus bases de datos es la siguiente:
- Información de sus clientes
- Cuentas
- Prestamos
- Transacciones bancarias
Si la organización es una institución educativa la información guardada en sus bases
de datos es la siguiente:
- Información de estudiantes
- Asignaturas
- Cursos
- Información de Tutores
Adicional a esto en el área de recursos humanos se debe tener en cuenta la siguiente
información:
- Datos de empleados
13
- Salarios
- Impuestos
- Nominas
La información contenida en estas bases de datos es relevante para las organizaciones
y debido que a menudo esta información va aumentando aparecen nuevas tecnologías
para suplir las necesidades del manejo de información.
Modelado de la gestión de la información no contenida en documentos, o en bases de
datos corporativas que es necesaria para el funcionamiento de la organización y su
interrelación con la sociedad.
Las bases de datos en la organización contienen información que permite reunir o
analizar datos, ordenarlos, realizar consultas, etc. Las bases de datos aptas para la gestión
de datos de una empresa son las relacionales.
La información en estas bases de datos se encuentra contenida en tablas, para
gestionar correctamente la información que se contiene en estas bases de datos debemos:
Mantener el orden de los datos: Se requiere mantener un orden en los datos para facilitar
las consultas y así conseguir una mayor eficacia
Facilidad de consulta: Para una buena gestión de las bases de datos de la empresa se
debe poder filtrar los datos de una forma rápida y sencilla.
En un sistema de gestión documental podemos relacionar las siguientes áreas:
- Almacenar
- Recuperar
- Clasificar
14
- Seguridad
- Custodia
- Distribución
- Creación
- Autenticación
Necesitamos establecer los niveles de acceso de la información, identificar su
difusión, y también establecer cuáles son los medios y las formas a utilizar.
Establecer políticas de gestión de documentos dentro de la organización.
La estandarización de políticas de gestión de documentos asegura una atención
adecuada y protección de dichos documentos, esto permite que la información contenida
en ellos pueda ser recuperada de una forma eficiente y eficaz. La política de gestión de
documentos está definida como una declaración de intenciones en la cual se exponen
estrategias de orientación y organización de diferentes actividades y los objetivos que se
quieren alcanzar dentro de la organización relacionada con la gestión de los documentos
que se producen o reciben.
La gestión de documentos es muy importante dentro de la organización ya que nos
permite proteger y conservar los documentos para evidenciar las actividades y funciones
realizadas, las políticas de gestión de documentos son útiles y sirven de apoyo en la toma
de decisiones.
El éxito de esta política depende de la aprobación y respaldo de la dirección y de los
recursos que se atribuyen para su implementación.
15
Al momento de establecer las políticas de gestión de documentos dentro de la
organización debemos tener en cuenta lo siguiente:
- Entender el contexto legal, administrativo y social de la organización.
- Comprender su estructura jerárquica, misión, funciones y actividades.
- Realizar un diagnóstico de las fortalezas y debilidades que presenta la organización.
- Planificar los objetivos que se quieren alcanzar con estas políticas.
- Asignar roles y responsabilidades del personal que crea y gestiona documentación
dentro de la organización.
- Capacitar al personal sobre la gestión de documentos.
- Para una correcta gestión y documentación de los documentos es necesario identificar
los requisitos funcionales, normativos y administrativos de la organización.
Establecer como sería el proceso de comunicación dentro de la organización.
Dentro de la organización es importante establecer una correcta comunicación para
mantener un equilibrio y cumplir con los objetivos y metas. La comunicación de la
organización se basa en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de ella, se
puede clasificar en interna y externa.
Utilizando una red multicanal nos permite que todos los miembros de la organización
puedan comunicarse entre sí, un tipo de comunicación que se enriquece por medio de la
tecnología son:
- Correo electrónico
- Videoconferencias
- Intranet y Extranet
16
Tipos de comunicación que se pueden utilizar dentro de la organización.
comunicación Interna. Los procesos comunicativos que se establecen entre la
empresa y sus empleados suele ser un tipo de comunicación interna.
comunicación descendente. Esta se basa en los procesos de comunicación que surgen
desde los altos mandos y se dirige a mandos bajos como gerencia y empleados.
comunicación ascendente. Este tipo de comunicación es inverso al anterior, la
comunicación se dirige de rangos inferiores a superiores, con el propósito de formular
preguntas, proporcionar retroalimentación y hacer sugerencias.
comunicación horizontal. El tipo de comunicación horizontal se da entre personas
con un mismo nivel de autoridad dentro de la organización.
comunicación externa. Con el fin de fortalecer y mantener las relaciones publicas se
debe crear una comunicación externa, esta comunicación se realiza dentro de la
organización, pero va dirigida a personal externo.
Debemos tener en cuenta que la comunicación en la organización es primordial si
queremos que esta sea exitosa, como vimos anteriormente existen diferentes tipos de
comunicación que facilitan a la empresa transmitir información importante a sus
empleados sea cual sea su nivel jerárquico.
17
Conclusión
El sistema de gestión de calidad junto a la gestión documental permite tener
lineamientos claros a nivel organizacional orientados a la mejora continua.
La documentación interna es responsabilidad de cada una de las áreas de la
organización y es fundamental que esta sea entregada de manera detallada y clara al
departamento de gestión de calidad para que este se encargue de su revisión y
aprobación.
Es importante que la organización cuente con canales de comunicación de fácil acceso
para todos los colaboradores con el fin de dar a conocer de manera oportuna toda la
información.
18
Referencias
Fugini, M. y Maggiolini, P. (2018). Sistemas y tecnologías de la información en las
organizaciones. Difusora Larousse - Ediciones Pirámide. [Link]
[Link]/es/lc/unipanamericana/titulos/123
100
Conoce los 8 pasos de la gestión documental en archivo. (2019, Enero 25 ). Obtenido de
[Link]
Zabala, R. Q. (s.f.). Bases de datos y su importancia dentro de una Organización.
Obtenido de Gestionopolis: [Link]
importancia-dentro-una-organizacion/
Cómo gestionar correctamente la base de datos de una empresa. (s.f.). Obtenido de CTI
Soluciones: [Link]
datos-una-empresa
Información, R. -R. (s.f.). Guía de Implementación Gerencial– Política de gestión de
documentos y archivos. Obtenido de Modelo de Gestión Documental de la RTA:
[Link]
documentos-y-archivos/mgd/2015-01-21/[Link]
Ávila, M. F. (s.f.). Proceso comunicativo y comunicación organizacional. Obtenido de
Gestiopolis: [Link]
organizacional
19
