El Esquema de Hall comprende lo
que se conoce como Planeación
Exploratoria en el modelo de
trabajo de la Ingeniería de
Sistemas.
Esto lo constituyen las funciones
siguientes:
1.- Determinación del problema:
Introducción:
En el primer contacto que se tiene con la realidad solo se
logra identificar una situación problemática que se
presenta como manifestaciones cotidianas de los
problemas.
Sin embargo, dentro de esta problemática existen dos
elementos estrechamente relacionados: su casualidad, es
decir la que da origen al problema y su representación
como fenómeno.
El fenómeno muestra la esencia y al
mismo tiempo la oculta, de manera que
por sí mismo no llega a develar la causa
de los que al primer contacto con la
situación bajo estudio se realiza por
medio de los sentidos y las relaciones y
conexiones entre los problemas no
pueden ser identificados en modo alguno
por ello.
Ya que únicamente pueden comprobar la
presencia de los objetos de determinadas
propiedades “inmediatas” desde luego muy
importantes para el comportamiento del sistema
pero nada más.
La mayoría de los filósofos plantean dos niveles
de conocimientos, uno de los cuáles es el real ( el
de la problemática) y el otro abstracto (del
planteamiento de los problemas).
Concepto del problema:
Un problema se entiende como la discrepancia
entre un estado deseado y el estado actual al
que resulta previsible de acuerdo con la
manera como se desarrollan las cosas. Esta
situación provoca insatisfacción, incertidumbre,
perplejidad, etc. Normalmente este es el punto
de partida de un proceso de planeación donde
más que contar con el problema mismo, lo que
se pone de relieve , son las manifestaciones de
los problemas.
En el planteamiento del problema se debe sintetizar lo
siguiente:
La representación cotidiana de fenómenos y
manifestaciones que generan ciertas causas inmediatas y
las relaciones profundas que dan origen a la situación
problemática.
Es necesario diferencia entre definir e interpretar el
problema en sí. Definir es, especificar claramente cual es el
problema. Mientras que interpretarlo es conocer y entender
las causas de ese problema y sus relaciones entre sí. Es
decir, entenderlo primero y luego explicarlo a los demás.
Metodología de interpretación de
problemas:
Existen muchos métodos para interpretar
problemas, un método sencillo es:
a) Situación problemática indefinida:
El sujeto parte de una situación en la que
se desconocen parcial o totalmente las
causas que originan determinado problema
y aún quizás el mismo problema en sí.
b) Definir el área de investigación: Consiste en determinar el
tipo de investigación que se llevará a cabo, esto permite al
ingeniero de sistemas formarse una idea rápida del tipo de
sistema que se quiere diseñar.
c) Identificar los problemas: Aquí se pueden dar dos
situaciones: Primero: puede ser que las personas interesadas
en el trabajo investigativo definan ellos mismos lo que ellos
desean que se investigue y al mismo tiempo aporten algunos
síntomas de la problemática que se pretende abordar.
Segundo: Ya que el mismo investigador haya definido el tema
que será objeto de estudio y durante el primer contacto con
dichas personas cuestione a las mismas sobre esos síntomas
que le interesa.
d) Acopio de información sobre el tema específico:
Del estudio de sistemas ya se pudo haber recopilado una
cantidad de información sobre el tema específico. Si no es así,
se debe buscar información sobre dicho tema en revistas,
periódicos, folletos, etc. Si fuese necesario se debe conversar
con algunos usuarios particulares del sistema.
e) Tormenta de ideas inicial:
A partir de la información recopilada se debe hacer un listado
de todas las sugerencias que sean posibles
independientemente que parezcan lógicas o no. Se debe hacer
un esfuerzo porque queden incluidos todos los posibles puntos
de análisis posterior.
f) Análisis preliminar y diagnóstico:
Aquí se realiza una discriminación de ideas discutiendo de
manera objetiva cada una de ellas y simplificándolas, dejando
un listado de aquellas ideas que puedan servir en la
conformación y diseño del sistema.
g) Valuar el tema o problema para comprobar: es ese y no
otro?
Una vez hecho el análisis preliminar del problema ya se tiene
una idea bastante clara de cual es en sí. Pueda ser que la
persona que defina el tema de investigación se haya
equivocado ya que lo que se conocía en ese momento eran los
síntomas de ese problema y no el problema en sí.
h) Si es necesario, redefinir el problema y discutirlo con las
personas: Si se presentara la situación anterior se
identificaría el verdadero problema y se discutiría con la
gerencia o las personas interesadas el tema que se está
investigando.
i) Crear una idea o concepto general el sistema que se
desea construir: Aquí se pretende que el investigador
diseñe una idea general con el propósito de dirigir los
esfuerzos específicamente en el sentido que se requiere.
j) Acopio de información detallado: Conociendo hacia
donde debe dirigir sus esfuerzos el investigador deberá
completar la información que tiene acumulada con
información más específica sobre el tema.
La información recopilada deberá ser lo más veraz posible ya
que con esto se garantizará la confiabilidad en el sistema
que se diseñe.
k) Tormenta de ideas refinado, investigación de integrantes y
definición del sistema: Aquí se hará una nueva tormenta de
ideas que complemente el listado que elaboró anteriormente
con la información específica obtenida en el acopio de
información detallado.
l) Diagrama de causas-efecto jerarquizado:
Una vez que se obtiene todo ese inventario de información
se diseña un diagrama de causa-efecto ubicando cada
elemento en su sitio respectivo. Esto es importantísimo ya
que permite concentrar todos los elementos del problema
que se está analizando, permite conocer las relaciones que
existen entre estos elementos y además le brindan al
analista una visión rápida y de una sola hojeada del
problema ya que contiene toda la información necesaria en
un solo esquema.
m) Análisis detallado del problema:
Se deberá analizar cada causa como un sub problema
del problema principal. En otras palabras se pretende
desmembrar el problema en sub problemas y estos a su
vez en sub problema con el objetivo de darle soluciones
específicas a diferente niveles. Se debe discutir
ampliamente que es lo que se pretende realizar para
poder pasar a la siguiente función del esquema de Hall.
2.- Selección de los objetivos:
Una vez que se haya determinado el problema y se
conozcan sus relaciones de causas – efecto con detalle se
procede a atacar dicho problema por ramas o sectores.
Así se tendrá un objetivo general o más alto para dar
solución al problema principal. Del diagrama de causa-
efecto que se formó se pueden observar las ramas
secundarías para las cuales se deberán elaborar objetivos
secundario o específicos. Para las ramas terciarias (sub
causas) deberán elaborarse objetivos terciarios, es decir
más específicos y así sucesivamente. Los objetivos pues se
presentan en orden de jerarquías. Deben ser realista es
decir alcanzable.
Así se tendrá un objetivo general o más alto para dar
solución al problema principal. Del diagrama de causa-efecto
que se formó se pueden observar las ramas secundarías
para las cuales se deberán elaborar objetivos secundario o
específicos. Para las ramas terciarias (sub causas) deberán
elaborarse objetivos terciarios, es decir más específicos y así
sucesivamente. Los objetivos pues se presentan en orden de
jerarquías.
Errores que se comenten al diseñar objetivos:
-Cuantificación: Cada objetivo se debe cuantificar para
comprobar posteriormente si se cumple o no se cumple o en
cuanto se logró cumplir en comparación con lo que se planeó.
Esta cuantificación debe ser realista es decir alcanzable.
-Utópicos: Si se da una cuantificación exagerada se produce un
objetivo utópico es decir un objetivo que no se puede cumplir
quizás por las limitaciones de tiempo o cualquier otra causa.
-Prejuicios: Es un objetivo no necesario no hace falta, es una
forma de pensar adelantada, si ya existen hechos y causas
que lo respaldan entonces si es un objetivo que se debe
considerar.
-Términos difusos: Términos que no expresan claramente que es
lo que se desea comunicar. Se debe especificar claramente
que es lo que se desea comunicar. Se debe especificar cuáles
son los atributos de la palabra o frase que se está tratando.
3.- Síntesis de los Sistemas:
a) Formar un censo sobre la idea:
Uno de los pasos iniciales en la síntesis del sistema
consiste en recolectar todas las alternativas conocidas
de toda clase de origen (literatura, investigación de
patentes, del personal en todos los departamentos de
la negociación, y donde sea necesario. Si la cantidad
es bastante grande es porque el problema se planteó
exactamente).
b) Diseño Funcional:
Realizar un diagrama más específico de entradas y
salidas
c) Principios para delinear subsistemas:
-Reducir el número de entradas y salidas al mínimo.
-Hacer mínimo el número de interacciones entre los
sistemas.
-La delineación de funciones o subsistemas por
localización geográfica.
d) Síntesis por creatividad objetiva:
Se deberá hacer uso de la creatividad objetiva dentro del
panorama completo de la síntesis del sistema.
4.- Análisis de los sistemas:
La parte esencial de la planeación y diseño la constituyen
el análisis de los sistemas hipotéticos, desde el punto de
vista de los objetivos, de las proposiciones y de las
condiciones limitativas. La función del análisis de los
sistemas es deducir todos los conocimientos de
importancia en los sistemas alternativos, a fin de
seleccionar el sistema óptimo luego se deben comparar
estas consecuencias con los objetivos iniciales.
Que clase de análisis se debe hacer?
Si se tienen algunos sistemas alternativos y el conjunto de
operaciones referentes a los objetivos está completo
fácilmente se puede deducir el análisis requerido.
Herramientas para el análisis:
Después de decidir cuáles demandas se deben analizar,
es preciso seleccionar un conjunto adecuado de
herramientas. Es necesario algún conocimiento para
realizar lo siguiente:
-Seleccionar la herramienta (técnica, ciencia,etc) correcta
para un análisis dado.
-Reconocer el momento en que deba retroceder un poco
para adquirir mayores facilidades con determinada
herramienta.
-Consultar con los expertos y estar en capacidad de
entenderse en el mismo lenguaje.
-Conocer los límites de utilización de determinada
herramienta.
-Conocer el momento en que debe detener el análisis y
tomar una decisión.
-Deducción de consecuencias inciertas: Uno de los
requisitos para hacer decisiones palpables, es que se
deben tomar en consideración algunas consecuencias
debidas al elemento de incertidumbre.
5.- Selección del sistema óptimo:
Se tiene que seleccionar la alternativa que sea más
conveniente. Cuando las consecuencias de todos los
sistemas alternativos estén bien claros,
independientemente, y en posibilidad de medirse en una
escala de valores como en pesos el procedimiento para
hacer la decisión es directo.
El que vaya a hacer la decisión elegirá primero un criterio de
decisión y luego tendrá que combinar las consecuencias para
cada sistema y seleccionar el que esté mejor de acuerdo con
el criterio.
Generalmente se diseña una matriz de decisión. Matriz de
objetivos versus alternativas.
Además de esta técnica se puede utilizar otro criterio
matemático como investigación de operaciones. Pero
además, se utiliza en caso de información precisa el ejercicio
del juicio directo o en la intuición basada en la experiencia con
el total de integrantes, suplantada en ocasiones por sub
óptimo analítico.
-Decidir el destino de las alternativas rechazadas:
El ingeniero de sistemas tiene una responsabilidad
importante y también vital respecto a estas alternativas
no seleccionadas. En primer lugar, debe reconocer que
no fueran seleccionadas en este caso y únicamente para
este caso y considerar siempre su rechazo como
tentativo. Se pueden presentar nuevas situaciones o
aparecer nuevas situaciones o aparecer nuevas
demandas poco tiempo después, para las cuáles uno de
los sistemas desechados primeramente puede demostrar
que encabeza la competencia.
6.- Comunicar los resultados:
Finalmente se informa de los resultados de la
investigación a las personas correspondientes y poder
pasar a la siguiente fase.
Hasta aquí termina la máxima responsabilidad del
ingeniero de sistemas.
