Proyecto elaborado por: WENDY CLARIZA MORALES LOPEZ
PROBLEMA: Los proyectos de la empresa para Licitaciones no se planifican con anticipación, no se
solicita la información y documentos necesarios a los departamentos involucrados; hacer el
trabajo a última hora conlleva a cometer errores, falta de documentos y duplicidad de trabajo,
malas cotizaciones y pérdidas económicas. Por lo cual, se debe crear un sistema que involucre a
los interesados y que todo el grupo esté enterado de los avances, las personas adecuadas se
involucren en la toma de decisión de los costos y el flujo de la información sea el correcto.
POSIBLES SOLUCIONES:
1. Reunir a los interesados antes de iniciar el proyecto y darles a conocer sus
responsabilidades, crear un cronograma y hacer que los participantes lo cumplan.
2. Crear un sistema de comunicación interna en la cual se pueda colocar las especificaciones
del proyecto y los requerimientos de cada departamento. Al crear el proyecto los
interesados recibirán un correo electrónico de notificación y en el sistema ingresarán sus
avances.
FACTOR REUNIONES SISTEMA COMPUTARIZADO
ATRIBUTO: La comunicación ATRIBUTO: Quedarán registros
entre los involucrados será de la ejecución de cada solicitud
personal y podrán presentar y los involucrados podrán ver en
Mejor planeación y mejor sus ideas y opiniones. cualquier momento la evolución
ejecución. del proyecto.
VENTAJA: VENTAJA: Ejecución segura
IMPORTANCIA: 0 IMPORTANCIA: 90
ATRIBUTO: Las personas ATRIBUTO: Las personas
Involucradas sabrán cada una Involucradas sabrán cada una lo
lo que le corresponde que le corresponde realizar y
realizar. verán el avance de las otras y si
alguien más está ejecutando una
No duplicar el trabajo doble tarea.
VENTAJA: El representante VENTAJA: Todos estarán
de cada departamento sabrá enterados de la tarea que otro
lo que debe realizar. departamento realiza.
IMPORTANCIA: 30 IMPORTANCIA: 70
ATRIBUTO: Los precios y ATRIBUTO: Todos los
costos ya están involucrados pueden participar
Reducir la pérdida determinados y solo ciertas en la creación del presupuesto y
financiera personas tienen determinación de los costos
conocimiento de este. para que la gerencia formule la
oferta.
DESVENTAJA: Al ser VENTAJA: Se tendrá una mejor
herméticos con la visión de las pérdidas o
información de costos se ganancias y los costos reales del
resguarda el valor de la oferta proyecto.
final. IMPORTANCIA: 100
IMPORTANCIA: 0
Optimización de ATRIBUTO: Al realizar ATRIBUTO: Los involucrados
recursos reuniones presenciales no tendrán acceso a la plataforma
todos los involucrados en cualquier momento y las
podrán asistir por lo que en notificaciones de la creación del
algunas ocasiones no podrán proyecto llegará a su correo, la
enterarse de las decisiones o mayor parte de información y
responsabilidades en el comentarios quedarán
proyecto. registradas en la plataforma y se
monitoreará los avances y
posibles dificultades.
IMPORTANCIA: 0 VENTAJA: Ahorro de tiempo de
los involucrados y recursos de la
empresa.
IMPORTANCIA: 80
IMPORTANCIA TOTAL: 30 340
IMPORTANCIA VENTAJA
100 Reducir la pérdida financiera
90 Mejor planeación y ejecución
80 Optimización de recursos
70 Mejor planeación y ejecución
60
50
40
30
20
10
0
INFORME - A3 - PARA LA RESOLUCION DE PROBLEMAS EN LICITACIONES
Organización: SERVIAVIA, S.A. Departamento: MANTENIMIENTO Fecha: 18/10/2020 Realizado por: Wendy Morales
1º - DEFINIR LA SITUACIÓN DEL PROBLEMA - EVALUACIÓN - 3ª. PLANES DE ACCIÓN PARA CORREGIR PROBLEMAS - DECISIÓN -
Acción Plazo Responsable Programa de Acción
Dias retraso en entrega de Licitaciones entregadas Reducción recálculo semanal Corto Daniel P. Inmediato
Documentos 0 Director comercial no es necesario VB Corto Esther D. Inmediato
Diciem…
Novie…
Septie…
Eliminar confirmación cliente Medio Antonio J. 3 semanas
Enero
Febrero
Julio
Agosto
Marzo
Abril
Mayo
Octubre
Junio
15
10 -50
5 Plan de acción - Decisión - :
0 - El mayor gasto de dias, lo tenemos en los recálculos de producción. Cambiaremos la frecuencia de ·"cada
-100
Febre…
Septi…
Dicie…
Octu…
Novie…
Semana" a "cada dia" para actualizar los planes de producción.
Abril
Mayo
Enero
Junio
Marzo
Julio
Agosto
- Debido a que no existen incidencias en las confirmaciones, no será necesario la confirmación del cliente y
-150 el visto bueno del Director comercial para su entrada en el sistema. No obstante les será enviado el
documento del pedido confirmado a modo informativo.
Retraso en otras actividades para Coste horas extras necesarias para
4º - RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD -
cumplir con el requerimiento entregar a tiempo
10 2000 Pedidos no terminados a tiempo
Dias retraso en entrega al cliente
5 1000 por Producción
4
0 0 3 10
Dicie…
Novie…
Septie…
Febre…
Septi…
Dicie…
Octub…
Novie…
Mayo
Julio
Agosto
Abril
Octubre
Febrero
Enero
Junio
Marzo
Abril
Enero
2
Junio
Julio
Agosto
Marzo
Mayo
5
1
0 0
Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana
Situación del problema - Evaluación - : Hemos detectado numerosos retrasos en las entregas de 1 2 3 4 1 2 3 4
documentos para licitaciones y errores en los documentos entregados. Los involucrados debne hacer
horas extras para realizarla entrega. Todas estas horas extras tienen un coste que no está siendo
pagado, sin embargo el personal siente el desgaste fisico y no se siente recompensado por su Dias de retraso en la entrada de Coste horas extras necesarias para
trabajo. Detectamos ciertas anomalias en el flujo de información. Retrasos en la cadena de entregar al cliente a tiempo
pedidos
2º TRABAJO CON EL PROBLEMA - ANÁLISIS - 6 150
4 100
Flujo de tiempos Pedido 2 50
Carga de pedidos versus Capacidad Cliente 0 0
2000
Carga de pedidos Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana
1500 Capacidad Disponible 15 1 2 3 4 1 2 3 4
1000 10
RESULTADOS de la Actividad - : Despues de realizar las
500 mejoras, los recálculos diarios han permitido al departamento RESULTADOS:
5
de producción tener un mayor control actualizado de los - Hemos mejorado un 15% en la
0 entrega de pedidos solo en el primer
Carga de pedidos Capacidad Disponible 0 pedidos, porque lo que pueden ajustar las producciones con
los pedidos de los clientes casi en tiempo real. Debido a la mes.
1
poca complejidad del material pedido, no existen incidencias - Reducción significativa coste de
Llegada y comprobación del pedido 1,5 d
en cuanto a las confirmaciones, ni por parte del cliente, ni por horas extras de producción de 900 a
Confirmación por el Director Comercial 2 d
Entrada en el sistema 0,5 d parte del Director Comercial. 335 euros de media.
Causas más probables: Poco tiempo
Envio al cliente para su confirmación 0,5 d
Llegada de la confirmación del cliente 2 d en la gestión de la información del
Confirmación en el sistema 0,5 d pedido y su flujo en la organización. 5ª - PASOS FUTUROS. - ANALISIS DE OPORTUNIDAD -
Recálculo semanal Producción 5 d
Lanzamiento órden Producción 1 d
Total 13 * Dentro de un proceso PDCA las mejoras deben estar continuamente en marcha.
* Realizar un nuevo análisis del flujo de información para comprobar estado actual.
Trabajo con el Problema - Análisis - : Depués de analizar la carga de máquinas y la capacidad * Seguir comprobando otras actividades que pueden retrasar el flujo de información.
disponible en la organización, descartamos problemas en producción para la fabricación de los * Otros departamentos pueden ayudar al departamento comercial en el flujo de inf.
pedidos. Tras una comprobación del flujo de información del pedido del cliente, observamos que se
pierde mucho tiempo antes de que el pedido llegue en forma de orden de fabricación al * Estandarización.
