UNAD, Año 2018

Gestión de inventarios, almacenes y

aprovisionamientos
Mario Andrés Ortiz, María Fernanda García Narváez, Magdalena Paladines, Rudy Rodríguez
Córdoba, Leidy Johanna Murcia1

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Estudiantes de Ingeniería Industrial, Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD.

El inventario es una forma de mantener el control oportuno

de las mercancías, insumos y materias primas que sean parte
INTRODUCCIÓN de la actividad económica de la empresa, para así tener un
desarrollo óptimo y generar un crecimiento de la misma, por
La actual sociedad, impone nuevos retos tanto a nivel esto es uno de los activos más importantes.
personal como profesional, es por esto que factores como el
tiempo, la eficiencia, la eficacia se han vuelto primordiales en AÑOS 80
los procesos de optimización de las organizaciones; en este
orden de ideas los conceptos de inventarios, producción, Se pensaba en tener un inventario suficiente e imprimirle
recursos financieros y políticas de inventarios han adquirido cierta dinámica. Se empezó a hablar de flujo de inventarios.
nuevos matices acordes con las actuales necesidades. Ya se calculaba el índice de rotación de inventarios (Ventas
(Consumo) /Valor Inventario Promedio) y posteriormente la
Las organizaciones mantienen inventarios de materias velocidad del inventario. Incluso, se llegó a estudiar la forma
primas y de productos terminados. Los inventarios de materias de tener cero inventarios.
primas sirven como entradas a una determinada etapa del
proceso de producción y los inventarios de productos ACTUALIDAD
terminados sirven para satisfacer las necesidades o demanda
de los clientes. Puesto que estos inventarios representan Hoy en día se emplean diferentes procesos y maquinas que
frecuentemente una considerable inversión de recursos facilitan la realización de los inventarios. Se cree que los
financieros, las decisiones con respecto a las cantidades de inventarios son un método o procedimiento que ayuda a tener
inventarios son importantes. Los modelos de inventario y la un control de las mercancías y a llevar una orden en la
descripción matemática de los sistemas de inventario empresa.
constituyen una base para la toma de estas decisiones.

Mantener un inventario (existencia de bienes o recursos en

ocio) para su venta o uso futuro, es una práctica común en el
mundo de los negocios empresariales. Las empresas de venta
al menudeo, los mayoristas, los minoristas, los productores y
aún los bancos de sangre (actualmente, también hay banco de
órganos) por lo general almacenan bienes o artículos. ¿Cómo
decide una empresa de este tipo sobre su “política de
inventarios”, es decir, cuándo, cuánto y cómo se reabastece?
En una empresa pequeña, el administrador puede llevar un
recuento de su inventario y tomar estas decisiones.

HISTORIA

La historia de los inventarios, comienza desde la

antigüedad, cuando los pueblos, debido a las épocas de
escases, deciden almacenar grandes cantidades de alimentos,
para hacer frente a ellas; así se idea un mecanismo de control
para su reparto.
GESTIÓN DE INVENTARIOS Todos los mecanismos que se deben poner en práctica para
optimizar el coste que generan.
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PROCEDIMIENTO DE LA PLANIFICACION DE
INVENTARIOS.

TÉCNICAS DE OPTIMIZACIÓN DE LO S
INVENTARIOS

CLASIFICACION DE LOS INVENTARIOS

Los inventarios se pueden clasificar desde diferentes puntos de

vista o criterios. MODELO BASICO DE CÁLCULO Y BALANCEO DE
INVENTARIOS

MODELOS DE INVENTARIO
1. ¿Cuánto debe ordenarse cuando se reabastece el inventario?
Los modelos de inventario surgen por la aplicación de los
inventarios en las empresas, lo que da lugar a dos grandes 2. ¿Cuándo debería reabastecerse el inventario?
interrogantes:

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De esta forma, se dan diferentes clasificaciones, entre ellos los Pedido pendiente de surtir: Recepción de un pedido para un
modelos determinísticos y los probabilísticos como se muestra producto cuando no hay unidades en inventario.
a continuación.
Inventario de seguridad: Inventario mantenido para reducir
Determinísticos: modelos donde la demanda se considera la cantidad de agotamientos resultante de una demanda mayor
conocida y no sujeta a incertidumbre. que la esperada.
 Modelo EOQ (Cantidad económica de pedir) Sin faltante FORMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS
y con faltante.
 Modelo LEP (Lote económico de producción) Sin faltante
y con faltante
 Probabilísticos: modelos donde la demanda no se conoce
con exactitud; esto implica el asignar probabilidades con
los valores posibles de la demanda.
 Modelo EOQ Con demanda Variable.

Otros:

 Modelo EOQ Con descuentos por cantidad.

TERMINOS GENERALES USADOS EN LOS

MODELOS DE INVENTARIO
Manejar apropiadamente el inventario requiere un sistema de
Costo de Mantener: Costo asociado con mantener una algún tipo. No importa si el sistema consiste en escribir los
inversión en inventario, incluyendo el costo de inversión en niveles de inventario en la parte posterior de una envoltura o
capital en el inventario, seguros, impuestos, gastos generales en utilizar un sistema de identificación de radiofrecuencia más
del almacén. sofisticado. Los diferentes tipos de sistemas de manejo de
Costo de Ordenar: Un costo que es fijo para cada pedido inventario tienen pros y contras. Para un pequeño negocio que
(Salarios, papel, transporte, etc.) está asociado con colocar el está decidiendo qué sistema de manejo de inventario utilizar,
pedido para un artículo. elegir el correcto consiste en la opción que tenga más valor
para la compañía.
Posición de inventario: Inventario disponible más el
inventario ya pedido. MANUAL

Tiempo de ciclo: Tiempo que transcurre entre la colocación Muchos propietarios de pequeños negocios, especialmente
de dos pedidos consecutivos. si el negocio tiene muy pocos productos, mantienen un
registro de su inventario de forma manual.
Tamaño de Lote: Cantidad a ordenar en el modelo de
inventario de producción. La forma más fácil de realizar un inventario manual es en una
hoja de cálculo. Por ejemplo, una pequeña panadería puede
Costo de Montaje: Costo fijo (mano de obra, materiales, utilizar una hoja de cálculo para mantener un registro de las
producción perdida) asociado a la preparación de una corrida compras y uso del inventario. El propietario también puede
de producción. establecer una hoja de cálculo para saber cuándo se necesita
reordenar ingredientes. Al principio de cada semana, el
Faltante: Demanda que no puede suministrarse por haberse propietario cuenta manualmente la fila de ingredientes y
agotado el inventario. componentes que tiene a la mano. Ingresa estos valores en la
hoja de cálculo. También ingresa el uso esperado basándose
en las órdenes existentes. Usando las fórmulas de cálculo
apropiadas, determina si tiene suficientes materiales para la
semana o necesita comprar más.

Los sistemas manuales permiten que el propietario de un

pequeño negocio maneje el inventario con muy poca inversión
en sistemas o entrenamiento. Mantener la integridad de datos
es una desventaja principal cuando se maneja un inventario
usando una hoja de cálculo. Una sola entrada de datos o un
error en la fórmula puede provocar imprecisiones importantes
en el resultado de los datos.

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CÓDIGO DE BARRAS LA GESTIÓN DE ALMACENES

Los sistemas de manejo de inventario que utilizan códigos de Actualmente la Gestión de Almacenes se define como:
barras incrementan la precisión y eficiencia en el manejo. Proceso de la función logística que trata de recepción,
almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén
Todos los vendedores al menudo principales usan la hasta el punto de consumo de cualquier material – materias
tecnología de código de barras como parte de un programa de primas, semielaborados, terminados, así como el tratamiento e
manejo de inventario general. Cuando un código de barras es información de los datos generados.
leído en el punto de venta (la caja registradora computarizada)
los datos de venta del inventario son inmediatamente leídos Cuando el mismo origen de la existencia de un almacén –
para ampliar el sistema que mantiene las estadísticas de uso. fundamentalmente, la necesidad de mantener inventarios –
marca el límite entre la Gestión de Existencias (¿Qué?,
El departamento de compras de la compañía usa estos datos ¿Cuánto?, ¿A cuánto?, ¿Cuándo?) y la Gestión de Almacenes
para hacer las decisiones de compra basándose en las ventas y (¿Dónde?, ¿Cómo?).
los niveles de inventario existente. Los códigos de barra
también manejan el inventario a nivel almacén. Los objetivos principales que debe plantearse una gestión
de almacenes son:
La mayoría de los almacenes usan códigos de barra o
identificación por radiofrecuencia (RFID, por sus siglas en  Rapidez de entregas
inglés) para escanear el inventario que ingresa en el manejo  Fiabilidad
del almacén o en el software de manejo. La tecnología de  Reducción de costes
código de barras facilita el movimiento del inventario dentro
 Maximización del volumen disponible
de los confines del almacén (de un lugar a otro) o del
 Minimización de las operaciones de manipulación y
proveedor al almacén (recepción) y del almacén al cliente
(recolección, empaque y envío). transporte

IDENTIFICACIÓN POR RADIOFRECUENCIAS

Mientras que la tecnología de código de barras ha hecho

mucho para incrementar la precisión y la eficiencia para
manejar el inventario, la identificación por radiofrecuencia
(RFID, por sus siglas en inglés) ha levantado la barra del
manejo de inventarios. Las compañías que utilizan esta
tecnología regularmente mueven miles de piezas de inventario
a través de sus puertas. Y los beneficios (que justifican su importancia) son:

La RFID usa dos tipos de tecnología para los movimientos:  Reducción de tareas administrativas
tecnología activa y pasiva. La tecnología RFID activa usa  Agilidad del desarrollo del resto de procesos logísticos
lectores de etiqueta fijos asignados a lo largo del almacén. En  Optimización de la gestión del nivel de inversión del
cualquier momento que un artículo con una etiqueta RFID circulante.
pasa por el lector, el movimiento del artículo se registra en el  Mejora de la calidad del producto.
software de manejo de inventario.  Optimización de costes.
 Reducción de tiempos de proceso.
Los sistemas activos funcionan mejor en ambientes que  Nivel de satisfacción del cliente.
requieren un registro de inventario en tiempo real o donde
existen problemas de seguridad. La tecnología RFID pasiva
requiere el uso de lectores portátiles para monitorear el LAS EXISTENCIAS.
movimiento dentro del inventario. Al igual que el sistema
activo, una vez que la etiqueta del artículo es leída, el dato del Existencias o mercancías: todos los elementos que sean
movimiento es transmitido al software de manejo de necesarios para la producción o realización de la actividad de
inventarios de la compañía. la empresa que se incorporen dentro del producto final.
Debido a que la tecnología RFID tiene un rango de lectura de
hasta 40 pies (12,19 m) usando la tecnología pasiva y hasta
300 pies (91,44 m) usando la tecnología activa, incrementa
ampliamente la precisión del movimiento del inventario en un
almacén.

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las ventajas competitivas por las que apuesta la misma. Dentro

de las actividades o subprocesos que se deben realizar en el
proceso de planificación y organización se encuentran:

 Diseño de la red de distribución de la compañía.

 Responsabilidades de la Gestión de Almacenes (Gestión
Propia o Subcontratación).
 Ubicación de almacenes.
 Tamaño de los almacenes.
 Diseño y Lay-out de los almacenes.
APROVISIONAMIENTO E INVENTARIO DE
MATERIALES Recepción

La recepción es el proceso de planificación de las entradas

de unidades, descarga y verificación tal y como se solicitaron
mediante la actualización de los registros de inventario.

En primer lugar, el proceso de recepción de mercancías

debe cimentarse en una previsión de entradas que informe de
las recepciones a realizar en tiempo dado y que contenga, al
menos, el horario, artículos, y procedencia de cada recepción,
este proceso se conoce como cita previa ya que para procesos
como Entregas Paletizadas se debe contar con recursos muy
específicos como montacargas, plataformas móviles, rampas,
entre otros.

Es evidentemente necesario que se distingan los ingresos de

PROCESOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES unidades internas (los requerimientos de recepción son
significativamente menores, en el caso de que se realicen
El mapa de proceso de la gestión de almacenes se compone controles de procesos a lo largo de la vida de las mercancía) de
de dos ejes transversales que representan los procesos las externas (requieren unas condiciones de llegada más
principales: Planificación y Organización y Manejo de la exhaustivas y deben haber sido establecidas previamente con
información, y tres subprocesos que componen la gestión de el proveedor, con lo que se precisa mayor actuación y
actividades y que abarca la recepción, el almacén y el responsabilidad desde el almacén).
movimiento.
Almacén

El almacenamiento o almacén es el subproceso operativo

concerniente a la guarda y conservación de los productos con
los mínimos riesgos para el producto, personas y compañía y
optimizando el espacio físico del almacén.

El almacén puede dividirse en las siguientes zonas:

 Recepción.
 Almacenamiento, reserva o stock.
 Preparación de pedidos o picking.
 Salida, verificación o consolidación.
 Paso, maniobra.
 Oficinas.

Movimiento
Planificación y organización
Es el subproceso del almacén de carácter operativo relativo
El proceso de planificación y organización es de carácter
al traslado de los materiales/productos de una zona a otra de
estratégico y táctico, dado que tiene que brindar soluciones de
un mismo almacén o desde la zona de recepción a la ubicación
recursos en comunión con las políticas y objetivos generales
de almacenamiento.
que contempla la estrategia de la compañía, en aras de
potenciar

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Desde la perspectiva de las características de las medida que son necesarios. Si se consiguen eliminar los costes
mercancías, los flujos de entrada y salida del almacén de las de almacenamiento se consigue un ahorro enorme, una ventaja
mercancías son variadas, entre ellas: Last In – First Out competitiva extraordinaria.
(LIFO), First In – First Out (FIFO) y First Expired – First Out
(FEFO).
CONCLUSIONES.
Información
La mejor estrategia de inventarios es aquella que entiende y
Este es un eje transversal de los procesos de gestión considera las características de la demanda de los productos y
logística. Debe ser su optimización, por tanto, objetivo de su complejidad. Debido al impacto que el inventario tiene en
primer orden en la Gestión de Almacenes. Su ámbito se toda la cadena, este debe ser un proceso crítico de negocio que
extiende a todos los procesos anteriormente descritos: asegure un mantenimiento adecuado de los sistemas que lo
Planificación y organización, recepción, almacén y administran.
movimiento, y se desarrolla de manera paralela a ellos por tres
vías:

 Información para gestión. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

 Identificación de ubicaciones.
 Identificación y trazabilidad de mercancías. Guerrero, S. H. (2009). Inventarios: manejo y control. Bogotá,
CO: Ecoe Ediciones. Recuperado de
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/detail.acti
LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO on?docID=10584414&p00=inventarios

La función de aprovisionamiento tiene como objetivo la Pinzón Hoyos, B. (2010). Inventarios I. Recuperado de
adquisición y organización de las existencias que se generan https://repository.unad.edu.co/handle/10596/5667
en el proceso de producción. Se encarga de que los materiales
necesarios estén a disposición del departamento de producción [2] ANDERSON, David R., SWEENEY Dennis J.,
y de poner a disposición del departamento de ventas los WILLIAMS Thomas A., Métodos Cuantitativos Para los
productos que luego van a comercializarse. Además de negocios, CENGAGE Learning, Novena Edición. Pág. 551,
organizar las existencias que se generan en ese proceso. 587

Para producir es necesario adquirir materias primas, este Instituto Aragonés de Fomento. Price Water House Cooper.
proceso implica una serie de factores de producción. La Manual de Almacenes. Recuperado de
obtención y gestión de esas existencias forma la función de https://www.aragonempresa.com/descargar.php?a=50&t=pagi
Aprovisionamiento. nas_web&i=390&f=a52f7cc0713a48383d25677c1387dce3

Modelo ABC Hamlett K. Tipos de sistemas de manejo de inventerios.

Recuperado de https://pyme.lavoztx.com/tipos-de-sistemas-de-
El modelo ABC clasifica por importancia relativa las manejo-de-inventarios-4606.html.
existencias de una empresa.
Instituto Aragonés de Fomento. Price Water House Cooper.
Logística de Aprovisionamiento. Recuperado de
https://www.aragonempresa.com/descargar.php?a=50&t=pagi
nas_web&i=390&f=176f48bb16eacccc13c8b9c6cc907a28

Pinzón, B. (2005). Aprovisionamiento. Recuperado de

http://hdl.handle.net/10596/5663

Gestión de inventarios. Unidad N° 12. Recuperado de:

https://www.mhe.es/cf/ciclos_administracion/.../indice.../unida
d_12_presentacion.ppt.

Al aprovisionamiento se diversifica según tres grandes

ramas:

JIT Just in time, "literalmente quiere decir “Justo a tiempo” 1.

En la propia definición se encierra la filosofía que va a
desarrollar el sistema. El sistema pretende que las existencias

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(materias primas, componentes, productos semiterminados y

terminados) lleguen al proceso de fabricación justo a tiempo, a