UA 1: Introducción a Google Drive

UA Unidad de aprendizaje
Introducción a Google Drive
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Objetivos

Conocer las principales aplicaciones de Google Drive.

Mapa conceptual o esquema de contenidos

1 Qué es y qué hace Google Drive

1.1 Cuestión práctica
1.2 Funciones de Google Drive
1.3 Paquete de aplicaciones o mática

2 Computación en la nube
2.1 En la nube de Google
2.2 Colaboración
2.3 Accesibilidad
2.4 Edición simultánea en tiempo real
2.5 Seguridad
2.6 Control
2.7 Guardados, restaurar y revisiones. 

3 Plataformas y formatos
3.1 Plataformas y dispositivos
3.2 Formatos
3.3 Gratis

4 Cuenta de Google Drive

4.1 Requisitos
4.2 Crear una cuenta de Google disponiendo de un correo electrónico de otro proveedor
4.3 Crear una cuenta de Google desde una cuenta de Gmail
4.4 Versiones
 5 Aplicaciones de Google Drive
5.1 Documentos
5.2 Presentaciones
5.3 Hojas de cálculo
5.4 Formularios
5.5 Dibujos
5.6 Evolución
5.7 Navegadores

Introducción
Google Drive se con gura como una herramienta que permite trabajar con documentos de texto, hojas de
cálculo y presentaciones.

Es un espacio en la nube que facilita el trabajo colaborativo y en tiempo real, ya que varias personas pueden
estar trabajando a la vez en un mismo documento, guardándose los cambios de forma instantánea.

Los requisitos para hacer uso de esta aplicación son disponer de un dispositivo con conexión a internet, ya sea
un ordenador, tableta o smartphone, y tener una cuenta de usuario en Google o una cuenta de correo
electrónico en Gmail.
 UA 1: Introducción a Google Drive

1. Qué es y qué hace Google Drive

En adelante vas a descubrir las virtudes de la destacada herramienta en la nube Google Drive. Entre otras
cosas, conocerás de primera mano qué es, qué hace, las herramientas de las que se compone y cómo puedes
sacarle todo el partido para hacer más fácil tu trabajo diario sin la necesidad de instalar aplicaciones pesadas.

¿Qué es?

¿Para qué sirve?

¿Qué aplicaciones incluye?

¿Cómo usarlo?

1.1 Cuestión práctica

Google Drive tiene múltiples ventajas relacionadas principalmente con la forma de trabajo “en la nube”:

Acceso y edición
Se accede y edita desde cualquier parte. Simplemente es necesario tener acceso a internet e
identi carse. No hace falta que el ordenador desde el que se accede tenga instalado ningún
programa, ni que se desplacen los archivos físicamente en ningún sistema de almacenamiento. Se ha
empezado a llamar a este sistema de trabajo la o cina móvil.

Incompatibilidad
Se evitan problemas de incompatibilidad, que muy frecuentemente se presentan con las distintas
versiones de los programas instalados, con los distintos sistemas operativos y hasta con los propios
ordenadores, sean PC o MAC.

Cambios
Los cambios en archivos existentes y los nuevos archivos que se crean se guardan “en la nube”, donde
se pueden clasi car y organizar.

Sistema de almacenamiento
Se puede utilizar Google Drive como sistema de almacenamiento en sí, de una forma sencilla y segura.
Los archivos se suben y almacenan, ofreciendo una alternativa a la realización de copias de seguridad
de documentos según el sistema tradicional.

Flexible
No es un sistema cerrado, es exible. El hecho de que estén guardados en un espacio virtual no
impide que se impriman o exporten para guardarlos en el ordenador, en un pendrive o en un CD, o que
puedan enviarse por correo electrónico como archivos adjuntos.
 Trabajo colaborativo
Google Drive brinda la posibilidad de realizar trabajo colaborativo. Es el espacio perfecto para el trabajo
en equipo, ya que todos los archivos se pueden compartir, y hay múltiples opciones para invitar a otras
personas para que puedan leer o editar simultáneamente un documento. Esto permite:

Trabajar en puntos geográ cos distintos al mismo tiempo.

Hacer diferentes correcciones sobre el mismo documento.
Disponer siempre de la última versión actualizada de todos los documentos, sin temor a que otros
hayan realizado cambios en otro archivo distinto, o a confundirlo con alguna versión anterior.
Ahorrar el envío de archivos adjuntos de múltiples y reiteradas versiones de un documento, que a
menudo termina resultando confusa.
Colaborar con el cuidado medioambiental, ya que se pueden evitar algunas impresiones y copias
de versiones no terminadas para su corrección por otra persona.

Compatibilidad
No se puede obviar la relación de Google Drive, y por tanto de los documentos que se generen a través
de sus aplicaciones, con otras aplicaciones de Google. Google desarrolla aplicaciones para la creación
de blogs o de páginas web en las que se puede publicar con Google Drive.

Gratuito
Por último, resulta inevitable agregar una ventaja añadida a todas las anteriores: Google Drive es un
conjunto de aplicaciones de uso gratuito. Aunque existen unas ventajas para los usuarios de pago, por
el momento basta con saber que la gran mayoría de usuarios domésticos y de pequeñas empresas
encontrarán en la versión libre recursos más que de sobra para cubrir sus necesidades.

1.2 Funciones de Google Drive

Google Drive es una potente herramienta con aplicaciones sencillas e intuitivas para trabajar con documentos
de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Pertenece a la marca Google, principalmente conocida como
motor de búsqueda en internet. Consiste en un espacio virtual en el que se pueden crear dichos documentos
con funciones similares a las de los programas que sueles instalar en tu ordenador para el trabajo o mático.

Esta herramienta tiene como cualidad añadida la opción de compartir los documentos y realizar el trabajo de
manera colaborativa y en tiempo real. Además, es importante destacar que no es un programa que requiera
estar instalado para su uso, ya que todo se aloja en internet, donde también permite realizar copias de
seguridad. Todas estas características se desarrollan a continuación respondiendo a la simple pregunta de “¿por
qué Google Drive?”.

1.3 Paquete de aplicaciones o mática

En apartados anteriores se han explicado las ventajas que ofrece la herramienta Google Drive. Una vez que se
accede, aparece la ventana de Google Drive, y en la zona superior izquierda de la ventana el botón Nuevo. Con
este botón se podrán crear nuevos documentos con las aplicaciones o máticas de Drive, subir archivos o
carpetas desde el equipo o crear carpetas para organizar los documentos en Drive.

El acceso a Google Drive aprenderás a hacerlo en la siguiente unidad, por el momento te presentamos las
aplicaciones de las que en adelante podrás hacer uso.
 Google Drive

Pulsando el botón Nuevo se despliega un menú donde puedes elegir cuál de sus múltiples aplicaciones deseas
usar en ese momento.

Como se puede apreciar, Google Drive permite trabajar con documentos, hojas de cálculo, presentaciones,
dibujos, formularios y también permite crear sus propias carpetas para llevar una organización de los archivos.

Menú Nuevo

Se podrán crear y editar documentos de cada uno de estos tipos:

Documentos de Google
Consiste en un sencillo procesador de textos al cual se puede acceder desde un ordenador o algún
otro dispositivo, y desde donde se pueden crear y modi car textos tuyos o de otras personas que lo
hayan compartido contigo. Puedes realizar múltiples acciones, como crear títulos, márgenes, sangrías
o pies de página. Se trata de un completo procesador cuyo uso es muy intuitivo.

Hojas de cálculo de Google

Consiste en una herramienta para crear tablas en las que puedes insertar datos, ordenarlos y ejecutar
operaciones con ellos. Puedes también compartir dichas hojas.

Presentaciones de Google
Consiste en una sencilla herramienta para crear diapositivas online que puedes compartir con tu
equipo de trabajo. Puedes trabajar sobre la misma plantilla, editándola simultáneamente e
introduciendo imágenes, vídeos y texto.

Formularios de Google
Permiten obtener los datos necesarios para tu hoja de cálculo de forma fácil a través de la creación de
preguntas y opciones de respuesta.

Dibujos de Google
Puedes crear diagramas, cuadros o guras que ilustren tus documentos con esta sencilla aplicación
online, y compartirlos con otros usuarios al igual que todas las aplicaciones de Google Drive.

Google My Maps
Permite crear y guardar mapas de Google Maps, lo que permite crear y guardar rutas para un viaje, por
ejemplo.

Conectar más aplicaciones

Muestra una ventana donde se podrá elegir entre un gran número de aplicaciones para crear y editar
otros tipos de documentos, como archivos PDF o diagramas, por ejemplo.
 UA 1: Introducción a Google Drive

2. Computación en la nube
El término computación en la nube engloba un desarrollo tecnológico en el que el usuario adquiere una gran
cantidad de ventajas a la hora de llevar a cabo su trabajo diario. Además de este hecho se añaden una serie de
ventajas externas al ámbito tecnológico.

Posiblemente has oído hablar de desarrollo sostenible, y quizá te preguntes en qué medida puede relacionarse
Google Drive con esta materia. Existe una estrecha relación entre el desarrollo sostenible y el bienestar social, ya
que deben estar cubiertas determinadas necesidades para que el desarrollo se produzca y repercuta en todos
los aspectos, incluso el ecológico. El bienestar social a menudo está limitado por el desarrollo tecnológico. El
hecho de que Google Drive ofrezca estas potentes herramientas de forma gratuita y accesible a todo el mundo,
permite que este avance tecnológico esté al alcance de todos, y así el desarrollo sea más óptimo.

Por otro lado, es importante señalar que Google Drive puede fomentar un sistema de trabajo más ecológico en
cuanto a que está limitando el gasto de papel y tinta en copias de corrección, o en uso de material e
infraestructura para copias de seguridad. Google Drive forma parte del “Cloud computing” o “trabajo en la nube”,
lo cual, como se ha comentado, minimiza el uso de determinadas máquinas para copias de seguridad en las
empresas, o el uso de portátiles intransferibles por tener documentos propios. Todo esto, igualmente, supone
un ahorro energético.

Se trata, en de nitiva, de pequeños matices en los que Google Drive pone su grano de arena para favorecer un
desarrollo sostenible y disminuir las diferencias sociales y los impactos ambientales.

2.1 En la nube de Google

Estrechando el cerco al aspecto tecnológico, Google es uno de los gigantes tecnológicos que han apostado
más fuerte por el concepto, tecnología e infraestructura de la nube.

Google ofrece 15 GB de almacenamiento en la nube de forma gratuita en la que podrás almacenar tus
documentos, dibujos, fotos, vídeos y demás contenido con la posibilidad de organizarlo todo ello en carpetas.
Ofrece la funcionalidad de compartir dichos archivos y carpetas a otros usuarios. Toda la información
almacenada en Drive estará siempre disponible y accesible desde el PC y tus otros dispositivos de forma que
cuando añadas algo nuevo desde alguno de ellos, la información se sincronizará automáticamente para todos.

El concepto nace de la necesidad de ofrecer acceso instantáneo con una alta disponibilidad al usuario de sus
archivos, independientemente del lugar en el que esté. Hoy día es común que el usuario posea acceso a
internet no solo desde casa, sino que además lo posee desde su smartphone o tablet.

Drive, además del almacenamiento, dispone de aplicaciones para poder trabajar en la creación y edición de
documentos, hojas de cálculo, presentaciones o dibujos. Este hecho añade otra ventaja al obligar que los
recursos necesarios para el procesamiento de dicho trabajo estén alojados en los servidores de Google y no en
el equipo de trabajo del usuario. Este método de acceso implica que no se instale ningún software en el equipo
del usuario, que por norma general suelen ser aplicaciones pesadas. En cierto modo, la presencia de Google en
la nube no pasa solo por Drive, sino que además se pueden incluir en este ámbito a aplicaciones como Gmail,
Youtube, o Calendar, entre otros.
 Aplicaciones en la nube de Google

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

1. Realiza una tabla con dos columnas en la que indiques las ventajas no tecnológicas y tecnológicas que
proporciona el uso de "la nube".

2.2 Colaboración
El trabajo colaborativo es una forma de trabajo de grupo aplicable a la enseñanza muy especialmente, y a las
prácticas laborales en general, que consiste en la creencia de que el aprendizaje y la e cacia laboral aumentan
y se enriquecen cuando se pone en práctica la cooperación.

Google Drive no solo permite el uso compartido de documentos, sino que además, ese uso puede hacerse de
forma simultánea. Como se describe en la interfaz de cada una de las aplicaciones, en la parte superior
derecha de la pantalla aparece un mensaje que indica la cantidad de personas que está accediendo y editando
cada documento en ese momento. Los cambios que cada usuario vaya realizando se irán haciendo visibles
cada pocos segundos, ya que el documento se guarda y actualiza de forma automática.

Colaboradores en documento compartido

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 Nota

Para hacer más sencilla esta colaboración, el cursor de edición de cada usuario se muestra en un color
diferente si la colaboración es en tiempo real.

Para diferenciar las aportaciones de cada colaborador al documento, se puede pactar el que cada uno
escriba en un color distinto, por ejemplo.

En caso de que no se trabaje simultáneamente con otros colaboradores, Google Drive ofrece la ventaja de que
siempre tendrá acceso a la última versión que haya sido editada por alguien anteriormente, y que a su vez
podrá ser editada por otro usuario después sin tener que estar adjuntando archivos por correo o grabándolos en
soportes físicos.

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 Nota

Si se utiliza el correo electrónico para hacer copias de seguridad y compartir documentos de trabajo es
posible que en alguna ocasión se tengan varios correos con últimas versiones de los archivos y que,
inadvertidamente, se edite una versión que no es la más actualizada. En ese caso, tener la garantía de
que se accede a la última versión siempre es una gran ventaja.

No debes preocuparte si alguien modi ca o elimina algo al estar trabajando sobre el mismo documento; no
habrá perdido información, ya que Google Drive guarda un historial de cambios que te permite retroceder hasta
la versión que desees y recuperarla.

Actividades


2. Para el desarrollo de esta actividad deberás acceder a Drive y crear un Documento de Google. A
continuación cierra la pestaña del documento y guárdalo de modo que aparezca en tu cuenta de Drive.

2.3 Accesibilidad
En caso de poseer algún problema de movilidad o incapacidad en la visión, podrás hacer uso de las
herramientas de accesibilidad que incorporan los dispositivos móviles. Estas herramientas te permitirán
trabajar cómodamente con Google Drive y sacar todo su partido.

El propio Google recomienda diferentes aplicaciones y funciones de accesibilidad en función del sistema
operativo del dispositivo móvil en cuestión. Estas funciones las puedes comprobar a continuación:

Android

TalkBack.
BrailleBack.
Accesibilidad mediante interruptor.

iOS

VoiceOver.
En caso de requerir información más especí ca en cuanto a accesibilidad en dispositivos móviles, puedes
consultar las siguientes direcciones:

Android

Ayuda sobre la accesibilidad de Android. ()

iOS

Accesibilidad de Apple en iOS. ()

2.4 Edición simultánea en tiempo real

Los documentos que compartas con otras personas podrán ser modi cados por cada una de ellas en tiempo
real. Con esto se establece que al compartir el documento no se envía una copia del mismo de forma similar a
adjuntar un chero a un correo electrónico, sino que se comparte un acceso a dicho documento.

De esta forma, cada una de las personas con las que hemos compartido el documento podrán trabajar de
manera colaborativa sobre el mismo. Google facilita además la comunicación entre dichas personas, facilitando
un chat en el documento compartido con el que los usuarios podrán hablar y comentar sobre los diferentes
aspectos del mismo. Por otro lado, se podrán también comunicar mediante la función Comentarios que
conocerás más adelante.

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 Nota

Al ser Google Drive un sistema en tiempo real, las modi caciones realizadas por un usuario se mostrarán
de manera inmediata a los demás.

2.5 Seguridad
En lo referente a la seguridad, Google Drive, como el resto de las aplicaciones de Google, exige ser usuario
registrado y tiene condiciones de seguridad para el acceso. Al igual que con una cuenta de correo o una clave
de acceso a la web de un banco online, la entrada a la consulta o edición de sus documentos es privada. Los
documentos se guardan en un servidor de Google y, por tanto, sus documentos están seguros.

Debes conocer algunas premisas importantes sobre la seguridad en Google Drive.

Google dispone de centros de datos seguros.

Si se avería tu equipo no pierdes los archivos que se encuentran en tu cuenta de Drive, podrás
recuperarlos y descargarlos de nuevo una vez reparado.

Los archivos que se almacenen en tu cuenta de Drive serán privados y solo dejarán de serlo los que
sean compartidos.

Para aumentar la seguridad de los archivos almacenados en Drive, Google recomienda lo siguiente:
 Cierra la sesión de tu cuenta de Google al terminar de usarla, sobre todo si el equipo lo compartes
con otras personas.

No se recomienda instalar Google Drive en equipos públicos o compartidos.

Más información sobre seguridad en las cuentas de Google. ()

2.6 Control
Para hacer un buen uso de Google Drive deberás conocer qué es capaz de realizar la aplicación y saber cómo
realizarlo.

El control de la aplicación se podrá llevar a cabo desde el propio espacio de trabajo de Google Drive. Desde el
mismo podrás controlar y gestionar tus documentos así como crear carpetas y documentos nuevos.

Desde el panel principal podrás acceder a las siguientes opciones mediante un simple clic de ratón:

Ficheros almacenados en tu cuenta de Drive.

Documentos que otros usuarios han compartido contigo.

Ficheros recientes.

Los documentos que hayas marcado como destacados.

Ficheros que has eliminado y que se encuentren en la papelera.

Además de lo anterior, en la barra superior existen los siguientes botones:

Nuevo: Permite crear carpetas y documentos nuevos, así como subir desde tu equipo los que este
contenga a tu cuenta de Drive.

Alternar vista de lista/cuadrícula.

Ver/ocultar detalles de los documentos.

Con guración: Posibilita la de nición de las propiedades generales de Drive y sus aplicaciones.

Barra de botones
Tras seleccionar un documento o carpeta almacenado en Google Drive, aparecerán en la barra superior una
serie de botones desde los que poder realizar acciones comunes. En función del elemento seleccionado,
carpeta o chero podrán variar dichas opciones, aunque la mayoría son comunes a ambos. Entre ellas se
encuentran:

Obtener enlace para compartir el documento.

Compartir el documento con otras personas.

Vista previa del documento.

Eliminar el documento.

Más acciones como Abrir con, Mover a, Añadir a destacados, Cambiar color, Cambiar nombre, Ver
detalles, Gestionar versiones, Hacer una copia o Descargar.

Barra de botones

2.7 Guardados, restaurar y revisiones. 

Para permitir trabajar de forma colaborativa y que varios usuarios modi quen el documento simultáneamente,
conlleva que la aplicación realice guardados automáticos con una frecuencia muy alta. Este hecho garantiza
que los cambios realizados a los documentos sean visibles por todos los usuarios. De hecho, el usuario
observará cómo la aplicación le informa de que el documento ha sido guardado.

Con anterioridad se ha mencionado la función Papelera. Esta se ubica en el menú principal del espacio de
trabajo y contiene los elementos eliminados por el usuario. Tanto carpetas como cheros se podrán eliminar
cuando el usuario lo estime oportuno. Cada elemento que se encuentre dentro de la papelera se podrá
restaurar o eliminar para siempre. Si decide restaurar algún chero, quiere decir que este volverá a
almacenarse en la ubicación en que se encontraba antes de ser eliminado y en el mismo estado. Dicha función
es muy útil, dado que es posible que nos arrepintamos de haber eliminado un chero y no tengamos copia de
seguridad del mismo.

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 Importante

Si decides restaurar un chero desde la aplicación Google Drive instalada en su PC o Mac, deberás
acceder a la carpeta Papelera de tu equipo y restaurar el chero desde allí.

En cuanto a las revisiones, Google Drive almacena un Historial de versiones que se origina gracias a los
guardados automáticos mencionados con anterioridad. Este historial es accesible desde el panel del mismo
nombre que se localiza mediante la opción Historial de versiones en el menú Archivo de la aplicación en
cuestión, ya sea un documento, hoja de cálculo, presentación, formulario o dibujo. Seleccionaremos en el
submenú la opción Ver historial de versiones.
Al seleccionar dicha opción aparecerá este panel a la derecha de una previsualización del chero que tengamos
abierto y mostrará un listado con las diferentes versiones existentes del documento permitiendo recuperar la
que se seleccione. Para ello, se selecciona una de ellas y seguidamente se hace clic sobre la opción Restaurar
esta versión.

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
3. ¿Qué dos operaciones puedes realizar desde la papelera de reciclaje sobre los cheros y carpetas que
allí se encuentren?
 UA 1: Introducción a Google Drive

3. Plataformas y formatos
Google Drive no solo es accesible desde un ordenador, ya que a medida que avanzan las aplicaciones, lo hacen
también las tecnologías que permiten utilizarlas.

Por tanto, se podrá acceder a esta aplicación desde cualquier dispositivo con acceso a internet, ya sean
ordenadores, teléfonos o tabletas.

3.1 Plataformas y dispositivos

En este momento, Google Drive está disponible también para dispositivos móviles como: tablets y teléfonos
android, iphone, ipad, etc. Tan solo es necesario disponer de conexión a internet en el dispositivo para acceder a
Google Drive y visualizar directamente los documentos creados, aunque Google ofrece también Apps para cada
plataforma móvil que pueden utilizarse para acceder rápida y cómodamente.

Como se ha visto, lo usual al utilizar Google Drive es acceder mediante un navegador de internet. Sin embargo,
se ofrece la posibilidad de instalar una aplicación en el PC, que ayuda a optimizar el trabajo con Google Drive, y
permite almacenar una copia de los documentos en el ordenador.

Para descargar e instalar dicha aplicación, se debe acceder a Google Drive, desplegar el botón Con guración
que se encuentra en la zona superior derecha de la ventana de Drive y seleccionar la opción Instala Drive para
ordenadores.

Enlace de descarga de Google Drive para PC

Al pulsar dicho enlace y posteriormente el botón de descarga de la sección Personal, Copia de seguridad y
sincronización, comenzará una instalación en el ordenador durante la cual se creará una carpeta, que se
sincronizará automáticamente con los archivos alojados en la nube.

Página de descarga de Google Drive

Todo archivo o carpeta creados dentro de la ubicación que se haya especi cado en el ordenador, se creará
directamente en Google Drive. De esta forma se podrán organizar de una manera más cómoda los documentos.
 Carpeta Google Drive en el PC

3.2 Formatos
Google Drive te permite almacenar cheros con diferentes formatos, además de su formato nativo.

Al subir un archivo podrás decidir si mantener su formato o convertirlo al formato de Google Drive.

Formato de Google Drive

Al crear un nuevo documento, hoja de cálculo, presentación o dibujo, Google Drive establecerá para el archivo
un formato nativo propio. Lo que no impide que subas documentos con otros formatos. Para que al subir un
archivo este no se convierta automáticamente al formato de Google Drive, deberás hacer clic desde la pantalla
de inicio en el botón de Con guración y desde la categoría General, desmarcar la opción Convertir archivos
cargados al formato del editor de Documentos de Google.

De este modo, al subir archivos a Google Drive, estos mantendrán su formato original y si posteriormente se
deseas trabajar con ellos, podrás convertirlos al formato de Google Drive y tener así el mismo documento en
ambos formatos.

Tras la conversión de archivos desde su formato original al formato nativo de Google Drive, es posible que
observes alguna diferencia en el formato de algunos objetos, como pueden ser tablas o imágenes.

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 Importante

Puede ser interesante mantener los documentos con el formato de Drive, ya que estos no consumen
espacio de nuestra cuota de almacenamiento, mientras que los archivos almacenados en otros formatos
sí ocupan espacio.

Formatos de o mática
Entre los usuarios de suites de o mática se pueden encontrar diferentes per les. Por un lado, los que utilizan
suites propietarias como las de Microsoft o Apple, denominadas Microsoft O ce e iWorks respectivamente. Por
otro lado, los usuarios que apuestan por suites o máticas de software libre, como OpenO ce o LibreO ce.

La diferencia más notable existente entre los formatos de las diferentes suites estriba en que las suites
propietarias usan de forma nativa formatos cerrados y las suites de software libre hacen uso de formatos libres.
Este hecho no impide que se puedan abrir formatos propietarios en suites o máticas libres con la salvedad de
que se realizarán conversiones y la visualización de los archivos no sea exactamente igual y con el mismo
formato en algunos casos.

En la siguiente tabla podrás comprobar los formatos nativos más comunes de las suites o máticas existentes en
el mercado.
 SUITES OFIMÁTICAS

PROPIETARIAS LIBRES

Microsoft Word .docx, .doc, .rtf, .txt... OpenO ce Writer .odt

O ce /
Excel .xlsx, .xls, .csv... LibreO ce

Powerpoint .ppt, .pptx, .pps... Calc .ods

Visio .vsdx

iWorks Pages .pages, .docx, .txt... Impress .odp

Numbers .numbers, .xlsx, .csv...

Keynote .key, .pptx... Draw .odg

Otros formatos
Además de los formatos propios de cada tipo de archivo, podrás encontrar otros formatos con los que trabajar
con las mismas aplicaciones. Un buen ejemplo de ello es el formato PDF o Portable Document Format; este
formato fue creado por Adobe Systems y en sus inicios tenía la propiedad de ser un formato cerrado.
Posteriormente, pasó a ser de formato abierto y hoy día existen numerosas aplicaciones libres que trabajan con
él.

Lo común es trabajar con los formatos nativos de cada aplicación y tras nalizar el trabajo realizar la acción de
exportar a PDF.

Del mismo modo que las aplicaciones permiten exportar a PDF, existe la posibilidad de generar documentos
con otros formatos a partir del trabajo realizado en el formato nativo de la aplicación o mática elegida. Entre
estos otros formatos se pueden citar los siguientes:

Formato estándar para la web HTML o HyperText Markup Language.

Formato para el intercambio de información XML o eXtensible Markup Language.

Diferentes formatos de imagen como JPEG o PNG.

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
4. ¿Es posible con gurar Drive para que al subir un archivo este no se convierta automáticamente a su
formato nativo?

3.3 Gratis
Hasta ahora se ha explicado grosso modo la funcionalidad, características y herramientas que incorpora Google
Drive. Todas estas funciones descritas y las herramientas son gratuitas. No obstante, se pueden implementar en
caso de que lo creas necesario con una versión de Google Drive de pago.

Google Apps era la anterior denominación de la aplicación para empresas o centros educacionales que
necesitan una mayor capacidad en las herramientas, dado su volumen de trabajo. En la actualidad ese nombre
ha sido sustituido por G Suite. Además de las características habituales y sin limitaciones, G Suite se instala en los
servidores de la empresa y ofrece algunas características añadidas.
En la versión gratuita de la aplicación existen algunas limitaciones, como por ejemplo el hecho de que solo se
pueden almacenar 15 Gb de datos. Estas opciones de capacidad son solventadas por la herramienta de pago, al
igual que algunas cualidades únicas, como controlar los envíos de documentos creados en el dominio. Es
posible limitar el uso de todos los documentos realizados en la empresa o lugar de trabajo y que pueden
contener datos con denciales. De igual modo, se noti ca cuando se va a compartir un documento con alguien
externo a la organización o empresa.

Aun así, se recuerda que aunque existen ventajas para los usuarios de pago, por el momento la gran mayoría de
usuarios domésticos y de pequeñas empresas encontrarán en la versión libre recursos más que su cientes para
cubrir sus necesidades.

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 Nota

También podemos ampliar la capacidad de almacenamiento de Drive para uso personal con varios
planes de pago, sin necesidad de utilizar G Suite.

Para ello pulsaremos el enlace Comprar espacio que aparece en la página inicial de Drive, bajo la
sección Almacenamiento.
 UA 1: Introducción a Google Drive

4. Cuenta de Google Drive

Google Drive es una herramienta gratuita para compartir archivos y trabajar en ellos de forma simultánea,
además de permitirte crear copias de archivos en la nube.

No obstante, antes de empezar a utilizarlo es necesario darte de alta como usuario del programa. En este
apartado verás los requisitos para utilizar Drive y cuáles son sus principales versiones.

4.1 Requisitos
El requisito indispensable para acceder a Google Drive es poseer una cuenta de Google. Si ya dispones de una
cuenta en Gmail podrás usarla para acceder a Google Drive. De otro modo, podrás crear una cuenta de Google
tanto si posees una cuenta de e-mail de otro proveedor como si no posees ninguna cuenta de correo
electrónico. Para este último caso, antes del registro se procederá a crear una cuenta de correo electrónico de
Gmail.

4.2 Crear una cuenta de Google disponiendo de un correo

electrónico de otro proveedor
Es posible crear una cuenta de acceso a los servicios de Google mediante una cuenta de correo electrónico de
otro proveedor de correo.

Como el proceso es similar y no di ere, tanto si la cuenta de correo electrónico que utilizas es de Gmail como si
es de otro proveedor de correo, aprenderás a crear una cuenta de Google en el apartado siguiente, basándonos
en una cuenta de correo electrónico de Gmail.

Si ya posees una cuenta, sea del proveedor que sea, en ambos casos deberás introducirla en el formulario de
registro. Solo si no dispones de ninguna cuenta de correo electrónico y vas a crear una nueva, esta deberá ser
de Gmail.

4.3 Crear una cuenta de Google desde una cuenta de Gmail

Para crear una cuenta Google hay que acceder por cualquiera de sus servicios, pero lo más inmediato es
acceder al buscador en la dirección URL ([Link] ()).

Web del buscador Google

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
 Nota

Si ya se dispone de una cuenta Google, bien porque se crease con anterioridad o bien por ser un antiguo
usuario de Gmail, no será necesario crearla, pudiendo entonces acceder por el menú de Google,
haciendo clic en el icono Drive.

En la parte superior derecha de la página del buscador, existe un botón para entrar con la cuenta Google,
llamado Iniciar sesión. Se debe pulsar este botón para entrar en la página de acceso de Google, desde donde
se podrá crear una nueva cuenta.

Página de acceso de Google

Para comenzar el proceso de creación de la nueva cuenta se pulsará el enlace llamado Crear cuenta que
aparece en la parte inferior de la ventana. Entonces se accederá al formulario de creación de cuenta de Google,
donde se deben ingresar los datos requeridos para su creación.

Formulario de creación de cuenta de Google

En la primera parte del formulario se introducirán el nombre y apellidos del titular de la cuenta, el nombre de
usuario que se desee y la contraseña de la cuenta, que habrá que introducir dos veces para evitar errores en la
escritura.

Como se observa en la imagen, al crear la cuenta Google se ofrece una cuenta de Gmail, con el mismo nombre
de usuario, y también se da opción a utilizar una cuenta de correo que el titular posea previamente.

Se deberá introducir también la fecha de nacimiento, el sexo, el número de teléfono móvil y una dirección de
correo actual, si es que se tiene.
 Formulario de creación de cuenta de Google

Una vez ingresados todos los datos en el formulario, se pulsará el botón Siguiente paso, lo que hará que se
muestren las condiciones de uso de la cuenta Google que se deben aceptar para poder hacer uso de ella.

Condiciones de uso

Una vez leídas y aceptadas las condiciones mediante la casilla Acepto las condiciones de Servicio de Google,
y pulsando el botón Crear cuenta se creará la cuenta, y el buzón de Gmail en su caso, y se mostrará la página
de Google con el nuevo usuario ya ingresado.

4.4 Versiones
Google Drive dispone de diferentes versiones en función del plan de almacenamiento elegido por el usuario.
Por norma general, cuando obtenemos una cuenta de Google para acceder a Google Drive, poseemos una
versión gratuita que contiene un almacenamiento de 15 Gb que el usuario debe repartir entre Google Drive,
Gmail y Google Fotos.

Si no fuera su ciente el plan gratuito, se puede modi car el plan de almacenamiento y elegir uno más adaptado
a nuestras necesidades.
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
 Para saber más

En el siguiente enlace podrás encontrar información sobre los diferentes planes de almacenamiento y
sus tarifas.

Precios y planes de almacenamiento de Google Drive ()

En cuanto a los sistemas operativos, Google Drive está disponible a modo de aplicación para las siguientes
plataformas:

PC y Mac

Android

iOS
 UA 1: Introducción a Google Drive

5. Aplicaciones de Google Drive

En apartados anteriores se han explicado las ventajas que ofrece la herramienta Google Drive. Una vez que se
accede, aparece la ventana de Google Drive, y en la zona superior izquierda de la ventana el botón Nuevo. Con
este botón se podrán crear nuevos documentos con las aplicaciones o máticas de Drive, subir archivos o
carpetas desde el equipo, o crear carpetas para organizar los documentos en Drive.

Pulsando el botón Nuevo se despliega un menú donde puedes elegir cuál de sus múltiples aplicaciones deseas
usar en ese momento.

Menú Nuevo

Como se puede apreciar, Google Drive permite trabajar con documentos, hojas de cálculo, presentaciones,
dibujos, formularios y también permite crear sus propias carpetas para llevar una organización de los archivos.
Se podrán crear y editar documentos de cada uno de estos tipos.

5.1 Documentos
Consiste en un sencillo procesador de textos al cual se puede acceder desde un ordenador o algún otro
dispositivo, y desde donde se pueden crear y modi car textos tuyos o de otras personas que los hayan
compartido contigo. Puedes realizar múltiples acciones, como crear títulos, márgenes, sangrías o pies de
página. Se trata de un completo procesador cuyo uso es muy intuitivo.

Interfaz grá ca de Documentos

5.2 Presentaciones
Consiste en una sencilla herramienta para crear diapositivas online que puedes compartir con tu equipo de
trabajo. Puedes trabajar sobre la misma plantilla, editándola simultáneamente e introduciendo imágenes, vídeos
y texto.

Interfaz grá ca de Presentaciones

5.3 Hojas de cálculo

Consiste en una herramienta para crear tablas en las que puedes insertar datos, ordenarlos y ejecutar
operaciones con ellos. Puedes también compartir dichas hojas.

Interfaz grá ca de Hojas de cálculo

5.4 Formularios
Permite obtener los datos necesarios para su hoja de cálculo de forma fácil a través de la creación de
preguntas y opciones de respuesta.

Interfaz grá ca de Formularios

5.5 Dibujos
Puedes crear diagramas, cuadros o guras que ilustren tus documentos con esta sencilla aplicación online y
compartirlos con otros usuarios, al igual que todas las aplicaciones de Google Drive.

Interfaz grá ca de Dibujos

5.6 Evolución
Google Drive se ha presentado como la evolución de Google Docs. Inicialmente el producto consistía en una
plataforma de creación y edición de archivos de o mática de forma online. Se incluía un procesador de textos
para editar documentos, una hoja de cálculo y una herramienta para crear presentaciones de diapositivas.

En cuanto al almacenamiento era drásticamente menor, dado que comenzó con 1 Gb y actualmente se
disponen de 15 Gb en la versión gratuita. El concepto cambió, dado que aunque inicialmente se podían
almacenar los cheros creados y editados con sus herramientas online, ahora puede almacenarse cualquier
tipo de documento, acceder a los mismos desde dispositivos móviles como tabletas y smartphones e incluso
compartir nuestros documentos.

Una novedad que añade Google Drive con respecto a su antecesor es la búsqueda en archivos. De este modo se
podrán buscar términos dentro de los archivos almacenados en Google Drive.

Por último, destacar que en el salto entre Google Docs y Google Drive se han añadido funcionalidades extra
para el ámbito empresarial. Entre ellas destacan la gestión desde el panel de control, aumento de la seguridad y
del almacenamiento.

5.7 Navegadores
Google recomienda que los navegadores estén actualizados para que sean compatibles con la versión online
de Google Drive.





 Importante

Los navegadores deben tener activadas tanto las cookies como JavaScript.

Entre los navegadores compatibles se encuentran los siguientes:

 Windows: Internet Explorer y Microsoft Edge

Mac: Safari

Chrome

Firefox



 Nota

Probablemente Google Drive funcione desde otros navegadores pero no pueda hacer uso de todas sus
funciones.




 Aplicación práctica 1
Duración: 15 minutos

Objetivos:

Conocer las principales aplicaciones de Google Drive.

Enunciado:

Yolanda trabaja junto con un compañero recepcionando y gestionando los pedidos que los clientes
hacen a la empresa para llevar un control de las existencias, ambos comparten una hoja de cálculo con
el almacén.

Explica cuáles son las aplicaciones de Google Drive y re exiona acerca de su utilidad.

Las instrucciones para realizar la tarea las podrás encontrar en la página principal del curso; tu valoración
será tenida en cuenta para la evaluación nal.
 UA 1: Introducción a Google Drive

Resumen
Hasta ahora se ha explicado qué es, para qué sirve, qué herramientas incluye y cómo sacar partido a Google
Drive de manera general.

Se ha incidido en el concepto "en la nube" como primordial, tanto la propia naturaleza de Google Drive como en
su potencia.

A todo esto se suma el modo de trabajo colaborativo que dota a la plataforma como un modelo de trabajo en
equipo, el cual hace pequeñas las distancias geográ cas y acerca a sus usuarios.

Además se ha incidido en el ámbito de la seguridad con respecto al almacenamiento local de la información del
usuario.

En cuanto a los formatos de los archivos compatibles con Google Drive, se ha realizado una comparativa de los
mismos con los productos o máticos existentes en el mercado.

Por último, se ha incidido en el ámbito gratuito que conlleva un plus añadido a la plataforma.