REQUISITOS PARA UN COORDINADOR DE ARCHIVO
Educación:
Título profesional o de una carrera de a lo menos 8 semestres otorgado por una
Universidad El titulo requerido es de Gestor(a) de Información, y Archivista,
Bibliotecología y Documentación, o carreras afines. Deseables cursos de capacitación y
perfeccionamiento en materias de Gestión documental, Bibliotecología y otras materias
similares
Objetivo:
Recibir, describir, ordenar, organizar, conservar y dar destino final a los grupos
documentales que forman parte de acervo documental de SIAP, además de facilitar el
acceso a la información.
Responsabilidades:
- Elaborar, coordinar y supervisar los procesos de registro, organización y
descripción de los grupos documentales bajo custodia del archivo central.
- Realizar informes mensuales que permitan conocer la gestión realizada por el
Archivo, la atención de consultas a los clientes, el movimiento intrainstitucional de
cajas con documentación y/o transferencias al bodegaje externo, los documentos
procesados
- Diseñar y actualizar las normas y procedimientos de Gestión Documental y
Archivo
- Crear el Cuadro General de Clasificación Archivística (inventarios documentales)
- Atender las solicitudes y requerimientos de los clientes, que solicitan
información al Centro de Almacenamiento Documental
- Asegurar la aplicación de la normativa jurídica vigente relativa a la producción,
tratamiento, conservación, eliminación y acceso a la documentación.
Conocimientos Específicos:
- Manejo de expedientes y archivos
- Gestión de Archivo, organización y logística
- Conocimiento sobre la legislación de conservación y destrucción de archivos
- Conocimiento en la Elaboración de inventarios de archivos para la evacuación de
las unidades documentales que han cumplido el tiempo de retención
- Conocimientos en transferencias documentales
- Trabajo en equipo
- Buena organización, comunicación y manejo de personal
- Manejo de office
- Dar buen uso al mobiliario asignado a su área
TEST CONOCIMIENTOS MINIMOS GESTION DOCUMENTAL
1. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo de organización de la documentación producida o
recibida por las entidades desde su origen hasta su eliminación total
Documento
Programa de Gestión Documental
Registro
Fondo
2. Los documentos se clasifican en simples y compuestos de acuerdo con su
uso y utilidad
Falso
Verdadero
3. Conjunto de documentos de estructura y contenidos homogéneos
Escribir respuesta: Rta: A esto se le llama una serie Documental
4. Que información como mínimo se necesita para realizar un inventario documental
Escribir respuesta
Rta:
Como mínimo realizar una descripción (Nombre carpeta), Fechas extremas, tipo de
conservación (carpeta – AZ, libro), Folios y ubicación.
5. De qué manera organizaría una hoja de vida.
Escribir respuesta
Rta:
Realizar una depuración (eliminación de elementos abrasivos) y copias, organizar de
forma cronológica, foliación y llenar una hoja de control.
6. Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie
documental, por ejemplo: órdenes de compra.
Archivo
Serie Documental
Subserie documental
Tablas de retención
7. Los documentos de apoyo son:
Proceso que determina valores primarios y secundarios de los documentos
Transferencias de la gestión documental
Documentación informativa, auxiliar que recibe o elabora una dependencia y
facilita la gestión administrativa
Ninguna de las anteriores
8. La terminación o eliminación de documentos se produce solo cuando;
vence el plazo establecido del documento, se produce un documento
que anula el anterior, desaparece el objeto físico que da razón del ser
del archivo; cuando se establece convencionalmente la fecha de
terminación.
Verdadero
Falso
9. Los sistemas de ordenación en la gestión documental son:
Cronológico -Geográfico -Topográfico – área
Alfanumérico – alfabético – asunto – decimal
Todas las anteriores
Ninguna de las anteriores
10. Son las remisiones de archivos básicos a la gestión del archivo
central para su conservación precautoria, y se relación con
documentos cuya frecuencia de uso ha disminuido
Transferencias primarias
Transferencias secundarias
Ninguna de las anteriores
Todas las anteriores
11. El folio es la acción de numerar las hojas
Verdadero
Falso
12. La foliación en el proceso de gestión documental se debe contar
consecutivamente de lo más reciente a los más antiguo
Verdadero
Falso
13. Proceso que genera menos costos, por reducción del papel, facilidad
de manejo, mayor transferencia en el archivo, mayor productividad de
las diferentes áreas de la organización.
Programa de gestión documental
Levantamiento de la gestión documental
Administración Documental
Administración Archivística
14. Ley, acuerdo, decreto o norma legal que se encarga definir la
custodia, cuidado, cumplimiento, confidencialidad, protección de
archivo es:
Acuerdo N° 0.38 de septiembre 20 de 2002
ISO 9001
Ley 734 de 2002 capitulo 34 enciso 4 y 5
NTC 4095
15. Dentro del sistema de gestión de calidad se debe tener en cuenta las
____________________________________________, para escribir de
manera correcta lo que se está haciendo, hacer lo que se ha escrito y
_______________________________ y así generar un control y más
eficiencia en nivel productivo de la organización aplicándolo a
cualquier _________________.
Legislación vigente en gestión documental, identificación de cambios y estados de
revisión de documentos, control de documentos
Evitar el uso de documentos obsoletos, identificación y conservación de
documentos para ser aprobado e implementado, almacenado.
Normativa en materia gestión documental, implementar sistema de gestión de
calidad en ISO 9001, Evaluación.
Políticas de gestión calidad, comprobar que lo que se hace es lo adecuado,
procedimiento.
16. El control de documentos internos se da mediante el registro - pre
diseñado de archivo, libro de notas, hojas de datos, informes de
calibración.
Verdadero
Falso
17. El control de documentos externos se controla mediante: manual de
calidad, políticas de calidad, procedimientos del sistema de gestión
de calidad, procedimientos técnicos , instructivos de trabajo.
Verdadero
Falso
18. Los tipos de archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos son:
Archivo histórico, archivo de gestión, archivo central
Archivo histórico, archivo central, archivo gestión
Archivo central, archivo de gestión, archivo histórico
Archivos de gestión, archivo central, archivo histórico
19. El fondo es la totalidad de la documentación producida y recibida por una
institución o personal y se clasifica en _______________, ______________ y
______________.
Abierto, cerrado, mixto
Mixto, abierto, pendiente
Cerrado, mixto y activo
Mixto, pendiente, cerrado y abierto
20. La ley general de archivos es:
Ley 594 del 2000
Ley 960 de 1970
Ley 1250 de 1970
Artículos 8,15 20, 74 de la constitución política
21. EJERCICIO PRÁCTICO
De acuerdo con la caja que se le entregue realice la simulación:
¿Qué haría usted después de que recibe una transferencia?
Rta: se presenta un paso a paso, pero se debe tener en cuenta que requiere como
tal el área de operaciones; según lo que realiza para su control.
Paso a paso básico.
1. Se debe verificar el contenido de la caja de acuerdo con lo que relacionan ya sea
en físico o digital (si no hay relación se debe hacer el levantamiento de lo que hay
en la caja.)
2. Por cada carpeta (unidad documental), retirar material metálico (clips, ganchos de
cosedora), pos-it, duplicidad o copias de documentos de apoyo.
3. Foliación. (opcional)
4. Si son hojas de vida registrar cada documento o agrupación documental, en el
formato Hoja de Control con el objetivo de facilitar la búsqueda de los documentos
dentro de las carpetas.
5. Ordenar las carpetas por año y luego por serie y/o subserie documental si la hay y
verificar que tanto caja y carpetas correspondan en el Inventario Documental.
6. Ubicar la caja en la estantería del Archivo Central, asignando un Nº único de caja
de forma consecutiva y su respectiva ubicación topográfica. Para que sea fácil su
ubicación consulta.
