Capítulo 5 108 Capítulo 5 Estudio administrativo

Estudio
La administración es una actividad que se desarrolla en todo tipo de empresas con el
objetivo de alcanzar los máximos resultados. En los proyectos de inversión es necesario
lograr las metas específicas que le dieron origen, tarea en la cual es imprescindible una
buena administración. La administración utiliza una serie de pasos que en conjunto se

administrativo
denominan proceso administrativo,2 el cual comprende3 las siguientes etapas:
• Previsión.
• Planeación.
• Organización.
• Integración.
• Dirección.
• Control.
Nos maravillamos de la tecnología que hace posible enviar
hombres a la Luna; sin embargo, las actividades administrativas
son igualmente importantes para el éxito de dicho proyecto.
Fremont Kast
PROCESO ADMINISTRATIVO
Objetivos de aprendizaje En la etapa de previsión se elabora un diagnóstico del medio ambiente donde operará
la organización para identificar los factores que limitan y permiten el desarrollo de la
Al terminar el estudio de este capítulo el lector podrá: empresa; el objetivo es establecer los planes o maneras en que las organizaciones deben
operar en los diversos escenarios que probablemente se presentarán durante el desarro-
• Comprender el objetivo de la administración en los proyectos de inversión. llo de sus actividades. En el caso de los proyectos de inversión, antes de presentar un es-
• Identificar los contenidos del estudio administrativo en los proyectos de inversión. tudio detallado sobre él es necesario realizar este diagnóstico.
• Conocer las diferentes formas jurídicas de constitución de una empresa. En esta fase se fijan las políticas, procedimientos y programas que deberá seguir
• Enumerar y explicar los trámites que las empresas deben cumplir para poder funcionar. la organización a fin de alcanzar sus objetivos generales o de alguna de sus áreas es-
• Diseñar la estructura organizacional adecuada para que una empresa opere cuando pecíficas, es decir, las distintas fases o acciones que se deberán seguir para el logro de
desarrolla proyectos de inversión.
los objetivos.
• Explicar la importancia de los manuales de organización en el diseño de la estructura
La organización comprende el estudio y diseño de aspectos como jerarquías, fun-
organizacional.
ciones, obligaciones, responsabilidades, autoridad, líneas de comunicación, etc., es de-
cir, cuestiones relacionadas con la actividad de los seres humanos que hacen funcionar
la compañía y su interacción con el ambiente, con el propósito de optimizar la opera-
Introducción
Introducción ción de la empresa.

Quizá no exista área más importante de actividad humana que la administrativa, ya que la
función básica de todos los administradores, a cualquier nivel y en cualquier clase de em-
presa, es lograr y mantener un ambiente en el cual los individuos que trabajan en grupos
puedan alcanzar metas y objetivos preestablecidos. En otras palabras, los administradores 2 Existen diversos procesos administrativos enunciados por los principales autores y estudiosos de adminis-
tienen a su cargo la responsabilidad de iniciar acciones que hagan posible que los indivi-
tración; sin embargo, todos ellos son similares y sólo difieren en el detalle de alguna fase del proceso o, in-
duos realicen sus mejores contribuciones para lograr los objetivos del grupo.1 cluso, plantean la necesidad de fragmentar o sintetizar alguna de las fases del proceso administrativo, pero
la esencia es la misma.
3 Este proceso administrativo fue diseñado por Agustín Reyes Ponce, escritor de diversos documentos de
1 Harold Koontz y Cyril O’Donell, Curso de administración moderna. Un análisis de sistemas y contingen- administración.
cias de las funciones administrativas, México, McGraw-Hill, 1979, p. 1.
 Estudio administrativo de los proyectos de inversión 109 110 Capítulo 5 Estudio administrativo

En la etapa de integración se reúnen los elementos necesarios para estructurar las Constitución jurídica de la empresa y aspectos
operaciones de la organización; por ello, comprende actividades como el reclutamiento legales que afectan su funcionamiento
y la selección de personal, obtención de los elementos tangibles (diversos activos como
Los ordenamientos jurídicos afectan a los organismos o empresas y, por lo tanto, a los
inmuebles, equipos, maquinaria, herramienta, materia prima, etc.), aspectos intangibles
proyectos de inversión, ya que normalmente las empresas se constituyen para generar
(marcas, patentes, franquicias, permisos, licencias, etc.), es decir, se reúnen los elemen-
determinados productos y/o servicios. Por ello, es necesario conocer a profundidad las
tos necesarios para que la empresa comience a operar.
leyes, reglamentos o normas que afectan su constitución y funcionamiento. También es
Desde la dirección se ejerce directamente el mando, esto es, la autoridad, a través
necesario conocer el marco legal del proceso de fabricación y venta de productos y ser-
de diversas actividades, como la coordinación y la supervisión del personal de la com-
vicios; por ejemplo, en el caso de un hospital se deben observar las reglas específicas que
pañía, con la finalidad de obtener los resultados que contribuyan a la consecución de
regulan el sector salud tanto sobre instalaciones como sobre el personal que prestará los
los objetivos.
servicios que la institución ofrece.
Por último, el control se refiere específicamente a la revisión de los resultados ob-
En cuanto al marco legal de constitución de empresas, en México se aplica la Ley
tenidos en todas las etapas del proceso productivo para compararlos con los objetivos
General de Sociedades Mercantiles (LGSM), el cual es el ordenamiento jurídico.
fijados previamente. Se trata de realizar un análisis de las causas que determinaron el in-
cumplimiento de los objetivos, si fuera el caso, pero aun cuando se logren los objetivos Sociedades mercantiles
es recomendable el análisis para aumentar el logro de éstos. Una vez realizado el análisis
e identificadas las causas de incumplimiento, éstas se corrigen a fin de comenzar otro La Ley General de Sociedades Mercantiles regula a este tipo de organizaciones, las cua-
ciclo de actividades, en el cual se espera un mejor logro de resultados. les se clasifican en:
Todas las etapas del proceso administrativo intervienen en la formulación de los pro- • Sociedad en nombre colectivo.
yectos de inversión, desde que se identifican las inversiones de capital, en el diagnóstico • Sociedad en comandita simple (S. en C.).
en el que operarán los proyectos de inversión, así como en la parte que corresponde a la • Sociedad de responsabilidad limitada (S. de R.L.).
previsión del proceso administrativo. • Sociedad anónima (S.A.).
• Sociedad en comandita por acciones (S. en C. por A.).
• Sociedad cooperativa (S.C.).
ESTUDIO ADMINISTRATIVO DE LOS PROYECTOS
DE INVERSIÓN Cuadro 5.1 Características de la sociedad en nombre colectivo

Los proyectos de inversión empresariales son desarrollados por las propias compañías; Sociedad en nombre colectivo
por ejemplo, si se tratara de un proyecto de inversión de un producto nuevo, cuya fa- Ley que la regula Ley General de Sociedades Mercantiles
bricación se desarrolla en la planta de una empresa en funcionamiento, se nombra a Los socios responden de modo subsidiario, solidario e ilimitado ante las
Características
un líder de proyecto para que se encargue de lograr el objetivo. Por lo general, en la obligaciones sociales
estructura organizacional de la compañía se establecen las actividades específicas para Simultánea:
el desarrollo de un nuevo producto. En el caso de que se requiriera fundar una com- • Junta de socios para elaborar proyecto de estatutos
Proceso de constitución • Autorización de la Secretaría de Relaciones Exteriores (SRE)
pañía para el desarrollo del proyecto de inversión, es necesario establecer una estruc-
• Protocolización ante notario público
tura organizacional completa, tarea cuyo punto de partida es la integración legal de • Inscripción en el Registro Público de Comercio
la empresa. Razón social y compañía (si el socio que dio su nombre para la razón
En suma, los principales elementos que se consideran en el estudio administrativo Nombre social se separa, se añadirá la palabra “sucesores”; también si la razón
de los proyectos de inversión son: social se transfiere
Capital social No establece un mínimo
• La constitución jurídica de la empresa u organismo, así como los aspectos legales Cinco por ciento de las utilidades anuales hasta reunir 20% del capital
que afectan su funcionamiento. Reservas
social fijo
• Diseño de la organización de la empresa. Número de socios Mínimo dos, máximo ilimitado
Responsabilidad de los Todos los socios responden de manera subsidiaria, solidaria e ilimitada
socios por las obligaciones sociales
 Estudio administrativo de los proyectos de inversión 111 112 Capítulo 5 Estudio administrativo

Cuadro 5.2 Características de la sociedad en comandita simple Cuadro 5.4 Características de la sociedad anónima

Sociedad en comandita simple (S. en C.) Sociedad anónima (S.A.)

Ley que la regula Ley General de Sociedades Mercantiles Ley que regula Ley General de Sociedades Mercantiles
Características Tiene dos tipos de socios: comanditados y comanditarios • Capital representado por acciones nominativas
Simultánea: Características • Socios obligados al pago de sus acciones, ya sea en efectivo o en
• Junta de socios para elaborar el proyecto de estatutos especie. En este caso, la tenencia de acciones los acredita como socios
Proceso de constitución • Autorización de la Secretaría de Relaciones Exteriores (SRE) Simultánea:
• Protocolización ante notario público • Asamblea de accionistas para elaborar el proyecto de estatutos
• Inscripción en el Registro Público de Comercio Proceso de constitución • Autorización de la Secretaría de Relaciones Exteriores (SRE)
Razón social (el socio que preste su nombre para la razón social es • Protocolización ante notario público
Nombre • Inscripción en el Registro Público de Comercio
considerado comanditado)
Capital social No se establece un mínimo Nombre Denominación
Cinco por ciento de las utilidades anuales hasta llegar a 20% del capital Capital social Mínimo fijo 50 000 pesos
Reservas
social fijo Cinco por ciento de las utilidades anuales hasta llegar a 20% del capital
Reservas
Número de socios Mínimo dos, máximo ilimitado social fijo
• Comanditados: solidaria, subsidiaria e ilimitada Número de socios Mínimo dos, máximo ilimitado
Responsabilidad de los • Comanditarios: por sus aportaciones, salvo que hayan tomado parte Responsabilidad de los Hasta por el monto de sus acciones (aportación)
socios en alguna operación o de manera habitual administre los negocios de socios Los administradores responsabilidad ilimitada
la sociedad

Cuadro 5.5 Características de la sociedad en comandita por acciones

Cuadro 5.3 Características de la sociedad de responsabilidad limitada
Sociedad en comandita por acciones (S. en C. por A.)
Sociedad de responsabilidad limitada (S. de R.L.) Ley que la regula Ley General de Sociedades Mercantiles
Ley que la regula Ley General de Sociedades Mercantiles • Dos tipos de socios: comanditados y comanditarios
Características
Las partes sociales son indivisibles y no pueden estar representadas por • Capital representado por acciones
Características
títulos negociables Simultánea:
Simultánea: • Junta de socios para elaborar el proyecto de estatutos
• Junta de socios para elaborar el proyecto de estatutos Proceso de constitución • Autorización de la Secretaría de Relaciones Exteriores (SRE)
Proceso de constitución • Autorización de la Secretaría de Relaciones Exteriores (SRE) • Protocolización ante notario público
• Protocolización ante notario público • Inscripción en el Registro Público de Comercio
• Inscripción en el Registro Público de Comercio Razón social o denominación (el socio que preste su nombre para la
Nombre
Nombre Razón social o denominación razón social es considerado comanditado)
Mínimo: la ley establece un monto fijo de 3 000 000 de pesos. Como Capital social La ley no establece un mínimo
Capital social mínimo, 50% de esta cantidad, debe estar pagado en el momento de la Cinco por ciento de las utilidades anuales hasta llegar a 20% del capital
constitución de la empresa Reservas
social fijo
Cinco por ciento de las utilidades anuales hasta llegar a 20% del capital Número de socios Mínimo dos, máximo ilimitado
Reservas
social fijo • Comanditados: solidaria, subsidiaria e ilimitada
Número de socios Mínimo dos, máximo 50 Responsabilidad de los • Comanditarios: monto de sus acciones salvo que hayan participado
Responsabilidad de los socios en alguna operación o de manera habitual administren los negocios
Hasta por el monto de su parte social
socios de la sociedad
 Estudio administrativo de los proyectos de inversión 113 114 Capítulo 5 Estudio administrativo

Cuadro 5.6 Características de la sociedad cooperativa • Nombre, domicilio y nacionalidad de las personas que constituyen la sociedad.
• Objeto de la sociedad, también denominado objeto social, integrado por las activi-
Sociedad cooperativa limitada, S.C.L. dades que la persona moral estará autorizada a realizar.
Sociedad cooperativa suplementada (S.C.S.) • Razón social. Es el nombre de una sociedad personal, es decir, incluye el nombre de
Ley que la regula Ley General de Sociedades Cooperativas
todos los socios. Cuando no es posible mencionarlos a todos, se debe incluir el com-
• Los rendimientos son por trabajo o por consumo
plemento “y compañía”. La sociedad en nombre colectivo es una sociedad personal,
Características como las de comandita simple y de responsabilidad limitada.
• Todos los socios pertenecen a la clase trabajadora
• Acta por quintuplicado de la asamblea general. • Denominación social. Procede de las llamadas sociedades de capital, las cuales son
• Certificación de firmas ante notario público, corredor público, juez la sociedad anónima y la sociedad en comandita por acciones.
Proceso de constitución de distrito, etcétera • Duración de la sociedad. Una práctica tradicional en el derecho de las sociedades
• Autorización de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social ha sido la duración de 99 años, tiempo que en realidad puede ser ampliado o dismi-
• Inscripción en el Registro Público de Comercio nuido a gusto y conveniencia de los socios.
Nombre Denominación • Importe del capital social. Es el monto mínimo con que debe contar la empresa para
Capital social No se establece un mínimo, pero siempre será de capital variable funcionar, cantidad que puede variar de acuerdo con el tipo de sociedad comercial
El fondo de reserva se constituirá con 10 a 20% de los rendimientos en que pretenda constituirse.
cada ejercicio social. El fondo de reserva podrá ser delimitado en las • Domicilio social. Su importancia se justifica en virtud de que es donde el órgano de
Reservas
bases constitutivas, pero no será menor de 25% del capital social en las
administración se reúne, y en términos legales es el domicilio autorizado para todo
S.C. de productores y de 10% en las de consumidores
tipo de trámites.
Número de socios Mínimo cinco, máximo ilimitado
• Aportaciones. Conforman el capital social de la persona moral. Las aportaciones de
• Limitada: hasta por el monto de su aportación
Responsabilidad de los capital pueden consistir en dinero o en especie.
• Suplementada: los socios responden a prorrata hasta por la cantidad
socios • Formas de administración de la sociedad y facultades de los administradores. Las
determinada en el acta constitutiva
empresas deben optar por un administrador único o por un consejo de administra-
ción; asimismo, debe determinarse el contenido y alcance de las facultades que pre-
tenden otorgarse a los consejeros o al administrador único.
Personalidad jurídica • Nombramiento de los administradores y designación de los que llevarán la firma
Una sociedad mercantil adquiere personalidad jurídica mediante su inscripción en el Re- fiscal.
gistro Público de Comercio y el acta constitutiva y, con ello, se convierte en sujeto de dere- • Forma de distribuir utilidades y pérdidas entre los socios.
chos y obligaciones, pero también obtiene ventajas que le permiten contratar créditos con Los socios determinan libremente la manera de realizar el reparto y la entrega
instituciones financieras o realizar transacciones de compraventa con clientes y proveedo- de las utilidades.
res, porque jurídicamente la empresa responde por las obligaciones contraídas. Asimismo, • Importe del fondo de reserva. Esta reserva se constituye separando anualmente 5%
al garantizar la continuidad legal de la empresa se proyecta seguridad a los consumidores (como cantidad mínima) del monto de la utilidad neta de la sociedad mercantil, has-
para recibir los productos y/o servicios que ella fabrica o presta. Las sociedades mercantiles ta reunir 20% del capital social.
ejercen sus derechos y contraen obligaciones por medio de sus representantes. • Casos de disolución y bases para liquidar una sociedad mercantil. Al respecto,
los socios son libres de pactar las maneras que consideren adecuadas, siempre y
Constitución de una sociedad mercantil cuando éstas no atenten contra lo estipulado en la Ley General de Sociedades Mer-
Todas las sociedades deben constituirse a través de una escritura pública constitutiva cantiles.
otorgada ante un fedatario público (notario o corredor público) y su inscripción en el
Registro Público de Comercio. Aspecto fiscal
Los representantes legales de una sociedad mercantil están obligados a inscribir a la com-
Escritura pública constitutiva pañía en el Registro Federal de Contribuyentes de la Secretaría de Hacienda y Crédito
En la LGSM se definen los requisitos mínimos que debe reunir una escritura consti- Público (SHCP), así como a dar aviso al fedatario público que realiza la protocolización
tutiva: del instrumento correspondiente.
 Estudio administrativo de los proyectos de inversión 115 116 Capítulo 5 Estudio administrativo

Cuadro 5.7 Trámites para dar de alta un negocio en la ciudad de México 10. Aviso de funcionamiento Presentación de un aviso por parte del propietario o representante
legal del negocio a la Secretaría de Salud, en el que se señala que el
1. Certificado de uso Es un documento por medio del cual el gobierno del Distrito establecimiento ha iniciado operaciones.
de suelo Federal certifica el tipo de uso del suelo, para saber si es posible
establecer un negocio en determinado lugar. 11. Licencia de anuncio Autorización para la fijación, instalación, colocación, ampliación o
modificación de anuncios permanentes.
2. Registro Federal de Es la inscripción que se realiza en la SHCP para dar cumplimiento a
Contribuyentes las obligaciones fiscales. Se considera que una persona moral inicia 12. Visto bueno de seguridad Documento por medio del cual se hace constar que la edificación e
operaciones a partir de la fecha en que los socios firman la escritura y operaciones instalaciones del establecimiento comercial reúnen las condiciones
constitutiva ante notario público. necesarias de seguridad para su operación y funcionamiento;
normalmente se establece un mínimo de superficie, cajones de
3. Declaración de apertura Manifestación que deben realizar las personas físicas o morales estacionamiento, etcétera.
ante la delegación que corresponda, con motivo del inicio de
actividades que no requieren licencia de funcionamiento. 13. Programa interno de Instrumento por medio del cual se definen las acciones destinadas
protección civil a salvaguardar la integridad física de los empleados y de las
4. Licencia de Autorización para que una persona o sociedad pueda realizar personas que concurren a los establecimientos considerados de
funcionamiento la actividad manifestada en la escritura constitutiva de un alto riesgo.
establecimiento mercantil.
Quedan sujetos al requisito de licencia de funcionamiento sólo 14. Traspaso Trámite que el nuevo propietario deberá solicitar a la Delegación
los siguientes giros: para que ésta le expida a su nombre la licencia correspondiente, en
el caso de que se trate de cambio de propietario.
• Escuelas públicas.
15. Contrato colectivo o Celebración de un contrato colectivo o individual de trabajo, por
• Centros de reunión: cines, teatros, salas de concierto, salas de
individual de trabajo escrito, entre los trabajadores y la empresa.
conferencias, auditorios, cabarets, restaurantes, salones de fiesta,
museos, arenas, hipódromos, plazas de toros, hoteles, tiendas de 16. Registro empresarial Información básica que la empresa proporciona al Infonavit para
autoservicio o cualquier otro semejante ante el Infonavit 4 efectuar las declaraciones y pagos correspondientes ante este
• Instalaciones deportivas o recreativas instituto.
• Ferias con aparatos mecánicos, cines y carpas 17. Registro empresarial Solicitud ante el IMSS del registro y el número patronal
• Ascensores para personas, montacargas, escaleras mecánicas o ante el IMSS5 correspondiente.
cualquier otro mecanismo de transporte electromecánico.
18. Inscripción en el padrón Trámite por medio del cual el negocio se integra al padrón de
5. Impacto ambiental Documento otorgado por el Distrito Federal como resultado del impuesto sobre contribuyentes de este impuesto.
de la presentación y evaluación de un informe preventivo de nóminas
manifestación, de un estudio de impacto ambiental o de riesgo,
según corresponda de acuerdo con el giro.
6. Alta ante la cámara Afiliación voluntaria de acuerdo con la actividad o giro que se
respectiva desarrolle y con la localización del negocio. Otros trámites
7. Alta en el sistema de De acuerdo con la Ley de Cámaras y sus Confederaciones, las Existen proyectos de inversión que debido a su giro o actividad requieren proteger la
información empresarial empresas están obligadas a inscribirse en una cámara de comercio exclusividad de fabricación de sus productos. Tal es el caso de los inventos o derechos
mexicano autorizada por la Secretaría de Economía.
de propiedad de autor, en los cuales se requiere asegurar la exclusividad de explotación
8. Aviso de manifestación Información que se proporciona al Instituto Nacional de Estadística, de los inventos realizados por la empresa que deberán ser usados para los proyectos de
estadística Geografía e Informática (INEGI) relacionada con la actividad propia inversión. Algunos ejemplos de patentes son: capuchón de seguridad para jeringas hi-
del negocio, sin que ello implique efectos fiscales.
podérmicas, prensa para desarmar y armar conjuntos de suspensión de vehículos, ratón
9. Licencia sanitaria Documento expedido por la Secretaría de Salud, por medio del para operar computadoras, etcétera.
cual se autoriza la operación y funcionamiento del establecimiento
haberes razón de que éste cumple con los requisitos sanitarios que
exige la ley.

4 Infonavit, Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores.

5 IMSS, Instituto Mexicano del Seguro Social.
 Estudio administrativo de los proyectos de inversión 117 118 Capítulo 5 Estudio administrativo

Patentes • Nominativas Permiten identificar un producto y su origen mediante una palabra o

La patente es un derecho que adquiere el inventor o autor de algo, para disfrutar en exclu- un conjunto de éstas. Es importante que fonéticamente, la palabra se pueda distin-
sividad de los beneficios de su creación. Es decir, la patente es un documento que otorga guir de otras. Los nombres propios de las personas físicas pueden registrarse como
el privilegio del uso y disfrute de una invención y/o propiedad industrial. marca, siempre que no se confundan con una marca registrada o un nombre comer-
Es importante destacar que la invención es toda creación intelectual que permite cial publicado.
transformar la materia prima o la energía que existe en la naturaleza, para su aprove- • Innominadas Estas marcas están integradas por figuras que cumplen con la función
chamiento por el hombre a través de la satisfacción inmediata de una necesidad con- de identificación y diferenciación: pueden reconocerse de manera visual pero no
creta. Las invenciones también comprenden los procesos o productos de aplicación fonéticamente, su peculiaridad consiste en que son símbolos, diseños, logotipos o
industrial. cualquier elemento gráfico que tenga un carácter distintivo.
El ordenamiento legal que protege la propiedad industrial en México es la Ley de • Mixtas Son marcas que combinan palabras con elementos gráficos que muestran a
Propiedad Industrial (LPI) y su reglamento. La institución encargada de su aplicación es la marca como un solo elemento, como un signo distintivo.
el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial (IMPI). • Tridimensionales Son las marcas que protegen envolturas, empaques, envases, la for-
Como ya se mencionó, el título de patente otorga al inventor o autor el derecho de ma o la presentación de los productos, pero tienen que ser distintos de otros de su
disfrutar en exclusiva de los beneficios de su invento; sin embargo, es preciso apegarse misma especie.
a las siguientes condiciones:
Nombre comercial
• El proceso o producto debe basarse en una manera nueva, a nivel universal, de trans- El término nombre comercial se refiere a cualquier denominación que sirve para dife-
formar la materia o la energía existentes en la naturaleza (novedad). renciar una empresa o establecimiento industrial, comercial o de servicios, dentro de la
• El proceso o producto debe ser una creación de algún ser humano y no ser evidente zona geográfica donde se encuentra establecida su clientela.
para un técnico en la materia (actividad inventiva).
• El proceso o producto debe tener aplicación industrial, es decir, la posibilidad de ser Organización de la empresa
producido o utilizado en cualquier forma de la actividad económica (explotación in-
dustrial). En los proyectos de inversión, la organización consiste en proporcionar una estructura
formal encaminada al logro de metas específicas; en este caso, al logro de producir-ven-
En cuanto a la vigencia de la patente, en México la invención sólo está protegida por der los productos y/o servicios que serán fabricados o prestados como resultado del pro-
20 años contra el uso no autorizado por su titular. La protección jurídica de los derechos yecto de inversión. Existen varias definiciones de estructura organizacional. Por ejemplo,
de propiedad industrial sólo se otorga en el país donde fue solicitada y concedida. Si se Koontz y O’Donnell dicen que
desea la misma protección jurídica en el extranjero, se puede presentar una solicitud in-
ternacional y realizar otros trámites en el contexto del tratado de Cooperación en Ma- La organización formal se concibe en el sentido de una estructura de funciones.6 Es dentro
teria de Patentes, del cual México forma parte desde 1995. de esta connotación que se piensa en la organización como el agrupamiento de las activida-
des necesarias para lograr los objetivos, la asignación de cada grupo a un administrador con
Marcas autoridad7 para supervisarlo, y en el establecimiento de las medidas necesarias para entablar
una coordinación horizontal y vertical en la estructura de la empresa.
Es la señal que el fabricante pone a los productos de su compañía, para lo cual utiliza un Una estructura organizacional debe planearse de modo que cada cual sepa quién ha de
nombre, términos, símbolos, diseño, cualquier signo visible o una combinación de estos hacer cada cosa y quién es el responsable por el resultado; quitar los obstáculos que, debido
elementos que sirva para distinguirlo de otros productos de su misma clase. a la confusión y la incertidumbre en la asignación de responsabilidades, impidan la ejecu-
La marca es utilizada para productos o servicios, y se le considera como el intento ción, y proporcionar una red de comunicación para la toma de decisiones y de apoyo a los
de la empresa de dar identidad a sus productos, ya que ello permite distinguirlos de sus objetivos de la organización.8
similares en los mercados. Asimismo, la marca funciona como un procedimiento de aso-
ciación mental que ayuda a facilitar el recuerdo (método mnemotécnico) y diferenciar-
6 Las funciones representan los fines esenciales y básicos que se deben realizar para que la organización ten-
los de los demás productos que fabrica la competencia o la misma empresa. Todo esto
ga existencia y vigencia.
contribuye a que la empresa que desarrolla el producto obtenga un posicionamiento en 7 La autoridad es el derecho de una persona a exigir que cumpla con ciertos deberes.
los mercados. Los tipos de marcas que existen son: 8 Harold Koontz y Cyril O’Donnell, Curso de administración moderna, México, McGraw-Hill, 1984, pp. 304-
305.
 Estudio administrativo de los proyectos de inversión 119 120 Capítulo 5 Estudio administrativo

Por su parte, Guillermo Gómez Ceja sostiene que una organización • Permite construir la representación gráfica de la organización a través de un orga-
nigrama.
Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y • Evita la duplicidad de funciones.
actividades9 de los elementos humanos y materiales de un organismo social, con el fin de lo- • Impide la fuga de las responsabilidades, ya que define con exactitud la contribución
grar la máxima eficiencia en la realización de planes y objetivos señalados con anterioridad. de cada elemento humano para el logro de los objetivos de la organización.
Todo organismo, para que pueda existir como tal, necesita de los siguientes elementos: • Determina el número de personas que laborarán en la empresa. Permite incluir, en
• Partes diversas entre sí. Ningún organismo se forma de partes idénticas. los estados financieros presupuestados, el gasto del personal de la empresa median-
• Unidad funcional. Estas partes diversas tienden a un mismo fin. te la cuantificación de sueldos y prestaciones que percibirá cada trabajador.
• Coordinación. Para lograr ese fin común deben complementarse entre sí, no importa • A partir del conocimiento de personal que trabajará en la empresa, permite cuantifi-
que sus funciones sean distintas.10 car los activos que se usarán para que la empresa funcione de manera eficiente, como
es el caso de materiales de oficina, equipo de cómputo, de transporte, etcétera.
De acuerdo con Agustín Reyes Ponce, • Permite incluir, en los estados financieros presupuestados, la inversión y gasto en
equipos de oficina, cómputo y transporte relacionado con las funciones de las per-
Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funcio- sonas que integran la empresa.
nes, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con
el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.11 Cuando se lleva a cabo la organización de una compañía es necesario observar los
principios de la unidad de objetivo y de eficiencia. El principio de unidad de objetivo es-
En tanto, Joaquín Rodríguez Valencia plantea que tablece que una estructura es eficaz si facilita la contribución de los individuos para el
logro de los objetivos empresariales. Por su parte, el principio de la eficiencia se observa
Organizar consiste en dotar de una estructura, de un plan o de un modo de funcionamien- en la medida que la estructura organizacional facilita que el personal alcance los objeti-
to. La organización ayuda a suministrar los medios para que el personal desempeñe sus vos con el mínimo de costos o consecuencias imprevistas.
puestos.12 Existen distintas maneras de organizar a las empresas, las cuales dependen de los
criterios que se utilizan para establecer las diversas líneas de autoridad, responsabilidad,
De las diversas definiciones de organización se desprenden las siguientes conclu- comunicación y funciones, es decir, las interrelaciones entre los diversos puestos (cen-
siones, que resumen lo que comprende el acto de organizar y su importancia en los pro- tros de trabajo). Dadas estas relaciones, a continuación se enlistan las diferentes mane-
yectos de inversión: ras de organizar o agrupar los organismos o empresas:
• Dota de una estructura a la empresa que desarrolla el proyecto de inversión. • Organización con autoridad lineal.
• Define y establece las funciones de cada uno de los elementos humanos que integra- • Organización funcional.
rá el personal que llevará adelante la compañía. • Organización por producto.
• Expone la responsabilidad,13 las obligaciones,14 la autoridad y contribución a los obje- • Organización territorial.
tivos de todos los elementos humanos, así como de las diversas áreas de trabajo en • Organización matricial.
el contexto global de la empresa.
Por lo general, las relaciones entre los diferentes puestos se presentan de manera
gráfica en los organigramas, en los cuales cada rectángulo representa un puesto que
se une con líneas a otros rectángulos que corresponden a otros puestos. En cada uno
de los cuadros se muestra el nombre del puesto, mientras que las líneas que los unen
9 Las actividades se consideran como la cantidad de trabajo mínima que debe realizar una unidad de tra-
representan la línea de autoridad, responsabilidad y comunicación. Los niveles jerár-
bajo o una persona para concluir de mejor manera un trabajo.
10 Guillermo Gomez Ceja, Planeación y organización en las empresas, México, McGraw-Hill, 1994, p. 191. quicos parten de arriba hacia abajo (en el caso de los organigramas verticales); el ni-
11 Agustín Reyes Ponce, Administración de empresas, teoría y práctica. Segunda parte, México, Limusa, 1983, vel uno es la máxima autoridad y normalmente la ocupa el consejo de accionistas o
p. 212. de administración cuando lo hay, pero en caso de no ser así, el máximo nivel será el
12 Joaquín Rodríguez Valencia, Cómo elaborar y usar los manuales administrativos, México, ECASA, p. 6. director o gerente general, a partir del cual, hacia abajo, se establecen los demás ni-
13 La responsabilidad es definida como la obligación de responder en la ejecución de los deberes asignados.
14
veles. Como ya se explicó, cada nivel tiene su propia responsabilidad, funciones, au-
Las obligaciones son consideradas como las actividades que tiene que realizar un individuo con motivo
del puesto que ocupa en la estructura organizacional.
toridad, etcétera.
 Estudio administrativo de los proyectos de inversión 121 122 Capítulo 5 Estudio administrativo

A continuación se presentan los diferentes tipos de organización o maneras de es-

tructurar las empresas.

Informática
Jefe de
Gerente Investigación
Organización lineal o militar
En este tipo de organización, que se utiliza principalmente en el ejército y la Iglesia ca-
tólica, la autoridad transita en línea horizontal descendente mientras que la responsa-
bilidad lo hace en línea ascendente. El titular de cada área tiene a su cargo un grupo de

Metodología
subordinados (puestos) sobre los cuales ejerce el mando con la autoridad que le confiere

Jefe de
su cargo. De esta forma logra cumplir con su responsabilidad ante su superior y responde
al logro de objetivos para los cuales fue creada el área que está a su cargo.
En el cuadro 5.8 se presenta un organigrama con autoridad lineal.

Organización por funciones

Atención
Clientes
Jefe de
Gerente Mercadotecnia
En este caso, los diversos departamentos se organizan con base en las funciones que re-
quiere desarrollar la compañía para lograr los objetivos para los que fue creada. Por lo
general, las funciones básicas de las empresas son ventas, producción, finanzas y recur-
sos humanos.

Organización tipo funcional

Las ventajas de este tipo de organización son: 1) reflejo lógico de las funciones dado

Jefe de
Ventas
que estas áreas son definidas por los jefes mediante el empleo de la lógica, 2) mantiene

Director General
el poder y prestigio de las funciones mayores, 3) es un medio para el estricto control en
los niveles altos.
Las desventajas de este tipo de organización son: 1) la responsabilidad de obtener

Capacitación
utilidades se exige sólo en los niveles más altos, debido a que ejercen el mando y la re-

Gerente Recursos Humanos

Jefe de
presentatividad, 2) requiere alta especialización del personal operativo y 3) limita el de-

Cuadro 5.9 Organigrama estructurado por funciones

Cuadro 5.8 Organigrama con autoridad lineal

Nóminas
Organización tipo lineal

Jefe de
Director General

Cobranza
Jefe de
Gerente Finanzas
Gerente Gerente Recursos Gerente Gerente
Finanzas Humanos Mercadotecnia Investigación

Contabilidad
Jefe de
Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de
Contabilidad Nóminas Ventas Estadística
 Estudio administrativo de los proyectos de inversión 123 124 Capítulo 5 Estudio administrativo

sarrollo de gerentes departamentales. En el cuadro 5.9 se muestra el típico organigrama Cuadro 5.10 Organigrama con estructura de tipo matricial
estructurado por funciones.
Organización tipo matricial
Organización matricial
Este tipo de organización, que combina las características de la departamentalización por
funciones y por producto, también es conocido como parrilla, proyecto o administración Director General
del producto. Por ello, cada departamento (finanzas, personal, mercadotecnia, produc-
ción) lleva a cabo los procesos de todas las líneas de productos que la empresa fabrica.
Para las empresas que elaboran productos múltiples,15 la economía y la tecnología no
permiten tener departamentos de manufactura, de finanzas, de recursos humanos o de Proyecto Gerente Gerente Gerente Gerente Gerente
fuerza de ventas para cada producto, proyecto o división, por lo cual se recomienda más Finanzas Mercadotecnia Investigación Personal Producción
una organización matricial en la que, por ejemplo, un área de ventas atienda a las diver-
sas líneas de productos. Además, para evitar la fuga de responsabilidades, a cada división
se asigna un grado de responsabilidad por las utilidades. Así, por ejemplo, un gerente de Proyecto
división queda a cargo de determinada marca, producto o división. A
En ocasiones, los gerentes de proyecto o de producto no tienen autoridad para dar
órdenes a cualquier departamento funcional, en cuyo caso sólo puede recabar informa-
Proyecto
ción relativa a la situación de sus productos o procesos e informar a un nivel superior B
para que se corrijan las desviaciones, si éste es el caso. Por ejemplo, si el área de personal
no ha realizado los procesos solicitados por otra división, esta última deberá informar a
un nivel superior jerárquico del área de personal para que tome cartas en el asunto. Proyecto
El principal inconveniente que enfrenta este tipo de organización radica en que un C
gerente de proyecto, de producto o de división sin autoridad real, es responsable de los
resultados finales, por lo que no es extraño que exista una alta rotación en estos pues- Proyecto
tos. También se presentan casos de dualidad de mando, pues si algo sale mal es difícil D
saber quién es el responsable de las fallas, porque tiene responsabilidad tanto el jefe de
la división como el de las áreas funcionales inmersas en el proceso de transformación o
Proyecto
de generación del servicio. Precisamente en estas situaciones se presentan casos de eva-
E
sión de responsabilidad.
La solución más factible de esta problemática es dejar muy clara la autoridad y res-
ponsabilidad tanto de los gerentes como de los distintos departamentos. A continuación,
en el cuadro 5.10, se presenta un organigrama tipo matricial. Organización territorial
En el organigrama anterior se aprecia que cada proyecto o división de producción Este tipo de arreglo es utilizado, principalmente, por las empresas que tienen activos físi-
requiere servicios de las diferentes áreas funcionales (personal, mercadotecnia, etc.). Sin camente dispersos, pero también es empleada por las empresas que realizan actividades
embargo, debido a la escasez de recursos, es necesario dejar en claro que las áreas funcio- similares en diferentes áreas geográficas, por ejemplo las comercializadoras,16 que tienen
nales deben suministrar servicio a todos los proyectos o divisiones de la organización. plazas de venta en diferentes estados de un país o en varios países. Este tipo de organiza-
ción se diseña con la finalidad de tomar acciones rápidas acerca de diversos problemas
o situaciones que deben enfrentar las empresas, apoyándose en los gerentes locales o de
los diferentes territorios para la toma y ejecución de decisiones. Asimismo, la organiza-
ción territorial es una estructura que se usa cuando, por medio de la descentralización,
15 Como ejemplos de empresas que tienen productos múltiples se citan a las armadoras de automó-
viles, que generan vehículos de diferentes características como: autos compactos, autos medianos,
autos de lujo, camiones y autobuses, entre otros, los cuales se fabrican en diferentes divisiones. 16 La cadena de restaurantes Sanborns tiene presencia en diferentes estados de la República Mexicana.
 Estudio administrativo de los proyectos de inversión 125 126 Capítulo 5 Estudio administrativo

se desea fomentar la participación local en la toma de decisiones y la solución de pro- Cuadro 5.12 Organización por proyecto
blemas, ya que con ello se reducen los costos en diferentes áreas.
Las ventajas de este esquema de organización son: 1) coloca la responsabilidad en un nivel Organización por proyecto
más bajo, 2) evita la concentración de toma de decisiones en pocas personas, 3) hace hinca-
pié en los problemas y mercados locales, 4) mejora la coordinación en una región, 5) permite
adoptar con rapidez medidas de solución a los problemas y 6) genera menor saturación para Director de Producción
los que toman decisiones, principalmente para los que deciden de manera corporativa.
Las desventajas del sistema de organización territorial son las siguientes: 1) requie-
re de más personal con preparación y habilidades de administración, 2) incrementa los Gerente Gerente Gerente Gerente Gerente
costos y gastos de administración, y 3) dificulta el tramo de control a los puestos que se Proyecto A Proyecto B Proyecto C Proyecto D Proyecto E
encargan de supervisar a los gerentes de zonas geográficas. En el cuadro 5.11, se presen-
ta un organigrama del tipo agrupamiento por territorio.
Almacén Producción Control Calidad Almacén Producción Control Calidad
Organización por proyecto
En este tipo de organización, las funciones se agrupan en departamentos específicos
para cada proyecto, a cada uno de los cuales se les asigna áreas funcionales específicas Estructura formal
para uso exclusivo. Este tipo de organización tiene una forma opuesta a la organización La consecuencia del acto de organizar es la conformación de una estructura formal, la cual
matricial, ya que en esta última se utilizan las áreas funcionales de manera común para encuadra e integra las diversas funciones que se desarrollan en las empresas, de acuerdo
todos y cada uno de los proyectos. con los criterios organizativos adoptados por sus directivos sobre la base de un arreglo
lógico y armónico. La estructura formal es la autoridad reconocida por la organización
de cada uno de los puestos señalados en los diversos niveles jerárquicos de la estructura
Cuadro 5.11 Organización tipo territorial organizacional. De manera que es la estructura oficial de la empresa y se ratifica mediante
los aspectos legales con los que la empresa define su autoridad y facultades a través del
Organización tipo territorial acta constitutiva, en la cual se establece la autoridad y el mando que cada persona tiene
para lograr el funcionamiento adecuado de la organización.
La organización formal tiene como objetivo identificar y agrupar las tareas y traba-
Director General jos necesarios dentro de la empresa, a través de definir y asignar la responsabilidad, au-
toridad, cadena de mando y canales de comunicación adecuados a todos los miembros
de la empresa. Todas estas actividades se realizan con el fin de lograr la consecución de
Gerente Gerente Gerente Gerente Gerente los objetivos de la empresa.
Finanzas Mercadotecnia Compras Personal Producción La estructura formal, representada en los organigramas,17 se complementa con los
diversos manuales administrativos. Un manual es un documento en el cual se presenta,
de manera ordenada y sistemática, información y/o instrucciones acerca de diversos as-
Zona Zona Zona Zona Zona pectos como son historia, organización, política y procedimientos de una empresa. Esta
Este Poniente Centro Norte Sur información se utiliza para llevar a cabo un mejor trabajo. Existen diversos manuales
administrativos, entre los cuales se pueden mencionar los de organización, de historia,
de políticas, de procedimientos, de adiestramiento, de producción, de compras, etc. Los
Asesor más comunes en las empresas son los de organización y procedimientos.
jurídico-financiero
En estos manuales se muestra en forma detallada la estructura organizacional for-
mal, presentada como una descripción de las funciones de cada uno de los puestos, la

Finanzas Personal Compras Producción

17 También se les conoce como cartas de organización.
 Diseño de la organización 127 128 Capítulo 5 Estudio administrativo

autoridad, la responsabilidad, las actividades que deben realizarse y su interrelación con • La organización debe diseñarse para cumplir con los objetivos.
los demás puestos. Asimismo, se especifican las atribuciones personales, académicas y • La división del trabajo debe reflejarse en la especialización individual.
experiencia laboral que deben reunir los ocupantes de cada uno de los puestos. • Debe existir la coordinación de personas y actividades a favor de la unidad de es-
Por su parte, los manuales de procedimientos son la expresión analítica de los pro- fuerzo.
cedimientos18 administrativos a través de los cuales se realizan las actividades de la em- • La máxima autoridad debe depositarse siempre en el ejecutivo de más alta jerarquía.
presa. En ellos también se describe el flujo de proceso o secuencia que sigue la materia • La definición de cada puesto, autoridad, responsabilidad y relaciones se establecen
prima y materiales a medida que se fabrican los productos y/o servicios, en el caso de los por escrito y todos los miembros del grupo se dan a conocer a través de los manua-
procedimientos de fabricación. Además, describen procesos de ventas, nómina, registros les de organización.
contables, procesos de compra y almacenaje de materia prima y materiales, productos • La responsabilidad del superior por la actuación de sus subordinados es absoluta.
terminados, servicios posteriores a la venta, etc. Entre las principales utilidades de estos • La responsabilidad implica la autoridad correspondiente que permita cumplir con
manuales destacan que ayudan a comprender la manera de realizar los procesos de las ciertas obligaciones.
diversas áreas cuando existe rotación de personal, reducen costos, mejoran la calidad • Por lo que respecta al tramo de control, ninguna persona debe supervisar a más de
del trabajo, elevan la calidad de los productos y servicios, estandarizan los procesos de cinco empleados.
trabajo, entre otros aspectos. • Es esencial que las distintas unidades de trabajo u organizacionales se mantengan
en proporción a su responsabilidad y autoridad.
• Toda organización exige continuidad de sus procesos y estudio de nuevas técnicas
DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN y aplicaciones.
• Equilibrio de dirección-control, lo que significa que a cada grado de delegación de au-
Un requisito indispensable en el proceso de diseñar la organización de las empresas es el toridad deben establecerse los controles que permitan mantener la unidad de mando.
conocimiento detallado de la situación actual de éstas, en el caso que se pretenda reor- • Debe establecerse una forma para medir la actuación de los diferentes puestos.
ganizar una empresa ya existente; pero, si se trata de constituirla, es indispensable hacer • Es necesario capacitar continuamente al personal para que desarrolle de manera
un inventario de las actividades necesarias para el logro de los objetivos. adecuada los diversos procesos organizacionales.
Asimismo, es obligatorio tener claras las características que las empresas deberán
tener en el futuro para el desarrollo de sus actividades. El desarrollo de las actividades Recomendaciones para determinar la estructura
depende de varios factores que agilizan u obstaculizan el logro de los resultados deseados; organizacional adecuada
por ejemplo, la tecnología que se usa en las actividades diarias, ya que en la medida que se
utilice más y mejor tecnología se requerirá de menos personas para operar las empresas; Cuando se establece la organización o la estructura organizacional de una empresa, es
sin embargo, el personal debe tener mayor preparación para manejar adecuadamente di- necesario tener en cuenta ciertos factores que ayudan a concretar una organización efi-
cha tecnología. Por otra parte, las empresas no pueden ignorar el uso de la tecnología en caz. Por ello es necesario considerar los siguientes elementos:
el desarrollo de sus procesos, pues de lo contrario corren el riesgo de caer en la obsoles-
• Adecuada definición y asignación de deberes.
cencia con respecto a su competencia. Existen más elementos que influyen en el diseño
• Asignación de la autoridad correspondiente a las obligaciones de cada uno de los
de las actividades, entre los cuales se encuentran diversas restricciones legales, restric-
puestos.
ciones ecológicas, restricciones financieras, gustos de los consumidores, etcétera.
• Precisión para definir las responsabilidades de los diversos departamentos y de cada
A fin de lograr un desempeño eficiente, para diseñar las organizaciones se deben em-
uno de los puestos.
plear los principios de organización básicos19 que se detallan a continuación:
• División de trabajo de manera equitativa y equilibrada.
• Establecer una especialización del trabajo sin que se centralice sólo en pocas personas.
• Establecer una unidad de mando a fin de evitar conflictos.
18
• Definir y mantener comunicación adecuada con los subalternos y colegas para evi-
Un procedimiento es la descripción de la ejecución de las actividades que se desarrollan en las empresas,
tar falsas expectativas.
son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia lógica y cronológicamente que especifican a de-
talle la forma sistemática de hacer determinado trabajo repetitivo, por ejemplo, en el área de producción, • Establecer mecanismos alternativos que permitan adaptar el funcionamiento del or-
de finanzas, de personal, de ventas, etcétera. ganismo o departamento ante cambios inesperados, como, por ejemplo, ausencia de
19 Estos principios de organización (excepto los dos últimos) fueron enunciados por Lyndal F. Urwick en algún elemento clave en la toma de decisiones.
1938.
 Diseño de la organización 129 130 Capítulo 5 Estudio administrativo

• Identificar y encauzar de manera positiva la organización informal para el logro de motivada por una dirección o administración inadecuadas, fricciones internas, mala
los objetivos. comunicación, poca o ninguna cooperación, mala distribución del trabajo, ausencia de
• En la medida de lo posible, propiciar el uso de la tecnología y procedimientos para autoridad, falta de definición de responsabilidades, etc. Si se compara esta situación con
lograr un adecuado funcionamiento de la organización. una máquina, es como si algunos engranes funcionaran de manera inadecuada.
Como consecuencia de ello es indispensable realizar un estudio de las funciones,
Por otra parte, se puede establecer un proceso general para llevar a cabo el proceso estructura, niveles, jerarquías, sistemas, métodos, controles de producción, etc., a través
de organización en las empresas, el cual se muestra en el cuadro 5.13. del cual sea posible identificar las principales causas de las deficiencias de la organiza-
Como se muestra, el proceso de organización se inicia con el establecimiento de ción de la empresa y establecer medidas de solución.
los objetivos que se persiguen mediante los proyectos de inversión, se especifican las
actividades necesarias desde una perspectiva general y, desde ahí, se establecen de ma-
Departamentalización temporal
nera detallada las acciones que permitan realizar las actividades genéricas; asimismo,
se determinan las áreas funcionales necesarias para el desarrollo de estas actividades, Cuando los proyectos de inversión se asignan a un departamento temporal de la empre-
con lo cual se establece la estructura formal expresada en el organigrama. También sa, es porque se considera que su operación será efímera, por lo cual se responsabiliza a
como parte de este proceso se deben implantar los distintos puestos que conforma- un departamento durante un periodo determinado. La departamentalización temporal
rán la estructura formal; por ello, es necesario observar los principios administrativos es idéntica a la organización departamental por productos, excepto que tiene un periodo
de la organización. predeterminado de vida. Por ejemplo, la industria bélica, la elaboración de productos o
eventos únicos (construcción de una obra civil, un puente o una carretera, organización
Consecuencias de una inadecuada organización de las olimpiadas o mundiales de fútbol en determinadas sedes que cambian cada año)
o la fabricación de productos de los que sólo se produce una serie con especificaciones
Una organización ausente o deficiente puede ser la causa primordial de que la empre- muy particulares y sólo por determinado tiempo.
sa muestre malos resultados. Las deficiencias pueden deberse a una mala organización, Las ventajas de esta forma de departamentalización son: 1) facilita el cálculo de los
costos, 2) no se espera que la producción vuelva a repetirse, y las instalaciones no son
integradas a otras que se requieren normalmente y 3) la totalidad de la operación es con-
Cuadro 5.13 Etapas generales del proceso de organización de los proyectos de inversión
siderada suplementaria del esfuerzo normal de la empresa.
Primera etapa Definir el objetivo del proyecto de inversión y su relación con los objetivos de la
Por otro lado, las desventajas de la departamentalización son: algunas veces los em-
empresa. pleados temporales no reciben las prestaciones empresariales que disfrutan los empleados
permanentes, por lo cual incuban sentimientos desmoralizadores; sin embargo, algunas
Segunda etapa Determinar en términos generales la naturaleza y el número de tareas
(unidades de trabajo) necesarias para cumplir con el objetivo primordial del compañías intentan persuadir a los más capaces con la promesa de que tendrán la opor-
proyecto de inversión, es decir, establecer las funciones indispensables para el tunidad de ser transferidos a las áreas permanentes de la empresa.
adecuado desarrollo del proyecto.
Tercera etapa Establecer las áreas operativas o departamentos necesarios con sus Organización en la práctica
obligaciones y funciones en el marco de la organización total, evitando la
La departamentalización no es un fin en sí misma, sino que tan sólo es un método para
duplicidad de funciones.
desarrollar las actividades y lograr los objetivos de la organización. Ni siquiera implica
Cuarta etapa Definir las actividades de cada unidad de trabajo o departamento necesarias sólo ventajas, puesto que la separación de las actividades sobre cualquier base crea pro-
para cumplir sus funciones.
blemas de coordinación que son difíciles de resolver. Cada tipo, forma o estilo de orga-
Quinta etapa Determinar los puestos necesarios para el desarrollo de la función nización tiene sus ventajas y desventajas. En consecuencia, el proceso para seleccionar la
departamental.
forma de organización o estructuración requiere: 1) la evaluación de las ventajas y des-
Sexta etapa Establecer, en documentos, la secuencia de los procesos o trámites necesarios ventajas inherentes a cada método dentro de los niveles de la estructura de la organiza-
de cada unidad de trabajo (departamento), a través de los manuales de ción, y 2) el análisis de la conveniencia de las particularidades del proyecto de inversión
procedimientos.
o de la empresa en que se establecerá el sistema de organización. En todos los casos, el
Séptima etapa De manera paralela a los manuales de procedimientos, se deben formular los punto básico es considerar el tipo de ambiente organizacional que se desea establecer y
manuales de organización, en los cuales se especifican los requisitos que deben
su relación con la situación a la que hay que enfrentarse.
cumplir las personas que ocupen los diversos puestos.
 Diseño de la organización 131 132 Capítulo 5 Estudio administrativo

No existe una receta única para organizar. El administrador u organizador puede em- duras y centradas que ocupan los puestos decisorios con jóvenes decididos que nor-
plear dos o más maneras de agrupamiento para estructurar las actividades de los mismos malmente tienen mayor inclinación hacia el riesgo y las ideas innovadoras. De esta
niveles organizacionales. El objetivo del administrador es diseñar una organización en la manera, se logran decisiones más equilibradas y productivas.
cual se logren las metas fijadas de la manera más eficaz y eficiente posible, ya que de esa • Capacitación del personal. Las personas que ocupan los distintos puestos deben poseer
forma se lleva a cabo el cumplimiento del principio de la división del trabajo. la capacidad y adiestramiento necesarios para lograr un correcto desempeño de sus
funciones. Sin embargo, la empresa debe proveer capacitación20 y adiestramien-
Principio de la división de trabajo to21 adicional al personal que cubrirá los diversos puestos. Es necesario considerar
En la práctica, la creación de departamentos mixtos es un reflejo de la forma en que opera los desembolsos por concepto de capacitación en los presupuestos financieros, de
el principio de la división de trabajo, que describió Henry Fayol como el primero de sus lo contrario, se corre el riesgo que las empresas no funcionen adecuadamente por
14 principios de administración, pues representa el paso inicial de la organización: escatimar en costos de formación del personal.
• Contratación de personal. En los contratos de trabajo es necesario especificar las obli-
Cuanto más refleje la estructura de una organización las tareas o actividades necesarias para gaciones y derechos tanto del trabajador como de la empresa para evitar problemas
alcanzar las metas y facilite su coordinación, y cuanto más se estructuren las funciones orga- por malos entendidos, principalmente en el desarrollo del trabajo.
nizacionales con miras a aprovechar las capacidades y motivaciones de los individuos dispo- • Planeación de los requerimientos de personal. En la medida que la empresa crezca, es ne-
nibles para ocuparlas, más eficiente y eficaz será la estructura. cesario planear las características que deben poseer las personas que ocuparán los
diversos puestos, así como tomar decisiones entre contratarlos ya capacitados o rea-
Aspectos adicionales que se requieren lizar un programa mediante el cual se les enseñen las habilidades necesarias para el
del proceso de organización adecuado desempeño de sus funciones.

Los aspectos que se deben considerar como parte importante de la organización son:
• Análisis de puestos. Este tipo de estudio se realiza tanto en empresas que ya están cons-
tituidas como en aquellas que apenas se están formando. En este análisis se especi-
fican las funciones que deben realizar los ocupantes de cada uno de los puestos, así
como los requisitos mínimos que deben poseer para desarrollar el trabajo de manera
adecuada. Este análisis se complementa con el manual de organización.
Es necesario realizar una proyección del análisis de puestos que prevalezca en
el futuro, para lo cual se debe considerar la evolución de las diversas variables que
afectan el funcionamiento de la organización, pero en especial las relativas al des-
empeño de las funciones de cada uno de los puestos.
• Reclutamiento del personal. Esta actividad consiste en disponer de un número suficien-
temente alto de elementos humanos que permita seleccionar los necesarios para su
contratación por las empresas. Para ello, es necesario analizar cuáles son las princi-
pales y mejores fuentes para obtener candidatos adecuados para ocupar los puestos
que deben ser cubiertos en la empresa. Las diversas universidades del país son una
fuente de muy buenos candidatos. Además, en los últimos años se han desarrollado
las agencias de empleos, que concentran los datos y antecedentes de personas con
casi todos los perfiles que necesitan las empresas.
• Selección de personal. Es muy importante que los puestos clave dentro de la organiza-
ción sean ocupados por personal con dinamismo, inquietudes, creatividad, etc., ca-
racterísticas que comúnmente se encuentran en la mayoría de los jóvenes, aunque 20 La capacitación abarca aspectos cognitivos (conocimiento), afectivos (sentimientos) y psicomotores (des-
tampoco se puede excluir a las personas maduras. En ocasiones, los especialistas en treza motriz).
diseño de equipos de trabajo prefieren realizar combinaciones entre personas ma- 21 El adiestramiento sólo comprende aspectos psicomotores.
 Resumen
Título de sección 133 134 Capítulo 5 Estudio administrativo

Resumen Caso ilustrativo

El objetivo primordial de la administración es mantener un ambiente en el que los individuos que

trabajan en grupos alcancen metas y objetivos preestablecidos. En los proyectos de inversión se Estudio administrativo
desarrolla el proceso administrativo, cuya finalidad es establecer una estructura organizacional
que facilite el funcionamiento de la empresa para desarrollar el proyecto de inversión. El estudio Las empresas familiares mexicanas tienen problemas administrativos que conllevan una mala toma
administrativo de los proyectos de inversión contiene: 1) la constitución jurídica de la empresa y de decisiones y una débil estructuración. Estas deficiencias representan obstáculos a su crecimien-
2) el diseño de la organización. to, por lo que la supervivencia de estos negocios es bastante difícil.
Cuando el funcionamiento de un proyecto de inversión requiere de la creación de una empre- La Granja Avícola la Asunción S.A. de C.V. (GAA), es una empresa establecida en el municipio
sa, es necesario constituirla y adoptar una de las formas que la ley permite. La constitución jurídica de Cunduacán, Tabasco, que con una participación de 15 años en el mercado es la principal distri-
implica un análisis de los diferentes tipos de sociedades que se pueden formar de acuerdo con la buidora de pollo en la región. Cuenta con 95 empleados de los cuales sólo los puestos operativos
ley, entre los que se encuentran la sociedad en nombre colectivo, la sociedad en comandita simple, tienen asignadas sus actividades, y no existen procesos definidos ni planeados debido a problemas
la de responsabilidad limitada, la sociedad anónima, la sociedad en comandita por acciones y la de organización. GAA tiene una estructura administrativa débil. Las decisiones están centralizadas
cooperativa. Cada una de estas sociedades tiene requisitos, ventajas y desventajas particulares. en la familia, lo cual genera una serie de problemas porque las decisiones importantes son coto
En la actualidad, la forma jurídica que se utiliza con más frecuencia es la sociedad anónima, exclusivo de ella, que no delega en nadie las responsabilidades administrativas.
la cual se caracteriza porque la responsabilidad de los accionistas llega sólo hasta el monto de sus Las recomendaciones para que esta empresa solucione sus problemas se resumen en las si-
aportaciones. Una sociedad adquiere su personalidad jurídica en el momento que protocoliza su guientes sugerencias: mapeo de los principales procesos administrativos, evaluación de la situa-
acta constitutiva, la cual debe contemplar varios requisitos, tales como duración de la sociedad, ción de la empresa, desarrollo de procedimientos de control documental y control de registro de
nombre, objetivo de la sociedad, razón social, importe del capital social, domicilio, aportaciones, la operación del sistema de gestión de calidad.
formas de administración, nombramiento de los administradores, manera de distribuir las utili- Para un funcionamiento óptimo de un proyecto de inversión se necesita que la empresa que
dades, fondo de reserva y casos de disolución. los llevan a cabo posea una estructura organizacional que contribuya al desarrollo de sus activida-
Las empresas deben cumplir con requisitos mínimos para iniciar su funcionamiento. Entre des. Sólo de esta manera, los proyectos de inversión funcionan de manera correcta.
ellos destacan el certificado de uso de suelo, el registro federal de contribuyentes, la declaración
de apertura, la licencia de funcionamiento, la evaluación del impacto ambiental, el alta ante la cá-
mara respectiva y licencia sanitaria, entre otras. Por otro lado, las empresas deben proteger sus
inventos a través de los registros de patentes y marcas.
En resumen, la organización de los proyectos de inversión consiste en proporcionar una es-
tructura formal de funciones con el fin de lograr su máxima eficiencia. Existen diferentes formas
de establecer la estructura, entre las cuales se destacan la organización con autoridad lineal, la
funcional, la organización por producto, la territorial y la matricial.
La estructura formal se encuentra definida en los manuales de organización, en donde se de-
talla la estructura organizacional y se realiza una descripción de las funciones de cada uno de los
puestos, la autoridad, responsabilidad, actividades y su interrelación con los demás puestos.