INTRIDUCCION

El control del inventario es un elemento muy importante para el desarrollo, tanto en grandes
empresas como en pequeñas y medianas, además de un factor fundamental para el control
de costes y rentabilidad. Una mala administración puede ser la culpable de generar clientes
descontentos por el no cumplimiento de la demanda, además de ocasionar problemas
financieros que pueden llevar a la compañía a la quiebra.

El reto de administrar un inventario está en decidir cuánto se necesita para cumplir con los
requerimientos del mercado, lo que implica decidir qué cantidad se necesita, cuándo
debemos colocar los pedidos, y recibir, almacenar y llevar el registro de dicho inventario,
ya que el objetivo primordial será mantener los costos bajos y los suficientes productos
terminados para las ventas o para la reposición de los productos consumidos.

Basándonos en todas estas premisas, llegamos a la deducción de que es necesario contar

con un sistema automatizado que permita llevar un control continuo y actualizado del
inventario, los pedidos realizados y las ventas de los productos.

En el siguiente reporte analizaremos los propósitos, tipos y aplicaciones de los distintos

tipos de sistemas de información para la administración de inventarios y almacenes que
encontramos en el mercado con el fin de reflexionar en su vitalidad y eficacia.
 SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Y ALMACENES
El sistema de información para la administración de inventarios y almacenes es un sistema
desarrollado para manejar su empresa vía Web de tal forma que no importa donde se
encuentre usted, podrá monitorear su empresa en todos los departamentos o uno en
particular de manera detallada, qué mercancía se está moviendo entre sus diferentes
almacenes en un lapso de tiempo y quién la está moviendo.
Así pues, los sistemas de información para la administración de un inventario rastrean los
bienes a través de toda la cadena de suministro o la forma en la que opera un negocio. Esto
cubre todo, desde la producción hasta el comercio minorista, almacenamiento y envío, y
todos los movimientos de existencias y partes entre bodegas y sucursales. Y los tipos
sistemas más usados son: en primer lugar, la Gestión Integrada de Inventarios que tiene
por objetivo la mercadería adecuada en el sitio apropiado en el momento necesario, que
mediante unidades de almacenamiento de inventario se registran los artículos a su llegada
a la tienda y en el momento de su venta; en segundo lugar, tenemos la Optimización
Dinámica de Inventarios también llamada ODI por sus siglas en español, la cual se utiliza
como una técnica muy eficaz en el manejo de las existencias y que además permite
administrar y controlar stocks de productos terminados que se adquieren para ser usados
o vendidos; en tercer lugar tenemos a Warehouse Management System, WMS por sus
siglas en inglés, que permite conducir organizadamente todos los movimientos de
mercaderías de uno o varios almacenes, garantizando así la optimización de las técnicas
de almacenaje, de los recursos tecnológicos y humanos involucrados en el proceso; y por
último en cuarto lugar tenemos al Sistemas de Planeamiento y Programación avanzados
APS por sus siglas en inglés Advanced Planning and Scheduling System, el cual consisten
en la utilización de técnicas de optimización para obtener una “solución inteligente” en la
administración de cadena de abastecimiento.
Por otro lado alguna de las funciones que incluye el sistema de administración de inventario
es el código de barras, herramientas de informes, previsión de inventario, alertas de
inventario, herramientas de contabilidad y ventas.
Sin embargo, también cuenta con la gestión de inventario de fabricación que consiste en
vincular las órdenes de trabajo y las facturas a sus materiales existentes, ya que en esta el
proceso de fabricación gira en torno a las órdenes de trabajo y las listas de materiales. De
igual manera la gestión de inventario de almacenes que juega un papel fundamental, pues
los almacenes están más interesados en dónde está un artículo, y las características más
importantes con las que debe contar son con un soporte de ubicación múltiple, sistemas de
seguimiento de estanterías y contenedores, además de un soporte de selección de pedidos.

Ahora otro tema muy importante es el de sistemas de información para la administración

de almacenes ya que en este es una aplicación de software que da soporte a las
operaciones diarias de un almacén. Teniendo finalidad apoyar los procesos de
almacenamiento en la cadena de abastecimiento y encontrar la solución óptima a la
configuración del almacén y agilizar el proceso de la gestión de inventarios. La funcionalidad
de este sistema se basa en la gestión de entradas, gestión de la ubicación de las unidades
de carga, gestión de control de stock y la gestión del control de las salidas.

Sin embargo, su mayor propósito es controlar los movimientos y almacenamiento de

productos y/o materiales y sus transacciones asociadas, ya que según (Min, 2006) como
mínimo un sistema de información para la administración de almacenes debe administrar y
controlar las ubicaciones y los recursos del almacén, operar en tiempo real el control de los
inventarios y automatizar los procesos de recepción, almacenamiento y expedición de
mercaderías.

Teniendo como ventajas la reducción de los costos operativos, incrementar la capacidad

del almacén y la exactitud del inventario, un control de operación en tiempo real, e
incrementar el nivel del servicio al cliente.

Cabe destacar que estos sistemas de gestión de almacenes (SGA) pueden ser totalmente
independientes o por el contrario estar integrados en un sistema de Planificación de
Recursos Empresariales (ERP).

Algunas caracterisiticas del sistema de información para la administración de alamcenes

son que en estos se permite a las organizaciones personalizar el flujo de trabajo y la lógica
de selección para asegurarse de que el almacen este diseñado bajo una asignación de
inventario optimizada, otra caracteristica es que estos permite el uso de sistemas de
seguimiento avanzados, que incluyen identificación por radiofrecuencia (RFID),
identificación automática y captura de datos (AIDC); siguiendo con las caracterisricas se
encuentra la de recepción y almacenamiento, que permite el almacenamiento y la
recuperación del inventario, además de la recogida y embalaje de mercancías, el envío,
que le permite al WMS enviar conocimientos de embarque (B / L) antes del envío, la gestión
laboral, que ayuda a los gerentes de almacén a monitorear el desempeño de los
trabajadores mediante el uso de indicadores clave de desempeño, la gestión de patios y
muelles, que ayuda a los conductores de camiones a entrar en un almacén para encontrar
los muelles de carga adecuados y por último los informes, que ayuda a los gerentes a
analizar el desempeño de las operaciones de almacén y encontrar áreas para mejorar.

Este sistema específicamente viene en una gran variedad de tipos y métodos de

implementación, y el tipo generalmente depende del tamaño y la naturaleza de la
organización. Además de que estos pueden ser sistemas o módulos independientes en un
sistema de planificación de recursos empresariales más grande o un conjunto de ejecución
de la cadena de suministro.

Además de que la mayoría de las organizaciones más grandes, desde pequeñas y

medianas empresas (PYMES), usan software complejo WMS, ya que algunas
configuraciones de este sistema están diseñadas específicamente para el tamaño de la
organización, aunque como se dijo anteriormente este sistema tiene la posibilidad de
configurarse y diseñarse de acuerdo a los requisitos especificos de una compañía puesto
que hay muchos proveedores que tienen versiones de productos WMS que pueden escalar
a diferentes tamaños de organización.

Cabe destacar que este sistema cuenta con 4 funciones importantes: la primera es
“funciones de entrada” dentro de este grupo destacan tres operaciones gestionables a
través del SGA, como son la recepción donde se reciben los productos sin paletizar y estos
son consolidados en distintos contenedores, a la vez que se registran sus características y
atributos logísticos para, posteriormente, ser ubicados dentro del almacén; la captura de
datos logísticos proporciona al stock una trazabilidad ya que estos incluyen distintas
informaciones como por ejemplo el lote al que pertenece la carga, su caducidad, su peso,
su temperatura, el número de serie, etc; el etiquetado de los contenedores es de suma
importancia ya que gracias a ello, todos los procesos y operativas que se lleven a cabo
dentro del almacén se validarán, con exactitud, mediante la lectura de estos códigos; por
último esta la mercancía.

La segunda función es “funciones de ubicación” en la cual destacan tres gestiones: la

gestión de la ubicación mediante reglas y estrategias que es la encargada de elegir la
localización idónea en el almacén para una mercancía concreta, el cross-docking que
mediante este se ahorran movimientos con la carga; y la gestión de la reposición y la
consolidación que de igual manera ahorra movimientos de la mercancía dentro de la
instalación.

La tercera función es “f unciones de control del stock” la cual nos habla de que es necesario
proporcionar información completa y útil sobre el stock, y para ello se recurre a la
visualización del mapa del almacén, la gestión de ubicaciones, la gestión de estados del
stock, el cálculo de rotación de los artículos y el recuento y el inventario.

Por último, la cuarta función “funciones de salida” teniendo como objetivo principal la gestión
de la preparación de la carga que tiene que salir de la instalación, además de que se
encargará de definir y guiar los recorridos del personal asignado a esta tarea, así como la
presentación de los artículos, Igualmente, en la salida se procede a la documentación de
las expediciones, lo que facilita la generación de documentos tales como el packing list, y
como ultima fase dentro de esta función se encuentra la comunicación al ERP del cierre de
expedición.

Por ultimo hay que destacar que el sistema de información para la administración de
inventarios y alamcenes le dará lo que usted requiere: seguridad, certeza y exactitud de lo
que existe en su empresa, ya que sus trabajadores serán responsables de su almacén e
inventarios, productos y transferencias, ya que se lleva un control de los movimientos, quién
los hace, a qué hora lo hace y cómo lo hace; todo se mueve por remisiones automáticas
que el sistema genera en cada movimiento.

Un sistema de gestión de almacén (WMS por sus siglas en ingles) es un software y

procesador que permiten a las organizaciones controlar y administrar las operaciones del
almacén desde el momento en que los bienes o materiales ingresan a un almacén hasta
que se mudan. Las operaciones en un almacén incluyen gestión de inventario, procesos de
selección y auditoría.
Por mencionar un ejemplo, un WMS puede proporcionar visibilidad en el inventario de una
organización en cualquier momento y lugar, ya sea en una instalación o en movimiento.
También puede administrar las operaciones de la cadena de suministro desde el fabricante
o mayorista hasta el almacén, luego a un minorista o centro de distribución. Un WMS a
menudo se usa junto o integrado con un sistema de gestión de transporte (TMS) o un
sistema de gestión de inventario.

Aunque un sistema de gestión de almacen es complejo y costoso de implementar y ejecutar,

las organizaciones obtienen beneficios que pueden justificar la complejidad y los costos.
Puede ayudar a una organización a reducir los costos de mano de obra, mejorar la precisión
del inventario, mejorar la flexibilidad y la capacidad de respuesta, disminuir los errores en
la recolección y envío de productos y mejorar el servicio al cliente. Los modernos sistemas
de gestión de almacenes funcionan con datos en tiempo real, lo que permite a la
organización gestionar la información más actualizada sobre actividades como pedidos,
envíos, recibos y cualquier movimiento de mercancías.

Es por esto que podemos concluir que los sistemas de información para la administración
de inventarios y almacenes son de suma importancia para una empresa ya que te permiten
llevar el control y la administración de los productos que se encuentran dentro de un
almacén. Además de que estos tienen una alta precisión y velocidad en la captura de datos,
facilitar la consignación de entrada y salida de materiales y la toma física de inventarios y;
generalmente hacen uso de los sistemas de planificación de recursos empresariales. Estos
sistemas son muy cómodos porque se pueden usar en cualquier hora y lugar y de esta
forma monitorear la empresa en todos los departamentos.

Cabe destacar que estos sistemas tiene la flexibilidad de adaptarse, configurarse y

diseñarse a los requisitos especificos de una organización, puesto que hay algunas que
que pueden escalar a diferentes tamaños. De igual forma buscan la coordinación y eficacia
en la administración de los materiales necesarios para la actividades propuestas.

Además la información demostró que tener un buen control de inventarios y de la

administración de los almacenes es importante ya que estos contribuyen al buen
funcionamiento de los recursos financieros, ya que son la esencia de cualquier
administración.
REFERENCIAS

Alvarado, O. (30 de 04 de 2018). Sistemas Web. Obtenido de ¿Qué es un sistema de

gestión de inventario y qué características necesito?: [Link]

IQMS. (16 de 11 de 2016). IQMS. Obtenido de [Link]

warehouse-management-system/

MECALUX. (s.f.). MECANUX ESMENA, Soluciones de Almacenaje. Obtenido de ¿Qué es

un SGA?: [Link]

Min, H. (2006). The applications of warehouse management systems: an exploratory study.

International Journal of Logistics, 9(2), 111-126. doi:10.1080/13675560600661870

Nynke Faber, R. (2002). Linking warehouse complexity to warehouse planning and control
structure. International Journal of Physical Distribution & Logistics Management,
32(5), pp. 381-395.