DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL

SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL

Y SEGURIDAD BASC EN UNA
EMPRESA DE SEGURIDAD PRIVADA
Karem Ecca-Chávez
Piura, agosto de 2014

Facultad de Ingeniería
Área departamental de Ingeniería Industrial y de Sistemas

Ecca, K. (2014). Diseño e implementación del sistema de gestión en control y seguridad

BASC en una empresa de seguridad privada (Tesis de pregrado no publicado en
Ingeniería Industrial y de Sistemas). Universidad de Piura. Facultad de Ingeniería.
Programa Académico de Ingeniería Industrial y de Sistemas. Piura, Perú.
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC
EN UNA EMPRESA DE SEGURIDAD PRIVADA

Esta obra está bajo una licencia

Creative Commons Atribución-
NoComercial-SinDerivadas 2.5 Perú

Repositorio institucional PIRHUA – Universidad de Piura

 UNIVERSIDAD DE PIURA
FACULTAD DE INGENIERÍA

“Diseño e implementación del sistema de gestión en control y seguridad BASC en

una empresa de seguridad privada”

Tesis para optar el Título de Ingeniero Industrial y de Sistemas

Karem Isabel Ecca Chávez

Asesor: Ing. Valeria Quevedo Candela

Piura, Agosto 2014

 Dedicatoria:

A Dios, por ser mi fortaleza en mis

momentos difíciles y por regalarme una familia maravillosa.
A mis padres, por brindarme su apoyo y amor
incondicional y por ser el motivo de mi vida.
 Índice

Introducción ........................................................................................................................................................... 1
Capítulo 1 Marco teórico .................................................................................................................................... 2
1.1 Certificaciones en el mercado de seguridad .................................................................................... 2
1.2. ¿Por qué se escogió la certificación BASC? ...................................................................................... 4
1.3 BASC ( Business Alliance For Secure Commerce) ......................................................................... 6
1.4 ¿ Qué es BASC?.............................................................................................................................................. 9
1.5 Norma BASC .................................................................................................................................................. 9
1.6 Estándares BASC ...................................................................................................................................... 10
1.7 Sistema de gestión en control y seguridad BASC ........................................................................ 12
Capítulo 2. Generalidades de la empresas ................................................................................................ 13
2.1 Reseña histórica ......................................................................................................................................... 13
2.2 Descripción del negocio ........................................................................................................................ 14
2.3 Misión............................................................................................................................................................ 14
2.4 Visión............................................................................................................................................................. 14
2.5 Valores .......................................................................................................................................................... 15
2.6 Empleados................................................................................................................................................... 15
2.7 Clientes y Proveedores .......................................................................................................................... 15
2.7.1 Clientes ............................................................................................................................................... 15
2.7.2 Proveedores...................................................................................................................................... 16
2.8 Organigrama de la empresa................................................................................................................. 16
Capítulo 3. Diseño del sistema de gestión en control y seguridad BASC ..................................... 18
3.1 Planteamiento Metodológico .............................................................................................................. 18
3.1.1 Decisión del proyecto ................................................................................................................... 19
3.1.2 Sensibilización a la empresa ...................................................................................................... 19
3.1.3 Análisis Estratégico FODA .......................................................................................................... 19
3.1.4 Auditoria de diagnóstico ............................................................................................................. 21
3.1.5 Capacitación ..................................................................................................................................... 22
3.1.6 Plan de acción levantamiento de observaciones ............................................................... 23
 Capítulo 4. Certificación BASC.................................................................................................................... 38
4.1 Proceso de Certificación .................................................................................................................. 38
4.2 Tipos de Auditorias ........................................................................................................................... 41
4.3 Auditoría de Certificación............................................................................................................... 42
Capítulo 5. Implementación del sistema de gestión en control y seguridad BASC ................. 43
5.1 Programa de capacitación y desarrollo de personal ........................................................... 43
5.2 Implementación de procesos y procedimientos en SGCS ................................................. 44
5.3 Matriz de riesgos ................................................................................................................................ 50
5.4 Evaluación Financiera ...................................................................................................................... 51
5.5 Beneficios .............................................................................................................................................. 58
6. Conclusiones ................................................................................................................................................. 60
7. Recomendaciones ....................................................................................................................................... 62
8. Bibliografía .................................................................................................................................................... 63
9. Anexos ............................................................................................................................................................. 64
 1

Introducción

En la actualidad las exigencias de un mundo globalizado, que generan un entorno

cada vez más competitivo, como es el caso del mercado de la seguridad privada; obliga
a las empresas a mantenerse en un alto nivel de competencia, desarrollando estrategias
para afrontar los nuevos retos y tendencias.

Por ende, las organizaciones se ven en la necesidad de desarrollar e implementar

Sistemas de Gestión que garanticen al cliente la satisfacción de sus necesidades y a la
vez trasmitan a éste las intenciones de la mejora continua en la calidad del servicio,
conservando su identidad y permitiendo el sostenimiento a largo plazo, debido a las
exigencias del cliente; los cuales demandan nuevos servicios, hacen que la competencia
sea cada vez más dura y que las empresas que asuman al reto de mejorar continuamente
serán éstas que podrán sobrevivir y convertirse en organizaciones de categoría mundial.

La empresa en estudio, asume este reto de la mejora continua y comprometida en

brindar servicios de calidad y a la vez contribuir al bienestar de la sociedad, adopto la
estrategia de desarrollar e implementar el Sistema de Gestión en Control y Seguridad
según la Norma BASC, con la intención de generar beneficios para la organización y
sus clientes.

La implementación de un sistema de gestión en control y seguridad además de

garantizar mayor confianza y seguridad en las operaciones debido al exigente control
sobre los documentos, selección del personal entre otros, obliga a la empresa a mejorar
sus procesos, generando así un mejor clima laboral y mejores relaciones con los
asociados de negocio.

Por lo consiguiente, el presente trabajo que se presenta a continuación está basado

en el desarrollo e implementación del Sistema de gestión en Control y Seguridad con el
objetivo de lograr la certificación BASC.
 Capítulo 1

Marco teórico

1.1 Certificaciones en el mercado de seguridad

El crecimiento de algunos sectores de la economía, como es el caso del comercio,

construcción y minería (Perueconomico.2012), quienes demandan servicios de vigilancia
y seguridad física o electrónica; ha permitido que el mercado de seguridad sea más
competitivo. Ante esta situación las empresas de vigilancia y seguridad privada tienen que
aplicar estrategias que le permitan diferenciarse de sus competidores.

La tendencia actual de las muchas organizaciones, es la de certificar que sus procesos,

productos y servicios, estén acordes con las normas internacionales y, que estos
certificados sirvan como base estratégica y diferenciadora para competir.

Según Berau Veritas Certificaction (1828), señala que la “certificación examina la

conformidad del producto o sistema de gestión de acuerdo a los requisitos de la norma”,
haciéndose referencia a los diferentes de sistemas de gestión que se llevan a cabo
actualmente, para lograr que las empresas competitivas cumplan con los estándares de
calidad exigidos por la normativa; dentro de la cuales se encuentran la Serie ISO
(International Organization for Standardization), ISO 9000, ISO 14000, OHSAS 18000,
BASC ( Business Alliance for Secure Commerce), principales sistemas de gestión
implementados actualmente en este sector.

Actualmente en el mundo, más de 640 000 compañías de diferentes sectores económicos

han conseguido la certificación ISO 9000 (Normas 9001,2013, párrafo 3) y más de 2500
empresas certificadas con BASC (WBO, 2012), asimismo 92,302 empresas certificaron
normas OHSAS 18001; siendo Chile o Colombia el país con más de 5000 empresas
certificadas en ISO 9000 y en ISO 14000según el informe OHSAS Survey 2011, al 31 de
diciembre de 2011.

En el Perú, existen en promedio de 1,000 empresas certificadas en ISO 9000 según lo

indicado por INDECOPI (RPP, 2012, párrafo 2) y, un promedio de 357 empresas con
certificación BASC, de las cuales 45 son empresas de seguridad; rubro en el que se
encuentra la empresa en estudio.
 3

Normas y/o Sistemas de Sectores que van dirigido

estándares Gestión
Las Normas ISO Sistema gestión Aplicables a organizaciones de cualquier
9000 de la calidad tamaño, que quieran mejorar un sistema de
gestión de calidad.
Las Normas ISO Sistema de Esta norma internacional la puede aplicar
14000 gestión cualquier organización que desee establecer,
medioambiental documentar, implantar, mantener y mejorar
continuamente un sistema de gestión
ambiental.
Las Normas Sistema de Esta norma internacional la puede aplicar
OHSAS 18001 gestión de la cualquier organización que desee establecer,
seguridad y salud documentar, implantar, mantener y mejorar
ocupacional continuamente un sistema de gestión en
seguridad industrial.
Las Normas y Sistema de Agentes de aduanas, Agentes de
Estándares BASC gestión en control carga,Aerolineas, Terminales Maritimos,
y seguridad en los Exportadores e Importadores, Operadores
procesos y/o Logisticos, Operadores Portuarios,
servicios. Empresas de Manufactura, Empresas de
Vigilancia, Hoteles.

Tabla 1.1: Principales normas y Sistemas de Gestión en el mercado de Seguridad y Vigilancia

Privada
Fuente: Creación Propia

1.1.1 Certificación OHSAS 18001

La Norma OHSAS 18001:2007 especifica los requisitos que deben poseer un sistema de
gestión de seguridad y salud en el trabajo, los cuales otorgarán a las empresas un control
sobre los riesgos laborales con el fin de mejorar la seguridad y salud de sus trabajadores.

¿Por qué certificarse en OHSAS18001:2007?

Porque, permite garantizar el cumplimiento de la legislación vigente en materia de

seguridad y salud en el trabajo, lo cual permitiría conseguir una reducción de accidentes en
la empresa y las consiguientes pérdidas de tiempo de producción, costes y juicios
laborales; asimismo proporcionará competitividad, posicionamiento en el mercado
nacional e internacional y habrá un mayor compromiso de la seguridad y salud de los
trabajadores por parte de la empresa, según lo indica Antonio R. Gómez García (2013).

1.1.2 Certificación ISO 14001

La Norma ISO 14001 exige crear un plan de mejora a las empresas, para reducir el impacto
en el medio ambiente, lo que permitiría obtener beneficios internos al mejorar el uso de sus
recursos.
 4

¿Por qué certificarse en ISO 14001?

De acuerdo a lo indicado por IFCONSULTING, la certificación ISO 14001 permite

demostrar a los organismos reguladores y gobiernos, el compromiso de lograr el
cumplimiento de las leyes y normas por parte de la empresa; asimismo se puede controlar
mejor el efecto de las actividades, productos o servicios sobre el medio ambiente,
demostrando compromiso con el desarrollo sustentable y por ende mejorará la imagen de
la empresa hacia los clientes y otros interesados

1.1.3 Certificación ISO 9001

De acuerdo a lo indicado por Normas ISO (2013) en su portal; la ISO 9001 es una norma
internacional que define requisitos para implementar el Sistema de Gestión de Calidad
(SGC), orientado a la satisfacción del cliente. Aplicable a cualquier organización publica o
empresa privada, de cualquier tamaño, sin importar el producto o servicio que ofrece.

¿Por qué certificarse en ISO 9001?

Porque marca una ventaja competitiva en el mercado, generando mayor satisfacción al
cliente, dado que la empresa está atenta siempre a las necesidades del cliente; aumenta la
productividad y hay mayor participación de la Alta Dirección en la actividad de la
organización.

1.1.4 Norma BASC Vs Norma ISO 9001

De acuerdo lo indicado por Estrella Osorio (2009), las certificaciones ISO 9001 y BASC
son certificaciones internacionales que garantizan la calidad y seguridad dentro de las
empresas. La certificación BASC es un requisito obligatorio por los [Link] para el ingreso
de mercaderías a dicho país, en cambio la certificación ISO 9001 es una normativa
enfocada a procesos para el desarrollo, implementación y mejora de la eficacia de un
sistema de gestión de la calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el
cumplimiento de sus requisitos.

La Norma BASC ha sido elaborada específicamente para las organizaciones que requieren
niveles de protección adecuados para el de sus operaciones, enfocándose en las
competencias del personal y la asignación de recursos que proporcionaran un ambiente
trabajo seguro en el que se promueva una cultura de seguridad. Esta normativa da mayor
énfasis en la selección y contratación del personal propio y/o subcontratado que afecte la
seguridad de la organización, así como también en los requerimientos de infraestructura y
plantel físico que garanticen la seguridad perimetral de las instalaciones, impidiendo el
acceso no autorizado y la detección anticipada de irregularidades.

1.2 ¿Por qué se escogió la certificación BASC?

La implementación de cualquier de estos sistemas de gestión en una organización favorece
la mejora continua, mejorar su competitividad, optimiza sus procesos y permite acceder a
diferentes mercados y clientes que exigen o valoran el disponer de estos sistemas; lo cual
depende de las organizaciones escoger cuál de estos sistemas implementar de acuerdo a los
objetivos que quiera lograr.
 5

La empresa objeto de estudio tiene la necesidad de contar con un sistema que le permita
tener control de sus actividades, debido a que presentaba deficiencias en sus procesos, lo
que ocasionó insatisfacción de sus clientes y por ende la disminución de puestos de
servicios, al mismo tiempo se encontraba brindando servicios a una empresa dedicada a la
exportación, este cliente exigía que sus proveedores cuenten con certificación BASC para
poder seguir brindando servicios en sus instalaciones, debido a que en este puesto de
servicio se debe de contar con personal seleccionado bajo estrictos procedimientos
específicos otorgando confiabilidad al cliente.

Hasta ese momento la empresa, no había implementado ningún sistema de gestión y corría
el riesgo de pérdida de clientes al no cumplir con los requerimientos de los clientes. Por tal
motivo la empresa plantea mejorar sus procesos, sobre todo el proceso de selección del
personal y lograr satisfacer las necesidades de los clientes.

El sistema de gestión acorde a esta necesidad, es el SGCS, enfocado al mejoramiento de

procesos de seguridad de la cadena logística del comercio exterior, a pesar que las
empresas de vigilancia y seguridad privada no juegan un rol significativo en esta cadena
(almacenamiento, cargue, transporte y distribución de mercancías); pero sí juega un papel
decisivo en la seguridad física de las instalaciones y de la protección de la carga, las
empresas de vigilancia y seguridad privada forman parte del sector de empresas que deben
certificarse bajo las normas y estándares BASC, debido a que prestan servicios de
seguridad en empresas dedicadas al comercio exterior.

La implementación de este sistema permitirá lograr una estrategia de crecimiento, puesto

que la empresa plantea que este sistema sea base para la implementación futura de más
sistemas de gestión en un mediano plazo.

BASC OSHAS 18001

ISO 9001
SISTEMA DE GESTION SISTEMA DE GESTION DE
SISTEMA DE GESTION DE
EN CONTROL Y SEGURIDAD Y SALUD
CALIDAD : ENFOCADO AL
SEGURIDAD : ENFOCADO OCUPACIONAL:
CLIENTE QUE IMPULSA
A MEJORAMIENTO DE ENFOCADO A LA
LA MEJORA DEL
PROCESOS DE SEGURIDAD DEL
RENDIMIENTO.
SEGURIDAD PERSONAL

Figura 1.1: Principales sistemas de gestión que proyecta implementar la empresa

Fuente: Creación propia
 6

1.3 BASC (Business Alliance For Secure Commerce)

1.3.1 Antecedentes del BASC

La organización Mundial BASC (Business Alliance For Secure Commerce) es una
entidad sin ánimo de lucro, apoyada por diferentes gobiernos del mundo, cuya misión es
facilitar el comercio internacional mediante el establecimiento y administración de
estándares y procedimientos de seguridad, aplicados a los actores involucrados en el
comercio exterior, tal como lo detalla BASC PERU (2013) en su portal.

El Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC, tuvo origen a raíz de la ejecución de

ciertos programas con fines básicamente iguales o similares al BASC. Entre los cuales
tenemos:

 Carrier Initiative Program (CIP), programa creado por el Servicio de Aduanas de

los [Link] en 1984, en conjunto de transportadores aéreo, naviero, terrestre y férreo
con el propósito de enfrentar el problema de tráfico de drogas hacia los Estados
Unidos a bordo de Transportes de carga comerciales.

 Land Border Carrier Initiative Program (LBCIP), creado en 1995 como una forma
de enfrentar el problema de contrabando de narcóticos desde la frontera sur-oriental
de los Estados Unidos, con el propósito de evitar que los traficantes de sustancias
ilícitas utilicen los medios de transporte terrestres a través de la frontera para
movilizar su contrabando.

 Supercarrier Initiative Program (SCIP), programa similar al Land Border Carrier

Initiative Program (LBCIP), enfocado a los grandes transportadores, con más alto
riesgo de contaminación para parte del narcotráfico, entre ellos están las aerolíneas y
las líneas navieras.

1.3.2 Surgimiento de BASC

Tomando como referencia la tesis de COBOS (2005); se describe el surgimiento de esta

organización mundial BASC:

En 1996 en el Estado de San Diego, California nace el Programa BASC, por el interés de
la empresa privada MATTEL Inc. en proteger sus productos y su corporación, la cual
solicitó asesoría al Servicio de Aduanas de los Estados Unidos para implementar
mecanismos y procedimientos que eviten involucrar a su negocio en actividades ilícitas.
Asimismo, con el mismo propósito Muelles el Bosque S.A, inicia contacto con el Servicio
de Aduanas de los Estados Unidos y en 1997 fue seleccionado como plan piloto del
Programa BASC en Suramérica lográndose crear el capítulo BASC PERÚ en diciembre
de 1997 con la misión de promover una cultura de prevención de seguridad en la cadena
de suministro del comercio exterior peruano, contando con el apoyo de diversas
instituciones públicas y organismos internacionales; entre las que destacan:

- La Oficina de Aduanas y Protección de Fronteras de los [Link].

- La Dirección Antidrogas de la Policía Nacional del Perú (DIRANDRO).
- La Comisión Nacional para el Desarrollo y Vida sin Drogas (DEVIDA).
- El Instituto de Formación y Capacitación Portuaria (INFOCAP)
 7

En 1998 en Cartagena, se firma el primer acuerdo de cooperación entre el Gobierno

Colombiano, el Servicio de Aduanas de los Estados Unidos y el Capítulo BASC de
Cartagena y posteriormente líderes de compañías privadas fomentan la creación de
diferentes capítulos (Barranquilla, Antioquia, Cali, Cundimarca, Santa Marta,etc.).

Y en el 2002 se funda la Organización Mundial BASC (OMB) constituida como una

organización sin ánimos de lucro, bajo las leyes del estado de Delaware, Estados Unidos;

El año 2003 se constituyó como un año de vital importancia para el fortalecimiento del
BASC en el ámbito internacional, teniendo en cuenta las tendencias del comercio mundial,
los retos que impuso la globalización y a la vez, las nuevas regulaciones de seguridad
exigidas por el gobierno de los Estados Unidos y entidades como la Organización
Marítima Internacional (OMI) y la Organización Mundial de Aduanas.

Plan Piloto para la

Constitución Nueva Imagen implementación
WBO Corporativa WBO Marco Estándares
Plan Piloto Expansión 1° Planeación Plataforma para Operador
Suramérica Capítulos Estratégica Framework of
Económico
Iniciación Suramérica Cumbre Mundial Standard Autorizado BASC
Capítulos
su plataforma para
1996 1998
el OEA
2001 2008
2003-04

2002 2005
1997 1999-00 2009-10
Programa Ampliación
BASC 7 1° Firma Oficial Acuerdos Estándares BASC
compañías 1er Congreso Expansión
Constitución Mundial BASC versión 3 Adopción
1 Terminal BASC Cartagena Países
1er Acuerdo de los requisitos
Marítimo Fortalecimien
Internacional Mínimos de
tos Interno
Seguridad C-TPAT
2da
Planeación
Estratégica

Figura 1.2. Cronología de BASC

Fuente: Elaboración propia a partir de World BASC Organization (2013)
 8

Actualmente se ha proyectado al plano internacional y es conformado por 13 países que

trabajan activamente en acorde a sus objetivos con más de 1900 organizaciones de 19
naciones.

Figura 1.3: Acuerdos con Aduanas en el Mundo

Fuente: Adaptado de BOGOTÁ R.M.V. (2010). BASC, Una Iniciativa de Seguridad.

La Organización Mundial BASC está conformada por los capítulos BASC de Colombia,
Ecuador, Costa Rica, Estados Unidos, Jamaica, Republica Dominicana, México, Panamá,
Perú, Venezuela y cuenta con el apoyo de las aduanas de los Estados Unidos, Ecuador,
España, Francia, México, Colombia, Costa Rica, República Dominicana, El Salvador,
Nicaragua, la Organización Mundial de Aduanas y la Cámara de Comercio Internacional,
con el fin de facilitar el intercambio internacional.

Figura 1.4: Acuerdos con Aduanas en el Mundo

Fuente: Adaptado de BOGOTÁ R.M.V. (2010). BASC, Una Iniciativa de Seguridad.
 9

1.4 ¿Qué es BASC?

Según World BASC Organization (2013), en su portal define a BASC como:

“Una alianza empresarial internacional que promueve un comercio seguro en cooperación

con gobiernos y organismos internacionales. Su objetivo primordial es promover dentro de
sus asociados el desarrollo y ejecución de acciones preventivas destinadas a evitar el
contrabando de mercancías, narcóticos y terrorismo a través del comercio legítimo.
Asimismo incentivar una cultura de seguridad y protección en el comercio internacional,
trabajando en coordinación con los gobiernos y organizaciones logrando alianzas
estratégicas con ellos.

1.4.1 Beneficios de BASC

Las empresas asociadas a BASC reciben una serie de ventajas competitivas, tales como la
disminución de costos y riesgos debido a que existe mayor control en sus procesos,
brindando mayor confianza a los clientes. Asimismo brinda beneficios a las Aduanas
porque crea mayor conciencia de los negocios internacionales, de la seguridad de las
empresas y de las políticas y procedimientos operativos, ayudando a mejorar los perfiles
de riesgo identificando negocios considerados “riesgosos”, mejorando la seguridad de
éstos.

También beneficia a los países porque evita de manera más eficiente el fraude aduanero,
contrabando, terrorismo, tráfico ilícito de estupefacientes, facilitando el intercambio
comercial entre las naciones de una manera ágil y segura.

La empresa que cuenta con la certificación de su Sistema de Gestión en Control y

Seguridad (SGCS) obtiene una membresía de World BASC Organization (WBO),
además es incluida en la base de datos de empresas certificadas de WBO, facilitando
información de interés relacionado con actividades de comercio internacional y tarifas
preferenciales para la participación en eventos de WBO.

1.5 Norma BASC

De acuerdo a lo manifestado por Word BASC Organization (2013), esta norma constituye
un marco general para la implementación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad
(SGCS) BASC con lo cual las organizaciones que participan en actividades relacionadas,
directa o indirectamente con el comercio internacional; se han adoptado algunos requisitos
de algunos programas de seguridad tales como el Marco de Estándares de la Organización
Mundial de Aduanas (Framework of Standars), Código de Protección de Buques e
Instalaciones Portuarias( ISPS , por sus siglas en inglés) emitido por la Organización
Marítima Internacional (OMI), el programa Customs Trade Patnership Against Terrorism
(C- CTPAT) entre otros.

La norma BASC está diseñada de forma tal que su contenido sea totalmente comprensible,
permitiendo que el SGCS sea aplicable a las organizaciones participantes directamente o
indirectamente en las actividades de comercio internacional, buscando demostrar
conformidad con todos y cada uno de los requisitos que se determinan tanto en la norma
como en los Estándares, que permitirá resguardar a la empresa, a sus asociados de negocios
(clientes y proveedores) involucrarse en actividades ilícitas.
 10

1.5.1Alcance de la Norma BASC

Esta norma establece requisitos y da la información sobre:

a) El desarrollo de sistemas de gestión en control y seguridad;

b) La interrelación con otras normas, códigos sobre sistemas de administración y
gestión empresarial.

La norma está diseñada para ser utilizada por organizaciones de todos los tamaños,
independientemente de la naturaleza de sus actividades. Está previsto que su aplicación sea
proporcional a las circunstancias y necesidades de cada organización particular.

1.5.2. Referencias Informativas

Esta norma hace referencia a otras publicaciones que dan información u orientación, tales
como:
• WCO SAFE - Framework of Standards – World Customs Organization
• Standards C-TPAT- Customs Trade Partnership Against Terrorism
• Coding ISPS/PBIP – Ship and Port Security Code
• Safe Port Act
• ISO-IEC 17779-27001
• ISO - PAS 17712/03
• ISO 9001:2000, 14000
• OSHAS 18001
• ANZ-4360 NTC 5254

1.6. Estándares BASC

De acuerdo a lo manifestado por Word BASC Organization (2013), los Estándares BASC
establecen prácticas de seguridad que al implementarse apoyan a detectar y disminuir las
vulnerabilidades de la empresa, favoreciendo tanto a la seguridad interna de la
organización. Cabe indicar que no necesariamente debe ser exportadora para resguardarse
de posibles riesgos inherentes a sus actividades. Los Estándares BASC versión 3:2008
están formados por la parte A los cuales adoptan los requisitos mínimos del C-TPAT y por
una parte B corresponde con los requisitos de BASC que no están incluidos en la parte A.

Estándares PARTE A Estándares PARTE B

1. Requisitos de los Asociados de 1. Requisitos Legales.
Negocios. 2. Sistema de Gestión.
2. Seguridad del Contenedor. 3. Administración de personal.
3. Controles de acceso físico. 4. Sistemas de seguridad.
4. Seguridad del Personal. 5. Logística de recibo y despacho de la
5. Seguridad de procesos. carga.
6. Seguridad Física. 6. Control materias primas y material de
7. Seguridad Tecnología de Informática. empaque
8. Entrenamiento de Seguridad y conciencia 7. Control de documentos y de la
de Amenazas. información.

Tabla 1.2 Requisitos de los Estándares Versión 3: 2008.

Fuente: Elaboración propia a partir de World BASC Organization (2013)
 11

La Norma y los Estándares BASC Versión 3:2008 son requisitos de obligatorio

cumplimiento para lograr la certificación o recertificación como empresa BASC.

NORMA BASC

SGCS BASC

ESTÁNDAR BASC

Figura 1.5: Certificación = Cumplimiento de Norma BASC + Estándar BASC

Fuente: Elaboración Propia adaptado de World BASC Organization (2013)

Para cada actor involucrado en la cadena de suministro se ha diseñado un estándar,

entre ellos tenemos:

Agente Aduanal. Agente de Carga/ Agente Marítimo.

Almacenadoras, Depósitos Fiscales y Empresas de Servicios Temporales/
Almacenes Generales de Depósito. Suministro de personal o equipos.
Exportador Hoteles
Importador Operador Logístico
Operador Portuario/ Agente de Estiba Servicios de Vigilancia y Seguridad Privada
Servicios Portuarios y Marítimos Terminal Portuario Marítimo o Fluvial
Transportador Marítimo Transportador Aéreo
Transportador de Carretera Transportador Férreo
Zona Franca

Figura 1.6: Principales actores de la cadena logística de la carga marítima

Fuente: Adaptado de World BASC Organization (2013)
 12

1.7 Sistema de gestión en control y seguridad BASC

De acuerdo a la información otorgada por BASC PERU (2013), se puede indicar que, el
sistema de gestión en control y seguridad BASC, es similar a otro sistema de gestión como
ISO 9001 y OSHAS 1800, dado que utiliza la metodología de PHVA (Planear, Hacer,
Verificar Y Actuar); herramienta de mejora continua que le permite a la organización
planear, establecer objetivos e indicadores para verificar que éstos fueron logrados, para
luego implementar y realizar todas sus actividades.

Este sistema de gestión integra procesos de seguridad bajo las Normas y Estándares
BASC, definiendo procedimientos, responsabilidades y recursos necesarios dentro de la
organización para proteger, controlar la organización, sus empleados, clientes,
propiedades y activos de actividades ilícitas, enfocándose desde una correcta selección de
personal, selección, evaluación de proveedores, y seguridad en la tecnología.

En cada etapa de este proceso de la mejora continua se encuentran establecidos requisitos

de la Norma BASC, tal como se ilustra en la siguiente figura:

PLANEAR:
ACTUAR: 4.1 Requisitos Generales
4.2 Política de Control y Seguridad
4.6 Mejoramiento Continuo 4.3 Planeación

VERIFICAR:
HACER:
4.5 Verificación 4.4 Implementación y Operación

Figura 1.7: Ciclo PHVA del Sistema de Gestión en control y seguridad BASC
Fuente: Adaptado a partir de World BASC Organization (2013).
 Capítulo 2

Generalidades de la empresa

2.1 Reseña Histórica

La organización en estudio es una empresa dedicada al servicio de vigilancia y seguridad

privada en las zonas norte del Perú (Tumbes, Chiclayo y Piura).En 2006 comienza a
brindar sus servicios en la ciudad de Piura, actualmente sede principal. Al siguiente año
empieza a brindar servicios de seguridad en las ciudades de Chiclayo y Tumbes, según lo
indicado por el Gerente general en las entrevistas dadas.
Posteriormente la empresa fue creciendo, ampliando sus servicios en Seguridad
Electrónica. Durante este tiempo, los directivos de la empresa se han esforzado por crear
una cultura de seguridad y calidad en el servicio, promoviendo la mejora continua en sus
procesos y la satisfacción de los clientes internos y externos.
.
2.2 Descripción del Negocio
El servicio está dirigido al sector empresarial, brindando agentes con arma y sin arma y
seguridad electrónica que pueden atender diferentes necesidades de los clientes.
Actualmente brinda los siguientes servicios, categorizados de la siguiente manera, tal
como se indica en su portal web:

Seguridad Física: Cuenta con personal especializado en áreas específicas y con alta
competencia para la prestación de servicios de vigilancia y seguridad privada. La seguridad
física está representada por la marca FOSECUR.

 Fosecur.- Agentes de Seguridad Masculino y Femenino, Resguardo Personal,

Agentes Elite.

Seguridad Electrónica: Utilizan la última tecnología para el apoyo de seguridad. Tiene 2

marcas definidas y recientemente ingresadas al sector de seguridad electrónica, brindando
los siguientes servicios:

 Satel: Rastreo de unidades móviles (GPS).

 Alerta X: Instalación de cámaras de Seguridad, monitoreo de alarmas, sensores de
movimiento, etc.
 14

Además brinda servicios de asesoría y consultoría en estudios de seguridad de

instalaciones, poniendo a disposición del cliente conocimientos y experiencia en la
elaboración de estudios de seguridad en sus instalaciones.

2.3 Misión

Prestar servicios profesionales de alto nivel en seguridad a nuestros clientes, con el objeto
de proteger sus activos, evitando o minimizando riesgos; buscando la excelencia en el
servicio para satisfacer sus expectativas en forma oportuna y eficiente, mediante la
capacitación completa de nuestros recursos humanos y utilizando los avances tecnológicos
del momento.

2.4 Visión

Ser una empresa líder y reconocida en el ámbito nacional e internacional en la prestación

de servicios y productos de seguridad integral.

2.5 Valores
Para cumplir con la misión y visión, todos los integrantes de la organización debemos
apoyarnos en el cumplimiento de los valores corporativos:

 Excelencia
Somos trabajadores excelentes, ágiles y aplicamos nuestros conocimientos al
máximo, para contribuir al buen funcionamiento de los procesos de la empresa y así
obtener resultados óptimos.

 Confidencialidad

Actuamos con absoluta confidencialidad, prudentes en el manejo de la información

para el desarrollo de nuestra labor.

 Responsabilidad

Somos responsables en el desarrollo de nuestro trabajo, con una noción de justicia y

cumplimiento del deber en todos los sentidos, asumiendo las consecuencias de
nuestras acciones y decisiones.

 Honestidad

Buscamos y exigimos honestidad, indispensable para que las relaciones humanas se

desenvuelvan en un ambiente de confianza y armonía, pues garantiza respaldo,
seguridad y credibilidad en las personas.

 Compromiso

Somos personas comprometidas con nuestros clientes, mostrando dedicación y

pasión por nuestro trabajo, haciendo un poco más de lo esperado al grado de
sorprendernos.
 15

 Servicio

Involucra cumplimiento, calidez humana en el trato y deseo de ayuda a los demás.

 Trabajo en equipo

Unir esfuerzos y compartir un propósito común conocido por todos, para entregar
resultados de valor para nuestra organización, clientes, usuarios y grupos de interés.

VALORES

Figura 2.1:Valores de la empresa en estudio

Fuente: Adaptado de la empresa en estudio

2.6 Empleados

La empresa para cumplir con su misión, está conformado por el siguiente personal:

 Personal Administrativo: 15

 Personal Operativo: 152

Número total de empleados: 167

2.7 Clientes y Proveedores

2.7.1 Clientes

El conjunto de Clientes externos está conformado por empresas dedicadas a la

exportación, construcción, hotelería y Turismo, depósitos temporales, urbanizaciones
residenciales y cadena de boticas, siendo éste, el cliente principal de la empresa con 80
puestos de servicios de vigilancia.
 16

Entre los clientes y/o asociados de negocios principales tenemos:

 Cadena de Boticas de Nortfarma (Piura, Paita, Sechura, Talara, Tumbes, Chiclayo).

 Corporación Peruana de Desarrollo Bananero
 Urbanización Residencial Miraflores.
 Productores de Seguros Mendoza.
 Asociación San Juan Bautista.
 Asociación Nuestra Sra. de las Mercedes.
 Hotel Río Verde.
 Logística Frutícola S.A.C
 Agro Pacha S.A
 Unimar S.A
 Hotel Risos del Norte
 Piura Gas S.A.C
 Transportes y Comercialización A&G S.R.L
 DOIG Contratistas Generales S.R.L
 Mantenimiento, Construcciones y Proyectos Generales MANTTO S.A.C

2.7.2 Proveedores

Al ofrecer puestos de servicios de seguridad y vigilancia física y electrónica, los

proveedores de la empresa que proporcionan a ésta los recursos materiales, humanos y
financieros necesarios para su operación diaria, se cuentan con los proveedores de
uniformes para el personal operativo (Agentes de Seguridad) igualmente los proveedores
de armamento y municiones, así como también empresas de transportes e imprentas de la
zona de Piura.

 Confecciones Cuba
 Armaq S.A
 Corporación Gráfica Wilson
 Centro Médico Hematológico Dra. Cannata
 Transportes Dorado S.A.C
 Transportes Chiclayo S.A
 Entre otros.

2.8 Organigrama de la Empresa

La estructura organizacional de la empresa en estudio. Ver Fig. N° 2.2
 JUNTA DE SOCIOS

GERENCIA GENERAL

SISTEMA DE GESTIÓN
SECRETARÍA /RECEPCIÓN

ASESORÍA LEGAL
CONTROLLER

GERENCIA ADMINISTRATIVA
GERENCIA DE OPERACIONES Y FINANCIERA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVA

JEFATURA DE
ÁREA DE CONTADOR EJECUTIVOS
OPERACIONES
RECURSOS DE VENTAS
HUMANOS
ASISTENTE DE SOPORTE ASISTENTE DE PSICOLOGÍA ASISTENCIA ASISTENTE
OPERACIONES LOGISTICO CONTABLE
RECURSOS SOCIAL
HUMANOS

SUPERVISORES CENTRO DE
ZONALES CONTROL
Figura 2.2: Organigrama de la empresa en estudio
Fuente: Adaptado de la empresa en estudio
JEFE DE GRUPO
OPERADORES SOPORTE DE SOPORTE
SISTEMAS TÉCNICO 17
AGENTE DE
SEGURIDAD
 Capítulo 3

Diseño del sistema de gestión en control y seguridad BASC

La implementación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC se inicia con la
decisión de obtener la certificación BASC. Una vez decidido se procede a coordinar con
BASC PERU el inicio del proceso de certificación, comenzando por la realización de un
diagnóstico de la situación actual de la organización respecto al cumplimiento de los
requisitos de los estándares y normas BASC a cargo de los auditores de BASC PERU; lo cual
lleva a cabo un reconocimiento general de la empresa, haciendo más énfasis en la seguridad en
los procesos. Esto incluye un levantamiento de los riesgos en los procesos que realiza la
empresa, para ello existen diversidad en las herramientas a utilizar en el análisis de riesgos,
una de las más conocida esta NTC 5254 (Norma Técnica Colombiana- Gestión de Riesgos)
que nos orienta en la identificación, clasificación, análisis, evaluación y gestión o tratamiento
del riesgo.

El siguiente paso es la identificación de procesos, lo cual es indispensable que toda la

organización tenga conocimiento y se enfoque más hacia los procesos que se realizan dentro
de la empresa y para esto es de gran ayuda la elaboración de un mapa de procesos general de
toda la organización y algunos específicos para el proceso detallado de cada operación. La
caracterización de procesos, permite entender cómo se hacen las cosas, para qué se hacen y
cuál debería el resultado esperado; asimismo la documentación e indicadores que se maneja
en cada proceso.

3.1 Planteamiento Metodológico

Para que las empresas opten por certificarse bajo las Normas y Estándares BASC, deben de
usar el siguiente planteamiento metodológico, bajo el enfoque de mejora continua: PHVA
(Planear, Hacer, Verificar y actuar) y de los siguientes preliminares:
 19

1. DECISION DEL PROYECTO

2. SENSIBILIZACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

3. ANÁLISIS ESTRATÉGICO DE FODA

4. AUDITORIA DE DIAGNOSTICO

5. CAPACITACIÓN

6. LEVANTAMIENTO DE OBSERVACIONES

Figura 3.1 Esquema de los pasos que se siguieron para la implementación del SGSC BASC
Fuente: Elaboración propia

3.1.1 Decisión del proyecto

El primer paso para iniciar la implementación del SGCS, es la manifestación del interés de
certificarse como empresa BASC, esta decisión debe ser tomada por Gerencia General. Esto se
hace a través de la presentación de documentación legal ante el Capítulo BASC de la zona,
según la ubicación de la empresa, en este caso corresponde al Capítulo BASC PERU, estos
documentos son estudiados por esta entidad y posteriormente comunicarán la aprobación de
iniciar el proceso de certificación, según lo indicado por World BASC Organization (2013) en
su portal.

Para la implementación del SGCS la empresa debe de formar un equipo de proyecto de

certificación BASC y por ende un responsable de este sistema de gestión, el cual velara el
cumplimiento de los requisitos de la Norma y Estándares BASC y posteriormente verificará el
funcionamiento de la implementación de este sistema.

3.1.2 Sensibilización a la empresa

Es importante sensibilizar a los empleados sobre los riesgos que corre la empresa de ser
involucrados en actividades ilícitas y los beneficios que trae la certificación BASC, asimismo
explicarles los controles de seguridad que se implementaran en la empresa. Para difundir esto,
se hará mediante avisos alusivos a la seguridad, realizar charlas de concientización respecto a
los riesgos.

3.1.3 Análisis Estratégico FODA

Interpretando lo expuesto por Juan Carlos Fernández (2008), el análisis FODA es una
herramienta de gestión que permite brindar la información necesaria para la implementación
de acciones correctivas y ayuda a la empresa formular estrategias a para aprovechar sus
fortalezas, prevenir el efecto de sus debilidades, dar uso a las oportunidades que se le
presentan prevenir el efecto de sus debilidades y prever el efecto de las amenazas; facilitando
el proceso de planeación estratégica.
 20

Viendo la importancia de esta herramienta, se recomienda que se realice el análisis FODA, y

para la realización de éste, se tuvo como base el análisis interno que se obtuvo en las
entrevistas con gerencia general y con el personal de la empresa, y analizando el entorno
competitivo. Con esta información, se pudieron clasificar los factores claves y se plasmaron
en el documento elaborado por la tesista. (Ver Anexo A-1).

Posteriormente se seleccionaron los factores claves de éxito o fracaso para la empresa, los
cuales servirían para el análisis de FODA y se definió el impacto de cada uno y convertirlo en
factor clave de éxito. Para la selección de estos factores se elaboró un tipo de matriz de
impacto. (Ver Anexo A- 2).

Teniendo como base la selección de los factores claves de éxito de más alto impacto, se realiza
el análisis FODA, tomando en cuenta los demás factores claves como infraestructura, recurso
humano, el mercado competitivo, el desarrollo, las tendencias políticas y sociales, la
tecnología, etc. Posteriormente se realiza una confrontación con cada factor clave de éxito,
generándose nuevas estrategias para su futuro ejecución; tal como se muestra a continuación:

FORTALEZAS OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS

Se mencionan las fortalezas de Se mencionan las oportunidades de Se mencionan las estrategias que
mayor impacto. mayor impacto. se realizaran al relacionar una
oportunidad con una fortaleza.

AMENAZAS ESTRATEGIAS

Se mencionan las amenazas de Se mencionan las estrategias que

mayor impacto. se realizaran al relacionar una
amenaza con una fortaleza.

DEBILIDADES OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS

Se mencionan las fortalezas de Se mencionan las oportunidades de Se mencionan las estrategias que
mayor impacto. mayor impacto. se realizaran al relacionar una
oportunidad con una debilidad.

AMENAZAS ESTRATEGIAS

Se mencionan las amenazas de Se mencionan las estrategias que

mayor impacto. se realizaran al relacionar una
amenaza con una debilidad.

Tabla 3.1: Resultado de análisis FODA realizado a la empresa de estudio.

Fuente: Elaboración propia.
 21

Lo que se pretende en este capítulo y en el siguiente, es describir los pasos que se realizaron
para el diseño e implementación del SGSC, protegiendo la confidencialidad de la empresa en
estudio; en este caso se ilustra qué pasos se siguieron para llevar a cabo el Análisis FODA,
herramienta clave para el posterior diseño e implementación de este sistema.

3.1.4 Auditoría de diagnóstico

En febrero del 2012 BASC PERU realizó un diagnóstico inicial de la empresa en estudio. En
este diagnóstico se realizó un reconocimiento general de la empresa, haciendo especial énfasis
en la seguridad de los procesos. De esta visita se generó un informe de los resultados de la pre
auditoría (Ver Anexo 3), el cual fue una guía para el diseño e implementación del Sistema de
Gestión en control y Seguridad BASC, para luego poder levantar las observaciones y estar
acorde con las exigencias de la normativa de BASC, obteniéndose los siguientes resultados:

60.00% 53.77%
50.00%
PORCENTAJE

40.00%
29.91%
30.00%
20.00% 16.32%

10.00%
0.00%
CUMPLE EN PROCESO NO CUMPLE
ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN

Figura 3.2: Resultado de la Auditoria de Diagnóstico

Fuente: Adaptado del Informe de Auditoria de Diagnostico BASC (2012)

En este caso, solo fueron los auditores de BASC PERU quienes realizaron la auditoria de
diagnóstico, como parte del proceso de certificación. Sin embargo se sugiere realizar por parte
de la empresa un diagnóstico de la situación de la empresa ante los requisitos de la Norma y
Estándares BASC. De esta manera se recomienda tener en cuenta lo siguiente:

1. Elaborar un Check List con respecto a los requisitos a cumplir para la Norma y
Estándares BASC. Para la elaboración de este Check List se debe de comprender e
interpretar las Normas y así poder llevar un mejor análisis acorde a la realidad; expresar
de manera breve las normas y los estándares en forma de lista con su respectiva
calificación: NC (No cumple), C (cumple), EP (En proceso de Implementación); estas
calificaciones sirven de ejemplo, queda a criterio de cada uno elaborar otro tipo de
calificación que le permita un mejor análisis de la información obtenida.

2. Aplicar el CheckList, esta aplicación se hizo a través de reuniones con cada área de la
empresa, en la cual se verificaba si cumplían con las normas y estándares establecidos.
Se inició esta verificación por las gerencias de cada área incluyendo gerencia general y
 22

posteriormente las demás áreas de la empresa. En esta verificación, se debe de revisar

toda la documentación existente en cada área, tales como procedimientos, instructivos,
etc., esta revisión se debe realizar con los responsables de cada proceso.

3. Finalmente se debe analizar la información obtenida para determinar la situación inicial

de la empresa frente a las Normas y Estándares BASC. Posteriormente se sugiere
priorizar las actividades que abarquen mayor tiempo de implementación en el caso de no
cumplir con los requerimientos.

Elaboración del Verificación del

Check List de cumplimiento
Situación
Normas y de las Normas y Actual de
Estándares Estándares la Empresa
BASC. BASC

Figura 3.3.- Pasos que se siguieron para determinar la situación actual de la empresa
Fuente: Creación Propia

3.1.5 Capacitación

En la auditoría de diagnóstico se obtuvo resultados de desconocimiento total o parcial en

algunas áreas de la empresa con respecto a las Normas BASC. El personal con el que cuenta la
empresa posee competencias idóneas para realización de su trabajo, sin embargo la empresa
debe de contar con personal capacitado con respecto a las Normas y Estándares BASC, con la
finalidad de difundir el conocimiento y aplicación de los elementos de seguridad que se debe
de tener en cuenta para el desarrollo del SGCS.

BASC PERU ofrece capacitaciones de diversos temas importantes para las empresas que se
encuentran en procesos de certificación o recertificación con el fin de orientar el manejo de un
sistema de gestión en control y seguridad y la adopción una cultura de seguridad como un
hábito personal, como elemento de competitividad.

Dentro de los cursos que dicta BASC PERU, se recomienda que lleven el curso de
AUDITORES INTERNOS BASC e INTERPRETACION DE LAS NORMAS Y
ESTÁNDARES BASC. En este curso teórico y práctico se brinda mayor información sobre el
CAPITULO BASC PERU, objetivos y beneficios, las etapas de la certificación, aplicación de
la documentación del SGCS, estrategias como elaborar el manual de seguridad y la
verificación del funcionamiento de éste, a través de las auditorías .Finalizando este curso se
entregan 2 certificados a los participantes que han aprobado el curso; un certificado de haber
aprobado el curso de interpretación de las Normas y Estándares BASC y el otro certificado, te
visa como Auditor Interno BASC, el cual es requerimiento de la Norma BASC contar como
 23

mínimo 2 auditores internos dentro de la empresa. El Auditor BASC, es el responsable de

velar el cumplimiento de las Normas y Estándares BASC en todas las áreas de la empresa.

En la empresa objeto de estudio, recibieron la capacitación el siguiente personal: Responsable

del SGSC, Gerente de Operaciones y Gerente General; participación importante de éste, para
que de esta manera, la dirección concibiera al SGCS como ‘la herramienta’ que ayudará a
toda la organización a funcionar en forma armónica y orientada hacia los objetivos y metas
estratégicas que se propone alcanzar.

De esta manera, con esta capacitación se logró el efecto multiplicador de conocimiento con
respecto al manejo de este sistema y promover una cultura de seguridad en el personal
administrativo y operativo.

3.1.6 Plan de Acción : Levantamiento de Observaciones

Con base a la auditoría de diagnóstico se procedió a realizar un plan de acción para el
levantamiento de las observaciones. Este plan de acción se realizó siguiendo la metodología de
mejora continua, la cual se describe a continuación:

Figura 3.4: Metodología PHVA utilizada para el levantamiento de las observaciones

Fuente: Creación Propia
 24

[Link] Planificación
Una adecuada planificación de la implementación del SGCS llevará a la empresa al éxito o
fracaso de la certificación. La planificación de este sistema involucra a todas las áreas de la
empresa y debe ser liderada por Gerencia General de ésta, quien establece directrices tales
como planteamientos estratégicos que debe de regirse la empresa para cumplir con los
requisitos del sistema y de este modo lograr los objetivos de seguridad planteados, que
permitirían mantener la integridad del sistema.

A. Políticas y Objetivos
La norma y los estándares BASC establecen que la organización debe de contar con una
política de seguridad y dicha política debe ser difundida. Por tal motivo, Gerencia General en
coordinación del responsable de sistema de gestión definieron la política de seguridad la cual
incluye los objetivos de la implementación de este sistema, de ser una empresa que brinde
protección y seguridad a sus clientes. Esta política se elaboró mediante reuniones gerenciales,
en las que se identificaron las necesidades y los riesgos más palpables dentro de la
organización. Esta política de seguridad es difundida a través de capacitaciones, correos
electrónicos, trípticos informativos, boletines y publicaciones en lugares visibles de la
empresa.
Gerencia General o la Alta Dirección debe asegurarse que la Política de Seguridad sea
adecuada al propósito de la empresa, incluya compromiso del cumplimiento de los requisitos
de la Normas y Estándares BASC y sobre todo ser comunicada y entendida dentro de la
empresa. Como modo de ejemplo se muestra a continuación la política de control y seguridad
de la empresa en estudio para tenerla de modo de guía.

Política de seguridad BASC de la empresa en estudio

“Nuestro grupo empresarial XXXXX promueve activamente una cultura de seguridad,

estandarizando nuestros procesos bajo el fiel cumplimiento de las Normas y Estándares BASC,
previniendo riesgos de Narcotráfico, terrorismo, lavado de activos, contrabando, conspiraciones
internas y otras actividades ilícitas”.

Asimismo, la empresa debe de considerar la gestión de procesos; documentación necesaria

para la implementación de sistemas de control y seguridad, por lo que la empresa tendrá que
considerar la aplicación de una metodología de control documental; crear actividades de
sensibilización empresarial para reducir los impactos en los empleados y aumentar la
capacitación de los mismos en la implementación y cumplimiento de la política y los
objetivos; así como también tener en cuenta los resultados del diagnóstico para tomar medidas
de prevención y corrección para cumplir con el sistema de gestión.
 25

Con esto se busca mejorar las condiciones del entorno empresarial, ya la vez contribuir a
minimizar los riesgos que perjudiquen los intereses de la organización y fomentar los procesos
que permitan realizar el sistema de gestión en control y seguridad.

B. Mapa y Caracterización de Procesos

B.1 Mapa de Procesos

El mapa de procesos brinda información visual de la interrelación de los procesos para llevar a
cabo la actividad de la empresa, por lo cual es indispensable la elaboración éste, el cual sirve
para la optimización de procesos, paso muy importante para el inicio de la implementación de
un sistema de gestión. Para la elaboración del mapa de proceso es necesario identificar los
actores que tienen relevancia en el proceso, la línea operativa y finalmente unificar estos dos
pasos.

1. Identificación de actores: Se identifican a los agentes o actores que se relacionaran con el

sistema de gestión tales como lo clientes, proveedores y las áreas de la empresa como el
área logística, recursos humanos, área de sistemas entre otros; esto con el fin de identificar
los elementos vulnerables en donde se verá amenazada la seguridad de la empresa.

2. Identificación de la línea operativa : Se identifica los procesos actuales de la empresa y

cuáles hay mayores riesgos para ser involucrados en actividades ilícitas; pues a estos
procesos los vamos a llamar procesos claves ya que éstos serán imprescindibles para el
desarrollo de la actividad de la empresa, éstos pueden ser uno o más procesos claves,
simultáneamente se identifican los procesos de apoyo; aquellos procesos que sin ellos no
sería posible el desarrollo de los procesos principales o claves y por último los procesos que
van operar sobre el negocio de la empresa, los procesos que crearan valor al producto o
servicio, a estos se les llamarán procesos estratégicos.

El diseño del mapa de procesos corresponde a la creatividad o ingenio de la persona que lo

realiza, pues existen diversas maneras para plasmar este mapa, sin embargo no debe perderse
nunca el objetivo del mapa de proceso, el de describir las interrelaciones de los procesos para
obtener los productos o servicios los cuales finalmente serán entregados a clientes externos. El
mapa de procesos de la empresa en estudios se muestra en los anexos (Ver Anexo A-4).

B.2 Caracterización de Procesos

Una manera de planificar los procesos y posteriormente su administración, es mediante la

caracterización de procesos. La Caracterización de Procesos consiste en identificar
condiciones y/o elementos que hacen parte del proceso, tales como: ¿quién lo hace?, ¿para
quién o quienes se hace?, ¿por qué se hace?, ¿cómo se hace?, ¿cuándo se hace?, ¿qué se
requiere para hacerlo?, para su posterior gestión.

Por lo cual se debe de analizar los elementos claves para el desarrollo del esquema, especificar
las entradas, salidas e indicadores de gestión entre otros aspectos.
 26

Factores del análisis

 Objeto del Proceso: Es el motivo por el cual se está desarrollando la caracterización.

 Responsable: La persona encargada de orientar el proceso.
 Entradas: Es partir del hecho de que es lo que se necesita en primera instancia para
desarrollar el proceso; es decir producto o servicio, información u objeto de
transformación necesaria para el inicio del proceso.
 Desarrollo del proceso (Actividades): Describe de manera secuencial las actividades que
se desarrollaran en el proceso. Todo subproceso o etapa comenzara con una acción a
realizar.
 Salidas: Producto o servicio, información que es generado como resultado de la
ejecución de los subproceso o etapas del proceso.
 Documentos a utilizar: Documentos que tenga relación para ejecutar el proceso de
caracterización; por ejemplo los procedimientos de selección del personal y los formatos
de registro de datos biográficos entre otros documentos.
 Indicadores: Se refiere a datos esencialmente cuantitativos, que nos permiten darnos
cuenta de cómo se encuentran las cosas en relación con algún aspecto de la realidad que
nos interesa conocer.

El modelo elaborado para la caracterización de los procesos de la empresa en estudio se

muestra en los anexos (Ver anexo A-5).

C. Indicadores
La Norma BASC establece la necesidad de implementar un sistema de indicadores de gestión
en control y seguridad que le permitirán observar la situación y verificar el cumplimiento de
las metas establecidas en la empresa.

Estos indicadores deben ser objetivos y de fácil manejo y adecuarse a las necesidades de la
organización, debido a que mediante ellos se podrá evaluar la gestión de la organización, por
lo que se requerirá determinar que se pretende con cada uno de ellos y para qué se efectuará la
medición, quienes serán los responsables, con qué frecuencia será calculado y que nivel de
referencia para evaluar los resultados; así como también quienes serán los interesados en éstos
para realizar acciones de mejoras.

Cada área debe de contar con un responsable de la medición de éstos y posteriormente ser
entregados en un plazo establecido por el área de Sistema de Gestión para su control. Esta
herramienta permite comprobar el mejoramiento permanente de la organización. Asimismo
servirán como mecanismo de identificación de mejoras en seguridad en los procesos del SGCS
BASC y servirán de soporte para retroalimentar a los procesos, con el fin de detectar
oportunidades de mejoramiento y analizar tendencias de comportamientos en seguridad que
permitan una toma de decisiones eficiente.
 27

Los indicadores deben tener las siguientes características, para su posterior control de éstos
por parte el área de Sistema de Gestión:

 Nombre del indicador:

 Procedimiento de cálculo (Fórmula):
 Fuente de Información:
 Frecuencia de medición:
 Meta:
 Responsable del análisis:

Figura 3.5: Indicador del Cumplimiento de Programa de Capacitación

Fuente: Creación propia

[Link] Hacer

Un elemento clave para la implementación de un sistema de gestión es la documentación. En

esta parte del proceso de mejora continua, la empresa debe asegurarse que esta documentación
se encuentre disponible y sea de conocimiento del personal de acuerdo a sus necesidades.
Para ello se determinarían los procedimiento, instructivos y /o registros, para el inicio de esta
etapa del proceso de mejora continua, fue necesario la realización de capacitaciones referente
al control de documentos dirigido al personal administrativo, de tal manera que la elaboración
de la documentación serán el soporte del SGCS y de esta manera contribuiría a estandarizar
los procesos bajo el cumplimiento de la normativa BASC, asimismo se abastecería
información adecuada y oportuno, de este modo se lograría que la elaboración de documentos
sea una actividad que agregue valor.
 28

La empresa en estudio inicialmente no contaba con documentación normativa propia de la

organización tales como manual de organización y funciones (MOF), manual de procesos y
procedimientos (MAPRO) entre otros. Para ello desarrolló el proyecto de optimización de
procesos, en el cual se llevaría a cabo la elaboración de dichos manuales. Este proyecto estuvo
a cargo de un grupo de practicantes pre y profesionales, en la cual tuvo participación la tesista.

Esta documentación es fundamental en toda organización para la implementación de

cualquier sistema de gestión que se desee implementar, debido a que actualmente todas las
certificadoras (BASC, ISO, OSHAS) lo requieren.
Para la implementación del sistema de gestión en control y seguridad, se requería contar con
estos manuales, sobre todo el manual de procesos y procedimientos, dado que requerían que
ciertos procedimientos estén documentados en la empresa. Así como también se requería de
la implementación del manual de seguridad BASC, entregable propio del sistema de gestión
en seguridad y control BASC.

 Manual de Procesos y procedimientos (MAPRO)

Documento que recopila y detalla de forma ordenada las actividades que se deben realizar
dentro de una organización. En este manual se identifica ¿Quién? ¿Cómo? ¿Dónde? se efectúa
una actividad.

 Manual de Organización y Funciones (MOF)

Documento que define las funciones encomendadas a cada una de las áreas de la organización.
También contiene información de la misión, visión, objetivos de la organización.

Estos dos manuales fueron elaborados en el proyecto de optimización a cargo de los

practicantes pre y profesionales, mediante entrevistas con los responsables o involucrados de
las áreas y los procesos respectivamente, con el fin de recaudar toda la información necesaria
para plasmar las funciones y actividades que se realizan dentro de la organización.

Es por ello que se recomienda que para la implementación de cualquier sistema de gestión, las
empresas deben de tener implementados estos dos manuales como mínimo y posteriormente
revisarlos y verificar que en estos manuales cumplan con los requerimientos de la Norma y
Estándares BASC.

Debido a que en la auditoria de diagnóstico tan solo con el 16.32% de los requerimientos se
cumplían, de esta forma se procedió al levantamiento de las observaciones. La mayoría de
éstas eran acerca de procedimientos y funciones que no estaban documentados, por lo que se
tuvo que actualizar el manual de procesos y procedimientos y el manual de organización y
funciones.

De acuerdo a los resultados obtenidos en el diagnóstico inicial se determinó la creación,

modificación o actualización de procedimientos y registros que se debían documentar o
algunos existentes que se debían mejorar, en este caso el manual de procesos y el manual de
organización y funciones. Esta mejora es consecuente de las exigencias mencionadas en la
normativa BASC, referente a la documentación del sistema.
 29

A. Actualización del Manual de Procesos y Procedimientos

Se utilizó la metodología de Papel Café, método que sirve para el levantamiento de procesos.
Este método se utiliza dado que conocen los procesos actuales y se encuentran documentados.
Con este fin se recomienda a las empresas el uso del método del Papel Café.
El Papel Café es un método muy práctico y fácil de realizar, el cual consiste en diagramar el
proceso de interés en un rollo de papel Kraft, según la información que se va recogiendo de los
mismos participantes de dicho proceso. Para esto se necesita de varios pliegos de papel,
plumones, un moderador en este caso el responsable de Sistema de Gestión y sobre todo la
disposición de los involucrados. Posteriormente se programan entrevistas, sesiones cortas para
la presentación del proceso propuesto para todos los participantes del proceso, para esto se
programan reuniones con el personal involucrado de cada proceso. En cada sesión, con la
ayuda de un moderador en este caso el responsable de sistema de gestión, los participantes
irán explicando la tarea del día y tras llegar a un consenso se dibuja el proceso en el rollo a la
vista de los presentes, de esta manera se implica la conformidad de los presentes sobre lo que
se escribe; especificándose en el papel los actores, responsables, formatos, documentos y
políticas organizacionales existentes.

B. Actualización del Manual de Organización y funciones

La actualización de este manual se debió a que la empresa no contaba con un área responsable
a la implementación del SGCS y posteriormente a la implementación de otros sistemas de
gestión (OHSAS 18001, ISO 9001). Por lo que se recomienda que la empresa que desee
implementar el SGCS cuente con un área denominada Sistema de Gestión.

Por ello se modificó el organigrama de la empresa y se creó el área de Sistema de Gestión,

entre otras áreas, por ende era necesario la actualización del Manual de Organización y
Funciones, realizando los siguientes pasos:

 Diseño de Formatos para recogida de información

Se diseñaron formatos que permitieron recoger la información dada por cada empleado. Se
recomienda la participación del personal de la empresa para el levantamiento de información.

 Realizaron entrevistas:

Se programaron entrevistas con cada personal administrativo y operativo (Agente de

Seguridad) de la empresa. En estas entrevistas se realizó la explotación de los datos obtenidos
anteriormente.

C. Documentos del Sistema de Gestión en Control y Seguridad

La normativa BASC establece la necesidad de algunos documentos para poner en práctica el
sistema de gestión en control y seguridad. Los documentos que establece entre ellos se
encuentra el manual de seguridad, la política de seguridad, indicadores, procedimientos,
instructivos, registros y requisitos legales.
 30

C.1 Manual de Seguridad BASC

Entre las observaciones que se obtuvieron en el diagnóstico inicial se encuentra el no contar
con un manual de seguridad, este documento gestiona todo el sistema de seguridad de la
empresa y constituye una serie de procedimientos y pautas a seguir para brindar y mantener la
seguridad de las instalaciones, de los empleados y de los procesos con el fin de proteger a la
empresa y a sus asociados de negocios de relacionarse con el narcotráfico, contrabando, y
otras actividades ilícitas. En este manual se especifica el sistema de gestión en seguridad para
la empresa, su alcance, justificación, y los procedimientos que se han implementado en la
empresa y la descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión en control
y seguridad que han sido determinados como claves en la prestación del servicio de la
organización.

C.2 Requisitos Legales

Detalla los requisitos legales aplicables a la organización y también a cualquier otro requisito
al cual está sometido y que será aplicable a la gestión en control y seguridad, es decir aquellos
documentos que den conformidad con las normas legales que debe tener la organización para
cumplir con sus actividades. Entre los cuales se encuentra la Ley de Seguridad Privada, Ley de
Seguridad y Salud Ocupacional y los reglamentos emitidos por el órgano regulador de las
empresas de seguridad y vigilancia denominado SUCAMEC, entre otros.
Para ello, se elaboró un formato denominado Registro y control de requisitos legales, en el
cual se detalla la descripción del requisito, fecha de vencimiento del requisito legal y la
distribución de este a las áreas que correspondan.

C.3 Procedimientos

La normativa BASC exige una serie de procedimientos que deben ser documentados, estos
procedimientos se relacionan con las políticas, objetivos, registros y responsabilidades de
todas las actividades que se desarrollan dentro de la empresa ya sean operativas o
administrativas. Los procedimientos especifica la forma de llevar a cabo una actividad o un
proceso y las interacciones entre funciones y procesos, los cuales se utilizarán para definir las
responsabilidades y autoridades.

C.4 Instructivos, formatos, registros

Estos documentos evidencian la implementación del SGCS que maneja la empresa, resultados
de la realización de un proceso o instrucción de trabajo que proporcionan los detalles técnicos
y administrativos con los cuales se realizan actividades.

C.5 Documentación
Para la elaboración de los documentos se contó con la participación de cada uno de los
responsables de los procesos, ya que son ellos quienes ejecutan la actividad y por
consiguiente poseen el mayor conocimiento sobre su realización de tal manera ser plasmada
detalladamente en un documento escrito tal cual ésta es. De esta manera se lograría
estandarizar los procesos, objetivo que se pretende lograr al implementar un sistema de
gestión.
 31

Para todos los tipos de documentos que soportan el sistema de gestión en control y seguridad
de la empresa en estudio, tales como: manuales, procedimientos, instructivos, registros,
listados, entre otros, se determinó como primera medida un encabezado en el cual se
cumpliera con el numeral 4.3.5 de la Norma BASC en cuanto al CONTROL DE
DOCUMENTOS que se debe tener en el sistema. Toda la documentación debe satisfacer los
requisitos definidos para el control. Tal como se muestra en la siguiente figura:
A continuación se muestra el modelo del encabezado de los documentos que contiene el SGSC:

Código: YY-XX-ZZ
LOGO DE LA EMPRESA PROCEDIMIENTO Versión: 0XX
3
2 Realizado: xxx
XXXX Aprobado: Gerencia Gral.
1
Fecha Aprobación : XXXX

Figura 3.6 Modelo de encabezado de los documentos que contiene el SGSC

Fuente: Creación propia

1. En este espacio se coloca el logo de la empresa

2. Se coloca el tipo de documento con su respectivo nombre, este puede ser un manual,
un procedimiento, formato, etc.
3. Se coloca el código establecido para el documento específico. La codificación
compone una de las partes más importantes para el control de los documentos, pues
facilita su identificación.

En este caso se compone de la siguiente manera:

IDENTIFICA EL TIPO DE
DOCUMENTO

NUMERO CORRELATIVO DEL

TIPO DEL DOCUMENTO
YY- XX- ZZ
INICIALES DE LA EMPRESA

XX: De acuerdo al tipo de documento que va a ser elaborado, se establece las siguientes
codificaciones:
M: Manual
PR: Procedimiento
I: Instructivo
P: Programa
Pl: Plan
FO: Formato

ZZ: Indica la numeración correlativa del tipo de documento:

 32

- Versión: Indica el identificación de la versión que actualmente se maneja el

documento.
- Realizado: Indica quien tuvo la responsabilidad de la elaboración del documento.
- Aprobado: En este espacio se indica sobre la aprobación del documento ya sea por
Gerencia o responsable del área encargado de evaluar y aprobar el contenido del
documento.
- Fecha de Aprobación: Indica la fecha de su aprobación; es decir desde cuándo está
vigente.
Los documentos que se maneja en el SGCS de acuerdo a los requerimientos de la Norma
y Estándares BASC correspondiente a cada área, se muestran en las siguientes tablas.

Tipo de
Área Documento
Documento
Procedimiento de control documentario
Procedimiento para auditoria interna
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas
Procedimiento de evaluación de riesgos
Procedimientos Procedimiento de revisión por la dirección
Procedimiento de identificación de requisitos legales
Procedimiento de monitoreo, medición y mejora continua
Plan de Objetivos de Seguridad BASC
Matriz de evaluación y tratamiento de riesgos
Programa de auditoría
Plan de auditoría
Informe de auditoría
Sistema de Solicitud de acción correctiva y preventiva
Gestión
Control de SACS
Plan de Objetivos de Seguridad BASC
Formatos Reporte de indicador
Listado documentario externo
Formato de firma y sellos
Lista maestra de documentos y registros
Plan de monitoreo de los indicadores del proceso
Check list de requisitos legales
Política de seguridad
Políticas
Política de firmas y sellos
Caracterización de procesos
Manuales
Manual de Seguridad BASC

Tabla 3.2: Documentos correspondientes al área de Sistema de Gestión

Fuente: Elaboración Propia
33

Tipo De
Área Documento Documento
Selección del Asociado de Negocio - Clientes:
Check List de seguridad del cliente
Registro de Clientes
Formatos Verificación de Visita de Cliente
Comercial
Check List de documentos
Carta de difusión y sensibilización BASC
Compromiso de Seguridad BASC
Instructivo Tríptico Informativo BASC

Tabla 3.3: Documentos correspondientes al área comercial

Fuente: Elaboración Propia

Tipo De
Área Documento Documento
Manual de Administración del Personal: Selección,
Manual contratación y mantenimiento de personal
Perfil del Puesto
Ficha de Datos Biográficos
Verificación Domiciliaria
Inducción
[Link] Administración de los recursos al personal
Formato Check List de documentos del personal
Registro de Ingreso y Salida del Personal
Lista de Asistencia
Plan Anual de Capacitación
Informe de Capacitación

Tabla 3.4: Documentos correspondientes al área comercial

Fuente: Elaboración Propia
 34

Tipo De
Área Documento Documento
Compras
Procedimientos
Selección y Evaluación de Proveedores
Selección, evaluación y contratación de proveedores
Carta de difusión BASC
Acuerdo de Seguridad
Logística Cuestionario para evaluación del Proveedor
Formato Visita Domiciliaria al proveedor
Registro de Proveedores Calificados
Check list de seguridad de proveedor
Documentos solicitados a los Proveedores críticos
Requisitos de Seguridad para proveedores críticos
Procedimiento Procedimiento de Seguridad en Sistemas
Asignación de Computo
Sistemas Control de Backups
Formato
Programa de mantenimiento de los equipos de cómputo
Control de correos electrónicos de los usuarios
Procedimiento Procedimiento operativo de seguridad
Plan Plan de Emergencia y contingencia
Cuaderno de Ocurrencia
Control de ingreso y salida de visitas
Control de documentos
Operaciones Control de almacén ingreso y salida
Formato Control de Kilometraje
Registro y control de Limpieza de unidades
Control de instalaciones y Dispositivos de seguridad
Control de llaves
Programa de mantenimiento de dispositivos de seguridad

Tabla 3.5: Documentos correspondientes al área de Logística, Sistemas y Operaciones

Fuente: Elaboración Propia
 35

[Link] Verificar
A. Auditorías Internas

Según la RAE, Auditoría se define como una “revisión sistemática de una actividad o de una
situación para evaluar el cumplimiento de las reglas o criterios objetivos a que aquellas deben
someterse”, en este caso se realizan auditorías internas para la verificación del cumplimiento
de los requerimientos de la Norma y Estándares BASC. Para llevar el control del
cumplimiento de estos requerimientos, es necesario diseñar, programar y realizar auditorías
periódicas. Los hallazgos de las auditorías se utilizan para evaluar la eficacia del sistema de
gestión asimismo identificar oportunidades de mejora.

Para realizar las auditorías internas, se debe contar con auditores internos, los cuales tienen el
conocimiento e interpretación de la Norma BASC al haber sido ellos evaluados y aprobados
en el curso de Auditor Interno organizado por BASC PERU. La cantidad de auditores internos
que debe contar la empresa, es de 2 auditores como mínimo según el requerimiento de la
NORMA BASC y depende de la empresa determinar quiénes serán sus auditores internos, en
este caso en la empresa de objeto de estudio decidió que gerencia general, el responsable de
sistema de gestión y el gerente de operaciones sean los auditores internos, sin embargo se
recomienda la formación de más auditores internos, como medida preventiva en la ausencia
de éstos.

Programación de la
Auditoria Interna

Plan de Auditoria

Ejecución de la
Auditoria

Informe de la
Auditoria

Seguimiento a la
Eficacia de las acciones

Figura3.7: Procedimiento a seguir para la realización de auditoria, cumpliendo los

requerimientos de la Norma y Estándares BASC
Fuente: Creación Propia
 36

El responsable del sistema de gestión debe preparar la documentación requerida para la

realización de la auditoría, la cual será archivada para su posterior revisión en las auditorias de
Certificación, Recertificación por parte de BASC PERU, entre ellos tenemos:

- Programa Anual de Auditorias

- Plan de Auditoría
- Lista de Verificación
- Informe de Auditoría
- Registro de No conformidades
- Solicitud de acciones correctivas y/o preventivas

1. Programación de la Auditoria Interna:

El ciclo de Auditoría interna se realiza una vez al año, pudiendo hacerse en forma completa o
con parciales durante ese periodo cubriendo las actividades descritas en el alcance. También se
toma en cuenta el estado e importancia de las áreas a auditar y los resultados de las auditorias
anteriores para enfatizar las revisiones en ciertos aspectos o realizar si es necesario más de una
vez el proceso. El responsable de Sistema de Gestión presenta a Gerencia general dicha
programación para su revisión y posterior aprobación. (Ver anexo A-7).
2. Plan de Auditoria:
El Auditor líder designado por Gerencia General para el proceso de Auditoría, selecciona el
equipo de auditores que lo apoyarán, los requisitos a auditar, el horario establecido y los
auditados.
Además se debe de tener en cuenta lo siguiente:
- Los Auditores son los integrantes del Equipo BASC, seleccionados por la Gerencia
General.
- Los Auditores utilizan los estándares BASC y la norma para realizar la auditoria a los
procesos
- Los Auditores asignados no auditan su propio trabajo.

3. Ejecución:
Para dar inicio a la auditoria el Auditor Líder convoca una reunión de apertura donde se
presenta el ¨Plan de Auditoria¨(Ver Anexo A-7) y se recuerda a los auditados, la
metodología seleccionada, con la cual se tomarán las evidencias para elaborar el informe. El
Auditor Líder a través del formato denominado “Lista de Verificación” en el cual describe
que aspectos se van auditar, considerando los requisitos de la Norma, asimismo se especifica
si el no cumplimiento de éstos será una No Conformidad Mayor o Menor o su cumplimiento
se considerara como Observación u Oportunidad de Mejora que se tendrán en cuenta en la
auditoría, y si estos se cumplen. Esta auditoría se realiza mediante exámenes visuales y
documentarios de las actividades auditadas, lo hallazgos detectados se registran en el informe
final acompañado del formato de “Solicitud de Acción Correctiva-Preventiva”.
 37

4. Informe de Auditoria:
El Auditor Líder realiza el informe (Ver anexo A-8) en donde se resumen los hallazgos y las
oportunidades de mejora encontradas durante el proceso de auditoría, dándolas a conocer a
los auditados y entregando la Solicitud de Acciones Correctivas-Preventivas (Ver anexo A-
9), según sea el caso e informando a la Gerencia General y al Responsable de Sistema de
Gestión en una reunión de cierre registrándolo en un Acta.

5. Seguimiento a la eficacia de las acciones:

El responsable de la acción Correctiva o Preventiva encargado de implementarla, se asegura

que se tomen las acciones necesarias para eliminar las causas de estos hallazgos.

B. Medición de Indicadores de Gestión

Para verificar si se han logrado los objetivos planteados para el sistema de gestión, puede ser
evidenciado a través del cumplimiento de las metas establecidas por cada uno de los
indicadores de gestión de los diferentes procesos.
La evaluación de los resultados de los indicadores con respecto a su nivel de referencia y su
tendencia en el tiempo, es responsabilidad de Alta Gerencia de la organización y para realizar
una adecuada evaluación e interpretación de los resultados obtenidos se deberá revisar cada
una de las áreas involucradas y verificar las fortalezas y debilidades de cada una de ellas.

Para llevar el control de indicadores, el área de sistema de gestión de la empresa objeto de

estudio, elaboró el formato para el monitoreo de los indicadores (Ver anexo A-10).

[Link] Actuar
A. Acciones Preventivas y/o Correctivas

Los hallazgos encontrados en las auditorías internas para verificar el funcionamiento del
SGCS, son tratados mediante acciones preventivas y/o correctivas, las cuales son registradas
en un formato denominado Solicitud de Acciones Correctivas y/o Preventivas, dicho formato
permitirá tratar las No conformidades halladas, analizar las causas y los efectos de éstas y el
tratamiento que se les dará, asignando un responsable de la corrección así como también un
tiempo límite para el cumplimiento de las acciones resultantes. Este registro se convertirá en
un mecanismo de uso permanente y reconocido por todos los empleados, trabajando en
equipo en fin de mejoras del sistema.
El responsable del área de Gestión tendrá la responsabilidad de monitorear y verificar que las
acciones han sido cerradas producto de su cumplimiento, de esta manera se cumple el
ACTUAR del ciclo PHVA a través de la retroalimentación del sistema mediante el proceso de
mejoramiento continuo.
 Capítulo 4

Certificación BASC

4.1Proceso de Certificación

Con el propósito de verificar la conformidad de SGCS BASC se establece un proceso

de evaluaciones, a través de auditorías, que conducen posteriormente a que las empresas
obtengan el Certificado BASC.

La certificación BASC declara que el Sistema de Gestión en Control y Seguridad en

relación con una o varias de sus actividades de exportación, importación o prestación de
un servicio es conforme con las Norma y los Estándares BASC, con el fin de lograr
desarrollar medidas preventivas que permitan minimizar la probabilidad de que los
riesgos relacionados con actividades ilícitas se presenten en su organización.
La Organización Mundial BASC (OMB) es quien expide el Certificado BASC, por ende
posee todos los derechos sobre el mismo, siendo la vigencia del certificado (1) año
contando a partir de la fecha en la cual se expide.
El siguiente esquema nos muestra los pasos por los cuales todas las organizaciones
deben realizar para ser certificados, dando un tiempo máximo de cumplimiento pero no
se establece el mínimo; esto es una decisión de la empresa según sea la gestión para
realizar esta tarea. Teniendo en cuenta el Reglamento Vigente para la Afiliación y
Certificación BASC estipulado por la Organización Mundial BASC – WBO.
 39

Paso 1:
La empresa postulante, debe de realizar la solicitud de Afiliación a BASC PERÚ, para
ello debe de presentar una serie de documentos, los que son revisados por un comité de
Certificación, sólo este comité es el único órgano encargado de aprobar o desaprobar el
ingreso de las empresas postulantes. Si la empresa postulante es aprobada, se le
notificará mediante una carta de bienvenida para iniciar el Procesos de Certificación
BASC, en un plazo no mayor de 20 días hábiles.
Los documentos que deben ser presentados por la empresa solicitante son:
- Carta simple, suscrita por el representante legal de la organización, solicitando
participar en el sistema BASC, debiendo indicar el alcance de la certificación.
- Copia literal de la ficha de la empresa en Registros Públicos (con antigüedad no
mayor de a 3 meses).
- Vigencia poder del representante legal (Actualizada).
- Vigencia poder de los Miembros del Directorio (Actualizada)
- Copia Simple RUC
- Carta simple especificando la participación porcentual de los accionistas, firmada
por la representante legal.
- Copia simple del Testimonio Constitución de la empresa
- Copia simple del documento de identidad del representante legal
- Remitir el Formato de Ficha de Registro detallando toda la información solicitada.
- Copia de tarjeta de propiedad de sus vehículos (Esto es único para empresas de
transporte terrestre de carga u Operador Logístico).

Una vez que la empresa haya sido aceptada, se compromete con el pago dentro de los
plazos estipulados que el Capítulo BASC Nacional o regional le formule por las
actividades correspondientes a la afiliación y otorgamiento del certificado.
La empresa en este momento es considerada “empresa en proceso” y dispone de un
plazo de nueve (09) meses para implementar el SGCS BASC y someterse a la auditoria
de certificación, contando desde que fue recibida la carta de bienvenida para iniciar el
proceso de Certificación BASC.
Durante este periodo de implementación se recomienda que la empresa siga las
capacitaciones especializadas que ofrece el Capítulo BASC PERÚ los cuales han sido
mencionados en capítulos anteriores en esta tesis.

Paso 2:
Dentro de este periodo de implementación, a la empresa se le realiza un “Diagnóstico
Inicial” o también llamada Auditoria de Pre-certificación, cuya finalidad es evaluar el
estado de implementación de dicho sistema. Como resultado de esta Auditoria, la
empresa recibe un informe del estado del cumplimiento del SGCS BASC.

Paso 3:
Una vez cumplido los nueve (09) meses de plazo máximo, la empresa en proceso
solicitará al Capítulo BASC PERÚ la programación de fecha de auditoría de
certificación, la cual dependerá de la disponibilidad del equipo de auditores BASC.
 40

La auditoría de certificación permitirá verificar la implementación del SGCS BASC

.Cumplido los nueve (09) meses de plazo máximo la empresa en proceso solicitará al
Capítulo BASC PERÚ la programación de fecha para la auditoría de certificación
mediante comunicación formal la cual estará sujeta a disponibilidad del equipo de
auditores BASC. En el caso de no cumplir con este plazo, la empresa puede solicitar
una prórroga de tres (03) meses Dicha auditoría se realiza con el fin de verificar la
implementación del SGCS BASC es conforme con la Norma y estándares BASC.
El incumplimiento de la Norma y Estándares BASC, una No Conformidad Mayor o más
de tres (03) No conformidades menores son los motivos para que una empresa no logre
certificarse. En el caso de no lograr certificarse, la empresa puede solicitar una auditoria
complementaria en un tiempo no mayor a 30 días. Cuando en la auditoria
complementaria se evidencia que las No conformidades mayores no han sido
solucionadas, el solicitante solo podrá presentar a una nueva auditoría de certificación
en un tiempo máximo de 90 días improrrogables. De no cumplir con estos plazos la
empresa deberá reiniciar el proceso con una nueva solicitud de afiliación.

Paso 4:
Para el otorgamiento y autorización del uso del Certificado es condición indispensable
que el Comité de Certificación haya emitido su respuesta favorable al informe del
auditor que recomienda la certificación de la empresa. La autorización del uso del
certificado se otorga mediante un documento de remisión en el que se debe de
establecer el lugar y el proceso evaluado, con una validez de un (01) año. El certificado
es entregado en un plazo de dos (02) meses, durante este tiempo se emitirá una
constancia provisional a la empresa mientras dure el trámite de la emisión del
certificado.

Auditoria de Pre - Auditoria de Auditoria

Certificación Certificación Complementaria

Puede
Solicitarse
Auditorias de Prórroga Prórroga Improrrogable
Pre-certificación 9 meses
3 meses 1 mes 3 meses
9 meses Prórroga Improrrogable
Implementación del
1 mes 3 meses
SGCS
Auditoria de Auditoria Auditoria de
Certificación Complementaria Certificación
Admisión
Si no cumple, se
inicia el proceso
desde la
Figura 4.2: Duración del Proceso de Certificación BASC solicitud de
admisión
4.2 TiposFuente:
de Auditorias
Adaptado de World BASC Organization (2013)
 41

4.2 Tipos de auditorías

4.2.1 Auditoria de Pre certificación.- Auditoria en la cual se examina el estado inicial
del Sistema de Gestión en Control y Seguridad. Con base en los resultados obtenidos
durante la auditoria de pre certificación, el auditor elabora un informe que presenta al
Comité de Certificación del Capítulo BASC Nacional / Regional.
4.2.2. Auditoría de Certificación.- Son realizadas a una fecha posterior a la auditoria
de Pre-certificación, dentro de los plazos establecidos y acordadas con el solicitante,
previa solicitud de este. Estas auditorías son realizadas con el fin de verificar que se ha
implementado las recomendaciones establecidas en la auditoria de pre certificación o en
su defecto para verificar la conformidad del SGSC que ha implementado el solicitante.
En el caso de que en esta auditoria no se encuentren no conformidades mayores, el
auditor podrá recomendar al Comité de Certificación, la certificación de la empresa.
4.2.3 Auditorias Complementarias.- Estas auditorías se realizan solamente sobre
elementos que hayan presentado no conformidad durante la auditoria de certificación o
auditoria de control, en un tiempo no mayor de 30 días, prorrogables en una máximo de
30 días, a pedido del solicitante.
Cuando en la auditoría complementaria se evidencia que las no conformidades mayores
no han sido solucionadas, el solicitante solo se podrá presentar a una nueva auditoría de
certificación en un tiempo máximo de 90 días improrrogables.
4.2.4 Auditorias de Recertificación.- Con el fin de verificar la conformidad del SGSC
con la Norma y Estándares BASC, la empresa se someterá a una auditoría de
recertificación cada año.
4.2.5 Auditoría de Control.- Esta auditoría permite verificar la conformidad
permanente del SGSC. En caso que se encontraran no conformidades mayores, se
realiza una auditoría complementaria.
Las auditorias de control se efectúan cuando se presenten alguna o varias de las
siguientes situaciones:
- Quejas de los clientes del titular del Certificado
- Cambios voluntarios o involuntarios en la estructura organizacional, los
procedimientos, las operaciones, actividades o sitios del titular, lo cual podrá a
juicio del CAPITULO BASC, ocasionar una suspensión temporal de autorización
del Certificado.
- Cambio o transferencia del titular a otros propietarios.
- Por solicitud o autorización del Comité de Certificación y/o Junta Directiva.
- Casos evidentes de falla del SGCS
- Si al realizar la auditoria complementaria se detecta que las no conformidades
mayores aún no han sido solucionadas, se procede a suspender el certificado.
 42

4.3 Auditoria de Certificación

La reunión de apertura da inicio la auditoria de certificación BASC, llevándose a cabo
en las instalaciones del auditorio de la empresa en estudio. Se contó con la presencia de
la alta dirección de la empresa, así como los jefes de las áreas que serán auditadas. En
esta reunión se explica la metodología que se seguirá para la ejecución de dicha
auditoría, tal como el muestreo de los file del personal para evidenciar el cumplimiento
con los requisitos de selección tal como lo indica la Norma y Estándares BASC. La
auditoría tiene duración un día. Cabe mencionar que para verificar el fiel cumplimiento
de las normas referente a la ejecución del servicio que se brinda a los clientes
relacionados al comercio exterior, realizan una visita al azar a los puestos de servicios
de los mencionados clientes. Terminada la visita en los distintos puestos de servicios,
continúan la auditoria de certificación a las demás áreas de la empresa.
Para dar por terminada la auditoria de certificación se realiza una reunión de cierre, en
la que se detalla las observaciones, hallazgos encontrados y los resultados finales de la
auditoria de certificación, los cuales se mencionan en el formato denominado Informe
de Auditoría ver anexo(A-08).
 Capítulo 5

Implementación del sistema de gestión en control y seguridad BASC

La implementación del SGSC constituye la parte fundamental de un proyecto, en este caso

fue el diseño e implementación del sistema de gestión en control y seguridad para lograr la
certificación BASC de la empresa en estudio. En esta parte del proyecto se aplica lo detallado
en la planeación y documentación del SGCS que se pretende implementar.
En la implementación del SGSC se enfocó más al recurso humano de la empresa, debido a
que uno de estos recursos humanos, es el agente de seguridad, personal crítico para la empresa
por participar activamente en los servicios que ofrece la empresa y ser imagen de ella. Por tal
motivo la implementación del SGSC se orientó más al personal de la empresa, tal como lo
establece la normativa BASC, para ello se realizaron las siguientes actividades que son base
fundamental para lograr el éxito de la certificación.

1.1 Programa de Capacitación y Desarrollo de Personal

La capacitación de los agentes de seguridad se realizó de acuerdo a las competencias de cada

uno de ellos, para ello el jefe de recursos humanos en coordinación con el área de sistema de
gestión programaron evaluaciones para medir las capacidades de ellos, a través de
evaluaciones psicológicas, de conocimiento; de tal manera se realizo un programa de
capacitación dirigido principalmente al personal operativo de la empresa, el cual permitiría
fortalecer sus habilidades y competencias asimismo se dio inducción referente a BASC,
indicándose la importancia de esta certificación para la empresa y para ellos, de esta manera
se logró involucrar más al sistema de gestión en control y de seguridad y comprometerse en el
cumplimiento de las normas. En este programa se incluyeron los siguientes cursos:
 44

¿Cuál es mi Trabajo?¿Cuáles son mis funciones y responsabilidades?

Se desarrolló con el objetivo de integrar al trabajador a la empresa y darle a conocer los

objetivos y metas de la misma e involucrarlo en los proyectos que la empresa esté llevando
a cabo. Asimismo capacitándolo en el correcto actuar de sus funciones y las responsabilidades
que tiene a cargo. Además ofrecer herramientas necesarias para que tome conciencia de su rol
en la empresa y el compromiso que adquieren con la empresa.

Ética en el Trabajo

Se realizó con la finalidad de genera en los agentes de Seguridad, la necesidad de cumplir con
su trabajo dentro del marco de las buenas prácticas y relaciones laborales, que incluyen
“competencia”, servicio al cliente y solidaridad profesional. Elaborándose así el documento
denominado Código de Ética. Al finalizar la capacitación en cada uno de los agentes de
seguridad se logró:

 Conocer el significado de “Ética profesional” y los principios que la componen.

 Fortalecer los valores éticos y morales de los guardias de seguridad.
 Identificar la importancia de la ética en el desempeño profesional y en la vida diaria.

Comunicación y Relaciones Interpersonales

Se tuvo como finalidad facilitar el desarrollo de habilidades sociales en pro de mejorar

relaciones con clientes, usuarios, autoridades y compañeros, presentando diversas estrategias
de comunicación con cada uno de ellos.
En estas capacitaciones se incluyeron más principios de administración, informe escritos,
primeros auxilios, y sensibilización de los empleados en temas referentes a actos ilícitos.
Además se realizó una mayor profundización en el Sistema de Gestión en control y seguridad,
ya que debido al papel tan importante que cada uno de ellos representa al tener contacto
directo con los clientes convierte al agente de seguridad en una fuente a través de la cual se
puede retroalimentar el sistema.

Las capacitaciones dadas a los agentes de seguridad y supervisores, contaron con la

intervención del representante legal de la empresa así como el responsable del sistema de
gestión en control y seguridad, autor de esta tesis y jefe de recurso humanos.

5.2 Implementación de procesos y procedimientos en SGCS

La implementación del SGCS solo podía lograrse a través de la participación y el
compromiso de todo el personal de la empresa en la medida en que los diferentes procesos que
constituyen el sistema de gestión en control y seguridad fueron liberándose una vez que era
aprobada su documentación. Este hecho de alguna manera implicó en algunos casos,
modificaciones en las prácticas laborales desarrolladas por el personal y en otros casos se
convirtió en una actividad completamente nueva lo que por conducta normal del ser humano
generaría una reacción de rechazo al cambio.
.
 45

La etapa de implementación no presentó mayores inconvenientes debido al gran nivel de

responsabilidad y participación mostrado por parte de todo el personal tanto operativo como
administrativo liderado por el gerente general de la empresa cuya actitud asumida transmitió a
la organización su compromiso para con el sistema poniendo a disposición del proyecto todos
los recursos indispensables para el desarrollo del mismo y llevando a cabo las modificaciones
de infraestructura y adquisición de tecnología, en algunos casos requeridos por la norma
BASC con el fin hacia la mejora continua al interior de la empresa.

Igualmente a cada una de las áreas se les entregó los documentos referentes a sus actividades
laborales, los cuales debían de aplicar tal como se indicaba en cada procedimiento, además
cada área debía de alcanzar al final del mes o de determinado periodo los indicadores
correspondientes a su área para su debido control y verificación del buen funcionamiento del
SGCS.

Asimismo hubieron ciertas modificaciones en la infraestructura e instalaciones de la empresa

producto del análisis y evaluación de riesgos y diseño del plan de emergencias requeridas en la
fase de documentación.

También se desarrolló la primera serie de auditorías internas según lo establecido en el

procedimiento documentado en cuanto a periodicidad para la realización de las mismas y de
esta manera se pudo realizar la primera revisión por la dirección, con lo cual a criterio de la
Gerencia General se determinó que con el cumplimiento de las acciones resultantes de ese
informe de revisión gerencial, la empresa estaría en condiciones adecuadas para solicitar
auditoría de certificación.

5.2.1 Los Procesos de la Organización

La empresa en estudio tuvo que definir cada uno de los procesos que harían parte del sistema
de gestión en control y seguridad de acuerdo a su importancia y aplicabilidad con la actividad
laboral. A través de reuniones realizadas con Gerencia General, se estudiaron los diferentes
procedimientos realizados al interior de la empresa.
5.2.2 Los Procesos Claves y Críticos

Con el fin de determinar el nivel de criticidad de los procesos de la organización, se hizo

necesario efectuar una comparación del cumplimiento de los objetivos estratégicos de la
empresa y los procesos de la empresa, con el propósito de direccionar estos procesos a la
consecución de dichos objetivos.
Los procesos claves son aquellos que cumplen con los objetivos estratégicos y/o que
contribuyen al logro de los mismos.
Los procesos críticos son aquellos que además de contribuir al logro de los objetivos, le
añaden valor al producto, entre los cuales están ACTIVACIÓN Y DESACTIVACIÓN DE
PUESTOS DE SERVICIOS, a través de la cual se realizan visitas a las instalaciones de los
clientes y se generan consignas y recomendaciones específicas para la instalación del nuevo
servicio, GESTIÓN AL CLIENTE, mediante el cual se atienden todos los requerimientos
quejas, reclamos y/o se mantiene una permanente comunicación, MEJORA CONTINUA para
la retroalimentación del sistema con miras a generar acciones que conduzcan a su
mejoramiento y recursos humanos.

45
 46

De acuerdo con lo requerido por los estándares BASC, la administración y selección de

personal constituye uno de los elementos determinantes para el cumplimiento con el sistema, y
dado el producto final que ofrece la empresa al cliente, en el servicio de seguridad física (68%
de ingresos) el cual es un agente de seguridad, por lo tanto el proceso de EVALUACIÓN,
SELECCIÓN DEL RECURSO HUMANO se convierte en el soporte principal tanto de la
empresa como del sistema de gestión en control y seguridad y por ende llega a ser un proceso
critico dentro de la organización.

5.2.3 Los Procedimientos de La Organización

Los procedimientos constituyen los documentos que soportan al sistema de gestión en control
y seguridad debido a que se describe la forma específica para llevar a cabo una actividad o un
proceso que haya sido establecido.
Todos los procesos que se consideró debían formar parte de la estructura documental del
SGCS, los cuales están constituidos por uno o más procedimientos dependiendo del nivel de
criticidad y complejidad que represente dicho proceso para la organización.

La documentación que se maneja en el SGCS presenta su contenido a través de un esquema

mediante el cual se presenta la información al lector determinada de la siguiente manera:

1. Propósito: Conjunto de resultado(s) que se propone alcanzar mediante el

cumplimiento de la actividad para la cual se realiza el documento.
2. Alcance: Determina las actividades, áreas o procesos involucrados en el documento a
realizar y relacionadas con un requisito detallado de desempeño.
3. Responsables: Relaciona el personal encargado del desempeño de la actividad y de
alcanzar el propósito establecido.
4. Definiciones: Términos utilizados en el documento y cuyo significado es importante
conocer para el perfecto entendimiento del mismo.
5. Indicadores: Medición de los datos obtenidos a partir del cumplimiento del
procedimiento.
6. Desarrollo: Conjunto de actividades, pasos o etapas descritas detalladamente para el
logro del propósito establecido.
7. Diagrama de Flujo: Esquematiza el procedimiento a seguir de manera que sea fácil
de entender, asimismo indica los responsables en cada proceso.

Entre los procedimientos principales exigidos por la Norma y Estándares BASC v3 tenemos
los siguientes:

 Procedimiento Control de Documentos

Este fue el primer documento que se elaboró para el sistema ya que a partir de él se rige la
elaboración de los demás documentos restantes. El procedimiento fue diseñado de acuerdo a
los requisitos exigidos por la norma dentro de los que se encuentran, la forma como se van a
controlar los documentos, identificación, su localización, actualización, revisión y aprobación
cuando sea necesario por personal autorizado, mantenimiento de versiones vigentes y la forma
como se realizan y controlan los cambios en documentos mantenidos en sistemas
computarizados.
 47

 Procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas Y De Mejora

Para la realización de este procedimiento se planteó primero una versión de acuerdo a los
requisitos establecidos por la norma, posteriormente el procedimiento fue modificado y
adaptado de acuerdo a las acciones y gestiones que se manejaban diariamente, verificando el
cumplimiento de las funciones de cada empleado ( mediante auditorias ) así como el
cumplimiento de los procedimientos y los requerimientos de los clientes, permitían de esta
manera se realizar acciones correctivas y/o preventivas y mejora continua en la empresa. Esto
permitió analizar las causas para determinar la raíz de los problemas, dar seguimiento a las
acciones implementadas y ver el efecto de estas acciones aplicadas.

 Procedimiento de Selección de Personal

Esta actividad se considera la columna vertebral de la empresa debido a que el personal

seleccionado será ofrecido al cliente por lo cual el postulante debe cumplir con una serie de
requisitos indispensables para su ingreso y con un perfil bastante exigente, mediante la
evaluación del currículo.
En este procedimiento se identifican las posiciones críticas del personal que afecta la
seguridad y se asegura el balance correcto entre el perfil del postulante y el perfil requerido
mediante la aplicación de test psicológicos, psicotécnicos, entrevistas psicológicas, pruebas de
conocimientos de seguridad entre otras evaluaciones dependiendo el puesto al que postula.
Para la realización de este procedimiento se ha contado con la participación de la dirección de
la empresa y jefes de cada área, buscando establecer el documento que más se adecue a la
actividad desarrollada por la empresa para esta tarea. Asimismo cabe indicar que, este
procedimiento forma parte del Manual de Administración del Personal, en el cual se detalla el
procedimiento de Evaluación, Selección, Contratación y Mantenimiento del personal.

 Procedimiento de Evaluación de Personal

Con el propósito de garantizar una excelente prestación del servicio, cada cierto periodo se va
identificando las fortalezas y debilidades del personal operativo y administrativo, a través de
evaluaciones realizadas por parte de un comité evaluador conformado por Jefe de Recursos
Humanos, Gerente de Operaciones, Jefe de Operaciones ,Supervisores Zonales, Sistema de
Gestión y Gerencia General. Dependiendo del tipo de personal a evaluar se realiza
evaluaciones de 360 grados y 180 grados y otras evaluaciones tales como psicológicas,
conocimientos y de desempeño, considerando además los informes diarios de supervisión de
los puestos de trabajo.
De esta manera se estaría cumpliendo con el procedimiento exigido por la Norma BASC,
respecto a contar con personal que cuente con las competencias necesarias para poder brindar
un buen desempeño en sus funciones de esta manera no afecta la seguridad.

 Procedimiento de Formación y Capacitación

Desarrollar un programa de capacitación y formación permanente y eficaz, basada en la
identificación de necesidades reales que surgen del análisis de competencias; permite a la
organización contar con personal capacitado e idóneo y al mismo tiempo se da cumplimiento
al requisito exigido por BASC referente a Entrenamiento y Sensibilización relacionado con la
capacitación del personal. Este procedimiento indica que el primer paso a seguir es la
47
 48

identificación de las competencias necesarias de cada empleado administrativo y operativo y

de esta forma “reforzarlas” mediante capacitaciones programadas durante todo el año, las
cuales son evaluadas por su jefe inmediato, quien indica la evolución de su desempeño.

 Procedimiento de Visita Domiciliaria

De acuerdo al capítulo 3 de estándares de la norma BASC se creó el procedimiento de visitas

domiciliarias, el cual se encuentra incluido en el Manual de Administración del Personal. Este
procedimiento permite comprobar la situación económica, riesgos del entorno, a través de un
formato de Verificaciones Domiciliarias. La periodicidad que se estableció para este
procedimiento fue de una visita para los empleados críticos cada medio año y para los otros
empleados cada dos años, el cual se consideró que era el lapso de tiempo adecuado para
determinar cambios significativos en el entorno y en la persona.

 Procedimiento de Selección de proveedores

De acuerdo a los requisitos exigidos por la norma BASC, se debe de documentar el
procedimientos de selección, evaluación y reevaluación para las proveedores, en el cual se
detalla cada ¿cuánto tiempo?, ¿cómo? ¿Quién? evalúa a los proveedores, teniendo en cuenta
todas las consideraciones exigidas por la norma, verificando los siguientes datos:

- Razón social de la empresa

- Dirección de la empresa
- Nro. De registro tributario
- Representantes legales
- Antigüedad de creación de la empresa y operatividad
- Antecedentes en la Lista Clinton, conocida como la lista negra de empresas y
personas sospechosas de tener relaciones con dineros provenientes del narcotráfico.

Asimismo, se tiene en cuenta otros criterios para la evaluación de las cotizaciones de los
proveedores tales como: precios, modalidades de pago y características del producto y/o
servicio, seguridad y tiempos de entrega o atención. A los proveedores aprobados en la
evaluación se visita su domicilio legal, tal como lo indica la norma y posteriormente se firma
un acuerdo de seguridad, como señal de apoyo en cumplir con las responsabilidades que se
han pactado en materia de seguridad. Por ello, se elaboraron varios formatos, entre ellos el
Formato de Evaluación de proveedores, Check List de seguridad de proveedores, verificación
de domicilio legal de proveedores, estos formatos permitirán evidenciar el cumplimiento de
este procedimiento, los cuales deben ser archivados para su posterior revisión en la auditoria
de certificación.

 Procedimiento de Selección del Cliente

Al ser los clientes un asociado de negocio de la empresa, de la misma manera que un

proveedor, se realiza una evaluación de clientes, con el fin de no ser involucrados en actos
ilícitos. Para ello, se procedió a elaborar el procedimiento de evaluación de clientes, en el que
se detallan las consideraciones que se deben de tener al momento de aceptarlo como un futuro
cliente potencial, entre las que tenemos:
 49

- Razón social de la empresa.

- Dirección de la empresa.
- Representantes legales
- Pág. Web (si aplica)
- Nro. de teléfono y fax
- Antigüedad de creación de la empresa
- Información Financiera
Finalmente se realiza la verificación de los antecedentes del posible cliente mediante la
consultan por Internet de la Lista Clinton conocida como la lista negra de empresas y personas
sospechosas de tener relaciones con dineros provenientes del narcotráfico. Las personas
naturales o jurídicas que aparecen en dicha lista no pueden hacer transacciones financieras o
tener negocios comerciales con los Estados Unidos y las empresas de dicho país que tengan
relación con cualquiera de los miembros de este listado incurre en un delito. Si el resultado de
las verificaciones arroja que la información de los datos del cliente es falso, se procede a
archivar la documentación en un file de desaprobados y se reporta a las autoridades
correspondientes. Al igual que a los proveedores, se lleva a cabo una visita a las instalaciones
del cliente y se firma el acuerdo de seguridad, los cuales deben ser archivados para su
posterior revisión en la auditoria de certificación.

 Procedimiento para la Realización de auditorías

De acuerdo a la norma y estándares BASC, se debe de documentar el procedimiento de

Auditorías, con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión en
Control y Seguridad. Este procedimiento ya ha sido descrito en el capítulo 3 de este
documento.
.
 Procedimiento para la Revisión por la Alta Dirección

Este procedimiento se elaboró con el fin de realizar periódicamente una revisión al SGCS, de
esta forma se garantiza la continua aptitud, adecuación y eficiencia de este sistema de gestión.
En este procedimiento se considera el desempeño global del sistema y el desempeño
individual de cada uno de sus elementos, así como también los resultados de las auditorias y el
seguimiento de acciones para remediar cualquier deficiencia. Todas estas consideraciones se
deben detallar en un documento denominado Acta de Revisión por la Alta Dirección, el cual
será solicitado en el momento de la auditoría de certificación como evidencia del
cumplimiento exigido por la norma BASC 4.5 y el estándar 2.5 Parte B.

 Procedimiento de Actualización Legal

Este procedimiento detalla la manera como se debe identificar y tener acceso a los requisitos
legales aplicables a la empresa así como otro requisito al cual esté sometida. Para el control
de este procedimiento la organización elaboró un formato denominado Registro de Requisitos
Legales en el cual se registra las leyes, decretos supremos, etc., que se aplican en la empresa,
asimismo existe el Registro de documentos legales de la empresa, en el cual se deben
registrar los documentos legales que maneja la empresa, tal como licencia de funcionamiento,
vigencia poder u otro documento, de los cuales se debe controlar su emisión y caducidad.

49
 50

5.3 Matriz de Riesgos

Durante la implementación del sistema de gestión en control y seguridad, se realizaron
talleres para la evaluación de riesgos, con el objetivo de establecer las acciones correctivas
aplicables para la prevención de riesgos en los diferentes procesos identificados con el SGCS
BASC de la empresa.

Para desarrollar la evaluación de riesgos se cita a reunión a todos los responsables de los
procesos, para que realicen la evaluación de riesgos de sus procesos, alcanzándoles la Matriz
de Evaluación y Tratamiento de Riesgos. Consecutivamente cada responsable de los procesos
realiza lluvias de ideas de acuerdo a las identificaciones que han detectado sobre las
amenazas, las analizan determinando la evaluación del riesgo mediante la probabilidad,
consecuencia, clasificación, categoría y prioridad del riesgo, describiendo las acciones de
control propuestas en la Matriz de Evaluación y tratamiento de riesgo. Posteriormente cada
responsable de procesos presenta dicha matriz al responsable de sistema de gestión para
realizar el tratamiento a los riesgos identificados y de esta manera determinando la ejecución
de las acciones de control, registrando el responsable y fecha de ejecución en la misma
matriz. Cabe indicar que el responsable de sistema de gestión debe realizar el seguimiento de
la verificación de la ejecución de las acciones de control. Finalmente el responsable de sistema
de gestión elabora un documento en donde informa a Gerencia General sobre el resultado de
los riesgos evaluados y tratados en los procesos identificados.

Para la realización de la evaluación de riesgos se utiliza la metodología de la Norma Técnica

Colombiana NTC 5254, mediante una guía informativa. Esta evaluación se debe realizar y
actualizar una vez año, tal como lo indica la normativa BASC.
 51

5.4 Evaluación Financiera

Para la implementación del SGCS, la empresa tendría que efectuar las siguientes inversiones que se desglosan en el siguiente
diagrama de Causa- Efecto.

Selección y Difusión y Diseño Inscripción al

Contratación del del Sistema Programa BASC
Recurso Humano
Elaboración de
Exámenes
Procedimientos
Verificación y Médicos Pago de Inscripción
, Formatos, etc.
Actualización de al Programa BASC.
Antecedentes Verificaciones
Policiales, Penales y Domiciliarias
Judiciales

Elaboración de
Flyers
Informativos
INVERSIÓN INICIAL
IMPLEMENTAR SGCS

Capacitaciones CCTV
Internas al Formación de
Personal de la Auditores BASC
Señalización de Control de
empresa Acceso
Áreas Críticas

Dispositivos de
Seguridad: Alarmas
Formación del de Incendios, etc.
Recurso Humano
Seguridad Física:
Seguridad en las
instalaciones

Figura 5.1: Diagrama Causa- Efecto de Evaluación Financiera

Fuente: Creación propia 51
 52

La implementación de un Sistema de gestión en control y seguridad BASC en la

empresa en estudio también implica una serie de costos, los cuales están reflejados en
materiales, equipo y manos de obra, los cuales dependen del estado inicial de la empresa
y el estado que se quiere llegar para presentarse la auditoria de certificación BASC.

5.4.1 Inscripción al Programa BASC

Una vez que la organización es aceptada por BASC PERU, la empresa aspirante debe
cancelar una cuota de inscripción.
El pago de inscripción al programa BASC depende del rubro de la empresa, en el caso
de la empresa en estudio realizaron un pago de $300 (trescientos dólares americanos),
según la facturación emitida por BASC PERU. Cabe resaltar que este pago no incluye el
derecho de pago de la certificación, como se puede observar en la siguiente tabla:

Requerimientos Presupuesto
Inscripción $300
Certificación $1298
Membresía Annual $300

Tabla 5.1: Costo de Inscripción, Certificación y Membresía Anual.

Fuente: Área Contable de la empresa en estudio.

Después la empresa aspirante a la certificación se somete a una primera auditoria de

diagnóstico en donde se establecen las recomendaciones que en cuanto a seguridad
deben ser implementadas, estas recomendaciones están basadas en los estándares de
seguridad ya que son requisitos mínimos que debe de cumplir la empresa para obtener
la certificación.

5.4.2 Selección y Contratación del Recurso Humano

Para dar cumplimiento a las normas y estándares BASC, se debe realizar una correcta
selección y evaluación del recurso humano, debido a que ellos son el contacto en
primera instancia con el cliente y están más expuestos a ser involucrado en actos
ilícitos, por ende la empresa no debe contar con personal, que no cumpla con el perfil
que busca la empresa.
Para ello, se invirtió en el proceso de selección y contratación; en el cual involucraba
realizar verificaciones domiciliarias, exámenes médicos (incluido el toxicológico) y
verificación de antecedentes policiales, penales y judiciales. Conjuntamente con la
actualización de los antecedentes, verificaciones domiciliarias y exámenes médicos del
personal actual de la empresa.
 53

Requerimientos Presupuesto*
Verificación Domiciliaria S/. 1 860
Antecedentes policial S/. 2 380
Antecedentes penal S/.7 420
Antecedentes Judicial S/.4 480
Exámenes medicos S/.27 720
S/. 43 860

Tabla 5.2: Costos de Selección y Contratación del Recurso Humano

Fuente: Área Contable de la Empresa en estudio

*El Presupuesto abarca a la selección y contratación de 140 personas que se

realizó en ese periodo. No incluye IGV.

Las verificaciones domiciliarias estuvieron a cargo del Jefe de Recursos Humanos en

conjunto con el Jefe de Operaciones, quienes llevaron a cabo el desarrollo de este
requerimiento de los estándares BASC.

Figura 5.2 Verificaciones Domiciliarias

Fuente: Área de Recursos Humanos de la empresa en estudio.

Para la realización de los exámenes médicos, se analizó dentro del mercado local los
centros médicos destinados a elaborar estos exámenes. Determinado ser realizados
por el Centro Medico Hematológico Dra. Cannata, llegando a un convenio con dicho
centro médico. El valor de cada examen es de S/. 198 (sin incluir IGV), abarcaba
distintos exámenes de laboratorio, oftalmología, audiometría y también incluye el
examen toxicológico.
 54

5.4.3 Difusión y Diseño del Sistema

Para promover una cultura de seguridad, tal como lo establece la política de la empresa
en estudio; se procedió a la elaboración de diferentes manuales, guías, flyers
informativos, que permitieron a los trabajadores conocer acerca de la importancia de
contar con la certificación BASC.
Requerimientos Presupuesto
Elaboración y publicación de Políticas de Seguridad Administrativo
Flyers Informativos S/. 1800
Documentación
Manual de Seguridad Administrativo
Interna
Elaboración y difusión de procedimientos y
Administrativo
formatos
Documentación Elaboración de acuerdos de seguridad para los
para Clientes y clientes y proveedores Administrativo
Proveedores
Total S/. 1800

Tabla 5.3: Costos de Difusión y diseño del sistema

Fuente: Área Contable de la Empresa en estudio

La tabla refleja los gastos que le corresponden a la empresa para la obtención de la

certificación, estos gastos administrativos han estado incluidos dentro del presupuesto
normal de la empresa, a excepción de los flyers informativos que sirvieron de gran
ayuda para la difusión del sistema y al mismo tiempo logrando la concientización de
todo el personal de la importancia de lograr la certificación, lo cual permitió la
colaboración del personal.

5.4.4 Formación del Recurso Humano

Otra inversión sobresaliente son las capacitaciones al personal. La concientización del
personal se logra mediante las capacitaciones y entrenamientos que ha requerido la
norma, las cuales son ofrecidas por BASC PERU.
El costo de las capacitaciones y entrenamientos dependerán del número del personal con
que cuenta la empresa y principalmente del personal de las áreas consideradas críticas,
después de haber realizado la evaluación de los riesgos. Los costos de las capacitaciones
que admitan la implantación del SGSC se muestran en la siguiente tabla:

Capacitación N° de personas Costo por persona Costo Total

Interpretación de la Norma BASC 6 S/. 800 S/. 4 800
Inspector BASC en Contenedores 3 S/. 250 S/. 750
Auditores Internos 3 S/. 400 S/. 1200
Evaluación de Riesgos y 3 S/.250 S/. 750
Protección
Seguridad de Información 2 S/. 200 S/. 400
Total S/. 7900
Tabla 5.4: Costos de Difusión y diseño del sistema
Fuente: Área Contable de la Empresa en estudio
 55

Todas estas capacitaciones son dictadas por BASC PERU de acuerdo al Plan de
Capacitación Anual. Para realizar estas capacitaciones se debe de elaborar un plan de
capacitación que incluya al personal seleccionado para ser capacitado y las fechas de las
mismas.

Simultáneamente se deben realizar otras capacitaciones al personal de la empresa y

además a sus asociados de negocio (clientes) con el fin de promover una cultura de
seguridad. Entre los temas de capacitación que se realizaron se encuentran: Medidas de
Prevención y Contingencia, Primeros Auxilios, Rescate y Evacuación, Manejo y uso de
extintores y equipos de protección personal, Seguridad en las Instalaciones, Seguridad
de la Información. Estas capacitaciones han sido dictadas por el Cuerpo de Bomberos de
las distintas zonas de los puestos de servicio (Piura Tumbes, Chiclayo) y profesionales
en Seguridad, teniendo un costo de S/. 2500, sin incluir otros costos (pasajes, viáticos,
etc.).

Figura 5.3 Diversas Capacitaciones Internas realizadas

Fuente: Área de Recursos Humanos de la empresa en estudio.

5.4.5 Seguridad Física: Seguridad en las instalaciones

En la auditoría de diagnóstico inicial, se pudo evidenciar que faltaba implementar

diversos dispositivos de seguridad en las instalaciones, que ha requerido los estándares
BASC. Así como también el mantenimiento de los dispositivos de seguridad que cuenta
la empresa y el requerimiento de nuevos archivadores y cambio de cerraduras, llaves de
los archivadores actuales, para el control y seguridad de la documentación que maneja
la empresa.
 56

Requerimientos Presupuesto
CCTV S/. 3679
Señalización de áreas S/. 186
criticas
Control de Acceso S/. 790
Mantenimiento del Cerco Administrativo
Eléctrico (compra de
materiales) *
Dispositivos de seguridad: S/. 436
Alarmas de incendio,
sensores de humo
3 Archivadores S/. 3600
Cambio de cerraduras y S/. 368
llaves de las oficinas
administrativas
Total S/. 9059

Tabla 5.5: Costos para la Seguridad en las Instalaciones

Fuente: Área Contable de la Empresa en estudio

El mantenimiento del cerco eléctrico es parte del presupuesto administrativo de la

empresa en estudio, el cual fue realizado por el área de Soporte Técnico.

Figura 5.4: Control de acceso instalado en la empresa en estudio.

Fuente: Empresa en Estudio
 57

Figura 5.5: Sensor de humo implementado en la empresa en estudio.

Fuente: Empresa en Estudio

Figura 5.6: Cámara de seguridad instalada en la empresa en estudio.

Fuente: Empresa en Estudio
58

Figura 5.7: Alarma de incendio instalada en la empresa en estudio.

Fuente: Empresa en Estudio

5.5 Beneficios

5.5.1 Cualitativos.-Las empresas certificadas por BASC se comprometen a

promover una cultura de seguridad en todo su entorno comercial y además reciben
una serie de ventajas competitivas y beneficios que revela la BASC PERU
(2013), tales como:

 Contacto directo y permanente con los organismos y autoridades nacionales e

internacionales que cooperan con BASC.
 Incentiva el comercio exterior de una manera segura.
 Incrementa y mantiene los mercados internacionales, facilitando la entrada de
los productos nacionales a otros países.
 Fortalece la credibilidad internacional.
 Mejora la competitividad e imagen de las empresas.
 Fomenta la cooperación internacional reduciendo el riesgo de que las cargas
legales sean utilizadas para actividades ilícitas.
 Optimiza los procesos y operaciones de la cadena logística del comercio
exterior.
 Fomenta un ambiente de trabajo seguro.
 Promueve la normalización y estandarización de procedimientos en la cadena de
comercio exterior.
 Estimula la productividad con seguridad.
 Mejora el control y la trazabilidad de su cadena logística.
 59

5.5.2 Cuantitativos.- Para determinar los ahorros y/o ingresos que obtendrá la
empresa de estudio al implementar su SGCS, se consultó a los socios de la empresa y
de acuerdo a esta información se obtuvieron los principales beneficios:

 Aumento de cartera de clientes en un 26.6%.

 Aumento de Ventas en un 27.55%.
 Reducción de Índice de Rotación bajo de 12% a 3.4%.
 Aumento del Porcentaje de Personal Capacitado aumento de 42% a 98%.
 Aumento del Porcentaje de Satisfacción del Cliente de 62% a 96% clientes
satisfechos con el servicio ofrecido.

Estos datos han sido obtenidos de diversos documentos que maneja el área de
Contabilidad y Administrativa. A modo de ilustración tan solo se mostrará el gráfico del
aumento de cartera de clientes.

180
160 162
140 137
135
120 118
Clientes
100
80
Puestos de
60 Servicios
40
15 15 19
20 12

0
2010 2011 2012 2013

Figura 5.8: Incremento de Cartera de Clientes

Fuente: Empresa en Estudio

Los beneficios que ha obtenido la empresa en estudio al ser certificada, han sido el de
contar con un ambiente de trabajo seguro, debido a la mejora de la seguridad de sus
instalaciones y en la selección de su personal, minimizando riesgos; asimismo han
optimizado sus procesos y operaciones, estandarizando sus procesos bajo las normas y
estándares BASC, lo que ha permitido fortalecer la credibilidad e imagen de la empresa.

Además cuenta con personal capacitado, lo que ha permitido mejorar la calidad de

servicio; existe mayor control de documentos; igualmente se cuenta con asociados de
negocios (Clientes y proveedores) calificados con los cuales se han establecidos
convenios y acuerdos que han permitido fortalecer las relaciones entre ellos.
 6. Conclusiones

 La realización del proyecto de implementación de un Sistema de Gestión en Control

Seguridad para la Empresa de Seguridad Privada en estudio se culminó de manera
triunfante gracias a la participación y compromiso de todo el personal de la empresa;
iniciándose por parte de Gerencia General y la colaboración de su personal
administrativo y operativo, lo cual es para la empresa un primer paso en el camino
hacia la excelencia y competitividad en el mercado.

 El diagnóstico realizado en el inicio del proyecto a través de la aplicación del Check

List, permitió establecer un plan de trabajo para el desarrollo e implementación del
mismo de acuerdo con la realidad actual de la empresa. El levantamiento de las
observaciones encontradas en este primer diagnóstico permitió a Gerencia General
preguntarse ¿dónde estamos ahora? , ¿cómo estamos ahora?, ¿qué queremos lograr; de
tal forma encontrar las fortalezas y debilidades de la empresa.

 Los programas de capacitación promovidos en la empresa a través del desarrollo del

proyecto de implementación, dirigidos a su personal administrativo, operativo y a sus
clientes externos, con la finalidad de promover una cultura de la seguridad que genere
una mayor satisfacción con el servicio prestado y al mismo tiempo la estimulación de
la productividad y la eficiencia, generando así un ambiente de trabajo propicio.

 La exigencia de un adecuado control de documentos, ha garantizado una mayor

seguridad en las operaciones de la empresa, debido a la exigencia dada por la norma en
el control de la identificación de cada documento con su respectiva codificación,
numeración y un adecuado archivo; esto generó un mayor control en los mismos;
evitando así la pérdida o fuga de información.

 La optimización y estandarización de los procesos bajo la norma y estándares BASC,

ha generado contar con procedimientos y formatos, que permiten obtener resultados en
tiempo real de cada proceso del sistema de gestión , los cuales han sido de ayuda para
la toma de decisiones por parte de la Alta Gerencia.

 La implementación de los procedimientos para la Selección, Evaluación de los clientes

y proveedores ha permitido hacer negocio con personas confiables, rentables y
satisfechas de la empresa y de sus servicios.
 La capacitación y la sensibilización al personal administrativo y operativo de la
empresa ha generado que se dé cumplimiento a las políticas de seguridad
implementadas, entre ellas se encuentran la Política de Seguridad y la Política de
Firmas y Sellos.
 La exigencia en dar cumplimiento a las normas y estándares BASC obligó a la empresa
en estudio a mejorar la seguridad de sus instalaciones, información, control del
personal, compra y ventas, redundándose en un mejor servicio para los clientes.

 La obtención de la Certificación BASC por la empresa en estudio, ha generado mejorar

su credibilidad e imagen, permitiendo llegar a otros clientes relacionados con la
exportación, dado que estas empresas buscan empresas certificadas BASC, y que se
encuentran alineadas a la seguridad del comercio exterior.

 La implementación de un SGCS es potestad de una organización, la cual debe ser

consciente de los beneficios cualitativos y cuantitativos que obtendrá, por ende se debe
ver un sistema de seguridad como una buena inversión para la mejora de la calidad del
servicio en las empresas de seguridad privada, con el fin de permanecer en el mercado
y ser competitiva.

 La realización del proyecto de diseñar e implementar un sistema de gestión en control

y seguridad, ha permitido al tesista adquirir mayor conocimiento de aspectos
administrativos, operativos y legales relacionados con la seguridad; lo que proporciona
una mayor formación profesional, permitiendo implementar un sistema de acuerdo a la
realidad de la empresa.
 Bibliografía

1. Ovalle, M., López, D, 2009).Caracterización de las empresas de Manizales certificadas con

la norma BASC. Articulo disponible en
[Link] Acceso: 13 de abril 2013.

2. Gómez, A. 2013). ¿Por qué certificar un sistema de gestión según OSHAS 18001?Artículo
disponible en
[Link]
[Link]. Acceso: 13 deabril 2013.

3. Osorio, E. (2009). Impacto de las certificaciones ISO 9001 y BASC en los despachos de
exportación definitiva de las agencias de aduanas peruanas: 2004-2008. Volumen 1, pp 25-38.

4. Orozco, D. (2011). Implementación del sistema de control y seguridad BASC (Business

Alliance forSecure Commerce) en la Zona Franca internacional de Pereira. Recuperado de
[Link]

5. García, W. (2011). Propuesta de Mejoramiento para la empresa Custodiar LTDA. Recuperado

de [Link]

6. World BASC Organization Inc. (2008). Norma y Estándares BASC Versión 3. Documento
Editado por World BASC Organization.

7. World BASC Organization Inc. (2008). Normas y requisitos para certificar. Documento
Editado por World BASC Organization.

8. World BASC Organization Inc. (2012). Gestión de riesgos. Documento Editado por World
BASC Organization.

9. World BASC Organization Inc. (2012). Interpretación de las Normas y Estándares BASC.
Documento Editado por World BASC Organization.

10. World BASC Organization. Quienes somos. Recuperado de [Link]

ANEXOS
 ANEXO A-1

Modelo del documento elaborado para la realización del análisis FODA

LOGO DE LA EMPRESA XXXX

CLASIFICACIÓN DE FACTORES CLAVES FODA

FORTALEZAS DEBILIDADES

Enumerar las fortalezas claves Enumerar las debilidades claves

1. 1.
2. 2.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Enumerar las oportunidades claves Enumerar las amenazas claves

1. 1.
2. 2.

FECHA DE ELABORACIÓN: __________________________________________

ELABORADO POR:

APELLIDOS Y NOMBRES: _____________________________________________

Fuente: Elaboración propia a partir del trabajo de investigación para lograr la Certificación
BASC.
 ANEXO A-2

Modelo del documento Matriz de Impacto FODA

LOGO DE LA EMPRESA XXXX

MATRIZ DE IMPACTO FODA

IMPACTO
ALTO MEDIO BAJO
FORTALEZA
Fortaleza 1
Fortaleza 2
Fortaleza n
DEBILIDADES
Debilidad 1
Debilidad 2
Debilidad n
OPORTUNIDADES
Oportunidad 1
Oportunidad 2
Oportunidad n
AMENAZAS
Amenaza 1
Amenaza 2
Amenaza n

FECHA DE ELABORACIÓN: _____________________

ELABORADO POR: APELLIDOS Y NOMBRES: _____________________________________________

Fuente: Elaboración Propia a partir del trabajo de investigación para lograr la Certificación
BASC.
 ANEXO A-3

Resultados del diagnóstico inicial

Seguridad del Contenedor, Seguridad de Procesos, Logística de Recibo de Despacho de

Cargo de Materias Primas y Material Empaque
Seguridad del Contenedor Distribución 0 25 75
Distribución, almacén,
Seguridad de Procesos Procesos y sistemas 25 75 0
Controles de Acceso Físico, Sistema de Seguridad, Sistema de Seguridad
Control de Acceso Físico [Link] y seguridad 60 20 20
Distribución, Seguridad y
Seguridad Física Mantenimiento 62.5 37.5 0
Sistema de Seguridad Seguridad 14.29 57.14 28.57
Seguridad del Personal , administración y selección del personal propio, subcontratado y /
o suministrado
Seguridad del Personal [Link] 0 75 25
Selección [Link] 50 0 50
Entrenamiento de Seguridad y Conciencia de Amenaza, Mantenimiento
Entrenamiento de Seguridad y
Conciencia de Amenaza [Link] 0 0 100
Mantenimiento y Capacitación [Link] 0 50 50
Seguridad de Tecnología de informática, Control de documentación y de la información
Seguridad de Tecnología de
Informática Sistemas 0 0 100
Control de documentación del
sistema Calidad y Sistemas 16.67 0 83.33
Estudio Legal Legal 0 50 50
Dirección Representante
Sistema de Gestión de la Dirección 0 9.09 90.91

NIVEL DE
IMPLEMENTACIÓN DEL EN NO
SGSC BASC CUMPLE PROCESO CUMPLE
16.32% 29.91% 53.77%
 ANEXO A-4

Mapa de procesos de la empresa en estudio.

R S
E GESTIÓN GESTION DE GESTION
Q DIRECCIÓN INTEGRADA A
U
I T
S
I OPERATIVO I
T
O EJECUCIÓN DEL SUPERVISIÓN DEL S
VENTAS PLANEAMIENTO
S SERVICIO SERVICIO
DEL SERVICIO
F
D
E A
L
C
C
C
L APOYO SELECCIÓN DEL SOPORTE
I
PERSONAL LOGÍSTICO I
E
N
T Ó
E
N
RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE

C
Fuente: Elaboración Propia a partir del trabajo de investigación para lograr la Certificación
L
BASC.
I

E
 ANEXO A-5

Caracterización del Proceso Selección, Evaluación del Personal.

1. RESPONSABLE: Jefe de Recursos Humanos

2. OBJETIVO: Disponer de los controles de seguridad para la identificación e idoneidad

de todos los trabajadores.

3. REQUISITOS:

Norma BASC (versión 3):4.1y 4.2.3

Estándares BASC (versión 3): Parte A: 4.a, 4.b y 4.d. Parte B: 3.1, 3.2, 3.3 y 3.5.

4. DOCUMENTOS Y REGISTROS:

- Manual de Administración del Personal de SECURITY FORCE UR. S.R.L

- Plan Anual de Capacitaciones
- Verificación Domiciliaria
- Observación de Comportamiento
- Mantenimiento y protección del Personal

ENTRADA

Postulante

ACTIVIDADES

Selección y evaluación de
personal
Mantenimiento de Personal

SALIDA

Personal identificado, aprobado y

contratado.

5. INDICADOR: % Resultado negativo en el examen toxicológico del personal nuevo

contratado.
6. FÓRMULA:
Total de de personal nuevo contratado con resultado negativo en el examen toxicológico
Nº Total de personal nuevo contratado.
7. FRECUENCIA: Bimestral

Fuente: Elaboración Propia a partir del trabajo de investigación para lograr la

META: 100% Certificación BASC.
 ANEXO A-6

Formato Programa de Auditoria

Código: SF-F-07
FORMATO Versión: 01
Realizado: Sistema de
Gestión
PROGRAMA AUDITORIA BASC Aprobado: Gerencia Gral.
Fecha Aprob : Enero 2012

DETALLE: RESPONSABLE DE AUDITORIA AÑO 2013

CRITERIOS DE
N° AUDITADOS
TIPO DE AUDITORIA
DETALLE: AUDITOR RESPONSABLE Equipo auditor E FMAM J J A S ON D
AUDITORIA

NORMA Y ESTANDARES KATYEEN GONZAGA

JEFE DE [Link]
Todos los procesos BASC VERSION 3 OBANDO
AUDITORIA
EMPRESA DE AUDITOR LIDER: KATYEEN
1 identificados en BASC INTERNA DE
SEGURIDAD, MANUAL GONZAGA
X X
CONTROL NRO. 1
Y procesos del área DE ADMINISTRACION
DELPERSONAL, MOF
Asistente de [Link] KAREM ECCA

KATYEEN GONZAGA
NORMA Y ESTANDARES OBANDO
Todos los procesos
AUDITORIA TODAS LAS AREAS DE BASC VERSION 3 AUDITOR LIDER: KATYEEN
2 identificados en BASC X X
INTERNA NRO. 2 OPERACIONES EMPRESA DE GONZAGA
(m apa)
SEGURIDAD KAREM ECCA

NORMA Y ESTANDARES KAREM ECCA

Todos los procesos
AUDITORIA BASC VERSION 3
3 identificados en BASC
INTERNA NRO. 3
Area Com ercial
EMPRESA DE
AUDITOR LIDER: KAREM ECCA X
KATYEEN GONZAGA
(m apa)
SEGURIDAD OBANDO

KATYEEN GONZAGA
OBANDO
NORMA Y ESTANDARES
AUDITORIA BASC VERSION 3 AUDITOR LIDER: KATYEEN
4 Procesos adm inistrativos Area Adm insitrativa X
INTERNA NRO. 4 EMPRESA DE GONZAGA
SEGURIDAD KAREM ECCA

AUDITORIA NORMA Y ESTANDARES

Todos los procesos Todos los procesos
EXTERNA PARA BASC VERSION 4
5 identificados en BASC
RECERTIFICACION
identificados en BASC Fuente: Elaboración Propia
EMPRESA DE
AUDITOR LIDER BASC X
(m apa) (m apa)
NRO. 5 SEGURIDAD
 ANEXO A-7

Plan de Auditoria

Código: SF-F-08
Versión: 01
FORMATO Realizado: Sistema de
Gestión
Aprobado: Gerencia Gral.
PLAN DE AUDITORIA INTERNA Fecha Aprob : Enero 2012

FECHA: DIA 17 MES SETIEMBRE AÑO: 2013

E quip o A ud itor

AUDITOR 1 (LIDER): KATYEEN GONZAGA OBANDO

AUDITOR 2: KAREM ECCA CHAVEZ

ASISTENTE:
Detalles d e A ud itoria

Verificar el funcionamiento del Sistema de Gestión en Control y Seguridad en el

OBJETIVO: área de recursos humanos, determinando su grado de Conformidad con la Norma
BASC y los Estándares correspondientes.

ALCANCE : Procesos del área de recursos humanos

Se tuvo en cuenta las siguientes normas y procedimientos: Norma y Estándares

CRITERIOS : BASC Versión 04 – 2012, manual de funciones del área en auditar. Manual de
administración del personal.

TIPO DE AUDITORIA : CONTROL

Itinerario d e A ud itoria

NRO PROCESO/ÁREA AUDITOR HORA INICIO HORA FINAL

AUDITADO
REUNION DE KATYEN GONZAGA JEFE DE [Link]-
1 10:00 10:15
APERTURA OBANDO ASISTENTE DE [Link]
KATYEN GONZAGA
JEFE DE [Link]-
2 ÁREA DE [Link] OBANDO - KAREM 10:20 01:00 p.m.
ECCA CHÁVEZ ASISTENTE DE [Link]

KATYEN GONZAGA JEFE DE [Link]-

3 REUNION DE CIERRE 16:00 [Link]P,
OBANDO ASISTENTE DE [Link]

Observaciones:

Fuente: Elaboración Propia a partir del trabajo de investigación para lograr la

Certificación BASC.
 ANEXO A-8

Informe de Auditoria

Código: YY-XX-ZZ
Versión: 0XX
FORMATO Realizado: xxx
LOGO DE LA Aprobado: Gerencia Gral.
EMPRESA INFORME DE AUDITORA Fecha Aprobación : XXXX

1. INFORMACIÓN GENERAL

OBJETIVO:

ALCANCE:

CRITERIO DE
AUDITORIA:
FECHA(S) DE LA
SITIO(S) AUDITADO(S):
AUDITORÍA:
REPRESENTANTE
REPRESENTANTE ANTE BASC:
LEGAL:
Certificación -
Re certificación - FUNCIONARIOS DE LA
EMPRESA QUE PARTICIPAN
TIPO DE AUDITORIA Complementaria - EN LA AUDITORIA:
Interna -
Control -

AUDITOR LÍDER: EQUIPO AUDITOR:

El presente reporte es confidencial y su distribución se limita al equipo auditor, al representante de la

dirección.

2. REGISTROS DEL AUDITOR

2.1 ACTIVIDADES DESARROLLADAS

Las actividades desarrolladas se limitaron a las siguientes: entrevistas al personal auditado y a

las personas que se encontraban dentro de las instalaciones, revisión de documentos y
registros e inspección física a las instalaciones.

2.2 PROCESOS AUDITADOS

Aquí se describen los procesos auditados.

2.3 FORTALEZAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Aquí se describen las fortalezas del Sistema de Gestión.

2.4 ASPECTOS A MEJORAR

Aquí se describen los aspectos a mejorar

2.5 HALLAZGOS NORMA BASC V3

No conformidades

Mayor Menor
Proceso:

Documento de Referencia:
Norma/estándar:
Número de la No
Conformidad:

Aquí se describe los hallazgos.

2.6 HALLAZGOS ESTANDARES

Mayor Menor
Proceso:

Documento de Referencia:
Norma/estándar:
Número de la No
Conformidad:

Aquí se describe los hallazgos.

2.7 OBSERVACIONES GENERALES Y OPORTUNIDADES DE MEJORA

Proceso No Estándar O/ OM Descripción

O: Observación OM: Oportunidad de Mejora

3. CONCLUSIONES

4. ANEXOS

Fuente: Adaptado de World BASC Organization (2013)

 ANEXO A-9
Solicitud de Acción Correctiva y/o Preventiva

Código: YY-XX-ZZ
FORMATO Versión: 0XX
LOGO DE LA Realizado: xxx
EMPRESA SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA Y Aprobado: Gerencia Gral.
Fecha Aprobación : XXXX
PREVENTIVA

Tipo de Acción Correctiva SAC NUMERO

Correctiva( ) Preventiva ( ) No Conformidad Mayor ( )
Menor( )
Observación( )
Área: Fecha del Suceso
Empresa: Hora del Suceso
Hallazgo detectado en: Inspección ( ) Auditoria ( ) Revisión del Sistema ( )

Estándar BASC aplicado:

Descripción del suceso /No conformidad Oportunidad de Mejoramiento:

Acciones Correctivas y Preventivas resultantes:

Acciones remediables inmediatas:

Requiere investigación SI. ( ) NO. ( ):

Acciones correctivas;

Auditor responsable: Firma / Fecha:

Responsable de implementación Acción Firma /Fecha

Fecha limite acordada para cumplimiento de acciones Fecha limite real para
resultantes cumplimiento de acciones
resultantes

Cierre de la SACP, implementación de acción resultante

Observaciones de cierre:

Aceptación del auditor Firma / Fecha:

 Fuente: Elaboración Propia

ANEXO A-10
Monitoreo de Indicadores

LOGO DE LA Código: YY-XX-ZZ

EMPRESA Versión: 0XX
FORMATO Realizado: xxx
MONITOREO DE INDICADORES Aprobado: Gerencia Gral.
Fecha Aprobación : XXXX
INDICADORES DE MEDICIÓN
NOMBRE DEL
OBJETIVOS FORMULA META FRECUENCIA RESPONSABLE
PROCESO

Fecha de Monitoreo: _______________________

Responsable de Monitoreo: ______________________________

Fuente: Elaboración Propia