UA 2: Introducción al espacio de trabajo de Google Drive
UA Unidad de aprendizaje
Introducción al espacio de trabajo de Google Drive
2
Objetivos
Conocer el funcionamiento básico de los menús de Google Drive.
Mapa conceptual o esquema de contenidos
1 Servicios de Google
1.1 Acceso a los servicios de Google
1.2 Gmail
1.3 Calendar
1.4 Drive
1.5 Fotos
1.6 Reader
1.7 Búsqueda
1.8 Más y mucho más
2 Con gurar la cuenta de Google
2.1 Per l
2.2 Con guración de cuenta
3 Los menús de Google Drive
3.1 Búsqueda, organización y ltrado en Google Drive
3.2 Panel de navegación
3.3 Mi unidad
3.4 Panel principal
3.5 Visualización y con guraciones
Introducción
Además de Google Drive, este buscador ofrece a sus usuarios otros servicios muy útiles. Para acceder a ellos
solo será necesario entrar en tu cuenta de Google, la cual te identi cará en todos sus servicios manteniéndote
interconectado con ellos.
La cuenta de Google ofrece también opciones de personalización, permitiendo con gurarla para incluir o editar
tu nombre, foto de per l, correo electrónico, número de teléfono, etc., y dando la posibilidad de elegir qué datos
quieres mostrar a los demás usuarios.
Google ofrece la posibilidad de organizar la información creando carpetas y subcarpetas, también dispone de
herramientas para realizar búsquedas de archivos, tanto de forma genérica como utilizando ltros de búsqueda.
UA 2: Introducción al espacio de trabajo de Google Drive
1. Servicios de Google
Google, además del archiconocido buscador, ofrece una gran cantidad de servicios entre los que se encuentra
Drive. Para acceder a todos ellos, Google ofrece una cuenta uni cada, la cuenta Google, la cual aprendiste a
crear en la unidad anterior, y que identi cará al usuario en todos sus servicios y mantendrá así una coherencia e
interconexión entre todos ellos.
1.1 Acceso a los servicios de Google
Para iniciar sesión con la cuenta Google en cualquier momento, se debe visitar la página del buscador y pulsar
el botón Iniciar sesión, situado en la zona superior derecha de la página, con lo que se abrirá el formulario de
ingreso donde se escribirá el nombre de usuario.
Formulario de acceso
Después, se debe pulsar el botón Siguiente para que se muestre la página de introducción de la contraseña de
usuario. Se introducirá la contraseña y se pulsará el botón Iniciar sesión. Si se han introducido el nombre de
usuario y la contraseña correctamente, ya se estará identi cado en la cuenta Google y se podrá acceder a
cualquiera de sus servicios.
Introducción de la contraseña
Importante
Si dejas seleccionada la casilla No cerrar sesión al introducir la contraseña, no habrá que volver a
introducir los datos cada vez que accedas a un servicio de Google. Si accedes desde un ordenador
público o en el lugar de trabajo, es imprescindible asegurarse de que no se deja marcada esa casilla,
para que al salir se desconecte y nadie más pueda acceder a la cuenta y a los documentos sin permiso.
Una vez se ha ingresado en la cuenta Google, para acceder a Google Drive se debe pulsar el botón Aplicaciones
de Google, que aparece en la parte superior derecha de la página. Este botón abre un menú con varias
aplicaciones de Google a las que se puede acceder. Para verlas todas se debe pulsar el botón Más de Google.
Botón Aplicaciones de Google
Actividades
1. Para el desarrollo de esta actividad deberás cerrar la sesión en la cuenta de Google para, a
continuación, volver a iniciarla.
1.2 Gmail
Al pulsar sobre el botón Gmail en el menú de aplicaciones se abrirá la aplicación de correo electrónico de
Google y cuya interfaz podrás ver en la siguiente imagen:
Gmail
Desde ella podrás, a través de una cuenta de Gmail, gestionar tus correos electrónicos de un modo fácil e
intuitivo.
La aplicación muestra inicialmente y ocupando la mayor parte de la pantalla el contenido de la bandeja de
entrada. A su izquierda, una serie de opciones desde las que podrás redactar un nuevo e-mail, revisar los e-
mails enviados, borradores o destacados, entre otras opciones.
1.3 Calendar
En cuanto a calendarios, Google ofrece con Calendar una opción desde la que realizar la gestión de tus citas y
eventos de forma rápida y sencilla. Para acceder al mismo solo debes hacer clic en el botón del mismo nombre
desde el menú de aplicaciones.
Del mismo modo que ocurriera con Gmail, Calendar muestra una pantalla inicial que ocupa la mayor parte de la
interfaz, y que se sitúa en el día actual, pudiendo mostrar otras vistas organizadas por día, semana o mes.
Independientemente de la vista que se elija, aparecerán los eventos programados en sus calendarios
resaltados con el color elegido para el calendario en cuestión.
A su izquierda aparece un calendario gregoriano posicionado en el mes actual, además de los calendarios del
usuario.
Calendar
1.4 Drive
En el menú de aplicaciones se debe pulsar el botón Drive para acceder a la página de Google Drive.
Página principal de Google Drive
En la página de Google Drive se podrá acceder a las aplicaciones y documentos creados. Inicialmente, en la
parte izquierda aparece un menú de navegación que permitirá acceder a los documentos, explorar la estructura
de carpetas que se puede crear, así como crear nuevos documentos.
En la parte inferior aparece el espacio utilizado del que ofrece la cuenta Google, que es de 15 Gb inicialmente, si
no se subscribe un plan de pago de más capacidad.
1.5 Fotos
Otro aspecto muy extendido hoy día es la manipulación de imágenes, no solo su almacenaje sino también la
creación de álbumes para su clasi cación y difusión.
Para ello, Google dispone de la herramienta Fotos. Desde ella podrás crear y compartir álbumes, realizar
collages con tus imágenes e incluso animaciones. Su interfaz la puedes observar en la siguiente imagen.
Fotos
1.6 Reader
Reader fue una herramienta de Google que permitía administrar archivos RSS con el objetivo de poder consultar
noticias desde una interfaz online.
La losofía de uso de esta herramienta era que el usuario se suscribía a los diferentes RSS que fueran de su
agrado, es decir, este iba añadiendo las direcciones en la herramienta a modo de suscripción. Posteriormente,
se podían consultar las noticias incluidas en ellos del mismo modo en que se consulta el correo electrónico. De
manera análoga en la bandeja de entrada de un gestor de correo electrónico aparecen los titulares a modo de
entradas del canal RSS seleccionado, y si el usuario estimaba oportuno abrir una entrada solo debía hacer doble
clic en ella y ya podía acceder a la noticia completa.
Google decidió en el año 2013 prescindir de este servicio a pesar de que era uno de los lectores RSS de
referencia, era muy usado y estaba bastante extendido entre la comunidad de usuarios de internet.
1.7 Búsqueda
La herramienta Búsqueda es simplemente un acceso directo al buscador Google. Al hacer clic sobre el botón
Búsqueda desde el menú de aplicaciones se abrirá una ventana con el buscador Google del mismo modo que
si teclearas <[Link]> en la barra de direcciones de tu navegador.
Búsqueda
1.8 Más y mucho más
Google dispone de un conjunto de herramientas además de las expuestas hasta el momento. A todas ellas se
podrán acceder desde el mismo menú de aplicaciones desde el que has accedido a las explicadas con
anterioridad. En este menú podrás encontrar bajar el scroll y bajo una línea horizontal se mostrarán otras
herramientas como son Libros, Blogger o Hangouts, por ejemplo.
Herramientas de Google
Bajo estas nuevas herramientas aparecerá un botón denominado Más de Google, desde el que podrás acceder
a todas las herramientas que Google pone a tu disposición.
Para saber más
Desde el siguiente enlace podrás consultar todas estas aplicaciones.
Productos de Google ()
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2. Con gurar la cuenta de Google
El icono que aparece en la parte superior derecha de la página es el avatar del usuario, y haciendo clic sobre él
aparecerá un menú de usuario donde se puede Añadir otra cuenta, Cerrar la sesión, Con gurar la cuenta
mediante el botón Gestionar tu cuenta de Google, y cambiar la imagen del avatar haciendo clic sobre ella, lo
que abre el explorador de archivos para seleccionar una imagen del equipo.
A continuación, aprenderás a modi car la información que contiene tu per l y tu cuenta de acceso a los
servicios de Google.
Menú del usuario
2.1 Per l
Los datos que forman parte de nuestro per l nos identi can de cara a otros usuarios. Entre estos podemos
modi car la imagen de nuestro avatar, el nombre que hemos decidido que aparezca junto a él o incluso nuestro
teléfono o fecha de nacimiento, entre otras opciones.
Para modi car esta información tienes que hacer clic sobre la imagen del avatar actual y elegir la opción
Gestionar tu cuenta de Google. Seguidamente se dará la bienvenida a la pantalla de con guración de su
cuenta. Desde la misma podrás con gurar cualquier aspecto referente a tu cuenta.
En ella, haz clic sobre la opción Información personal, que se encuentra en el menú de categorías de la
izquierda.
Haciendo clic en cualquiera de las opciones podremos modi car la información de nuestro per l de Google.
Con guración de la cuenta
Información personal
2.2 Con guración de cuenta
En el apartado anterior, para acceder a tu información personal hubo que utilizar el menú de con guración de la
cuenta. En este se encuentran una serie de opciones, tanto con gurables para la cuenta como de información
para el usuario, agrupadas en las siguientes categorías:
Inicio
Privacidad y personalización
Problemas de seguridad
Almacenamiento de la cuenta
Hacer la revisión de privacidad
Información personal
Per l
Información de contacto
Elige lo que ven otros usuarios
Datos y personalización
Hacer la revisión de privacidad
Controles de la actividad de tu cuenta
Personalización de Anuncios
Actividad y cronología
Datos sobre lo que creas y haces
Almacenamiento de la cuenta
Descargar, eliminar o crear un plan para los datos
Preferencias generales para la Web
Reservas
Personalización de empresa
Seguridad
Problemas de seguridad
Iniciar sesión en Google
Métodos para veri car tu identidad
Actividad reciente relacionada con la seguridad
Tus dispositivos
Aplicaciones de Google con acceso a la cuenta
Acceso de aplicaciones poco seguras
Iniciar sesión en otros sitios web
Contactos e información compartida
Contactos
Compartir ubicación
Elige lo que ven otros usuarios
Compartir recomendaciones en anuncios
Pagos y suscripciones
Métodos de pago
Compras
Suscripciones
Reservas
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3. Los menús de Google Drive
Google Drive permite organizar los documentos creados con sus aplicaciones o subidos desde nuestro equipo.
Para ello nos dota de carpetas y ubicaciones, así como sistemas de búsqueda de documentos y ltrado.
3.1 Búsqueda, organización y ltrado en Google Drive
La primera de las barras que aparece en la página de inicio de Google Drive es la de búsqueda. Si se escribe un
término en ella, el sistema realiza una selección de todos aquellos documentos que lo contienen y los muestra
en una lista en el administrador para poder visualizarlos sin más que hacer clic en el elemento del listado.
En las sugerencias de búsqueda en la barra aparecerán búsquedas web además de los documentos, por si lo
que se pretende es buscar en la web.
Google Drive tiene un potente motor de búsqueda de los documentos que contiene. En él se puede introducir
un término a buscar y lo buscará entre los documentos creados en Drive.
Barra de búsqueda
La organización de los documentos es fundamental en Google Drive. Se han visto sistemas de búsquedas de
archivo, pero también existe la posibilidad de organizarlos en carpetas a las que se le pueden asignar colores
para su fácil visualización.
Carpetas
En ocasiones puede resultar complicado encontrar el documento que se desea editar, ya que aparecen todos
en la lista de búsqueda del administrador sin distinción. Para ello, se pueden utilizar los ltros de la barra de
búsqueda, que permiten seleccionar los distintos documentos según una serie de criterios. Para desplegar el
panel de ltros de búsqueda se debe hacer clic en la echa hacia abajo que aparece a la derecha del cuadro de
búsqueda.
Este panel permite ir acotando las características de búsqueda del documento. Se puede elegir por tipo de
documento en Tipo, por ejemplo si se trata de vídeo o imágenes, o elegir el Propietario, si pertenecen al
usuario o si es un documento compartido.
Filtros de búsqueda avanzada
Los ltros que se van añadiendo sucesivamente se van acumulando para conseguir los resultados más
ajustados. Todos los criterios indicados se van incluyendo en la barra de búsqueda, de tal forma que se puede
escribir un nombre de archivo en Nombre de elemento o una palabra que contenga el documento en Contiene
las palabras y Google Drive aplicará todos esos criterios.
Cuando se tengan los criterios seleccionados se pulsa el botón Buscar y comenzará la búsqueda. Los
resultados aparecerán en el área de administración de documentos, y si existen resultados coincidentes con
documentos eliminados, Drive avisará con un mensaje indicando que hay documentos coincidentes con la
búsqueda en la papelera.
Actividades
2. Para el desarrollo de esta actividad deberás re exionar sobre cómo procederías para buscar en Google
Drive un documento del que solo conoces su nombre completo.
3.2 Panel de navegación
Conforme se va trabajando con Google Drive, se irán acumulando gran cantidad de documentos propios, pero
también documentos compartidos con otras personas. Por esta razón, es recomendable crear una estructura de
carpetas en Google Drive para clasi car los documentos. Para ello, la página principal de Google Drive, muestra
un menú lateral de ubicaciones o panel de navegación donde aparecen las ubicaciones en las que se pueden
clasi car los documentos.
Menú lateral
3.3 Mi unidad
La primera ubicación del menú es Mi unidad, que es la opción por defecto y que muestra todos los
documentos de Drive.
Desde ella podrás:
Crear carpetas para organizar tus documentos.
Seleccionar tus documentos para abrirlos en el panel principal.
3.4 Panel principal
Cuando se accede a Google Drive se entra en su página principal, que se compone de varias partes: barra de
búsquedas, administrador de documentos, barra de herramientas y menú lateral de ubicaciones. Desde esta
página de inicio se podrán gestionar todos los documentos.
Google Drive
3.5 Visualización y con guraciones
Al seleccionar uno o más archivos en el administrador de documentos, aparecen una serie de botones en la
barra de herramientas con los que se pueden realizar varias operaciones con el documento o documentos
seleccionados, que son obtener enlace, compartir, realizar una vista previa y eliminar.
Barra de herramientas
Además, aparece el botón desplegable Más acciones, con el que se pueden realizar las siguientes acciones:
Abrir con
Con la opción Abrir con puedes elegir con qué aplicación de Google Drive abrirás el archivo. Al
seleccionar la opción Conectar más aplicaciones de este submenú, se abrirá el cuadro Conectar
aplicaciones a Google Drive donde se encuentran aplicaciones gratuitas y de pago, para trabajar con
una gran cantidad de tipos de documentos.
Conectar aplicaciones a Google Drive
Mover a
La opción Mover a abre una ventana en la que se debe escoger la carpeta donde se moverá el archivo.
También permite crear una carpeta nueva para mover a ella el archivo.
Añadir a destacados
La opción Añadir a destacados permite marcar el archivo con una estrella para destacarlo y poder
acceder a él rápidamente en la ubicación Destacados. Si el archivo ya está destacado, la opción
Quitar de destacados aparecerá en lugar de la opción Añadir a destacados.
Cambiar color
La opción Cambiar color aparece únicamente cuando se ha seleccionado una carpeta. Esta opción
abre un submenú que permite seleccionar un color para la carpeta.
Cambiar nombre
La opción Cambiar nombre permite renombrar el documento o carpeta seleccionada.
Ver detalles
La opción Ver detalles abre un panel a la derecha de la página donde se pueden ver los detalles del
documento o carpeta, o bien la última actividad de operaciones sobre los documentos en Drive. Este
botón también se encuentra en la parte derecha de la barra de herramientas.
Gestionar versiones
Gestionar versiones permite ver las últimas versiones guardadas de un documento subido a Drive y
subir nuevas versiones.
Hacer una copia
La opción Hacer una copia permite crear un nuevo documento idéntico al seleccionado, pero con otro
nombre.
Descargar
La opción Descargar permite que se descargue el documento al ordenador en uno de los formatos
con que cada aplicación es compatible.
A todas las opciones de la barra de herramientas vistas hasta ahora también se puede acceder mediante el
menú contextual del archivo o carpeta, es decir, haciendo clic con el botón secundario del ratón (botón
derecho) sobre los archivos o carpetas.
En la parte derecha de la barra de búsqueda existen dos botones que son, de izquierda a derecha, Ayuda y
Con guración, que despliega un menú con varias funciones, que son la Con guración de la cuenta, Instalar
Drive para ordenadores, y Combinaciones de teclas.
Botones de la barra de herramientas y menú
Con guración
Aplicación práctica 2
Duración: 15 minutos
Objetivos:
Conocer el funcionamiento básico de los menús de Google Drive.
Enunciado:
Uno de los clientes de Yolanda se ha puesto en contacto con ella porque realizó un pedido de 50 libros
hace un par de días y, al recibirlo, se ha dado cuenta de que solo le han mandado 45 ejemplares.
Yolanda necesita buscar sus anotaciones en la hoja de cálculo sobre ese pedido para con rmar que
efectivamente ese cliente pidió 50 ejemplares. ¿De qué forma procederá?
Las instrucciones para realizar la tarea las podrás encontrar en la página principal del curso; tu valoración
será tenida en cuenta para la evaluación nal.
UA 2: Introducción al espacio de trabajo de Google Drive
Resumen
Además del buscador y de Drive, Google ofrece a sus usuarios una gran cantidad de aplicaciones, la mayoría
gratuitas en su modo más básico. Para acceder a ellas solamente es necesario identi carse con una cuenta de
Google. Algunas de estas aplicaciones son:
Gmail
Calendar
Drive
Fotos
Reader
Búsqueda
Libros
Blogger
Hangouts
Etc.
Para organizar la información, Google ofrece la posibilidad de crear carpetas y subcarpetas, incluso utilizar
colores. También dispone de herramientas para realizar búsquedas de archivos, tanto de forma genérica como
utilizando ltros de búsqueda.
