MANUAL DE FUNCIONES RESOLUCION 2539 DE 2005

I. Identificación de Empleo
NIVEL Gerente de Proyectos
II. DENOMINACION DEL EMPLEO Profesional
CODIGO 112
GRADO 1
N° DE CARGO Uno(1)
DEPENDENCIA Directiva y administrativa
CARGO DE JEFE INMEDIATO Junta Administrativa

Área Funcional
Área Directiva y administrativa

III. Propósito Principal

Planear, aprobar, dirigir y controlar las actividades administrativas, comerciales, operativas y

financieras de la empresa, así como resolver asuntos que requieran de su intervención.
IV. Descripción de las Funciones Esenciales

 Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo plazo.

 Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro, como también las funciones y
cargos.
 Coordinar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y detectar las
desviaciones o diferencias.
 Coordinar con el departamento comercial y la secretaria las reuniones, con el fin de
aumentar el número y calidad de clientes.
 Decidir respecto a la contratación, selección, capacitación y ubicación del personal
adecuado para cada cargo
 Analizar los problemas de la empresa con el aspecto financiero, administrativo,
personal, contable, entre otros,
 Realizar cálculos matemáticos, algebraicos y financieros y deducir o concluir los análisis
efectuados anteriormente,
 Organizar el régimen interno de la sociedad, usar el sello de la misma, expedir la
correspondencia y cuidar la que la contabilidad este al día,
 Representar a la sociedad y apersonarse en su nombre y representación ante las
autoridades judiciales, administrativas, laborales, municipales, políticas y policiales, en
cualquier lugar de la Republica o el extranjero,
 Celebrar y firmar los contratos y obligaciones de la sociedad, dentro de los criterios
autorizados por la junta directiva. Delegar su celebración, contratar el personal de la
empresa.
  Diseñar y ejecutar los planes de desarrollo, los planes de acción anual y los programas
de inversión, mantenimiento y gastos.
 Dirigir la contabilidad velando porque se cumplan las normas legales que la regulan.
 Girar, suscribir, aceptar, receptar, endosar, avalar, prorrogar, descontar, negociar,
protestar, cancelar, pagar y descontar letras de cambio, vales, pagarés y otros títulos
valores, cartas de crédito, letras hipotecarias, pólizas de seguros y otros efectos de giro
y de comercio; y en general realizar todo tipo de operaciones con los títulos valores.
 Abrir, cerrar y administrar cuentas bancarias, sean corrientes, de ahorro, crédito o
cualquier otra naturaleza, con o sin garantía. Girar cheques sobre los saldos
acreedores, deudores o en sobregiros autorizados en las cuentas bancarias que la
empresa tenga abiertas en instituciones bancarias.
 Ordenar pagos
 Representar la organización frente a los clientes, proveedores y demás importantes
colaboradores de la empresa,
 Mantener un alto conocimiento del mercado y evaluar las tendencias de los factores
externos a la organización que puedan incidir en sus planes y metas.

V. Conocimientos Básicos o Esenciales

 Gran sentido analítico, claridad conceptual para tomar decisiones.

 Organización, proactivo (a), capacidad para manejar personal.

VI. Competencias Comportamentales

I. Propósito Principal
Comunes
Competencia Definición de la Conductas asociadas
competencia
Orientación a Realizar las funciones y  Cumple con oportunidad en función de
resultados cumplir los compromisos estándares, objetivos metas establecidas por la
organizacionales con entidad, las funciones que asignadas.
eficacia  Asume la responsabilidad por sus resultados.
y calidad.  Compromete recursos y tiempos para mejorar la
productividad
 tomando las medidas necesarias para minimizar
los riesgos.
 Realiza todas las acciones necesarias para
alcanzar los objetivos propuestos enfrentando
los obstáculos que se presentan.
Orientación al Dirigir las decisiones y  Atiende y valora las necesidades y peticiones de
usuario y al acciones a la satisfacción los usuarios ciudadanos en general.
ciudadano de  Considera las necesidades de los usuarios al
las necesidades e diseñar proyectos servicios.
intereses  Da respuesta oportuna a las necesidades de los
de los usuarios internos y usuarios conformidad con el servicio que ofrece
externos, de conformidad la entidad.
con  Establece diferentes canales de comunicación
las responsabilidades con el usuario conocer sus necesidades y
públicas propuestas y responde a las mismas.
asignadas a la entidad.  Reconoce la interdependencia entre su trabajo y
el de otros.
Transparencia Hacer uso responsable y  Proporciona información veraz, objetiva y
claro basada en hechos.
de los recursos públicos,  Facilita el acceso a la información relacionada
eliminando cualquier con responsabilidades y con el servicio a cargo
discrecionalidad indebida de la entidad labora.
en  Demuestra imparcialidad en sus decisiones.
su utilización y garantizar  Ejecuta sus funciones con base en las normas y
el criterios aplicables.
acceso a la información  Utiliza los recursos de la entidad para el
Gubernamental. desarrollo de las labores la prestación del
servicio.
Compromiso Alinear el propio  Promueve las metas de la organización y
con la comportamiento a las respeta sus normas.
Organización necesidades, prioridades y  Antepone las necesidades de la organización a
metas organizacionales. sus necesidades.
 Apoya a la organización en situaciones difíciles.
 Demuestra sentido de pertenencia en todas sus
actuaciones.
Nivel DIRECTIVO
Competencia Definición de la Conductas asociadas
competencia
Liderazgo Guiar y dirigir grupos y  Mantiene a sus colaboradores motivados.
establecer y mantener la  Fomenta la comunicación clara, directa y
cohesión de grupo concreta.
necesaria  Constituye y mantiene grupos de trabajo con
para alcanzar los objetivos un desempeño
organizacionales.  conforme a los estándares.
 Promueve la eficacia del equipo.
 Genera un clima positivo y de seguridad en
sus colaboradores.
 Fomenta la participación de todos en los
procesos de reflexión toma de decisiones.
  Unifica esfuerzos hacia objetivos y metas
institucionales.
 Competencia Definición de la
 competencia
 Conductas asociadas
 Planeación Determinar eficazmente las
 metas y prioridades
 institucionales, identificando
 las acciones, los
 responsables, los plazos y los
 recursos requeridos para
 alcanzarlas.
 Anticipa situaciones y escenarios futuros con
acierto.
 Establece objetivos claros y concisos,
estructurados y coherentes
 con las metas organizacionales.
 Traduce los objetivos estratégicos en planes
prácticos y factibles.
 Busca soluciones a los problemas.
 Distribuye el tiempo con eficiencia.
o Establece planes alternativos de
acción.
Toma de Elegir entre una o varias  Elige con oportunidad, entre muchas
decisiones alternativas para alternativas, los proyectos realizar.
solucionar un  Efectúa cambios complejos y comprometidos
problema o atender una en sus actividades en las funciones que tiene
situación, asignadas cuando detecta problemas
comprometiéndose dificultades para su realización.
con acciones concretas y  Decide bajo presión.
consecuentes con la  Decide en situaciones de alta complejidad e
decisión. incertidumbre.
Dirección y Favorecer el aprendizaje y  Identifica necesidades de formación y
Desarrollo de desarrollo de sus capacitación y propone
Personal colaboradores,  acciones para satisfacerlas.
articulando las  Permite niveles de autonomía con el fin de
potencialidades y estimular el desarrollo
necesidades  integral del empleado.
individuales con las de la  Delega de manera efectiva sabiendo cuando
organización para intervenir y cuando hacerlo.
optimizar la calidad de las
 Hace uso de las habilidades y recurso de su
contribuciones de los
grupo de trabajo alcanzar las metas y los
equipos de trabajo y de
 las personas, en el estándares de productividad.
cumplimiento de los  Establece espacios regulares de
objetivos retroalimentación y reconocimiento
y metas organizacionales  del desempeño y sabe manejar hábilmente el
presentes y futuras. bajo desempeño.
 Tiene en cuenta las opiniones de sus
colaboradores.
 Mantiene con sus colaboradores relaciones
de respeto

Conocimiento Estar al tanto de las  Es conciente de las condiciones específicas

del entorno circunstancias y las del organizacional.
relaciones  Está al día en los acontecimientos claves del
de poder que influyen en sector y del Estado.
el  Conoce y hace seguimiento a las políticas
entorno organizacional gubernamentales.
 Identifica las fuerzas políticas que afectan la
organización posibles alianzas para cumplir
con los propósitos organizacionales

Liderazgo de Asumir el rol de orientar y  Ayuda al logro de los objetivos articulando

Grupos de guía sus actuaciones con demás.
Trabajo de un grupo o equipo de  Establece los objetivos del grupo de forma
trabajo, utilizando la clara y equilibrada.
autoridad  Asegura que los integrantes del grupo
con arreglo a las normas y compartan programas y proyectos
promoviendo la institucionales.
Efectividad en  Orienta y coordina el trabajo del grupo para
la consecución de la identificación planes y actividades a seguir.
objetivos y  Facilita la colaboración con otras áreas y
metas dependencias.
institucionales.objetivos  Escucha y tiene en cuenta las opiniones de
institucionales los integrantes grupo.
 Gestiona los recursos necesarios para poder
cumplir con las propuestas.
 Garantiza los recursos necesarios para poder
cumplir con las propuestas.
 Garantiza que el grupo tenga la información
necesaria
 Explica las razones de las decisiones.
VI. Competencias funcionales
Código: 410101004
Norma: 210101014
Seleccionar proveedores de acuerdo con políticas de aprovisionamiento y normativa técnica

Actividades Clave
Las acciones fundamentales que se desarrollan para cumplir con la función son:
1. Evaluar condiciones comerciales
1.1 La ubicación de fuentes de abastecimiento corresponde con técnicas de
aprovisionamiento
1.2 La comprobación de capacidad financiera cumple con parámetros comerciales y
crediticios
1.3 La confrontación de productos cumple con tipo de requisición y ficha técnica
1.4 La validación de capacidad de respuesta corresponde con políticas de
aprovisionamiento
1.5 La estimación de precios cumple con las políticas de aprovisionamiento
1.6 La verificación de aspectos legales corresponde con normativa y políticas de
aprovisionamiento
1.7 La localización de cobertura del mercado cumple con objetivos de aprovisionamiento
2. Clasificar proveedores
2.1 La conformación de base de datos está acorde con técnicas documentales
2.2 El registro de códigos corresponde con procedimientos técnicos
2.3 La ponderación de parámetros técnicos cumple métodos de valoración
2.4 La caracterización de servicios está acorde con métodos técnicos
2.5 La homologación de capacidad económica corresponde con parámetros de
operaciones bancarias

Norma: 210101052
VRS 1 Evaluar los planes de operacion logistica segun metodologías
Actividades Clave
Las acciones fundamentales que se desarrollan para cumplir con la función son:
1. Medir el plan de operación
1.1 La consolidación de los resultados está acorde con los métodos de análisis
1.2. La calificación de los resultados está acorde con los criterios de evaluación y los
indicadores
1.3. La determinación de las causas de las variaciones corresponde con los métodos de
evaluación
1.4. La verificación del impacto del plan está acorde con el método de evaluación y normativa
técnica
1.5. La valoración de las estrategias de operación está acorde con los métodos de análisis y
matrices de evaluación
1.6. Cuantificación de los costos de la operación está acorde con metodologías de costeo
2. Determinar acciones de mejora
2.1. La descripción de las acciones correctivas y preventivas corresponde con la normativa de
calidad
2.2. La asignación del responsable de las actividades está acorde con el proceso y el
requerimiento técnico
2.3. La verificación de los recursos coincide con los métodos de análisis
2.4. La documentación de las acciones de mejora está acorde con la normativa de calidad
2.5 La priorización de las acciones cumple con la normativa ambiental y criterios de evaluación
2.6. La divulgación de las acciones de mejora corresponde con los procedimientos técnicos

Norma: 210101008
VRS 4 Costear los procesos logísticos según los objetivos y metodologías
Actividades Clave
Las acciones fundamentales que se desarrollan para cumplir con la función son:
1. Determinar los costos logísticos
1.1. La estructura de los costos está acorde con los procesos y su centro de generación del
producto y/o servicio
1.2. La definición de los costos de disposición final y retornos corresponden con las políticas y
estrategias de retornos
1.3. La identificación de los factores de riesgos y restricciones que afectan la variabilidad de
los costos están acorde con el sector y normatividad
1.4. La determinación de los costos está acorde con las metodologías de costeo y
normatividad
1.5. La identificación de los costos está acorde con los procesos logísticos
2. Ajustar los costos
2.1. La evaluación de los costos está acorde con las metodologías y normatividad contable
2.2. La comparación de los costos corresponde con el comportamiento del sector y
metodologías
2.3. La identificación de las desviaciones de los costos entre lo real y presupuestado
contempla las políticas financieras y comerciales
2.4. La justificación de los costos corresponde con las políticas financieras y estrategias de
operación
2.5. La medición de los costos está acorde con los indicadores de gestión
VII. Competencias Organizacionales:

1. Pensamiento crítico
2. Comunicación
3. Creatividad
4. Autocontrol
5. Iniciativa
6. Intuición
7. Capacidad de planificar
8. Capacidad de negociación
9. Trabajo en equipo
10. Liderazgo

VIII. Requisitos de Formación Académica y Experiencia

Profesional en administración de empresas o carreras afines con un año de experiencia en el
cargo.
IX. Responsabilidades

POR MATERIALES, EQUIPOS Y / O PRODUCTOS: Responsable por los equipos de cómputo.

POR DINERO Y / O VALORES: Si.

POR MANEJO DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Tiene acceso a toda la información como

clientes, proveedores, producción. Información en todas las áreas de la empresa.

POR CONSECUENCIA DE ERRORES: Los errores cometidos en relación con su labor pueden
tener consecuencias económicas graves para la empresa.