Capitulo IV

TESTIMONIO, COPIAS O TRASLADOS.

Son diferente nombre que recibe en la doctrina, la copia fiel de la escritura matriz que expide un
notario.
Autores como salas, expresan la importancia de los testimonios que expiden los notarios y hace la
comparación con el sistema sajón por los documentos únicos así: “en el sistema anglosajón, el notario
entrega a los partes interesados los originales del instrumento ante él otorgado. No es así en el sistema
latino, donde el notario conserva el original del instrumento y expide a los interesados traslados del
mismo que sirven para probar su contenido y para ejercitar los derechos adquiridos en el acto o
contrato o derivados del hecho que autentica. Obvias razones de interés público aconsejan guardar en
un registro público (protocolo) los documentos notariales (al menos aquellos cuyos efectos de
prolonguen en el tiempo), pues no solo las partes, sino también sus causahabientes y hasta los terceros
y el Estado mismo, pueden tener interés en esos documentos que autentican lo más importantes hechos
y negocios jurídicos. Asimismo, los otorgantes.
En la práctica es el notario quien presenta los documentos al registro, y posteriormente verifica que la
operación se haya realizado en forma correcta.
REQUISITO Y FORMALIDADES
Como ya vinos, estas las encontramos en el artículo 29 del código notariado. El artículo 31 del mismo
cuerpo legal estipula cuales de esas formalidades son esenciales y dan origen a demandar la nulidad.
En los artículos 42 y 44 aparecen las formalidades especiales para testamento y donaciones por causa de
muerte, estas son especiales a cumplirse además de las generales.
En los artículos 46, 37 y 48 del mismo código, encontraremos los requisitos para las escrituras de
sociedad; el 39 los requisitos para la escritura en que se constituye hipoteca de cedulas y el 50 para las
escrituras en que se constituye hipoteca de cedulas y el 50 para las escrituras en donde se constituya
prenda agraria, ganadera o industrial. En todas se deben cumplir las formalidades del articulo 29 y los
requisitos especiales de cada caso.
Por último, menciono el artículo 30, por el cual: “en todo acto o contrato el otorgante que se obligue
hará constar, de manera expresa, si sobre los viene que motivan el acto o contrato existen o no
gravámenes o limitaciones, cuando estos puedan afectar los derechos del otro otorgante; y el notario
les advertirá las responsabilidades en que incurren si así no lo hicieren.”
Necesitan poner a buen recaudo los originales de tan relevantes documentos, asegurándose así contra
la destrucción fortuita o accidental, o aun maliciosa de los originales que quedasen en su poder. No
obstante, los otorgantes y demás interesado necesitan tales documentos para la prueba y ejercicio de
sus derechos. A la satisfacción de tal necesidad, es que responden los traslado o reproducciones de los
documentos notariales originales.
“testimonio notarial es el traslado en que un escribano reproduce otro instrumento, asegurando bajo su
fe la existencia y tenor literal de él, aunque sin habilitarlo formalmente para que subrogue en todos sus
efectos al original.”
 Copia es: “la reproducción literal de un instrumento público protocolado, autorizado por notario
competente con las formalidades de derecho.”

Según Gonzalo de las casas: “copia es el traslado de la escritura matriz que tienen derechos a
obtener por primera vez cada uno de los otorgantes.”

Caballenas, define al testimonio notarial así: “instrumento legalizado en el cual un notario da fe,
de que se copia total o parcialmente un documento o se resume por la vía de relación.”

María Eugenia Hernández lima, lo define como: “la copia fiel de la escritura matriz autorizada
por el notario y de todos aquellos documentos protocolados; extendida con las formalidades de ley.”

TESTIMONIO

Conocido también como primer testimonio, según el orden en que se extiendan, es la copia fiel
de la escritura matriz, acta de protocolización y razón de legalización, que expide al interesado el
Notario que autorizó u otro que está expresamente facultado para ello, en el cual se cubre el impuesto a
que este afecto al acto o contrato que contiene. Este impuesto puede ser IVA o timbres fiscales, como se
indicó, dependiendo del acto o contrato que se documentó.

Legalmente, es la copia fiel de la escritura matriz, de la razón de auténtica o legalización, o de

acta de protocolización, extendida… sellada y firmada por el notario autorizante o por el que deba
substituilo, de conformidad con la ley. (arto. 66 código de notariado).

TESTIMONIO ESPECIAL

Es la copia fiel de la escritura matriz, acta de protocolización y razón de legalización, que expide
el notario para el archivo general de protocolos, en el cual se cubre el impuesto del timbre notarial,
conforme el acto o contrato que contiene.

COPIA SIMPLE LEGALIZADA

Conocida también como copia legalizada, es la copia fiel de la escritura matriz, acta de
protocolización y razón de legalización, que expide el notario para cualquier interesado, sin cubrir más
impuesto, que los timbres fiscales de cincuenta centavos que adhiere, uno cada hoja de papel empelado
al expedirlo.

EXPEDICION DEL TESTIMONIO

Está facultado para expedir el testimonio, el Notario que lo autorizó, y sólo en casos
excepcionales, puede autorizarlo otro; el código regula que los testimonio serán compulsados por el
notario autorizante; por el funcionario que tena el protocolo en su poder, si está legalmente autorizado
para ejercer funciones notariales, o por el cartulario expresamente encargado por el notario autorizante
que este temporalmente impedido para hacerlo. Arto 67 cód. nota.

Los casos de excepción puedan darse cuando el notario que autorizó la escritura, está
inhabilitado para ejercer y corresponder al director del archivo general de protocolos, expedir el
testimonio, como también los casos de notarios fallecidos.

También puede hacerlo otro notario, que haya sido encargado expresamente por el notario
autorizante que éste temporalmente impedido para hacerlo, y tenga éste el protocolo en su poder.
 En Guatemala se da una mala práctica, al extender testimonios a ruego del notario autorizante,
sin que este ruego efectivamente se haya otorgado, sin tener los protocolos en depósito, y sin
facultades para expedirlos. En estos casos no se tiene a la vista la escritura matriz, sino de una copia o
fotocopia de la misma y se extiende el testimonio. Esto es incorrecto e ilegal, ya que un notario estaría
expidiendo una copia fiel de la escritura matriz, sin haberla tenido a la vista.

En qué casos se entiende está facultado:

1. Cuando el protocolo le ha quedado en depósito a otro notario, por estar el titular del
país por un tiempo menor de un año. Arto 27 del cód. notariado.
2. En los casos que el notario que autorizó la escritura tenga un impedimento de tipo
material o físico, como la doctrina le denomina, por ausencia del lugar (no
necesariamente fuera del país), que se encuentre enfermo, o la falta de material del
tiempo, etc., estos casos aunque en nuestra regulación, no se encuentran regulados
expresamente, pueden darse en la práctica, por lo que es recomendable, que la
autorización conste por escrito, y así el otro notario puede actuar con toda confianza y
expedir los testimonios que fueran necesarios. En este caso debe cumplirse con lo
estipulado en el arto 72 cód. notario, de indicar la circunstancia por la cual está
expidiendo el testimonio y tener a la vista la escritura matriz.

ORDEN DE LOS TESTIMONIOS

El código de notariado, no regula un orden para testimonios, solo regula la expedición de los mismo, sin
embargo, se utiliza la expresión PIMER TESTIMONIO, para el primero que se extiende, SEGUNDO
TESTIMONIO, para el segundo, etc. Aunque legalmente en la actualidad podemos expedirlos como
TESTIMONIO, sin mencionar un orden de expedición.
Usualmente se expide solo el primero, salvo que el interesado tenga interés en otro, o lo haya
extraviado, recurre al notario para que se lo expida.
En el caso de los TESTIMONIOS ESPECIALES, éste solamente se entrega uno por cada escritura
autorizada, al archivo general de protocolos, para efectos de archivo, por seguridad jurídica y por si
alguna vez fuere necesario reponer originales.
Las copias simples legalizadas, aunque su nombre es contradictorio, al mencionar simples y legalizada,
la copia simple legalizada la podemos extender a cualquier persona que tenga interés, aunque no surte
mayores efectos por no haber cubierto impuesto, sí es prueba de que existe el original.

FORMA DE EXTENDERLOS
Nuestra legalización regula que los testimonio podrán extenderse:
a) Mediante copias impresas en papel que podrán completarse con escritura a máquina o
manuscrita;
b) Por transcripción; y
c) Por medio de copias: fotocopias, fotostáticas o fotografías de los instrumentos, casos en los
cuales los testimonios se completarán con una hoja de papel cond, en la que se asentará la
razón final.

En la práctica se utilizan el sistema de transcripción en papel bond y el sistema de fotocopias.

Las hojas del testimonio serán numeradas, selladas y firmadas por el notario. Al final del instrumento se
indicará el número de hojas de que se compone, personas a quienes se extiende y el lugar y la fecha en
que se compulse. Arto 70 cód. notario.
El notario está obligado a expedir testimonios o copia simple legalizada a los otorgantes, sus herederos o
cesionarios, o a cualquier persona que lo solicite, salvo casos de excepción. Arto 73 cód. notario.
Mientras viva el otorgante de un testamente o donación por causa de muerte, sólo a él podrá
extenderse testimonio o copia del instrumento. Arto 75 misma ley.
VALOR PROBATORIO
“doctrinariamente se ha dicho refiriéndose al valor jurídico de las copias o testimonios, que es una
representación auténtica de la matriz y que por ello no necesitan ningún reconocimiento para que
hagan fe.
Por su parte el autor Carlo Emérto González, afirma: “si la copa es un documento expedido por un
escribano público en ejercicio de sus funciones, debe tener el mismo valor y efecto que la escritura
matriz”
Concluye maría Eugenia Hernández lima, en que la copia o le testimonio: “viene a constituir el único
instrumento que los otorgantes tienen en su poder, para el tráfico jurídico, toda vez que las matrices
quedan en el protocolo del notario. De ahí tanto la escritura matriz como el testimonio notarial, tiene
iguales garantías y dan certeza y seguridad, porque de lo contrario habría supremacía de una sobre el
otro y esto daría lugar a pensar que el negocio jurídico celebrado ante notario autorizante tendría dos
valores, lo que no es así.”
La legalización guatemalteca, le da valor probatorio de plena prueba los testimonios de las escrituras
públicas, salvo del derecho de las partes de redargüirlos de nulidad o falsedad.

TESTIMONIOS PARCIALES
Actualmente no se encuentra regulada la expedición de testimonios parciales, aunque algunos notarios
utilizan la hijuela, cuando autorizan particiones. En doctrina si se habla frecuentemente de testimonios
o copias parciales y totales.
La utilidad de un testimonio parcial, sería para los casos de escritura muy extensas, utilizando el sistema
de transcripción omitiendo en estos casos algunos datos que no afecten la esencia de la transcripción,
colocando en su lugar puntos suspensivos.
Desde luego esto es innecesario si se utiliza el sistema de fotocopias, en la que no requiere mayor
esfuerzo expedir un testimonio completo de una escritura por extensa que sea, o bien la utilización de
un procesador de textos de una computadora u ordenador personal.
Concluyo en que no tenemos regulación respecto de testimonios parciales en el código de notariado,
como tampoco de testimonios irregulares que se utilizan al finalizar algunos asuntos de jurisdicción
voluntaria, por lo tanto, no son reproducciones de escrituras matrices.
CAPITULO V

CONSIDERACIONES PRELIMINARES

Entramos en este capítulo al estudio de uno de los temas más controversiales en Guatemala, debido a
que nos encontramos con un acta que va el protocolo, lo que en doctrina algunos autores la denominan
escritura-acta.

Pérez Fernández del Castillo, afirma: “La protocolización de documentos es una de las actualizaciones
notariales más frecuentes que por su nombre provoca confusión.

Históricamente la protocolización es una reminiscencia del derecho español, cuando el notario

encuadernaba como parte del protocolo los expedientes instruidos ante la autoridad judicial.”

Siempre hemos sabido, al menos en Guatemala, que las actas se redactan fuera del protocolo y las
escrituras en el protocolo. Ahora nos encontramos con un acta que se redacta del protocolo: el acta de
protocolización.

Esa es la diferencia entre un acta notarial y un acta de protocolización, que ésta última se redacta en el
protocolo y la otra no, por lo tanto, no es acta notarial.

Sería mucho más adecuado que la denominaremos escritura de protocolización, pero mientras no se dé
una modificación legislativa, la seguiremos llamando así.

DEFINICION

Son aquellas, “en las que el Notario da fe de la entrega de un documento y de su incorporación al

protocolo.

“las actas de protocolización, dice Gonzales Palomino, documentan una declaración del notario respecto
a una actividad <<activa>> suya: el recibo del documento y una incorporación al protocolo.”

“protocolizar es incorporar al protocolo documentos públicos o privados”.

“sirven para incorporar al protocolo uno o más documento públicos o privados, o de una y otra clase a la
vez, bien sea por disposición de la ley, mandamiento judicial o administrativo o rogación de los
particulares.”

Es la incorporación material y jurídica que hace un notario en el protocolo a su cargo de un documento

público o privado, por mandato legal, a solicitud de parte interesada o por orden de un tribunal
competente.

La incorporación es material, debido a que el documento pasa materialmente a formas parte en uno o
más folios del protocolo; y jurídica, debido a que esa incorporación se hace a través de la redacción de
un acta en el protocolo. Si únicamente se hiciera en forma material, no habría una explicación del
porque se interrumpió la numeración fiscal del papel sellado de protocolo y parecería o sería un
atestado, que, según la ley guatemalteca, debe ir al final y no entre los instrumentos.
El código de notariado no define, únicamente se limita a indicar que documentos pueden protocolizarse.

Otro aspecto que es importante aclarar es que, en la protocolización, no deben aparecer nuevas
declaraciones, su objeto es la incorporación del documento. Y una vez incorporado el documento o
protocolizado, van íntimamente unidos, pasan a ser un solo (el acta y el documento) y así deben
reproducirse al entender testimonios o copias.

PROTOCOLACIÓN Y PROTOCOLIZACION

Ambos términos se utilizan como sinónimos, incluso por la ley guatemalteca.

El autor argentino I. Neri, expresa con respecto de la palabra protocolización: “deriva del verbo
protocolizar, y éste a su vez, del sustantivo protocolo, y como vocablo según la acepción académica
equivale a la acción y efecto de protocolizar, lo cual significa, estrictamente, operar en el protocolo y
para el protocolo. Empero, es forzoso decirlo, “protocolización” es un signo gramatical cuya idea, al
menos en el mundo del derecho notarial, todavía no ha podido ser concretada debido a la dualidad del
concepto que le viene siendo atribuida. Desde luego, la palabra reviste un valor académico, y entonces
perece que es artificiosa, por no decir pretenciosa, la voluntad de hacerla participar de otra idea que no
sea la genuinamente le ha sido adjudicada por la Academia. La verdad es que, en determinados ámbitos,
y por criterio de mentalidades jurídicas, el vocablo “protocolización” ha sido justipreciado en otro
sentido, y en su virtud ha pasado a adquirir otro concepto, diametralmente, diríase, opuesto al admitido
por los académicos. Así: 1) para los naturales, para los puramente académicos, la protocolización es
acción y efecto de protocolizar; a su vez, protocolizar es incorporar al protocolo es una escritura matriz u
otro documento que requiera esta formalidad; 2) para los preternaturales, esto es, para los que están
fuera de la realidad, protocolizar es acción y efecto de incorporar una acta que refiera enunciativamente
al instrumento, pero cuyo instrumento, en vez de estar refundido en el protocolo, ha de quedar tan sólo
agregado. Y de este modo, en el terreno de lo jurídico y desde cierto tiempo atrás, se ha entrado en una
especie de saliente protesta encaminada a formar conciencia y robustecer el pensamiento a fin de
rectificar el erróneo concepto achacado a la palabra. Por ahora ha triunfado, informalmente, la
arrogancia del legislador que ha puesto en la ley toda la virilidad de su poder, para dejar establecido que
la protocolización se opera por resolución judicial previa y se ejecuta agregando el documento al
protocolo previa redacción de un acto que sólo contenga los datos necesarios para precisar la identidad
del documento protocolizado. Sin embargo, y por lo que claramente se percibe, se está obligado a
replicar que la palabra “protocolización” es bien supositiva de protocolo, y por lo tanto este vocablo le
sirve de apoyo para comunicar la idea que denota, y, por ende, para definirla como acción y efecto de
incorporar al protocolo una escritura matriz u otro documento que demande esta formalidad.”

Continúa expresando el autor Neri: “sin embargo, para concebir aún mejor su esencia será menester
analizar el alcance de vocablo “protocolizar” y compararlo con su símil “protocolar”; con su símil, se ha
dicho, porque según el precepto expreso, en sentido gramatical “protocolizar” y “protocolar” es lo
mismo, puesto que ambas palabras significan incluir o poner (Escriche. Diccionario de legislación y
jurisprudencia, pág. 1400) en el protocolo mediante un hecho material. Empero, circunstancias este
concepto existe otra autentica interpretación que atribuye al término “protocolizar” más protestad que
la palabra “protocolar” (Ferrari Ceretti, en los escribano públicos y la protocolización de los testamentos
ológrafos), y que rigurosamente se concibe así: protocolar es agregar materialmente al protocolo con
fines de conservación o custodia; protocolizar es asentar en el libro de protocolo (Ramírez Gronda,
diccionario jurídico, pág. 224)), es intervenir jurídicamente para reducir a protocolo. De tal manera,
entonces, que para “protocolar” basta agregar el instrumento al protocolo; para “protocolizar” hace
falta transcribirlo. Dentro de estas convencionales apreciaciones se saca, en sustrato, que los
instrumentos protocolados carecen de la eficacia que otorga a la metrización, por lo que, no obstante
estar agregados, son elementos extrínsecos, de vida independiente; y que los instrumentos
protocolizados participan de la esencia del protocolo, son elementos intrínsecos que se funden, por
reducción, en el protocolo mismo.

Emma Yolanda Hernández Camey, en su trabajo de tesis de grado expresa: “haciendo un deslinde de
ambos términos tenemos: en sentido gramatical, protocolizar es lo mismo que incluir en el protocolo o
sea protocolar, teniendo ambos términos idénticos significado y protocolización es la acción y efecto de
protocolizar.” Este criterio que, desde el punto de vista gramatical, no encuentra diferencia entre ambos
términos, varia su escritura, pero su significado es el mismo.

En mi opinión es más apropiado utilizar el término protocolización o protocolizar. Aunque no se coincida

estrictamente con la doctrina, aclaro además que en nuestro medio no se hacen protocolizaciones por
transcripción, sino únicamente por incorporación.

DOCUEMTOS QUE PUEDEN PROTOCOLIZARSE

Según el artículo 63 del código de notariado: “podrán protocolarse:

1. Los documentos o diligencias cuya proto colación esté ordenara por la ley o por tribunal
competente.
2. Los documentos privados cuyas firmas hubieren sido previamente legalizadas.
3. Los documentos privados sin reconocimiento o legalización de firmas.

En los casos previstos en el numeral 1, la proto colación la hará el notario por sí y ante sí; en los casos
del numeral 2 bastara a comparecencia de la persona a cuyo favor se suscribió el documento; y en los
casos del numeral 3, es indispensable la comparecencia de todos los signatarios del documento.”

Para ejemplificar el caso de documento o diligencias cuya protocolización esté ordenara por la ley
podemos mencionar: el acta de matrimonio (artículo 101 del código civil), los documentos proveniente
del extranjero ( artículo 43 de la ley del organismo judicial, decreto 2-89 del congreso), el acta notarial
de constitución de un colegio profesional (artículo 4 de la ley de colegiación profesional obligatoria,
decreto 72-2001 del congreso), el inventario de aportaciones no dinerarias (artículo 27 del código de
comercio, decreto 2-70 del congreso), el acta notarial de protesto (artículo 480 del código comercio,
decreto 2-70 del congreso).

Por orden de tribunal competente: la protocolización de un proyecto de partición aprobado

judicialmente (artículo 222 del CPCYM), el testamento cerrado después de haber sido abierto (arto 472
del CPCYM).

En el segundo caso, se puede protocolizar cualquier documento privado, cuya firma hubiera sido
previamente legalizada, a solicitud de la persona a cuyo favor se suscribió el mismo. Desde luego esta
protocolización no convierte al documento privado en público, como lo veremos más adelante.

En el tercer caso, también se puede protocolizar documentos privados sin legalización ni reconocimiento
de firmas, pero es indispensable la comparecencia de todos los signatarios del documento. Tampoco
convierte al documento privado en público. Sería solamente un documento privado que está
protocolizado.

REQUSITOS

Al redactar el acta de protocolización en el papel de protocolo, es recomendable hacerlo en el folio que

precede a aquel en que va a quedar intercalado el documento. Los requisitos los señala el artículo 64
cód. notariado.

1. El número de orden del instrumento.

2. El lugar y la fecha.
3. Los nombres de los solicitantes, o transcripción en su caso, del mandato judicial.
4. Mención del documento o diligencia, indicado el número de hojas que contiene y el lugar que
ocupa en el protocolo, según la foliación, y los números que correspondan a la primera y últimas
hojas.
5. La firma de los solicitantes, en su caso, y la del notario. (arto 64 código notariado).

Recuérdese que cuando el mismo notario es el otorgante, su firma debe ir precedida de las palabras
POR MI Y ANTE MI; y si firmare el o los solicitantes únicamente de las palabras ANTE MI; según lo
establece el arto 29 cód. notariado.

CASO ESPECIAL

También está regulado en arto 65 del mismo código, que cuando en una escritura pública se converja la
protocolización de documentos o diligencias relacionadas con ella, se protocolicen en una cláusula de la
escritura, la cual debe contener los requisitos mencionados en el artículo 64 del código, y esta cláusula
hará las veces de acta.

Esto es muy usual y de beneficio, en los casos de contratos en los cuales las partes desean que algún
documento sea parte del contrato, por ejemplo, un plano, para ello se redacta una cláusula de
protocolización dentro de la escritura principal, aportando los datos sobre foliación y otros requisitos
legales y los incorpora. Algunos notarios acostumbran a colocar el documento entre los atestados
diciendo que forma parte de la escritura, lo cual es antiético, si se desea que sea parte del contrato y de
la escritura, debe protocolizarse.

Otro caso usual, también cuando se hacen aportaciones no dinerarias al construir sociedades, los cuales
se destallarán y justipreciaran en la escritura constitutiva o en el inventario previamente aceptado por
los socios, el que deberá ser protocolizados. Arto 27 cód. notariado

La cláusula de protocolización debe estar al final, la técnica aconseja que se la penúltima clausula, antes
de la aceptación, la redacción puede era sí;

QUINTA: PROTOCOLIZACION. Se procede a protocolizar el pleno del terreno objeto de este contrato
descrito en la cláusula primera, el cual contenido en una hoja, pasa a formar parte del protocolo del
infrascrito notariado al folio CUARENTA, quedando entre las hojas de papel sellado especial para
protocolos número A ciento ochenta mil doscientos treinta y A ciento ochenta mil doscientos treinta y
uno; y registro número cuatrocientos treinta y ocho y cuatrocientos treinta y nueve, respectivamente.
EFECTOS

Aquí es preciso deslindar que tipo de documento es el que se está protocolizando, ya que, si se trata de
un acta notarial de matrimonio, autorizada por el mismo notario, no dudaremos de su contenido y sus
efectos son plenos. Igualmente, si estamos protocolizando un documento público emanado de un
tribunal.

Sin embargo, si se trata de un documento privado, con o sin firmas legalizadas, el único efecto jurídico
que produce es la fecha de cuando fue protocolizado, además de garantizar su perdurabilidad y
reproducción.

Mucho se ha comentado, si protocolizar un documento privado, que contiene un contrato que debió
celebrarse en escritura pública y posteriormente se protocoliza, produce los efectos de la escritura
pública, y no es así. Recordemos que tenemos regulados los contratos solemnes, de los cuales el
requisito esencial de validez es que se otorgue es escritura pública, no que se protocolicen.

La doctrina al respecto de los efectos es casi unánime, así Oscar A. Salas expresa que la protocolización
no cambiara la naturaleza y efectos del documento privado, pero si le da fecha cierta y asegura su
conservación y custodia.

Enrique Giménez-Arnau, afirma que en el acta de protocolización no existe ratificación de un acto

previamente conferido en forma privada; por ello, citando a Rafael Núñez Lagos, explica que hay que
derivar una consecuencia primordial, reconocida teniendo naturaleza de forma privada, de lo que
resulta:

1. Que, si la ley impone como forma de ser, el estar redactado en papel de protocolo, el hecho de
protocolizar un documento privado, no le cambia su naturaleza.
2. Que, si la forma pública se exige para valer, tal documento carece de la efectividad que aquella
presupone.
3. Que, en todo caso, tampoco pueden reconocérsele aquellos efectos que el legislador, como
medida general atribuye el documento público. Así no tendrá efectos ejecutivos per se cómo a
la escritura se conceden, por la tan repetida razón de que no adquiere ese carácter.

Por último, el autor Bernardo Pérez Fernández del Castillo, afirma: “es frecuente que se piense que la
protocolizar un contrato privado de compraventa se le está dando la forma de escritura pública. Ya
reiteradamente se ha planteado cuales son los requisitos para otorgar una escritura pública ante
notario. En la protocolización de un contrato privado el notario sólo da fe de la existencia del contrato y
de haberse agregado…, sin que le conste la identidad y capacidad de las partes, ni la legalidad y
circunstancias de la realización del contrato.”

Finalicemos recordando lo estipulado por los artos 1576 y 1577 CC, con relación a los contratos: los
contratos que tengan que inscribirse o anotarse en los registros, cualquiera que sea su valor, deberán
constar en escritura pública…. (arto 1576 CC primer párrafo). Deberán constar en escritura pública los
contratos calificados expresamente como solemnes, sin cuyo requisito esencial no tendrán validez (arto
1577 CC).
 Capítulo VI

EL ACTA NOTARIAL
Definición
“Es el instrumento autorizado, a instancia de parte, por un Notario o Escribano, donde se
consignan las circunstancias, manifestaciones y hechos que presencian y les constan, de los
cuales dan fe y que, por su naturaleza, no sean materia de contrato”.
En la definición anterior, se encierran varios aspectos importantes:
1. La instancia de parte, requerimiento o solicitud.
2. La autoría del acta.
3. Las circunstancias, manifestaciones o hechos que el Notario presencia y le constan.
4. Excluye definitivamente los contratos.

autores clásicos, como Novoa Seoane, con respecto al Acta Notarial, expresa: “Acta notarial es
el instrumento público en que no se contiene relaciones de derecho, en que no hay vínculo que
engendre obligación. Contiene solamente hechos cuyo recuerdo conviene conservar por la fe
del autorizante, o hechos relacionados con el derecho, que puedan producir acciones no
exigibles por la propia virtud del acta, sino deducibles de los hechos que en ella constan para
pedir a los Tribunales o a las Autoridades de otro orden el cumplimiento del derecho. De modo
que el acta notarial, como una de las ramas del instrumento público, hace fe por sí misma en
cuanto a los hechos en ella relacionados, bajo la fe del Notario en el círculo de sus atribuciones;
para las relaciones de derecho que hayan de deducirse de esos hechos no son siempre
inmediatas.”
“el acta es la relación fehaciente de hechos que presencia el escribano. Es una constancia, no
un contrato. A medida que los ve y se producen, toma nota de ellos y sin función calificadora
alguna, sin transformar en derechos sus exteriorizaciones, lo va escribiendo y quedan para que,
en su oportunidad, esa presencia del funcionario autorizante asegure que ocurrieron y
constituya valedera prueba de obligaciones.”
“Son aquellos documentos autorizados, en forma legal por el Notario, para dar fe de un hecho o
de una pluralidad de hechos que presencia o le consten, o que personalmente realice o
comprueba y que no constituyen negocios jurídicos.”

EN GUATEMALA
El código de Notariado, establece que el notario, en los actos en que intervenga por disposición
de la ley o requerimiento de parte, levantará actas notariales en las que hará constar los hechos
que presencie y circunstancias que le consten. Arto 60
No contamos con una definición legal, pero la redacción del arto 60 es clara y suficiente al
indicarnos cuál es su contenido: Hechos que presencia y circunstancias que le consten.
Finalicemos diciendo que el Acta Notarial, es el documento público notarial, instrumento según
la doctrina, autorizado por Notario o a solicitud de parte interesada, en la que hace constar
hechos que presencia y circunstancias que le consten, los cuales no son objeto de contrato.

CLASIFICACIÓN
Existen muchas clasificaciones de actas unas tradicionales y otras modernos. En doctrina no
existe acuerdo con respecto a su clasificación.
Carlos Emérito Gonzales, estudia las siguientes:
1) Actas de notoriedad
2) Actas de referencia de títulos
3) Actas de presentación de testamento cerrado
4) Actas de sorteo y asambleas públicas
5) Actas de protesta
6) Actas de presencia o constancia de hechos
7) Actas de referencias
8) Actas de protocolización, y
9) Actas de existencia de personas o supervivencia.

Todas las enumeradas son conocidas en nuestro medio; con la aclaración que el acta de
protocolización, en Guatemala no es acta notarial, no está regulada como tal, sino como acta de
protocolización y se redacta en papel de protocolo, mientras que todas las actas notariales se
redactan en papel corriente o bond.
“las actas han sido motivo de clasificación doctrinal y legislativa, Gonzales Palomino considera
que hay dos tipos de actas:
a) Las que documentan una actividad ‘pasiva’ (frase paradójica pero clara del notario: una
percepción. Son las actas de presencia.
b) Las que documentan una actividad ‘activa’ del notario: actas de notificación o de
requerimiento.” (así citado por Giménez-Arnau, óp. Cit. P. 423.)
En realidad, la distinción de Gonzáles Palomino tiene su origen en las disposiciones
españolas. Parece ser que el Reglamento de la Organización y régimen del Notario era la
disposición jurídica del derecho español que termina las clases de actas notariales que
existen. Estas son: a) Actas de presencia… b) Actas de notificación y requerimiento… c)
Actas de referencia… d) Actas de notoriedad… e) Actas de protocolización… f) Actas de
depósito ante notario.”
 El autor mexicano, Bernardo Pérez Fernández del Castillo, en su obra Derecho Notarial,
expresa que la Ley del Notariado para el Distrito Federal no clasifica las actas, solo se limita
a enumerar algunos de los hechos que pueden ser contenido de éstas, entre ellas:
1. Notificaciones, interpelaciones, requerimientos, protestos de documentos
mercantiles.
2. La existencia, identidad, capacidad legal y comprobación de firmas.
3. Hechos materiales, como el deterioro de una finca.
4. Cotejo de documentos.
5. La existencia de detalles de planos, fotografías y otros documentos.
6. Entrega de documentos, etc.
Esta clasificación, tampoco tiene total aplicación en Guatemala, para mencionar un ejemplo,
la comprobación de firma de los mexicanos o la legalización de firmas en Guatemala, la
tenemos regulada, pero no como acta notarial, sino en un título diferente, como un acta de
legalización de firmas, más conocida como “autentica”.
Otra clasificación que no se adapta a Guatemala, es la que aporta el autor Oscar A. Salas,
quien distingue nueve categorías:
1) Actas de presencia
2) Actas de referencia
3) Actas de notoriedad
4) Actas de notificación
5) Actas de requerimiento
6) Actas de subsanación
7) Actas de deposito
8) Actas de protocolización, y
9) Actas de autenticación de testamento cerrado.
El autor Pedro Avalia Alvarez, al referirse a las clases las clasifica así: “
A) Por la existencia o no de previa rogación, pueden ser actas autorizadas a instancia de
parte… y de oficio…
B) Por la clase de hechos que autentican, pueden ser actas de referentes a:
- Hechos que el Notario percibe por los sentidos, como las actas de presencia y
de referencia;
- Hechos que el Notario <<produce>>, como las actas de notificación, de
requerimiento y de protocolización; y
- Hechos que el Notario constan, como las actas de notoriedad.”
Esta clasificación tampoco se aplica completamente en Guatemala, ya que como sabemos, no
puede actuarse de oficio y como ya se dijo las actas de protocolización, en nuestro medio no
son actas notariales.
OTRAS CLASIFICACIONES
Existen otras clasificaciones, como la estudiaba en la III Jornada Notarial Iberoamericana,
celebrada en Palma de Mallorca, España, en junio de 1987, así.
- Las partes de mera percepción, en las cuales se limita a expresar los
pensamientos que ha adquirido por su propia percepción sensorial el
Notario.
- Las actas especiales, entre las cuales menciona los actos de control y
legalidad, como ejemplo típico las actas de sorteo, las de determinación de
saldo, las de juntas y las de subastas.
- Actas de hechos propios del Notario, incluyendo en este grupo las actas de
notificación y requerimiento.
- Actas de calificaciones jurídicas, que tienen como momento esencial la
expresión por el Notario de su propio juicio, ejemplo: Las actas de
notoriedad.
- Actas de manifestaciones, que se refieren a las declaraciones de terceros o
actas referenciales.

CLASIFICACION QUE SE APLICA EN GUATEMALA

En nuestro medio no tenemos una clasificación legislativa y en la práctica se aplica la
clasificación tradicional, que las divide en:
1. Actas de Presencia
2. Actas de Referencia
3. Actas de Requerimiento
4. Actas de Notificación, y
5. Actas de Notoriedad.

ACTAS DE PRESENCIA
“Estas actas, … acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su autorización. En ellas
puede recogerse cualquier hecho que el Notario perciba por sus sentidos…”
El notario debe expresar lo qe esta presenciando para plasmarlo
Carlos Emérito Gonzales, expresa: “Las actas de presencia o constancia de hechos, acreditan la
realidad o verdad del hecho que las motiva.”
Las actas de presencia son criticadas doctrinariamente, y se llega a rechazar esta terminología,
en vista de que, en todas las cartas notariales existe la presencia del notario, lo cual es cierto.
Por ello es que al estudiar este tipo de actas como presencia no es porque esté presente el
Notario, en todas lo está, sino porque lo cual se expresa en el acta, le consta personalmente a
él, por haberlo presenciado o efectuado.
Como ejemplo podemos mencionar entre otros:
La autorización de matrimonio: le consta personalmente el hecho de que dos personas se
unen legalmente en matrimonio, él las declara unidas.
El acta para demostrar la existencia de una persona (supervivencia, sobrevivencia o
existencia): Le consta que la persona vive.
El estado físico de un bien: Percibe por sus sentidos el estado del mismo.

ACTAS DE REFERENCIA
“son para la recepción de informaciones testificales voluntarias, en que el escribano no afirma
la veracidad del contenido, sino el hecho de que los testigos pronunciaron las palabras
consignadas.”
“En estas actas, en las que el Notario da fe de la comparecencia ante él de determinadas
personas a hace las manifestaciones que se recogen en el acta, pero sin dar fe de los hechos a
que dichas manifestaciones se refieren, … el texto será redactado por el Notario de la manera
más apropiada a las declaraciones de los que en ellas intervengan, usando las mismas palabras,
en cuanto fuere posible, una vez advertido el declarante por el Notario del valor de las mismas
en los casos en que fuese necesario.”
En Guatemala, son de gran utilidad y aplicación para recibir declaraciones testimoniales en la
tramitación notarial de asuntos de jurisdicción voluntaria, en ellas se reciben informaciones y
declaraciones de testigos, en que el Notario no puede afirmar la veracidad de lo declarado, sino
de lo que él escucho o le fue referido.
++p.56 lib notario

ACTAS DE REQUERIMIENTO
El autor Avila Alvarez, expresa que cuando una persona necesita exhortar a hacer o no hacer
algo a otra persona, puede llevarse a cabo por medio de acta.
En el medio guatemalteco, sirven para hacer constar la solicitud del cumplimiento de una
obligación, o bien que se haga o se deje de hacer algo. Es una forma de requerir el
cumplimiento de una obligación.
Entre este tipo de actas encontramos el protesto de cheques, en el cual se requiere el pago y si
no se efectúa se procede al protesto.
Ubicar el protesto dentro de este tipo de acta puede no ser lo más adecuado, ya que el protesto
tiene por objeto: “asegurar los derechos crediticios o patrimoniales del tenedor del título,
respecto de las personas vinculadas, haciendo posible que se dirija judicialmente contra tales
obligados. El protesto resulta así un trámite indispensable para ejercitar las acciones que la ley
franquea frente a cualquier obligación cartular incumplida.” Sería más convenientes situarlas
dentro de las actas de protesto.

ACTAS DE NOTIFICACIÓN
“Es la prueba auténtica de haber puesto en conocimiento de otra determinada noticia
(notificación)…”
Se utilizan para comunicar a una persona, una situación que debe ser de su conocimiento,
porque le favorece o le afecta, por ejemplo: la notificación de una donación, la revocatoria de
un mandato o de una donación.
En Guatemala, también son de utilidad debido a que el Notario, es un auxiliar del juez, la ley
expresamente reconoce la intervención Notarial en los artos 33 y 71 del código procesal civil y
mercantil.
Los jueces pueden, a solicitud de parte, encomendar a un notario la realización de
determinados actos, entre ellos las notificaciones, ayudando con ello a descongestionar el
excesivo volumen de trabajo en los tribunales.

ACTAS DE NOTORIEDAD
“entre las principales actas, se destacan las llamadas de notoriedad, cuyo objeto es la
comprobación de hechos notorios, sobre los cuales se fundarán y declararán derechos y
cualidades de trascendencia jurídica. El escribano tiene a su cargo la comprobación de la
notoriedad que se pretenda y hace las diligencias y notificaciones que considere del caso para
cerciorarse de su justificación.
Van adquiriendo paulatinamente cierto desarrollo, cuyo resultado definitivo será el de ampliar
el campo de la jurisdicción preventiva, voluntaria o a litigiosa, dando al escribano público,
nuevos horizontes para que la prestación de fe a su cargo, sirva para disminuir la actividad
judicial litigiosa.
En Francia, están admitidas por las viejas costumbres. Producen los efectos de la prueba, a la
cual reemplazan y tiene por objeto principal, según Defronois et Vavasseur, hace constar, v. gr.,
que un fallecido no dejó ascendientes ni descendientes; o el numero o calidad de los herederos;
o la desaparición de un individuo para declararlo ausente; rectificar errores en inventario
hereditarios, por exceso o defecto de inclusión de herederos; rectificar errores de nombres y
apellidos en toda clase de actos, documentos e inscripciones, etcétera.
En Italia está igualmente desarrolladas.
En España se emplean con pleno resultado, entre otros motivos, para acreditar la existencia o
inexistencia de hijos y de personas ciertas o inexistencia de otras distintas de unas ya
conocidas; el hecho del nacimiento fuera de la península; la identidad de persona que aparece
con nombre o con apellidos distintos en diferentes registro o documentos, por razón familiar o
fonética; la continuidad del ejercicio de una actividad determinada, etc.
Como podemos apreciar en otros países tiene muchas aplicaciones y muchos propósitos; en
Guatemala se utiliza cuando una persona en vida utilizó nombre o apellidos diferentes al que
legalmente le corresponden. También está regulado que un tercero puede pedir la notoriedad
cuando el que debe hacerlo, por sí mismo no lo hace, se le conoce como identificación de
tercero.
Llamamos la atención con respecto a la notoriedad, que en realidad es un proceso de
jurisdicción voluntaria, en el cual debe existir un requerimiento, ordenar y publicar un edicto,
escuchar declaraciones de testigos y finalmente resolver la notoriedad. Aunque en la práctica,
por la falta de claridad legislativa, algunos Notarios lo hacen en una sola acta y no en proceso y
esto es válido. Arto 440-442 del código procesal civil y mercantil.

DIFERENCIAS ENTRE EL ACTA NOTARIAL Y LA ESCRITURA PÚBLICA

La doctrina presenta muchas diferencias, sin embargo, estudiaremos en este apartado
exclusivamente para el caso de nuestro país.
Para diferencial el Acta Notarial de la Escritura pública, debemos hacerlos desde dos puntos de
vista: Externo e Interno

EXTERNO
Entre las diferencias externas, debemos indicar que, en Guatemala, las actas notariales se
redactan en papel simple o bond y no en protocolo, como en otros países. En Guatemala el
protocolo se utiliza para escrituras públicas, actas de protocolización y razones de legalización.
Las actas notariales no llevan numeración, mientras que las escrituras públicas en el protocolo
deben llevar un orden riguroso de número y fecha.
Del acta notarial no se pueden extender testimonios o copias, por tratarse de documentos
únicos, mientras que de la escritura pública se pueden reproducir, expidiendo testimonios o
copias cuantas veces sea necesario o solicitado, salvo la limitación en el caso de testamento y
donaciones por causa de muerte, mientras vivan los otorgantes.
Las actas notariales quedan en poder del interesado y no del Notario, (salvo excepciones que
exijan la protocolización como el caso del matrimonio).
En algunos casos en las actas notariales, no es necesario consignar los datos de identificación
personal del requirente y en las escrituras públicas siempre es necesario.
Igualmente, con respecto a la firma del requirente, ya que, en algún tipo de acta es suficiente la
firma del Notario y el acta adquiere plena validez, mientras que en la escritura pública es
requisito o formalidad esencial la firma o firmas de los otorgantes.

INTERNO
Desde el punto de vista interno, en las actas notariales se hacen constar hechos que presencia y
circunstancias que le constan al Notario, por haberlos él efectuado o presenciado, mientras que
en la escritura pública se hacen constar negocios jurídicos y declaraciones de voluntad.
Desde otro punto de vista, podemos afirmar, que, entre el acta notarial y la escritura pública,
existen tres diferencias, a saber: a) con respecto a su contenido; b) con respecto a su
estructura; y c) con respecto a sus efectos.

ESTRUCTURA DEL ACTA NOTARIAL

El autor Pérez Fernández del Castillo, expresa que en México: “En cuanto la estructura y el
sistema de redacción del acta notarial, en términos generales son los mismos que de la
escritura pública:
- Proemio
- Antecedentes.
- Representación
- Generales
- Certificación
- Autorización
A diferencia de las escrituras públicas no hay cláusulas por no existir otorgamientos de
voluntad.
Avila Alvarez, la estructura así:
 - Comparecencias del interesado en la actuación notarial, …
- Solicitud de la actuación notarial…
- Narración por el Notario del hecho que percibe o produce.
- Aprobación del requirente a los términos de las dos primeras partes y firma por él en
todo caso (si supiere y pudiere) y de los interesados presentes en el hecho que se narra
(si supieren, pudieren y quisieren).
- Autorización del Notario.”
Sanahuja y Soler, citado por Neri expresa: “Aunque la redacción de las actas es libre, se
aprecian en la doctrina y en la práctica tres partes: rogación o requerimiento al notario…;
narración del hecho observado o de la diligencia practicada; y autorización.”
En Guatemala, se sigue con alguna variante, la estructura que presenta el autor Oscar A. Salas
quien expresa: “A pesar de que el notario goza de una amplia esfera de libertad para la
redacción de las actas notariales, su estructura puede dividirse en: 1) rogación, audiencia o
requerimiento al notario; 2) expresión del objeto o finalidad de la rogación o requerimiento
hecho al notario; 3) narración del hecho, y 4) autorización.”
Es una forma simple el acta notarial se divide en:
a) Rogación
b) Objeto de la Rogación
c) Narración del Hecho
d) Autorización Notarial.

ROGACIÓN
“como el acta no contiene un negocio jurídico, no existe en ella la comparecencia de las partes
(no las hay), sino la audiencia de los interesados en que estos formalizan la rogatio, que es un
acto preliminar de instancia que pone en movimiento la actividad funcionalista del notario. Es,
pues, un acto de impulso, puesto que el notario no puede actuar sino a instancias de alguien, la
rogatio en las actas siempre es expresada a diferencia de las escrituras en que rara vez lo es. -…
No es necesario que el notario de fe explícitamente, ni debe entenderse que lo hace
implícitamente, de conocer a los rogantes ni de su personería, ni que formule juicio expreso o
tácito de su capacidad, a no ser en casos específicos en que el derecho vigente estatuya otra
cosa, o se deduzca necesariamente de la naturaleza del acto certificado …”

OBJETO DE LA ROGACIÓN
Aquí “debe expresarse cuanto se desea que haga el Notario, pues éste tendrá que limitarse a
dejar constancia del hecho principal que el rogante desee que se certifique y de todo cuanto
sea complemento necesario para su descripción o narración.”
El notario debe rehusar su intervención cuando se pretenda que actué en una esfera que no es
de su competencia, por ejemplo, cuando se le requiera para documentar hechos ilícitos.

NARRACIÓN DEL HECHO

“Se considera la parte principal y se incluye en ella la relación de hechos que consten al notario
por haberlos investigado (caso del acto de notoriedad), o que presencie o que él mismo realice
a instancias del requirente (tal como una notificación).”

AUTORIZACIÓN NOTARIAL
Consiste en la firma o firmas de los requirentes y de los que intervinieron en el acta y la del
Notario.
Existen actas notariales en las cuales obligadamente deben firmas los requirentes, por ejemplo,
la de matrimonio y las que contienen declaración jurada.
Ahora bien, para otros casos, que la ley no lo exija expresamente, los requirentes o los que
intervengan en el acta pueden negarse a firmar o no firmar y así lo debe hacer constar el
Notario, firmando únicamente él y el acta notarial tiene validez. Casi totalmente opuesto al de
la escritura pública.
Existen algunas dudas en nuestro medio, si el Notario debe utilizar en el acta, las palabras ANTE
MI: antes de firmas y sellar el acta notarial.
La legislación notarial en materia de actas no regula al respecto y, en muchos casos, para las
actas se aplican las formalidades de los instrumentos públicos, contempladas en el arto 29 del
código notariado.
Considero que, si solo el Notario va a firmar el acta, no es necesario que anteponga las palabras
ANTE MI a su firma, únicamente el DOY FE. Ahora bien, si firman las personas que intervienen
en el acta, lo recomendable y técnico es que el Notario antes de firmar utilice las palabras ANTE
MI, de todas formas, si no lo hace, no invalida el acta, por no ser un requisito esencial.
Se deeb agregagar un timbre fiscal de 50 Centavos.
Adicional un timbre notarial de 10Q

REQUISITOS Y FORMALIDADES
Lo relativo a los requisitos y formalidades del acta notarial está regulado en los artos 60, 61 y 62
del código de notariado.
“El notario, en los actos en que intervengan por disposición de la ley o a requerimiento de
parte, levantará actas notariales en las que hará constar los hechos que presencie y
circunstancias que le consten.”
“el notario hará constar en el acta notarial; el lugar, fecha y hora de la diligencia; el nombre de
la persona que lo ha requerido; los nombres de las personas que además intervengan en el
acto; la relación circunstanciada de la diligencia; y el valor y número de orden del papel sellado
en que estén extendidas las hojas anteriores a la última.” (por ya no existir papel sellado se
utiliza papel bond. Véase la ley del impuesto de timbre fiscales y de papel sellado especial para
protocolos).
“en los protestos, inventarios y diligencias judiciales, observará las disposiciones especiales
determinadas por la ley para cada caso, sin que sea obligatoria la concurrencia de testigos.”
Arto 61 cód. notariado.
“el notario numerará, sellará y firmará todas las hojas del acta notarial.” Arto 62 cód. notariado.
En lo que se refiere a disposiciones especiales, entre otros podemos mencionar: Para
inventarios el código Procesal Civil y mercantil, el articulo 558; para los protestos, el artículo
480 del código de comercio; para matrimonios los artos 93 y 101 del código civil; para
notoriedad el arto 442 del CPCYM. Etc.

Séptimo capítulo

LA FUNCIÓN NOTARIAL AL HACER CONSTAR HECHOS

LA IMPARCIALIDAD Y ASESORÍA
El autor Bernardo Pérez Fernández del Castillo, afirma: “La imparcialidad en sí, está integrada
por muchos deberes notariales. En vía de profilaxis como un medio preventivo, el legislador
trata de preservar al notario de todo vínculo de parcialidad.
El notario cuando actúa lo debe hacer libre de cualquier nexo que le impida aconsejar a las
partes o redactar los instrumentos con intereses distintos a los de la equidad y seguridad
jurídica. Cuando se comparece ante notario para solicitar la prestación de un servicio, se está
convencido que el fedatario va a actuar imparcialmente protegiendo los intereses de las
partes.”
La imparcialidad es muy importante, en caso como en Guatemala, que se ejerce como Abogado
y Notario simultáneamente, para algunos y con razón, resulta contradictorio que se puedan
ejercer conjuntamente dichas profesiones.
Ambas abarcan el campo jurídico, pero debe tomarse en cuenta la vocación que la personas
tiene para ser Abogado o Notario, y que las dos profesiones son distintas.
Desde luego el ejercicio del notariado es mucho más delicado, tampoco podemos pasar por alto
lo relativo a la imparcialidad del Notario con las partes y la parcialidad del Abogado con su
cliente.
Es así que debemos de deslindar en todo momento nuestra actuación, siendo parciales en unos
casos al actuar como Abogados, e imparciales al actuar como Notarios.
El otro aspecto importante es la asesoría que debemos dar a las partes, la fundación directiva o
asesora la debe prestar el Notario, por ser “un jurista, puede asesorar o dirigir a sus clientes
sobre el negocio que pretenden celebrar, aconsejando sobre el particular.”
Asesorar o aconsejar, después de escuchar e interpretar: “Una vez que los problemas han sido
establecidos por las partes y asimilados por el notario, éste dentro de su repertorio jurídico, se
encuentra en actitud de dar un consejo eficaz. Es muy frecuente que un planteamiento jurídico
tenga diferentes soluciones, las cuales se pueden encontrar en los negocios jurídicos típicos o
buscando una solución atípica particular, podríamos decir, un “traje a la medida”. La capacidad,
preparación jurídica, conocimiento y experiencia del notario, son fundamentales para dar una
solución y aconsejar lo más adecuado ante los hechos presentados por sus clientes.”
Ahora bien, ¿qué sucede con la asesoría en los casos de actas notariales?, aquí se ve limitada,
ya que el Notario únicamente se debe constreñir a hacer constar hechos que presencia y
circunstancias que le consten, o que personalmente ejecute, sin hacer calificación de ninguna
clase.
Con respecto a las actas, Ávila Álvarez afirma: “En ellas el Notario desarrolla una actividad
<<literario-funcionarista>>; queremos decir que no actúa como jurista, sino como funcionario
encargado de reflejar, sin someterse a más preceptos que los del Derecho formal y los de la
Gramática, de la mejor manera posible, el hecho de que se trate.”
“El acta es la relación fehaciente de hechos que presencia el escriba. Es una constancia, no un
contrato. A medida que los ve y se producen, toma nota de ellos y sin función calificadora
alguna, sin transformar un derecho sus exteriorizaciones, los va escribiendo y quedan para que,
en su oportunidad, esa presencia del funcionario autorizante asegure que ocurrieron y
constituya valedera prueba de obligaciones.
Su misión es autenticar solamente. Por ello, no se observan los requisitos de las escrituras
públicas.”
Nos hemos apoyado en la doctrina para confirma que, en la elaboración de las actas notariales,
se ha limitado y así debe de ser, la asesoría del Notario, quien da fe lo que ve y escucha, sin
calificación ni transformación alguna.

EL CONTROL DEL LEGALIDAD

El notario debe ajustarse a la ley y, por lo tanto, no debe prestar sus servicios cuando el hecho
que se desee documentar sea contrario a la ley o a la moral.
Es frecuente que seamos requeridos para hacer constar asuntos que no son objeto de un acta
notarial, casos en los cuales debemos abstenernos.
También se da el caso de personas que nos requieren para hacer constar en acta, un asunto
que no tiene mayor relevancia o que no será de utilidad.
En mi opinión el control de legalidad lo hace el Notario, al abstenerse de autorizar actas
notariales que vayan en contra de la moral o la ley, asuntos que no son objetos de actas, y de
otros que no tendrán ningún efecto ni relevancia posterior, aunque consten en acta notarial.

LA FORMA DOCUMENTAL
Los notarios tenemos la facultad y la virtud de darle forma documental a las actuaciones que
autorizamos, la forma documental es esencial.
Ya hemos deslindado lo que debe constar en Escritura Pública y lo que debe constar en Acta
Notarial.
Estamos de acuerdo en tener a la escritura pública como género documental más evolucionada
y especialmente destinado a contener las declaraciones de voluntad, los actos jurídicos que
impliquen la prestación de consentimiento y los contratos de todas clases.
Las actas notariales, como se dijo ya tantas veces, sirven para hacer constar hechos que el
notario presencia y circunstancias que le consten.
Por lo anterior se debe ser cuidadoso en no abusar de la forma documental, en especial en
casos como el que regula el código civil guatemalteco, en el arto 1576: “Los contratos que
tenga que inscribirse o anotarse en los registros, cualquiera que sea su valor, deberán constar
en escritura pública…” igualmente lo regulado en el arto 1577 CC: “Deberán constar en
escritura pública los contratos calificados expresamente como solemnes, sin cuyo requisito
esencial no tendrán validez.”
Al mencionar esos casos concretos, en los que es necesario escritura pública, se hace para
complementar los casos en que se obligada el acta: Matrimonio, definición domiciliaria,
protestos, notoriedad, inventarios, supervivencia, sorteo, etc. Es un grave error, autorizar un
acta cuando debimos redacta una escritura y viceversa.
Nuestra legislación en este sentido es amplia y clara, al regular muchos casos en que se debe
faccionar acta notarial como forma documental.

LA TÉCINA NOTARIAL
Al estudiar la escritura dijimos que la técnica debemos entenderla como: “El conjunto de
procedimientos y recursos de que se sirven una ciencia o un arte.”
En el campo del Derecho Notarial, el encargado de utilizar esos procedimientos y recursos para
fraccionar el Acta es el Notario.

FASES PARA LA ELABORACIÓN DEL ACTA NOTARIAL

En el fraccionamiento del acta notarial, debemos llevar a cabo tres fases:
a) Fases de evidencia.
b) Fase de solemnidad.
c) Fase de objetivación.
- La fase de evidencia se da en el momento que el hecho se realiza y, por lo
tanto, es evidente para el notario.
- La fase de solemnidad se da en el momento que el hecho tiene que
trasladarse al papel cumpliendo requisitos legales.
- Y, la fase de objetivación, cuando el hecho presente se convierte en hecho
narrado y permanece así, objetivado en el tiempo.

ASPECTOS DE TÉCNICA NOTARIAL

Entendida la técnica como el conjunto de procedimientos y recurso, no podemos dejar de
mencionar la pericia o habilidad del notario para utilizarlos. Para ello los siguientes aspectos:
a) La rogación
 b) La competencia
c) La claridad
d) La observancia de la ley
e) Los fines del acta
f) Los impedimentos
g) La conservación y reproducción
h) El registro.

LA ROGACIÓN
El notario tiene que actuar en el lugar y en el tiempo oportuno, pero no puede hacerlo por sí
mismo o de oficio, debe haber rogación o requerimiento previo, de otra manera, no puede
ponerse en movimiento la actividad notarial.

LA COMPETENCIA
En Guatemala, el notario es libre de actuar en cualquier lugar de la república y en algunos casos
fuera de ella, no existen limitación territorial.

LA CLARIDAD
En la redacción del acta, el notario debe ser claro, utilizar las palabras adecuadas, evitar que a
lo escrito se le de una interpretación diferente por ser ambiguo o contradictorio. Debe expresar
claramente lo que ve y oye.

LA OBSERVANCIA DE LA LEY
El notario al faccionar el acta, debe estar seguro de que se cumplen los fines para lo que fue
requerido.
Como ya se dijo, si el fin perseguido, va en contra de la ley o la moral, el profesional debe
abstenerse de actuar. No debe abusar de su función.

LOS FINES DEL ACTA

El notario al faccionar el acta, debe estar seguro que se cumplen los fines para lo que fue
requerido, los cuales deben ser lícitos.
Si el fin perseguido por el requirente va en contra de la ley o la moral, el profesional debe
abstenerse de actuar.

LOS IMPEDIMENTOS
Las leyes señalan impedimento para la actuación del notario, en esos casos, no puede actuar.
Salvo contadas excepciones no puede autorizar actos a favor suyo o de sus parientes.

LA CONSERVACIÓN Y REPRODUCCIÓN
Las actas por ser documentos únicos y no redactarse dentro del protocolo, quedan en poder de los
requirentes o solicitantes, por ello la imposibilidad de extender un testimonio o copia de la misma. Salvo
en el caso, de las actas que la ley ordena se protocolicen, o así se solicite, se incorporan al protocolo y
pasan a formar parte de él, mediante un acta de protocolización.

EL REGISTRO
En Guatemala, no es frecuente que las actas notariales sean inscritas en los registros públicos.
Desde luego se dan casos, como las actas notariales de nombramiento de representantes
legales de sociedades mercantiles, que deben inscribirse en el Registro Mercantil. Así como las
actas de nombramiento de representantes legales de cooperativas en Inacap.

EFECTOS DE LAS ACTAS NOTARIALES

Es importante conocer cuál es el efecto que produce la autorización de un acta notarial. Entre
otros, pueden mencionarse:
Efectos ejecutivos, de valoración, materiales y procesales.
Para ello considero conveniente mencionar ejemplos:
El acta en donde se declara la notoriedad, existe un juicio de valoración de pruebas.
El acta de notificación de una primera resolución en un proceso, produce efectos
materiales, entre ellos: interrumpe la prescripción; constituye en mora al obligado; obliga
al pago de intereses.
Y entre los efectos procesales: Da prevención al juez que emplaza; sujeta a las partes a
seguir en el proceso y obliga a las partes a constituirse en el lugar del proceso y obliga a las
partes a constituirse en el lugar del proceso.

EL USO INADECUADO DEL ACTA NOTARIAL

El uso y el abuso de las actas notariales, parece se un mal de nuestro tiempo. Podemos hablar
de uso inadecuado de parte del notario y de los clientes.
Este uso y abuso inadecuado, se inicia desde su faccionamiento.
El notario, cuando a advierte que levantará (faccionará) un acta notarial, y lo hace, cuando debe
defender sus derechos que le están siendo lesionados, usualmente frente a la administración
pública; sin tomar en cuenta que no puede actuar de oficio, que para ello debe requerir de otro
notario que éste debe estar presente en ese momento, ya que posteriormente carecería de
valor por ser únicamente referencial.
Por clientes, cuando solicitan que les documente por medio de acta, asuntos que no lo
ameritan y que, aunque consten en acta notarial, no tiene relevancia jurídica.
Es importante que el acta notarial se utilice adecuadamente, no abusando ni permitiendo su
abuso, ya que, de lo contrario, éstas perderán credibilidad y por lo tanto validez.

OCTAVO CAPITULOS

EL ACTA DE LEGALIZACIÓN DE FIRMAS

DEFINICION
Antes de estudiar definiciones sobre acta de legalización de firmas sobre acta de legalización de firmas,
es conveniente aclarar que no es un acta notarial, como algunas veces, en forma errónea, se cree.

En doctrina y en otras legislaciones, recibe varios nombres, entre ellos: Autentica, Testimonios de
Firmas, Certificaciones de firmas, Legitimidad de firmas, etc.

El acta de legalización de firmas, es por medio de la cual, el Notario, da fe que una firma que ha sido
puesta o reconocida en su presencia es auténtica, y que él conoce al signatario o bien que lo identifico
por los medios legales, siendo responsable el profesional de la firma y fecha de legalización.

Es la fe que da el Notario, de que una firma fue expuesta o reconocida ante él, por las personas
signatarias, y por consiguiente, deben tenerse como verdaderas, en virtud de la fe pública de la cual está
investido el Notario.
El acta de legalización de firmas se le denomina y es más conocida como autentica, consideremos que el
nombre técnico es acta de legalización de firmas, aunque dentro del acta de fe de que una firma es
auténtica.

Autores como Pedro Avila Alvarez, le denomina Testimonio de Legitimidad de firma: “Es aquel en que el
Notario da fe de la autenticidad de una firma (es decir, de haber sido estampada por la persona a quien
se atribuye), fundándose en haber sido puesta a su presencia, en conocer la que utiliza dicha persona o
en la identidad con otra firma indubitada de la misma.”

Carlos Emérito Gonzales, la denomina Certificación de firmas: “La certificación de firmas que realiza el
escribano, constituye instrumento público, aunque no escritura pública; pero ese carácter de
instrumento público de la certificación, no se transmite al documento en el cual se efectúa la misma,
pues éste continúa siendo instrumento privado.”

Oscar Salas, expresa que la autenticación de fecha y firmas de un documento: “Consisten en la

declaración del notario, a veces llamada “autentica”, de que las firmas que figuran en el documento son
verdaderas por conocer a los firmantes u haber estos firmado en su presencia….”

Finalmente, para Gimenez-Arnau, los testimonios de legitimidad de firmas, legitimaciones o legitimación

notarial de firma: “es un acta o declaración notarial, puesta al pie de un documento, sin consignar tal
declaración en el protocolo, en la que le Notario afirma que considera como auténticas, por
conocimiento directo o identidad con otras indubitadas, las firmas de los funcionarios que autoricen el
documento o de los particulares que lo suscriban”.

En Guatemala, el código notariado no define la legalización, solamente estipula: “Los Notarios podrán
legalizar firmas cuando sean puestas o reconocidas en su presencia.”

REQUISITOS
Nuestra ley notarial exige como requisitos: a) Que sean puestas las firmas en presencia del Notario; o b)
Que las mismas sean reconocidas por el signatario o firmante, si éstas se hubieren estampado con
anterioridad.

CONTENIDO Y FORMALIDADES
Las formalidades exigidas para el acta de legalización de firmas, están contenidas en el literal “a” del
Articulo 55:

1. El lugar y fecha
2. El nombre o nombres de los signatarios.
3. La identificación por los medios establecidos, si no fueran conocidos del Notario.
4. Fe de que la firma o firmas son autenticas
5. Las firmas de los signatario y testigos si hubiera
6. La firma y sello del Notario, procedida de las palabras ANTE MI.

El acta de la legalización se redacta a continuación de la firma que se legaliza, no importando la clase de

papel en que esté escrito el documento.
Si la firma es puesta por una persona a ruego de otra que no supiere o no pudiere firmas, ambas deben
comparecer el acto, en este caso se legaliza la firma de la persona que firmó a ruego, desde luego la
persona que no sepa o no puede firmar debe estampar nuevamente la impresión digital al pie del acta.
(arto 56).

Cuando el acta de legalización o auntentica se escriba en hoja independiente del documento por falta de
espacio en el mismo, se debe hacer relación de ésta en el acta. En todo caso el notario firmará y sellará
la o las hojas anteriores a la en que se encuentre suscrita el acta de auténtica, haciendo constar en la
misma esa circunstancia. (arto 58).

VALIDEZ
El acta de legalización de firmas tiene plena validez con respecto a signatario del documento y a la fecha
en que se legalizo la firma.

Es conveniente aclarar que el Notario, según la legislación guatemalteca, no es responsable del

contenido del documento cuya firma está legalizando, ni de la capacidad ni personería de los firmantes.
Esta actividad es muy parecida a la de los Notarios de tipo Sajón.

Es importante hacer algunas consideraciones: Se afirma que el acta de legalización, no prejuzga acerca
de la validez del documento, sin embargo el Notario debe abstenerse de legalizar firmas en documentos
que contengan actos o negocios en contra de la moral o la ley, o que tengan que constar en escritura
pública y por error, desconocimiento o mala fe, estén redactados como documentos privados.

Con respecto a la capacidad de los firmantes: Si bien es cierto el acta de legalización, no prejuzga la
capacidad de los firmantes. Si bien es cierto el acta de legalización no prejuzga sobre la capacidad,
podríamos deducir que podemos legalizar firmas de personas incapaces, lo cual sería incorrecto y
podríamos inducir a error a muchos, ya que estos actos quedaran viciados desde su creación.

Con relación a la personería de los firmantes, si el notario no es responsable de la personería de los

firmantes, tampoco le sería permitido acreditar representación dentro del acta de legalización, ya que el
único objeto del acta es certificar la autenticidad de la firma de la persona.

Haciendo un análisis muy estricto al articulo 55, no encontramos un fundamento para acreditar
representación; caso contrario de la escritura pública, en la cual se tiene como formalidad acreditar a
representación. (arto.29, numeral 5 y arto. 31 numeral 3).

La solución practica que se le ha dado al caso planteado, ha sido interpretando en una forma extensiva
el articulo 29, para aplicar dichas formalidades a otros documentos y no con exclusividad para la
escritura pública.

LA VALIDEZ SEGÚN LA DOCTRINA

Partimos, de que un documento privado, aunque tenga la firma legalizada por un notario, sigue siendo
privado: Documento privado con firma legalizada.
“Valor de la legitimación de firmas. La legitimación de firma en un documento privado, además de
asegurar la identidad de la firma, hace adquirir el documento una plena certeza en cuanto a su
existencia, como tal documento, en la fecha en que se extiende la legitimación. No entra el notario,
cuando legitima firmas, en la calificación de la capacidad de los firmantes ni se responsabiliza en modo
alguno con el alcance, validez o ineficacia de los pactos que el documento contenga.”

“En la autenticación de firmas el notario no da fe ni emite juicio alguno acerca del contenido del
documento, ni es responsable de su validez y eficacia, ni de la capacidad o personería de los firmantes.
Sin embargo, harán bien los notarios en instruir a quienes deseen formalizar por documento privado un
acto que debe constar en escritura pública de la ineficacia del mismo y deberán rehusar la autenticación
de firmas y calidades en los casos que el requisito del instrumento público sea ad solemnitatem.”

Pedro Avila Alvarez, con respecto a la validez, establece la fecha fehaciente a partir de la legalización,
pero sin ninguno de los efectos de escritura pública, ya que la legalización es una garantía de
autenticidad de la firma.

Asegura que el documento privado sigue siendo privado y aunque: “Dicho documento tiene la fecha y
firma auténticas, pero como cabe que haya sido firmado sin leer o enterarse de su contenido, podrá,
cuando se reclame su cumplimiento, alegarse ignorancia del documento oponiendo la <<exceptio
schaedulae non lectae>>, a diferencia de lo que ocurre en el instrumento público en que por la
manifestación del Notario de haber sido leído el documento sólo cabe la impugnación por falsedad.”

El punto de vista del autor aludido es muy delicado, puesto que en Guatemala, según nuestra ley
procesal civil y mercantil, le confiere la calidad de títulos ejecutivos a los documentos privados con
legalización notarial de firmas, (arto. 327 numeral 3º), además que muchos negocios se realizan en
documentos privados; es importante recalcar aquí la importancia del otorgamiento de escrituras y de la
supremacía de ésta sobre el documento privado.

IMPUESTOS
Según la ley del impuesto de timbre fiscales y de papel sellado especial para protocolos, se debe cubrir
la cantidad de cinco quetzales por cada acta de legalización de firmas, adhiriendo las estampillas fiscales
respectivas.

Como se dijo anteriormente, no importa en que papel se redacta el acta de legalización, casi siempre es
papel bond o en formularios, se debe cubrir el impuesto por separado e independiente del acto o
contrato que contenga.

Además debe adherirse un timbre notarial de diez Quetzales, por cada acta de legalización de firmas.
(decreto 82-96 del congreso de la República, Ley del timbre forense y timbre notarial).

OBLIGACIONES POSTEIORES
La única obligación posterior que se deriva del acta de legalización de firmas es la razón, que el Notario
debe tomar en el protocolo a su cargo dentro de los ocho días siguientes. (arto. 59 del código de
notariado).

En nuestra opinión, el hecho del legalizar la firma no da facultades al notario para hacer o dar avisos de
los negocios que se han celebrado en los documentos privados, el Notario ha intervenido en la
legalización de las firmas, pero no ha autorizado el negocio.

Por lo tanto, no es técnico que el notario expida avisos por el hecho de que legalizo firmas en un
documento privado.

NOVENO CAPITULO

LA RAZON DE LEGALIZACIÓN DE FIRMAS

DEFINICION
En la razón que lleva a cabo el Notario, en el protocolo a su cargo, dentro de los ocho días de haber
legalizado una firma en un documento, la cual tiene como objeto llevar un control de las mismas, en
virtud de que los documentos quedan en poder de los particulares.

El código de Notariado establece que, de cada acta de legalización de firmas, el notario tomará razón en
su propio protocolo, dentro de un término (léase plazo) que no exceda de ocho días. (arto 59).

CONTENIDO Y FORMALIDADES
Debe redactarse en papel sellado especial de protocolo, y contener:
 1. El número de orden
2. El lugar y la fecha
3. El nombre y apellidos de los signatarios
4. Una descripción breve y substancial del contenido del documento que autoriza al firma o firmas
que se legalizan, con indicación del papel en que estén escritos, tanto el documento como el
acta de auténtica, y
5. La firma del notario.

INCUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACIÓN
En la práctica notarial guatemalteca, la obligación de tomar razón en el protocolo de cada acta de
legalización de firmas, no siempre se cumple, debido a que dicha omisión no invalida la legalización
propiamente dicha, solamente hace incurrir al Notario en una falta, en el caso que sea sorprendido, la
cual es sancionable por el articulo 101 del código de notariado.

Consideramos que debemos cumplir con la obligación de tomar razón, aunque no sea una exigencia
para la validez de la auténtica, es una obligación legal que es necesario cumplir.

LA RAZON DE LEGALIZACION EN OTROS PAISES.

En nuestro caso la razón se asienta en el protocolo, no así en otros países, ejemplo de ellos la Provincia
de Buenos Aires, República de Argentina en donde: “cada escribanía dispone de un libro foliado que le
entrega el Colegio o la Delegación en el cual, en cada folio, se asienta la fecha del requerimiento de
certificación, de quien es la firma que se certifica, dando fe de conocerlo, y cual es la naturaleza del
documento en donde se asentará la certificación. El requirente, firma el documento en presencia del
escribano y firma el libro de certificaciones de firmas; el escribano realiza la certificación en el
documento y firma el acta del libro. Este conjunto de requisitos les otorga a las certificaciones
efectuadas en territorio de la provincia de Buenos Aires un grado de seguridad muy importante, que
tanto la doctrina como la jurisprudencia no han dejado de tener en cuenta. Es una seguridad más que
brinda la actuación notarial.”

Como vemos en el caso de ejemplo, el signatario también debe firmar en el libro, esto asegura que no
deje de tomarse razón.

En otras legalizaciones, como la española, se menciona el “Libro Indicador”, y expresa Giméne-Arnau,

que en el se anotan los testimonios de legitimidad de firmas de los particulares. Estipula que los asientos
se harán brevemente y cada uno llevará un numero diferente y correlativo, que se hará constar en el
documento que lo hubiera motivado, bastando que los asientos sean autorizados por el Notario.

En este caso, la forma de asegurar la toma de razón es con el numero de asiento que se hace constar en
la legislación.

El autor Oscar Salas, menciona otras actuaciones notariales como el registro de intervenciones o libro
indicador que acabamos de señalar.
Afirma además que en Costa Rica, Guatemala y Nicaragua se debe dejar nota o razón en el protocolo.

Pedro Avila Alvarez, con respecto al libro indicador expresa: “De muchas de las actuaciones del Notario
no interesa la conservación del texto original en que cristalizan, ya que por su poco menos que
estereotipadas apenas difieren o no difieren substancialmente de un caso a otro; aparte de que, en
algunas para cumplir su cometido o finalidad, dicho texto original ha de ir adherido a otro documento
que circula fuera del Protocolo. Por lo que basta conservar unos breves datos de la intervención notarial
(fecha y finalidad de conservar unos breves datos de la intervención notarial (fecha y finalidad de la
misma, papel en que se ha extendido el texto, clase y datos identificadores del documento a que se
refiere). Con esta finalidad existe, independiente del Protocolo, el llamado Libro Indicador, … que han de
llevar los Notarios para anotar en asientos breves, correlativos, a renglón seguido y autorizados por el
Notario… los testimonios de legitimidad de firmas.”

Como podemos establecer es recomendable que quede una constancia o razón de haber efectuado una
legalización de firmas, ya sea en el protocolo, como se debe hacer en Guatemala o en un libro
autorizado para el efecto.

Consideramos que hacer positiva la norma, la razón también tendría que ser firmada por el signatario
del documento, pero esto, desde luego, implicaría una modificación legislativa.

TESTIMONIOS DE LA RAZÓN
De las razones de legalización de firmas, aunque no es una escritura, se debe extender testimonio
especial para el Archivo General de Protocolos, debido a que se redacta en el protcolo. (arto 37 del
código de notariado). Además, pude extender un testimonio (o primer testimonio) para el interesado, si
lo requiera. (arto 66 código de notariado).

El hecho de tratarse de una razón no lo exime de estas obligaciones.

La ley del timbre notarial no tiene gravado con dicho impuesto al testimonio de la razón, no obstante
por criterio, algunos notarios tributan como acto o contrato de valor indeterminado, es decir diez
quetzales en timbre notarial.