LA DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
La descripción de la empresa es un resumen de los puntos más importantes de
la empresa: su historial, el equipo gerencial, dónde se encuentra, qué hace y qué espera
lograr, la declaración de la misión y la estructura legal.
Cuando el plan de negocios se realiza para una empresa que ya está
funcionando, el primer capítulo debe ser la descripción de la empresa, el
cual deberá incluir una breve información sobre cada uno de los párrafos
que se muestran a continuación:
1. Historia de la empresa
Aquí debes responder a las siguientes preguntas: ¿Cuándo se fundó la
empresa? ¿Quién la fundó? ¿Cuál fue la razón o motivaciones para
fundarla? ¿Cuál es el giro de la empresa y cómo ha evolucionado hasta la
fecha? ¿Qué productos vende y a quiénes?
2. Análisis del contexto
¿Cómo se encuentra el sector o industria en el que trabaja empresario? ¿La
industria está creciendo, está madurando o está en declinación? ¿Qué
variables económicas, sociales, tecnológicas, políticas o legales, a nivel
local, regional, nacional o global podrían influir en la industria de manera
positiva o negativa?
3. Productos y servicios ofrecidos
¿Cuáles son los atributos y características distintivas de dichos productos o
servicios? ¿Quiénes son sus clientes y por qué la actual propuesta de valor
es relevante para ellos? ¿Quiénes son los competidores y sus principales
proveedores? ¿La empresa tiene alguna ventaja competitiva? ¿Cuál es esa
ventaja y cómo piensa mantenerla en el tiempo? ¿Cuáles son los procesos
necesarios para el logro de los objetivos empresariales? ¿Todos los
procesos son realizados por los trabajadores de la empresa? ¿Qué
subcontrataciones se hacen?
4. Información económica y financiera
Es indispensable presentar los estados financieros de los últimos dos o tres
años, que permitan conocer la situación económica y financiera de la
compañía en términos de liquidez, rentabilidad, solvencia y gestión
financiera.
5. Equipo empresarial y gerencial
Para un potencial inversionista es indispensable conocer quiénes serían sus
“socios”. Por lo tanto, en este apartado esperan la respuesta a las siguientes
preguntas: ¿Quiénes son los accionistas de las empresas? ¿Qué porcentaje
del total de acciones tiene cada uno de los accionistas? ¿Cuáles son los
puestos claves de la empresa y cuáles son las estrategias empleadas para
atraer al mejor talento para esos puestos? ¿Se trabaja en equipo? ¿Cuáles
son las fortalezas y debilidades de cada uno de los miembros del equipo, y
del equipo empresarial y gerencial en su conjunto?
COMO PIENSA ORGANIZARLA PARA DESCRIBIRLA
La organización de una empresa empieza por la división de esta en divisiones,
departamentos o áreas que agrupan actividades y tareas con cierta
homogeneidad, así como el establecimiento de las relaciones jerárquicas que se
darán entre estas.
Se entiende por organización el proceso de ordenar y distribuir el trabajo, la
autoridad y los recursos entre los miembros de un organismo, de tal manera
que estos puedan alcanzar los objetivos de mejor manera. Por ello, una buena
organización en la empresa es fundamental para conseguir las metas propuestas.
Estos son algunos pasos para lograrlo:
1. Tener claro los objetivos. El primer paso para darle una estructura a su
empresa es tener bien definidas la misión, visión y objetivos a alcanzar y
comunicarlos correctamente al resto de sus miembros. Deben se sencillas,
entendibles y fáciles de memorizar. Una vez claros estos aspectos, se podrá
definir qué funciones o tareas son claves para lograr los objetivos propuestos.
2. Tener claros los recursos de la empresa. El segundo paso consiste en
examinar a sus trabajadores: ver cuántos y quiénes son, si está empezando, ver
cuantos necesita y cuales son sus capacidades y talentos. También deberá tener
claras las herramientas con las que cuenta su empresa para lograr sus resultados,
para así minimizar sus costos.
3. Haga una lista con las actividades a realizar. Una vez claros los objetivos a
alcanzar y los recursos, haga una lista de las actividades o tareas de la empresa.
Defina cuáles son prioritarias y cuáles dependen de otras, así como cuántas
personas son necesarias para ejecutar cada actividad. Por ejemplo, si se trata de
una empresa de delivery, deberá apuntar las tareas necesarias para un buen
servicio, como recepción de llamados, despacho de los productos, servicio post-
venta, etc. Lo importante es que no quede ninguna tarea fuera. Puede consultar a
otros empresarios del rubro para ver cómo ha estructurado su negocio y tener una
idea al respecto.
4. Divida estas actividades en unidades. Especifique en que consisten, cuánto
tiempo se necesita para ejecutarlas y cuáles son los objetivos de cada una, en
concordancia con las metas finales de la empresa.
5. Asigne cada actividad a la persona idónea. Elija a la persona que podría
ejecutar de mejor forma cada tares, según sus habilidades, conocimientos y
motivaciones. Escoger a la persona correcta es fundamental para lograr los
resultados esperados, por lo que no se apresure en hacerlo. Asegúrese de que
sus empleados han comprendido perfectamente lo que se les pide y están de
acuerdo.
6.- Elija al líder. En las empresas, es necesario tener una persona a la cabeza de
todo. Si la empresa es pequeña y tiene pocos empleados, podrán ser dirigidos por
un solo jefe, pero si va aumentando el número de trabajadores, tendrá que
pensarse en mandos intermedios.
7. Mantenga al día la organización de la empresa. Esté atento a los cambios.
Con el tiempo, la actual organización de la empresa puede ser inadecuada por las
condiciones internas o cambios externos. Renueve su empresa según sus
necesidades.
8.- Desarrolla un equipo
Incluso el dueño más organizado necesita ayuda. Esa ayuda puede venir en la
forma de empleados u otro tipo de ayuda subcontratada. No puedes ser un
experto en todo y si lo intentas perderás el foco de por qué empezaste ese
negocio en primer lugar. Asegúrate de que tienes un equipo de personas con
conocimientos que te ayuden a administrar la empresa, por lo tanto vale la pena el
gasto de hacerlo bien desde el comienzo.
Si no estás seguro de como comprender que es lo que necesitas, comienza
haciendo una lista de las actividades que:
No quieres hacer
No sabes cómo hacer
Sabes cómo hacer pero no tienes el tiempo para hacerlo
9.- Documenta tus procesos
Los negocios pequeños pueden convertirse en grandes negocios a veces. Ford y
Apple comenzaron como negocios pequeños. Asegúrate de que estas preparado
ante cualquier crecimiento que tu negocie experimente.
Revisa los procesos y procedimientos que cada uno en tu organización lleva a
cabo y documéntalos. Esto te ayudara a:
Ser capaz de ver cualquier brecha o mejora en las áreas que necesiten ser
tomadas en cuenta. Además contar con procedimientos documentados
garantiza consistencia en las políticas.
Tener la habilidad de manejar la situacion cuando alguien se vaya.
Poder entrenar a las personas para fortalecer la empresa.
Hacer crecer el valor del negocio. ¿Sabías que la mayoría de los inversores
de negocios no quieren comprar una empresa si toda la información está en
la cabeza del dueño? Si cuentas con sistemas solidos bien documentados,
aumentas significativamente el valor de tu negocio.
10.- Cuídate a ti mismo
Es fácil sentirse consumido cuando tienes un negocio que sacar adelante.
Asegúrate de que dejas un tiempo para ti mismo. Los empresarios más exitosos
se aseguran de tomar vacaciones y tiempo para recargar las baterías.
Es verdad que todos los dueños de negocios tienen mucho que hacer y la lista
nunca termina. Sin embargo ¿sientes que las cosas se estancan? ¿Es la
producción la misma o está creciendo?
Si no das a tu cerebro y cuerpo el tiempo para recargarse, las cosas que hagas no
serán todo lo bueno que podrían ser. Dar a la mente el tiempo de enfocarse en
una forma distinta energiza e inspira.
