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1. OBJETIVOS
Documentar e implementar el programa de selección, control y evaluación a
proveedores de insumos, materias primas y servicios que intervienen en el
proceso productivo para garantizar el cumplimiento de la calidad que ofrece
Granos y Cereales La Frijolera S.A.S
Establecer criterios de inscripción, evaluación preliminar, selección, seguimiento
y reevaluación a proveedores para asegurar el cumplimiento de los requisitos
establecidos por la empresa.
Documentar los procedimientos de compras de materias primas, insumos y
servicios a nivel nacional e internacional para mantener los parámetros de
aceptación relacionados con la calidad de los productos terminados.
2. ALCANCE
El programa abarca desde la inscripción, evaluación preliminar, selección de los
proveedores de materias primas, insumos, productos químicos y servicios hasta el
seguimiento y reevaluación anual.
3. DEFINICIONES
Control: condición en la que se observan procedimientos correctos y se verifica
el cumplimiento de los criterios técnicos establecidos.
Evaluación: examen sistemático hecho a un proveedor para determinar hasta
qué grado puede satisfacer las necesidades de materias primas, insumos y
servicios especificados
Especificación: características especiales, definidas y acordadas por las partes
que deben cumplir las materias primas, insumos, productos químicos, equipos y
servicios
Especificaciones técnicas: parámetros fisicoquímicos y/o sensoriales
establecidos por la compañía y que deben cumplir los productos a adquirir.
Existencia: nivel de inventarios que hay en el almacén de determinada materia
prima.
Insumo: comprende las materias primas, envases y empaques para la
elaboración de los productos.
Inscripción: proceso mediante el cual una persona natural o jurídica consigna en
un formato información específica para un propósito comercial.
Materia prima: son las sustancias naturales o artificiales, elaboradas o no,
empleadas por la industria de alimentos para utilización directa, fraccionamiento
o conversión en alimentos para consumo humano.
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Nivel de respuesta: capacidad en días de un proveedor en dar respuesta a un
pedido de materias primas o insumos.
Orden de compra: documento donde se relaciona la aprobación de compra de
un bien o servicio.
Producto químico: son las sustancias detergentes, desinfectantes, plaguicidas,
lubricantes y reactivos.
Proveedor: persona natural o jurídica que suministra un bien o un servicio.
Recepción: actividad en la que se recibe de un proveedor (es) las materias
primas, insumos y productos químicos verificando el cumplimiento de las
especificaciones previamente establecidas y acordadas por las partes.
Reevaluación: actualización y verificación de la información de cada proveedor
con una frecuencia anual, funciona como una segunda evaluación.
Selección: proceso mediante el cual se escoge dentro de un grupo de
candidatos, el que mejor cumpla con las condiciones establecidas para
identificarse como proveedor de un bien o servicio quedando registrado en la lista
maestra de proveedores.
Servicio: Bien intangible prestado por una persona natural o jurídica.
4. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
Los responsables de las actividades necesarias para el desarrollo del
programa de Control de Proveedores en la empresa son:
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Asignación de recursos económicos para la Gerencia
implementación, mantenimiento y seguimiento
del programa
Documentación del programa Asesor de calidad
Implementación y mejoras del programa Jefe de Bodega
Inscripción y evaluación preliminar de Gerencia
proveedores de materias primas, insumos y
servicios
Selección y aprobación de proveedores de Gerencia y jefe de Bodega
materias primas e insumos
Solicitud de documentación al proveedor Gerencia y jefe de bodega
Análisis de muestras de materias primas e Gerencia y jefe de Bodega
insumos
Aprobación de materias primas e insumos Gerencia y jefe de Bodega
Compras de materias primas, insumos y Auxiliar Administrativa
servicios
Seguimiento y reevaluación Jefe de Bodega
Verificación y seguimiento del programa Jefe de Bodega
Responsable de la Capacitación al personal de Asesor Calidad
la empresa
Solicitud de muestras de materias primas e Gerencia
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insumos
5. POLÍTICAS DOSIMETRIA
La Gerencia de la Empresa será la encargada de la asignación de los recursos
para la implementación, mantenimiento y seguimiento del programa de control a
proveedores.
El proveedor debe suministrar toda la Información y documentación solicitada
para la inscripción y cumplir con los requisitos establecidos en los formatos de
inscripción y evaluación.
Los proveedores deberán garantizar en cada despacho el cumplimiento de los
datos técnicos dados inicialmente para cada materia prima, insumo y servicio.
Todos los productos de limpieza y desinfección, empresas contratistas para el
control de plagas y mantenimiento de equipos, cumplirán con los requisitos
legales establecidos en el presente programa para la prestación del servicio en
empresas de alimentos.
Toda compra realizada deberá pasar por las etapas descritas en los
procedimientos de compra establecidos en este programa para coordinar,
mejorar y mantener la calidad y eficiencia de los procesos internos de la
compañía.
Se solicitará a los proveedores ya aprobados y homologados con anterioridad la
documentación como requisito para permanecer suministrando los servicios o
granos y cereales. Para evitar la alteración y contaminación física o química,
microbiológica del producto final se debe verificar que los productos que
ingresen a la compañía sean de las características fisicoquímicas y sensoriales
iniciales a la de la muestra aprobada y homologada.
6. DESCRIPCION
6.1 DATOS TÉCNICOS DE GRANOS CEREALES E INSUMOS
Se establecen los requisitos de calidad e inocuidad de los granos y cereales e
insumos que tienen participación en el proceso, partiendo de la muestra y de los
datos técnicos inicialmente aprobados, el criterio de aprobación posterior está
soportado en: Certificados de análisis de proveedores aprobados, y/o fichas técnicas
y/o especificaciones técnicas de los granos y cereales.
6.2 PROVEEDORES
Procedimiento de inscripción para nuevo proveedor a nivel nacional e
internacional de granos y cereales, insumos y servicios
Evaluación preliminar y selección: Solicitar al proveedor muestra y ficha
técnica, para ser analizada. De acuerdo al resultado obtenido y si el producto,
insumo y/o servicio es aprobado y homologado por los respectivos
departamentos de la empresa, se procede a realizar la inscripción.
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Inscripción: Luego de haber sido aprobado el producto y/o insumo, se procede a
enviar al proveedor el formato de “Inscripción, Selección y Evaluación de
Proveedores” vía e-mail, fax o correo certificado.
Visitas a proveedores: Los proveedores podrán ser evaluados por medio de
visitas a su finca o Empresa para verificar que cumplen los programas de
saneamiento básico. Estas visitas se harán con previo aviso.
Normas generales para proveedores:
Todos los encargados de las entregas deberán estar dotados con uniforme que
los identifique de la Empresa de donde vienen, gorro o malla para el cabello,
carnet de manipulador de alimentos si lo requiere, para poder ingresar a la
Bodega.
Los proveedores deberán obtener una calificación superior al 75% para ser
considerados proveedores confiables, de lo contario se hará advertencia, dando
un plazo para el cumplimiento de las no conformidades, se realiza nuevamente la
visita para evaluar progresos, en caso de que su calificación siga siendo inferior
al 75% se deberá cambiar de proveedor.
Todos los proveedores que distribuyen alimentos deben aplicar dentro de su
empresa los programas de saneamiento básico exigidos en el decreto 3075 de
1997 y la Resolución 2674 de 2013. Se excluye a los proveedores de insumos.
o Programa control de plagas
o Programa de limpieza y desinfección
o Programa de manejo integral de residuos sólidos.
o Programa de abastecimiento de agua
6.3 PROCEDIMIENTOS DE COMPRA DE MATERIAS PRIMAS, INSUMOS Y
SERVICIOS.
Procedimiento de compras de materias primas, insumos y servicios a nivel
nacional
Realizar solicitud de compra de materiales para un mes de acuerdo desde el
departamento de producción a la dirección.
Solicitar materia prima e insumo según la existencia y nivel de respuesta de
proveedor.
Diligenciar formato de orden de compra o enviar orden no formal por correo
electrónico.
Enviar el formato de orden de compra firmado y diligenciado completamente
al proveedor vía fax o mail o confirmar telefónicamente.
Recepcionar los granos y cereales, insumos, equipos y/o servicios solicitando
al proveedor original y copia de la factura y comparar con la orden de
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compra. Se diligencia el formato de trazabilidad (Registro de recepción de
materia prima e insumos). Exigir certificado de calidad por cada lote
La copia de la factura se entrega a la auxiliar administrativa. Se verifica el
valor y la cantidad de producto, la factura debe cumplir con todos los
requisitos legales (Razón Social, NIT, IVA y no debe presentar
enmendaduras). Se archiva físicamente la documentación. Si hay
información con inconsistencias o pedidos equivocados o incompletos se
informa al proveedor.
Procedimiento de recepción de materias primas
Cada producto deberá tener su correspondiente certificado de calidad, y registro
sanitario si lo requiere.
Mediante la hoja de registro y analizando los criterios de aceptación se determina
si el producto es aceptado o no.
Si el producto cumplen con las características establecidas, y es aceptado, se
almacena según el orden de llegada: es decir a la cava y bodega de fumigación.
Todos los productos se deben de almacenar en condiciones que aseguren su
buena conservación fisicoquímica, microbiológica, y la ausencia de
contaminación con plagas propias.
Todos los productos deberán traer rotulo con la siguiente información: número
del lote, fecha de vencimiento, productor o fabricante, dirección. De lo contrario
se debe poner en el momento de la recepción
Todos los productos que lleguen deben estar empacados higiénicamente, de
manera que se evite su contaminación.
Los empaques deben tener sellos, en buen estado.
los materiales de empaque del producto deben estar libres de olores extraños a
gasolina, alcohol, descomposición, humedad, hongos, etc.
el producto debe tener buena apariencia, forma y color característico indicando el
buen estado del mismo, cualquier muestra de alteración debe ser reportada de
inmediato.
La materia prima que no cumpla con las especificaciones de aceptación deberá
ser rechazada, almacenar en un lugar aparte e identificar como producto no
conforme mientras se realiza la devolución.
Todas las devoluciones se deben registrar en el formato de registro de
devoluciones y estas se deben evaluar mensualmente para identificar los
Principales granos y cereales que están llegando sin cumplir las
especificaciones.
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En caso de que hayan proveedores que no cumplen las especificaciones estos
serán advertidos y se les realizara un seguimiento en dos visitas para evaluar las
mejoras de acuerdo a esta verificación se determinara si se continua o no
utilizando su servicio.
En el almacenamiento del producto (granos y cereales) se debe de tener en
cuenta:
Mantener el área ordenada
No almacenar directamente sobre el piso, sino disponerlos en estiba o
con su respectiva base canasta y bien sellado
Rotular con fecha, lote, proveedor, cantidad bultos y/o kilos
Almacenar teniendo en cuenta el sistema PEPS (Primeros en entrar,
primeros en salir)
7. VERIFICACIÓN
En caso de que hayan proveedores que no cumplen las especificaciones estos
serán advertidos y se les realizara un seguimiento en dos visitas para evaluar las
mejoras de acuerdo a esta verificación se determinara si se continua o no utilizando
su servicio.
Se realizara verificación del programa general cada seis meses.
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Decreto 3075 de 1997 y Resolución 2674 de 2013
Decreto 60 de 2002
9. ANEXOS
Anexo 1 Fichas técnicas y/o certificados de calidad y/o especificaciones
técnicas de materias primas, insumos y productos químicos.
Anexo 2 Formato de orden de compra.
Anexo 3 Formato de inscripción, selección de proveedores.
Anexo 4 Formato evaluación a proveedores
Anexo 5 Registro de rechazos y reclamos de materia prima y material de
empaque.
Anexo 6 Registro recepción de materia prima
Anexo 7 Registro recepción de insumos material de empaque
Anexo 8 Criterios de aceptación y rechazo de materias primas e insumos
Anexo 9 Cronograma del programa de proveedores y materias primas
Anexo 10 Registro producto no conforme
Anexo 11 Verificación del programa
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