Maestría en
Proceso Administrativo
y fundamentos de planificación y control
Reporte de lectura 1
Asignatura
Pronóstico y Plan de Ventas
Profesor
Anthony Caraballo, MAG
Maestrante
Pastor Silvestre Ubiera
2019-1711
Santo Domingo
Agosto 2020
Proceso Administrativo
y fundamentos de planificación y control
Reporte de lectura 1
Ideas Introductorias
El proceso de planeación y proyección es un elemento fundamental en el área
administrativa de una empresa ya que a través de ella se fijan objetivos, estrategias,
metas y políticas, se amplía el foco de atención hacia los cambios del entorno y se
determinan las acciones a desarrollar, incluyendo cierto grado de flexibilidad.
En este reporte de lectura revisamos las diferentes variables que entran en juego en la
planificación y los mecanismos de control empresarial, con especial énfasis en los
presupuestos, sus tipos y clasificación.
Planificación directa
La planificación se entiende como la proyección de los esfuerzos que se realizarán
con el fin de cumplir objetivos y hacer realidad diversos propósitos. Planificar exige
respetar una serie de pasos fijados de antemano, y para la consecución de dichos
pasos se emplean diferentes herramientas estrategias.
De forma específica, la planificación directa hacer referencia al proceso de determinar
y proyectar los objetivos empresariales en un tiempo determinado y trazar las líneas
acción para lograrlos. Los principales elementos de esta planificación son:
Establecer los objetivos generales y específicos de la empresa.
Desarrollar premisas acerca del entorno en el cual llevarán a cabo.
Fijar el curso de acción para el logro de dichos los objetivos.
Establecer las actividades necesarias para traducir los planes en acción.
Prever replanteamientos futuros para corregir posibles deficiencias.
Breve definición y pasos
del proceso de toma de decisiones
La toma de decisiones en una empresa tiene como fin encontrar las mejores
soluciones a las diversas situaciones que se presentan. Es un proceso que debe
alinearse con los objetivos previamente planteados, teniendo en cuenta las
circunstancias internas y externas.
Para llevar a cabo una adecuada toma de decisión se requiere confianza, flexibilidad y
creatividad. El proceso de tomar decisiones implica riesgos, incertidumbre y críticas
tanta a favor como en contra.
Entre los elementos básicos de la toma de decisiones en el ámbito directivo de la
empresa están:
Manejo de información fiable.
Comprender los retos a enfrentar, tanto los peligros como las oportunidades.
Analizar la incertidumbre y el riesgo de cada escenario.
Determinar las directrices o métodos para tomar cada decisión.
Cada decisión dependerá del momento y las circunstancias, sin embargo se
recomiendan los siguientes pasos para reducir los márgenes de error:
1. Analizar la situación: qué hay que decidir (solucionar un problema, aprovechar
una oportunidad, evaluar una inversión…), qué objetivos se buscan, qué beneficios
puede generar, cuál es el contexto y los condicionantes.
2. Recopilar toda la información relevante. Según el caso, pueden ser indicadores
internos y externos, datos de mercado, cambios en los patrones de consumo,
novedades legislativas, entre otros.
3. Identificar todas las alternativas: aquí es recomendable tener una perspectiva
amplia y creativa.
4. Sopesar el impacto de cada opción: evaluar el riesgo, el coste financiero, el
beneficio comercial y las dificultades de implementación.
5. Definir los criterios de selección y el método a utilizar para decidir.
6. Implementación. A una decisión hay que darle forma. La comunicación es
fundamental para conseguir el compromiso del personal implicado. Es importante
que las medidas sean coherentes con la capacidad y responsabilidades de cada
uno.
7. Evaluar los resultados. Establecer mecanismos de control para revisar y corregir
lo que sea necesario: revisión y retroalimentación.
Organizar en base al sistema administrativo
El sistema administrativo contempla las acciones que deben llevarse a cabo en el
seno de una organización para potenciar su eficiencia y aprovechar al máximo todos
sus recursos, tanto humanos como materiales y técnicos.
Para que favorezca en de forma eficiente a cumplir los objetivos empresariales e
influya en el éxito a nivel ventas y producción de bienes o servicios, la organización
desde el sistema administrativo ha de ser efectiva y clara.
Independientemente de la naturaleza y del ámbito en que opere la empresa, los
elementos comunes que conforma la organización efectiva del proceso administrativo
son:
Es de carácter continuo, proporcionando unas pautas bien definidas y la
administración de los recursos a lo largo del tiempo.
Proporciona métodos para ejecutar las actividades de forma mucho más
eficiente.
Reduce costos de producción y aumenta la productividad empresarial,
eliminando gastos superfluos.
Evita esfuerzos duplicados y, por tanto, inútiles, delimitando de forma muy
precisa las funciones y competencias del personal.
Objetivos del presupuesto
El principal objetivo de la elaboración de un presupuesto evaluar y proyectar los
recursos que se necesitarán y el costo de esos recursos para poder alcanzar los
objetivos establecidos, así como una estimación lo más aproximada posible del
volumen de ventas en un tiempo determinado.
Dado que en el presupuesto de ventas por lo regular se toman los datos del periodo
anterior para realizar las proyecciones, si el presupuesto muestra disminución con
respecto al año anterior, los gerentes deben determinar cómo usar los recursos que se
les ha entregado para realizar el trabajo, llegar a las metas trazadas, e incluso cabe la
posibilidad de que deba reajustarse el presupuesto de ventas.
Clasificación de los presupuestos
El presupuesto de una empresa forma parte de un plan integral, en el que se conjugan
las estrategias, la organización de los departamentos, la mercadotecnia y los sistemas
de control e información. Es por ello que dependiendo a las variables a las que esté
inclinada la elaboración del presupuesto, podemos clasificarlos de la siguiente
manera:
A corto o largo plazo, según el periodo de tiempo que abarquen
Públicos o privados, de acuerdo al sector en el que se mueve la empresa.
Financieros y de operación, según el campo de aplicabilidad dentro de la
empresa.
Variables y fijos, de acuerdo a su nivel de flexibilidad.
Estimados o estándares, dependiendo de la técnica que se use para evaluarlos.
Tipos de presupuestos
Saber diferenciar las diferentes clases de presupuestos es de gran utilidad, ya que
facilita el determinar cuál de ellos se ajusta de la mejor forma a las necesidades de la
empresa. Los principales tipos de presupuestos son:
1. Maestro. Éste todos los modelos de presupuestos que veremos a continuación. Es
de uso común en grandes compañías para obtener valores globales de sus cuentas.
Se suele presentar en los cierres fiscales anuales o como análisis de periodos
contables largos.
2. De flujo de caja. Recomendado para pequeños negocios o aquellos en los que sea
fácil hacer el arqueo de caja. Consiste en delimitar un periodo corto de tiempo, un
mes como máximo, y desglosar a diario los ingresos y gastos.
3. De ventas e ingresos. es un variable del anterior, sólo que en el documento se
describen una a una las cantidades y se presenta un balance final de resultados o
beneficios.
4. De producción. Éste es uno de los más usados, en especial en las operaciones de
compraventa. Consiste en que la parte que va a proporcionar un producto o servicio
presenta a la que está interesada en obtenerlo, un documento en el que figuran los
detalles del coste de su producción (mano de obra, materias primas, trabajo
subcontratad). Ayuda a simplificar operaciones comerciales complejas.
5. Operativo. En este modelo se presenta en forma de datos económicos la previsión
futura de la actividad de la empresa. Es esencial porque de sus resultados depende
el resto de presupuestos de la empresa. Se realiza teniendo en cuenta el mayor
número posible de variables externas, aunque no haya control sobre ellas.
Párrafo sobre aprendizajes de la unidad
La revisión de los contenidos de esta unidad he podido reafirmar la importancia de los
procesos de planificación y control en el ámbito administrativo de la empresa, tales
como la elaboración cuidadosa de proyecciones y presupuestos y el análisis de
situación, ya que estas herramientas favorecen una toma de decisiones más
acertadas promueven el logro de los objetivos empresariales.
Conclusiones personales
Determinar los lineamientos administrativos de la empresa mediante la planificación y
los mecanismos de control es una parte fundamental en la búsqueda de la rentabilidad
y competitividad empresarial, ya tener a mano reglas y objetivos definidos contribuye
de manera eficiente en el enfoque de todos los agentes de la compañía y los
esfuerzos que se realicen tenga una dirección común.
Entre estos mecanismos de proyección y control sobresale el presupuesto de ventas,
el cual contempla las cantidades y los valores de ventas que se han de lograr en un
período determinado, así como los recursos que será necesario invertir para el logro
de esos valores.
Elaborar de forma adecuada una proyección de ventas y acogerse a la misma es de
suma importancia para todas las empresas, ya que proporciona seguridad y sirve
como base para hacer frente a las situaciones cambiantes de los ambientes
empresariales.
Glosario de conceptos claves de la unidad
Pronóstico de ventas: proyección que una empresa realiza sobre la producción y
venta de algún producto o servicio en un periodo de tiempo determinado.
Presupuesto: plan operaciones y recursos de una empresa, que se formula para
lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos
monetarios.
Control Presupuestal: conjunto de ideas, acciones y herramientas necesarias para
mantener el equilibrio entre gastos e ingresos y conseguir que las cuentas estén
liquidadas.
Finanzas: área de la economía que estudia la obtención y administración del dinero y
el capital, es decir, los recursos financieros. Estudia tanto la obtención de esos
recursos (financiación), así como la inversión y el ahorro de los mismos.
Flujo de caja: salidas y entradas netas de dinero que tiene una empresa o proyecto
en un período determinado. Los flujos de caja facilitan información acerca de la
capacidad de la empresa para pagar sus deudas. Por ello, resulta una información
indispensable para conocer el estado de la empresa.
Ingresos y utilidades: los ingresos son el valor bruto que una empresa obtiene en un
periodo de tiempo determinado, que puede ser un mes o un año, por ejemplo y la
utilidad es el ingreso disminuido por los costos y gastos, es el resultado de esa
diferencia.
SKU: conjunto de números y letras, empleado para identificar, localizar y hacer
seguimiento interno de un producto en una empresa o tienda. De ahí el origen del
término inglés, Stock Keeping Unit (Unidad de Mantenimiento de Stock), que en
español usamos como Referencia de Almacén.
Estrategia Organizacional: Es un modelo que unifica e integra decisiones coherentes
para determinar los planes, acciones y propósitos de la organización. Es la creación,
ejecución y evaluación de decisiones, en base a las cuales se alcanzarán los objetivos
propuestos, también especifica los objetivos, generales y específicos de la empresa.
Fuentes consultadas:
Hanke, John E. (2006), Pronósticos en los Negocios, 8va.
Edición, Pearson Educación, México.
García, Gemma (2018) Tipos de Presupuestos, en
[Link]
