CASO PRACTICO: PUBLICIDAD NACIONAL

ANTECEDENTES

De 1957 a 1964 Daniel Mario Martínez trabajo como ayudante de impresor en Farrias Process, posteriormente lo
hizo en pequeños negocios del mismo giro como impresor hasta que en uno de ellos logro el puesto de encargado
donde dirigía entre 8 a 10 personas. Después durante dos años hizo por su cuenta asociado con su hermano.

Al terminar la sociedad dividieron sus bienes. Daniel conservo algunos instrumentos y materiales y comenzó a
trabajar por su cuenta, tenía a su cargo a dos personas a las que capacito en todo lo referente a la serigrafía
después rento un local de manera personal adquiría materia prima para producir y vender sus productos.

En 1981 necesitaba materia prima para producir y vender sus productos, por lo que rento una casa para ampliar
su capacidad de producción y contrato más personal.

En 1983 adquirió un terreno donde construyo las instalaciones de publicidad nacional que en 1985 amplio con la
adquisición de lote contiguo.

En la actualidad Daniel Mario Martínez es el gerente general y cuenta con 15 personas a su cargo:

 Un diseñador
 Un contador
 Un jefe de recursos
 Un encargado de operaciones
 Cinco impresores
 Un suajador
 Un cortador
 Seis ayudantes

Reglamento de la empresa

 Se prohíbe el acceso a la empresa en estado de ebriedad o bajo influencia de enervantes (drogas).

 Cuando los trabajadores lleguen media hora tarde se les suspenderá un día durante el mes a criterio del
jefe de producción (salvo previa autorización del jefe inmediato superior).
 Las faltas del equipo deben ser reportadas de inmediato.
 El personal debe mantener en buen estado las herramientas y utilizar el material para los fines
establecidos.
 El personal debe mantenerse en el área de trabajo dentro del área de trabajo.
 Se prohíbe comer dentro del establecimiento en horas laborales.

 Misión

Hacer trabajos de impresión con todo tipo de materiales de la mejor calidad proporcionando al cliente ideas para
que su producto contenga una mejor aceptación.

 Visión

Actualización permanente para ofrecer al cliente el mejor servicio de lograr un lugar reconocido dentro del
mercado de la serigrafía como una empresa que siempre busca estar a la vanguardia.
  Filosofía

Sabemos que la importancia de nuestros valores nos llevara al éxito por tal motivo hacemos hincapié en ellos para
lograrlo.

 Unidad

La única forma de lograr el cambio es mediante la unión de propósitos y esfuerzo enfocados en un objetivo en
común.

 Esfuerzo

El esfuerzo debe ser mayor al que cotidianamente realizamos en nuestra actividad personal y vida productiva es
necesario utilizar el tiempo específico extra para construir y emprender mejoras que nos permitan alcanza la
calidad total de un beneficio social.

 Responsabilidad

Es nuestro deber dar cuenta cabal de nuestros actos capacidad para afrontar el deber y cualquier situación
conflictiva con ánimo y deseo de dar solución con un alto grado de conciencia ética y compromiso.

 Honestidad

Es un valor ético que se puede interpretar como integridad, dignidad, probidad, lealtad, rectitud, moralidad,
conciencia y justicia. Nada lograríamos si no iniciamos y mantenemos nuestras acciones comprometidos con
nosotros mismos y con la sociedad a fin de lograr el éxito.

 Calidad

Es el reto a vencer en todos los aspectos de nuestra organización y una de nuestras fortalezas ya que la calidad
de nuestro personal productos y productos es una prioridad para lograr una alta competitividad y una
productividad.

 Servicio

Este aspecto se ha convertido en un elemento central de la venta de nuestros productos el servicio de calidad es
una herramienta que debemos utilizar para conseguir una mejor posición en la sociedad e inculcarlo a los
coparticipes del grupo as como hacer que cada quien trabaje enfocado sus energías intención y entusiasmo para
satisfacer las necesidades del cliente.

 Excelencia

Es un aspecto muy importante en el cual haremos hincapié para lograr un grado óptimo de desarrollo de nuestros
procesos y servicio.
ORGANIGRAMA GENERAL

PLANEACION

Área de evaluar operaciones.

Objetivo general

Estudiar y evaluar el desempeño del área de operaciones para determinar los niveles de productividad de la
empresa e identificar posibles problemas y oportunidades de mejora.

Objetivos específicos

 Hacer que el empresario tome conciencia de que el correcto funcionamiento del área de operaciones
puede disminuir los costos y aumentar las utilidades de la empresa.
 Resaltar la importancia que tiene la auditoria administrativa para evaluar e implementar correcciones
acordes con las necesidades de la organización.
 Elaborar un diagnóstico sobre el estado actual del funcionamiento del área de operaciones para identificar
y aprovechar fortalezas y dar sugerencias para la corrección de las debilidades.
 Implementar procedimientos adecuados para llevar a cabo las tareas específicas que se deben realizar.

Fuentes de estudio

Internas: entrevistas y cuestionarios aplicados al área de operaciones

Externas: consulta a organismos nacionales que emiten lineamientos para regular la función de producción.

Investigación preliminar
Mediante entrevista realizada al jefe de operaciones se determinarán las necesidades específicas del área
asimismo en una gráfica de Gantt se estimará el tiempo que se dedicará a cada actividad a fin de cumplir con el
objetivo de auditoria.

PREPARACION DEL PROYECTOD E AUDITORIA

Naturaleza: auditoria administrativa

Alcance: área de operaciones

Antecedentes: en la empresa Publicidad Nacional nunca se ha realizado ningún tipo de auditoria.

Objetivos

 Sentar las bases para la ejecución de la auditoria de manera puntual.

 Establecer una dinámica de trabajo que permita una interacción fluida de las acciones.
 Implementar una estructura de trabajo que ordene las iniciativas y los recursos con una visión
integradora.
 Lograr que la auditoria convierta las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades.

Estrategia: el quipo auditor realizara visitas para conocer el uso de recursos para la búsqueda del liderazgo de
costos.

Justificación: elaborar un diagnóstico del área de operaciones para evaluar su funcionamiento.

Acciones: aplicación de cuestionarios, cedulas, entrevistas y observación directa en el área de producción.

Recursos: equipo auditor de la escuela de negocios de la Universidad Nacional.

Resultados

 Identificar los procesos utilizados en la empresa para proceder a estandarizarlos.

 Tipificar los escenarios de acción que se desempeña el área de operaciones.
 Elaborar recomendaciones y observaciones de orden administrativo para aplicarlas en el área.
 Emitir opinión sobre posibles irregularidades en el área.
 Detectar los factores internos y externos que influyen en el funcionamiento del área.

Asignación de la responsabilidad: líder de proyecto

Capacitación: instrumentarla a través de sesiones en las que participe la totalidad del equipo auditor coordinadas
por el líder de proyecto y en la que se revise la estrategia mecanismos de trabajo y el proyecto de auditoria.

Actitud: labor de investigación se realizara de la manera más objetiva y sin perjuicios del equipo auditor.

DIAGNOSTICO PRELIMINAR:

 Para enriquecer la documentación recabada se investigara sobre esta información para afirmarla y
complementarla.
 Elaboración de un diagnóstico sobre el estado actual del funcionamiento de la organización.
 Se revisara las actividades que realiza el personal para precisar si se llevan a cabo conforme a las
instrucciones del área.
 Visitas programadas a la empresa para recolectar la información necesaria a través de entrevistas y
aplicación de cuestionarios así como observación directa e investigación documental.
  Los ajustes se harán de acuerdo con la planeación para concretaros la propuesta técnica se someterá al
encargado de la sucursal para que analice y autorice las modificaciones procedentes.
 La determinación de las acciones se apegara al programa definido.
 Planear alternativas de medición a través de indicadores que reflejen rasgos sobresalientes dentro del
área de operaciones que sirvan para el análisis de los diferentes factores.
 Los criterios deberán ser determinados con base en los objetivos que maneje el área.
 Proponer mecanismo de acción que apoyen la mejora continua.
 El informe de auditoría se debe preparar de acuerdo con los resultados que se obtengan.

INSTRUMENTACION

RECOPILACION DE LA INFORMACION

La recopilación de la información se realizó con las herramientas diseñadas para ello. La correspondiente
estructura valores misiones y visión de la empresa fue proporcionada por el titular de la organización. El resto de
la información fue captado por el equipo auditor en cedulas para la detección y registro de hallazgos y evidencias
para el registro de aspectos relevantes.

Técnicas de recolección

El equipo auditor decidió aplicar las siguientes técnicas debido a la facilidad y rapidez de las mismas para obtener
la información necesaria.

 Investigación documental
 Observación directa
 Entrevista
 Cuestionarios
 Cedulas

MEDICION

Indicadores cualitativos

 Proceso mediante el cual el área respectiva administra los recursos necesarios para generar los bienes y
servicios requeridos por la organización.
 Como promueve la rentabilidad de los recursos productivos.
 Forma en que se estimula el respeto a las condiciones ambientales

Indicadores cuantitativos

Con la aplicación de este indicador se pretende justificar cuantos trabajadores de toda la empresa están inmersos
en las operaciones.

Personal asignado a la producción

Total de personal

Con este indicador se pretende obtener una estimación de los costos de los insumos del total de la producción.
 Costo de insumos
Costo de producción

Con este indicador se pretende conocer los costos de los insumos nacionales del total de la producción.

Costo de los insumos nacionales

Costo de producción

Con este indicador se debe determinar el costo de producción de los artículos terminados.

Costo de producción
Artículos producidos

Este indicador sirve para conocer la cantidad de máquina y equipo que son propios de la empresa respecto del
total que se utiliza el área

Equipo y maquinarias propias

Total de equipos y maquinaria

Con este indicador se intenta conocer la cantidad de equipo y maquinaria al que se le da mantenimiento
preventivo en relación con el total de la maquinaria y equipo del área

Mantenimiento preventivo de equipo y maquinaria

Cantidad de equipo y maquinaria

Con este indicador se pretende identificar el equipo y maquinaria al que se le da mantenimiento correctivo en
relación con el total de la maquinaria y equipo del área.

Mantenimiento correctivo de equipo y maquinaria

Cantidad de equipo y maquinaria

Con este indicador se debe precisar el valor del equipo y maquinaria del área respecto del activo fijo de la empresa.

Valor de los equipos y maquinaria

Activo fijo

Este indicador sirve para conocer la depreciación del activo fijo

Depreciación
Activo fijo

PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo a utilizar serán minutas donde el auditor llevara un resumen de lo ocurrido durante el
proceso para obtener la información necesaria para la auditoria.
EVIDENCIA
En las visitas que se realizaron se comprobó:
Evidencia física
 No se cuenta con organigrama manual de organización ni manual de procedimientos.
 No se cuenta con un documento que contenga descripciones de los puestos.
 No existen señalamientos específicos en el área de operaciones.
 Los extractores de aire son muy pequeños para purificar el ambiente e la medida necesaria.
 Algunas máquinas no se encuentran en funcionamiento.

Evidencia testimonial
La opinión de sus tres principales clientes fue el servicio en general es satisfactorio. Asimismo que acuden o
solicitan los servicios de la empresa por la calidad entrega oportuna y bajo precio de los productos.
SUPERVISION DEL TRABAJO

 No hubo cambios en las fechas de las visitas por lo cual se respetó la calendarización de actividades.
 El equipo auditor mostro puntualidad y formalidad en las visitas a la sucursal cada integrante se
desempeñó puntualmente y en los casos necesarios hubo apoyo de todo el equipo.
 Los resultados que obtuvo cada auditor se entregaron en un lapso no mayor a 48 horas.
EXAMEN
PROPOSITO

Por medio de los enfoques de análisis organizacionales (SWOT) y cuantitativas se busca lograr el objetivo
planteado para la realización de la auditoria de tal forma que se pueda analizar de acuerdo con las circunstancias
de área con el fin de reunir todos los elementos necesarios para emitir recomendaciones y conclusiones.

PROCEDIMIENTOS

El área de operaciones trabaja de manera específica en:

 Corte de material
 Impresión de material
 Secado y recolección
 Suaje
 Selección
 Empaque

Por lo tanto es necesario:

Conocer los componentes del proceso productivo.

Describir el proceso de producción.

Descomponerlo la producción incluye aspectos netamente operativos de orden administrativo y de cultura

organizacional.
Revisarlo críticamente la capacitación en el proceso de inducción es deficiente, los trabajos no utilizan el equipo
de seguridad, las sanciones por retardo repercuten sobre la producción, existe una alta rotación de personal por
los bajos salarios y excesivas cargas de trabajo.

Ordenar cada elemento los elementos más sobresalientes es la falta de instrumentos administrativos
fundamentales la ausencia de una visión de negocio y el predominio de actividades netamente operativas y la
carencia de cultura de mejora.

Definir las relaciones la empresa trabaja en forma empírica sobre una base de comunicación poco formal y hasta
cierto punto difusa en la producción predominan las relaciones de compañerismo la supervisión es más formal
pero la relación es estrictamente laboral sin una identificación más personalizada.

Identificar y explicar su comportamiento la elevada rotación de personal debida a las condiciones prevalecientes
la falta de herramientas administrativas por el predominio de una administración empírica y la existencia de un
liderazgo paternalista al margen de las normas de seguridad son la base del funcionamiento de la empresa.

ENFOQUE DE ANALISIS ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIONALES

Análisis SWOT del área de operaciones:

Fortalezas

 Buena calidad de los productos elaborados

 Experiencia de los trabajadores (impresores)
 Proceso semiautomático de producción (UV)
 Buen ambiente de trabajo

Debilidades

 Liderazgo paternalista
 No cuenta con manuales de procedimientos y de organización
 No se cuenta con políticas
 Pérdida de tiempo por comunicación informal (platica superabundante)

Amenazas

 Tipo de cambio (materia prima de exportación)

 Inflación
 Inasistencia de los trabajadores
 Mala calidad de los insumos
 Fallas de corriente eléctrica (no se cuenta con planta generadora de emergencia)

Oportunidades

 Adquisición de nueva tecnología para mejorar su proceso

 Elaboración de productos propios
 Capacitación sobre nuevas técnicas de trabajo
 CUANTITATIVOS

Modelos de inventario: esta técnica sirve para determinar la capacidad de producción que tiene la empresa
para satisfacer la demanda de sus clientes.

Muestreo: ayuda a conocer las necesidades del área de operaciones con lo cual se podrá determinar si están
cumpliendo sus expectativas y necesidades estos resultados servirán para inferir si el área de producción
cuenta con un buen proceso que ayude a la eficiencia de la empresa, por medio de cuestionarios entrevistas
y observación directa.

Análisis de series de tiempo: con ello se obtendrá la variación de la cantidad de producción rotación de
personal en periodos homogéneos y así determinar un plan para evitar con base en esta información.

INFORME

Naturaleza del estudio: auditoria administrativa

Responsable: equipo auditor externo

Antecedentes: con base en la baja productividad de la empresa y el conocimiento de sus autoridades se

abrió la posibilidad de auditarla.

Objetivos: estudiar el tipo de administración existente en el área de operaciones.

Alcance: área de operaciones.

PROBLEMA AREA (OPERACIONES) SOLUCION

Implementar un estándar de la
Calidad del color impresión cantidad de diluyente por cada
color que se desee imprimir
Burbujas de adhesivo en las laminado Adecuar la temperatura para
calcomanías ciertos colores para eliminar las
burbujas
Lentitud al suajar suaje Estandarizar la velocidad de la
maquina suajadora (contraseña)
Rotación constante de personal en No dejar la mayor carga de trabajo
el área de impresión (ayudantes) impresión al ayudante (distribuirla de manera
equitativa con el impresor)
Metodología de auditoria con base a indicadores de gestión.

Resultados esperados: definir el panorama del área para elaborar alternativas de cambio tendientes a mejorar las
condiciones laborales, incrementar la productividad e impulsar el posicionamiento de la empresa.

SEGUIMIENTO

OBJETIVO GENERAL

Implementar los lineamientos generales para mantener un control apropiado de las observaciones y
recomendaciones emitidas por los auditores de la empresa.
Limitaciones generales

 Los cambios y las mejoras implementadas deben ser constantes y sin interrupción.
 Llevar control del desarrollo de los programas mediantes la comparación de los resultados reales con los
estimados para corregir mejorar y en su caso formular nuevos planes de acción.
 Evaluar los resultados que beneficien el área de operaciones con el fin de determinar si el proyecto se
desarrolla conforme a lo esperado.
 Llevar a cabo reuniones de manera permanente con el personal del área de producción para analizar el
cumplimiento de metas a corto mediano y largo plazo.

Recomendaciones programadas

Acciones específicas:

 Elaborar manuales de procedimientos para disminuir tiempo en la introducción de personal nuevo a la

organización y evitar la interferencia en los procedimientos.
 Implementar programas que permitan mejorar las habilidades y la ejecución de las actividades de los
trabajadores con el consecuente incremento de la productividad.
 Desarrollar y difundir la cultura organizacional para que los trabajadores del área de operaciones se
sientan identificados y comprometidos con la empresa en la que laboran.
 Evaluar periódicamente la productividad y el desempeño de trabajador con base en ello tomar decisiones
de promoción y remuneración.
 Establecer niveles de productividad de los trabajadores para determinar el tiempo promedio óptimo para
producir un artículo.
 Establecer un programa de mantenimiento preventivo para la maquinaria y equipo para evitar
interrupciones en el proceso de producción.
 Adquirir una planta generadora de energía para el proceso sea continuo en caso de apagones y no haya
demoras de entregas.
 Establecer normas de seguridad dentro y fuera de la empresa definir los peligros y condiciones a los que
está expuesto el trabajador durante la producción y difundidos para que los identifiquen plenamente.

Áreas de aplicación: en todos los niveles del área de operaciones

Período de realización: tres meses

Resultados obtenidos: en general una mejor eficiencia en el área gracias al desarrollo de los manuales de
procedimientos y de organización para estandarizar el proceso y la elaboración de los productos y una mejora en:

 El desempeño de los empleados

 La seguridad del personal
 La productividad y por consecuencia en los tiempo de entrega
 La disminución de costos
 Impacto logrado: mejora y profesionalización del área de operaciones

AREA DE FUNCIONES A FACTORES A PERIODO COSTO RESULTADOS

APLICACION REALIZAR CONSIDERAR DE APROXIMADO OBTENIDOS
REALIZACIO
N
Determinar con mayor
Supervisar las Tipos de pintura Con base en el exactitud la cantidad de
actividades que cantidad de Septiembre promedio por solvente a utilizar
Impresión realiza el solvente de 2005 hora del sueldo dependiendo del tono y
impresor y su tiempos color y del jefe de color estableciendo un
ayudante tonalidad con operaciones e estándar para mejorar
base en pantone impresores la calidad en la
presentación del
producto
Con base en el
Material a promedio por Eliminar burbujas en el
Supervisar las laminar Septiembre hora de sueldos laminado y mejorar a
Laminado actividades de temperatura de 2005 del jefe de presentación del
los encargados tamaño de la operaciones producto.
del laminado calcomanía cortador y
ayudantes
Tiempo para Con base en el Estandarizar la
Supervisar las calibrar la promedio por velocidad dela maquina
Suaje actividades del máquina de hora del sueldo suajadora y así obtener
encargo de suaje velocidad Septiembre del jefe de mayor cantidad de
suaje de la máquina de 2005 operaciones y el calcomanías suajdas en
para realizar el suajador un periodo de tiempo
suaje determinado
PREGUNTAS

1 ¿Cómo se puede agregar valor al proceso productivo de la organización?

2 ¿De qué manera la estrategia de negocios influye en la producción de bienes y servicios?

3 ¿Qué importancia reviste el uso de indicadores en la forma de operar de la organización?

4 ¿Es su cultura organizacional un elemento de estrategia?

5 ¿Qué representa para la organización la capacidad para gestionar el talento?

6 ¿Cómo vincula la productividad con el desempeño?

7 ¿En qué forma debe relacionarse la operación de la empresa con los estándares de su industria?

8 ¿Es necesario aplicar la auditoria administrativa para mejorar su desempeño?